文書管理規(guī)則

文書管理規(guī)則

□總則

第一條目的

為使文書管理制度化，以增進文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。

第二條范圍

本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部門)與外界來往的文書(包括電報)及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。

□承辦部門

第三條總收發(fā)部門

總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理?？偸瞻l(fā)部門負責文書之收受及發(fā)送。

第四條管理部門

(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。

(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務(wù)部門)為管理部門。

(三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。(四)管理部門應(yīng)指定人員負責來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。

第五條主辦及會辦部門

(一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門則為該項文書的會辦部門。

(二)本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、會辦及提供部門。

□行文

第六條行文類別

(一)函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關(guān)團體、公司行號、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。

(二)公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時使用。

(三)便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時使用。

(四)簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。

(五)電報：業(yè)務(wù)處理須以電報行文時使用。

(六)表格式公文：政府機關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。

(七)其他：

1.司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?；訴訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議委員會規(guī)定程序?qū)嵤?/p>

2.會議紀錄及例行表報等的發(fā)送不必行文。

第七條行文名義、署名及印信借用

(一)對關(guān)系企業(yè)外機構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：

1.以公司名義由董事長署名蓋董事長職章：

屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。

2.以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章：

對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級機構(gòu)等之行文。

3.以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。

①對省政府、市政府所屬二級機構(gòu)等的行文。

②對當?shù)厥?、縣政府及其所屬一級機構(gòu)的行文。

③對稅務(wù)、金融機關(guān)的行文。

④總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定)。

4.以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。

對本款第二項所列以外的公家機構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團體的行文。

營業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商之行文。

5.以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。

營業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商的行文。

6.以部門名義蓋部門章：

①采購部門對廠商的行文。

②人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責范圍內(nèi)對公民營事業(yè)、民間機構(gòu)或個人的行文。

7.應(yīng)依本款第四項的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。

8.因環(huán)境特殊或事實需要，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長或總經(jīng)理核準。

(二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用?。?/p>

1.正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。

2.總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門章。

3.工務(wù)、資材、會計、總務(wù)等服務(wù)部門對其他部門的行文蓋部門章。

4.廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。

(三)公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標等)，須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。

(四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。

(五)需以對等身份的簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實情處理。

第八條行文的判行權(quán)限

(一)以董事長署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判行。

(二)以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。

(三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。

(四)以部門名義由廠處長署名行文者，應(yīng)由部門主管判行。

(五)以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管判行。

(六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級人員判行。

(七)因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準后始得為之。

(八)固定格式文書，應(yīng)由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。

□文書處理程式

Ⅰ.通則

第九條文書分類

(一)機密類：具有專利性、獨特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù)機密文件，應(yīng)依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。

(二)A類：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。

(三)B類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來文書。

(四)C類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。

(五)其他類：與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。

第十條收發(fā)文登記單

(一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存查。

(二)第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復(fù)日期之先后次序整理，按日核對催辦。

(三)第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復(fù)日期之先后整理，以備隨時稽催督導(dǎo)用。

(四)第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分類存查。

(五)第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。

第十一條收(發(fā))文字號的制定管理

(一)對外行文的字號

1.公司：X1X2(X3)總字第○○○○號。X1X2為公司簡稱；X3為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略；○○○○為公司收(發(fā))文流水號。

2.事業(yè)部(含直屬部門)：X1X2(X3)X4字第○○○○號(X4為事業(yè)部或直屬部門代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理)。

3.營業(yè)部門：由各公司總經(jīng)理室制定。

(二)對關(guān)系企業(yè)行文的字號

1.由各公司總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。

2.總管理處各部、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。

(三)收發(fā)文編號

1.由文書管理部門按年份依流水號碼一文一號編列。"業(yè)務(wù)接洽便函"另行編定，亦采流水號碼一文一號編列。

2.復(fù)文以收文號碼為發(fā)文號碼，如有二號以上來文并案處理，以最后的收文號碼為發(fā)文號碼。

3.主動發(fā)文號碼與一般收復(fù)文號碼采取同一編號順序。

Ⅱ.與外界來往文件

第十二條收文

(一)登記、分文

來文由收發(fā)人員拆封后，于"收(發(fā))文登記單"登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。

