項目采購管理規(guī)定

項目采購管理規(guī)定1目的為指導項目采購工作，對采購所涉及的采購計劃、采買、催交、檢驗、運輸交付等的工作內容、流程、紀律、職責、權限等作出規(guī)定。2適用范圍本規(guī)定適用于對工程總承包項目的采購管理。3職責3.1成本開發(fā)部負責工程部執(zhí)行本規(guī)定的指導、監(jiān)督及檢查。3.2建管部負責按策劃的分工實施采購，并接受成本計劃部的過程控制；同時對項目經理部采購時的過程控制；公司建管部是采購工作主管部門，負責實施采購管理工作，從程序角度對招標文件進行評審，按策劃的分工實施采購，并接受公司成本計劃部全過程控制。3.3公司總工辦負責從技術、質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全角度對招標文件進行審查；造價部負責編制招標文件中工程量清單，并從造價控制角度對招標文件進行審查；項目經理部負責按策劃的分工實施采購，并接受建管部的過程控制。4工作程序編制項目采購計劃采購計劃由項目經理部負責編制，經建管部審核后報分管副總批準實施；采購計劃應在項目策劃階段《項目管理計劃》及《項目實施計劃》經批準后編制，編制的依據包括工程總承辦合同、項目管理計劃、項目實施計劃、項目采購計劃，公司有關采購管理程序和制度。4.1.3采購計劃包括以下內容：1）采購原則，包括分包策略及分包管理原則，安全、質量、費用、控制原則等；2）采購范圍、內容及分工（關于建管部與項目經理部采購分工應由成本計劃部與建管部根據項目具體情況研究確定）；3）采購的職能崗位及主要職責；4）采購協(xié)調程序（其中與業(yè)主協(xié)調程序應經業(yè)主同意）；5）采購進度計劃（長周期設備和特殊材料采購應重點注明）；4.1.4項目采購工作應嚴格按照經批準的采購計劃實施，當項目情況（建設規(guī)模、進度等）出現重大變化時，項目經理部應對采購計劃進行修改并重新報批，建管部及項目經理應對采購計劃的實施進行管理和監(jiān)控。4.2.采買4.2.1采買工作包括預選供方、招標、詢價、評標、定標、簽訂采購合同等內容，由負責人（根據策劃確定的分工為建管部采購室或項目經理部，下同）根據項目采購計劃確定的原則和進度要求組織實施；4.2.2.對采購供方選擇、評價和重新評價的準則見《采購控制程序》相關內容；4.2.3預選供方4.2.3.1負責人按照《采購控制程序》相關規(guī)定預選供方并提出評價意見，經控制人（公司成本計劃部，下同）審核，報主管副總批準后發(fā)布《合格供方名錄》，只有列入《合格供方名錄》的供方才有資格參加項目采購投標；4.2.3.2通過政府建筑市場交易平臺公開招投標的可省去調查評價，中標后直接納入《合格供方名錄》；4.2.3.3.預選的供方數量應符合國家及地方有關規(guī)定，并不少于三個；4.2.3.4.總承包合同及采購計劃有相關規(guī)定的，責任人應將預選供方報業(yè)主同意，并保留相關書面證明。4.2.4招標及供方溝通4.2.4.1單筆合同價款五萬元以上的采購項目必須進行招標；4.2.4.2責任人應按照國家及地方有關規(guī)定選擇公開招標、邀請招標或自主招標方式，招標的相關范圍見國家及地方有關規(guī)定；4.2.4.3采用公開或邀請招標方式a）責任人應按照國家及當地有關規(guī)定程序組織招標，一般包括招標資格與備案、發(fā)布招標公告或投標邀請書、編制發(fā)放資格預審文件和遞交資格預審申請書、資格預審確定合格的投標申請人、編制發(fā)出招標文件、勘察現場、答疑、送達與簽收投標文件、組建評標委員會、開標、評標、招標投標情況書面報告及備案、預中標人公示、發(fā)出中標通知書，招標過程中時間安排應遵守國家招投標法有關規(guī)定；b)評標委員會應按照國家及地方有關規(guī)定由評標專家及招標方代表組成，招標方代表按照采購協(xié)調程序可由我公司與業(yè)主共同派出；c）公開及邀請招標根據國家有關規(guī)定通常應公開開標，舉行開標會議，會議程序應按照當地招標行政主管部門的規(guī)定進行，并由該部門現場監(jiān)督；d）招標過程中形成的全部文件均應由責任人整理備案。4.2.4.4采用自主招標方式a)自主招標程序包括預選供方、編制發(fā)出招標文件、勘察現場、答疑、送達與簽收投標文件、組建評標委員會、開標、評標、招標投標情況書面報告及備案、發(fā)出中標通知書，招標過程中時間安排應考慮投標人標書正常編制時間；b）評標委員會按照合同及采購協(xié)調程序有關規(guī)定可由控制人、責任人、專家?guī)斐槿＜遗c業(yè)主代表組成，人數應為五人以上單數，經濟技術專家不少于總人數的三分之二，評標委員會名單應報業(yè)主及控制人批準，并在開標前嚴格保密；c）開標形式根據實際情況可采取公開開標或內部開標，在招標文件中確定，但開標過程必須由評標委員會全程參與，并有紀檢監(jiān)察員現場監(jiān)督，開標過程應形成《開標記錄》并備案；d）招標過程中形成的全部文件均應由責任人整理備案。