接待國外客戶流程及細(xì)節(jié)

接待國外客戶流程及細(xì)節(jié)接待國外客戶流程及細(xì)節(jié)接待國外客戶流程及細(xì)節(jié)資料僅供參考文件編號：2022年4月接待國外客戶流程及細(xì)節(jié)版本號：A修改號：1頁次：1.0審核：批準(zhǔn):發(fā)布日期：接待外國客戶技巧

客戶來中國,做好接待工作是比較關(guān)鍵的。但由于風(fēng)俗,習(xí)慣等各方面的不同,會造成很多麻煩。提前做好詳細(xì)的資料搜集和準(zhǔn)備是非常必要的。

1.敲定客戶訪問時間、航班、訪問人員名單、職位、手機(jī)號碼等信息，以便安排相應(yīng)接待。同客戶商討參觀訪問行程表,同工廠(公司接待部門)溝通,一切敲定之后,發(fā)送郵件讓客戶確認(rèn)，同時讓工廠做好接待準(zhǔn)備。安排酒店:確認(rèn)該客戶是否需公司提供酒店。需提供的，和客戶敲定酒店星級、房間類型、房間位置及包含設(shè)施等細(xì)節(jié)，要對酒店實(shí)地查看后方可確認(rèn)預(yù)定。位置選在工廠附近或機(jī)場附近等便利之處。不需提供的，至多根據(jù)客戶要求，提供信息，協(xié)助預(yù)定。確定后通知客戶確認(rèn)。打印訪問行程表,準(zhǔn)備工廠資料和產(chǎn)品資料,客戶所要求的資料等文件,裝訂。根據(jù)客戶的國籍、宗教信仰準(zhǔn)備飲食和話題。安排接機(jī)車輛要合理、合適。（座數(shù)、重視度等）制作接機(jī)牌?？蛻舻竭_(dá)當(dāng)日，安排專人負(fù)責(zé)接機(jī)，必須先于客戶到機(jī)場。車上可聊:對方對中國的了解程度,他們的禁忌等等,他們此次中國行還有什么其他安排等,刺探一些情報(bào)。接送至酒店后,將訪問行程和工廠資料等文件交給客戶,敲定第二天參觀訪問事項(xiàng),也有客戶直接先去工廠參觀,務(wù)必提前讓工廠準(zhǔn)備。第二天準(zhǔn)時至酒店接客戶。(不同國家的客戶對時間的觀念會有不同,我方一般提早10分鐘在酒店大堂等候)接到工廠或者辦公室之后,根據(jù)行程表進(jìn)行參觀訪問和會談,安排專人記錄會議內(nèi)容。

(如果第一次接觸,應(yīng)安排多媒體會議室,雙方可以用投影幻燈對各自的企業(yè)進(jìn)行介紹)訪問結(jié)束后,準(zhǔn)備一份小禮品送給客戶,一般挑有中國特色的,比如茶葉,工藝品等。訪問以后,根據(jù)客戶的意見,適當(dāng)安排娛樂購物等活動,很多不發(fā)達(dá)國家的客戶往往要求去購物,特別是電子產(chǎn)品,服裝等,且對價格比較敏感。