(二)文件的分送

收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存"收(發(fā))文登記單"第一聯(lián)，依收文編號之流水號碼裝訂之。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來文以"分文專用卷宗"送交經(jīng)辦部門主管核定"要""否"答復(fù)及處理期限，記入"收(發(fā))文登記單"第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當天簽收后，夾放于"分文專用卷宗"退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。

(三)文件交辦

經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入"收(發(fā))文登記單"第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導(dǎo)，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。

(四)文件處理

1.經(jīng)辦人辦理文件時，應(yīng)將擬辦或復(fù)文擬搞簽呈主管判行。

2.經(jīng)辦人應(yīng)將處理經(jīng)過、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于"收(發(fā))文登記單"第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時，得以"文書簽辦單"補充，簽辦單隨同"收(發(fā))文登記單"第五聯(lián)流程處理)，并填記預(yù)定保存期限及銷案或待復(fù)日期后連同來文(復(fù)文時需附復(fù)文稿)經(jīng)呈判后打字、校對再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。經(jīng)辦部門主管于文件判行后，將"收(發(fā))文登記單"第三聯(lián)抽出銷案。

3.收發(fā)人員收到辦妥的來文及"收(發(fā))文登記單"第四、五聯(lián)時：

①如無需復(fù)文者，依其類別編定檔號填記于第四、五聯(lián)將檔號及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。

②如需復(fù)文者，將復(fù)文及復(fù)文搞送請監(jiān)印人員用印后，復(fù)文封發(fā)投郵；來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本則依其類別編寫檔號填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷案(如需待復(fù)者，則將第二聯(lián)依待復(fù)日期的先后整理以備稽催)，再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。

4.來文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其他有價證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文時，應(yīng)即繳交出納部門簽收不應(yīng)隨文傳遞。

第十三條主動發(fā)文

(一)擬稿、登記

經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附"收(發(fā))文登記單"一式五聯(lián)，填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預(yù)定保存年限及銷案或待復(fù)期限等欄，呈部門主管會核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號，轉(zhuǎn)打字、校對后，送交文書管理部門收發(fā)人員。

(二)發(fā)文處理

收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿"收(發(fā))文登記單"(一式五聯(lián))，即將發(fā)文文件及原稿送請監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號的流水號裝訂；無須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。

第十四條外界復(fù)文的處理

收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復(fù)文時，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收文日期及字號。

Ⅲ.關(guān)系企業(yè)來往文件

第十五條行文方式

(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一般性的規(guī)定、通知、

公告等函件無需復(fù)文時，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方式處理：

1.主管部門對其直轄部門行文時，受文部門免辦收文手續(xù)。

2.總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時，所屬部門免辦收文手續(xù)。

3.受文部門依前二項的規(guī)定免辦收文者仍應(yīng)處理呈核后依收文日期先后順序歸檔。

(二)以"業(yè)務(wù)接洽便函"行文者，依第十六條規(guī)定辦理。

(三)各類文書的行文，應(yīng)就組織層級需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級轉(zhuǎn)文重印延誤時效。

第十六條業(yè)務(wù)接洽便函之處理

(一)發(fā)文

經(jīng)辦人發(fā)文時，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于"業(yè)務(wù)接洽便函"第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號并記載于"收(發(fā))文編號登記表"再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將"業(yè)務(wù)接洽便函"第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復(fù)日期之先后整理以備稽催。

(二)收文

受文部門的收發(fā)人員收到"業(yè)務(wù)接洽便函"第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時間、編定收文號碼并記載"收(發(fā))文編號登記表"將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復(fù)日期先后整理，以備稽催。

(三)復(fù)文

經(jīng)辦人收到來文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期，及預(yù)定保存期限(如需簽辦，則以"文書簽辦單"辦理，簽辦單連同"業(yè)務(wù)接洽便函"第三聯(lián)處理)，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門(原發(fā)文部門)，第三、四聯(lián)編定檔號填記于檔號欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號的順序存查。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復(fù)日期先后整理以備稽催。

