行政人資部工作改善建議

行政人資部工作改善

建議二0一七年七月第一部分行政人資部現(xiàn)狀概述一、部門組織架構二、部門崗位設置及人員配置情況三、部門工作內容及崗位分エ情況四、部門管理現(xiàn)狀第二部分行政人資部工作改善建議ー、部門自身建設二、行政工作改善三、后勤保障工作改善四、人資工作改善前言行政人資部作為公司八大部門之一,擔負著公司行政后勤管理、人カ資源管理兩大核心工作,是公司經營活動中的重要綜合性管理部門。08-10年期間,隨著公司的不斷擴大（第三次技改）,公司將行政和人資エ作從整體向獨立進行了調整,細化并區(qū)別了行政和人資工作內容,增設了行政和人資工作人員。11-15年期間,隨著公司全面搬遷至鄲都區(qū)新廠區(qū)后,部門工作再進ー步細化,行政和人資崗位的設置更加有針對性,崗位人員的配備更加完善。但從部門近幾年的工作開展情況來看,其部門整體工作更多停留在日常行政和人事事務性工作以及后勤保障服務性工作上,而沒用真正發(fā)揮出綜合管理、統(tǒng)ー協(xié)調的作用。為了更好地優(yōu)化部門核心工作,促進部門走向規(guī)范化、科學化管理之路,進而完善公司管理體制,此建議報告通過對行政人資部管理現(xiàn)狀進行了分析,摸清了部門管理各個環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的問題,并提出了優(yōu)化建議。第一部分行政人資部現(xiàn)狀概述ー、部門組織架構根據(jù)行政人資部目前的崗位設置和工作分エ,繪制部門組織架構如下:組織架構圖說明:1、行政人資部由行政人資總監(jiān)總負責,內部分為行政組和人資組,行政組設有行政主管,直接下級為負責行政事務工作和后勤保障工作的崗位人員,業(yè)務工作的開展由行政主管直接指揮、指導和監(jiān)督考核;人資組各崗位為平級關系,直接上級為行政人資總監(jiān),業(yè)務工作也由行政人資總監(jiān)直接指揮、指導和監(jiān)督考核,行政主管對人資組崗位人員起到工作紀律的監(jiān)督作用。2、負責后勤保障工作共有四個班組,即食堂工作組、宿舍（含清潔和綠化）工作組、小賣部工作組以及保安班。食堂、宿舍、小賣部三個工作組的工作由各自工作組管理員進行協(xié)調和安排，該三個工作組由行政主管直接管理;保安班由人資組培訓專員直接管理,行政主管對保安崗位人員起到工作紀律的監(jiān)督作用,同時也有權對涉及行政事務的工作進行協(xié)調和安排。

二、部門崗位設置及人員配置情況行政人資部共設崗位19個,其中管理崗位2個,行政崗位8個,后勤崗位9個;部門現(xiàn)有員エ36人，行政人員11人,后勤人員25人。除開部門負責人,行政組行政崗位共6個,共7人;人資組行政崗位共3個,共3人。詳見下表:理位管崗行政人資總監(jiān)行政主管11政位行崗行政專員行政助理行政前厶行政司機網絡維護員招聘專員培訓專員績效專員12111111線位二崗食堂管理員宿舍管理員小賣部售貨員保安班長保安食堂廚師食堂幫ェ清潔エ綠化工111173353三、部門工作內容及崗位分エ情況根據(jù)部門內部分配實際情況,行政組和人資組負責工作內容如下:部門工作內容情況工作大類工作內容行政組行政事務工作行政規(guī)章制度建設、公章管理、資質證照管理、會務管理、接待物資管理、基建維護管理、車輛管理、辦公物資管理、辦公計算機及網絡維護管理、員エ考勤管理、員エ福利管理、員エ勞保用品管理、檔案管理、外聯(lián)工作、廠區(qū)安保物資管理、部門行政事務工作后勤保障工作食堂管理、宿舍管理、小賣部管理、廠區(qū)清潔管理、廠區(qū)綠化管理專項（體系類）工作品牌建設、企業(yè)文化建設、三體系建設人資組人力資源工作人資規(guī)章制度建設、招聘管理、績效考核管理、薪酬管理、培訓管理、エ傷管理、員エ關系管理、員エ檔案管理后勤保障工作廠區(qū)安保工作管理專項（體系類）工作環(huán)保和安全外聯(lián)工作、三級安全生產標準化建設、企業(yè)工作和管理標準化建設、協(xié)助完成三體系環(huán)境和職業(yè)健康相關工作