有些客戶則希望去采購中國特色的商品,如絲綢,茶葉,瓷器等等。

另外有客戶想去酒吧等場所,了解附近的餐館,酒吧,購物，娛樂場所等。

有些客戶比較隨意，可以安排一些中國特色的活動,比如喝茶，看戲，參觀景點(diǎn)等等。送客戶,一般送到機(jī)場。有些客戶不喜歡麻煩人,送至酒店即可。在飛機(jī)起飛前,給客戶電話道別。收尾:這個工作務(wù)必做好。客戶走后,及時發(fā)郵件給客戶,一是問候,二是將本次訪問雙方達(dá)成的共識,或者會議記錄,備忘錄發(fā)給客戶,敦促項(xiàng)目的執(zhí)行。幾個小點(diǎn):著裝:接機(jī)和會議時一般用正裝,帶客戶娛樂購物時便裝。參觀:嚴(yán)格按照工廠的參觀制度,涉及到安全,衛(wèi)生,不讓進(jìn)去的地方就是不能進(jìn)去,不然隨隨便便,人家會對工廠的管理等產(chǎn)生疑問。飲食：一般來說,不用太隆重,接待穆斯林,最好是魚,雖然他們也吃牛羊肉,但是對加工的方法很講究，推薦中國菜,海鮮比較好。印度人不吃牛肉.西方人最保險(xiǎn)是西餐,大酒店自助餐一般不錯.韓國日本就比較好安排。一般的接待其實(shí)做接待也是很有技巧的。細(xì)節(jié)上多注意下會給客人留下非常好的印象，為之后的合作添加多一份成功的把握。

首先我們先談下一般的接待吧：

1.客人來到公司的時候，我們帶他到會議室或者展廳里面就座的時候，不妨詢問下：CanIbringyousomethingtodrink(您想喝點(diǎn)什么）或者簡單點(diǎn)：coffeeortea（咖啡還是茶）一般來說，很多客人在中國的時間安排的比較緊，早餐都吃的比較倉促，有的餐廳早上沒有咖啡供應(yīng)，對于他們來說是很難受的。（程度不亞于我們早上起來沒有刷牙就去上班的感覺）如果在正式談生意之前可以給他們來上杯咖啡的話，不但有助提神，而且他們會覺得很心情都會變的很好。當(dāng)然，很多外國人不喜歡速溶咖啡，就像我們也不是很多人喜歡茶包泡的茶。如果是水的話，瓶裝的礦泉水是最好的。（老外們崇尚健康比我們厲害的多）

2.會議室里與其放水果，不如放點(diǎn)小糖果（薄荷糖或者咖啡糖，小巧包裝的巧克力也不錯）。我所接觸到的外國人，基本上沒有不喜歡甜食的。在中國的飲食不習(xí)慣也導(dǎo)致他們比較容易有饑餓感。這個時候。小糖果就起了大作用了。其實(shí)我個人就搞不懂為什么用水果盤來誘惑人。一般的水果要吃的文雅那都要輔助以工具。但是你總不能在人家辦公室削蘋果吧？

3.如果他們來到的時間是下午3、4點(diǎn)，那么沒有什么比做工精致的小蛋糕更好了舉個例子，有次在展會，我陪老外在一個展位洽談了很長時間，這個時候他們一個女孩子打包了一盒隔壁酒店做的巧克力慕絲蛋糕過來。而我看到老外們的臉剎那間就亮了起來。補(bǔ)充了“彈藥”以后，剩下的生意在愉快的氣氛中談完了。不能說蛋糕有絕對的作用，但是蛋糕所帶來的好心情和對公司的好印象是絕對功不可沒的。

之后我們再談下帶客戶出去吃飯吧。

1.餐廳的選擇：不一定豪華，但是一定要看起來干凈。因?yàn)橥獬龉ぷ鳎眢w非常重要。要是因?yàn)槔亲痈刹涣嘶睿麄兊闹袊芯吞澊罅恕?/p>

2.菜式的選擇：之前一定要問：Doyouhaveanythingthatyoudon'teat(有沒有什么你是不吃的）這個問題其實(shí)是很關(guān)鍵的。老外的體質(zhì)跟中國人有很大的不同。他們對很多東西都會過敏。我之前接待過4個德國工程師。每個人都對很多種食物過敏。雞蛋，海鮮，貝殼都不可碰。吃了就渾身癢，嚴(yán)重的呼吸困難。對面粉類東西過敏聽說過嗎？我的一個意大利客戶就是。更離譜的是我還遇見過一個對茄子過敏的人~~~~還有就是印度人，要是你聽到他說他是個vegetarian（素食主義者）也別見怪，他們的宗教要求就是這樣的。對于他們，如果他沒有自己帶食物來中國吃，那就要給他特殊點(diǎn)全素的食物。在點(diǎn)菜的時候要特別關(guān)照下點(diǎn)菜員。而且最好不要給他們點(diǎn)過辣的食物。因?yàn)樗麄儗?shí)在是不耐中國的辣，吃點(diǎn)辣椒第二天就要拉肚子。（就算他在自己國家很能吃辣也不行）

