采購工作流程及控制

采買工作流程及控制一、目的：對(duì)采買過程進(jìn)行規(guī)范和控制，在保證采買的產(chǎn)品切合要求的前提下，降低采買成本。二、合用范圍：合用于原資料、協(xié)助資料和其余生產(chǎn)資料的采買。三、職責(zé)1、采買部負(fù)責(zé)企業(yè)生產(chǎn)所需物質(zhì)的采買。2、采買部負(fù)責(zé)保證采買物質(zhì)切合要求以及供貨的實(shí)時(shí)率。3、采買部應(yīng)依據(jù)財(cái)務(wù)狀況合理使用資本。四、舉措和方法1、采買控制原則：依據(jù)采買產(chǎn)品對(duì)企業(yè)產(chǎn)質(zhì)量量的影響程度不一，確立不一樣的控制程度，以保證以最經(jīng)濟(jì)簡(jiǎn)單的方式實(shí)現(xiàn)有效的控制。2、采買產(chǎn)品的分類：企業(yè)對(duì)采買產(chǎn)品實(shí)行分類控制，依據(jù)采買物質(zhì)批量的大小和對(duì)產(chǎn)質(zhì)量量影響的重要程度，分為A、B、C三類，詳細(xì)分類規(guī)定以下：類：對(duì)產(chǎn)質(zhì)量量影響程度大、額大、量多的物質(zhì)。類：對(duì)產(chǎn)質(zhì)量量影響程度較小，金額和數(shù)目不大的物質(zhì)。類：一般的配件、不可以固定供方的次要物質(zhì)。3、供方的選擇和評(píng)定產(chǎn)質(zhì)量量達(dá)到采買要求的質(zhì)量。有足夠的保證質(zhì)量的生產(chǎn)能力，供給穩(wěn)固產(chǎn)品的能力，以知足交貨期和質(zhì)量的要求。價(jià)錢在企業(yè)可接受的范圍內(nèi)從優(yōu)擇廉，貨比三家擇優(yōu)錄取，從質(zhì)量、價(jià)錢、交貨期的對(duì)照中選擇優(yōu)者，并賜予最大配套份額。每種產(chǎn)品應(yīng)選定兩個(gè)以上的供方，以利競(jìng)爭(zhēng)和適應(yīng)市場(chǎng)變化要求。4、合格供方的評(píng)定內(nèi)容由采買部組織評(píng)定，并供給供方名單，生產(chǎn)技術(shù)部、技術(shù)部等有關(guān)部門應(yīng)參加評(píng)定。B類物質(zhì)供方經(jīng)評(píng)定后，由董事長(zhǎng)贊同歸入合格供方名單。C類物質(zhì)的供方一般由采買人員依據(jù)樣品或資料要求直接選定，評(píng)審過程不作記錄。5、評(píng)定依照質(zhì)量憑證供給：按產(chǎn)品技術(shù)質(zhì)量要求，按采買產(chǎn)品分類供給相應(yīng)的合格憑證，由質(zhì)檢部對(duì)樣件進(jìn)行認(rèn)同，認(rèn)同方式為：類：供給檢測(cè)報(bào)告或在有條件時(shí)由企業(yè)實(shí)行檢測(cè)，必需時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)定。類：供給有關(guān)產(chǎn)品證明，關(guān)于已長(zhǎng)久供貨業(yè)績(jī)優(yōu)秀的供方，可由其供給書面報(bào)告。類：由采買人員目測(cè)其外觀質(zhì)量。B綜合評(píng)定：經(jīng)過樣件的認(rèn)同和供給有關(guān)資料的供方，還應(yīng)按4所列原則進(jìn)行綜合評(píng)定。綜合評(píng)定合格的供方，經(jīng)總經(jīng)理贊同列入“合格供方名錄”，作為采買時(shí)確立供方的依照?！昂细窆┓矫洝睉?yīng)發(fā)放至采買、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、庫房等有關(guān)部門。五、采買流程1、采買申請(qǐng)生產(chǎn)物質(zhì)的采買由庫管提出申請(qǐng)，報(bào)生產(chǎn)部經(jīng)理審查，通事后報(bào)總經(jīng)理審批，交采買部實(shí)行采買。大宗物質(zhì)的采買應(yīng)起碼提早7-15天通知采買部。B項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的零星采買、應(yīng)急采買應(yīng)由企業(yè)指定專人負(fù)責(zé)，采買權(quán)限為2000元以下（包含2000元），且應(yīng)在采買達(dá)成后實(shí)時(shí)將采買清單回傳給采買部，由采買部對(duì)所采買的物件進(jìn)行核價(jià)，差價(jià)不得超出5-10%；2、采買審批權(quán)限申請(qǐng)采買的物件由有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)署名，再由總經(jīng)理審批后，交由采買部門采買。對(duì)不切合規(guī)定的采買申請(qǐng)，審批人應(yīng)該要求請(qǐng)購人員調(diào)整采買內(nèi)容或拒絕贊同。3、采買實(shí)行采買經(jīng)理依據(jù)經(jīng)過審批的采買申請(qǐng)組織采買員進(jìn)行采買。采買員依據(jù)申購物件的要求進(jìn)行市場(chǎng)檢查，進(jìn)行比質(zhì)、比價(jià)。將采集到的產(chǎn)品信息、供給商信息整理齊備，交由采買部經(jīng)理審查并提出參照建議，將經(jīng)過審查后的采買清單交由總經(jīng)理最后確立。采買部經(jīng)理依據(jù)審查后的采買清單與供貨商進(jìn)行采買談判；批閱采買員制定的采買合同，報(bào)有關(guān)負(fù)責(zé)人審批后簽署購貨合同。