合同評審控制程序

合同評審控制程序文件編號：.目的規(guī)定合同評審和協(xié)調(diào)活動的要求，識別、評審顧客的要求，確保公司有能力向顧客提供滿足各類要求的產(chǎn)品。.適用范圍本公司生產(chǎn)、代理和服務(wù)過程中銷售合同評審的控制。.職責(zé)市場銷售部負責(zé)與顧客的聯(lián)絡(luò)與溝通，并負責(zé)組織和協(xié)調(diào)合同的評審；研發(fā)部、質(zhì)檢部、物料部參與有特殊要求合同的評審，并按合同要求組織生產(chǎn)、采購；售后服務(wù)部負責(zé)與顧客的聯(lián)系，并跟蹤合同的實施；各部門負責(zé)配合進行合同評審。.工作程序合同評審內(nèi)容、時機和分類合同評審應(yīng)確定與產(chǎn)品有關(guān)要求和顧客要求。包括：a）顧客明示的要求（顧客規(guī)定的包括對交付及交付后的要求）；如采購招標中采購方發(fā)出招標書對擬采購的醫(yī)療器械的種類、配置、組成、用途、技術(shù)參數(shù)指標以及安裝、培訓(xùn)、維修的要求。b）通常隱含的要求（顧客雖然沒有明示，但規(guī)定的用途和已知的預(yù)期用途所必需的要求）；如根據(jù)不同需要和預(yù)期用途開發(fā)的一系列品種供用戶選購，根據(jù)臨床醫(yī)學(xué)的特點提供不同品種。c）必須履行的要求（與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)要求）；醫(yī)療器械的使用涉及到人身安全、環(huán)境污染、標準計量和衛(wèi)生防疫方面甚至國際上人權(quán)方面的法律、法規(guī)。d）公司明示的要求（公司確定的任何附加要求）；如推廣使用公司的某種專利和專有技術(shù)；在造型、顏色、標識方面的要求，軟件擴展升級的要求和承諾，或在進一步滿足顧客和法規(guī)要求的公司內(nèi)控標準等。產(chǎn)品要求的識別由市場銷售部負責(zé)，活動方式有多種，如市場調(diào)查、競爭對手分析、產(chǎn)品質(zhì)量功能水平對比、跟蹤醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展和法律法規(guī)變化等。合同類型：書面合同、訂單、標書、協(xié)議等。業(yè)務(wù)人員在與顧客聯(lián)系時［①展銷會上訂貨；②直接推廣銷售；③用戶直接訂貨（電話、傳真、信函等）］要充分了解用戶對產(chǎn)品的要求，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨期限、交貨方式、收貨人、付款情況及其它要求。客戶以書面形式提出的合同、傳真、信函等可直接作為合同記錄，對以口頭和非書面形式的合同要求要由與該用戶聯(lián)系的業(yè)務(wù)員詳細記錄并設(shè)法予以確認。評審的內(nèi)容：a）符合相關(guān)的法律/法規(guī)要求；b）合同簽訂的時間、地點、經(jīng)辦人；c）產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號，數(shù)量、單價、產(chǎn)品配置，交貨期及交貨方式；d）付款條件及方式；e）服務(wù)要求：保修期、反應(yīng)時間、保修期滿后配件價格及維修收費等相關(guān)內(nèi)容；f）雙方的違約責(zé)任；g）合同的變更及解除規(guī)定；h）其它規(guī)定。合同評審的時機合同必須經(jīng)過評審，合同的評審必須在與顧客簽訂合同之前進行。合同評審類型一般要求合同的評審在評審過程中，評審人員對產(chǎn)品要求內(nèi)容提出問題或修改建議時，由銷售部負責(zé)與顧客聯(lián)系，征求其書面意見，取得其確認的證據(jù)。