總裁辦職能、工作流程、操作規(guī)范匯編

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔總裁辦職能、工作流程、操作規(guī)范匯編目錄：1、總裁辦職能、工作流程、操作規(guī)范匯編2、采購部體系建設(shè)(組織架構(gòu)、工作流程、細(xì)則、制度、第一部分總裁辦職能印信管理職能法人印鑒、合同印鑒、相關(guān)部門印鑒的制作、登記、備案2、法人印鑒、合同印鑒的保管3、開具企業(yè)對外證明4、用印登記辦公行政管理職能會務(wù)管理包括：總裁辦公、中心辦公會和專項會議1、助總裁做好會議議題的確定工作相關(guān)會議材料的準(zhǔn)備會議日程的安排編發(fā)會議紀(jì)要會后督辦工作（二）檔案管理收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計公司經(jīng)營活動中形成的重要文件、重要歷史資料。包括：合同文本、文件匯編、會議紀(jì)要、統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析、科技成果檔案匯編、單位發(fā)展史志等；檔案的借閱登記（三）接待工作根據(jù)總裁、副總裁的要求做好公司外來人員的接待和服務(wù)工作。(四)公司用期刊、報紙的訂閱于每年底負(fù)責(zé)征訂公司用各級各類期刊；文書管理職能負(fù)責(zé)總裁、副總裁所需文書的起草，成文歸口公司內(nèi)部管理制度的發(fā)文、印制工作法律事務(wù)管理職能公司證照的申辦合同條款的準(zhǔn)備和審查協(xié)助公司法律顧問處理相關(guān)法律事務(wù)企業(yè)文化的建立公司企業(yè)文化的總結(jié)、歸納內(nèi)部期刊的編輯出版項目申報管理根據(jù)公司的運營需要和公司總裁的要求，完成具體項目的申報、評審、認(rèn)證工作；相關(guān)項目材料的組織、編寫及其相關(guān)的聯(lián)絡(luò)工作。日常辦公事務(wù)協(xié)助總裁、副總裁安排工作日程；做好各部門的協(xié)調(diào)工作；及時準(zhǔn)確地收集、整理與公司業(yè)務(wù)發(fā)展相關(guān)的政策訊息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)；根據(jù)總裁、副總裁的要求對各部門工作進行督促、檢查和推動；完成總裁、副總裁交辦的其他工作。第二部分總裁辦工作流程及操作規(guī)范一印信制作流程和操作規(guī)范：印信制作流程部門部門總裁總裁辦制印總裁辦印鑒存檔表eq\o\ac(○,2)制印申請表eq\o\ac(○,1)◆印信制作操作規(guī)范：1、申請：部門需制印時，到總裁辦提出申請，填制印申請表；2、報批：總裁辦將制印申請表提交主管總裁批示；公司法人印鑒與合同專用印鑒的更新、制印由總裁辦直接報總裁批示；3、批復(fù)：總裁辦根據(jù)主管總裁的批示制印或不制印；登記存檔：登記印鑒留存單位、保管人員；存檔印鑒存檔表及制印申請表。用印部門或個人總裁辦鑒用印部門或個人總裁辦鑒印總裁或部門經(jīng)理簽字確認(rèn)用印登記表eq\o\ac(○,3)◆用印操作規(guī)范用印部門或個人到總裁辦填寫用印登記表提出用印申請；用印人在用印申請上注明用印事由后，呈報主管總裁或部門經(jīng)理簽字確認(rèn)；印鑒保管人根據(jù)簽字決定是否用印，并在用印登記表上留存鑒印。二會議管理流程及操作規(guī)范◆會議管理工作流程A:總裁辦公會及中心辦公會工作流程會議材料準(zhǔn)備會議材料準(zhǔn)備議程表eq\o\ac(○,4)總裁部門1部門2部門n召開會議篩選議題會議主管秘書總裁總裁辦待議議題申請表eq\o\ac(○,5)編制會議紀(jì)要會務(wù)主管秘書確定會議議程會議通知會議通知總裁辦公會及中心辦公會操作規(guī)范：在總裁辦公會和中心辦公會召開前，會議主管秘書根據(jù)授權(quán)到各部門主動收集議題內(nèi)容；各部門將需議事項填入公司局域網(wǎng)內(nèi)的待議議題申請表內(nèi)，同時準(zhǔn)備會議材料；會議主管秘書協(xié)助總裁篩選確定議題，并確定相關(guān)部門會議材料的準(zhǔn)備情況，填制會議議程表；嚴(yán)格按照會議議程的安排召開會議；總裁辦公會需編制會議紀(jì)要，中心辦公會根據(jù)需要可編制會議簡報；總裁辦根據(jù)授權(quán)對所決議事項進行督查，并將督查結(jié)果及時反饋給總裁或副總裁。部門1總裁部門1總裁會議材料準(zhǔn)備召開會議部門2總裁辦會議材料準(zhǔn)備召開會議部門2總裁辦部門部門n議程表eq\o\ac(議程表eq\o\ac(○,4)編制會議紀(jì)要總裁辦編制會議紀(jì)要總裁辦專項會議操作規(guī)范：根據(jù)總裁的授意確定議題相關(guān)部門、議題責(zé)任人、并收集待議議題材料；相關(guān)部門準(zhǔn)備會議材料；主管秘書確定會議時間，填制會議議程表；嚴(yán)格按照會議安排進行會議；編制會議紀(jì)要；就會議決定事項進行必要的督辦；將督辦結(jié)果反饋給總裁輔助決策。三刊訂閱流程及操作規(guī)范◆公用期刊定閱流程：定閱主管總裁各部門總裁辦定閱主管總裁各部門總裁辦◆期刊定閱操作規(guī)范1、訂購時間：上半年下半年2、訂購手續(xù)：不論單位和個人，均需先到前臺查閱報刊目錄，再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交總裁辦主管秘書核對算價，確認(rèn)無誤后，當(dāng)面繳款開票。3、公費訂購報刊由總裁辦主管秘書根據(jù)主管副總裁的批示持訂單到財務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外，尚須填寫報刊分發(fā)清單，詳細(xì)寫明各種報刊分發(fā)到哪些領(lǐng)導(dǎo)。四文書管理工作流程及操作規(guī)范◆文書管理工作流程：總裁辦相關(guān)部門總裁辦相關(guān)部門總裁總裁辦條文總裁條文存檔備案討論或辯論試行修正或廢止 ◆文書管理工作操作規(guī)范：調(diào)研和收集各部門工作信息，同時將調(diào)研結(jié)果和立案建議上報總裁；根據(jù)總裁的授意擬寫相關(guān)條文或由相關(guān)部門進行草擬，總裁辦協(xié)助進行把關(guān)審核；會同相關(guān)部門對條文實行后可能出現(xiàn)的正面或負(fù)面效果進行討論，并進行必要修正；在條文的試行階段匯總總結(jié)出所反映的問題，并將整理后的結(jié)果報總裁核批；總裁簽字確認(rèn)同意頒發(fā)的公文；將正式下發(fā)的條文存檔備案；對下發(fā)公文的執(zhí)行情況進行督查，并將督查結(jié)果及時準(zhǔn)確地反饋給總裁；條文頒布后，根據(jù)工作情況的變化提出修正或廢止案。第三部分中教育星辦公管理制度一中教育星印信管理制度第一條印信的種類(一)印鑒：公司向主管機關(guān)登記的公司印章或指定業(yè)務(wù)專用的公司印章。(二)職章：刻有公司董事長或總裁職銜的印章。(三)部門章：刻有公司部門名稱的印章。其不對外單位的部門章可加注"對內(nèi)專用"。(四)職銜簽字章：刻有總裁及總裁職銜及簽名的印信。第二條印信的使用規(guī)定(一)對公司經(jīng)營權(quán)有重大關(guān)連、涉及政策性問題或以公司名義對政府行政、稅務(wù)、金融等機構(gòu)以公司名義的行文，蓋總裁職章和公司法人章。