三級(jí)秘書(shū)復(fù)習(xí)資料電子版本

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三級(jí)秘書(shū)復(fù)習(xí)資料

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三級(jí)秘書(shū)考前復(fù)習(xí)重點(diǎn)

第一章

第一節(jié)會(huì)前籌備

一

、會(huì)議方案的擬訂

（一）會(huì)議籌備方案的概述:1.會(huì)議籌備方案的內(nèi)容:會(huì)議籌備方案包括如下幾個(gè)組成部分:（1）確定會(huì)議的主題與議題。（2）確定會(huì)議的名稱(chēng)。（3）確定會(huì)議和議程。（4）確定會(huì)議的時(shí)間性和地點(diǎn)。（5）確定會(huì)議所需設(shè)備和工具，要滿足會(huì)議的需要（6）確定會(huì)議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作。（7）確定會(huì)議與會(huì)代表的組成。（8）確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。（9）確定會(huì)議住宿和餐飲安排。（10）確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。

2.會(huì)議籌備方案的作用:(1）確保會(huì)議的周密組織（2）確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位;（3）確保會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行

3.電話會(huì)議及視頻會(huì)議

（1）電話會(huì)議交流信息的特點(diǎn)

1）電話會(huì)議:①方便靈活，準(zhǔn)備時(shí)間短，回復(fù)迅速。②缺少身體語(yǔ)言，難以進(jìn)行互動(dòng)交流；缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。

③為了提高電話會(huì)議的效率，增進(jìn)信息與交流，可搭配使用其他通信方式（如傳真、電子郵件）。

2）電話會(huì)議信息工作要的要求:電話會(huì)議要按照一定的工作程序和工作要點(diǎn)進(jìn)行，具體要求如下：1準(zhǔn)確發(fā)出開(kāi)會(huì)信息；2認(rèn)真分發(fā)會(huì)議書(shū)面信息材料；3合理安排會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備；4按時(shí)接通電話；5互相能報(bào)出席情況；6做好會(huì)議記錄。

（2）視頻會(huì)議

1）視頻會(huì)議的特點(diǎn):①聲音和圖像同時(shí)傳送。②不受空間的限制。③節(jié)省時(shí)間、費(fèi)用。④交流效果較好。⑤視頻會(huì)議的交流不夠深入廣泛。

2）視頻會(huì)議信息工作的要求

由于視頻會(huì)議效率高，投入也大，因此必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，踏踏實(shí)實(shí)做好會(huì)務(wù)工作。具體要求有：1

發(fā)出開(kāi)會(huì)信息；2分發(fā)文件信息資料；3布置會(huì)場(chǎng)；4置與檢查會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備；5做好會(huì)議準(zhǔn)備；6采用行集中后分散的形式；7匯總情況信息。

4.遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案的優(yōu)點(diǎn):遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢(qián)、與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶的形式做永久記錄、交流更加直接與簡(jiǎn)短的優(yōu)點(diǎn)。

5.會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求

會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工主要指定會(huì)議組織部門(mén)和人員落實(shí)。會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)的各部門(mén)需明確各息的任務(wù)和要求。具體要求如下：（1）要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和類(lèi)型組織人員隊(duì)伍。（2）會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確、責(zé)任到人。（3）加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通。

（二）會(huì)議籌備方案和制定程序會(huì)議籌備方案的制定程序?yàn)椋航M建會(huì)議籌備委員會(huì)

分成籌備小組

形成籌備方案

領(lǐng)導(dǎo)審核方案。

二、會(huì)務(wù)籌備概述

（一）會(huì)務(wù)籌備概述

1.會(huì)務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容:（1）會(huì)議準(zhǔn)備是否充分;（2）會(huì)議期間能否排除各種干擾;（3）環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備（4）文件材料的準(zhǔn)備情況;（5）會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查;（6）會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查;（7）檢查的其他內(nèi)容

2.會(huì)務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式:務(wù)籌備情部的檢查結(jié)果可以通過(guò)三種形式向領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議工作人員匯報(bào)。第一，書(shū)面形式；第二，口頭形式；第三，協(xié)調(diào)會(huì)形式。

3.會(huì)務(wù)籌備情況的檢查的方法:務(wù)籌備情況檢查的方法大致分為以下兩種：（1）聽(tīng)取會(huì)議籌備人員的匯報(bào);（2）會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)的檢查

（二）會(huì)務(wù)籌備的程序

1.開(kāi)會(huì)檢查的程序:如對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況以匯報(bào)會(huì)的形式進(jìn)行檢查，檢查的程序應(yīng)包括：

(1)會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查，由各個(gè)籌備小組將檢查結(jié)果以書(shū)面報(bào)告的形式上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小（2）會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào)，確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)，并發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知。（3）召開(kāi)籌備檢查協(xié)調(diào)會(huì)，聽(tīng)取匯報(bào)，并會(huì)上現(xiàn)場(chǎng)解決各種需要協(xié)調(diào)和問(wèn)題。（4）匯報(bào)會(huì)后要以電話、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等方式對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題予以催辦和落實(shí)。