對用戶要求與我公司現(xiàn)有產(chǎn)品規(guī)格型號、參數(shù)范圍一致的合同要求，業(yè)務(wù)人員可直接填定合同，按合同總金額評審：a）1萬元以下的合同由市場銷售部負責(zé)評審；b）1萬元以上5萬元以下的合同由銷售部、財務(wù)部、售后服務(wù)部共同負責(zé)評審；c）5萬元以上合同由銷售部、財務(wù)部、售后服務(wù)部和總經(jīng)理進行評審。以上評審需得出肯定結(jié)論后，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可簽訂合同。特殊合同的評審提出特殊技術(shù)要求或要貨數(shù)量較大的用戶合同屬于特殊合同。對該類合同由銷售部會同物料部、研發(fā)部、質(zhì)檢部、生產(chǎn)部共同評審，評審客戶的要求能否滿足，公司能否接受，再由業(yè)務(wù)人員簽約。合同評審的組織實施合同評審的職責(zé)劃分：a）財務(wù)部主要評審合同中交貨期及付款方式：公司采用現(xiàn)貨、款到發(fā)貨的原則，財務(wù)部結(jié)合公司庫存情況、資金運作情況進行評審；b）質(zhì)檢部主要評審公司生產(chǎn)能力和產(chǎn)品質(zhì)量保證方面；c）物料部主要評審合同中貨物數(shù)量及品種情況，結(jié)合庫存及入庫狀況進行評審；d）售后服務(wù)部主要評審服務(wù)要求條款：公司采用一年保修，終身維修的原則；e）總經(jīng)理主要評審合同相關(guān)法律、法規(guī)。f）在評審過程中，評審人員對產(chǎn)品要求內(nèi)容提出問題或修改建議時，由銷售部負責(zé)與顧客聯(lián)系，征求其書面意見，取得其確認的證據(jù)。合同評審的形式會議形式評審：由市場銷售部組織召開評審會議。對評審內(nèi)容逐項進行評審填寫《合同評審記錄表》。流轉(zhuǎn)形式評審：銷售部按合同要求（顧客要求）填寫《合同評審記錄表》并將其與合同要約一起按流轉(zhuǎn)方式進行評審。電話形式評審：按合同要約（顧客需求）用電話形式進行評審。市場銷售部補填《合同評審記錄表》。簽字形式評審：1萬元以下合同由銷售人員簽字評審。合同評審的結(jié)論對評審已通過的可簽訂合同的由銷售部人員負責(zé)辦理，簽約人員與客戶簽訂《銷售合同》一式三份，客戶一份，公司財務(wù)部、市場銷售部各一份。當合同評審內(nèi)容不能通過的，由市場銷售部人員負責(zé)與顧客協(xié)商解決，可否修訂技術(shù)質(zhì)量指標、數(shù)縣僑里寺。合同的修訂當合同內(nèi)容須變更時，由市場銷售部人員負責(zé)相關(guān)條款與顧客商議確定，填寫《合同修改通知單》，若更改內(nèi)容只涉及規(guī)格和數(shù)量，市場銷售部只需與生產(chǎn)部或物料部協(xié)商，若有能力滿足顧客要求，則只需修改生產(chǎn)計劃或采購計劃，并上報總經(jīng)理；若更改涉及特殊的質(zhì)量及技術(shù)要求，則按本程序4.1.4

的規(guī)定重新進行評審。當產(chǎn)品要求變更后，銷售部負責(zé)修改相應(yīng)的文件，將變更的要求與顧客溝通、確認并應(yīng)將變更的信息及時傳達到有關(guān)職能部門，以確保相關(guān)文件得到及時更改，相關(guān)人員及時獲悉更改的內(nèi)容及要求。對原合同內(nèi)容較大的修訂，或涉及到產(chǎn)品特殊的要求的更改時，銷售部應(yīng)組織有關(guān)部門再次進行合同的履行業(yè)務(wù)員與客戶聯(lián)系溝通合同評審的結(jié)果，拒簽或簽訂《銷售合同》（一式三份），合同簽訂后，按裝機出貨流程辦理。合同的監(jiān)控售后服務(wù)部負責(zé)合同履行情況的監(jiān)督，在其實施過程中按相關(guān)程序文件和支持文件的規(guī)定要求進行監(jiān)控，確保合同切實履行。.支持性文件XXX-QP-XXX.質(zhì)量記錄XXX-QR-XXXXXX-QR-X