4、退、換貨庫管須依據(jù)倉管查收細(xì)則嚴(yán)格查收進(jìn)倉物料，如發(fā)現(xiàn)規(guī)格、數(shù)目、質(zhì)量問題，應(yīng)拒絕收貨；如需退、換貨的，由庫管填寫“退貨申請(qǐng)”經(jīng)該部經(jīng)理贊同后交采買部辦理退貨手續(xù)，全部物料查收合格并辦好入庫手續(xù)后，所發(fā)生的質(zhì)量、數(shù)目、規(guī)格等問題，由倉管部負(fù)責(zé)辦理；5、提貨物件采買原則上須要求貨主送貨上門；特別品種或特別狀況，須到市內(nèi)或車站、碼頭、機(jī)場(chǎng)提貨的，均由采買部負(fù)責(zé)；6、采買報(bào)銷A采買報(bào)銷推行一支筆負(fù)責(zé)制，即采買員憑采買清單、發(fā)票和查收入庫單，經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)審查后報(bào)總經(jīng)理審批，署名、通事后方能前去財(cái)務(wù)部進(jìn)行報(bào)銷；若有手續(xù)不齊備，年代日、大小寫不符合的等狀況，財(cái)務(wù)部有權(quán)不予報(bào)銷；項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的物質(zhì)采買也應(yīng)在報(bào)銷里供給單據(jù)。6、采買信息采買文件（包含采買計(jì)劃、請(qǐng)購單、訂購單、可能的采買合同樣）應(yīng)包含明確的采買產(chǎn)質(zhì)量量要求信息，如：產(chǎn)品的材質(zhì)、品種、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)目、生產(chǎn)廠家等，必需時(shí)應(yīng)參照確認(rèn)樣、質(zhì)量要求或查驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。采買文件的擬訂：由采買部按生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)度要求編制采買計(jì)劃，填寫訂購單和請(qǐng)購單，并需與庫房查對(duì)庫存量，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。采買文件的贊同：原輔資料的采買計(jì)劃、采買合同、訂購單、請(qǐng)購單（含補(bǔ)料采買）應(yīng)由采買部負(fù)責(zé)人審查贊同；價(jià)值較大的生產(chǎn)設(shè)施和檢測(cè)設(shè)施、設(shè)施的配件等的申購，則需經(jīng)總經(jīng)理審查后交董事長(zhǎng)贊同。采買：采買員應(yīng)從“合格供方名錄”選擇供方簽署合同或下達(dá)訂單。采買監(jiān)察：財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、庫房對(duì)能否按“合格供方名錄”采買推行監(jiān)察。財(cái)務(wù)部對(duì)非“合格供方名錄”的采買，應(yīng)提出懷疑，可拒絕報(bào)銷；生產(chǎn)技術(shù)部對(duì)非“合格供方名錄”的采買物質(zhì)可拒絕查收；庫房對(duì)非“合格供方名錄”的采買物質(zhì)，可拒絕入庫。補(bǔ)料采買：在大批生產(chǎn)中，因?yàn)閱魏挠?jì)算錯(cuò)誤或操作錯(cuò)誤需要補(bǔ)料時(shí)，應(yīng)由責(zé)任部門主管提出補(bǔ)料申請(qǐng)，由庫房管理員確認(rèn)庫存量報(bào)生產(chǎn)技術(shù)部主管贊同，采買員方可采買。例外采買：當(dāng)因特別狀況造成原有“合格供方名錄”內(nèi)的供方不可以正常供貨，而生產(chǎn)急需時(shí)可實(shí)行例外采買，但應(yīng)按以下要求嚴(yán)格控制：經(jīng)總經(jīng)理贊同。通知技術(shù)部進(jìn)行嚴(yán)格查驗(yàn)。通知生產(chǎn)技術(shù)部和庫房，對(duì)例外采買的物質(zhì)應(yīng)作出表記。只合用于限制的數(shù)目或時(shí)間內(nèi)，若試用狀況優(yōu)秀，則應(yīng)按供方選擇、評(píng)定的要求進(jìn)行評(píng)定，切合條件者列入“合格供方名錄”。供方的再評(píng)論：采買部應(yīng)依據(jù)合格供方的供貨質(zhì)量確立其能否持續(xù)成為合格供方。供方業(yè)績(jī)查核：應(yīng)付每個(gè)供方進(jìn)行業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定，主要內(nèi)容為：質(zhì)量、數(shù)目、交期、價(jià)錢、服務(wù)態(tài)度，包含進(jìn)貨一次交檢合格率，在加工過程和最后查驗(yàn)中裸露的質(zhì)量問題；顧客反應(yīng)波及到的進(jìn)貨質(zhì)量問題；采買部應(yīng)進(jìn)行記錄和評(píng)論。對(duì)供方控制的方式和程度:采買部依據(jù)供方的業(yè)績(jī)，調(diào)整控制力度、供貨份額?？?jī)優(yōu)者增添份額，績(jī)劣者減少份額，也可根據(jù)實(shí)質(zhì)業(yè)績(jī)進(jìn)行常常性調(diào)整。當(dāng)合格供方的供貨質(zhì)量出現(xiàn)問題時(shí)，采買部應(yīng)實(shí)時(shí)通知生產(chǎn)技術(shù)部，由采買部實(shí)時(shí)通知供方改良，防備此類事情的再次發(fā)生；對(duì)所供產(chǎn)質(zhì)量量發(fā)生較大質(zhì)量問題或整頓不力者應(yīng)由采買部發(fā)出警示并限時(shí)整頓。在整更時(shí)期應(yīng)暫停供貨，整頓后要從頭評(píng)論。當(dāng)供方連續(xù)五次出現(xiàn)供給不合格品、所供產(chǎn)質(zhì)量量發(fā)生重