2.現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序:（1）先制定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn)，并通知有關(guān)籌備部門(mén).2）將現(xiàn)場(chǎng)檢查的項(xiàng)目制成檢查單，以便記錄和匯總。（3）按照既定的檢查路線和項(xiàng)目逐一現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，對(duì)達(dá)到和未達(dá)到預(yù)期要求的準(zhǔn)確項(xiàng)目都要有明確的記錄。（4）對(duì)未達(dá)到檢查要求的項(xiàng)目整理出整改和修訂意見(jiàn)，并以電話、文件或會(huì)議廳等形式及時(shí)通報(bào)給相關(guān)籌備部門(mén)予以糾正。

三、審核會(huì)議文件夾概述:

1.會(huì)議文件的類(lèi)型,2.會(huì)議文件審核的內(nèi)容:(1)審核會(huì)議文件的準(zhǔn)確性和完整性(2)會(huì)議文件的具體內(nèi)容3.會(huì)議文件審核的方法:(1)對(duì)校法，適用于定稿上改動(dòng)較多的文件夾。折校法，適用于整潔、改動(dòng)不多的文件。讀校法，適用于定稿內(nèi)容淺顯易懂，生僻字、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)名詞較少的定稿。

（二）會(huì)議文件審核的工作步驟:（1）由起草文件的秘書(shū)就文件內(nèi)容進(jìn)行自審，使會(huì)議文件在初始期就能?chē)?yán)格把關(guān)。（2）由主管乞討書(shū)進(jìn)行會(huì)議文件夾初審。（3）如會(huì)議文件夾的內(nèi)容涉及的部門(mén)較多，要進(jìn)行必要的會(huì)審。（4）在會(huì)議文件審核修改之后，要由主要領(lǐng)導(dǎo)者或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。

四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議的有關(guān)事宜

（一）與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議概述

1.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的原則有：（1）時(shí)間生原則；（2）及時(shí)原則；（3）全面原則。

2.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法:(1)定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書(shū)面報(bào)告;(2)由會(huì)議負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)會(huì)議的情況;(3)領(lǐng)導(dǎo)親自參加有關(guān)會(huì)議;(4)其他途徑，例如，通過(guò)舉辦會(huì)議工作進(jìn)展情況的小型展覽向領(lǐng)導(dǎo)者匯報(bào)工作。

3.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的時(shí)機(jī):第一，會(huì)議籌備階段；第二，會(huì)中階段；第三，會(huì)后階段。

（二）與領(lǐng)導(dǎo)者溝通會(huì)議有關(guān)事宜的工作程序

與領(lǐng)導(dǎo)者溝通會(huì)議有關(guān)事宜的程序如下：(1)明確會(huì)議的目標(biāo);(2)明確溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法或途徑。(3)檢查溝通過(guò)程的時(shí)間、地點(diǎn)以及參加人員，指定會(huì)議記錄人員。(4)確定溝通過(guò)程中所需要人種文件夾、音像等資料。(5)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議的籌備情況及進(jìn)展，同時(shí)應(yīng)講明會(huì)議籌備或舉行過(guò)程中遇到的問(wèn)題和難題。(6)聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)指示，或與領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行雙向討論，并完成會(huì)議記錄。(7)將記錄通過(guò)某種方法送給領(lǐng)導(dǎo)。

五、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案概述

1.會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容包括：(1)會(huì)議舉行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題;(2)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員

2.會(huì)議應(yīng)急方案的作用:(1)會(huì)議應(yīng)急方案可使會(huì)議的策劃和籌備做到早做準(zhǔn)備，未雨綢繆。(2)應(yīng)急方案可以有效的地緩解危機(jī)，提高會(huì)議管理的效率。比如關(guān)鍵人員不能到會(huì)如何處理，住宿的預(yù)訂不夠如何解決，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障如何等。(3)使會(huì)議工作人員能夠統(tǒng)一步調(diào)，當(dāng)問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，能夠有回旋余地。

3.會(huì)議應(yīng)急方案特點(diǎn):1.有的放矢；2.預(yù)防為主；3.留有余地。

4.會(huì)議應(yīng)急方案實(shí)施的原則:1思想上充分重視；2在人、財(cái)、物方面要措施到位；3在實(shí)施的過(guò)程中要堅(jiān)持定期檢查。

5.處理會(huì)議突發(fā)事件的方法:1處理人員問(wèn)題；2處理場(chǎng)地問(wèn)題；3處理設(shè)備問(wèn)題；4處理資料問(wèn)題5處理健康與安全問(wèn)題；6處理行為問(wèn)題。

