時間管理能力

第四章時間管理能力本章要點：1、時間管理能力的定義、結構2、時間管理主要理論的基本觀點3、時間管理的負面表現(xiàn)和正面表現(xiàn)雖然我們不能創(chuàng)造更多的時間，但我們希望通過時間管理幫助個體更加懂得分配時間的重要性，進而對個體使用時間的方法進行評估并找出改進的方法，提高時間管理能力。第一節(jié)時間管理能力概述一、時間管理的定義有史以來，眾多先哲為揭示時間的奧秘做出了大量的努力和探索，在不同的歷史階段，提出了不同的時間學說。從古代以“自然思辨”為特征的時間說，到近代以“絕對時間”為特征的時間說，再到現(xiàn)代以“相對時間”為特征的時間說，這些學說的提出和發(fā)展，促進了人類對時間本質及其特征的認識。作為物質運動過程的持續(xù)性、間隔性的矛盾統(tǒng)一和物質運動狀態(tài)的順序性的衡量指標，時間具有一維性，即不可逆性，它只有從過去、現(xiàn)在到將來的一個方向，一去不復返。作為一種特殊的資源，時間具有如下獨特性：1、供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，無法開源。2、無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術可以被積蓄、儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，無法節(jié)流。3、無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動不可缺少的基本資源?？梢哉f，世上任何一件事情都離不開“時間”。4、無法失而復得：時間無法象失物一樣失而復得。它一旦喪失，則會永遠喪失?；ㄙM了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回，正所謂“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”?？鬃诱f“逝者如斯夫，不舍晝夜”，德魯克(PeterF.Drucker)說“時間是最高貴而有限的資源”，作為稀有且珍貴的特殊資源，時間是一切活動得以進行的前提，最大限度地開發(fā)和利用時間資源，才能保證實現(xiàn)效率和效能。不同的人在'相同的時間”面前表現(xiàn)不同，其結果不同，其重要原因來自于”時間管理(TimeManagement)能力”的高低差異。時間管理的目的就是要個體決定什么該做，什么又不應該做，通過事先的規(guī)劃、提醒、引導個體或組織的未來行為。顯然，“時間管理”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標，用最短的時間或在預定的時間內把事情做好，時間管理的對象不是”時間”，而是指面對時間而進行的”管理者的管理”。二、時間管理的作用時間是有效地應用資源，時間管理可以幫助我們減少對時間的浪費，拋棄陋習、引進新的工作方式和生活習慣（如訂立目標、妥善計劃、分配時間、權衡輕重、權力下放）從而通過自我約束、持之以恒、事半功倍地取得個人重要的目標。在工作中要很好地完成工作就必須善于利用自己的工作時間。工作是無限的，時間卻是有限的。時間是最寶貴的財富。沒有時間，計劃再好，目標再高，能力再強，也是空的。時間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的，它可以一瞬即逝，也可以發(fā)揮最大的效力，研究表明低效與高效的工作效率差距可達10倍以上，時間就是潛在的資本。充分合理地利用每個可利用的時間，壓縮時間的流程，使時間價值最大化。即使是一些簡單的時間管理技術都可以增強個人的工作效率，事實上，時間的重要目的并不是將個體束縛于工作，而是幫助個體創(chuàng)造更多的休閑時間，用來表達個性的所有方面，并欣賞他人的創(chuàng)造性和藝術的表達。時間管理本身只是手段，而絕不應成為目標，學習時間管理只是希望大家使用一個時間工具，在短時間內重新安排各項工作的重要性，改掉無效的工作習慣，它不應該是天天都要使用的管理個體的工具，如果是這樣，時間管理就會成為我們提高工作效率的枷鎖，必須打破才能重新關注人類的基本價值：健康與幸福。三、時間管理的理論有關時間管理的研究已有相當歷史。猶如人類社會從農業(yè)革命演進到工業(yè)革命，再到資訊革命，時間管理理論也可分為四代。第一代理論著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調配時間與精力。第二代理論強調日程表，反映出時間管理已注意到規(guī)劃未來的重要。第三代理論強調優(yōu)先順序的觀念，依據輕重緩急設定短、中、長期目標，再逐日訂定實現(xiàn)目標的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率。這種做法有它可取的地方。但過分強調效率，把時間崩得死死的，會產生反效果，使人失去增進感情、滿足個人需要以及享受意外之喜的機會。第四代理論與以往截然不同之處在于，它根本否定“時間管理”這個名詞，主張關鍵不在于時間管理，而在于個人管理。與其著重于時間與事務的安排，不如把重心放在維持產出與產能的平衡上。