工程采購管理辦法

工程采購管理辦法工程采購管理辦法工程采購管理辦法xxx公司工程采購管理辦法文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設計，管理制度工程采購管理辦法總則在《中華人民共和國建筑法》、《中華人民共和國招投標法》、《中華人民共和國招投標法實施條例》、《房屋建筑和市政基礎設施工程招投標管理辦法》、《評標委員會和評標方法暫行規(guī)定》以及各地方招標投標的有關規(guī)定的基礎上，我部制定本辦法，對工程總承包項目的各類分包工程的分包商的確定、各類工程設備、材料的采購以及工程項目所需各類咨詢服務的提供方的確定等相關事宜作出如下規(guī)定。遵循“公平、公開、公正”和“貨比三家”的原則，在保證按項目的進度、質量、預算要求的前提下，以合理的價格獲得所需的工程承包或分包以及貨物和服務的承包商。適用范圍我公司所有工程總承包項目以及工程管理項目涉及的建設工程承包或分包、貨物和服務的采購均適用于本辦法。所有涉及建設工程承包或分包、貨物和服務的承包商、供應商的選定均需進行議價談判、內部招標或公開招標。采用議價談判、內部招標、公開招標的具體條件劃分如下：（劃分依據(jù)）預算金額在100萬元以下工程項目、10萬元以下的貨物項目、5萬元以下的服務項目：三方（含）以上詢價比較后直接發(fā)包，簡稱為“直接議價”；需要注意的是，如果預算金額雖然在100萬元以下，但工程較復雜，清單項目較多的情形也應該進行“內部招標”而不是采取“議價談判”。預算金額在100萬元（含）—200萬元范圍內的工程項目、10萬元（含）—100萬元范圍內的貨物項目、5萬元（含）—50萬元范圍內的服務項目：在公司內部根據(jù)本辦法規(guī)定的程序進行“內部招標”，從而確定分包商。預算金額在200萬元（含）以上的工程項目、100萬元（含）以上的貨物項目、50萬元（含）以上的服務項目：根據(jù)項目的可研批復，按照法定程序進行“公開招標”。定義的解釋6．1工程類項目：即由本公司實施的工程總承包項目或工程管理項目涉及的建安工程中涵蓋的所有施工總包、施工分包、工程設備材料的采購以及項目的實施過程中用于造價咨詢、招標代理、勘察測量等服務。6．2議價談判：適合預算金額在100萬元以下工程項目、10萬元以下的貨物項目、5萬元以下的服務項目，即在至少3家承包商、供應商間進行多輪談判、價格比較，在進行包括信譽、實施能力、管理能力、售后服務、資信等的比較后，寫出簡要的議價談判報告，經內部審批流程，直到公司主管副總審定后確認承包商。6．3內部招標：適合預算金額在100萬元（含）—200萬元范圍內的工程項目、10萬元（含）—100萬元范圍內的貨物項目、5萬元（含）—50萬元范圍內的服務項目，即參照法定邀請招標程序，邀請至少3家承包商或供應商在公司內部進行的招標，由評標委員會寫出簡要的評標報告，經過內部審批，直到公司主管副總審定后確定中標人。邀請的分包商或供應商應該首先從公司合格供應商名錄中隨機抽取。如果公司的合格供應商名錄不夠3家，則可由工程各相關方進行推薦；被推薦的承包商或供應商應至少符合該項目實施的基本要求（例如信用良好、資質符合、生產能力和管理能力匹配、財務狀況良好、三年內無違法違紀狀況等），并且最好在中船系統(tǒng)內部有過業(yè)績或合作。6．4公開招標：適合預算金額在200萬元（含）以上的工程項目、100萬元（含）以上的貨物項目、50萬元（含）以上的服務項目，根據(jù)可研批復中的招標方式按照法定的招標程序確定中標人。組織與職責組織無論采取何種采購形式，均應以市場開發(fā)與管理部為采購工作的直接責任部門。采購工作開始后成立采購領導小組和采購工作小組，其具體人員組成與職責如下。