秘書日常工作中的10個注意事項

秘書日常工作中的10個注意事項秘書日常工作中的10個注意事項秘書日常工作中的10個注意事項xxx公司秘書日常工作中的10個注意事項文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計，管理制度秘書日常工作中的10個注意事項如果將秘書的事業(yè)比做一輛自行車，那么秘書的業(yè)務(wù)知識則是自行車的后輪，而人際關(guān)系則是自行車的前輪。自行車的驅(qū)動力源于后輪，如果沒有業(yè)務(wù)知識，秘書的工作就失去了前進(jìn)的資本。但是，如果前輪出了問題，自行車同樣不能順利地前進(jìn)。前輪對控制方向起著重要作用，如果沒有良好的人際，不能和他人和睦友好地融洽相處，那么秘書也就不能獲得他人的理解、支持、幫助和信賴，秘書的工作就會變得寸步難行。日常工作交往中的禮儀，則是自行車各個零件上都需要的“潤滑劑”，它能減少各個堅硬部件之間的磨損，并且大大降低人際之間的摩擦力，使自行車的前輪和后輪都能夠飛速地運轉(zhuǎn)，幫助我們更順利地取得事業(yè)的成功。秘書在日常的工作交往當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)注意：1、正確理解上司的指示，積極主動與上司溝通。秘書每天都要完成上司布置的很多工作，在上司指示工作時，應(yīng)當(dāng)對不清楚的細(xì)節(jié)加以確認(rèn)核實，避免造成溝通上的誤解。有的秘書不習(xí)慣主動與上司進(jìn)行溝通，上司布置任務(wù)之后，秘書立刻按照自己的理解去行動，結(jié)果卻差強(qiáng)人意。例如，有位經(jīng)理對秘書說：“請把這份文件處理一下”，秘書二話不說就把文件塞進(jìn)了碎紙機(jī)。經(jīng)理大叫起來：“我是叫你去復(fù)印啊！”其實，秘書在粉碎文件之前，完全可以先向經(jīng)理核實：“您的意思是讓我把它粉碎掉嗎？”2、忌不懂裝懂、硬著頭皮亂做?？鬃诱f“知之為知之，不知為不知，是智也”。有位秘書在工作之前從來沒有練習(xí)使用過傳真機(jī)，到了新單位之后上司讓她發(fā)一份傳真，結(jié)果在發(fā)的時候?qū)髡嫖募欧戳?，給客戶發(fā)了好幾次，發(fā)過去的都是白紙，導(dǎo)致客戶非常生氣，給工作造成了不小的損失。因此，秘書應(yīng)當(dāng)注重工作交往禮儀的實際訓(xùn)練，有不懂的地方，一定要向他人虛心請教，只要自己擺正自己的位置、態(tài)度謙虛有禮，別人一般都會樂于指教。3、正確對待錯誤與批評。犯了錯誤的時候，不要怕丟面子，一定要勇于承認(rèn)錯誤，并當(dāng)面向他人道歉。遇到批評時，不要立刻就鬧情緒或哭哭啼啼，正確的做法是立刻檢點自己，“有則改之無則加勉”，只有認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗才能真正取得進(jìn)步。4、關(guān)系好不等于沒禮貌。一位受大家喜愛和歡迎的秘書，一定是在工作場合懂得尊敬他人的秘書。有的時候大家一起工作的時間長了，秘書與同事之間的關(guān)系會變得很熟悉，這時候容易犯的錯誤就是言行上過于隨意。例如，有的秘書與上司熟了，對上司常常直呼其名，上司一般也不會介意。但是遇到有上級領(lǐng)導(dǎo)或重要客戶來的時候，秘書仍然對上司直呼其名，這樣做就會讓上司非常尷尬，也會給上級領(lǐng)導(dǎo)或客人留下不好的印象。盡管關(guān)系熟，也不能忘記禮貌。工作場合不要隨意和他人稱兄道弟或?qū)⑸纤痉Q呼為“老大”。與他人勾肩搭背、拍拍打打，都是過于隨意的做法。5、不要貪圖小便宜。秘書在工作中要做到嚴(yán)格的“公私分明”，不要貪圖小便宜，否則會導(dǎo)致單位利益和個人形象受損。例如，不要用單位的電話打私人長途電話，不要用單位的信紙寫私人信件，不要用單位的紙張復(fù)印私人文本等等。與同事之間也要注意“禮尚往來”，不要隨意向他人借錢或借錢給他人，平時吃工作餐時，不要隨意讓別人給自己付帳。無論是對單位還是對他人，都不要白吃白喝，貪圖小便宜。6、在工作交往當(dāng)中與異性相處時，一定要注意分寸。在工作中，男性和女性是平等的，不要歧視異性。要尊重異性，絕對不可對異性“動手動腳”或進(jìn)行言語上的騷擾。要盡量避免不必要的身體碰觸，也不要隨意侵犯對方的私人空間。單獨寒暄時，不要涉及兩性之間的話題。不要談?wù)摦愋缘纳眢w或?qū)Ψ诫[私，也不要送貼身物品（如香水、首飾、內(nèi)衣等）給異性同事。7、盡量避免制造人際矛盾。與他人溝通時，盡量采取當(dāng)面溝通的方式。對人有意見或看法時，可以當(dāng)面提出、當(dāng)面探討，不要在背后對他人隨意訴說，否則容易將本來可以擺在桌面上的溝通交流變成“小道消息和謠言滿天飛”，最終最受其害的還是自己，而自己正是那個“小道消息和謠言的始作俑者”。“好事不出門，壞事傳千里”，背后可以說別人好話，但一定不要在背后說別人壞話。8、要有寬容的心。秘書每天可能會遇到各種各樣的人，當(dāng)遇到自己不喜歡的人時，不要隨意給對方貼上“討厭”的標(biāo)簽。要善于發(fā)現(xiàn)對方優(yōu)點，并向?qū)Ψ降拈L處學(xué)習(xí)，在內(nèi)心里寬容對方，學(xué)會和各種各樣的人融洽相處。9、常常感謝他人。得到他人的幫助，哪怕對方僅僅是給自己倒了一杯水，也要認(rèn)真地說一聲“謝謝”。懂得感恩的人，會讓他人感到助人的價值，并且樂于付出。10、謹(jǐn)言慎行。秘書在工作場所一定要言行謹(jǐn)慎。單位的休息室、洗手間是可以放松的場所，但同時也是單位的公共場所。在這些地方，常常會有其他部門的人或單位以外的人，因此，不要以為在這里可以放松的隨意說笑或議論他人。如果被議論的人恰巧在你看不到的地方