某公司文書人事管理規(guī)定

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制度名公司文書治理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-1第一章總則第一條本規(guī)定的目的，在于確保文書事務(wù)正確且順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織治理工作的效率。第二條所謂“文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報(bào)告、會(huì)議決議、規(guī)定、契約書、專利許可證書、電報(bào)、各種帳簿、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用書類與公文。第三條全部文書歸公司所有并收藏，任何個(gè)人不得私自占有。第四條必須嚴(yán)格保守文書的機(jī)密。第五條文書按下列要點(diǎn)處置或辦理：1．凡重要事宜的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書”的形式進(jìn)行。所有文書的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，必須明確責(zé)任。2．須請(qǐng)示審批即使在緊急狀況下，以口頭或電話形式處置的事項(xiàng)，事后也必須以文書形式記錄下來。第六條文書的主管原則規(guī)定如下：1．文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由總公司總務(wù)部庶務(wù)科負(fù)責(zé)。2．分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書主管，另有文書治理細(xì)則作出規(guī)定。第二章文書的收發(fā)第七條到達(dá)文書全部由文書主管科室接收，并按下列要點(diǎn)處置。1．一般文書予以啟封，分送各部門、科室。2．私人文書不必開啟，直送收信人。3．須請(qǐng)示審批分送各部門、科室的文書若有差錯(cuò)，必須立即退回庶務(wù)科。第八條節(jié)假日等規(guī)定工作時(shí)刻外到達(dá)的文書，由值班人員接收后轉(zhuǎn)交庶務(wù)科。簽發(fā)人責(zé)任人簽名

制度名公司文書治理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-2第三章文書的處理第九條文書按機(jī)密程度可分為以下幾類。1.須請(qǐng)示審批絕密。指極為重要同時(shí)不得向公司內(nèi)外無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。2.須請(qǐng)示審批秘密。指次重要同時(shí)所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書。3.外密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。4.一般。指非機(jī)密文書。假如附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng)不論。5.傳閱。指在本公司內(nèi)廣為傳閱或傳達(dá)的文書。第十條一般文書的處理原則如下。1.由科長(zhǎng)以上級(jí)不的主管，負(fù)責(zé)對(duì)文書進(jìn)行批閱、回答、照會(huì)以及其他必要的處理；或者指定下屬對(duì)文書進(jìn)行具體處理。2.假如遇到重要或異常事項(xiàng)，必須及時(shí)與上一級(jí)主管取得聯(lián)系，按上級(jí)指示辦理。3.假如與各部門、科室有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，必須經(jīng)與各部門、科室的會(huì)議后方能予以處理。第十一條機(jī)密文書的處理原則如下。1.機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。2.指名或親啟文書的寄發(fā)，原則上在封面上注明文書所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)，注明發(fā)文者姓名，由發(fā)文者封緘。3.到達(dá)的指名或親啟文書，原則上由信封上所指名者開啟，其他人不得擅自啟封。假如某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者，不受本條規(guī)定約束。簽發(fā)人責(zé)任人簽名

制度名公司文書治理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-3第十二條文書的閱覽原則如下。1.某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字劃押，表示差不多閱覽完畢。有必要的情況下，在文書的空白處填寫閱覽后的意見，轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。2.有必要在各部門、科室傳閱的文書，必須附上“傳閱登記簿”，按傳閱登記簿規(guī)定欄目填寫，并最終交還文書主管。第十三條與各部門、科室有關(guān)的文書，在處理意見上假如存在分歧，則由文書的主管部門出面進(jìn)行協(xié)商；假如不能協(xié)商一致，上報(bào)或請(qǐng)示高一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)裁決。第四章請(qǐng)示審批第十四條請(qǐng)示審批是公司經(jīng)營的一項(xiàng)重要程序，凡公司經(jīng)營重要事項(xiàng)，都必須經(jīng)請(qǐng)示，獲得董事會(huì)、總裁、專務(wù)董事和常務(wù)董事審查、裁決和下文批復(fù)之后，方能實(shí)行或行事。第十五條須請(qǐng)示審批事項(xiàng)如下。1．職務(wù)及重要人事安排。2．各種制度性規(guī)定的變更。3．重要契約的締結(jié)、解除與變更。4．訴訟行為。5.與官方機(jī)構(gòu)有關(guān)的、各種重要的請(qǐng)求、回執(zhí)、申請(qǐng)等等。6.土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購買與轉(zhuǎn)讓。7.大額饋贈(zèng)、謝禮，以及宣傳廣告費(fèi)用的開支。8．分支機(jī)構(gòu)的增變與升格。9．預(yù)算與決算事宜。10．借款與貸款，以及借貸銀行的開設(shè)與變更。11．須請(qǐng)示審批重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓與廉價(jià)出售。12．須請(qǐng)示審批定期或不定期刊物的發(fā)刊、修改與廢除，以及費(fèi)用開支的修訂。13.有關(guān)公司經(jīng)營的重要打算與企劃。14．其他上述未涉及的重要事項(xiàng)。簽發(fā)人責(zé)任人簽名

