公司船管部行政主管崗位說明書

文檔僅供參考文檔僅供參考年4月19日公司船管部行政主

管崗位說明書船管部行政主管崗位任務(wù)說明書編號(hào):YD/CG/011擬制:核準(zhǔn):生效日期：、基本資料部門名稱船管部崗位名稱行政主管直接上級(jí)經(jīng)理/副經(jīng)理所轄人員、工作說明1、主要職責(zé)1、負(fù)責(zé)處理部門內(nèi)部行政事務(wù)。2、負(fù)責(zé)安排船舶檢驗(yàn)。3、負(fù)責(zé)船舶證書的管理工作。2、主要工作內(nèi)容1、協(xié)助經(jīng)理制定本部門工作計(jì)劃；負(fù)責(zé)制定本部門行政管理工作計(jì)劃，經(jīng)審批后實(shí)施。2、熟悉已頒布的適用的船舶檢驗(yàn)規(guī)程和條例 ，掌握船舶檢驗(yàn)最新要求；負(fù)責(zé)收集、整理船檢的相關(guān)信息和資料。3、及時(shí)檢查船舶檢驗(yàn)狀態(tài)，在各類檢驗(yàn)到期前及時(shí)與機(jī)務(wù)管理人員等有關(guān)人員進(jìn)行協(xié)商 ，選擇合適的地點(diǎn)、時(shí)間安排檢驗(yàn)，并通知船長(zhǎng)等有關(guān)人員，做好船檢準(zhǔn)備。4、負(fù)責(zé)與船級(jí)社和驗(yàn)船師聯(lián)系，保證船舶能如期檢驗(yàn)，并跟蹤檢驗(yàn)結(jié)果，領(lǐng)取有效證書。5、熟悉船旗國(guó)政府關(guān)于船舶注冊(cè)、登記的規(guī)程和條例 ，負(fù)責(zé)船舶國(guó)籍證書的申領(lǐng)、換發(fā)等工作。6、負(fù)責(zé)船舶技術(shù)證書的申領(lǐng)、收集、整理、登記和保管等管理工作 ，及時(shí)協(xié)助船舶申請(qǐng)辦理各種技術(shù)證書。7、負(fù)責(zé)訂購(gòu)、管理相關(guān)的船舶科技業(yè)務(wù)書刊 ；負(fù)責(zé)船舶技術(shù)資料的收集、整理和立卷。8、負(fù)責(zé)船舶各類費(fèi)用賬單的收集、核對(duì)、整理、登記與統(tǒng)計(jì)分析 ，負(fù)責(zé)船舶修理、供應(yīng)等費(fèi)用的匯付、對(duì)帳和費(fèi)用立檔工作。9、負(fù)責(zé)部門內(nèi)各類信函、電文的收發(fā) ；負(fù)責(zé)部門會(huì)議資料的準(zhǔn)備和會(huì)議記錄等 ；負(fù)責(zé)相關(guān)文件的收發(fā)和相關(guān)臺(tái)帳、檔案的立卷、歸檔和管理工作。10、負(fù)責(zé)部門文件的起草、打印、發(fā)放和管理。11、負(fù)責(zé)部門辦公設(shè)施和設(shè)備的登記、造冊(cè)、管理和維護(hù)工作。12、負(fù)責(zé)部門內(nèi)務(wù)衛(wèi)生的管理工作13、負(fù)責(zé)部門各種辦公用品的申領(lǐng)、發(fā)放。14、負(fù)責(zé)本部門與公司內(nèi)、外的聯(lián)系和協(xié)調(diào)。15、協(xié)調(diào)與本部門同事以及其它部室的同事之間的關(guān)系。16、完成經(jīng)理布置的其它工作，并及時(shí)向經(jīng)理匯報(bào)工作。3、主要工作要求1、船舶檢驗(yàn)收集、整理船檢的相關(guān)信息和資料 ，做到及時(shí)、全面，熟悉已頒布的適用的船舶檢驗(yàn)規(guī)程和條例，掌握船舶檢驗(yàn)最新要求；熟悉船旗國(guó)政府關(guān)于船舶注冊(cè)、登記的規(guī)程和條理。及時(shí)提醒機(jī)務(wù)總管關(guān)于相關(guān)船舶證書的到期日、檢驗(yàn)期限和檢驗(yàn)要求 ，以保證船舶證書得到及時(shí)的簽發(fā)或換發(fā)，杜絕超期現(xiàn)象。與船級(jí)社和驗(yàn)船師聯(lián)系、溝通及時(shí)，檢驗(yàn)安排合理有序，通知船舶及時(shí)，保證船舶能夠如期檢驗(yàn)。證書保管妥善，無(wú)遺失損壞，管理有條理，申辦及時(shí)，發(fā)船及時(shí)。對(duì)留有批注項(xiàng)目的證書能予以跟蹤 ，并督促有關(guān)部門/人員及時(shí)消除批注。不因船舶證書問題造成影響船期、被滯留等后果。2、費(fèi)用、賬單管理每月統(tǒng)計(jì)一次船舶修理、備件等費(fèi)用以及船舶管理費(fèi)用 ，對(duì)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)行分析并將結(jié)果以書面形式報(bào)告部門經(jīng)理 ，能對(duì)費(fèi)用管理和使用提出建議或意見。費(fèi)用對(duì)外匯付，有預(yù)算、有計(jì)劃，分輕重緩急，及時(shí)與財(cái)務(wù)審計(jì)部協(xié)調(diào)，不發(fā)生錯(cuò)付、漏付、急付等情況。3、電函收發(fā)收到各類函、電、文件，要做好登記，加蓋收妥章并標(biāo)明收到日期后交部門經(jīng)理簽閱 ，接聽電話要做好記錄，代接電話要留條示意以免誤事。部門內(nèi)各類函、電、文件的收 /發(fā)記錄齊全、規(guī)范，并保證收/發(fā)的函、電、文件傳遞到責(zé)任人處 ，避免因傳遞不及時(shí)影響工作。部門文件起草用語(yǔ)要準(zhǔn)確，要認(rèn)真修改、校對(duì)，對(duì)外發(fā)文要規(guī)范格式。4、資料、臺(tái)賬資料收集和提供及時(shí)、整理有序 ，保管妥善，資料反應(yīng)的重要信息要及時(shí)向經(jīng)理匯報(bào)。要及時(shí)登記、記錄本部門工作情況。記錄、臺(tái)賬整齊、規(guī)范 ，無(wú)漏登、漏記和翻查不便的情況。有關(guān)資料要及時(shí)移交檔案室。5、部門內(nèi)務(wù)部門內(nèi)辦公設(shè)施和設(shè)備登記、造冊(cè)要及時(shí)、內(nèi)容全面 ，定期進(jìn)行檢查、維護(hù)。辦公用品的申領(lǐng)、發(fā)放及時(shí)。部門內(nèi)部環(huán)境干凈、整潔。部門會(huì)議資料準(zhǔn)備齊全，記錄和紀(jì)要完整、準(zhǔn)確。積極做好部門其它內(nèi)務(wù)工作，保證部門內(nèi)部行政事務(wù)協(xié)調(diào)、高效。迅速、準(zhǔn)確、高質(zhì)量地落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作 ，并將結(jié)果及時(shí)反饋。