組成與職責8．1采購領導小組成員組成：組長：公司主管領導；副組長：市場開發(fā)與管理部部長；成員：國內（際）工程部部長。8．2采購領導小組的職責：審核并批準《招標征詢審批表》；確定采購的時間進度計劃；審核并批準《招標（預審）文件審批表》；確定合格潛在供應商名單；負責組建評審委員會（公開招標除外，使用于內部招標），評審委員會由至少5名以上單數(shù)的評標委員組成，其中至少1名經濟專家，技術專家不得少于評審委員會總人數(shù)的2/3；評標委員會名單由采購領導小組組長確定；負責邀請公司監(jiān)察部至少一名成員參與采購的全過程；負責確定中標人或最終供應商。8．3采購工作小組的組成：組長：市場開發(fā)與管理部部長擔任或指定；成員：項目經理、采購工程師、預算工程師、文員以及其他需要的人員。8．4采購工作小組的職責：采購工作小組在采購領導小組的領導下，完成各項目具體的采購工作。采購工作從收到項目經理提交的已審批的《采購征詢審批表》開始工作，直至合同正式簽訂并后結束。具體分工如下：組長：指導和監(jiān)督采購工作小組的組員的各項工作；預審所有對外文件；負責將采購結果上報采購領導小組審批；負責組織中標單位的合同談判及簽訂。項目經理：在整個項目開始之初根據(jù)項目實施計劃制定和工程實施相關的各分包工程、設備材料或服務項目的需求時間節(jié)點計劃，并上報采購領導小組審批；負責采購項目的采購范圍的劃分，并協(xié)助招標工程師制定招標方案和招標計劃；負責采購項目的發(fā)起，填報《采購征詢審批表》第一欄；負責提供采購所需的技術資料（包括工程范圍、招標圖紙、技術要求、工程安排、施工要求等），并根據(jù)工程特性審核采購工作相關的議價或招標文件及合約文本中與工程技術有關的內容；如有需要，可作為技術專家參與采購評審或談判工作；負責材料樣本的封樣工作；參與合同談判。采購工程師：根據(jù)經審批的采購節(jié)點需求編制項目招標計劃；制定采購方案，在《采購征詢審批表》上填寫相應內容；負責采購工作相關一切對外聯(lián)絡以，負責采購相關的程序性工作以及相關文件的準備；負責接收各類供應商的報名及匯總，負責所有報名供應商的技術條件和資質方面的初審及考察；并將符合采購項目要求的潛在供應商名單上報采購領導小組審批；負責組織編制詢價文件或招標文件，并填寫《招標（預算）文件審批表》上報采購領導小組審批；參與合同談判。預算工程師：負責對潛在供應商的經濟方面進行初審或考察，并形成審查報告交給招標工程師；負責組織工程造價咨詢公司開展招標項目的清單和最高投標限價或標底的編制工作；根據(jù)工程特性審核招標（預審）文件、詢價文件及合約文本中與經濟有關的章節(jié)；投標保證金（如果有）、標書購置費（如果有）、圖紙押金（如果有）及履約保證金（如果有）的收取及退回手續(xù)；負責招標階段中對投標文件的經濟標進行評審以及議價程序中經濟指標的評審。參與中標單位的合同談判。文員：配合協(xié)助招標工程師做好好開標、評標及合同談判期間等事務性工作。采購程序采購的發(fā)起和準備工作采購工程師配合項目經理根據(jù)建設單位對采購工作的要求，事先將采購方案與建設單位溝通。項目經理根據(jù)采購項目的具體內容，填寫《采購/招標征詢審批表》第一欄。并由市場開發(fā)與管理部相應專業(yè)人員，聯(lián)合組成招標工作小組，從經濟商務、施工技術方案、合約執(zhí)行等方面為招標領導小組提供必要的資料和信息。招標工程師針對所要進行招標的工程項目進行市場調查，并將資料匯總。潛在供應商的來源通過公司網站和各種招標媒介發(fā)布招標信息。公司內部人員、建設單位、建設相關方等推薦潛在供應商。