（一）備忘錄型時間管理第一代時間管理理論是備忘錄型，其主要目的在于提醒人們切勿遺忘，管理工具為簡要的備忘錄及查核表。這種時間管理一方面主張順其自然，另一方面也會追蹤時間的安排。備忘錄管理的特色就是寫紙條，這種備忘錄可以隨身攜帶，忘了就把它拿出來翻一下。一天結束，完成了大部分的事情，就可以在備忘錄上劃掉，否則就要增列到明天的備忘錄上。備忘錄型時間管理的優(yōu)點是：（1）重要的事情變化時應變力很強，順應事實。（2）沒有壓力，或者壓力比較小。備忘錄型的管理便于追蹤那些待辦事項。其缺點是沒有嚴整的組織架構，比較隨意，所以往往會漏掉一些事情，忽略整體性的組織規(guī)劃。（二）記事簿型時間管理第二代時間管理理論強調“規(guī)劃與準備”，特色是記事簿。這種管理方式的特點是制定時間表，記錄應該做的事情，表明應該完成的期限，注明開會的日期等。第二代理論強調效率手冊和日程表，其管理工具為工作清單。這種時間管理模式的優(yōu)點是：（1）追蹤約會以及應該做的事情。（2）通過制定的目標和規(guī)劃完成的事情達成率比較高。缺點是：容易產生凡事都要安排的習慣，找不到思考的空間。（三）ABC分類時間管理法著名管理學家科維：Cover，1989）：把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行劃分，基本上可以分為四個“象限”：既緊急又重要（如人事危機、客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等）、重要但不緊急（如建立人際關系、新的機會、人員培訓、制訂防范措施等）緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、行政檢查、主管部門會議等）、既不緊急也不重要（如客套的閑談、無聊的信件、個人的愛好等）。如圖4-1所示。一般而言，重要性與目標有關，重要的事情大多與使命、價值和目標的實現(xiàn)相聯(lián)系，是有效自我管理的心臟，它處理諸如建立關系，寫個人使命表，作長期計劃、鍛煉、預防性保養(yǎng)，做好準備，增進能力等不緊急但重要的事情。由于這些事情一時不做并沒有立刻產生讓人不愉快的后果，而即使做了，也沒有立刻顯示出讓人愉悅的效果，因此，對這些當務之急采取行動往往更需要自制力和主動精神，而一般人由于缺乏這些能力并不會將這些重要的事情放在首要處理的位置，他們往往會對燃眉之急，即緊急的事立即做出反應。緊急的事受其他人歡迎，通?？吹靡?、摸得著、而且做起來常常是愉快的、容易的、富有樂趣的。當事件急迫又重要，以“危機”或“問題”的形式出現(xiàn)時，催促我們“現(xiàn)在”就采取行動，這是時效成為重中之重，不得不做，往往選擇余地小、事件進行被動。需要指出的是，對重要而不緊急的事，我們必須主動行動，抓住機會，促使事情發(fā)生。同時，我們對什么是重要的和什么是我們生活所要求的結果要有一個清楚的概念，否則很容易會對緊急而不重要的事做出反應。人生在世，對于緊急而不重要的事情根本無法避免，如果只專注于這類活動，終將被問題淹沒。有人認為愈急迫就愈重要，事實上急迫之事往往對別人而非對自己很重要。只重視該事務的人，擁有的并非有意義、負責任的人生。懂得舍棄無關緊要之事，對緊急但不重要的事情也盡量節(jié)制，以投注更多時間于重要但眼前尚不急迫之事，才能保證個體按照自身規(guī)劃和目標從容面對人生，因此它是個人時間管理的核心所在。Jk重要準備工作預防措施危機制定計劃迫切的問題_發(fā)展關系有期限壓力的計劃口-不緊急皿中―緊急增進能力忙碌瑣碎的事情造成干擾的事一些電話、信件一些電話、信件浪費時間的活動一些會議、報告愉快的活動許多迫在眉睫的事情逃避性活動符合別人期望的事情不重要圖4-1時間管理的緊急-重要二分法圖解以此為基礎，為了實現(xiàn)時間管理，需要管理者首先把工作看成一個有機的整體，然后分析每項工作在系統(tǒng)中的作用。分析時需要思考三個問題：該工作能不能取消？能不能與其他工作合并？能不能用簡便的方法替代？之后，根據重要性、關鍵性、迫切性和有效性將工作分為ABC三類。通常，重要的事不見得都是緊急的，最緊急的事也不一定是最重要的，只有兩者兼而有之，才可以列入A類工作。一般重要和一般緊急的工作列為B類，而那些無關緊要的工作列為C類?，F(xiàn)實工作中A、B、C類工作占總工作量的比例一般為20%?30%，30%?40%，40%?50%，而對這三類工作的時間分配量應該倒過來，A類工作投入60%?80%的時間，B類工作投入20%?40%的時間，C類工作盡量不投入。但究竟什么事情是重要的？什么事情是緊急的？不同的人判斷不同，他們所做的價值排列也不盡相同。不管怎樣，個體可以根據安排各項工作優(yōu)先順序，粗略估計各項工作時間和占用百分比；在工作中記載實際耗用時間；每日計劃時間安排與耗用時間對比，分析時間運用效率；重新調整自己的時間安排，更有效地工作。ABC時間管理理論的一個重要觀念是有重點地集中主要精力和時間處理重要但不緊急的工作，未雨綢繆，防患于未然。ABC分類時間管理法的優(yōu)點是：重視目標、價值，注重優(yōu)先，強調效率，為人們進行有效的時間管理做出了重要貢獻。其缺點是：過分強調效率，把時間崩得死死的，常常產生反效果，使人失去增進感情、滿足個人需要以及享受意外之喜的機會。許多人因此放棄這種過于死板拘束的時間管理法，回復到前兩代的做法，以維護生活的品質。