(二)以公司名義對國營機關(guān)團體、公司核發(fā)的證明文件、合同文本，及各類規(guī)章典范的核決等由總裁署名，蓋總裁職銜章和公司法人章或合同專用章。(三)以部門名義于授權(quán)范圍內(nèi)對廠商、客戶的合同文本及內(nèi)部規(guī)章典范的核決行文由部門總經(jīng)理署名者，蓋總經(jīng)理職銜簽字章。(四)各部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)及對于民營事業(yè)、民間機構(gòu)、個人的行文以及收發(fā)文件時，蓋部門章。第三條印信的監(jiān)印(一)總裁職章及特定業(yè)務(wù)專用章由總裁核定本公司的監(jiān)印人員。(二)合同專用章得由總裁核定本公司的監(jiān)印人員。(三)部門經(jīng)理職銜簽字章及部門章得由部門經(jīng)理指定監(jiān)印人員,并報總裁辦備案。第四條印信蓋用(一)文件需用印時，應(yīng)先填寫"用印登記表單"(附表3)，經(jīng)相關(guān)主管人員核準(zhǔn)后，連同經(jīng)審核的文件文稿等交監(jiān)印人用印。(二)監(jiān)印人除于文件、文稿上用印外，并應(yīng)于"用印登記表"上加蓋使用的印信存檔。(三)公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其他特殊情況確需開具時，必須經(jīng)主管副總裁簽字批示后方可開出，持空白介紹信外出工作回來后必須向公司匯報其介紹信的用途，并進行登記簽字確認(rèn)，未使用的必須交回。第五條各種印信由監(jiān)印人負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用情事，由監(jiān)印人全權(quán)負(fù)責(zé)。第六條監(jiān)印人對未經(jīng)判行文件，不得擅自用印，違者受處。第七條印信遺失時除立即向上級報備外，并應(yīng)依法公告作廢。第八條本辦法經(jīng)呈總裁核準(zhǔn)后施行，修改時亦同。二會議室管理辦法公司現(xiàn)有大、小會議室兩間，為合理安排公司會議室的使用，減少各部門間使用的時間沖突，現(xiàn)制定如下管理辦法：1、各部門或個人因工作需要需使用公司會議室時，應(yīng)提前一天到“總裁辦”辦理會議室使用登記手續(xù)（見附表9）。臨時決定使用的，也需到總裁辦提出申請，由總裁辦主管秘書協(xié)調(diào)解決；2、“總裁辦”根據(jù)各部門登記的會議室使用時間、先后順序、與會人員數(shù)量等情況合理安排會議室使用的先后次序。并及時將安排結(jié)果通知相關(guān)部門或個人。4、公司領(lǐng)導(dǎo)因重要工作需臨時使用會議室時，根據(jù)情況的緊急程度主管秘書可優(yōu)先安排使用，并及時通知相關(guān)部門調(diào)整會議室使用時間；5、凡未辦理使用登記申請的部門或個人，無權(quán)使用會議室；6、本辦法自公布之日起開始施行，望各部門認(rèn)真遵照執(zhí)行。三中教育星會議管理辦法經(jīng)研究決定，現(xiàn)制定中教育星會議管理辦法如下：1、會議形式總裁辦公會：由公司總裁主持召開的協(xié)調(diào)工作部署會中心辦公會：各管理中心主管副總裁主持召開的工作協(xié)調(diào)部署會專項工作會：根據(jù)工作需要召開的專題會議（機動）部門例會：各部門的工作總結(jié)、計劃會2、會議召開時間總裁辦公會：每半個月召開一次，時間為月初、月中的第一個星期一上午11：00—12：00中心辦公會：每周召開一次，時間為每周五下午16：30－17：30；專項工作會：根據(jù)工作需要機動安排會議時間部門例會：每周召開一次，時間為每周五上午。具體時間由各部門根據(jù)工作需要確定3、參會要求根據(jù)會議主題認(rèn)真準(zhǔn)備會議材料，不可取用不正確的材料；嚴(yán)格遵守會議開始時間，不得無故遲到；因工作需要不能準(zhǔn)時到會的，應(yīng)在會議開始前告知主管秘書；嚴(yán)格按照確定的發(fā)言時間進行陳述。（原則上以3分鐘為限）；嚴(yán)禁發(fā)言內(nèi)容偏離會議主題；不可打斷他人的發(fā)言；無特殊理由不得中途離席；四檔案管理制度文件的歸檔范圍：1.凡下列文件統(tǒng)一由總裁辦負(fù)責(zé)歸檔：(1)上級機關(guān)來文，包括上級對公司報告、申請的批復(fù)；(2)以公司名義對外發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表、項目方案、合同、協(xié)議、委任書等；(3)董事會會議、總裁辦公會、專項會議、公司管理委員會、中層干部會以及各種專項例會記錄；(6)參加上級召開的各種會議帶回的重要文件、資料及本公司在會上匯報的發(fā)言材料等；(7)上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料；(8)反映本公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；(9)公司日志和大事記；(10)公司向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。2.各業(yè)務(wù)部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。第二條立卷要求1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向總裁辦主管秘書移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。第三條檔案文件的借閱1、各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人在文書檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)，并經(jīng)總裁辦公室主任同意后方可借閱；對有密級的文件需經(jīng)主管副總裁及總裁辦主任同意后方可借閱。2、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，重要文件就地閱看，按時歸還。任何人不得將重要文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。3、各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。第四條對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，檔案管理人員應(yīng)定期清理造冊，并按公司有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)主管總裁批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)總裁辦公室主任同意后方可銷毀。第五條經(jīng)審核同意銷毀的文件，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，并應(yīng)由總裁辦公室主任監(jiān)督銷毀。五中教育星文書管理制度(一)總則第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司的實際情況，特制訂本制度。