3.吃飯的餐具：大城市大餐廳一般都有刀叉，但是如果你是個小地方，不妨請外國客戶吃飯的時候提前幫他們準(zhǔn)備套刀叉帶著。因?yàn)樽屗麄兪褂每曜铀麄儠悬c(diǎn)難堪。尤其是第一次使用筷子，如果弄臟了衣服對于商務(wù)出行人士是非常麻煩的一件事情。

4.上菜：上菜前要提醒下服務(wù)員，雞要去頭去腳再端上來。魚也盡量不要點(diǎn)魚頭之類的菜。（也別點(diǎn)什么吃活魚活蝦）對于他們來說，看見腦袋在盤子里面是非常恐怖的事情。

5.夾菜：由于公筷的使用也不是很普遍。上菜的時候大家先別動筷子，讓服務(wù)員先用公共的筷子把菜撥到外國客人的盤子里。（當(dāng)然事先要詢問：doyouwanttotrythis)

然后大家再一起吃。

6.甜點(diǎn)：如果有甜食，放到最后上就最合適了。沒有的話，水果盤也可以湊合。

7.飲料：差點(diǎn)忘記說了。對于大部分人來說，中國的啤酒度數(shù)比他們那邊的高的多，要是飯后還有工作的話，不妨叫青島啤酒，度數(shù)低點(diǎn)，口感也比較適合他們。要是你看他不喝酒，身體又比較胖的話，減肥可樂/健怡可樂（dietcola/lightcola)就最好了。但是飯店不一定都有。那就要看你有沒有心了~~要是啤酒也不喝可樂也不要的，就上100%純果汁。絕對沒有錯：）但是無論什么時候都不要強(qiáng)迫客人喝白酒。我們的白酒對于他們來說都是非常烈的。如何接待客戶一心理準(zhǔn)備：調(diào)整好心態(tài)

平時怎么跟人說話就怎么跟他們說就行。

外商是來跟你合伙賺錢的，賺錢永遠(yuǎn)是第一。只牢記一點(diǎn)，大家合作賺錢，這樣心態(tài)就平和了，不卑不亢。

放松自己,做個真實(shí)的而不是裝模作樣的人,往往更能贏得外商的尊重，把事情辦好----外商和我們一樣，愿意跟一個看上去比較穩(wěn)重地道，而不是一個跑前跑后、慌張亢奮的家伙做生意。

STEPONE：心理的準(zhǔn)備。

二行程安排

同客戶商討參觀訪問行程表,同工廠(公司接待部門)溝通,一切敲定之后,發(fā)送郵件貨傳真讓客戶確認(rèn),同時讓工廠做好接待準(zhǔn)備。

既然是來賺錢，而不是來旅游觀光，商務(wù)性的、務(wù)實(shí)的、緊湊的行程安排總是最受歡迎的。大擺宴席以及陪他們旅游反而不一定能促成交易。

因此，事先跟外商詳細(xì)商量好他的行程，但外商訪廠/公司階段的安排則最好由你自己做出,看哪些產(chǎn)品和車間,揚(yáng)長避短,把你想展示給外商的東西充分安排進(jìn)去?？梢哉髑笸馍痰囊庖?，也可以把自己設(shè)想成外商，“如果我到一個陌生國度的陌生供貨廠去考察，希望看到什么？”

實(shí)際到訪的時候，嚴(yán)格按照行程計(jì)劃來做（甚至故意嚴(yán)格去做也無妨），常能給外商以好印象。---道理很簡單，采購商并不討厭古板的供貨商，最怕說了不算、無明確計(jì)劃的廠家。

