辦公管理制度

頁(yè)辦公管理制度第一章總則為進(jìn)一步強(qiáng)化公司各部門文明辦公，培養(yǎng)員工良好的職業(yè)素養(yǎng)，全面提升企業(yè)形象，營(yíng)造一個(gè)文明、整潔、優(yōu)美、高效的辦公環(huán)境，特制定本制度。第二章管理職責(zé)文明辦公由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)總責(zé)，具體日常管理由公司綜合部負(fù)責(zé)組織檢查考核。辦公室分配由公司綜合部負(fù)責(zé)，各部門不得私自調(diào)配辦公室，不得擅自變更辦公室用途。辦公家具、電話、電腦、空調(diào)等設(shè)施、設(shè)備由公司綜合部負(fù)責(zé)配置并編號(hào)登記管理，各部門不得擅自挪用。第三章衛(wèi)生保潔各部門應(yīng)積極配合行政后勤部做好衛(wèi)生、檢查、整改、日常維護(hù)等工作。員工應(yīng)在每天的工作時(shí)間開始前和結(jié)束后做好個(gè)人工作區(qū)內(nèi)的清潔衛(wèi)生工作。辦公室衛(wèi)生達(dá)到“五凈一整齊”（墻壁凈、門窗凈、地面凈、用具凈、懸掛物凈，辦公用品及其它物品擺放整齊）。樓梯臺(tái)階等公共場(chǎng)所無(wú)物品堆放，通道暢通；地面無(wú)痰跡、紙屑、煙頭；綠色植物表面無(wú)灰塵。各樓層要保持清潔衛(wèi)生，做到樓層公共走道“五無(wú)”（即無(wú)煙頭、紙屑、果皮、痰跡，無(wú)污水、垃圾，無(wú)亂貼亂畫，門窗玻璃、墻壁無(wú)灰塵、無(wú)污跡）。衛(wèi)生間保持通風(fēng)透氣，干凈衛(wèi)生，無(wú)異味，無(wú)污穢；下水道暢通無(wú)積水、無(wú)阻塞；洗手水盤潔凈，無(wú)污跡，無(wú)霉點(diǎn)。辦公場(chǎng)所要保持整潔干凈，各個(gè)辦公室內(nèi)當(dāng)班人員要積極完成衛(wèi)生值日工作。垃圾實(shí)行袋裝化，做到“日產(chǎn)日清”無(wú)積存，并堆放到指定地點(diǎn)。杜絕在室內(nèi)和公共場(chǎng)所亂扔煙頭、隨地吐痰等不良行為。室內(nèi)擺設(shè)要美觀大方，辦公臺(tái)面要保持整潔，不亂堆亂放。礦區(qū)內(nèi)所有道路由行政后勤部做好清掃及日常維護(hù)工作，分管領(lǐng)導(dǎo)要定期組織檢查及考核。第四章綠化美化綠化美化由公司行政后勤部負(fù)責(zé)，行政后勤部根據(jù)需要對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行合理布置綠色植物，以達(dá)到美化作用。礦區(qū)內(nèi)所有綠色區(qū)域由行政后勤部安排做好日常的養(yǎng)護(hù)工作。行政后勤部負(fù)責(zé)辦公樓內(nèi)衛(wèi)生，門牌標(biāo)識(shí)和導(dǎo)示等宣傳物品由綜合部統(tǒng)一制作。第五章文明禮儀穿戴整潔，端莊大方，員工當(dāng)班應(yīng)著工作服，工作服須整潔，紐扣齊全、扣好。禁止袒胸露背。禁止穿奇裝異服。男士禁止留長(zhǎng)發(fā)、蓄須。女士禁止?jié)鈯y艷抹。站立時(shí)雙手自然下垂交叉放在胸前或交叉放至背后。禁止雙手抱胸或手插在口袋。辦公室禁止趴著或翹著二郎腿等不良行為。進(jìn)入他人辦公室應(yīng)先敲門，征得同意方可入內(nèi)，事后應(yīng)及時(shí)離開。接待客人應(yīng)熱情大方、不亢不卑，忌怠慢、敷衍或刁難；洽談業(yè)務(wù)要精力集中，把握要領(lǐng)，忌隨意許愿、言而無(wú)信。禁止泄露公司秘密、詆毀他人企業(yè)。交談時(shí)盡量說(shuō)普通話，要口齒清楚，條理清晰，言簡(jiǎn)意賅，注意在介紹、招呼、告別時(shí)使用禮貌用語(yǔ)。迎客時(shí)自己在前引路，并請(qǐng)客人先進(jìn)辦公室；送客時(shí)自己在后，站在門外，目送對(duì)方直至其消失在視野中，如其回首，宜微笑點(diǎn)頭、招呼回禮。接打電話聲音要柔和適度、語(yǔ)言熱情；使用常用電話文明用語(yǔ)，不在電話上訓(xùn)斥人，不摔掛電話。電話鈴響三聲之前拿起聽筒，第一句是“您好，上深澗公司某某部”。語(yǔ)氣親切大方，結(jié)束時(shí)，確定對(duì)方已說(shuō)完，應(yīng)用“再見(jiàn)！”等文明語(yǔ)，并讓其先掛電話。若是接轉(zhuǎn)別人電話，則說(shuō)“請(qǐng)稍候”；如他人不在，則說(shuō)“如果方便，我可以轉(zhuǎn)告”。不得使用公司電話聯(lián)系私事，禁止撥打與工作無(wú)關(guān)的信息臺(tái)。使用電話應(yīng)長(zhǎng)話短說(shuō)，不易表述可以通過(guò)手機(jī)短信或傳真進(jìn)行，以節(jié)約話費(fèi)。第六章工作秩序嚴(yán)格遵守作息時(shí)間，不遲到、不早退，不無(wú)故缺勤，嚴(yán)格執(zhí)行請(qǐng)銷假和考勤制度。上班時(shí)間不準(zhǔn)大聲喧嘩、不串崗、不閑聊、不爭(zhēng)吵、不干與工作無(wú)關(guān)的事。按時(shí)參加會(huì)議。會(huì)議期間，與會(huì)者必須將通訊工具關(guān)閉或調(diào)至靜音狀態(tài)。開會(huì)期間避免頻繁進(jìn)出或在室內(nèi)打電話，以免影響他人。專心開會(huì)，作好記錄，禁止交頭接耳開小會(huì)或閱看與會(huì)議無(wú)關(guān)的報(bào)刊、手機(jī)短信。未經(jīng)同意，不準(zhǔn)擅自改變室內(nèi)電源線路和增設(shè)用電設(shè)備。禁止隨意使用或挪動(dòng)消防器材等設(shè)施，杜絕在室內(nèi)存放易燃易爆物品。下班時(shí)，最后離崗者應(yīng)關(guān)閉室內(nèi)所有電器電源，并鎖好門窗。第七章設(shè)施使用辦公設(shè)備是公司的固定資產(chǎn)，綜合部要進(jìn)行編號(hào)登記，并指定專門負(fù)責(zé)人。未經(jīng)許可，不準(zhǔn)擅自挪用辦公設(shè)備。辦公設(shè)備由綜合部進(jìn)行不定期的檢查核對(duì)，使辦公設(shè)備做到帳、卡、物相符。做好辦公設(shè)備定期維護(hù)、保養(yǎng)、檢查等事故預(yù)防安全工作。為延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命，應(yīng)做好日常的保養(yǎng)工作，確保其高效率、高質(zhì)量。部室專用的設(shè)備由部室指定專人定期清潔維護(hù)，公司公共設(shè)施則由綜合部負(fù)責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作。辦公設(shè)備必須達(dá)到“三定”、“五無(wú)”要求。