第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。第三條公司各類文件由總裁辦公室歸口管理。(二)收文的管理第四條公文的簽收1.凡來公司的公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由前臺文秘登記簽收，并在文件簽收登記表上登記（見附表：8）(直送總裁辦公室的機要文件除外)后交總裁辦主管秘書拆封。在簽收和拆封時，前臺文秘和主管秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。第五條文件的傳閱與催辦。1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交還總裁辦，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"的總裁辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。4.文件閱完后，應(yīng)送總裁辦主管秘書處，切忌橫傳。5.總裁辦公室秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得總裁辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。(三)發(fā)文的管理第八條發(fā)文的規(guī)定1.公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中在總裁辦公室，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2.各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文的應(yīng)向總裁辦提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交總裁辦審核。總裁辦同意發(fā)文，則按公司機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以中教育星×字發(fā)文。3.對公司影響較大，涉及兩個以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由公司董事長和公司總裁批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主管副總裁批準(zhǔn)簽發(fā)。第九條發(fā)文的范圍：1.凡是以總裁辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。2.總裁辦公室下發(fā)文件主要用于：(1)公布公司規(guī)章制度；(3)公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項；(4)公布公司的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、生活福利等工作的決定；(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；(6)其他有關(guān)全公司的重大事項；3.總裁辦上行文、外發(fā)文主要用于：(1)對董事會呈報工作計劃、請示報告、處理決定；(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。4.在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用總裁辦發(fā)文。5.凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。6.各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用部門的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)不用公司名義發(fā)文。(四)發(fā)文程序與要求第十條發(fā)文程序規(guī)定：1.各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先向總裁辦提出申請；2.總裁辦同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)公司的主體工作精神及上級指示或?qū)嶋H工作需要草擬文件初稿；3.草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級；5.總裁辦應(yīng)根據(jù)公司的要求和上級有關(guān)指示精神、有關(guān)文件的規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；6.經(jīng)審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))；7.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；8.文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送主管領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交總裁辦主管秘書統(tǒng)一編號打印；11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；12.文件打字后，由總裁辦派專人按數(shù)印刷，再由主管秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。13、總裁辦秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。附：中教育星軟件股份有限公司行文規(guī)范發(fā)文種類中教育星字［2001］**號：中教育星字文件是公司對內(nèi)制定制度、管理辦法，對外發(fā)布公司重要決議、決定、規(guī)章制度等時使用；中教育星辦字［2001］**號：總裁辦發(fā)布文件時使用中教育星人字［2001］**號：公司決定公司內(nèi)部經(jīng)理級以上人員及各分公司總經(jīng)理人事任免時使用中教育星行字［2001］**號：行政部發(fā)布文件時使用中教育星財字［2001］**號：財務(wù)部發(fā)布文件時使用中教育星便字［2001］**號公司對外商洽工作、對內(nèi)進行調(diào)整時使用函：公司對外商洽工作，詢問和答復(fù)問題時使用通知：通知文件是對總公司內(nèi)部、各分公司及代理商非制度、決定、決議類文件時使用。例如：放假通知、代理會通知等。10、請示：各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)或上一級單位請示指示時使用。11、各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問時使用。12、通報：公司對重要事宜發(fā)布通告時使用13、紀(jì)要：記錄公司各種會議時使用14、合同：公司對外簽訂各種合同時使用文件格式：文件一律采用A4紙。文件標(biāo)題使用宋體2號字，文件正文使用宋體4號字。發(fā)文字號包括中教育星x字，年份［xxxx］,序號xx。文件標(biāo)題應(yīng)簡要概括文件內(nèi)容。文件標(biāo)題除規(guī)章制度名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。文件應(yīng)在右下角標(biāo)明x頁號。行文層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為（一），第三層為“1、”，第四層為“（1）”。成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。文件如有附件應(yīng)當(dāng)在正文之后，成文日期之前注明附件順序和名稱。10、某頁文件中沒有具體內(nèi)容時應(yīng)注明“（此頁無正文）”。11、中教育星*字類文件應(yīng)標(biāo)注命主題詞。一份文件的主題詞不得超過6個。