STEPTWO：如果可以，實(shí)現(xiàn)跟客人商量好行程安排，至少應(yīng)該知道客人來中國的時間和班次和聯(lián)系方式。

三公司信息的把握

這個前面已經(jīng)說過，你首先應(yīng)該對公司產(chǎn)品，生產(chǎn)流程，技術(shù)參數(shù)了解了才有可能帶領(lǐng)客人參觀。

STEPTHREE：事前最好準(zhǔn)備一些關(guān)于公司的英文介紹，整個生產(chǎn)流程的英文，省的到時候翻譯出現(xiàn)困難。另外，對于一些客人可能問到的問題要提前準(zhǔn)備好。

四客人信息的打探

1、了解客戶，包括客戶的詳細(xì)聯(lián)系資料，公司背景，公司實(shí)力，經(jīng)營狀況，經(jīng)營范圍，客戶此次來訪的目的，主要對什么感興趣。還包括外商公司的股份結(jié)構(gòu)，經(jīng)營現(xiàn)狀，技術(shù)水平，近三年的資產(chǎn)負(fù)債數(shù)字。

2．詳細(xì)了解外商的談判代表的具體情況，包括年齡，學(xué)歷，愛好，身體健康狀況，他在外商公司中的位置，他在經(jīng)商履歷中的業(yè)績，他對投資項(xiàng)目的興奮點(diǎn)。

3調(diào)查客戶性質(zhì)：客戶來之前你就需要對客戶進(jìn)行一些評估，是哪國人是零售還是批發(fā)網(wǎng)站是什么內(nèi)容針對于哪些產(chǎn)品區(qū)域市場在哪等等。

4了解客人的宗教問題，以方便接待。多了解客人國家習(xí)俗，習(xí)慣和喜好，注意細(xì)節(jié)，對自己所在城市文化以及景點(diǎn)也盡可能多了解，對本國文化當(dāng)然應(yīng)該多了解，客人問及時至少也應(yīng)知道一點(diǎn)，不要

這些都能贏得客人對你的尊敬。不僅在工作上，在其它方面都是這樣。

STEPFOUR：了解客人公司及其本人的信息，更能達(dá)到知彼！

五準(zhǔn)備接待材料和工作（STEPFIVE）

1參觀和談判可能用到的物品：

數(shù)碼相機(jī)、預(yù)先準(zhǔn)備好的CD盤刻錄的產(chǎn)品目錄和企業(yè)介紹（包括你們常用的付款方式，生產(chǎn)周期等），產(chǎn)品冊子，易于攜帶的小樣品；

色板，計(jì)算器，尺，筆記本，訂書機(jī)，圖冊還有針對性的報(bào)價單。記得要在客人來之前回顧一下以前的來往郵件，作好基本的準(zhǔn)備。

一個專門的記錄本子，計(jì)算器，價格表，記錄本子最好選用有活頁的夾子。過一段時間可以整理一下，但是，已經(jīng)記錄的不能隨便扔掉，整理好備查。

2、公司大廳的歡迎客戶來訪之類的接待牌，讓客人感覺其受到重視。提前告訴前臺接待有XX公司客來訪，若接待能記住來訪的客人名字就更好了。

3、會議室的安排，談判資料的預(yù)備，包括企業(yè)演示文稿的準(zhǔn)備，以及相關(guān)需要展示客戶的文件資料以證明公司實(shí)力。企業(yè)演示文稿內(nèi)容要美觀詳盡，至少包括：

企業(yè)的競爭優(yōu)勢，市場分析，往年的業(yè)績

清晰的組織結(jié)構(gòu)圖，

客戶服務(wù)流程，企業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，投訴渠道，處理流程

研發(fā)隊(duì)伍的實(shí)力，歷史榮譽(yù)，開發(fā)的項(xiàng)目介紹，實(shí)驗(yàn)室的參觀，負(fù)責(zé)人的資力介紹，榮譽(yù)證書，各種認(rèn)證