工程類供應商的信息匯總工作由招標工程師負責，并兼任招標工作小組信息助理，以建立開放性的供應商資料庫。其他部門均可以對該資料庫供方信息進行查詢，以作技術咨詢或進行實施方面的了解，同時在實施過程中的評價也匯總在該資料庫中。合格潛在供應商的確定招標工作小組應組織組員對采購申請人提供的有關資質證明文件和業(yè)績情況等書面資料進行資格預審。書面資料一般包括：投標申請人的企業(yè)概況、資質證書、營業(yè)執(zhí)照、安全生產許可證、質量認證證書、稅務登記證、投標申請人近兩年承接過的類似工程業(yè)績及項目負責人的個人簡歷及近三年的工作業(yè)績（提供合同），近三年的財務狀況（財務審計報告）等。同時投標申請人書面資料遞交的時的代表人員須持投標申請人的法人委托書，并出具本人身份證以備核查。要求從經濟商務、技術條件、管理能力、項目執(zhí)行能力等方面對投標申請人進行資格審查。招標項目小組中的預算工程師負責對報名供應商的經濟商務方面的審查，并將報告交由招標工程師匯總。招標工作小組中的招標工程師負責報名供應商技術條件和執(zhí)行能力的審查，并形成報告。招標工作小組中的招標工程師負責匯總各組員的資格預審報告，并向招標領導小組及相關部門提供審查報告。招標領導小組根據(jù)匯總的資格預審意見，最終確定通過合格的潛在投標人名單，并上報公司主管領導審批。對于比較重要的項目，對于未合作過的采購申請人，還應由招標工作小組組織對該潛在供應商進行有針對性的考察。到潛在供應商公司所在地、在建項目現(xiàn)場和已完工程項目的建設單位，考察潛在供應商的公司和項目負責人的業(yè)績及技術水平。并填寫《潛在供應商實地考察表》，一并匯總上報。編制及發(fā)放招標/詢價文件：編制招標/詢價文件：招標工作小組負責組織招標項目的招標/詢價文件的編制，并組織招標領導小組以及項目經理討論并確認招標/詢價文件。招標/詢價文件應由招標工程師發(fā)出，招標/詢價文件在最終審批完成前不得發(fā)出。發(fā)放招標/詢價文件按經審批的合格的潛在供應商名單，由招標工程師向各被邀請的潛在供應商發(fā)出招標/詢價邀請，待被邀請的潛在供應商回復后，由各潛在供應商自行在規(guī)定時間內到指定地點來購買招標/詢價文件和有關資料。開標、評標及議標開標開標由投標工作領導小組指派人員主持，招標工作小組配合，并邀請公司監(jiān)察部人員參與開、評標全程監(jiān)督。招標工作小組做好開標記錄。評標評標的基本原則如下，招標文件有具體要求的響應招標文件要求：標書符合要求；施工組織先進、施工進度安排與質量保證措施落實；報價合理經濟。詢價談判詢價談判會議由投標工作領導小組指派人員主持，招標工作小組配合，并邀請公司監(jiān)察部人員參與開、評標全程監(jiān)督。招標工作小組做好開標記錄。商務、經濟方面由招標工程師和預算工程師負責；技術、執(zhí)行方面方案由招標工程師和項目經理負責；詢價文件由招標工程師和預算員共同管理，發(fā)出文件必須經招標工作小組組長審核，并報招標領導小組批準后統(tǒng)一發(fā)出。涉及關鍵事項的文件須報公司主管領導審查同意后才可以發(fā)出。定標/評標委員會意見，寫出評標報告，由招標工程師報招標領導小組。由招標領導小組根據(jù)評標報告，確定最終中標單位。發(fā)中標通知書，并簽訂合同文件招標工程師負責編制發(fā)放中標通知書。將招標結果報告投資方并備案。8．9合同談判及簽訂由招標工作小組組長組織由招標領導小組指定人員、招標工程師、預算工程師、項目經理及其他相關人員參與中標單位的合同談判。由招標工程師完善合同并最終形成簽訂稿。由文員填寫《合同評審單》完成合同審批流程，并蓋章生效。8．