(四)回文處理

發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復(fù)文部門送達的便函第二聯(lián)時，于原暫存的第一聯(lián)注記復(fù)文的收文時間；第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號填記于檔號欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復(fù)文部門要求的待復(fù)日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復(fù)文時，則依發(fā)文程序辦理。

□文書處理方式

第十七條文書結(jié)構(gòu)

(一)公告：以"主旨""依據(jù)""公告事項"三段式斟酌運用。

(二)函、簽呈：以"主旨"、"說明"、"辦法"、"請求、擬辦或建議"三段式斟酌運用。

(三)業(yè)務(wù)接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點敘述。

(四)采用語體文以達到"簡、淺、明、確"的要求，可用表格處理的盡量利用表格。

第十八條信函處理

(一)指名營業(yè)、工務(wù)、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認為公務(wù)文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。

(二)指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。

第十九條簽呈處理

(一)經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請主管核示時，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類別歸檔。

(二)經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng)(副)理級以上主管核示者(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長核示者)則于廠(處)長(部、室主管)簽示后，由廠(處)、部(室)收發(fā)人員登記于"簽呈事務(wù)備查表"轉(zhuǎn)呈經(jīng)(副)理以上主管(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長)核示，于核示后由廠(處)部(室)收發(fā)人員轉(zhuǎn)記"批示"情形，呈送廠(處)長(部室主管)核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會辦部門有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會辦部門協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號填記于簽呈及"簽呈事務(wù)備查表"后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專人專案簽辦。

第二十條合約處理

(一)訂立或修改合約時，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務(wù)室核稿。判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請繕打、校對、用印。

(二)固定格式的合約書其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時依式填寫所需份數(shù)呈準后，直接送請用印。

（三）合約書簽約代表原稿、正本的保管部門規(guī)定。

保管部門收到合約書正本應(yīng)即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆谩?/p>

第二十一條副本及圖書處理

副本視同正式文書，應(yīng)依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書應(yīng)指定部門集中管理。

第二十二條電報處理

電報視同文書，依本規(guī)則辦理。

第二十三條文書處理要點

(一)經(jīng)辦文書遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本妥為保藏，每有應(yīng)用均以副本或影本層呈處理。

(二)為利文書處理并達分層負責目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點簽擬意見或選稿隨來文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對文案注意見，避免只簽名而無意見。

(三)經(jīng)辦、會稿、核稿等人員之答名，應(yīng)清晰可辨，不得潦草難認。

(四)經(jīng)辦文書應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應(yīng)照會辦理，會稿案件會辦部門應(yīng)按速件處理之。

第二十四條文件處理期限

(一)收發(fā)人員收文時，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時送交有關(guān)人員。

(二)分文人員的分文時期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。

(三)經(jīng)辦人員的處理期限。

1.速件、電報、機密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。

2.一般案件由部門主管斟酌經(jīng)辦人的工作量，指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。

3.來文定有答復(fù)期限者，應(yīng)盡力于來文所定期限內(nèi)處理完畢。

4.計劃、試驗、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測定、搜集資料等特殊案件部門主管應(yīng)斟酌實際需要分別規(guī)定其處理期限。

5.監(jiān)印人員原則上于當天完成用印。

6.文件歸檔，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。

7.簽呈案件，按分層負責的決行層次，由各公司自行訂定時限。

第二十五條文件稽催

(一)經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿前，經(jīng)請示部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人員更改處理期限。

(二)收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見辦妥銷案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門主管，如再俟一天仍不見辦妥銷案者，應(yīng)即以"文書催辦單"一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注"擬完成日期"及"遲延原因"經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。

第二十六條發(fā)送方式

文書發(fā)送方式分為專送、郵寄(平信、限時、掛號、航空)

電報(尋常、加急、書信、打字)及集運等，經(jīng)辦人應(yīng)于文書底稿上注明。

第二十七條文件遞送

(一)呈閱文件的遞送方式

文件呈閱、呈判、會辦時，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系機密，緊急或A類案件，則以桔紅色卷宗遞送。