12、修改和簽批文件應(yīng)使用鋼筆和簽字筆第四部分附表單樣本中教育星申請日期：申請部門印鑒名號印鑒類型制印用途：部門負(fù)責(zé)人簽字公司總經(jīng)理簽字附表1：制印申請表附表2：印信存檔登記表中教育星填表日期:印鑒留存部門保存人鑒印留存:附表3：用印登記表中教育星年度：用印部門鑒印存檔用印人鑒印人：年月日事由份數(shù)部門經(jīng)理簽字總經(jīng)理簽字用印部門鑒印存檔用印人鑒印人：年月日事由份數(shù)部門經(jīng)理簽字總經(jīng)理簽字用印部門鑒印存檔用印人鑒印人：年月日事由份數(shù)部門經(jīng)理簽字總經(jīng)理簽字用印部門鑒印存檔用印人鑒印人：年月日事由份數(shù)部門經(jīng)理簽字總經(jīng)理簽字附表4：會議議程表中教育星年月日部門負(fù)責(zé)人待議事項陳述時間相關(guān)會議材料提交附表5：待議議題申請表中教育星年月日部門待議事項所提交會議材料摘要附表6：全宗案卷分類索引登記表中教育星年度：編號類別編號類別編號類別編號類別合同原本證書規(guī)章制度科技成果111122223333444455556666777788889999附表7：檔案借閱登記表中教育星年度:2002年度序號檔案名稱及類別借閱人借閱時間用途歸還時間12345678910111213141516171819202122232425262728附表8：文件簽收登記表中教育星序號日期收件類型和名稱送達(dá)部門經(jīng)手人簽字備注123456789101112131415附表9：會議時使用登記表中教育星使用時間會議室類型使用部門與會人數(shù)申請人精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔采購部架構(gòu)圖經(jīng)理：AAA采購主管：BBB采購主管：BBB采購財務(wù)：OO采購助理：采購助理：CCC采購員：EEE采購員：EEE輔料采購員：FFF雜物設(shè)備采購員：DDD原材料共計：7人（含財務(wù)核算）采購部工作職責(zé)綱領(lǐng)1、制定原材料的采購計劃（1）每種原材料選擇2－3家供應(yīng)商。（2）與供應(yīng)商簽訂長年協(xié)議，不管市場怎樣變化，都定期從供應(yīng)商處購貨，讓其感到我們在其眼中重要性和穩(wěn)定性。（3）與供應(yīng)商之間要有信譽度，讓其非常希望和我們合作。（4）在與供應(yīng)商定價前，充分了解市場，能爭則爭，但不能太過苛刻，為以后的合作鋪路。（5）在與各供應(yīng)商合作期間，要抓大放小，互惠互利，合氣生財。2、建立供應(yīng)商管理機制（1）對每個供應(yīng)商所有資料建立詳細(xì)檔案。（2）通過與供應(yīng)商之間的合作，定期對每個供應(yīng)商的貨物品質(zhì)、交貨期限、價格、服務(wù)、信譽等方面進行分析，確定與哪個供應(yīng)合作對我們比較有利，然后評出最佳合作伙伴。（3）多與供應(yīng)商聯(lián)系或定期與供應(yīng)商會面，一來多了解信息，二來增加雙方友誼。（4）建立供應(yīng)商往來明細(xì)帳，分清記帳，做到帳目準(zhǔn)確無誤。3、供應(yīng)商選擇及評估（1）新供應(yīng)商的選擇客戶指定之供應(yīng)商由客戶依據(jù)其本身規(guī)定進行評估，須注明針對某客戶，且不能因此而直接被推存為成其他客戶的供應(yīng)商（2）供應(yīng)商的評估和考核根據(jù)采購部的預(yù)選供應(yīng)商名單及供應(yīng)商評估調(diào)查表，采購部負(fù)責(zé)組織采購人員組成評估小組到預(yù)選供應(yīng)商處進行供應(yīng)商的評估和考核，并將評估和考核的結(jié)果記錄與供應(yīng)商評估調(diào)查中，評估小組根據(jù)質(zhì)量體系和特定的質(zhì)量保證要求和供應(yīng)商調(diào)查表中的項目及內(nèi)容對供應(yīng)商提供的相關(guān)資料和樣品以及供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場和生產(chǎn)能力等進行評估和考核（3）合格供應(yīng)商核準(zhǔn)采購部將供應(yīng)商評估和考核的結(jié)果及資料進行整理后呈報采購經(jīng)理核準(zhǔn)，經(jīng)采購經(jīng)理批準(zhǔn)后的供應(yīng)商被列為合格供應(yīng)商，由采購部助理將其登記合格供應(yīng)商手冊，并將其資料整理建檔，同時將合格供應(yīng)商名單報財務(wù)部。（4）采購過程中產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控依公司對采購產(chǎn)品之質(zhì)量要求，質(zhì)管部應(yīng)對供應(yīng)商所提供的采購產(chǎn)品之質(zhì)量進行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計的結(jié)果和狀況記錄于供應(yīng)商績效監(jiān)控統(tǒng)計表中，對連續(xù)3批檢驗不合格并拒收和退貨的供應(yīng)商，由采購部通知供應(yīng)商整改，并在供應(yīng)商限期改善的時間內(nèi)對其執(zhí)行糾正和預(yù)防措施做效果確認(rèn)。（5）供應(yīng)商定期評估、考核供應(yīng)商定期評分為月評估和年度考核，供應(yīng)商月評估：采購部每月應(yīng)對供應(yīng)商的質(zhì)量、交期、配合度或服務(wù)進行評估（統(tǒng)計時段為上月結(jié)日—本月月結(jié)日）于次月10日前實施供應(yīng)商月評估經(jīng)采購經(jīng)理核準(zhǔn)后提交財務(wù)部，對于月交貨少的供應(yīng)商可以按季度進行評估。4、實施采購計劃（1）加快采購資金周轉(zhuǎn)率（2）提高采購成本降低率（3）提高供貨及時性（4）減小原料供應(yīng)警戒線與差額比率（5）降低運輸成本5、制定帳物管理辦法（1）依據(jù)公司現(xiàn)狀制訂符合公司要求的原材料帳物管理辦法（2）根據(jù)各部門所報計劃制定備品備件帳管理辦法，滿足生產(chǎn)需求6、部門業(yè)務(wù)合作方法（1）與倉庫的合作方法①貨物入廠后，采購員與倉庫人員做好溝通工作，確認(rèn)物品到倉合格后，應(yīng)及時向倉庫人員尋要入庫單。②備品、備件、輔料現(xiàn)金購買后，先到倉庫辦理入庫手續(xù)，再到財務(wù)核對報帳（2）與財務(wù)室的合作辦法：①給原材料供應(yīng)商的付款、購貨用現(xiàn)金采購依采購申請單，由總經(jīng)理簽字，再到財務(wù)室辦理請款。②緊急物資采購由供應(yīng)商開具的票據(jù)核查無誤后，由部門經(jīng)理→總經(jīng)理簽字→財務(wù)經(jīng)理簽字付款。（3）與生產(chǎn)合作方法：各車間所需材料及物資，需填寫物資采購申請單，由車間經(jīng)理簽字并確認(rèn)倉庫有沒有，庫存沒有后交到生產(chǎn)部，在填寫申請單時，要把名稱、規(guī)格、參數(shù)、型號、數(shù)量，哪里用，急不急，車間那個部門都要寫清楚。（4）與營運合作方法：營運開業(yè)店鋪通知后提前準(zhǔn)備開業(yè)物資準(zhǔn)確發(fā)放開業(yè)店鋪。7、統(tǒng)計、分析（1）隨時對庫存進行核查、盤存。（2）定期對市場進行調(diào)查、分析。采購部崗位部署及職責(zé)采購部經(jīng)理：1人執(zhí)行采購戰(zhàn)略，制定并完善采購部門的規(guī)章制度，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行根據(jù)企業(yè)經(jīng)營計劃，制訂物資采購計劃與采購預(yù)算，以滿足經(jīng)營活動的需要，降低庫存成本監(jiān)督并參與大批量訂貨業(yè)務(wù)的洽談工作，監(jiān)督采購合同的執(zhí)行和落實情況參與開發(fā)、選擇、處理與考核供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案管理制度，對不合格供應(yīng)商進行處理負(fù)責(zé)采購進度控制，指導(dǎo)監(jiān)督跟單、催貨工作，進行采購交期管理，確保采購及時審核年度、季度、月度需求計劃，統(tǒng)一采購，減少開支，提高資金運營效率組織對采購物資的國內(nèi)外市場行情進行跟蹤，負(fù)責(zé)采購價格的控制工作，并預(yù)測價格變化趨勢主持采購招標(biāo)、合同評審工作，簽訂采購合同，監(jiān)督執(zhí)行情況，建立合同臺賬負(fù)責(zé)采購物資的廢料、質(zhì)量事故的預(yù)防與處理工作，定期編制采購報告并呈總經(jīng)理審閱負(fù)責(zé)進行緊急采購，參與采購物資的驗收，出現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理辦法負(fù)責(zé)采購人員的績效、培訓(xùn)等管理工作負(fù)責(zé)本部門的日常管理以及和與其他部門間的協(xié)調(diào)工作大型事故索賠案件處理采購部主管：1人1、分派采購人員及助理的日常工作。