崗位分エ情況崗位工作內容行政組行政主管行政規(guī)章制度建設、公章管理、品牌建設、企業(yè)文化建設、三體系建設、外聯(lián)工作、廠區(qū)安保物資管理、負責所有行政事務和后勤保障工作的統(tǒng)籌管理行政專員行政規(guī)章制度建設、基建維護管理、資質證照管理、接待物資管理、員エ福利管理、部門行政事務工作行政助理員エ福利管理、辦公物資管理、部門行政事務工作行政前臺行政規(guī)章制度建設、會務管理、員エ考勤管理、檔案管理、部門行政事務工作行政司機行政規(guī)章制度建設、車輛管理網絡維護專員行政規(guī)章制度建設、辦公計算機及網絡維護管理食堂管理員食堂管理宿舍管理員宿舍管理、辦公物資管理、員エ勞保用品管理、廠區(qū)清潔管理、廠區(qū)綠化管理小賣部管理員小賣部管理人資組招聘專員人資規(guī)章制度建設、招聘管理、員エ關系管理、員エ檔案管理績效專員人資規(guī)章制度建設、績效考核管理、薪酬管理、員エ關系管理、企業(yè)工作標準化建設培訓專員人資規(guī)章制度建設、培訓管理、エ傷管理、員エ關系管理、廠區(qū)安保工作管理、環(huán)保和安全外聯(lián)工作、三級安全生產標準化建設、企業(yè)管理標準化建設、三體系建設保安班長廠區(qū)安保工作管理部門工作內容及分エ情況說明:1、行政人資部從整體上大致分為行政事務、人カ資源、后勤保障及專項（體系類）四大類工作,分別由行政組和人資組各崗位人員完成對應的工作。行政組主要工作是行政事務和后勤保障管理兩方面;人資組主要工作是人カ資源管理六大模塊相關工作內容。但隨著公司發(fā)展需要,部門的工作內容在逐步豐富化和多樣化,涉及專項（體系類）工作也在逐步增多。2、行政組的工作分エ，釆取的是依據(jù)現(xiàn)有崗位人員的工作能力和根據(jù)工作的難易程度,分配給了對應的崗位人員來完成;人資組則根據(jù)人力資源管理六大模塊進行崗位工作分配,但隨著部門負責的專項（體系類）工作的增多,人資組個別崗位增加的工作內容也明顯增多。四、部門管理現(xiàn)狀從行政人資部目前的組織架構、部門崗位設置及人員配置、部門工作內容及崗位分エ及部門管理現(xiàn)狀來分析，部門管理上存在以下問題:1、從部門整體結構化來看,更多偏向于行政管理,而輕人カ資源管理；2、行政組和人資組從專業(yè)工作角度來看應該相對獨立，但在部門內部,人資組會經常配合行政組開展部門各項行政事務工作；3、行政組的工作更多偏向于日常事務性工作和后勤保障服務性工作,對行政制度、流程的建立等方面較為薄弱,且對現(xiàn)有的行政制度、流程的監(jiān)督執(zhí)行較為松散,直接影響公司整體行政辦公氛圍；4、行政組未進行系統(tǒng)的崗位設置和工作劃分,現(xiàn)有崗位人員的工作內容受行政組人員變化而變化,即人員減少,則其崗位要負責的各項工作會對應分配給其他崗位人員；人員增加,又將其他崗位人員的工作剝離一部分,組合成新進人員的崗位工作；5、人資組的工作內容大多屬于傳統(tǒng)人事服務工作,各項基礎管理工作相對薄弱,比如公司組織設計和工作分析等基礎人資工作未開展,公司各部門定崗定編不完善,各部門人員是多是少,是招是減等問題時有發(fā)生;其次未形成行之有效的崗位說明書,導致員エ對崗位責權不明的情況;6、人資組崗位人員在專業(yè)知識有所欠缺,且部門負責人對于人資各項工作的專業(yè)指導有限,各項人資工作開展并不理想,故不能充分發(fā)揮對公司經營決策起到’‘參謀”的作用,進而對實現(xiàn)公司經營目標、提高企業(yè)競爭力等方面難以支撐；7、由于部門內部分工的原因,個別崗位非本職工作的增加導致工作重心已經偏離本職崗位,比如培訓專員；個別崗位因為工作豐富化，在增加工作量后又未及時給予員エ物資激勵,比如宿舍管理員；8、行政組和人資組共用辦公環(huán)境，人資組在開展招聘工作,處理和探討員ェ"敏感性”問題上多有不便。第二部分行政人資部工作改善ー、部門自身建設行政人資部工作作為公司發(fā)展的動力源,自身的正規(guī)化建設十分重要。