4事先準(zhǔn)備好接機(jī)牌，公司大廳接待牌，打掃公司接待談判室，樣品卡的準(zhǔn)備，客人感興趣的其他產(chǎn)品的準(zhǔn)備。

5咖啡茶及一些小食品糖果的準(zhǔn)備。

6客人小禮物及樣品的準(zhǔn)備。

7．提前確定與外商談判的三個方案，最佳方案，折中方案和妥協(xié)方案；準(zhǔn)備好為達(dá)到上述三個方案的策略和手段。注意：有時候需要打印接待通知，下發(fā)給相關(guān)部門或工廠！8對附近娛樂設(shè)施及購物休閑設(shè)施要了解。六接機(jī)和酒店安排1、確認(rèn)時間，確認(rèn)酒店，拿接待牌并提示客人，在機(jī)場迎接；車上和客戶所聊話題可以是輕松愉快的，比如訊問客戶旅途狀況，簡潔城市特色或者文化特點(diǎn)等（STEPSIX）2如果沒有實(shí)現(xiàn)商量好，可以在車上問客人的行程打算，然后再具體定，一般是先把客人送到你預(yù)定的的酒店，有時候是客人自己預(yù)定。和客戶敲定酒店星級,房間(一人一間,還是shareroom,樓層,吸煙區(qū)和非吸煙區(qū)等等細(xì)節(jié),酒店挑選上要注意,很多酒店號稱5星,結(jié)果連3星的水平都沒有,然后就近安排(距離工廠近的地方或者距離機(jī)場近的酒店),安排妥當(dāng)以后,告知客戶具體飯店地址電話.一般是先接送至酒店后,將訪問時行程和工廠資料等文件交給客戶,敲定第二天參觀訪問事項(xiàng),也有客戶直接先去工廠參觀,務(wù)必提前讓工廠準(zhǔn)備.（STEPSEVEN）3、如果是客人先休息，那離開前先確定去酒店接客戶來公司的時間；有時候客人直接去參觀。（STEPEIGHT）注意：與外商協(xié)商確定談判的日程安排，對各個時間段的銜接要精確和細(xì)致，如在哪個酒樓吃飯，吃什么菜等等。一般的外商對午餐很隨便，一份盒飯也可以！七安排參觀和談判1第二天準(zhǔn)時至酒店接客戶(不同國家的客戶對時間的觀念會有不同,我方一般提早10分鐘在酒店大堂等候。（STEPNINE）2接到工廠或者辦公室之后,根據(jù)行程表進(jìn)行參觀訪問和會談,安排專人記錄會議內(nèi)容,如果第一次接觸,應(yīng)安排多媒體會議室,雙方可以用投影幻燈對各自的企業(yè)進(jìn)行介紹。（STEPTEN）3談判

談判技能主要是練出來的，不是學(xué)習(xí)或者理論可以造就的。你需要多與人交流，包括多去一些市場進(jìn)行買賣訓(xùn)練，甚至討價還價的訓(xùn)練。談判的基礎(chǔ)上互信互利，要保證自己的盈利基礎(chǔ)上想辦法為客戶盈利是很重要的。談判的順序，參觀公司工廠的順序，陪同人員的級別，產(chǎn)品介紹的專業(yè)性和正確性，務(wù)必給客人留下專業(yè)的好印象，切忌不能一問三不知，當(dāng)然這些都來源于平時工作經(jīng)驗(yàn)的積累和學(xué)習(xí)。（STEPELEVEN）

4，一定要隨身帶著筆記本隨時記錄客戶的要求，詢問的款式，以便在郵件回訪時有針對性。讓所有客人了解自己公司的操作方式，能使客人更傾向于合作，對于敏感問題保持沉默，矜持的習(xí)慣應(yīng)該避免。更不要對客人撒謊，自己是工廠，自己制造產(chǎn)品?？腿说囊恍┰u估方式關(guān)鍵是在于如何和你合作，你如何和他互動操作等，你的產(chǎn)品質(zhì)量競爭優(yōu)勢和你交貨期穩(wěn)定性等。