它主要是一種危機管理，維持不了持久的“效能”。（四）羅盤理論第四代時間管理與以往截然不同，它根本否定名詞“時間管理”，主張關鍵不在于時間管理，而在于個人管理。羅盤理論又稱指北理論，將人的所有行動類似地比喻為羅盤之中的指針，人們在生活中每做出一個選擇和決定就像是人拿著羅盤向某個方向走動一步，同樣是走一步，羅盤的轉動幅度為0-180度，它的大小告訴個體走出的這一步偏離“北方”多少度，轉動幅度越大，說明方向偏離越大，離正北目標較前更遠。羅盤理論被引入用到時間管理之中形象地說明生活中每一次選擇和每一步行動都將導致個體是更加遠離或者更加接近于我們的目標。羅盤理論認為：與其著重于時間與事務的安排，不如把重心放在維持產出與產能的平衡上。羅盤理論的原則是以人為本，強調目標高于手段，效果高于效率。該理論認為，時間管理應該體現(xiàn)自然法則，即個體或組織的行動是否迅速、是否完美、是否有效率都不重要，重要的是行為本身是否接近未來的目標，個體或組織努力的方向是否正確。這種時間管理法超越了傳統(tǒng)上追求更快、更好、更有效率的觀念，它不是換一個時鐘，而是提供一個羅盤，強調方向對是最重要的。怎么走，不是求快，而是向未來的目標接近。四、時間管理的具體方法（一）6點優(yōu)先工作制該方法是效率大師艾維利向美國一家鋼鐵公司提供咨詢時提出的。這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分別從T'到“6”標出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標號為“1”的事情，直到完成或完全準備好，然后再全力以赴地做標號為“2”的事，依此類推。該方法突出反映了“要事優(yōu)先”的時間管理理念。（二）麥肯錫30秒電梯理論據說麥肯錫曾經丟掉過一個客戶，原因是這個客戶董事長在電梯里碰到麥肯錫的項目經理，要求他利用電梯運行的短短30秒把項目結果說清楚，可憐的項目經理沒有做到，客戶因此放棄該項目。后來麥肯錫就要求員工要表達清楚，直奔主題，凡事要歸納在3條以內。這就是30秒電梯理論，或者電梯演講。該方法突出反應了，簡約性”特點，它是時間管理，最后受限原則”的極致表現(xiàn)。（三）辦公室美學秩序是一種美，均勻、對稱、平衡和整齊的事物給人一種美感。簡潔就是速度，條理就是效率。簡潔和條理也是一種美，是一種辦公室的美學、工作的美學。辦公室美學需要體現(xiàn)在以下方面：1、物以類聚，東西用畢物歸原處；2、不亂放東西；3、把整理好的東西編上號，貼上標簽，做好登記；4、好記性不如爛筆頭，要勤于記錄；5、處理文件滿足以下要求：（1）迅速回復；（2）迅速歸檔，以免文件弄亂或弄丟；（3）及時銷毀。沒用的文件要及時處理，以免繼續(xù)浪費空間和時間。該方法可以幫助個體集中注意力，減少分心因素，從而提高工作效率。（四）莫法特休息法《圣經新約》的翻譯者詹姆斯?莫法特的書房里有3張桌子：第一張擺著他正在翻譯的《圣經》譯稿；第二張擺的是他的一篇論文的原稿；第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說。莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌，繼續(xù)工作。類似于“間作套種”種田方法，莫法特休息法通過改變工作內容，產生新的優(yōu)勢興奮灶，抑制原來的興奮灶，從而達到腦力和體力的調劑和放松?？偨Y時間管理研究的發(fā)展脈絡，我們不難發(fā)現(xiàn)時間管理從具體、就事論事的技術技巧逐步走向抽象的、整體的重點和目標。與此同時，具體的方式、方法層出不窮，使得時間管理研究色彩斑斕，異彩紛呈。而這些理論和方法之間的關系并不是非此即彼，而是相互依存。如圖4-2時間管理樹所示，1、正如羅盤理論強調的：目標是時間管理的根本，沒有這個根本，時間管理就失去依據，但目標不是時間管理的全部，換句話說目標是時間管理的必要而非充分條件，必須給與足夠的關注。2、明確目標后明確重點、優(yōu)先權，正如ABC分類時間管理所言：重點越突出，就像一個樹的主干越挺拔，枝杈越少，這樣樹就可以長得越高。3、記事簿、6點優(yōu)先工作制、麥肯錫30秒電梯理論、辦公室美學、莫法特休息法等具體的時間管理技術、技巧是時間管理樹上的枝葉，它們存在，時間管理樹就枝繁葉茂、生機勃勃，沒有這些枝葉，植樹人（時間管理者）的收益就會降低?？傊绻麤]有目標這一根基，辦公室美學等枝葉就是無本之木，很快就會枯萎，即使剛剛看到時光鮮迷人，很快也會枯萎脫落，無法對枝葉搜集者產生深遠影響。6點優(yōu)先工作制莫法特休息法辦公室美學>麥肯錫30秒電梯理論第三代時間管理理論：ABC分類時間管理法>第四代時間管理理論：羅盤理論圖4-2時間管理樹第二節(jié)時間管理能力的評估一、時間管理能力的負面表現(xiàn)時間管理能力的高低強弱也許可以從其反面得到更好地反應和印證。理解時間是如何被錯誤管理的就更容易了解在時間管理中需要改變什么，不需要改變什么。常見的消耗時間的錯誤表現(xiàn)有：目標不清、患得患失、精力不集中、拖延、躲閃、過早放棄和過度追求完美。（一）目標不清孔子說過：吾十有五而志于學，三十而立，四十而不惑，五十而知天命，六十而耳順，七十從心所欲不逾矩。