(二)部門間文件的遞送

1.發(fā)文及受文部門在同一廠區(qū)內(nèi)，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯(lián)送請請受文部門簽收后取回稽催。

2.發(fā)文及受文部門在不同廠區(qū)者，發(fā)文部門收發(fā)人員需將文件依受文部門地區(qū)別以(處)、部(室)為單位裝入"內(nèi)部信封"予以遞送，"內(nèi)部信封"僅書寫受文部門的廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。

3.各公司于各辦公地區(qū)應(yīng)設(shè)一文件"寄送中心"，總公司為各公司總經(jīng)理室，各公司(工廠)所在地為總務(wù)部門，各"寄送中心"得規(guī)定每日截止收件時間，以便整理集中裝運。

4.收發(fā)人員將文件遞交"寄送中心"后，"寄送中心"人員應(yīng)將同一受文部門之廠(處)部(室)的文件集中整理，開具"文件遞送清單"一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)

連同文件匯總裝入地區(qū)別專用"文件袋"寄送。收文地區(qū)之"寄送中心"人員收到"文件袋"拆開后，即以"文件遞送清單"第二、三聯(lián)連同文件送交各廠(處)收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當天"文件袋"送還原發(fā)文的"寄送中心"存查。

5.總管理處各部、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的"寄送中心登記轉(zhuǎn)送。

6.總公司各"寄送中心"的"文件袋"，需于下午五時前送交總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一運寄。

7.原則上文件應(yīng)隨到隨送，不得積壓，"寄送中心"人員須于每日上午上班后30分鐘內(nèi)將"文件袋"內(nèi)文件分送各廠(處)、部(室)收發(fā)人員簽收。

□印信

Ⅰ.印信種類

第二十八條種類

(一)公章：各公司向主管機構(gòu)登記之公司印鑒及特定業(yè)務(wù)專用之公司印信。

(二)職章：〖ZK(〗1.董事長、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。

2.刻有職別及特定業(yè)務(wù)專用的主管印信。

(三)職銜簽字章：各公司廠、處長以上主管刻有職銜及簽名的印信。

(四)部門章：刻有公司及部門名銜之印信。如為不得對企業(yè)外行文之部門，應(yīng)于部門章上加注"對內(nèi)專用"之字樣。

(五)校對章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及"校對章"或"騎縫章""附件章"等字樣之印信。

第二十九條印信的資料及形式

所有印信均為圓形橡皮質(zhì)。

Ⅱ.印信使用

第三十條監(jiān)印人員

(一)各公司公章及董事長職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請本企業(yè)董事長核定后任用。

(二)特定業(yè)務(wù)專用的圖記及董事長職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請各公司總經(jīng)理核定后任用。

(三)各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監(jiān)印人員。

(四)監(jiān)印人員不在時，應(yīng)由代理人代為監(jiān)印，代理人的任用應(yīng)依前三款的規(guī)定簽準或指派。

第三十一條印信蓋用

(一)行文時應(yīng)依第八條的規(guī)定判行送請監(jiān)印人員依第七條的規(guī)定于函件、文稿及底本上用印。

(二)其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具"蓋用印信申請單"一式二聯(lián)，經(jīng)呈準后憑以申請用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于"蓋用印信申請單"正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門存查。

第三十二條印色使用

公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的。

Ⅲ.印信管理

第三十三條印信的核定及制發(fā)部門

(一)公章、董事長及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總管理處董事長核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。

(二)總管理處各部、室、中心的部門章或特定業(yè)務(wù)之主管職章經(jīng)各部(室)經(jīng)理(主任)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。

(三)各事業(yè)部經(jīng)理、廠(處)長的職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職章及各部門的部門章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。

第三十四條印信登記

業(yè)務(wù)主辦部門需用特定印信或業(yè)務(wù)專用印信向有關(guān)主管機構(gòu)報備時，該印信的登記、更換、撤銷等的手續(xù)，均由該主辦部門辦理。

第三十五條印信申請

(一)印信制發(fā)的申請

因業(yè)務(wù)需要或組織變更，由主辦部門填具"請(制)發(fā)印信申請表"一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請核定后由管理部門制發(fā)。