5聊天，這很重要，幾句話就打消他的矜持。講的內(nèi)容可以是匯率，建設(shè)，基金，家庭，房價，收入等成人問題。通過這些對對方性格充分了解，然后在談生意時在有分歧的地方進(jìn)行具體交流。

6打印談判報(bào)價單或合同給客人。（STEPTWELVE）

7客人走時要送到門口，當(dāng)然最好是送到電梯口，等客人上了電梯，道了再見，電梯門關(guān)上后再回到辦公室。實(shí)際操作中直接去一起吃飯了！（STEPTHIRTEEN）

八餐飲安排

1訪問洽談結(jié)束，仍有時間，可以征詢外商意見，并主動提出宴請。宴請時，人越少越好。如果你英語很好，則無妨；英語不大好的，盡量避免什么特色菜---這類菜往往很詭異，而且頗費(fèi)時間，等待的冷場尷尬局面，會讓宴會成為一種折磨，無論對你或?qū)ν馍獭?/p>

2總之，以“大家一起做生意”的平常心態(tài)，而不是“接待貴賓”的夸張方式，去接待你的第一個到訪外商，事情會更好辦。

3.客人來到公司的時候，我們帶他到會議室或者展廳里面就座的時候，不妨詢問下：CanIbringyousomethingtodrink(您想喝點(diǎn)什么）或者簡單點(diǎn)：coffeeortea（咖啡還是茶）

如果是水的話，瓶裝的礦泉水是最好的。（老外們崇尚健康比我們厲害的多）

2.會議室里與其放水果，不如放點(diǎn)小糖果（薄荷糖或者咖啡糖，小巧包裝的巧克力也不錯）。我所接觸到的外國人，基本上沒有不喜歡甜食的。在中國的飲食不習(xí)慣也導(dǎo)致他們比較容易有饑餓感。個時候。小糖果就起了大作用了。

3.如果他們來到的時間是下午點(diǎn)，那么沒有什么比做工精致的小蛋糕更好了舉個例。4餐廳的選擇：不一定豪華，但是一定要看起來干凈。因?yàn)橥獬龉ぷ鳎眢w非常重要。要是因?yàn)槔亲痈刹涣嘶?，他們的中國之行就虧大了?.菜式的選擇：之前一定要問：Doyouhaveanythingthatyoudon'teat(有沒有什么你是不吃的）這個問題其實(shí)是很關(guān)鍵的。老外的體質(zhì)跟中國人有很大的不同。他們對很多東西都會過敏。6.吃飯的餐具：大城市大餐廳一般都有刀叉，但是如果你是個小地方，不妨請外國客戶吃飯的時候提前幫他們準(zhǔn)備套刀叉帶著。因?yàn)樽屗麄兪褂每曜铀麄儠悬c(diǎn)難堪。尤其是第一次使用筷子，如果弄臟了衣服對于商務(wù)出行人士是非常麻煩的一件事情。7.上菜：上菜前要提醒下服務(wù)員，雞一定一定一定要去頭去腳再端上來。魚也盡量不要點(diǎn)魚頭之類的菜。（也別點(diǎn)什么吃活魚活蝦）對于他們來說，看見腦袋在盤子里面是非?？植赖氖虑?。狗啊貓啊蛇啊一般不要點(diǎn)。也不要和他們說我們吃這些。要不他們家里在家里寶貝孩子一樣的狗，看到咱們吃狗肉，心里別扭。琉璃寶寶就干過這樣的笨蛋事情：對方是個美籍韓國女人。吃飯的時候討論到吃狗貓的問題，我以為她是韓國人（他們吃狗肉是傳統(tǒng)）應(yīng)該不忌諱這個，誰知道她聽了臉色都變了，跑去一邊眼淚汪汪的干嘔起來。7.夾菜：由于公筷的使用也不是很普遍。上菜的時候大家先別動筷子，讓服務(wù)員先用公共的筷子把菜撥到外國客人的盤子里。（當(dāng)然事先要詢問：doyouwanttotrythis)然后大家再一起吃。8.甜點(diǎn)：如果有甜食，放到最后上就最合適了。沒有的話，水果盤