會展業(yè)在信息管理系統(tǒng)中的作用

會展業(yè)在信息管理

系統(tǒng)中的作用會展業(yè)在信息管理系統(tǒng)中的作用首先我們要知道信息系統(tǒng)有什么理論基礎(chǔ)?，F(xiàn)代社會復(fù)雜的社會結(jié)構(gòu)、龐大的資源體系以及層出不窮的各類信息，在給生產(chǎn)生活帶來豐富內(nèi)涵的同時(shí)，也帶來了前所未有的困惑。如何最佳地組織與利用各類資源，以維持人類生存活動空間的最優(yōu)環(huán)境，是現(xiàn)代管理的根本目的所在。要實(shí)現(xiàn)這樣的目的，必須以系統(tǒng)論的觀點(diǎn)，把管理活動作為多因素和參數(shù)時(shí)變的動態(tài)系統(tǒng)；以信息論的觀點(diǎn)，把信息作為分析系統(tǒng)內(nèi)部和外部聯(lián)系的基礎(chǔ)；以控制論的觀點(diǎn)，把控制作為實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)優(yōu)化的手段。這三個(gè)方面的統(tǒng)一，就是信息管理、過程控制和整體優(yōu)化的現(xiàn)代一體化管理模式。其次，會展活動由成千上萬個(gè)環(huán)節(jié)組成，而每個(gè)環(huán)節(jié)又涉及大量的信息交換，作為會展管理信息系統(tǒng)，在對上述信息以現(xiàn)代化的手段進(jìn)行采集、加工、存儲、處理之前，必須對會展信息有全面的了解和分析，掌握會展信息的特征和交流的模式，才能對這些信息進(jìn)行有效的梳理和篩選，并引入到管理信息系統(tǒng)中，使其在整個(gè)組織的業(yè)務(wù)流程中規(guī)范、暢通地流轉(zhuǎn)，為會展企業(yè)提供強(qiáng)有力的信息化保障。會展中的信息與信息活動會展中信息資源密集，幾乎所有種類的信息都可能在會展中出現(xiàn)。會展運(yùn)作過程每個(gè)階段的各個(gè)環(huán)節(jié)中，都存在著大量的會展信息交流，呈現(xiàn)出豐富的信息活動現(xiàn)象。會展中的信息包羅萬象，種類繁多，既有語言文字的語義信息，也有聲音、顏色或?qū)嵨锖奢d的非語義信息；既有科技等科學(xué)信息，也有社會信息等非科學(xué)信息。按信息表示形式分，有文字信息、聲像信息、實(shí)物信息、機(jī)讀信息等；按信息的內(nèi)容分，有經(jīng)濟(jì)信息、科學(xué)信息、社會信息、政務(wù)信息、法律信息、文化信息、旅游信息等。這些種類繁多的信息都能夠在會展中心這個(gè)交流平臺上得以呈現(xiàn)。會展信息源具有多樣性，總體上能夠根據(jù)信息載體或信息來源渠道進(jìn)行分類。而中國會展市場當(dāng)前競爭激烈，表現(xiàn)為會展城市之間，會展企業(yè)之間，會展項(xiàng)目之間、會展人才之間的全方面競爭“白熱化”。會展行業(yè)信息化有其必要性和意義?？萍己?、信息化程度將成為各城市展覽館軟件條件中的核心競爭力。信息化能夠提升展覽城市的外在形象，提高展覽企業(yè)的管理水平和服務(wù)水平，增加展覽項(xiàng)目的吸引力。實(shí)施信息化對發(fā)展會展行業(yè)有著重要的意義：有助于提高會展企業(yè)的綜合競爭實(shí)力會展業(yè)提供會展產(chǎn)品為會展市場增加經(jīng)濟(jì)效益，作為企業(yè)，降低成本，贏得較高利潤是所有會展業(yè)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，會展業(yè)信息化建設(shè)將是提高會展企業(yè)的綜合競爭實(shí)力的有效手段，這是來自行業(yè)自身發(fā)展最根本的需求。可降低會展企業(yè)總體運(yùn)營成本，規(guī)范其經(jīng)營行為ERP、CRM、SCM、EB等先進(jìn)管理信息技術(shù)的運(yùn)用，使信息反饋、收集、處理、統(tǒng)計(jì)等自動化程度提高，勢必能提高會展企業(yè)的管理水平和運(yùn)營效率。另外會展信息化將促使展覽活動操作走向規(guī)范化，這是會展信息化發(fā)展的客觀要求。（3） 有利于增強(qiáng)會展業(yè)的綜合競爭力會展信息化能夠推動會展經(jīng)濟(jì)多元化、個(gè)性化發(fā)展。會展信息化平臺是一個(gè)綜合的交互信息平臺。一方面使得展覽項(xiàng)目宣傳更為廣泛，組展者、參展商和觀眾可獲得比以往更為豐富、深入的信息資料，從而避免選擇項(xiàng)目時(shí)的盲目性及由此帶來的經(jīng)濟(jì)損失。另一方面，會展組織企業(yè)能夠經(jīng)過該平臺更加快捷地獲取來自各方的實(shí)時(shí)信息，動態(tài)地調(diào)整相關(guān)政策，更好地適應(yīng)瞬息萬變的市場，獲得市場先機(jī)。（4） 將推動會展業(yè)盡快縮短與國際先進(jìn)水平的差距以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為代表的會展信息化使得展覽項(xiàng)目、組織機(jī)構(gòu)的對外宣傳面向全世界進(jìn)行，在世界各地的各個(gè)角落，只要你具備上網(wǎng)條件，都能夠很方便地獲得較為充分的展覽信息。