2、負(fù)責(zé)次要原料或物料的采購。3、協(xié)助采購人員與供應(yīng)商談判價格、付款方式、交貨日期等。4、采購進度追蹤。5、審核一般物料采購案。6、市場調(diào)查。7、定期開展供應(yīng)商考核8、較大索賠案件處理采購助理：1人請購單、驗收單登記。訂購單與合約的繕記。交貨記錄及稽催。訪客的安排與接待。采購費用的申請與報支。進出口文件及手續(xù)的申請。電腦作業(yè)與檔案管理。行政對接工作。采購員：3人采購員：A（原材料）采購員：B（輔料）采購員：C（雜物、設(shè)備）主經(jīng)辦一般性物料采購。查訪廠商。與供應(yīng)商談判價格、付款方式、交貨日期等。跟蹤供應(yīng)商執(zhí)行工作。確認(rèn)交貨日期。一般返貨、退貨、索賠案件處理。收集價格情報及替代品資料采購部人員崗位工作細(xì)則一、采購經(jīng)理工作細(xì)則每月：制定采購部每月工作方向和工作部署。召開月度總結(jié)會議對不符合的工作進行體系修正。監(jiān)督并參與大批量訂貨業(yè)務(wù)的洽談工作，監(jiān)督采購合同的執(zhí)行和落實情況根據(jù)企業(yè)經(jīng)營計劃，制訂物資采購計劃與采購預(yù)算，以滿足經(jīng)營活動的需要，降低庫存成本參與開發(fā)、選擇、處理與考核供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案管理制度，對不合格供應(yīng)商進行處理審核每月部門薪酬審批工作審核月度資金流動報表負(fù)責(zé)采購進度控制，指導(dǎo)監(jiān)督跟單、催貨工作，進行采購交期管理，確保采購及時審核采購部人員的績效、培訓(xùn)等管理工作負(fù)責(zé)本部門的日常管理以及和與其他部門間的協(xié)調(diào)工作每周：查看核實采購申請計劃單審核每周采購資金流動審核采購流程運行情況、修正采購管理體系跟蹤大宗采購細(xì)節(jié)根據(jù)數(shù)據(jù)進行每周市場調(diào)查和分析主持每周工作總結(jié)、工作計劃會議采購主管工作細(xì)則每月：安排部門人員的日常工作。全面監(jiān)管原輔材料的質(zhì)量、批次原料到貨的采購進度。負(fù)責(zé)月末各家供應(yīng)商賬務(wù)的審核。負(fù)責(zé)部門全月的考核，工資表的制作。負(fù)責(zé)蔬菜、肉類及各種原材料的價格波動掌握，統(tǒng)計使用總量并做出下月預(yù)估量。負(fù)責(zé)原材料供應(yīng)商的資質(zhì)審核工作。負(fù)責(zé)下屬員工的業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)的培訓(xùn)工作。負(fù)責(zé)本部門的日常管理以及和與其他部門間的協(xié)調(diào)工作每周：審核周采購計劃申請單。每周一次-兩次的市場調(diào)研工作。負(fù)責(zé)每個批次原材料到貨的抽樣檢查。監(jiān)管原輔材料的合格證件，批次的質(zhì)檢報告。協(xié)助采購員與供應(yīng)商對物資價格的談判，付款方式及發(fā)貨日期的溝通。負(fù)責(zé)每周周采購進度的跟蹤。召開周總結(jié)會議。負(fù)責(zé)同行政部門的對接工作。每日：負(fù)責(zé)監(jiān)督每天蔬菜及各種原材料的質(zhì)量檢驗工作。督促財務(wù)跟進庫房的出入庫進度，現(xiàn)金賬務(wù)的及時清理工作。監(jiān)管同庫房的溝通，確保生產(chǎn)的順利進行。4、監(jiān)管審核當(dāng)日生產(chǎn)報的原料采購單據(jù)。二、采購助理工作細(xì)則每月：每月月末與各家供應(yīng)商核對供應(yīng)商款項，準(zhǔn)確無誤后，制作轉(zhuǎn)款款項匯總，并發(fā)給采購部主管及財務(wù)，以備轉(zhuǎn)款。制作本部門考勤匯總表，發(fā)給部門主管，作為工資的核算依據(jù)。統(tǒng)計當(dāng)月的現(xiàn)金賬目統(tǒng)計當(dāng)月蔬菜、肉類、海鮮、面粉等各類原材料的總用量不斷開發(fā)新的供應(yīng)渠道和供應(yīng)商，加強對新老客戶的走訪和調(diào)查。每周：每周六要求各庫管員清點庫存，將需要日采、周采、月采、季采的各類原物料報送給采購助理，采購助理根據(jù)報貨情況，制作采購申請單，經(jīng)由采購部主管及經(jīng)理的審核同意后報送給公司總經(jīng)理，由總經(jīng)理批復(fù)同意后方可進行采買。每周填寫一次蔬菜價格波動表，并發(fā)給部門主管與財務(wù)各一份。每周與各家供應(yīng)商核對一次應(yīng)轉(zhuǎn)款金額.物流助理周休的時候，協(xié)助物流助理打印訂貨單、加貨單及將這些單子按區(qū)域分類并填寫各家店鋪的發(fā)盒數(shù)、反盒數(shù)及到貨的時間統(tǒng)計表。（如有落單情況，則每次對采購助理進行負(fù)激勵50元）周、月、季度例會后，整理會議記錄，并發(fā)給部門主管及經(jīng)理各一份。每周至少兩次走訪大河及沈陽相關(guān)供貨市場，進行市場調(diào)研，了解市場行情，并提交調(diào)查報告。每天：每日保持與庫管員有效溝通，保證庫房的庫存充足，庫存不足時及時報貨給供應(yīng)商（若庫存斷貨，報貨不及時，延誤生產(chǎn)，則每次對采購助理進行負(fù)激勵50元）將每日的采購入庫單進行歸類整理存檔。保證采購員采買回來的原物料及各種調(diào)料、設(shè)備等及時準(zhǔn)確入庫，并對采購員手中的原始入庫單據(jù)進行初步審核，準(zhǔn)確無誤后交到庫房助理處打印采購入庫單（若辦理入庫不及時，丟單拉單，造成賬務(wù)差錯，則每次對采購助理進行負(fù)激勵50元）每日去車間查看蔬菜及各類原材料的品質(zhì)，若有問題及時與供應(yīng)商溝通解決。每日16:00給各家供應(yīng)商報第二天的生產(chǎn)用量（如有忘報、錯報情況，則每次對采購助理進行負(fù)激勵50元）根據(jù)采購助理每月的實際工作情況，若沒有任何工作失誤，則對其進行正激勵300元。三、采購員工作細(xì)則每月：保證各類原輔材料質(zhì)量。每月的日采、周采、及緊急采購工作的準(zhǔn)確無誤。調(diào)查生產(chǎn)所用的蔬菜、肉類、海鮮、豆油、面粉等原材料的價格波動情況。每月不定期的同流通部經(jīng)理及采購助理到沈陽走訪市場、了解各類設(shè)備、配件、五金電料、日雜等市場行情，進行詢價、比價、議價及訂購作業(yè)。每周：每周一到大河市場進行周采工作。如：腐竹、綿糖、砂糖、筍絲、海帶絲、海裙帶、大鹽、精鹽、花生米、白芝麻等（如有漏買落買情況，且延誤生產(chǎn)，則對采購員進行負(fù)激勵50元）。每周二周三進行設(shè)備、零件、器材、辦公用品、微量藥品等物料的統(tǒng)計購買，涉及到外地商家發(fā)貨的，與其電話溝通好發(fā)貨時間及物流配送方式。每周至少兩次走訪大河及沈陽相關(guān)供貨市場，進行市場調(diào)研，了解市場行情，并提交調(diào)查報告。每周日同采購助理一起統(tǒng)計下周需要采購的原料及物料。每天：根據(jù)前一天有需求部門（如技術(shù)部、設(shè)備部）報送的采購申請單，負(fù)責(zé)早采工作（如有漏買落買情況，且延誤生產(chǎn)，則對采購員進行負(fù)激勵50元）。每天采購回廠的各類原物料，協(xié)同庫管員及采購助理一起辦理入庫手續(xù)，保證原始入庫單據(jù)清晰且完整，交到采購助理處進行初審。建立現(xiàn)金賬目，確保賬目記錄清晰準(zhǔn)確，每日與財務(wù)對賬，做到當(dāng)日賬當(dāng)日清。配合需求部門進行緊急采購的工作。根據(jù)采購員每月的實際工作情況，若不出現(xiàn)任何工作失誤，則對其進行正激勵300元。