1.四定：定人管理、定位放置、定期檢查；

2.五無(wú)：無(wú)人為損壞、無(wú)殘缺不全、無(wú)公物私用、無(wú)亂堆亂放、無(wú)改變用途。發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備損壞或發(fā)生故障時(shí)，應(yīng)立即向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，以便及時(shí)解決。使用復(fù)印機(jī)復(fù)印文件，注意節(jié)約使用復(fù)印紙，未經(jīng)綜合部許可，不得復(fù)印公司領(lǐng)導(dǎo)簽字文件。使用打印機(jī)打印文件，沒(méi)有特殊要求，不得使用彩色打印。使用傳真機(jī)收發(fā)傳真要登記，不得使用傳真機(jī)復(fù)印材料，嚴(yán)禁傳真涉及公司機(jī)密的文件。第八章電腦管理辦公電腦要指派專人負(fù)責(zé)管理，定期清理文檔資料，定期檢查病毒，做好電腦保潔、除塵工作。防止電腦病毒的傳播，不得隨便使用外來(lái)程序。若需使用，必須經(jīng)過(guò)查殺病毒軟件“檢疫”方能上機(jī)器（包括上級(jí)下發(fā)程序），一旦發(fā)現(xiàn)電腦出現(xiàn)異常，應(yīng)及時(shí)處理。綜合部要建立電腦檔案，記錄電腦購(gòu)置情況、性能、常用軟件、功用、責(zé)任人等。綜合部要定期對(duì)公司所有的辦公電腦進(jìn)行定期檢查，對(duì)不按制度使用電腦，造成信息外泄、病毒感染、文件缺失、設(shè)備損壞，要追究相關(guān)人員責(zé)任。電腦開通互聯(lián)網(wǎng)必須進(jìn)行嚴(yán)格控制，由綜合部報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，電腦管理員安裝專業(yè)防火墻軟件，并對(duì)操作人員進(jìn)行電腦信息安全培訓(xùn)后，經(jīng)測(cè)試合格后，方可開通互聯(lián)網(wǎng)。對(duì)外聯(lián)絡(luò)部門，需及時(shí)獲取外界信息，可申請(qǐng)開通互聯(lián)網(wǎng)，使用銷售發(fā)運(yùn)系統(tǒng)電腦嚴(yán)禁開通互聯(lián)網(wǎng)，使用財(cái)務(wù)系統(tǒng)電腦不得鏈接與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)頁(yè)。開通互聯(lián)網(wǎng)的電腦，不得瀏覽與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)頁(yè)，不得從事網(wǎng)絡(luò)游戲、聊天等，不得對(duì)外發(fā)送涉及公司機(jī)密的電子郵