因此,為適應公司未來發(fā)展所需,朝著現(xiàn)代化企業(yè)行政和人資工作要求,將行政和人資工作從簡單的人和事的管理提升到公司戰(zhàn)略高度。行政人資部應基于穩(wěn)定、合理、健全和高效的原則,制定出一個科學的部門組織架構,確定和區(qū)分部門每項工作職能,建立完善對應職能的工作組,使每個工作組、每個崗位的職責清晰明朗,做到既無空白、也無重疊,爭取做到組織架構的科學適用,盡可能三年內不再做大的調整。(-)部門組織架構調整行政壬管 行政壬管 后勤主管 人資壬管行政專員行政專員 行政助理 安全環(huán)保行政司機 網絡維護員 兼前臺專員 11 招聘專員培訓專員 績效專員改善說明:通過與現(xiàn)行組織架構相比,調整后的組織架構存在以下優(yōu)勢:1、將后勤保障類工作從行政組和人資組劃分出來并整合成立后勤組,使得部門職能更加清晰,進而形成了部門三大職能模塊,即行政管理、人力資源管理和后勤保障管理。各職能模塊分工明確,相互配合,促進行政人資部成為公司重要的管理和服務部門;2、設置后勤組和增設后勤主管崗位，使得后勤保障各項工作能夠集中管理,提高后勤保障服務質量;3、通過將后勤保障工作從行政組劃分出來，減少了行政主管的管理幅度,使得行政主管能從后勤保障事務性工作中“抽身”出來，進而能在行政業(yè)務領域發(fā)揮更多的創(chuàng)造性,同時也能協(xié)助行政人資總監(jiān)對公司行政管理進行系統(tǒng)全面的戰(zhàn)略規(guī)劃和部署；4、整合行政助理和行政前臺的工作，是從現(xiàn)有兩個崗位工作飽和度考慮,其主要職責是協(xié)助行政主管處理部門日常行政事務性工作；5、設置安全環(huán)保專員,是從目前外界的安全和環(huán)保形勢,以及有效執(zhí)行三體系各項工作方面考慮,在行政主管的指導下,能有效的開展安全和環(huán)保工作。6、人資組增設人資主管,使得人資組各項工作得到有效監(jiān)督和調配,減少了行政人資總監(jiān)的管理幅度,同時能協(xié)助行政人資總監(jiān)對公司人力資源管理進行系統(tǒng)全面的戰(zhàn)略規(guī)劃和部署。（二）職能分工調整基于部門組織架構的調整,則需要由人資組牽頭,行政組和后勤組配合,對部門三大職能工作進行工作分析,將對應職能的工作內容進行清晰界定,同時完善部門定崗定編、各崗位職責。（三）人崗匹配調整基于部門定崗定編和各崗位職責，分析現(xiàn)有人員工作能力的長處和短板,比如工作責任心、學習能力,應變能力等方面進行綜合分析,把現(xiàn)有人員放置在合適的崗位,實現(xiàn)人崗匹配。（四）加強部門人員素質培養(yǎng)為保障部門各項工作的有效改善和提高,行政人資部在安排各部門年度培訓的同時,應大力加強對部門人員的素質培養(yǎng)。二、行政工作改善基于部門結構化調整,行政組能有更多精力在以下幾個方面深入開展工作:（一）行政制度、流程的建立,并進行有效監(jiān)督實施;公司正處于發(fā)展階段,必須要有一套規(guī)范的制度和流程來進行管理,把各項工作任務制度化、流程化,真正做到流程管事,制度管人。制度與流程體系建設是行政組當前的核心任務,制度與流程體系服務公司的戰(zhàn)略和發(fā)展計劃,先建立后完善,逐步推進。（二）公司信息化管理體系建設;隨著公司的日益壯大,公司朝著現(xiàn)代化管理發(fā)展的趨勢是必然的,公司目前引進的如OA、ERP、考勤系統(tǒng)等信息化管理平臺在日常工作中的運行其實并“不順”,行政組應遵從“引進ー項、落實ー項”的原則,為公司創(chuàng)造現(xiàn)代化、科學化的管理環(huán)境,提高公司運作效率和效益。（三）企業(yè)文化的深入固化;公司發(fā)展至今已有26年歷史,企業(yè)文化的固化,能有效增強員エ的歸屬感,進而助推員エ的思想行為與公司發(fā)展保持一致,故企業(yè)文化的深入固化也是行政組應該去思量的重要工作之一。