會議室預(yù)定預(yù)約管理系統(tǒng)方案

會議預(yù)約管理系統(tǒng)Meeting系統(tǒng)方案常州華夏杰誠信息科技2013-6-23目錄一、系統(tǒng)概述 31.1什么是會議預(yù)約管理 31.2會議管理趨勢 3二、系統(tǒng)功能 32.1功能特點 32.2系統(tǒng)優(yōu)勢 32.3系統(tǒng)界面 3三、系統(tǒng)部署 33.1安裝示意圖 33.2安裝實景圖 3四、會議顯示 3五、應(yīng)用行業(yè) 35.1教育行業(yè) 35.2法律行業(yè) 35.3醫(yī)療保健 35.4企業(yè) 3一、系統(tǒng)概述為符合現(xiàn)代信息化的考慮，在辦公樓的底樓進(jìn)出大廳設(shè)置一套多媒體信息顯示公告系統(tǒng)，用于顯示每個會議室的使用情況和正在召開會議的主題。每個會議室外面的走廊區(qū)域設(shè)置一套多媒體信息顯示公告系統(tǒng)，用于顯示該會議的會議內(nèi)容，參與人員等信息。會議休息區(qū)設(shè)置一套多媒體信息顯示公告系統(tǒng)，用于顯示各會議室的使用情況和各種及時資訊等。該系統(tǒng)可以顯示各種集團(tuán)內(nèi)和公共的通知/通告，各種社會公共信息（如天氣預(yù)報、新聞等公共信息）、會議通知、會議排列情況、會議室使用情況及會議主題等信息。同時還可以以圖片、視頻、Flash等形式顯示各種其它信息。1.1什么是會議預(yù)約管理會議預(yù)約管理線下型管理：這種會議管理方式比較集中在一些還沒有進(jìn)行信息化改造的企業(yè)，會議安排全部依賴人工的上傳下達(dá)，還需要協(xié)調(diào)其他部門，對會議資源的使用進(jìn)行安排沒有一套有效的對人、時間、資源、過程的可以記錄管理。線上型管理：

這種會議管理方式比較集中在一些大型企事業(yè)或500強(qiáng)企業(yè)，已經(jīng)有比較完善的辦公流程和辦公軟件的支撐，常用的軟件有LOUTS,OUTLOOK等，也有一些OA或ERP中集成這類應(yīng)用。這種會議管理方式對會議成員、資源、時間等做了充分的協(xié)調(diào)，是比較先進(jìn)的會議管理方式。會議室管理粗放型管理這類管理方式對會議室和參與人員的使用不做嚴(yán)格的限制，可以隨意在某個會議室召開會議，會議的召集和會議資源（投影設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、茶水服務(wù)、清潔服務(wù)）有召集人用傳統(tǒng)的通知或人工通知方式傳達(dá)。這種方式在會議的協(xié)調(diào)性比較差，如果需要輔助工作配合，在安排這些工作的上傳下達(dá)所浪費的時間很多，不利于辦公效率的提高。人工型管理這類管理方式采用由專門的部門或人對會議室的進(jìn)行安排，所有會議的召集和訪客的管理，相關(guān)的會議資源也有此人進(jìn)行協(xié)調(diào)。這種方式雖然只有一個人或一個部門統(tǒng)一管理，但對整個工作流程來說，有依可尋，從而提高了會議室的管理效率，缺點是對于工作的“痕跡”管理來說，還停留在人工記錄或簡單的電子表格記錄。1.2會議管理趨勢二、系統(tǒng)功能為降低使用會議室所需的人力成本、提高召開會議的效率、提供系統(tǒng)化的會議過程管理，特研發(fā)了這套“會議預(yù)約管理系統(tǒng)”。該系統(tǒng)簡化了會議室管理，靈活調(diào)度手段可以及時進(jìn)行會議室預(yù)定，并且可以郵件或短信通知與會者確認(rèn)。所有用戶無需安裝和配置，因為系統(tǒng)就是基于B/S架構(gòu)，直接通過瀏覽器使用。2.1功能特點可對操作員進(jìn)行增加、刪除、修改操作，可以靈活設(shè)定操作員的管理權(quán)限?？