（二）會(huì)議應(yīng)急方案的工作程序預(yù)測(cè)情況

準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)備選方案

討論會(huì)議緊急情況

確定會(huì)議應(yīng)急方案。

一、會(huì)議總結(jié)工作的內(nèi)容和要求

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.會(huì)議總結(jié)的目的具體來(lái)講主要有以下幾點(diǎn)：（1）檢查會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況。（2）檢查各個(gè)小組的分工執(zhí)行情況。（3）將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合，以積累經(jīng)驗(yàn)，找出不足，從而明確今后搞好同類(lèi)型會(huì)議組織與服務(wù)工作的借鑒之處，不斷改進(jìn)會(huì)議的組織服務(wù)工作。（4）獎(jiǎng)懲相關(guān)人員，并要妥善解決會(huì)議的遣留問(wèn)題。

2.會(huì)議總結(jié)的內(nèi)容:總結(jié)內(nèi)容包括會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會(huì)代表人數(shù)、主要議題，參加會(huì)議的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人，會(huì)議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或講話的要點(diǎn)，對(duì)會(huì)議的基本評(píng)價(jià)和貫徹要求，會(huì)議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。

（二）會(huì)議總結(jié)的工作程序?yàn)椋簩?duì)會(huì)議征詢意見(jiàn)，擬就工作總結(jié)稿→向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會(huì)議結(jié)論→總結(jié)定稿→印發(fā)

→歸檔

→組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)。

二、會(huì)議評(píng)估工作的內(nèi)容和要求

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.會(huì)議評(píng)估工作的內(nèi)容:（1）構(gòu)成有效會(huì)議的要素

一個(gè)有效會(huì)議應(yīng)該具有清晰的目標(biāo)、適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、合適的地點(diǎn)、恰當(dāng)?shù)谋匾?、順暢緊湊的議程、準(zhǔn)確的信息傳遞、周密的前期準(zhǔn)備、精心挑選的參會(huì)人員、參會(huì)人員得當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)、領(lǐng)導(dǎo)人員良好的控制勇和、合理的內(nèi)容安排等。

（2）影響會(huì)議效率的主要原因:影響會(huì)議效率的因素很多，主要可以歸結(jié)為三個(gè)方面：1會(huì)議的必要性；2會(huì)議前期準(zhǔn)備工作的質(zhì)量；3會(huì)議責(zé)任分工。

2.會(huì)議評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn):（1）是否達(dá)到目標(biāo)。（2）會(huì)議時(shí)間性評(píng)估。（3）與會(huì)人員參與會(huì)議狀態(tài)與收獲；對(duì)會(huì)議的滿意程度與理由；提出改進(jìn)的意見(jiàn)或建議。（4）會(huì)議服務(wù)評(píng)估。會(huì)議服務(wù)是否到位，會(huì)議中的合作精神如何。（5）會(huì)議實(shí)際費(fèi)用支出、會(huì)議成本評(píng)估。（6）再度召開(kāi)同樣的會(huì)議時(shí)，繼續(xù)推進(jìn)與維持的事項(xiàng)。

3.會(huì)議評(píng)估工作的方法和要求

（1）會(huì)議評(píng)估工作的方法”1.評(píng)估方法可以在會(huì)議結(jié)束時(shí)以意見(jiàn)調(diào)查的方式進(jìn)行。2.告知與會(huì)人員有義務(wù)一同提高會(huì)議質(zhì)量。

（2）會(huì)議評(píng)估工作要求:會(huì)議評(píng)估力求科學(xué)、高效。最好在確定了會(huì)議目的的早期策劃階段就高計(jì)一份問(wèn)卷。要避免與會(huì)人員的反感。

（二）會(huì)議效果評(píng)估的工作程序”會(huì)議效果評(píng)估的基本程序?yàn)椋悍治鲇绊憰?huì)議效果的主要因素

設(shè)計(jì)會(huì)議效果評(píng)估表

匯總評(píng)估結(jié)果。

（三）注意事項(xiàng)

會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)注意避免以下情況：（1）欠缺會(huì)議記錄。（2）對(duì)決議實(shí)不力。（3）不對(duì)會(huì)議的成敗得失進(jìn)行總結(jié)。（4）不解散已完成任務(wù)的委員會(huì)或工作小組。（5）與會(huì)人員對(duì)會(huì)議感到不滿。

第二章

第一節(jié)接待

一、確定涉外禮次序

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.涉外接待的原則和要求

（1）涉外接待的原則:與國(guó)內(nèi)禮儀相比較，涉外接待中更為重要的原則是：1不卑不亢；2依法辦事；3內(nèi)外有別；4尊重個(gè)人；5女士?jī)?yōu)先；6入鄉(xiāng)隨俗。