（二)印信換發(fā)的申請

1.印信的印文磨損申請換發(fā)時，由監(jiān)印人員填具"請(換)發(fā)印信申請表"一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會印信管理部門依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請核定后由管理部門換發(fā)。

2.原有廢舊印信應(yīng)于換發(fā)的印信收到后一周內(nèi)，由監(jiān)印人員依本規(guī)則第三十六條的規(guī)定辦理。

(三)印信補發(fā)的申請

1.印信毀損或遺失時，監(jiān)印人員除向該印信登記機構(gòu)報備并依法公告作廢外，應(yīng)填具"請(補)發(fā)印信申請表"一份，于備注欄敘明原印的種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過及失職人員的議處，并會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經(jīng)核定后，由管理部門補發(fā)。

2.補發(fā)印信的文字體應(yīng)有異于原印信，以資區(qū)別。

3.遺失的印信尋獲時，應(yīng)即交由監(jiān)印人員于二日內(nèi)依本規(guī)定第三十六條規(guī)定辦理。

(四)印信增刊的申請

1.一種印信以制發(fā)一枚為原則，但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需增刊者，由業(yè)務(wù)主辦部門依本條第一款規(guī)則申請。

2.增刊的印信應(yīng)由管理部門斟酌實情設(shè)法加以區(qū)別。

第三十六章印信繳銷

(一)廢舊、撤銷或遺失尋獲的印信，應(yīng)由監(jiān)印人員填具"繳銷印信申請表"一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條之規(guī)定呈經(jīng)核定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門

撤銷。

(二)印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實情予以保存或截角注銷。

第三十七條印信管理

(一)各種印信由各監(jiān)印人員負責保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負完全責任。

(二)印信管理部門應(yīng)指定專人負責印信之制發(fā)、換發(fā)、補發(fā)、稽查等管理工作，并設(shè)立"印信登記表"拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，以利管理。

(三)印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每年至少應(yīng)稽查一次。

(四)主管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時，應(yīng)拓具印模樣本列冊專案移交，并報送印信管理部門。

□檔案管理

Ⅰ.管理部門

第三十八條管理部門

(一)文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原搞須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。

(二)各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。

Ⅱ.整理與分類

第三十九條文件點收

文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收：

(一)檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。

(二)文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認。

(三)文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。

(四)與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

(五)有價證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。

第四十條文件整理

點收文件后，應(yīng)依下列方式整理：

(一)中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

(二)右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

(三)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

第四十一條檔案分類

(一)檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

(二)檔案分類應(yīng)力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應(yīng)用時得于第三級之后另增第四級"細類"。如案件不多，亦可僅使用"部門"及"大類"或"小類"二級。

(三)同一"小類"(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設(shè)"卷次"編號，以便查考。

(四)每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)"目次表"，案件歸檔時依序編號、登錄；并以每一案一個"目次"編號為原則。

(五)檔號之表示方式如下

A1A2--B1B2C1C2D1--E1E2

A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

第四十二條檔案名稱及編號

(一)檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

(二)各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

(三)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制"檔案分類編號表"，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

(四)檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補之用。

(五)檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

第四十三條檔號編定

(一)案件如系新案，應(yīng)就"檔案分類編號表"，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

(二)案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。

(三)檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。

(四)檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

Ⅲ.歸檔與檔案清理

第四十四條保存期限

(一)歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用"見出紙"注明目次號碼，以便翻閱。

(二)檔夾的背脊應(yīng)標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

第四十五條保存期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

(一)永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.組織規(guī)程及辦事細則；4.董事會及股東會紀錄；5.財務(wù)報表；6.政府機關(guān)核準文件；7.不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；8.工程設(shè)計圖；9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

(二)10年保存：1.預(yù)算、決算書類；2.會計憑證；3.事業(yè)計劃資料；4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

(三)5年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經(jīng)核定保存5年的文書。

(四)1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

(五)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

第四十六條檔卷清理

(一)管檔人員應(yīng)隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

(二)保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應(yīng)將"收(發(fā))文登記單"第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。