4.2.4.5編制發(fā)出招標文件a)招標文件由責任人負責組織編制，一般應從公司設計參考資料《工程總承包項目各類招標文件文本》中選用后根據招標項目具體情況進行調整；b）招標文件中有關技術、質量、進度要求、具體招標范圍、工程建設標準等條款應由項目經理組織填寫；c）若招標文件中包含工程量清單，由造價部負責按照招標時間要求進行編制；d）招標文件編制完成，應由責任人組織內部會簽，填寫《招標文件（合同）會簽/審批表》，然后將招標文件及《招標文件（合同）會簽/審批表》報成本計劃部批準；e）招標文件經批準后由招標部負責發(fā)出，發(fā)出時應形成發(fā)文記錄并備案。4.2.4.6踏勘現場時間應在招標文件中確定，以便于投標單位全面了解項目情況；4.2.4.7答疑由招標部負責組織，可采取現場或文函形式進行應將投標人所有問題收齊后一次性書面答復，發(fā)出時應形成發(fā)文記錄并備案，若答疑涉及招標文件實質性內容修改，應報控制人批準后發(fā)出，招標文件修改報批使用《招標文件（合同）會簽/審批表》；4.2.4.8投標保證金的收取應按照招標文件的規(guī)定，但截止時間應定在開標之前，即此時點前保證金未到帳的投標單位將被取消投標資格；4.2.4.9評標應嚴格按照招標文件有關標準進行，通常包括一般性評審、技術標評審、商務標評審；a)對于施工總包及合同價款在500萬元以上的施工專業(yè)分包、材料設備采購，應形成《評審報告》，《評審報告》的主要內容有：標價分析，包括標價的合理性、與標底的比較、高或低的理由等等，標書是否符合要求，有何保留意見，技術建議是否合理，對投標商提出的工期的評述以及投標商的資信和經驗的評述，授標給該投標商可能帶來的風險以及可能遇到的問題等等。評審報告還應列表說明被列為廢標的名單及理由，前幾名可能中標者的比較，最終提出推薦意見；b）對于其它招標項目，應按招標文件要求形成《評標委員會評分匯總表》，評分第一名為推薦中標人。4.2.4.10若總承包合同及采購計劃有相關規(guī)定，評標結束后責任人應將《評審報告》及《評標委員會評分匯總表》報業(yè)主確認最終中標人，然后責任人應將以上《評審報告》、《評標委員會評分匯總表》、業(yè)主書面確認證明報公司成本控制部。4.2.4.11以上程序完成后，責任人負責向中標人發(fā)出中標通知書，并以中標條件為基礎與其談判簽訂合同。4.2.5對于合同金額在5萬元以下的小額采購項目，可由責任人經市場詢價后直接采購，詢價供方不應少于三個，詢價過程應有紀檢監(jiān)督員監(jiān)督，并保持報價單備案。4.2.6對于甲控乙供認質認價材料，認質認價工作由項目經理部負責，項目經理部應充分考察市場情況后按項目要求的質量，以合理的價格和可靠的供貨來源確定相應供方，同時可采取封樣方式確保實際供貨質量，對于重要材料應請業(yè)主方對供方進行確認。4.3催交4.3.1責任人應根據設備材料對項目總進度產生影響的程度，劃分催交等級，確定催交方式和頻度，制定催交計劃并監(jiān)督實施；4.3.2催交方式包括三種：駐廠催交、辦公室催交和會議催交，對于關鍵設備可采取駐廠催交；4.3.3催交應包括督促供方按合同要求提交有效的圖紙、資料，供設計審查確認或進行配套條件施工。4.4驗收4.4.1項目經理部質量控制人員根據設計文件和標準規(guī)范的要求進行設備材料檢驗，檢驗時間根據采購合同規(guī)定可為制造過程中、出廠前、貨到現場時，重要、關鍵設備應駐廠監(jiān)造，采取現場檢驗時監(jiān)理及相關施工單位應參加檢驗（參見《項目實施過程質量控制規(guī)定》；4.4.2對于有特殊要求的設備材料，應委托有相應資格和能力的單位進行第三方檢驗并簽訂檢驗合同。當總承包合同有約定時，應安排業(yè)主參加相關檢驗。4.5運輸與交付4.5.1運輸及卸貨責任由采購合同確定，通常由供方負責，項目經理部采購負責人應組織好現場接貨工作；4.5.2設備材料運至指定地點，應由項目經理部接收人員會同相關施工單位對照送貨單進行逐項清點（包括應有的隨機附件、工具、資料、證明文件等）同時辦理與供方及相關施工單位之間移交手續(xù)，填寫《項目材料設備移交記錄》；4.5.3項目經理部財務人員應及時辦理相關出入庫手續(xù)。4.6采購變更管理項目經理部直接采購時應按《項目變更洽商管理規(guī)定》，負責根據變更洽商內容及時通