展覽信息從定向發(fā)布走向非定向發(fā)布，對展覽會的宣傳掙脫了地理位置的束縛。經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)平臺能夠拓展會展企業(yè)的招展網(wǎng)絡(luò)，特別是海外招展網(wǎng)絡(luò)，能增強(qiáng)企業(yè)自身的招展、組展能力，提高企業(yè)的核心競爭力。會展信息化使得的會展產(chǎn)品參與國際范圍內(nèi)的展覽業(yè)競爭將成為現(xiàn)實(shí)。（5） 有利于增強(qiáng)市場抗風(fēng)險(xiǎn)能力各類展會的延期或提前結(jié)束，觀眾人數(shù)銳減，對展會組織者、場館經(jīng)營者造成明顯的損失。經(jīng)過網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)預(yù)展，能極大地提高參展、組展的質(zhì)量。這種數(shù)字化、信息化建設(shè)最終將促使會展服務(wù)內(nèi)涵的拓展，促使展覽館等硬件設(shè)施的信息化建設(shè)加快。因此，大力發(fā)展會展信息化事業(yè)來降低因突發(fā)事件影響是一種非?？尚械膽?yīng)對措施。（6）將推動會展企業(yè)快速進(jìn)入新市場領(lǐng)域會展信息化能為企業(yè)開拓新市場，創(chuàng)造可觀的經(jīng)濟(jì)利益。以會議的網(wǎng)絡(luò)直播項(xiàng)目為例，據(jù)中國網(wǎng)交會的市場調(diào)研結(jié)果表明全國一年的市場需求超過10個(gè)億。二、會展行業(yè)信息化需求分析1.參展企業(yè)的信息化需求一切會展活動無不是圍繞特定的信息而展開的交往活動，信息既是會展活動的起點(diǎn)，又是會展活動的終點(diǎn)。展覽會網(wǎng)上信息化在展覽會市場推廣、銷售管理、客戶服務(wù)、數(shù)據(jù)采集和管理、決策支持等方面的應(yīng)用，將會極大限度地提升展覽會的綜合競爭力。2.現(xiàn)場管理的信息化需求現(xiàn)場信息化管理不但提升了展會信息化水平和展會形象，更好地為展會參與者服務(wù)，更能獲得寶貴的展會信息資源并挖掘利用。展會現(xiàn)場信息化主要涉及到展位布置管理、會議布置管理、觀眾登記、觀眾信息收集、制作證卡、門禁管理、統(tǒng)計(jì)分析、電子會刊等功能。3.展覽公司的信息化需求會展公司的管理水平低下，迫切需要經(jīng)過信息化的手段提升企業(yè)的管理能力。一個(gè)好的會展公司需要對如下元素進(jìn)行管理客戶：顧客始終是會展企業(yè)的最重要的因素。會展企業(yè)的客戶資源包括：與公司發(fā)生現(xiàn)實(shí)交易的參展商、有可能發(fā)生業(yè)務(wù)的潛在展商、被公司組團(tuán)外出參展的展商、參加公司組織展會的觀眾、展館提供者、賓館酒店、相關(guān)服務(wù)公司等。在CRMC客戶關(guān)系管理）的理念指導(dǎo)下，公司的客戶資源及面向客戶的口徑得到統(tǒng)一，部門之間的工作按照客戶工作的基本流程進(jìn)行，部門協(xié)調(diào)工作將按照流程而不是部門進(jìn)行，經(jīng)過一個(gè)供各個(gè)部門共享的客戶數(shù)據(jù)庫及交流平臺，統(tǒng)一與客戶進(jìn)行交易及溝通，使客戶的滿意度提高。銷售、財(cái)務(wù)管理：銷售管理用于集中管理企業(yè)的銷售行為，包括客戶跟蹤、聯(lián)系日志、合同簽訂與變更、合同注銷、應(yīng)收款、收款管理、票據(jù)管理等諸方面。物：會展經(jīng)濟(jì)是以制造業(yè)為基礎(chǔ)，以物流業(yè)、運(yùn)輸業(yè)為條件。物流在會展業(yè)占據(jù)非常重要的地位。同時(shí)，會展是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及到人員、場地、廣告、酒店、餐飲、運(yùn)輸、物流、娛樂購物等一系列工作。需要經(jīng)過SCM（服務(wù)供應(yīng)鏈管理）把整個(gè)會展的產(chǎn)業(yè)鏈有機(jī)整合起來。辦公自動化：隨著企業(yè)的辦公要求越來越高，對辦公效率和信息處理要求越來越嚴(yán)格，經(jīng)過實(shí)施0A（協(xié)作辦公自動化）能提高企業(yè)辦公效率、集中管理辦公數(shù)據(jù)、擴(kuò)大辦公范圍允許遠(yuǎn)程辦公和遠(yuǎn)程監(jiān)控、集中管理企業(yè)內(nèi)部資源提高利用效率、保留辦公痕跡，滿足集中辦公管理等需求。因此說信息管理系統(tǒng)能夠滿足展會招商、會務(wù)、客戶服務(wù)、辦公、財(cái)務(wù)、管理及決策支持相結(jié)合，包括遠(yuǎn)程監(jiān)控、互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布等高端應(yīng)用，滿足銷售、客服、企業(yè)辦公、管理、財(cái)務(wù)分離的管理體制，實(shí)現(xiàn)公司總部對各業(yè)務(wù)