醫(yī)院物資管理制度

物質(zhì)管理方法為規(guī)范我院的物質(zhì)管理工作，提高經(jīng)濟(jì)效益，降低經(jīng)營成本同步杜絕物質(zhì)管理工作中的跑、冒、滴、漏，特擬定本管理方法。適用范圍:凡醫(yī)院所需的所有物質(zhì)均適用此方法。一、采買/入庫管理流程：1、招標(biāo)流程采買部門（采買員）組織供應(yīng)商招標(biāo)，招標(biāo)完成后，由采買部門（采買員）打印中標(biāo)的物質(zhì)材信息交到物價辦確認(rèn)可否收費(fèi)，采買部門（采買員）將中標(biāo)的供應(yīng)商信息和中標(biāo)的物質(zhì)資料信息錄入望海物流系統(tǒng)中；2、采買/通知供應(yīng)商對于常備物質(zhì)：庫房庫管員對常備物質(zhì)設(shè)置安全庫存基數(shù)，采買部門（采買員）每周四下午依照庫存基數(shù)生成采買訂單，并通知供應(yīng)商安排送貨；對于零庫存物質(zhì)：、業(yè)務(wù)科室每周一上午，在HERP系統(tǒng)中錄入本周物質(zhì)資料的需求計劃，并提報到相應(yīng)庫房；、藥劑科每周一下午完成對各個業(yè)務(wù)科室的需求計劃匯總，、依照匯總后的科室需求計劃編制采買計劃，審察后并提交采買部門；3、送貨供應(yīng)商依照采買部門（采買員）通知所采買的資料進(jìn)行備貨，并集中在每周三送貨到庫房，業(yè)務(wù)科室急用的資料隨時送貨；4、驗(yàn)貨前提條件：供應(yīng)商將所采買的物質(zhì)資料送到庫房，附帶隨貨清單、采買查收單；驗(yàn)貨人員：庫管、采買部門的采買員；驗(yàn)貨內(nèi)容：物質(zhì)資料的效期、批號、品種、數(shù)量、單價；必定保證發(fā)票上的品種、數(shù)量與實(shí)物保持一致；發(fā)票上的供應(yīng)商必定與采買通知單上的供應(yīng)商保持一致，否則視為查收不經(jīng)過。查收完成后，采買部門的采買員、庫管員共同在采買查收通知單上簽字確認(rèn)，由物質(zhì)會計及時進(jìn)行入庫單的編制及實(shí)物的入庫。驗(yàn)貨職責(zé)：采買部門負(fù)責(zé)查收物質(zhì)資料的質(zhì)量；庫管員負(fù)責(zé)物質(zhì)資料的品種、數(shù)量、批號、效期等信息；采買部門必定參加所有物質(zhì)資料的驗(yàn)貨；二、物質(zhì)資料入庫及平常管理1、在物質(zhì)資料經(jīng)過查收后，由物質(zhì)會計在HERP物流系統(tǒng)中進(jìn)行入庫操作，在填制入庫單時應(yīng)注意：A、選擇供應(yīng)資料的供應(yīng)商和入庫的庫房；B、在錄入資料信息時，除了錄入單價、數(shù)量外，針對醫(yī)用衛(wèi)生資料同時要錄入資料的效期、批號，并保存入庫單；同時由物質(zhì)會計對入庫單進(jìn)行審察、入庫確認(rèn)，并打印入庫單，物質(zhì)會計、庫管員、采買部門的采買員在入庫單上簽字確認(rèn)，最后由庫管員做實(shí)物的入庫辦理。注：入庫單一式三份，第一聯(lián)交供貨商；第二聯(lián)交物質(zhì)會計、第三聯(lián)交總會計；2、總務(wù)科、藥劑科在物質(zhì)的保存過程中，應(yīng)依照不同樣的規(guī)格型號、用途、形狀實(shí)行科學(xué)合理的擺放，以便于發(fā)放和盤點(diǎn)，對于保質(zhì)期管理的物質(zhì)，應(yīng)依照采用先進(jìn)先出的方式進(jìn)行管理，為了保證庫房的安全和防范物質(zhì)變質(zhì)，要做好防火、防盜、防潮工作，還需要建立健全檔案管理，及時掌握和反響需求、供應(yīng)、耗用和儲蓄等情況，對于設(shè)置安全庫存管理的物質(zhì)，由藥劑科負(fù)責(zé)向采買部門提報采買需求計劃；3、物質(zhì)資料需要按季盤點