10招標成果移交由文員匯總招標/詢價過程文件及其他相關資料（其中招標清單及中標方報價單由預算工程師確認并提供，招標文件、中標方投標文件及招標過程文件由招標工程師確認，招標圖紙由項目經理確認），留存一套作為部門檔案，移交一套（可以是復印件）至項目經理處并做簽收。附表一《采購/招標征詢審批表》招標項目內容：（擬采購/招標項目名稱、施工范圍、工期、標包分割等）項目經理：國內（際）工程部意見：（是否同意采購）部長簽字：市場開發(fā)與管理部意見：（是否同意采購）部長簽字：（本欄由采購工程師填寫）擬采用采購方式：□公開招標□內部招標□談判詢價擬定職能分工：經濟商務：責任人簽字：技術：責任人簽字：執(zhí)行：責任人簽字：采購工程師簽字：采購工作組組長簽字：公司主管副總意見：簽字：附表2-1：招標（詢價）文件內部審批表中船重工建筑工程設計研究院有限責任公司工程建設項目招標/詢價文件內部審批表項目名稱項目編號管理方建設單位：采購人/招標人：我公司管理角色：□工程總承包管理□工程項目管理受審文件□招標預審文件□招標文件（是否有附件：□有□無）□詢價文件（是否有附件：□有□無）其他：采購工程師簽字：年月日項目經理意見簽字：年月日預算人員意見簽字：年月日法務人員意見簽字：年月日招標工作小組組長意見組長簽字：年月日招標領導小組組長意見組長簽字：年月日附件2-2：招標（詢價）文件外部審批表中船重工建筑工程設計研究院有限責任公司工程建設項目招標/詢價文件外部審批表項目名稱項目編號管理方建設單位：采購人/招標人：我院管理角色：□工程總承包管理□工程項目管理受審文件□招標預審文件□招標文件（是否有附件：□有□無）□詢價文件（是否有附件：□有□無）其他：（是否有附件：□有□無）采購工程師簽字：年月日我項目部意見項目經理簽字并蓋章：年月日招標人意見簽字或蓋章：年月日建設單位意見簽字或蓋章：年月日代理公司意見簽字或蓋章：年月日附表3：供應商候選人實地考察表注：每次考察至少三人參加，按照不同考察地使用以下三個表；對于每個考察對象每位考察人員三種表格各需要填寫一份，交給招標工程師匯總。表3-1：《供應商候選人所在地考察表》供應商候選人名稱公司地址：聯(lián)系人及聯(lián)系方式采購候選人公司所在地資質情況（是否有原件，是否符合項目建設要求）企業(yè)經營情況及財務情況（是否有原件）公司管理水平（是否有HSE管理體系）技術能力（是否有總工和合適數(shù)量的技術人員）執(zhí)行能力（是否有符合要求的項目經理，有資格證的原件）其他考察人意見（要填寫是否符合項目建設基本要求，并闡述對投標候選人的總體評價。）簽字：日期：年月日表3-2：供應商候選人在建工程項目考察表供應商候選人在建工程項目考察表供應商候選人名稱考察項目名稱及地址：考察聯(lián)系人及聯(lián)系方式在建項目現(xiàn)場（名稱、地址）現(xiàn)場安全管理狀況現(xiàn)場施工進度現(xiàn)場施工質量情況項目成本控制情況現(xiàn)場施工機械情況現(xiàn)場綜合管理水平其他考察人意見（要闡述對投標候選人該考察項目的總體評價。）簽字：日期：年月日表3-3：供應商候選人已完項目考察表供應商候選人已完項目考察表供應商候選人名稱考察項目名稱及地址：聯(lián)系人及聯(lián)系方式已完工程項目施工驗收備案情況施工質量結算情況（主要考察洽商）業(yè)主反饋意見考察人意見（要闡述對投標候選人該考察項目的總體評價。）