Ⅳ.調(diào)卷

第四十七條調(diào)卷程序

(一)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填具"調(diào)卷單"經(jīng)其部門主管(科長以上)核準后持向管檔人員調(diào)閱。

(二)管檔人員接到"調(diào)卷單"經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于"調(diào)卷單"上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。"調(diào)卷單"則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。

(三)于檔案室當場借閱者，得免填"調(diào)卷單"。

(四)檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查無訛并于"調(diào)卷單"填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。"調(diào)卷單"由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>

第四十八條調(diào)卷管理

(一)"調(diào)卷單"以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。

(二)調(diào)卷人員對于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負二責處理。

(三)調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。

(四)調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。

□機密文件

第四十九條范圍

(一)生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計圖：具有專利性與獨特性之機械設(shè)計圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖。

(二)技術(shù)性的資料：獨特技術(shù)性的操作標準，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗資料，國外現(xiàn)場實習(xí)報告及其他技術(shù)上屬于機密性之資料。

(三)業(yè)務(wù)性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業(yè)務(wù)考察報告及其他業(yè)務(wù)上屬于機密性之資料。

(四)其他經(jīng)廠處長以上主管認為有必要列入機密文件管理之一切資料。

第五十條保管部門

(一)外來機密文件應(yīng)以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長室、駐廠經(jīng)(副)理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。

(二)屬技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機密文件，應(yīng)以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書管理部門為保管部門。

(三)總管理處各部、室、中心之機密文件，屬各該部門承辦之專責性質(zhì)者，應(yīng)以各該部、室、中心為保管部門。

(四)各保管部門應(yīng)指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定(總管理處由總經(jīng)理核定)，負責機密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務(wù)。

第五十一條外來機密文件處理

(一)外來機密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機密文件保管人員，以"收(發(fā))文登記單"一式五聯(lián)登記，呈請總經(jīng)理核派經(jīng)辦人(主辦人)及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復(fù)文或主動發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。唯其遞送均應(yīng)親自為之，不得假手他人。

(二)若文件內(nèi)容影響公司權(quán)益重大時，保管人員于文件分類辦理時，應(yīng)以影本為之，原文件由保管人員妥藏。

(三)主辦人于文件處理期間，需負保密全責；如需分派其所屬人員辦理時，則于每日上班以"文件傳遞記錄卡"注明時間、用途由經(jīng)辦人簽章后，"文件傳遞記錄卡"由主辦人留存，密件交經(jīng)辦人辦理。于當日下班(或完工)時主辦人應(yīng)負責將密件收回，并于"文件傳遞記錄卡"填注收回時間，由經(jīng)辦人簽認后隨"收(發(fā))文登記單"第五聯(lián)與密件一并歸檔。

(四)密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門收發(fā)人員寄送。

第五十二條自創(chuàng)之專業(yè)性機密文件處理

(一)隸屬性技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營業(yè)等部門的工作人員于承辦特定項目之業(yè)務(wù)所建立的資料，應(yīng)視同機密文件，依本章的規(guī)定辦理。

(二)前款各項機密文件的經(jīng)辦部門應(yīng)于每月底編制翌月的"工作計劃表"寫明交辦的特定業(yè)務(wù)工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預(yù)定完成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。

第五十三條經(jīng)辦方式

(一)經(jīng)辦人應(yīng)于辦公場所處理機密文件，不得擅自攜帶外出或轉(zhuǎn)借、出示于他人，處理期間并應(yīng)妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。

(二)經(jīng)辦人不得請托他人代抄、代描機密文件，非經(jīng)經(jīng)理級以上主管核準者，亦不得擅自復(fù)制。

(三)經(jīng)辦人如因公確需攜帶機密文件外出時，應(yīng)呈經(jīng)理級以上主管(專業(yè)性機密文件得呈廠、處長)核準后為的。

(四)經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完竣，應(yīng)于到期前簽呈交辦之主管核準延長處理期限并聯(lián)絡(luò)保管人員延緩稽催。

第五十四條歸