勺远x會議室名稱，并進(jìn)行增加、刪除和修改操作。可以設(shè)定會議室的使用時段?？梢栽O(shè)定會議室的使用權(quán)限，讓只有擁有權(quán)限的用戶才可以預(yù)定這個會議室的會議?？蓪ζ髽I(yè)的工作部門進(jìn)行增加、刪除和修改操作,企業(yè)內(nèi)部各部門按樹狀列表顯示?？蓪ζ髽I(yè)員工進(jìn)行增加、刪除、修改操作。可以直接創(chuàng)建企業(yè)員工的系統(tǒng)賬戶?？梢圆樵兤髽I(yè)內(nèi)所有員工的聯(lián)系信息。操作員可以創(chuàng)建、撤銷、恢復(fù)會議預(yù)定。系統(tǒng)管理員可以操作所有會議記錄?？梢栽谌諝v上拖放創(chuàng)建會議，可以創(chuàng)建周循環(huán)會議和月循環(huán)會議?？梢圆樵儠h室的預(yù)定信息、并以日歷的方式直觀展示出來?？梢詤R總本周或本月內(nèi)，關(guān)于個人用戶參加的會議和預(yù)定記錄。系統(tǒng)支持通過E-mail、短信等方式，對參會人員進(jìn)行會議信息通知及提醒的功能。可以統(tǒng)計會議室的無效會議占用，會議的召開效率、會議室的使用率等?？蓪ο到y(tǒng)操作日志進(jìn)行管理，查詢所選時間段內(nèi)的操作日志；記錄系統(tǒng)服務(wù)的操作日志，會議狀態(tài)、預(yù)約狀態(tài)的操作和變化信息等；可實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的備份，可修改用戶登陸密碼。會議室顯示屏可以顯示當(dāng)前會議室的會議內(nèi)容，也可以顯示所有會議室的會議信息。當(dāng)沒有會議召開時可以顯示其他內(nèi)容，如：天氣預(yù)報、多媒體視頻、新聞資訊等。會議顯示屏版面可以自定義，實現(xiàn)中英文顯示；可以發(fā)送通知到會議屏上；可以遠(yuǎn)程開關(guān)會議顯示屏，可以遠(yuǎn)程監(jiān)控會議顯示屏。2.2系統(tǒng)優(yōu)勢會議進(jìn)程免打擾會議安排無紙化會議信息電子化會議記錄數(shù)據(jù)化使用狀況對比化會議進(jìn)程可視化操作使用圖形化會議預(yù)約異地化2.3系統(tǒng)界面三、系統(tǒng)部署會議室門口、咖啡廳、大堂等地安裝一臺顯示器和播放器，播放器和顯示器之間用VGA線連接，播放器網(wǎng)口插入網(wǎng)線設(shè)置好IP地址連入服務(wù)器。會議系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，安裝在服務(wù)器里，網(wǎng)內(nèi)的用戶通過自己的賬號進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行會議預(yù)約。所有的會議預(yù)約信息由播放器準(zhǔn)時在屏幕上顯示。顯示的內(nèi)容樣式可以自定義。因為采用了B/S架構(gòu)，服務(wù)器可通過企業(yè)內(nèi)的核心交換機(jī)接入互聯(lián)網(wǎng)，用戶可以隨時隨地的進(jìn)行會議預(yù)約操作。3.1安裝示意圖3.2安裝實景圖四、會議顯示五、應(yīng)用行業(yè)5.1教育行業(yè)利用會議預(yù)約管理系統(tǒng)安排會議和活動，簡化調(diào)度和協(xié)調(diào)非教育活動策劃，每個事件管理所需的所有設(shè)備和資源，以及用戶之間共享調(diào)度信息化解決方案。5.2法律行業(yè)明了的資源調(diào)度室是律師事務(wù)所必不可少的。使用會議預(yù)約管理系統(tǒng)安排客戶會議，證言，視頻會議等，并確保A