2.禮賓次序:在商務(wù)交往的具體實(shí)踐中，禮賓次序共有如下五種常見(jiàn)的排列方法：（1）依照來(lái)賓所在同家或地區(qū)名稱(chēng)的拉丁字母的先后排列次序。適用于大型的國(guó)際會(huì)議或體育比賽。（2）依照來(lái)賓的具體身份與職務(wù)的高低來(lái)排列先后次序。適用于正式的政務(wù)、高務(wù)、科技、學(xué)術(shù)、軍事交住。（3）依照來(lái)賓抵達(dá)的具體時(shí)間早晚來(lái)排列其先后次序。適用于：1當(dāng)各國(guó)大使同時(shí)參加派駐國(guó)的某項(xiàng)活動(dòng)時(shí)；2在非正式的涉外活動(dòng)中亦可采用此種排列方法。（4）依照來(lái)賓告知東道主自己決定到訪的具體時(shí)間的先后排列其次序。適用于舉辦較大規(guī)模的國(guó)際性的招商會(huì)、展示會(huì)和博覽會(huì)。（5）不排列。當(dāng)上述方法難以應(yīng)用時(shí)，便可采用這種排列方法。

（二）禮賓次序確定步驟1.確定禮賓次序方案;2.提前通知有關(guān)各方;3.按禮賓次序排列座次、名次、出場(chǎng)次序

二、安排涉外迎送儀式

（一）基礎(chǔ)知識(shí)1.涉外迎送儀式的要求（1）發(fā)出邀請(qǐng):一般由東道國(guó)先發(fā)出邀請(qǐng)，邀請(qǐng)一般采用書(shū)面形式，被邀請(qǐng)者在接到邀請(qǐng)函后，應(yīng)及時(shí)給予答復(fù)，并據(jù)此辦理有關(guān)的手續(xù)。(2）準(zhǔn)備工作:在外賓抵達(dá)前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作：1搞清楚來(lái)訪外賓或代表團(tuán)的基本情況；2了解外賓的飲食愛(ài)好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習(xí)慣等，必要時(shí)還可向?qū)Ψ剿饕獊?lái)訪者血型資料；3擬訂來(lái)賓訪問(wèn)日程；4安排食宿。（3）善始善終:在外賓抵達(dá)時(shí)，由適當(dāng)?shù)娜藛T前往機(jī)場(chǎng)、車(chē)站迎接，表示歡迎，并妥善安排各項(xiàng)禮儀程序和活動(dòng)。

2.著裝要求:參加迎送儀式的所有人員，著裝要鄭重其事，要穿著正裝。

（二）涉外迎送儀仗式的工作步驟:1.確定迎候人員;2.準(zhǔn)備迎賓的物品;3.見(jiàn)面講究禮節(jié);4.送行前的拜訪;5.安排送行儀式

三、安排涉外會(huì)見(jiàn)會(huì)談和拜訪

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.涉外會(huì)見(jiàn)會(huì)談要求:安排會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的時(shí)，對(duì)秘書(shū)的要求如下：（1）充分了解又方的情況。（2）準(zhǔn)備工作要落實(shí)到位。3）會(huì)談會(huì)見(jiàn)時(shí)要做好記錄，對(duì)客人提出、領(lǐng)導(dǎo)許諾的問(wèn)題，會(huì)后應(yīng)負(fù)責(zé)落實(shí)，做好后繼工作。

2.拜訪的要求:(1）拜訪由秘書(shū)先電話聯(lián)系對(duì)方的秘書(shū)和隨員，雙方商定時(shí)間。(2)由東道主帶領(lǐng)員前去對(duì)方下榻的賓館,到達(dá)后應(yīng)該在大堂里打電話通知對(duì)方,不要直接上樓去敲對(duì)方的門(mén).(3)初次見(jiàn)面,可以不送禮物.

(二)會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的工作程序

會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的工作程序如下圖所示。（圖略）

四、涉外宴請(qǐng)的常識(shí)

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.涉外宴請(qǐng)的原則:（1）宴請(qǐng)環(huán)境十分重要，應(yīng)該選雅致、安靜的地方.（2）點(diǎn)菜時(shí)不僅要考慮外并因宗教信仰而帶來(lái)的忌諱，還要注意其他飲食習(xí)慣的差別。（3）菜肴要有地方特色，可以使精致、豐盛的，但不必豪華、奢侈。（4）參加宴請(qǐng)的人要講究個(gè)人衛(wèi)生，衣著干凈得體，女性要化妝。不要穿白天的工作裝參加晚宴。

2.西餐禮儀:我方宴請(qǐng)是中餐，來(lái)賓回請(qǐng)很有可能是西餐，所以應(yīng)該了解一些的基本的西餐禮儀。

（二）注意事項(xiàng):（1）西餐講究的是氛圍的優(yōu)雅。因此赴宴時(shí)一定注意控制自己說(shuō)話和笑的音量。（2）衣著要整齊。（3）赴宴的第二天，要向主人表示感謝。

五、饋贈(zèng)禮品的要求

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.各國(guó)的禁忌:各國(guó)、各民族在都有自己獨(dú)特禮節(jié)和習(xí)俗。在對(duì)外交往中送禮如果不考慮對(duì)方的習(xí)俗，很可能就觸犯了對(duì)方的禁忌，引起對(duì)方的反感。所以應(yīng)該對(duì)各國(guó)的忌諱有基本的了解。