(diǎn)，季度和年關(guān)進(jìn)行全面盤點(diǎn)，檢查物質(zhì)賬面數(shù)量和實(shí)質(zhì)可否切合，檢查各種物質(zhì)有無超積壓、損壞、變質(zhì)等情況，在盤點(diǎn)工作中發(fā)現(xiàn)盤虧、盤盈應(yīng)解析原因，并及時辦理；六、物質(zhì)資料出庫A模式：由業(yè)務(wù)科室(臨床與醫(yī)技部門)每周二經(jīng)過客戶端編制下一周的“科室領(lǐng)用申請”單，經(jīng)過各科護(hù)士長或科主任審批后，于每周二24點(diǎn)前“發(fā)送”給藥劑科或總務(wù)科庫房，由藥劑科、總務(wù)科的物質(zhì)會計進(jìn)行“科室領(lǐng)用申請審察”功能對科室提交的申領(lǐng)單進(jìn)行辦理，依照申領(lǐng)單生成出庫單，同時進(jìn)行審察，并打印出庫單交給庫管員，各科室每周三派人到庫房領(lǐng)取資料，領(lǐng)料人及庫管一并在出庫單上簽字確認(rèn)，庫管員辦理完資料領(lǐng)用后將簽字確認(rèn)的出庫單交回物質(zhì)會計處。B模式：主要針對行政后勤科室，未在客戶端經(jīng)過網(wǎng)上申領(lǐng)而獲取資料的領(lǐng)用，由使用部門直接到藥劑科、總務(wù)科庫房經(jīng)過其他路子（如：電話通知）申領(lǐng)資料，由藥劑科、總務(wù)科的物質(zhì)會計直接手理資料出庫單并打印出庫單，各科室人員自行領(lǐng)取材料并在出庫單上簽字確認(rèn)；出庫單一式四份：物質(zhì)會計、保存員、財務(wù)科、使用科室各一份；七、發(fā)票管理1、貨票同行在物質(zhì)資料查收、入庫完成后，由物質(zhì)會計將同一供應(yīng)商的入庫單、、采買查收通知單整理在一起，每個月底轉(zhuǎn)交財務(wù)會計，同時辦理發(fā)票及入庫單交接手續(xù)；財務(wù)會計對收到的入庫單進(jìn)行審察，并且要審察供應(yīng)商供應(yīng)發(fā)票的真?zhèn)危?、貨票不同樣行針對一些小額的后勤物質(zhì)供應(yīng)商不能夠做到票貨同行時，物質(zhì)會計以隨貨清單入庫；在物質(zhì)資料查收、入庫完成后，物質(zhì)會計將簽完字的入庫單保存起來，等供應(yīng)商在月底前（每個月25號）把發(fā)票送到后，再將采買查收通知單、發(fā)票、入庫單對應(yīng)后交財務(wù)會計，同時辦理發(fā)票及入庫單的交接手續(xù)；3、物質(zhì)會計對發(fā)票的審察財務(wù)會計對物質(zhì)會計交來的發(fā)票和入庫單進(jìn)行審察，審察的內(nèi)容包括發(fā)票與入庫單的資料品種、金額、供應(yīng)商名稱可否一致等信息；4、月底發(fā)票未到的辦理方式待月底供應(yīng)商仍沒有將發(fā)票送到庫房物質(zhì)會計處時，物質(zhì)會計要將發(fā)票未到的入庫單交到財務(wù)會計處，暫由財務(wù)會計保存發(fā)票未到的入庫單，由財務(wù)會計通知采買部門，啟動對供應(yīng)商的處罰措施；5、未到發(fā)票的通知和處罰措施采買部門每個月26日通知供應(yīng)商在28號前把截止到本月25日送貨的發(fā)票送到庫房物質(zhì)會計處。如供應(yīng)商不能夠準(zhǔn)時將發(fā)票送到藥劑科—物質(zhì)會計處時，則對該供應(yīng)商當(dāng)月發(fā)生的資料款在規(guī)定付款時間的基礎(chǔ)上順延6個月。若是供應(yīng)商供應(yīng)假的發(fā)票，依照醫(yī)院的規(guī)定有權(quán)拒付資料款，甚至取消該供應(yīng)商的供貨資格。