研發(fā)部技術(shù)資料管理規(guī)定

研發(fā)部技術(shù)資料管理規(guī)定研發(fā)部技術(shù)資料管理規(guī)定研發(fā)部技術(shù)資料管理規(guī)定xxx公司研發(fā)部技術(shù)資料管理規(guī)定文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設(shè)計，管理制度資料管理流程 資 資 文 資 料 料 件 料 歸 借 收 保 檔 閱 發(fā) 密 文圖照電光工圖工變備技會歸件片片子盤程書程更 忘術(shù)審檔材文 圖 資圖單 錄核紀資料檔 紙 料紙定要料 資單 料研發(fā)部技術(shù)資料管理規(guī)定管理規(guī)定目的：規(guī)范管理辦法，方便查找、借閱、使用。規(guī)定制定依據(jù)：公司現(xiàn)有管理工作流程、企業(yè)文化內(nèi)涵、相關(guān)單位及部門相關(guān)規(guī)定。檔案資料管理人員工作標準檔案人員上崗前按下列要求對本部門形成的文件材料進行驗收。驗收時必須按目錄逐件逐張清點，保證文件材料的完整性、系統(tǒng)性和準確性。文件材料歸檔必須按規(guī)定逐級簽字，字跡必須工整。檔案管理人員工作責任與權(quán)限對文件材料的完整、準確、系統(tǒng)和滿足工程需要，負有管理責任。檔案人員負責檔案文件的接收、保管、管理和發(fā)放。檢查與考核由本部門領(lǐng)導(dǎo)配合行政人事部負責檢查與考核；依據(jù)本標準進行檢查與考核。2、借閱資料規(guī)定：資料管理的職責：資料的安全管理，提供方便快捷科學(xué)的資料查閱服務(wù)，建立公司技術(shù)信息資源庫。資料管理的內(nèi)容：建筑設(shè)計方案圖、施工圖、廠區(qū)工程圖、景觀圖等由設(shè)計單位提供的設(shè)計技術(shù)資料、設(shè)計變更單、各種備忘錄、預(yù)算答疑、招標文件、地質(zhì)勘察報告、地基檢測報告、合同文本、各種電子文件，圖書資料、監(jiān)察通報、以及公司和研發(fā)部其他文件、資料。辦理借閱時間：原則上每天上午9：00—11：00間，下午2：30—4：30間，特殊情況另行安排。圖書類資料借閱時間為三個月，超過三個月應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借時間為兩個月，丟失資料應(yīng)在10日內(nèi)賠償，不能購買者處2倍賠償，破損資料照價賠償，對違反規(guī)定者資料管理人員有權(quán)上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并提出處理要求或建議。以下資料不得擅自帶出本公司對外使用，特殊情況經(jīng)研發(fā)部領(lǐng)導(dǎo)批準方可帶出使用，eq\o\ac(○,1)、設(shè)計單位設(shè)計的各種圖紙、變更；eq\o\ac(○,2)、研發(fā)部內(nèi)部研發(fā)的技術(shù)資料；eq\o\ac(○,3)、本公司制定研發(fā)的各種規(guī)章制度類資料；eq\o\ac(○,4)、公司其他部門承文的技術(shù)類、信息類資料；eq\o\ac(○,5)、其他有保密要求的資料。2．6借閱辦法：借閱資料應(yīng)先書面或口頭通知資料管理員，經(jīng)資料管理員同意辦理登記借用手續(xù)，登記書寫應(yīng)便于辨認,對于字跡極其潦草難以辨認者資料管理人員有權(quán)拒絕借閱；任何人不得未經(jīng)允許擅自進入資料室先拿資料后辦理借用手續(xù)。3、傳真收發(fā)規(guī)定：收傳真應(yīng)先登記并復(fù)印存檔后，將傳真件資料交相關(guān)人員及領(lǐng)導(dǎo)審核處理。發(fā)傳真時應(yīng)仔細檢查傳真內(nèi)容是否符合要求，并督促相關(guān)人員或管理員自己落實傳真接收情況；凡以本部門組織行為所發(fā)傳真必須存檔。4、備忘錄收發(fā)規(guī)定：所有備忘錄應(yīng)按照收、發(fā)單位不同及內(nèi)容不同進行分類，以便查詢。收發(fā)備忘錄應(yīng)以文件編號+關(guān)鍵內(nèi)容來登記。資料編號由資料管理員編定。