2.饋贈(zèng)禮品的禮節(jié):①送禮的禮節(jié)；②受禮的禮節(jié)。

（二）選擇禮品的注意事項(xiàng):在選擇禮品的時(shí)候，需要考慮這樣幾個(gè)因素:1.與受禮者的關(guān)系;2.明確送禮的原因;3.了解受禮者的特點(diǎn);4.經(jīng)濟(jì)方面的限定

第二節(jié)辦公環(huán)境管理

一、正確選擇辦公的模式

（一）基礎(chǔ)知識(shí):1.辦公模式的種類(lèi):一些企業(yè)保留傳統(tǒng)的工作慣例，但有些企業(yè)正在迅速發(fā)生變化。為此導(dǎo)致工作模式出現(xiàn)下列變化：①在家工作；②遠(yuǎn)程工作；③虛擬辦公室；④臨時(shí)辦公桌；⑤彈性時(shí)間；⑥兼職工作；⑦合同工作；⑧交叉工作；⑨項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。

2.導(dǎo)致辦公模式變化的原因:（1）辦公場(chǎng)地的費(fèi)用過(guò)高，企業(yè)都想方設(shè)法壓縮辦公室的面積，讓最小的面積創(chuàng)造最高的利益。（2）城市中日益嚴(yán)重的交通擁擠問(wèn)題和上班的高峰時(shí)段的困難，使人們?cè)诠ぷ髂Ｊ缴现匦掳才?。?）高科技的發(fā)展，尤其是通信技術(shù)的改變，使人們的聯(lián)絡(luò)更加方便，不在辦公場(chǎng)所也能相互溝通。（4）企業(yè)自身的發(fā)展更加需求靈活地聘用人力資源，如一些短期項(xiàng)目就不需聘用長(zhǎng)期的正式員工。5）企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)的加劇，使得企業(yè)不斷壓縮工資費(fèi)、管理費(fèi)、旅差費(fèi)等人工成本。（6）一些企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了改變，需要用人制度相應(yīng)改變。（7）在寬松的社會(huì)環(huán)境中，人們希望最大限度地發(fā)揮自己的才干，多做工作，也需要不同企業(yè)實(shí)施多種模式的工作方式。

（二）選擇不同辦公模式的工作程序:（1）深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問(wèn)題（是否人工成本過(guò)高？是否有增加臨時(shí)用工的需求？是否有可以不在公司場(chǎng)地完成工作任務(wù)？是否有相當(dāng)數(shù)量的職工熟悉網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)？）（2）根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式.（3）根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分配制度。4）先在部分部門(mén)實(shí)行取得經(jīng)驗(yàn)，逐步推廣新模式。（5）不斷根據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)完善新模式，評(píng)估啟用新模式的得失。

二、合理進(jìn)行辦公室布局

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.辦公室的布局種類(lèi):有兩種不同方法來(lái)間隔辦公空間：（1）開(kāi)放式辦公室。（2）封閉式辦公室。

2.合理進(jìn)行辦公室布局的作用（1）形成有效率的工作流程。（2）有利于員工的工作分配。（3）有利于工作順利完成。

3.不同辦公室布局的設(shè)計(jì)要求

（1）空間的使用:空間是一種必須支付的資源?？臻g的費(fèi)用經(jīng)常按每平方米計(jì)算?？臻g越大，費(fèi)用越高。

（2）開(kāi)放式和封閉式辦公室

1）開(kāi)放式辦公室:開(kāi)放式辦公室是大的空間，包含單個(gè)工作位置的組合。開(kāi)放式辦公室具有如下特點(diǎn)：①不設(shè)個(gè)人專(zhuān)用辦公室；②組合工作間的材料豐富多樣；③辦公室工作人員的地方級(jí)別主要不用辦公位置來(lái)確定，不設(shè)傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)座位，而是憑承擔(dān)的任務(wù)來(lái)確定位置。

2)封閉式辦公室:封閉式辦公室是按照辦公職能設(shè)置分隔式的若干個(gè)相對(duì)獨(dú)立辦公室的做法。封閉式辦公室的設(shè)計(jì)原則主要考慮常規(guī)辦公室業(yè)務(wù)活動(dòng)的各種因素，如下員、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、職能、設(shè)備、空間等因素的穩(wěn)定性，相關(guān)業(yè)務(wù)處理的連續(xù)性和系統(tǒng)性。

（二）設(shè)計(jì)不同形式辦公室的工作程序

1.分析不同部門(mén)業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的要求1）面積、空間大小。2）人員流通的頻率。3）聲音對(duì)辦公效率的影響。4）需要設(shè)備及家具量的多少。2.設(shè)計(jì)平面圖:指定專(zhuān)人或委托他人設(shè)計(jì)平面圖,并證詢各使用部門(mén)的意見(jiàn),根據(jù)意見(jiàn)修改設(shè)計(jì),完善辦公室的功能。3.選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾:當(dāng)辦公室空間已經(jīng)分配和分開(kāi)時(shí)，辦公區(qū)必須布置家居、安裝設(shè)備和進(jìn)行裝飾。4.注意采光、溫度和通風(fēng)