三、任職資格因素細(xì)分因素等級(jí)限定資料知識(shí)學(xué)歷C航運(yùn)、船舶管理、行政管理類相關(guān)專業(yè)?？埔陨蠈W(xué)歷或相當(dāng)程度。行業(yè)知識(shí)C了解航運(yùn)行業(yè)知識(shí)，了解行業(yè)中先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)。專業(yè)知識(shí)B熟悉航運(yùn)與船舶管理專業(yè)知識(shí)；掌握公司安全管理體系；掌握國(guó)內(nèi)、國(guó)際相關(guān)的公約、法規(guī)、條例等。能力事務(wù)處理能力B能夠合理安排工作計(jì)劃，及時(shí)、局效、正確的完成各項(xiàng)工作。理解能力A準(zhǔn)確把握本身職務(wù)定位、工作內(nèi)容 ；準(zhǔn)確、迅速的理解上級(jí)的指示、意圖和所布置的工作；準(zhǔn)確理解同事、下屬、客戶的目的和意圖；對(duì)于所學(xué)的知識(shí)和技能能夠迅速理解和掌握 ，反應(yīng)機(jī)敏，能夠舉一反三。判斷能力B能迅速、準(zhǔn)確的判斷各種問題，掌握其實(shí)質(zhì)，能較為準(zhǔn)確的判斷從未遇到的問題，找到解決的辦法。表示能力C表示內(nèi)容準(zhǔn)備較充分、主題較明確、構(gòu)思較清楚。經(jīng)驗(yàn)行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)D在航運(yùn)類企業(yè)工作3年以上。