房地產(chǎn)公司會議制度

房地產(chǎn)公司會議制度1.目的和范圍會議是公司內(nèi)部溝通的最有效方式之一，建立會議制度目的在于規(guī)范各種會議的組織籌備、信息收集、信息溝通、會議記錄、會議紀要發(fā)放、會后跟蹤落實等工作，以提高會議效率、形成順暢的溝通渠道，從而有利于持續(xù)有效的制度會改進。其范圍涵蓋公司內(nèi)的各種會議以及公司員工外出參加的會議。2.職責2.1總經(jīng)理/副總經(jīng)理2.1.1主持經(jīng)理例會、公司專題會議、管理評審會議、全體員工大會；2.1.2指定專人追蹤經(jīng)理例會事項的落實情況；2.1.3經(jīng)理例會后,指定專人整理會議記錄，形成并發(fā)放會議紀要；2.1.4參加相關會議。2.2總經(jīng)理室2.2.1總經(jīng)理秘書負責經(jīng)理例會的通知、召集；總經(jīng)理室有關人員參加經(jīng)理例會。2.2.2總經(jīng)理室通知召開公司員工大會；2.2.3組織召幵公司專題會議；2.2.4負責組織與質(zhì)量管理體系有關的會議；2.2.5總經(jīng)理室副主任負責經(jīng)理例會和公司專題會議的會議記錄、會議紀要發(fā)放、會議布置工作執(zhí)行情況的追蹤、落實和反饋等工作。2.3各部門2.3.1經(jīng)理例會前向總經(jīng)理室遞交本部門工作周記，部門正職經(jīng)理和項目部正職經(jīng)理參加經(jīng)理例會，布置執(zhí)行會議安排工作；2.3.2部門經(jīng)理主持召幵本部門周會,負責周會精祌在本部門內(nèi)部的溝通；2.3.3業(yè)務主管部門負責業(yè)務專題會議的召幵，并組織相關部門參加；指定專人做會議記錄，發(fā)放會議紀要、追蹤落實會議布置工作；2.3.4部門經(jīng)理、人力資源部經(jīng)理審繪并批準員工外出參加外部會議（高級員工由總經(jīng)理批準）；2.3.5人力資源部負責么司員工大會等會議的具體會務安排。3.工作流程3.1會議類別3.1.1例會，包括經(jīng)理例會、各部室周會。項目部例會、施工監(jiān)理例會等；3.1.2專題會議，包括公司專題會議和部門業(yè)務專題會議（針對專題由業(yè)務主管部門牽頭組織有關人員召開，如圖紙會審會議、開標評審會議、合同評審會議等）；3.1.3與質(zhì)量管理體系有關的會議，包括內(nèi)外審首末次會議，內(nèi)外部審核會議，管理評審會議等；3.1.4全體員工大會，包括各種動員大會、年初計劃動員會、年終總結表彰會等；3.1.5其他內(nèi)部會議；3.1.6外部會議：指公司員工外出參加的由政府、行業(yè)協(xié)會和其他組織機構主辦的各種會議。3.2會議組織流程3.2.1例會3.2.1.1經(jīng)理例會A.經(jīng)理例會由總經(jīng)理/副總經(jīng)理主持，總經(jīng)理秘書負責召集，原則上每兩周一次。與會人員為各部室正職經(jīng)理、總經(jīng)理室有關人員以及總經(jīng)理指定的其他員工。原則上每三個月召幵一次經(jīng)理例會擴大會議，與會人員范圍擴大至公司本部以及各分支機構的所有中、高級職員。B.在例會前，各部室應向總經(jīng)理室遞交部門工作周記一式四份（分發(fā)至總經(jīng)理、兩位副總、記錄存檔各一份〕。周記包括“本周工作主要情況”、“存在的問題及改進意見”、“下周主要工作計劃”三個欄目?？偨?jīng)理室指定專人追蹤上次經(jīng)理例會事項的落實情況，并整理成“經(jīng)理例會落實情況”一式四份（分發(fā)范圍同部門工作周記〕。