《公司檔案管理制度細則》

《公司檔案管理制度細則》《公司檔案管理制度細則》《公司檔案管理制度細則》xxx公司《公司檔案管理制度細則》文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設(shè)計，管理制度《公司檔案管理制度細則》為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實際情況，制定本細則。一、總則（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項經(jīng)營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負責(zé)，統(tǒng)一管理。（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé)（一）公司檔案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管?；韭氊?zé)為：1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計劃等。2、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。3、負責(zé)對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。（二）各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：1、認真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2、根據(jù)本公司各部門歸檔范圍負責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。三、檔案接收與整理(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據(jù)各部門的職責(zé)不同，主要有以下幾個方面：1、行政部：A、公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營計劃、管理決策等；B、與總部及其他單位往來發(fā)文；C、行政管理方面，包括：1）辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等；2）日常管理方面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計師排單，公司會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報告、請示批復(fù)的記錄等；2、人資部：人事方面的勞動合同、各項協(xié)議、員工獎懲、晉升、培訓(xùn)、入職手續(xù)、員工資料等。3、企劃部：A、公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；B、媒體合作通路的正常詢價報價、合作協(xié)議合同；C、年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費用預(yù)算、決算等；D、市場調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。4、倉管部：倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管等內(nèi)容。5、客服部：主要包括客戶檔案、工程保修、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務(wù)記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調(diào)查記錄。6、裝備部、工藝部、數(shù)字部：主要包括效果圖、施工圖、項目報價表、工程施工合同及附件、設(shè)計師談單記錄表、部門會議紀要、車間上工排班表、原材料及成品登記表、日常工作日志、新產(chǎn)品研發(fā)數(shù)據(jù)等。其中數(shù)字部機房重要文件備份、集成軟件開發(fā)源代碼等。7、財務(wù)部：主要包括財務(wù)管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費用申請等8、市場部：有關(guān)營銷促銷活動方案、客戶資料、市場調(diào)研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時應(yīng)及時通知總經(jīng)理辦公室，以便檔案管理及時作出調(diào)整。各部門應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實物文件。（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：文件類型保管期限一級秘密文件公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽、經(jīng)營計劃、管理決策，與總部及其他單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，財務(wù)報表、賬冊、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等。永久二級重要文件會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報告、請示批復(fù)、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程項目的文件等五年以上三級普通文件員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計師排單，倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等。三年（三）檔案編號方法1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為：行政部：XZ人資部：RZ客服部：KF裝備部：ZB工藝部：GY數(shù)字部：SZ市場部：SC財務(wù)部：CW企劃部：QH倉管部：CG3、工程項目命名。以上七部門（主要是裝備部、工藝部、數(shù)字部、客服部四部門）凡涉及工程項目的檔案材料均以項目名縮寫為大類別，以中國人民抗日戰(zhàn)爭紀念館反法西斯勝利70周年項目為例，其項目大類編號為：201506（日期）-KZG（館方中文縮寫頭字母）-FF70（項目簡稱頭字母）-#（文件編號）。4、非工程項目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜且部門管理統(tǒng)一，對內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規(guī)范標(biāo)識圖形，靠右為公務(wù)編碼，一般制度/規(guī)范性文件均需要編號。無論對內(nèi)對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。以財務(wù)部為例：編制方法：201603-CW01-XXX（2014年6月份財務(wù)報表）其中201601為日期，CW為財務(wù)部編號，01為財務(wù)部制定的代表財務(wù)報表的內(nèi)容（02為財務(wù)憑證等等類推），XXX為其他編號。（四）歸檔方法及要求1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規(guī)律，能夠準確反映公司生產(chǎn)經(jīng)營各項活動的真實內(nèi)容和歷史進程。2、涉及項目工程的，應(yīng)將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項目工程的，先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規(guī)劃計劃，可歸入文件內(nèi)容針對的第一個年度；跨年度的總結(jié)、報告，歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度；統(tǒng)計報表、預(yù)決算歸入針對年度）。3、按要求填寫卷內(nèi)目錄、備考表等表格，擬寫案卷標(biāo)題要求結(jié)構(gòu)完整，一般應(yīng)準確概括卷內(nèi)文件材料主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。4、對破損的文件材料在裝訂的同時應(yīng)進行加邊、修補、或裱糊，對較大的紙張應(yīng)折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。四、歸檔流程（一）歸檔時間。各部門不涉及工程項目的材料，應(yīng)根據(jù)材料性質(zhì)不同進行整理。凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、市場部及裝備部、工藝部、數(shù)字部、客服部日常管理的材料），應(yīng)在每月底之前首先整理歸檔；凡材料按季度或年度整理的，應(yīng)在下一季度或下一年度一周內(nèi)首先進行歸檔。歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。各部門涉及項目工程的材料，應(yīng)在工程全部竣工后一周內(nèi)進行首先歸檔，各部門首先歸檔后應(yīng)將同一項目的歸檔材料統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室，歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。（二）檔案移交。各部門不涉及項目工程的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后移交總經(jīng)理辦公室；涉及項目工程的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統(tǒng)一交客服部整理，客服部應(yīng)在收到各部門材料后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后將檔案材料移交總經(jīng)理辦公室。檔案經(jīng)總經(jīng)理辦公室主管人員驗收合格后，填寫《檔案移交清單》，雙方履行簽字手續(xù)，辦理移交。根據(jù)公司目前的經(jīng)營狀況及要求，財務(wù)檔案由財務(wù)部按照本實施細則自行妥善保管，暫時不移交檔案室。五、檔案保管與統(tǒng)計（一）公司設(shè)置專用檔案庫，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設(shè)施。定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修補、復(fù)制或其他技術(shù)處理。（二）建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。及時、準確填寫各種檔案工作情況統(tǒng)計年報。六、檔案借閱管理（一）總經(jīng)理辦公室根據(jù)工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動開展檔案利用工作。（二）建立檔案借閱及保密制度，根據(jù)檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。1、借閱資料為普通文件的，借閱時間不超過一周，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及總經(jīng)理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。2、借閱資料為重要文件的，借閱時間不超過三個工作日，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及總經(jīng)理辦公室主管人員簽字審批后方可借閱。3、借閱資料為秘密文件的，借閱時間不得超過一個工作日，原則上不得帶出總經(jīng)理辦公室。借閱秘密文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管、總經(jīng)理辦公室主管人員及總經(jīng)理簽字審批后方可借閱。（三）借閱檔案人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全。不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點、畫線、涂改，未經(jīng)批準不得復(fù)印檔案。（四）調(diào)閱重要及秘密檔案只可在總經(jīng)理辦公室調(diào)閱復(fù)印件或者掃描件。借閱人員必須嚴格保密，不得泄漏資料內(nèi)容，不得遺失。借閱后需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知總經(jīng)理辦公室主管人員，并另行辦理借閱手續(xù)。七、檔案鑒定、移交、銷毀（一）根據(jù)不同檔案材料的分級及保管期限，結(jié)合實際情況，總經(jīng)理辦公室統(tǒng)計檔案庫內(nèi)各檔案的情況表。（二）定期對于已到期的檔案進行鑒定，鑒定工作在總經(jīng)理或總經(jīng)理助理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和主持下，由總經(jīng)理辦公室和與所鑒定檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，具體負責(zé)檔案的鑒定工作。（三）凡經(jīng)鑒定小組確認已失去保存價值的檔案，應(yīng)登記造冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場負責(zé)銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊由總經(jīng)理辦公室永久保存。八、檔案保密（一）總經(jīng)理辦公室主管人員及各部門兼職檔案員應(yīng)在安全的環(huán)境下進行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準隨意堆放，以免造成丟