心理學家埃里克森認為：青春期過后，健康發(fā)展的個體就能克服角色混亂，形成良好的自我統(tǒng)一性，由此我們認為：健康發(fā)展的個體在20或者30歲就能從迷惑走向定向。但以中國的教育現(xiàn)狀我們不難發(fā)現(xiàn)，學生在入大學之前的自我可控時間微乎其微，他們的目標非常明確：上大學。在這個明確的目標指導下，個體行為目標明顯，而上大學甚至持續(xù)到上班之后，自我可控時間顯著增加的同時卻喪失了明確的、可以獲取自己及重要他人共同認定的行為目標，個體出現(xiàn)從定向到迷惑的逆向過程。如果個體不知道自己要做什么，時間管理就完全沒有意義，不能朝向一個目標發(fā)揮自己的潛能和精力也許是時間管理中的最大錯誤。（二）患得患失患得患失往往導致個體在時間管理上猶豫不決。猶豫不決往往意味著無法一鼓作氣完成一項任務，忽東忽西的轉換制約了個體潛能的釋放，并增加了個體的惶惑和緊張，無所適從?；嫉没际У暮蠊恢痪窒抻趥€體范圍，這種“場”會影響組織和團體的效率?；嫉没际Э赡軄碜杂谠S多心理因素。如職工加班，一方面，員工希望自己的上司認可自己的工作態(tài)度，并由此獲取提升、加薪的機會；另一方面，處于功利的考慮，因為無法確定自己將來到底能否獲取成功，他們又不愿意為工作投入太多時間（家里孩子還需要照顧）、精力（很多私人事件沒有精力思考和應對）和金錢（加班而增加的交通、飲食等金錢消費）。也就是說，來自生活其他部分的壓力損害了個體做決定的能力、他們或者對工作缺乏興趣、沒有積極工作的內部動機，或者擔心錯誤決定造成的損失，缺乏做出一個正確決定所需的信息。這些都可能促使個體即使加班也不能一心一意，而不加班也不能充分享受自己的業(yè)余時間，而對于加班時的工作內容價值不再仔細考慮，而象鴕鳥一般，將頭埋到沙子里，對特定事情予以忽視，不再積極應對，成為有效時間管理的隱性殺手。（三）精力無法集中精力無法集中的個體往往同時想做很多事情，對即將發(fā)生的事情殫精竭慮，面對千頭萬緒不知從何開始，對當前工作的投入淺嘗輒止，時刻準備放棄。有研究表明，工作人員常常受到各種事務的干擾，一般的管理者平均每8分鐘被打斷一次。對復雜的工作效率影響最大的就是無法集中精力，如計算機程序編制、論文寫作都需要大塊的時間保證思維的流動和連續(xù)，工作步入正規(guī)前的啟動時間需要較長，不斷的中斷必然導致需要更多的附加時間重新定位和啟動。事實上，被干擾導致的精力無法集中并非完全不可避免，有些中斷可以由自己的行動防止。這里就以最為典型的“電話干擾”進行分析。表4-1“電話干擾”浪費時間因素原因分析及消除辦法原因消除辦法內部原因1、不了解嚴重性做電話時間記錄。對電話來源、內容和原因做評估2、處理電話無計劃制定阻擋、委派、合并的計劃3、喜歡社會交往在其他場合進行社交，嚴守工作的優(yōu)先次序4、自負客觀地看待自己，不要過高估計你對別人的作用5、很想接電話把為工作和為社交打電話加以區(qū)別6、沒有躲避電話的計劃閉門謝客；秘書阻擋；制定打電話的時間7、想保持消息靈通認識到你的管理小組成員很自然地要使你了解他們正在做的每一件事情，不僅僅是基本情況8、對細節(jié)感興趣認清卷入細節(jié)的危險。從例行公事和細節(jié)中解脫出來9、安裝和使用自用電話授權10、缺乏授權更多地授權。直接詢問應該負責任的人11、未列出討論項目自己來組織。做出通話計劃。列出討論要點12、下屬依賴性太強拒絕替他們做決策。鼓勵首創(chuàng)精神，允許犯錯誤13、事實不完備事先準備14、唯恐冒犯別人不要過于敏感。優(yōu)秀的秘書從來不會隨便冒犯別人。集中精力做優(yōu)先安排的工作15、缺乏自我約束制定計劃、實施、監(jiān)督進度。給秘書或助手指定監(jiān)督責任16、無法結束談話學會使用以下談話技巧：

——預先限制談話時間（“是的，我只能談幾分鐘”）暗示談話結束（“某某，在我們掛上電話之前......”）——直告對方（“對不起，某某，現(xiàn)在我必須走了?！保?7、不切實際的時間預算請秘書提醒。電話前裝置3分鐘計時器18、缺乏管理秘書的能力自我學習提高，訓練秘書或調換經驗豐富的秘書外部原因消除辦法19、阻擋電話無效分析問題、制定阻擋計劃。與同事們討論溝通。與秘書討論以增進她的理解和信心。支持秘書，實行計劃20、沒有秘書根據需要配備秘書。培養(yǎng)助手擔當秘書作用21、打錯電話給相關人員配備電話號碼簿22、職責不清澄清23、“詳盡答復”政策認識這是對時間和才能的浪費，修改或取消這個政策24、落后的電話系統(tǒng)改進使之符合要求（四）拖延、逃避和完美主義1、拖延。拖延是一種十分常見的心理現(xiàn)象。人們或多或少地存在拖延行為，這種拖延行為導致諸多不良后果。最早研究拖延現(xiàn)象的學者關注拖延帶來的消極情緒體驗，認為拖延是指不必要地推遲任務以至于體驗到主觀不適感的行為，現(xiàn)在的研究者更多強調拖延行為的認知因素，認為拖延是把該做的事情推后的非理性傾向，也有人將拖延概念化為一種自我設限行為，它指延期開始或推遲完成某一，即當任務的最后期限即將來臨時，個體仍缺乏執(zhí)行任務的時間投入。2007年，Steel對推延的概念和性質進行了系統(tǒng)的梳理，將拖延定義為：盡管預見到該行動會因推遲而變糟，也自愿地推遲開始或完成某一計劃好的行動。