C.在經(jīng)理例會上，由副總經(jīng)理通報上次例會已落實事項和未落實或正在辦理中的事項；總經(jīng)理主持討論各部室周記“存在的問題及改進意見”欄目中提出的問題，并確定改進意見；總經(jīng)理主持討論會上提出的其他問題。D.在經(jīng)理例會后，由總經(jīng)理室副主任整理會議記錄，形成會議紀要。會議紀要送呈副總經(jīng)理審閱后，及時發(fā)放至各與會者手中。與會者應向本部門員工傳達會議精神，安排落實會議布置工作。會議紀要必須編號,標明“機密”字樣，注明會議時間、地點、參加人員、缺席人員。經(jīng)理例會紀要共分“上次例會未完事項”和“本周例會事項”兩個欄目。總經(jīng)理室保存經(jīng)理例會紀要、各部室周記、“經(jīng)理例會落實情況”，并按年度整理成冊，按規(guī)定，每兩年向公司圖書檔案室移交一次。3.2.1.2各部室周會由各部室經(jīng)理負責主持召幵，會議內(nèi)容包括傳達經(jīng)理例會精神、安排執(zhí)行經(jīng)理例會上布置的工作、通報本周工作主要情況、討論存在的問題及改進意見、安排下周主要工作計劃等等。原則上每隔一至二周一次，與會人員為各部室全體員工。各部室周會應形成書面紀要或以周記的形式體現(xiàn)，以適當?shù)男问剑ㄈ缭诓块T辦公室的看板上張貼）在部門內(nèi)部傳遞，并在當周經(jīng)理例會前呈送總經(jīng)理室。3.2.1.3項目部例會和項目部參與的施工監(jiān)理例會項目部例會和項目部參與的施工監(jiān)理例會的有關制度參見《施工管理程序》3.2.2專題會議3.2.2.1公司專題會議總經(jīng)理/副總經(jīng)理根據(jù)公司業(yè)務運作的需要確定公司專題會議議題、議程時間、地點、與會人員等，由總經(jīng)理室根據(jù)總經(jīng)理的意見負責召集有關人員召開專題會議，并負責會議記錄、會議紀要發(fā)放（發(fā)放范圍：每一位與會者）和會議布置工作的追蹤落實等。公司專題會議根據(jù)具體情況不定期舉行?？偨?jīng)理室保存專題會議紀要，并按年度整理成冊，定期送公司圖書檔案室存檔。3.2.2.2業(yè)務專題會議由業(yè)務主管部室負責召集，與會者為各有關部室人員。會議應形成書面紀要分發(fā)至所有與會部門的主管手中，并由專人對會議布置的工作進行追蹤。業(yè)務專題會議根據(jù)業(yè)務開展情況不定期舉行，必要時可針對同一專題舉行多次會議，形成系列紀要。會議紀要的發(fā)放和存檔同3.2.2.1的有關規(guī)定。3.2.3與質(zhì)量管理體系有關的會議與質(zhì)量管理體系有關的會議，包括內(nèi)外審首末次會議、內(nèi)外部審核會議、管理評審會議等，其有關規(guī)定參見《工作改進管理程序》。3.2.4全體員工大會員工大會由總經(jīng)理/副總經(jīng)理主持，總經(jīng)理室通知召幵，并布置有關部室準備會議資料，人力資源部負責具體會務安排。員工大會不形成會議紀要，但總經(jīng)理室應保存會議有關材料，并定期整理歸檔。3.2.5其他內(nèi)部會議其他內(nèi)部會議的有關制度參照上述適用的條款執(zhí)行。3.2.6外部會議公司員工外出參加由政府、行業(yè)協(xié)會和其他組織機構主辦的各種會議，必須征得部門主管同意,如需出差，必須按照《人力資源管理》辦理出差申請手續(xù)。員工外出幵會期間，必須做好會議記錄，返回公司后，必須在一周內(nèi)整理有關資料，向部門主管或總經(jīng)理室提交報告，必要時召集有關