采購部物資分類及監(jiān)管一類原材料：面粉、豬肉（倒3：7肉、1：9肉）、牛肉、海鮮類、蔬菜類、豆油、干香菇、小料配屬（魔廚高湯、天添鮮、A/B料、辣也鮮）；責(zé)任人：采購主管（BBB）、采購助理（CCC）、采購員DDD監(jiān)管人：流通經(jīng)理（AAA）、總部財務(wù)：（XXX）行政部：XXX二類原材料：附屬調(diào)料（干調(diào)類）：小批量調(diào)料、餐巾紙、碗類、包材盒、袋類。責(zé)任人：采購主管（BBB）、采購員EEE監(jiān)管人：流通經(jīng)理：(AAA)、財務(wù)（OO）三類原材料：日雜、設(shè)備配件。責(zé)任人：采購員FFF監(jiān)管人：采購部主管（BBB）、采購助理（CCC）、財務(wù)（OO）采購部門的職能分析公司原材料市場品質(zhì)、價格等行情尋找物料供應(yīng)來源，對每項物料的供貨渠道加以調(diào)查和掌握。與供應(yīng)商洽談并安排工廠參觀，建立供應(yīng)商的資料。要求報價，進行議價，有能力可進行估價并作出比較。采購所需的物料。查證進廠物料的數(shù)量與品質(zhì)。對供應(yīng)廠商的價格、品質(zhì)、交期、交量等作出評估。掌握公司主要物料的市場價格起伏狀況，了解市場走勢，加以分析并控制成本。依采購合約或協(xié)議控制、協(xié)調(diào)交貨期。呆料與廢料的預(yù)防與處理。采購流程細(xì)則（申報、詢價、預(yù)采、審核、入庫、核實）一、收集信息采購部門采購人員通過多方走訪市場，了解采購物資的市場行情，掌握其價格變動趨勢，并做以分析整理。二、申請與訂購㈠采購單申請流程1、采購單及其提報規(guī)定（1）請購單應(yīng)按照要求填寫完整、清晰，發(fā)送電子郵件形式由總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后報采購部門；（2）固定原材料物資申購按照“物資采購審批單”的格式進行填寫發(fā)送電子郵件形式提報；（3）輔助材料設(shè)備及工程項目申購按照“物資采購審批單”的格式填寫發(fā)送電子郵件形式提報；（4）日常零星采購按照公司印制的按照“物資采購審批單”的格式填寫發(fā)送電子郵件形式提報；（5）請購部門在提報請購單時應(yīng)要求采購部主管以上人員簽字，請購部門備份；（6）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行發(fā)送電子郵件形式提交，為提高效率該清單的書面文檔也需一并提交；（7）請購單的更改和補充應(yīng)以書面形式由總經(jīng)理簽字后發(fā)送電子郵件形式報采購部。2．公司物資請購單的提報部門（1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的原材料物資、勞保、雜貨由生產(chǎn)部門提報；（2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由行政部提報；（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。（如工程、設(shè)備等由設(shè)備部申請?zhí)釄螅娌少彶拷邮照堎弳巫鳂I(yè)流程1、請購的接收要點（1）采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（2）接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；（4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。2、《采購申請單》的分發(fā)規(guī)定（1）對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進行分工處理；（2）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；（4）重要的項目和專業(yè)物資采購前應(yīng)征求其他相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購周期的規(guī)定（1）單次采購金額預(yù)算在5000元以下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元以下采購的物資及產(chǎn)品的采購由采購員負(fù)責(zé)采購助理監(jiān)督，周期不應(yīng)超過3--5天；（遠(yuǎn)途和定制除外）（2）單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的項目比價采購由采購助理負(fù)責(zé)采購采購主管監(jiān)督，采購周期不應(yīng)超過5--7天；（3）單次采購金額預(yù)算在2萬元以下的項目比價采購由采購主管負(fù)責(zé)采購，采購經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督，采購周期不應(yīng)超過7--10天；（4）單次采購金額預(yù)算在2萬元以上的項目采購部由采購經(jīng)理親自負(fù)責(zé)采購，公司總部負(fù)責(zé)監(jiān)督，采購周期不應(yīng)超過15--30天；（5）請購部門應(yīng)按照以上（1）-（4）條中規(guī)定的時間提前提寫請購單采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向相關(guān)部門說明原因；（6）遇到緊急采購應(yīng)匯報總經(jīng)理采取快速優(yōu)先采購的策略；4、庫房固有物品的申請與訂購：庫房負(fù)責(zé)人應(yīng)為每種庫存物品設(shè)定合理的安全庫存，在庫存量接近或低于此安全庫存時，即需要庫管員及時報貨，以補充庫房里的存貨。庫管員報貨時，應(yīng)填寫一份《采購申請單》，并注明：(1)貨品名稱、規(guī)格型號、具體品牌、廠家；(2)平均每日/每周/每月消耗量；(3)庫存數(shù)量；(4)提供本次訂貨數(shù)量建議。填寫完成的采購申請單交到庫房負(fù)責(zé)人手中，經(jīng)其審核可行后，將此采購申請單統(tǒng)一交到采購助理手中，由其制作采購申請匯總表，經(jīng)由采購部主管或經(jīng)理簽字確認(rèn)，上交到總經(jīng)理處批復(fù)同意后，采購員方可進行采買工作。2、新增物品的申請與訂購：如因生產(chǎn)需要，需要緊急采購，應(yīng)由申請人填寫《緊急采購申請單》，經(jīng)其直屬領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批同意后，將此《緊急采購申請單》送交采購部，采購助理與采購員應(yīng)按《緊急采購申請單》內(nèi)容要求，尋找至少三家供貨商，經(jīng)過多面權(quán)衡比較，成本分析，選定最合適供應(yīng)商，提出采購意見，經(jīng)采購部經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購部立即組織實施采購。3、以舊換新設(shè)備和物品的申請與訂購：如有部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份《物品報損單》給財務(wù)部及總經(jīng)理審批。經(jīng)審批后，將此份《物品報損單》和《采購申請單》一并送交采購部，采購助理須在采購申請單內(nèi)注明以下資料：(1)貨品名稱，規(guī)格；(2)最近一次訂貨單價；(3)最近一次訂貨數(shù)量；(4)確認(rèn)本次訂貨數(shù)量。4、固定供應(yīng)商原材料的申請與訂購：蔬菜、肉類、海鮮、臘肉、皮蛋、面粉等原材料的采購申請，根據(jù)當(dāng)日店鋪的報貨情況，預(yù)測第二日用量，由生產(chǎn)部門填寫每日的《生產(chǎn)原材料申購單》以郵件形式發(fā)給流通部經(jīng)理和主管，由采購助理當(dāng)日以電話落單。