該定義強調了拖延的三個特征：（1）拖延是一種自愿的行為，既不是脅迫的不得己行為，也不是因為突發(fā)事件而導致的客觀延誤；（2）拖延是將已經計劃好的行動推后，具有回避性，拖延者不愿開始或完成己經打算做的事情；（3）拖延是一種非理性的行為，盡管沒有適當?shù)睦碛汕視斐刹焕暮蠊?，個體還是會選擇拖延。下面是一個拖沓傾向測試，請針對你的實際情況選擇'是”和“否”。我往往在壓力之下才能發(fā)揮出色是否每次我在開始工作以前總會花不少時間，例如削尖鉛筆、反復清理桌子、扔掉是否夾在文件上的回形針我非常喜歡最后一秒沖刺的興奮感是否我通常認為不能完成某項工作也沒什么，不知工作的人說不定也會忘記是否在行動之前我會反復思量，比如在修理汽車剎車之前，再三考慮要不要送修是否我總是很難開始新的項目，即便是那些讓我高興的項目也不例外是否我總是要等到實際成熟才開始一些重要工作，比如重要項目等是否我總是對完成某項工作所需要的時間估計不足，總是對自己說“還來得及，下是否周再說吧”對我來講要完成大多數(shù)的項目和活動都很困難是否當我遇到不喜歡做的事情時，總是可以找到一些我喜歡的消遣來逃避做事是否計分方法：統(tǒng)計回答“是”的個數(shù)。分數(shù)解釋：如果一個人回答“是”的次數(shù)越多，他就越具有拖延的傾向，如果肯定的回答次數(shù)是8次甚至更多，一個人的工作效率將受到顯著的負面影響。2、逃避。還有些人總是以表面的忙碌掩蓋自己的拖延，這時我們往往將其稱為逃避。例如一個人總是找人聊天一一哪怕是假裝聊與工作有關的事情、總是閱讀不需要讀的數(shù)據和報紙、沉迷于瑣碎的事情、不斷清理辦公桌或文件、一遍一遍的書寫信件或者備忘錄，逃避其他不愿意做的工作或者某件事情。拖延是浪費時間的重要因素。很多人在有緊迫的時間限制時，總能找出完成工作的辦法；而當時間充裕時，卻很容易變得拖沓和效率低下。對此，要給自己規(guī)定最后時限，并實行自我約束。持之以恒地堅持能克服拖延等弊病。對員工也可以推行該制度，在組織內部推行“限時辦事制”，規(guī)定相關人員在限定時間內報告處理結果。3、完美主義。和習慣性拖延一樣，逃避也往往和完美主義有關。在生活、工作中尋求完美并沒有錯，但理想到過分的程度就是個問題。心理學研究認為，完美主義是一種穩(wěn)定的內在人格特質，其核心特征是：一方面為自己設定高標準；另一方面是在達不到自己設定的標準時又不斷地進行自我挫敗和自我批評，總覺得自己做的不夠好、對自己的表現(xiàn)不滿意。而積極的完美主義者在努力成為第一的過程中，會產生滿意感，而神經癥性完美主義者則是無論做的多好，都覺得做的不夠，因此不會產生滿意感。為了避免失敗，個體可能會采取包括拖延、躲避等消極行為避免行為的執(zhí)行，從而避免對自身行為結果的評價。很多完美主義者會有下面所描述的態(tài)度和行為，為了了解自己的完美主義傾向，請用0~4點的量表評價自己在多大程度上贊同下列描述。012341.很多人告訴我，我是一個完美主義者012342.我經常糾正別人說話的錯誤012343.因為我會不斷檢查內容是否恰當，我寫E-mail01234會花很長時間4.我經常批評我朋友穿著的顏色搭配012345.當我在超市購買食物時，我要查看保質期，確01234保買到最新鮮的事物6.我很難忍受人們不把該說全的意思表達全012347.當公司代表問我“你的號碼”時，我通常這樣反01234問，以明確他在問身份證號碼還是電話號碼8.我討厭看到家具上的灰塵012349.我覺得應該把家中的所有裝飾物都擺在合適的01234位置上10.我不會把沒疊好的地圖放回汽車儀表盤上的01234盒子中去11.一旦鉛筆頭上的橡皮變硬不能使用，我就會把01234整個鉛筆丟掉12.我會調整我所有的手表和鬧鐘，以使它們顯示01234的時間完全一致13.經常讓我煩惱的是，我個人電腦上的時間顯示01234

總是差幾分鐘14.我至少每周清洗一次電腦鍵盤0123415.我將E-mail信息和電腦中的文件夾進行詳細而清楚的分類0123416.我的桌子上不會放著用過的紙杯或空飲料瓶0123417.在完成當前的任務或作業(yè)前，我?guī)缀醪婚_始新的項目或作業(yè)0123418.當我的工作區(qū)非常無序時，我很難集中注意力0123419,裝飾燈和其他照明設備上的蜘蛛網讓我非常煩惱0123420,我購買數(shù)碼相機等物品時會花很長的時間，我會不停地研究不同機型的特征0123421,當我平衡支出賬目時，通常只會和預算出現(xiàn)很小的誤差0123422,我隨身攜帶足夠的零錢和整錢，使得我在購物時能夠準確地付錢而不需別人找錢0123423,當我的內衣褲和T恤有很小的洞或破損時，我都將它們扔掉0123424,我做錯事時，自己會非常心煩意舌L0123425.當我的指甲破損時，我會盡快地把它修復0123426,我每次離家時都要把自己收拾停當0123427.當我在超市的地板上發(fā)現(xiàn)成袋或成罐的物品時，我都要將它們放回架子上0123428,我認為推廣能夠殺菌的洗手劑是一個極好的想法0123429,當我和朋友在一起時，如果他/她的肩上有一根頭發(fā)，我會不跟他/她說而直接把它拿掉0123430,我知道我是一個完美主義者01234統(tǒng)計方法:分數(shù)解釋91分及以上：你有著很強的完美主義傾向，它會干擾你，阻礙你在必要的時候采取快速行動，你也會因為你的完美主義而干擾很多人。