第三節(jié)辦公室日常事務(wù)管理

一、改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作

（一）基礎(chǔ)知識(shí):改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作流程的基本思路有：①重新安排；②修改；③替換；④合并；⑤精簡(jiǎn)。

（二）工作程序:無(wú)論是復(fù)雜流程還是簡(jiǎn)單流程，都包括以下幾個(gè)基本步驟：定義→評(píng)價(jià)→分析→改進(jìn)→實(shí)施

（三）工作流程分析改進(jìn)的基本步驟:工作流程分析與改進(jìn)的目的可以簡(jiǎn)要地概括為需要回答的3個(gè)問(wèn)題：①我們現(xiàn)在何處（現(xiàn)狀）？②應(yīng)在何處（改進(jìn)的目標(biāo)）？③如何到達(dá)該處（改進(jìn)的方法）？

二、處理突發(fā)事件

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.突發(fā)事件的種類(lèi):可能出現(xiàn)的突發(fā)事件常有以下幾種：①火災(zāi)；②傷害；③疾?。虎苷◤椡{或恐慌。2.處理突發(fā)事件的原則:（1）快速反應(yīng)，控制事態(tài)發(fā)展;（2）以人為本，保護(hù)公眾利益;（3）公開(kāi)透明，真誠(chéng)面對(duì)公眾;（4）重塑形象，置之死地而后生3.事故情況記錄表:《事故情況記錄表》通常記錄下面的信息：①事故日期；②事故地點(diǎn)；③事故涉及的人員；④事故的證人；⑤事故過(guò)程的概述；⑥填寫(xiě)事故記錄薄的人員簽名。4.工作情況報(bào)告表記錄在事故報(bào)告表上的信息主要有：（1）完成表格人員的姓名、身份。（2）事故涉及人員的姓名、出生日期、住址、職務(wù)。（3）發(fā)生事故的日期、地點(diǎn)。（4）事故的細(xì)節(jié)及對(duì)事故的看法，（5）進(jìn)行的急救行動(dòng)和醫(yī)療處理的情況，包括由誰(shuí)進(jìn)行。（6）必要時(shí)還要記錄事故證人的姓名和職務(wù)。（7）填寫(xiě)表格的人員簽名和日期。

（二）處理突發(fā)事件的工作程序

1.突發(fā)事件的預(yù)防措施:（1）以書(shū)面形式確定的緊急情況處理程序，其中詳細(xì)地記錄出現(xiàn)火災(zāi)、人員受傷、突發(fā)疾病或發(fā)生炸彈威脅等恐怖活動(dòng)時(shí)具體處理程序。（2）用上述緊急情況處理程序培訓(xùn)所有工作人員，如健康、安全培訓(xùn)、急救培訓(xùn)、保安人員的特殊培訓(xùn)。（3）張貼顯示有關(guān)的緊急程序，在可利用的地方顯示相應(yīng)得布告，讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名。（4）實(shí)行緊急情況模擬演練，如定期進(jìn)行消防演習(xí)或疏散演習(xí)來(lái)測(cè)試編寫(xiě)的程序是否合適，并指導(dǎo)員工的應(yīng)對(duì)行動(dòng)。（5）明確各級(jí)管理人員在緊急情況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé)，一旦有情況，由他們擔(dān)當(dāng)處理。（6）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況，如有報(bào)警裝置、滅火器、急救包等。（7）保證定期檢查和更新設(shè)備，如滅火器、急救包、報(bào)警裝置的定期檢查和維護(hù)。

2.突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施是：（1）準(zhǔn)備清除的書(shū)面緊急情況處理程序。（2）用這些緊急情況處理程序培訓(xùn)所有人員。（3）在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序。（4）實(shí)行緊急情況模擬演練來(lái)測(cè)試編寫(xiě)的程序。（5）明確員工在緊急情況下的職責(zé)。（6）保證工作場(chǎng)所受過(guò)緊急情況處理培訓(xùn)的人員。（7）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理情況。（8）保證定期檢查和更新設(shè)備。

3.處理突發(fā)事件的工作流程:（1）及早發(fā)現(xiàn)，馬上報(bào)告，并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng);（2）查找問(wèn)題的原因;（3）成立臨時(shí)指揮中心;（4）控制源頭，釜底抽薪;（5）召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)

三、完成督促檢查工作

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.督查工作的內(nèi)容:（1）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和本單位上司批示進(jìn)行督查的事項(xiàng)。（2）上級(jí)直屬單位的重要工作部署與重要會(huì)議精神的貫徹落實(shí)情況。（3）本單位的中心工作、重要會(huì)議及文件決定事項(xiàng)的貫徹落實(shí)情況。（4）新聞媒體和重要客戶對(duì)本單位的批評(píng)、建議的答復(fù)與處理情況。（5）人大代表、政協(xié)委員以及職代會(huì)、股東會(huì)的議案、提案和建議的辦理情況。（6）下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)與辦理情況，以及基層請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)幫助解決問(wèn)題的辦理情況。（7）秘書(shū)在日常工作中發(fā)現(xiàn)和了解到的、提議列入專(zhuān)項(xiàng)督查，并經(jīng)上司批準(zhǔn)的重要事項(xiàng)。