5、設(shè)計院施工圖、變更單收發(fā)規(guī)定：變更單的下發(fā)應(yīng)嚴格執(zhí)行公司規(guī)定，由專業(yè)工程師審查并經(jīng)技術(shù)負責人批準后下發(fā)。施工資料的下發(fā)應(yīng)及時、不積壓，須下發(fā)的資料在經(jīng)相關(guān)人員認可及時發(fā)放到有關(guān)部門。6、印簽管理辦法:印章要妥善保管，不準濫用，由資料管理員負責保管和正確使用，不得委托他人代管代用，特殊情況時應(yīng)經(jīng)研發(fā)部領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)方可委托他人代管代用，若因印章被盜用或未經(jīng)批準而私用，所產(chǎn)生的后果由管印人員負全部責任。使用印章要十分審慎，使用前要履行用印審批登記手續(xù)，要確切了解用印內(nèi)容是否在規(guī)定范圍內(nèi)，不允許不看內(nèi)容盲目蓋印，要審核是否符合用印手續(xù)。不允許出現(xiàn)蓋有印章的空白紙張，使用印章應(yīng)在辦公室內(nèi)，不準將印章攜出辦公室使用。底圖管理辦法:資料管理員對底圖實行集中統(tǒng)一管理。負責底圖的完整與安全，延長其壽命，并及時準確提供利用服務(wù)。8、電子文檔管理辦法本部門各類電子文檔由資料管理員負責歸檔管理。各類電子文檔的歸檔及借用：凡電子文件資料都應(yīng)及時存檔。外來電子文檔時應(yīng)先交給工程師審核,再由資料員及時存檔。研發(fā)部各專業(yè)工程師要在每半月將自己的電子文檔整理好，然后交由資料員歸檔到研發(fā)部電子文檔內(nèi)；注：①自己的電子文檔包括備忘錄、變更單、審查意見、貼圖等業(yè)務(wù)相關(guān)的資料；②備忘錄、變更單電子文件起名應(yīng)以文件編號+關(guān)鍵內(nèi)容。本部門人員查閱電子文檔時，可根據(jù)鑫苑研發(fā)部電子文檔樹型目錄來查尋。外來人員借用電子文檔時，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準。專業(yè)工程師在電子文件使用過程中，應(yīng)做好保管工作，不泄密、不丟失，以免給公司帶來損失。9、打印、復(fù)印、翻曬圖紙管理辦法：打印文本或圖形資料應(yīng)填寫登記表。外來人員未經(jīng)允許不得私自打印。打印文件或技術(shù)資料字跡應(yīng)清晰，對打印作廢的資料應(yīng)立即銷毀或注上作廢字樣，打印相同內(nèi)容的資料原則上只準打一遍，需增加份數(shù)時應(yīng)復(fù)印。打印大量文本文件，在時間允許的情況下應(yīng)使用非噴墨打印機打印。翻曬底圖資料：資料管理員根據(jù)圖紙資料所需情況確定圖紙翻曬份數(shù)，報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后翻曬圖紙。翻曬圖紙應(yīng)有準確記錄，嚴格審核圖紙翻曬質(zhì)量、數(shù)量。凡A3幅面大小以下的藍圖資料應(yīng)在本公司復(fù)印，以減少復(fù)印費用。10、資料分類標準及辦法：資料按市場技術(shù)資料和設(shè)計施工技術(shù)檔案資料、圖書資料、公司工作運作聯(lián)系資料四部分進行分類。市場技術(shù)資料是指由廠家或?qū)I(yè)公司提供的供施工設(shè)計使用的技術(shù)參考資料。設(shè)計施工技術(shù)檔案類資料指必須經(jīng)登記注冊并存檔以備查找的技術(shù)類檔案，包括：方案圖、初設(shè)圖、施工圖、設(shè)計變更單、與工程建設(shè)有關(guān)的傳真、備忘錄等。圖書資料類是指技術(shù)類書集。資料存檔標準：符合以下要求的資料應(yīng)存檔：各種由設(shè)計單位設(shè)計的施工圖、方案圖、設(shè)計變更單，設(shè)計單位發(fā)來的傳真、便函等資料。公司各部門發(fā)來的備忘錄及其他需要存檔的資料。研發(fā)部所下發(fā)的各類文件。公司下發(fā)的各種文件資料。研發(fā)部在對外合作中的合同、協(xié)議及往來傳真等。12、資料存檔及檢索辦法：資料存檔前先進行詳細驗收，驗收合格后進行登記，根據(jù)資料類別進行歸檔，并請示領(lǐng)導(dǎo)決定處理意見。查找資料時先弄清楚資料所屬類別，根據(jù)類別查