61~90分：中度完美主義傾向，使你有著高質量的工作，成為一名可靠人士。31?60分：輕度完美主義傾向，只有在對自己很重要的條件下，你才會成為一名完美主義者。0?30分：非完美主義者。你也許對于得體的處理事情、在限定期限前完成任務、細節(jié)覺察等方面太不在意。二、時間管理能力的正面表現(xiàn)（一）能夠通盤考慮德國時間管理專家羅塔塞維特認為，單一的時間管理方法無效，時間管理不僅僅是日常事務的安排和處理，還應包括更廣泛的層面，如積極的人生規(guī)劃、構思個人的生活愿景、制定具體的生活目標以及成功發(fā)展的途徑和策略等。真正會利用時間的管理者不是把大量時間用在忙亂的工作上，而是用在構思、擬訂計劃上。有人提出有效的時間管理系統(tǒng)都包含以下五個步驟：1、明確你的價值觀；2、確定你的目標；3、對你的目標按優(yōu)先級排序；4、明確你的任務；5、對任務按優(yōu)先級排序。從中可以看出：價值觀是想和做的基本原則，它是進行時間安排的最基本因素。個體有不同的價值標準，它們形成個人特性的基礎，也是我們進行時間管理的基礎。大多數(shù)時候，我們根據自己的價值觀采取行動，雖然我們并沒有意識到這一點。什么對你而最重要？家庭？工作？金錢？個體首先要明確自己需要什么，然后才能朝那個方向走。如果不知道自己的目的地，你很可能會到達別的地方。目標應該直接源于價值觀。否則，我們所做的事將無法滿足自己的需要。目標往往不能由單個行動達到，需要花費相當長的時間，并需要采取若干步驟。尤其需要注意：長期目標的缺失往往導致個體'忙忙碌碌，最終一場空'。從另一個層面講，時間管理不僅僅是個人的事情，更是組織層面的事情。組織內部工作彼此關聯(lián)，領導者和下屬之間以及下屬與下屬之間的時間管理相互制約?！皶r間塊”原理告訴我們，應把一天的時間盡量合理地分成完整的時間塊，在每個時間塊中都只專心做一件事情，盡量排除干擾，否則就會出現(xiàn)所謂的'鋸齒效應”。而重新開始工作就意味著需要額外的時間再一次準備和熟悉，大大降低工作效率。（二）要事優(yōu)先1879年，意大利經濟學家和社會學家威夫萊多?帕累托（VifredoPareto）提出：社會財富的80%掌握在20%的人手中，而余下的80%的人只占有20%的財富。漸漸地，這種，重要的少數(shù)(vitalfew)和不重要的多數(shù)(trivialmany)”理論廣泛應用于社會學和經濟學中，并被稱之為帕累托原則(ParetoPrinciple)。時間管理也借鑒該原則指出：把80%的時間和精力花在20%真正重要的事情上，不但要努力工作，更要聰明的工作。要事優(yōu)先首先需要解決一個優(yōu)先權的問題。解決這個問題的最好方法是設置目標并定期評估目標。對于設置目標有幾個基本的指導思想：1、建立清楚的、可以達到的目標；2、確立每個目標的優(yōu)先權；3、找出與目標有關的、可以在較短時間內進行的工作；4、確定完成較小工作的日期；5、即使是長期目標也要定期對目標進行重新評估。需要注意的是，個體應該將短期目標分為更實際的任務。1、每周應梳理可達到的、具體的目標，衡量這些目標為達到主要目標做出了什么貢獻？2、每天應列出一個“要做事情”的清單，用以組織個人和職業(yè)時間。合理授權一個人要相信自己的同事，花很多時間處理自己不熟悉的事情非常不明智，對于領導者更是如此。真正有效的領導者都是懂得用人的領導，他們總是明白一個人最能做些什么，善于發(fā)揮每個人的長處。授權而非攬權，減少事必躬親。授權時應把完成一項“完整任務”所要求的責任和權力同時授出，任務明確、責任清晰，這樣做既節(jié)省自己的時間，也調動下屬的積極性，從而有利于提高整個組織的效能。高效的領導者還應遵循例外管理”原則，即領導者只處理條例、規(guī)章中沒有的例外事件，或者在執(zhí)行計劃出現(xiàn)大的偏差時才出面，對其他正常程序內的工作一概拒絕插手。這是領導者擺脫瑣事纏身的有效辦法。而且從公司發(fā)展上看，通過授權可以培養(yǎng)他人技術和能力，使他們今后能挑起工作重擔，培養(yǎng)對整個公司有幫助的、有能力的員工。集中注意力集中注意力表現(xiàn)在兩個方面：較長時間地將注意力集中在工作上，并堅持工作直到完成。對于正常成人，集中精力時間至少持續(xù)1個小時非常必要，集中時間過短不能提供思維聯(lián)系性和節(jié)奏，對于工作、尤其是復雜工作極其不利；但物極必反，過長時間的專注也會導致疲勞、降低動機、大腦效率降低，長時間、高效工作的員工往往能夠自覺調整工作內容，轉換內容可以提高個體動機和興趣。集中注意力并不僅僅是抓住每一分鐘、每一秒鐘。實際上，關鍵不在于是不是每分鐘都在工作，而在于如何安排時間，時間是零散的還是整塊的。在安排工作時，應當把類似的工作集中起來，以便消除重復的活動。所有對目標價值較低的例行公事都應該給予合并、授權或降低到盡可能低的程度。遵守計劃和靈活轉化在時間管理過程中，還需應付意外的不確定性事件。因為計劃沒有變化快，需為意外事件留時間。有三個預防此類事件發(fā)生的方法：1、為每件計劃都留有多余的預備時間。2、努力使自己在不留余地，又飽受干擾的情況下，完成預計的工作。這并非不可能，事實上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。3、另準備一套應變計劃。