制度名公司文書治理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-4第十六條須請(qǐng)示審批者為分公司主管、分店主管，以及以此基準(zhǔn)確定的主管領(lǐng)導(dǎo)。第十七條須請(qǐng)示審批的提案文書，必須進(jìn)行認(rèn)真斟酌，以便能順利地予以實(shí)施。第十八條請(qǐng)示審批的事項(xiàng)，必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。假如情況緊急，同意直接以非文書形式請(qǐng)示，但事后必須盡快撰寫請(qǐng)示提案文書上報(bào)。第十九條請(qǐng)示提案文書的內(nèi)容和順序，包括標(biāo)題、正文、理由、講明和附錄。提案文書一式多份，分送有關(guān)部門如業(yè)務(wù)部門、印刷部門、總務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門等等。第二十條請(qǐng)示提案文書必須編號(hào)，并注明起草或請(qǐng)示者，所屬分支機(jī)構(gòu)及部門、科室，并及簽名蓋章。第二十一條請(qǐng)示審批內(nèi)容一旦被上級(jí)認(rèn)可并作出決定，則以請(qǐng)示提案書（副本）替代批復(fù)返回請(qǐng)示部門執(zhí)行。第二十二條請(qǐng)示提案原本由總務(wù)部、庶務(wù)科保管。第五章文書的制作第二十三條文書制作要領(lǐng)如下：1．請(qǐng)示審批文書必須簡(jiǎn)明扼要，一事一議。語言措詞力求準(zhǔn)確規(guī)范。2．起草文書的理由必須作出交代，包括起因以及中間交涉過程必須具明，必要情況下附上有關(guān)資料與文件。簽發(fā)人責(zé)任人簽名

制度名公司文書治理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-53．須請(qǐng)示審批必須明確起草文書的責(zé)任者，署上請(qǐng)示審批提案者姓名。4．須請(qǐng)示審批對(duì)請(qǐng)示提案文書進(jìn)行修改時(shí)，修改者必須認(rèn)真批閱原件，修改后必須署名。第二十四條文書的起草必須征得主管同意，同時(shí)在主管有了明確的決定之后進(jìn)行，文書起草只是一個(gè)“文書化”的過程與結(jié)果。文書的草案必須予以保存。第二十五條重要文書或契約書案，必須通過公證，同時(shí)在正式文書形成之日前，必須掌握且附上具有價(jià)值的證據(jù)或證明文件。第二十六條文書的署名按下列規(guī)定進(jìn)行。1．公司內(nèi)文書，假如是一般往來文書，只需主管署名即可；假如只是單純的上報(bào)文書，或者不涉及各部門、科室，且內(nèi)容并不重要的文書，只需部門、科室署名即可；假如是重要文書，按責(zé)任范圍署名總裁、副總裁、專務(wù)董事、常務(wù)董事，或者有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。2．對(duì)外文書，如契約書、責(zé)任狀、官方許可申請(qǐng)書、回執(zhí)、公告等重要文書，一律署總裁職務(wù)與姓名。假如總裁托付事項(xiàng)，可由指定責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書，也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管職務(wù)與姓名。第二十七條文書的蓋章按下列要點(diǎn)進(jìn)行：1.在正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本能夠加蓋署名者或所在部門、科室章。2.假如文書署名者不在的情況下，加蓋職務(wù)替代或代理者印章，且加蓋具體執(zhí)行者印章。在這種情況下，文書存檔前加蓋署名者印章。簽發(fā)人責(zé)任人簽名