簽字：日期：年月日表3-4：《供應商候選人實地考察匯總表》序號考察人考察對象（考察人姓名）1（供應商候選人名稱）項目投標候選人所在地已完項目在建項目2項目投標候選人所在地已完項目在建項目3項目投標候選人所在地已完項目在建項目匯總人：附件4-1潛在供應商名單內部審批表中船重工建筑工程設計研究院有限責任公司工程建設項目合格潛在供應商名單內部審批表項目名稱項目編號管理方建設單位：采購人/招標人：我公司管理角色：□工程總承包管理□工程項目管理潛在供應商1、2、3、所有考察人員意見（是否同意推薦并簽字）項目經理意見（是否同意推薦并簽字）簽字：年月日采購/招標工作小組組長意見（是否同意推薦并簽字）組長簽字：年月日采購/招標領導小組組長意見（是否同意推薦并簽字）組長簽字：年月日注：應附上對所有實地考察表及匯總表。附表4-2：招標（預審）文件外部審批表中船重工建筑工程設計研究院有限責任公司工程建設項目合格潛在供應商名單外部審批表項目名稱項目編號管理方建設單位：采購人/招標人：我公司管理角色：□工程總承包管理□工程項目管理潛在供應商1、2、3、我項目部意見項目經理簽字并蓋章：年月日采購人/招標人意見簽字或蓋章：年月日建設單位意見簽字或蓋章：年月日附件5：詢價談判記錄附表5-1：詢價談判記錄表中船重工建筑工程設計研究院有限責任公司工程建設項目詢價談判記錄表項目名稱項目編號管理方建設單位：采購人/招標人：我公司管理角色：□工程總承包管理□工程項目管理潛在供應商名稱潛在供應商聯(lián)系人及聯(lián)系方式聯(lián)系人：電話號碼：手機號：傳真號碼：詢價談判情況記錄（談判過程（有幾次談判，都要如實記錄）、報價情況、工期情況、質量情況、后期維護、其他）詢價談判小組簽字附表5-2：詢價談判匯總表中船重工建筑工程設計研究院有限責任公司工程建設項目詢價談判匯總表項目名稱詢價人日期：比較內容承包商/供應商名稱備注聯(lián)系人聯(lián)系電話價格服務質量后期維護結論（此處填寫排序，“第n名”）詢價談判小組簽字：（每位成員均需簽字）附件6：《開標、評標一系列表格》附表6-1開標記錄表項目名稱：開標地點：招標編號：開標時間：年月日序號投標人投標價（萬元人民幣）工程質量等級投標保證金（萬元人民幣）工期（日歷天）備注投標人代表簽名1234（需要時增加）合格主持人：記錄人：唱標人：監(jiān)標人：表6-2符合性檢查表項目名稱：招標編號：評標時間：年月日序號投標人內容1投標書的完整性2投標保證金有效性3投標文件內容和簽章的合格性4投標法人授權書5營業(yè)執(zhí)照的合格性6安全生產許可證的合格性7資質證書是否符合招標要求8項目經理及項目其他人員資格的合格性9投標報價的完整性10投標有效期的符合性11總工期是否達到招標要求結論1、投標文件由法人代表簽署時，可不提供法人授權書；2、表中只需填寫：“合格”或“不合格”；3、表中各項有一項不合格者，即可導致廢標;4、在結論欄中填寫“合格”或“不合格”評標專家簽字：表6-3技術標評分表項目名稱：招標編號：序號投標單位評分內容及滿分1滿分分2滿分分3滿分分4滿分分合計滿分分評委簽字：表6-4技術標評分匯總表（分數(shù)代碼A）項目名稱：招標編號：序號投標人專家評委12345平均得分注：平均得分為所有專家評分的算數(shù)平均值。專家簽字：表6-5投標函部分評分匯總表（分數(shù)代碼B）項目名稱：招標編號：序號投標人專家評委12345平均得分注：平均得分為所有專家評分的算數(shù)平均值。專家簽字：表6-6商務標評分表（商務標得分代碼為C）項目名稱：招標編號：序號投標人評分內容投標報價投標報價（萬元）算術修正及核準后投標價（萬元）基準價（萬元）偏差率%商務標得分（0~40分）注：（商務標評分方法見招標文件。）專家簽字：表6-7綜合評分匯總表項目名稱：招標編號：序號投標人評分內容1技術標得分（分數(shù)代碼A）2投標函部分得分（分數(shù)代碼B）3商務標得分（分數(shù)代碼C）4綜合得分=A+B+C綜合得分排名注：綜合得分