帕金森定律告訴我們，工作常常會占據多于人們計劃分配的時間，所以在時間管理過程中，還需要應付意外的不確定性事件，要為處理意外事件留出時間。個人的時間安排不要過滿，應該有一定的機動性。一般來說，只將時間的50%計劃好就可以，其余的50%應當屬于靈活時間，用來應對各種打擾和無法預期的事情。青少年時間管理傾向量表的編制回答每一道題都要根據你自己的實際情況；如果該題所描述的內容完全不符合你的情況，就在該題號右邊第一個空格中劃”；如果大部分不符合，就在該題號右邊第二個空格中劃”；如果部分符合部分不符合，就在該題號右邊第三個空格中劃V；如果大部分符號，就在該題號右邊第四個空格中劃”；如果完全符合，就在該題號右邊第五個空格中劃”。注意：(1)對每個問題都要回答，不要有遺漏，也不必費時去想，看懂后就回答。(2)不要在問卷上做任何標記，所有的回答均寫在答卷紙上。1.我認為“一寸光陰一寸金”這句話是正確的?！酢酢酢酢?.我通常把每天的活動安排成一個日程表?！酢酢酢酢?.“時間就是效益”這句話是正確的。□□□□□4.我每天都給自己指定一個學習目標?！酢酢酢酢?.無論做什么事情，我首先要考慮的是時間因素。□□□□□6.我以為將來比現(xiàn)在和過去更重要。□□□□□7.我總是把最重要的工作安排在活動效率最高的時間里去做。□□□□□8.無論做什么事情我總是既有短期安排又有長期計劃?！酢酢酢酢?.目前我尚年輕，浪費一些時間無所謂?！酢酢酢酢?0.在每周開始之前，我都制定了目標?！酢酢酢酢?1.對每個人來說，時間就是一切?！酢酢酢酢?2.在每個學期我都要制定自己的學習計劃。□□□□□13.我認為我在學習和課外活動上的時間分配是合理的。□□□□□14.我總是把大量的時間花在做重要的工作上。□□□□□15.在新年開始的時候，我通常都要制定這一年中自己的奮斗目標?！酢酢酢酢?6.我相信時間就是生命?！酢酢酢酢?7.我課后復習功課的時間是由老師布置的作業(yè)量來決定的?！酢酢酢酢?8.我認為時間是可以有效地加以管理的。□□□□□19.我通常把重要的任務安排在計劃表的重要位置上。□□□□□20.我能夠有效地利用自己的時間。□□□□□21.我經常根據實際情況對計劃進行調整。□□□□□22.如果有幾件事要同時做，我經常要衡量它們的重要性來安排時間?！酢酢酢酢?3.我能夠很好地利用課堂上的學習時間?！酢酢酢酢?4.我對自己設定的目標充滿信心?！酢酢酢酢?/p>

25.我對每個星期要做的事情都有一個計劃安排?！酢酢酢酢?6.我經常對自己利用時間的情況進行總結。□□□□□27.在處理好幾件事情的時候，我認為最好是每件事情都做一些?！酢酢酢酢?8.利用好時間對我具有重要的意義。□□□□□29.我對自己浪費掉的時間深感懊悔。□□□□□30.我確定的目標通常都難以實現(xiàn)?！酢酢酢酢?1.世上最寶貴的是時間?！酢酢酢酢?2.我的時間大部分都掌握在自己手中?！酢酢酢酢?3.我通常根據學習任務的重要性來安排學習的先后次序?！酢酢酢酢?4.只要是重要的工作，我一定要擠時間去做?！酢酢酢酢?5.我相信我的計劃安排通常是合理的?！酢酢酢酢?6.我認為我對事情重要性的順序安排是合理的?！酢酢酢酢?7.要做的事情很多，我卻能處理好這些事?！酢酢酢酢?8.我常常與同學交流合理利用時間的經驗。□□□□□39.我認為時間就是力量?！酢酢酢酢?0.我通常都能按時完成老師布置的作業(yè)?！酢酢酢酢?1.我常常對自己的工作在什么時候完成沒有一個期限?！酢酢酢酢?2.我每天什么時候學習，什么時候玩都有一個清楚的想法。□□□□□43.為了提高時間利用效率，我經常學習有關如何有效利用時間的知識。□□□□□44.我總是根據目標的完成情況來檢驗自己的計劃?！酢酢酢酢鯁柧斫忉?計分方法：在/2008/1116/134.html進行網上答題，獲得得分。分數(shù)解釋：上述時間管理傾向問卷由三個維度構成：（1）時間價值感：社會取向和個人取向的時間價值感；（2）時間監(jiān)控觀：設置目標、計劃、優(yōu)先級、時間分配和反饋性；（3）時間效能感:時間管理效能和時間管理行為效能。根據得分情況進行高低評價。第三節(jié)時間管理能力實訓實訓一：你想忙什么？活動目的：了解時間管理的核心參與對象：全體學生活動步驟：1、閱讀以下材料：一個員工在周日晚上完成了自己一周的時間表，如下所示。注意：他的日常工作時間是早9：00至下午5：00，上班時間他都一直很忙。下面是他這五天要做的事情：（1）從昨天早上開始，牙開始疼，而且有加重趨勢，想去看醫(yī)生。（2）再過6天，也就是星期六是一個好朋友的生日，他邀請我去他家玩，我還沒有買禮物和生日卡。（3）有好幾個月沒有回家了，也沒有給家里寫過信或打過電話。（4）有一份夜間兼職不錯，但必須在星期二或星期三晚上去面試（19點以前），估計要花上至少1個小時。（5）星期一晚上8點有個1小時長的電視節(jié)目，與工作有密切關系。（6）周一晚上有一場周杰倫（注：最喜歡歌手）的演唱會，有朋友發(fā)來短信邀請同往。（7）在圖書館借的書明天到期。（8）外地一個朋友邀請下周末去他那里玩，你需要整理行李。（9）要在星期五交計劃書之前把它復印一份。（10）明天下午2點到4點有一個部門會議（注：本人是部門負責人之一）。（11）欠一個同事200元錢，他明天也將參加那個會議。（12）明天早上從9點到11點要聽一場講座。（13）參加的一個項目的項目經理留下一張便條，要我盡快與他見面。