2.秘書(shū)督查工作的特點(diǎn)有：復(fù)雜性，原則性，時(shí)限性和權(quán)威性。

3．督查工作的原則有：（1）實(shí)事求是的原則；（2）主動(dòng)性的原則；（3）分層次落實(shí)原則；（4）時(shí)效性原則；（5）督查與幫辦相結(jié)合的原則。

1.督查工作的方法督查工作的方法有：（1）書(shū)面督查；（2）電話督查；（3）專(zhuān)項(xiàng)督查；（4）會(huì)議督查；（5）調(diào)研督查。

（一）工作程序:上司交辦事項(xiàng)督查的程序?yàn)椋航晦k→立項(xiàng)→登記→轉(zhuǎn)辦→承辦→催辦→檢查→辦結(jié)→辦結(jié)回告→審核→立卷→歸檔。

（二）注意事項(xiàng)

1.查辦、催辦技巧:查辦催辦工作應(yīng)當(dāng)遵循一定的規(guī)律和方法，但也有其自身的特點(diǎn)和工作方式。一般來(lái)說(shuō)有如下方法：(1)與信息工作相結(jié)合;(2)與調(diào)查研究相結(jié)合;(3)堅(jiān)持歸口辦理，分級(jí)負(fù)責(zé);(4)堅(jiān)持結(jié)報(bào)反饋制度

2.督查工作的注意事項(xiàng)有：（1）實(shí)事求是；（2）授權(quán)督查；（3）時(shí)限要求；（4）辦實(shí)事；(5)謙虛謹(jǐn)慎。

一、制定工作計(jì)劃

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.辦公室工作計(jì)劃的種類(lèi)

（1）按照時(shí)間序列，辦公室工作計(jì)劃可以分為長(zhǎng)期計(jì)劃、中期計(jì)劃、短期計(jì)劃三種類(lèi)型。(2)按幅度和范圍，可分為政策型計(jì)劃、目標(biāo)型計(jì)劃、規(guī)劃型計(jì)劃、方法型計(jì)劃、程序型計(jì)劃五種類(lèi)型。

2.制定工作計(jì)劃的方法:

（1）根據(jù)組織確定的工作目標(biāo)和期限要求，一項(xiàng)項(xiàng)列出本團(tuán)隊(duì)要完成的所有任務(wù)。可以使用專(zhuān)門(mén)制作好的人物表格，將要做的工作內(nèi)容列出，也可以將工作任務(wù)逐項(xiàng)寫(xiě)下。

（2）區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù)，通常按ABCD法則（參見(jiàn)四級(jí)秘書(shū)），先做重而急的任務(wù)，再做重而不急的任務(wù)，后做急而不重的工作，安排好工作的優(yōu)先次序。

（3）按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號(hào)標(biāo)記出任務(wù)完成時(shí)間的前后順序，對(duì)需要花時(shí)間的工作留出充足的時(shí)間量。

（4）列出完成每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息，包括人力、物力、財(cái)力等。

（5）明確完成每一項(xiàng)任務(wù)的各個(gè)階段指標(biāo)和估算的時(shí)間要求。

（6）指明每一項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門(mén)或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。

（7）從最終完成的時(shí)間期限向前推算各階段工作應(yīng)在何時(shí)完成，確定后，逐項(xiàng)將其填入計(jì)劃表中。

（8）明確工作進(jìn)展的情況和出現(xiàn)的問(wèn)題向誰(shuí)報(bào)告，何時(shí)報(bào)告，確保計(jì)劃的順利實(shí)施。

（9）明確工作進(jìn)展的情況的質(zhì)量如何監(jiān)督和管理。

3.計(jì)劃的內(nèi)容與要求:行動(dòng)計(jì)劃或計(jì)劃表必須指明所管理的項(xiàng)目或團(tuán)隊(duì)工作的其他一些重要方面，具體包括：

(1)每一項(xiàng)任務(wù)的具體目標(biāo)。(2)每一項(xiàng)任務(wù)的數(shù)量要求和質(zhì)量要求。(3)每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源。(4)每一項(xiàng)任務(wù)所分配的負(fù)責(zé)部門(mén)或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。(5)在計(jì)劃的文件中還寫(xiě)明如何監(jiān)督工作進(jìn)展和質(zhì)量。

（二）制定工作計(jì)劃的工作順序

1.制定工作計(jì)劃的程序

估量機(jī)會(huì)→確定目標(biāo)→確定計(jì)劃工作的前提條件→擬定可行方案→評(píng)價(jià)備選方案→選擇方案→擬定分計(jì)劃→編制預(yù)算。