三、詢價、比價、議價與評估1、通過多途徑（直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商、網(wǎng)絡(luò)、傳媒）詢問采購物料價格，了解整體行情；2、采購人員選定至少三家以上的合格供應(yīng)商（有資質(zhì)、有能力、有信譽、有經(jīng)驗），并將所購物料的名稱、規(guī)格、品牌、材質(zhì)要求、數(shù)量等相關(guān)信息以口頭或書面的形式告知供應(yīng)商，并要求其報價；并要求其提供準(zhǔn)確的供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式，簽名并加蓋公章；3、采購部門根據(jù)幾家合格供應(yīng)商提供的報價單，在保證產(chǎn)品質(zhì)量與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，再對其進行價格談判控制；4、經(jīng)過整體評估，確保采購物料的單價最合理，可有效的控制成本，提高產(chǎn)品的市場競爭力。細(xì)則如下：（一）、詢價及其規(guī)定1．詢價需要認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，技術(shù)參數(shù)，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；2．屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中統(tǒng)一采購；3．對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；4．所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價就最好的；5．對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；6．遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額大于2萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向總經(jīng)理匯報在做處理。7．詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價；8．除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1000以下項目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在1000元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價采購，比價項目應(yīng)至少邀請三家以上單位參與；單次采購金額預(yù)算價格在1萬元以上的項目應(yīng)由采購部主管組織詢價，采購經(jīng)理參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價格在2萬元以上的項目由采購經(jīng)理負(fù)責(zé)備報總經(jīng)理核實后采購；9．比價采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；11．在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請總經(jīng)理批示。（二）、比價、議價1．對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認(rèn)；2．對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；3．收到供應(yīng)單位第一次報價后應(yīng)向采購經(jīng)理匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想價格后報告總經(jīng)理；4．重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等；5．參考目標(biāo)或理想目標(biāo)價格與以合作單位進行價格及條件的進一步談判。（三）、比價、議價結(jié)果匯總1．比價、議價匯總前應(yīng)匯報采購部經(jīng)理，征得同意后方可匯總；2．比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照《比價匯總表》的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出以選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；3．如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進行修改或重新處理。四、索樣與決定采購部門不僅需要控制采購成本，更要保證采購物料的質(zhì)量，因此，與供應(yīng)商索取樣品，衡量各家供應(yīng)商提供的樣品質(zhì)量就顯得尤為重要。1、采購部門要求供應(yīng)商將樣品發(fā)至其指定地點；2、由公司總經(jīng)理、采購經(jīng)理、相關(guān)技術(shù)人員及品控質(zhì)管負(fù)責(zé)人共同研究協(xié)議，哪種產(chǎn)品更適合本公司；3、最終決定使用哪家供應(yīng)商的產(chǎn)品由總經(jīng)理審批簽字后方可生效。五、催交與驗收采購部門有權(quán)利協(xié)調(diào)并督促供貨廠商按采購合同約定的期限交付所訂貨物，采購人員催交工作的重點是及時發(fā)現(xiàn)問題，采取有效的控制和保證措施，確保進度按計劃進行。采購物資驗收時涉及到品質(zhì)控制和庫房職能，根據(jù)原物料《質(zhì)量鑒別標(biāo)準(zhǔn)與方法》，公司品控部門對到貨的原物料進行驗收：1、驗收合格后，通知庫房部門辦理入庫手續(xù)；2、驗收不合格的原物料，及時與供貨商溝通，要求其給予退換貨處理。由于質(zhì)量驗收不合格而造成生產(chǎn)延誤或公司其他損失的供應(yīng)商，則要求其按照公司實際損失給予經(jīng)濟賠償，并處以罰款。驗收與入庫細(xì)則1．驗收（1）固有采購物資到達(dá)時，采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進行驗收；（2）對于不同類型的物資的驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（3）變更品種或廠家的物資以及訂購物資應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收；（4）質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2．入庫（1）公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工物資入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收；（2）訂購物資在運達(dá)公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；（3）質(zhì)檢部門未及時驗收的訂購物資，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；（4）質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫清單；（5）外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；（6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規(guī)定不入庫。六、整理付款1、每月月末采購助理要與固定轉(zhuǎn)款的供應(yīng)商核對當(dāng)月的供貨數(shù)量及應(yīng)轉(zhuǎn)款金額；2、按照規(guī)定時間制作出轉(zhuǎn)款明細(xì)表，提交付款申請，經(jīng)采購部經(jīng)理及財務(wù)部負(fù)責(zé)人簽署同意后，方可付款。關(guān)于付款方式，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商溝通，必須遵循“貨到付款”的原則，嚴(yán)格控制原物料的采購預(yù)付貨款。七、協(xié)調(diào)與溝通在采購過程中發(fā)生的各類事宜，以雙方簽署的采購合同為原則，秉承公平、自愿、友好的處事理念，進行協(xié)調(diào)與溝通。采購部管理制度