附件2物質(zhì)管理相關(guān)科室職責(zé)一、采買部門1、負(fù)責(zé)供應(yīng)商字典的保護(hù)；在系統(tǒng)中保護(hù)供應(yīng)商的相關(guān)證件信息，對立刻到期的供應(yīng)商證件進(jìn)行預(yù)警提示；2、對于資質(zhì)過期或沒有審察經(jīng)過的供應(yīng)商及時停用，保證無法對其辦理入庫手續(xù)；3、需要采買部門嚴(yán)格控制供應(yīng)商信息，若是供應(yīng)商不是中標(biāo)單位，不能夠錄入到物流管理系統(tǒng)中，若是在資料入庫時調(diào)不出隨貨清單也許發(fā)票上所供應(yīng)的供應(yīng)商時，說明中標(biāo)供應(yīng)商與實(shí)質(zhì)供應(yīng)資料的供應(yīng)商不符，則無法辦理資料入庫，這樣便能夠控制供應(yīng)資料的供應(yīng)商與中標(biāo)供應(yīng)商不一致的問題；4、負(fù)責(zé)物質(zhì)資料字典的保護(hù)，醫(yī)用資料必定使用產(chǎn)品注冊證的名稱，能夠在系統(tǒng)中保護(hù)醫(yī)用資料的生產(chǎn)同意證信息，對立刻到期的證件進(jìn)行預(yù)警，能夠控制沒有經(jīng)過招標(biāo)的物質(zhì)資料無法辦理入庫手續(xù)；5、每周一和庫管員、物質(zhì)會計共同對供應(yīng)商送來的物質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)貨，主要檢驗(yàn)物質(zhì)的質(zhì)量；6、對供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、交期及供貨能力進(jìn)行考評，以保證供應(yīng)商的供貨能力；7、及時追蹤供應(yīng)商價格行情及質(zhì)量情況，以便提高物質(zhì)資料質(zhì)量和降低采買成本；8、采買部門每周五下午完成對供應(yīng)商的送貨通知，若是延緩造成供應(yīng)商送貨的延緩，由采買部門負(fù)責(zé)；9、因中標(biāo)物質(zhì)資料信息、中標(biāo)供應(yīng)商信息保護(hù)及中標(biāo)供應(yīng)商資質(zhì)造成的相關(guān)問題，由采買部門負(fù)責(zé)。二、總務(wù)科、藥劑科、設(shè)備科1、每周一和采買部門共同對物質(zhì)入庫進(jìn)行查收，主要查收物質(zhì)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、批號和效期等；2、藥劑科必定在每周五中午12點(diǎn)從前完成對各個業(yè)務(wù)科室的需求匯總并生成采買計劃，并提交采買部門，因提交不及時造成采買的延緩由藥劑科負(fù)責(zé)3、藥劑科必定在每周三中午12點(diǎn)從前完成對各個業(yè)務(wù)科室的領(lǐng)用申請審批并生成出庫單；4、負(fù)責(zé)出入庫單的錄入和審察并打??；5、負(fù)責(zé)物質(zhì)的盤點(diǎn)和盤點(diǎn)；6、藥劑科存放保質(zhì)期管理的物質(zhì)，必然依照先進(jìn)先出的方式出庫，對于保質(zhì)期到期從前還未出庫的物質(zhì)，要及時通知供應(yīng)商協(xié)調(diào)安排更換或退貨等辦理；7、物質(zhì)資料在庫房存放過期或因存放發(fā)生的質(zhì)量等問題，由設(shè)備科負(fù)責(zé)；8、設(shè)備科因條件不足，臨時不參加本制度擬定。三、業(yè)務(wù)科室1、負(fù)責(zé)科室需求計劃的錄入及審察；2、負(fù)責(zé)對臨時領(lǐng)用物質(zhì)資料領(lǐng)料申請單的錄入及審察；3、業(yè)務(wù)科室領(lǐng)用物質(zhì)資料時必然要在物流系統(tǒng)中填寫領(lǐng)料申請單或需求計劃，杜絕書面形式的申請單及需求計劃；4、業(yè)務(wù)科室物質(zhì)需求計劃必定在周二夜晚24點(diǎn)完成，逾時將順延一個星期安排出庫；5、業(yè)務(wù)科室