（四）系統(tǒng)開展安全和環(huán)保工作;從目前外界的安全和環(huán)保形勢,公司以往在安全和環(huán)保問題上的“應檢式'’工作模式已經不再適用,故此兩項工作的系統(tǒng)開展必不可少。三、后勤保障工作改善后勤保障類工作從行政組和人資組劃分出來后,后勤組需要在服務意識上加強,為全員提供優(yōu)質、穩(wěn)定的工作和生活環(huán)境,其工作重點改善在以下幾個方面:（一）加強公司基建的“預判性”維護；公司搬遷新廠區(qū)已經6年了,基建設施隨著日常使用逐漸老化或磨損,后勤組應加強“預判性”維護,每年制定詳細的基建維護方案和措施,進而保證工作和生活環(huán)境不受影響。（二）加強食堂管理工作的改進、提升；民以食為天,自古就有。后勤組應進ー步在飯菜質量,改善用餐環(huán)境,保證食品安全等問題上下功夫，同時加強食堂的服務意識,定期進行一次民意調查,并匯總意見和建議,積極應對和調整。（三）加強安全保衛(wèi)工作;安全保衛(wèi)工作關乎員工和公司的生命財產安全,因此，后勤組對此項工作亦高度重視。除日常的安全巡檢外,應加強安保人員的培訓教育,進ー步提高他們的防范能力;加強公司消防安全定期排查,發(fā)現(xiàn)隱患及時整改;加強全員安全消防意識教育,定期組織消防演練。（四）加強住宿管理工作；從保障在廠居住員エ的生活、休息質量為出發(fā)點，定起對公司倒班房進行檢查,設施維護;亦可開展文明宿舍評比活動,對干凈整潔的宿舍予以表揚和鼓勵,對臟亂差的宿舍居住人員進行指正和教育,進而為大家創(chuàng)造安全、文明、清潔的居住環(huán)境。四、人資工作改善從目前部門三大職能模塊的工作來看,人資工作還任重而道遠,其主要是人資管理基礎薄弱,從業(yè)人員專業(yè)技能受限,公司人資政策不明等諸多因素所影響,基于去除人資組其他行政事務和后勤保障工作,且增設人資主管的基礎上,人資組應該著重做以下工作改善:(-)人資制度建設方面1、建立完善各項人資制度和流程;同行政管理一樣,公司必須要有一套規(guī)范的制度和流程來進行管理,區(qū)別在于行政管理作用于事的管理,人資管理作用于人的管理。人資管理制度與流程涵蓋人力資源招聘、任用、薪酬、考核、培訓、辭退等多個環(huán)節(jié)。建立與完善人資管理制度以保證在公司內部形成一致的、顯性的管理契約,保障人資事務有序執(zhí)行,并根據(jù)實際執(zhí)行情況不斷完善,減少人資工作的主觀行為;2、人資制度不僅僅是公司單方面制定實施即可,其制度本身的合理性、科學性,要靠在執(zhí)行后的反饋信息中得到。通過采用定期開展員エ座談會，與人資主管面談、員エ滿意度調查等方式,全方位了解員エ對公司管理的理解及各方面的意見與要求,從而及時向公司決策層提供改進建議。(二)人才管理方面1、公司的人資工作被多種因素制約,其中包括公司領導支持,戰(zhàn)略定位的準確性,是否親自參與等，這些也正是公司人才管理的政策導向和人資工作方向;所以人資組應定期向公司決策領導進行工作匯報,通過交談獲取公司人才管理政策和信息,以便各項人資工作能有的放矢。2、人才管理不只是人資組的工作,而且是各職能部門的首要職責,作為職能管理的人資組固然重要,重要的是全公司各級管理人員對人カ資源的認識及執(zhí)行能力。故加強非人カ資源管理者的人力資源培訓應經常性開展,直至各級管理人員對人カ資源工作有共同的認識和理解。3、健全的薪酬和晉升體系是保證高質量人才可持續(xù)發(fā)展的前提,同時也是激發(fā)員エ工作積極性的重要手段。人資組未來三年應在此項工作上著重制定方案,積極向公司決策層提供改進建議。（三）公司組織優(yōu)化方面正如前面所講,如同行政人資部的自身建設一樣,公司組織結構還需要進行優(yōu)化,行政類員エ與一線員工數(shù)量比例失衡也來源于組織結構問題。組織結構建設決定著我公司的發(fā)展方向。為此,人資組首先應完成公司組織架構的優(yōu)化,通過對公司未來發(fā)展態(tài)勢的預測和分析，制定出ー個科學的公司組織架構,同時對各部門的職能進行系統(tǒng)的工作分析,確定和區(qū)分每個部門的權責,使每個部門、每個職位的職