一總則

為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。所有采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。

二目的作用

1、可作為采購部開展工作的規(guī)范依據(jù)。

2、可作為公司領(lǐng)導(dǎo)考核采購部工作業(yè)績的衡量依據(jù)。

3、可作為部門人員工作中相互監(jiān)督與協(xié)作配合的依據(jù)。

三采購部人員職責(zé)管理制度

1、熱愛本職工作，勤于學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，了解新產(chǎn)品，注意市場信息的積累。

2、廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀(jì)，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。

3、編制采購計劃。負(fù)責(zé)根據(jù)生產(chǎn)、行政、總部及等各部門物品需求計劃，編制與之相配套的采購計劃，并組織具體的實施，保證生產(chǎn)過程中的物資供應(yīng)。

4、負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)所需材料的采購工作。負(fù)責(zé)原輔材料、包裝材料、設(shè)備、配件、辦公用品等的采購供應(yīng)工作。

5、負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、管理及維護工作。

6、堅決執(zhí)行各項采購工作制度及公司各項規(guī)章制度。

7、大型材料必須做招標(biāo)工作，其他材料詢價必須三家供應(yīng)商以上參與。

8、積極了解原輔材料的短缺、發(fā)貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。

9、及時協(xié)助財務(wù)部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應(yīng)商進行付款。

10、加強原輔材料物資供應(yīng)檔案的管理，做好物資信息情報的工作，建立起牢固可靠的物資供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)，并不斷開辟和優(yōu)化物資供應(yīng)渠道。

11、做到每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，每年一審核。物資采購管理制度細(xì)則1、物資采購應(yīng)遵循的原則（1）物資采購必須認(rèn)真貫徹計劃采購的原則，嚴(yán)禁無審批采購和無計劃采購。（2）物資采購必須符合計劃規(guī)定的品種、規(guī)格、質(zhì)量和數(shù)量要求，按生產(chǎn)進度及時組織進貨。（3）采購的物資質(zhì)量應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方簽定的合同標(biāo)準(zhǔn)。（4）采購物資的價格應(yīng)符合貨比三家，質(zhì)優(yōu)價廉的原則。（5）采購物資的渠道，應(yīng)貫徹先近后遠(yuǎn)，先廠家，后供應(yīng)商的原則，杜絕假貨、劣貨的購進。2、物資采購計劃的編制、審批（1）各車間日常物資需要在每月28號前編制出下月采購計劃，經(jīng)審核批準(zhǔn)后，可進行采購，物資進倉時由倉庫保管、采購員，采購負(fù)責(zé)人、庫房負(fù)責(zé)人在入庫單上簽字確認(rèn)后才能入庫。（2）生產(chǎn)部每周五向庫房部報下周急需物資計劃，周、月計劃要填寫清楚：規(guī)格、型號、數(shù)量、需要日期，庫房部審核庫房存量后上交采購部進行采購。（3）倉庫依照出庫計劃核對后產(chǎn)生缺少物資，由部門負(fù)責(zé)人報采購部（4）屬于辦公用品通訊器材，由各部門報行政審批后，轉(zhuǎn)采購部。（5）各部門所需的物品，由各主管申請，經(jīng)經(jīng)理審批后轉(zhuǎn)采購部。（6）因無采購計劃而影響生產(chǎn)由生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)，有計劃而未及時進貨的由采購部負(fù)責(zé)。（7）屬追加計劃，使用部門應(yīng)在使用前根據(jù)物資采購周期提報追加計劃。（緊急情況方可使用）3、備品備件及原材料的采購（1）采購部接到采購經(jīng)理簽字后的采購單，先分類歸總，報倉庫一份，再進行報價、比價，按計劃的急緩進行采購。（2）對長期使用的大宗原材料，可適當(dāng)采用定期招標(biāo)的辦法，通過供應(yīng)商之間的競爭確定供貨商，或者通過供應(yīng)商檔案選前三家報價，進行比價采購，以達(dá)降低采購成本之目的。4、物資的入庫驗收及票據(jù)管理：（1）所有物資必須辦理入庫手續(xù)后方