制度名公司文書治理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-63.須請(qǐng)示審批以部門或公司名義起草的文書，在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。第二十八條總裁與公司印章按下列原則使用：1.在有必要加蓋總裁或公司印章時(shí)，必須填寫托付申請(qǐng)書，經(jīng)所屬部門主管認(rèn)可，同時(shí)加蓋印章之后，向總部總務(wù)部門提出。2.總務(wù)部主管經(jīng)審核，簽名蓋章，批準(zhǔn)申請(qǐng)。假如有必要?jiǎng)t需請(qǐng)示總裁。在情況緊急情況下，能夠口頭申請(qǐng)與批準(zhǔn)，但事后必須補(bǔ)填申請(qǐng)書。3.在需要總裁簽字的情況下，手續(xù)同前。4.須請(qǐng)示審批經(jīng)總務(wù)部批準(zhǔn)后，去印章保管員處加蓋總裁或公司印章。5.一些帶有公司字樣或總裁職務(wù)字樣的其他印章，須經(jīng)主管同意，直接向印章保管員申請(qǐng)加蓋。第六章文書的送發(fā)第二十九條一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，按下列要點(diǎn)進(jìn)行。必要時(shí)給文秘處以回復(fù)或回執(zhí)。調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。1.文書封面必須明確寫清發(fā)送或接收單位與地址、收件人姓名。同時(shí)注明“快遞”、“郵寄”、“面呈”或“轉(zhuǎn)交”。2.公司內(nèi)部文書原則上不作封緘。第三十條各部門、科室的郵寄文書，必須在發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)帳”上作好登記與填寫。簽發(fā)人責(zé)任人簽名

制度名公司文書治理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-7第七章電報(bào)的處理第三十一條一切電報(bào)都由庶務(wù)科受理。第三十二條有關(guān)責(zé)任者在接到電報(bào)并閱讀后，把電報(bào)要點(diǎn)記下，送相關(guān)部門、科室傳閱。假如不涉及各部門、科室，只是一般查詢、確認(rèn)或聯(lián)絡(luò)性電報(bào)，主管科室或部門全權(quán)負(fù)責(zé)予以處理。第三十三條向外部發(fā)電報(bào)時(shí)，必須用郵電部門的電報(bào)用紙起草電文，呈主管上司或領(lǐng)導(dǎo)審核。1.須請(qǐng)示審批盡量使電文簡(jiǎn)明扼要，采納標(biāo)準(zhǔn)的郵政省略符號(hào)與簡(jiǎn)稱。2.須請(qǐng)示審批注明發(fā)電者姓名、日期以及具體指示，專門情況下如何處置的方法與手段。第三十四條須請(qǐng)示審批電報(bào)發(fā)出后必須給庶務(wù)科以回執(zhí)；并告訴庶務(wù)科有無必要督促對(duì)方回電。第三十五條須請(qǐng)示審批與調(diào)查、詢問、聯(lián)系等無關(guān)的電報(bào)，或者一些無關(guān)緊要的電報(bào)，由庶務(wù)科全權(quán)處置。第八章文書的整理與保存第三十六條文書按內(nèi)容進(jìn)行整理，并區(qū)分兩類文書分不保管，一類是尚未完結(jié)的文書，另一類是能夠歸檔的文書。第三十七條全部完結(jié)的文書，分不按所屬部門、科室、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書保存簿”上作好登記，歸檔保存。第三十八條制度規(guī)定、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書、契約書、往來公文與特許專利文書等特不重要的文書，由總務(wù)部庶務(wù)科填寫“重要文書目錄”后，予以保存。簽發(fā)人責(zé)任人簽名

制度名公司文書治理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-8第三十九條分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書，分為兩類，一類特不重要文書，直接歸主管領(lǐng)導(dǎo)保存；另一類一般文書，留存各部門或科室保管。第四十條文書的保存年限如下：1．永久保存文書，包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議記錄、重要的制度性規(guī)定