（14）沒有干凈的內衣，一大堆臟衣服沒有洗。（15）想好好洗個澡。（16）項目（注：本人負責）小組將在明天下午6點鐘開會，預計1小時。（17）身上只有5塊錢，需要取錢。（18）幾個好朋友約好了明天晚上聚餐。（19）錯過了這周五的例會，要在下星期五之前復印一份會議記錄。（20）有些材料沒有整理完，要在下星期五之前整理好，約需2小時。（21）收到一個朋友的信1個月了，沒有回信，也沒有打電話給他。（22）下星期天早上要上交一個立項書，預計準備時間要花費15個小時，由于是私活，需要回避單位，只能用業(yè)余時間。（23）邀請女朋友星期二晚上來家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有（24）下下個星期二，你要參加一次證件考試2、如果這個人是你，你會怎么進行時間安排？按照書中所列格式進行時間分配。時間星期一星期二星期三星期四星期五8：00-9：00上班上班上班上班上班9：00開工17：00收工注：每天工作時間為9：00點?17：00點（往來交通時間為1個小時，中午有1小時休息）3、明確你的排序依據，明確你的價值觀，你會把哪類事件放在最前面？4、角色扮演：一個學生扮演上述忙碌的員工，一個學生扮演時間管理顧問。員工將自己的時間安排進度表交給時間管理顧問，希望時間管理顧問幫助自己找出問題根源，并提出相應的建議。顧問非常善于傾聽，并回答三個問題：（1）在管理時間方面，員工有那些可取之處？（2）從有效管理時間的角度，員工應該做些什么？（3）員工應該如何有效控制自己的日程安排？附：以上事件可以分為幾個類別：（1）身體健一看醫(yī)生，洗澡等；（2）人際關系一一家庭（給家里寫信或打電話等）、友情（回信，買禮物，參加聚餐，拜訪朋友等、愛情（準備燭光晚餐等）；（3）學習、工作一一工作（簡報，電視節(jié)目，會議，整理材料，考試等）金錢（夜間兼職的面試等）；（4）興趣——看演唱會等。提示：答案最容易在矛盾處得到。實訓二：你忙什么呢？活動目的：了解你自身的時間安排情況參與對象：全體學生活動步驟：1、制訂一周的時間安排表。要求：請將事件清單中的各種事件劃分不同的優(yōu)先級，按優(yōu)先級把它們重新排序，然后根據這些事件，制定一周的時間安排表。2、明確你的排序依據。把自己的各項任務填充到下表中，分析如果不做這件事會發(fā)生什么后果，分析它們和自己的愿望的之間的差別。其中以事件的后果嚴重程度衡量重要程度；以和時間的關系緊密程度衡量緊急程度。1.又重要又緊急（項）2.重要但不緊急（項）4.不重要，不緊急（項）3.不重要但緊急（項）3、編好時間表以后，請考慮以下問題：（1）哪些事情被放棄不做？為什么？（2）哪件事情有最高的優(yōu)先級？為什么？（3）你會高興地執(zhí)行這個計劃嗎？4、角色扮演。一個學生本色出演，一個學生扮演時間管理顧問。本色出演學生將自己的時間安排進度表交給時間管理顧問，希望時間管理顧問幫助自己找出問題根源，并提出相應的建議。顧問需要非常善于傾聽，并回答三個問題：（1）在管理時間方面，該學生有哪些長處？（2）從有效管理時間的角度，該學生應該做些什么？（3）該學生應該如何有效控制自己的日程安排？5、小組討論。小組成員依次陳述自己將特定事件放入特定表格的原因;小組成員幫助該成員澄清該特定事件的合理位置。這種劃分沒有正誤之分，但是有一點可以明確：如果個體羅列的緊急但不重要的事件超過15%，那么這個人的生活就類似于消防員和緊急門診的工作人員，他將無法安排自己的生活，而完全聽任于外界因素的控制和擺布；而且，如果I、3太高，個人的生活壓力一定會很

高。實訓三：你的時間管理軟肋活動目的：明確自身時間管理的不足之處參與對象：全體同學活動步驟：1、填寫工作日志?；卮鹑齻€方面的問題：WHAT？（你做什么？）WHEN？（什么時候做？）HOWLONG？（需要多長時間？）在第一行寫下日期，在紙的左邊列下時間段。時間段可長可短，建議使用30分鐘，對各類活動都比較適合。如果只是關心工作時間，就只記錄工作的日子，如果關心你的整體生活時間安排，就對每一天進行記錄。記錄內容包括兩方面：1、活動的類型；2、參加活動的人。收集一周以上，明確以下信息：（1）找出所有和工作無關的信息；（2）找出自由時間（即自己可以控制的時間）；（3）找出所有不自由的時間（即由工作或者家庭決定的時間）。找出不可控的時間后，看看在自由時間內是否有可以改善的地方，是否有時間的浪費？需要注意：不要為了消減有效管理時間的責任推卸控制時間的責任，讓他人任意支配自己的時間。2、明確行動方案。完成下面的測驗工具，針對自己的時間管理軟肋對癥下藥，并在課堂上報告和解釋自己的問題以及行動計劃。（1）克服拖延提升對于問題的重視程度計算拖延的成本反擊推動自己將難以克服的任務化整為零用獎勵和懲罰激勵自己向其他人做出承諾尤其適合我對于目標，表達更積極的態(tài)度

（2）培養(yǎng)適當?shù)膽B(tài)度和價值觀尤其適合我培養(yǎng)使命、目標和強烈的工作道德重視出勤和準時重視你的時間重視整潔、秩序和速度聰明地工作、不蠻干保持自我雇用的心態(tài)注重休息和放松（3）時間管理技能整潔和加以組織計劃你的活動有一個好的起始點充分利用辦公技術每次只關注一項關鍵任務理順工作關系并強調重要任務以穩(wěn)定的節(jié)奏工作創(chuàng)造一些安靜的、沒有打擾