2.編制常見(jiàn)的工作計(jì)劃:常的工作計(jì)劃中都要指明一段時(shí)期預(yù)先決定做什么，怎么做，何時(shí)做，由誰(shuí)做等具體問(wèn)題，它是在為一個(gè)團(tuán)隊(duì)的現(xiàn)實(shí)狀況與目標(biāo)之間鋪橋搭路。

五、確定承辦期限

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.承辦期限的內(nèi)容:謂承辦期限是指企業(yè)接到客戶或查詢者的問(wèn)題后處理并回復(fù)時(shí)間規(guī)定，許多企業(yè)都對(duì)行政管理工作的行為做了有關(guān)承辦期限的明文規(guī)定，明確處理工作花費(fèi)的時(shí)間必須按照規(guī)定執(zhí)行，并進(jìn)行監(jiān)督管理。

2.承辦期限制度:謂承辦期限制度就是針對(duì)時(shí)效性制定的規(guī)則，是在時(shí)效性上指導(dǎo)人們行動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)，它要求人們按章辦事，不準(zhǔn)人們的行為偏離規(guī)定的要求，以提高企業(yè)形象、信譽(yù)和效率。

（二）制定承辦期限對(duì)頂?shù)墓ぷ鞒绦?/p>

(1)調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時(shí)間期限的規(guī)定。(2)時(shí)間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)。(3)確定同一任務(wù)的不同承辦周期。(4)確定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期。

六、對(duì)辦公室工作進(jìn)行評(píng)估

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.辦公室工作評(píng)估的意義:1)提高了管理工作的效率.(2)明確了組織機(jī)構(gòu)的建制.(3)促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任.(4)有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。

2.工作質(zhì)量評(píng)估的要求:(1)目標(biāo)不宜過(guò)多。(2)目標(biāo)之間要相互協(xié)調(diào)。

（二）評(píng)估工作程序

1.對(duì)辦公室工作進(jìn)行目標(biāo)管理:(1)建立一套完整的目標(biāo)體系;(2)確定目標(biāo)(3)組織實(shí)施(4)檢查評(píng)估

2.對(duì)辦公室工作進(jìn)行量化管理

辦公室工做量化管理是指在組織開(kāi)展工作過(guò)程中，運(yùn)用科學(xué)方法（如預(yù)測(cè)、概率估算、實(shí)測(cè)、預(yù)定動(dòng)作世間法等）對(duì)各個(gè)工作項(xiàng)目做出工作定額來(lái)實(shí)行定量考核的管理方法。

3.對(duì)辦公室工作進(jìn)行評(píng)估:目標(biāo)必須是明確并可以考核的。包括：（1）數(shù)量目標(biāo)評(píng)估；（2）質(zhì)量目標(biāo)評(píng)估。

第四節(jié)辦公用品管理

一、辦公用品與設(shè)備的采購(gòu)程序

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.獲得設(shè)備使用權(quán)的方式:獲得設(shè)備使用權(quán)主要有兩種方式：一種是購(gòu)買(mǎi)；一種是租用。

2.政府采購(gòu):我國(guó)政府采購(gòu)的主要方式有五種,即公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來(lái)源等采購(gòu)方式。

（二）采購(gòu)工作程序:1.提出購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng);2.審批，落實(shí)經(jīng)費(fèi);3.招標(biāo)，選擇供應(yīng)商;4.簽訂供貨合同;5.貨物入庫(kù);6.支付貨款

二、采購(gòu)預(yù)算方案的制定

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

采購(gòu)預(yù)算方案制定的原則有：（1）真實(shí)性原則；（2）重點(diǎn)性原則；（3）目標(biāo)相關(guān)性原則；（4）經(jīng)濟(jì)合理性原則。

（二）制定采購(gòu)預(yù)算方案的工作程序

1.確定預(yù)算的核算基數(shù);2.進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研;3.確定采購(gòu)產(chǎn)品的種類(lèi)及型號(hào)價(jià)格;4.編寫(xiě)預(yù)算方案;5.征求意見(jiàn)，完善方案

（三）預(yù)算方法:在具體的預(yù)算編制過(guò)程中，有兩種預(yù)算方法可供選擇:1.傳統(tǒng)預(yù)算法;2.零基預(yù)算法

三、調(diào)配辦公資源

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.辦公資源范圍:辦公資源包括的范圍比較廣,包括各類(lèi)辦公設(shè)備、辦公家具、車(chē)輛、會(huì)議室、日常用品、圖書(shū)等。

2.辦公資源管理:辦公資源管理就是實(shí)行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費(fèi)，合理地調(diào)配與利用工作資源，提高辦公資源的使用效率。

（二）調(diào)配辦公資源的工作程序:無(wú)論是使用人工還是計(jì)算機(jī)，辦公資源管理的基本程序都是一致的，具體如下：

(1)了解本單位所有辦公資源的基本情況，包括名稱(chēng)、放置的地點(diǎn)、功能情況等。(2)對(duì)單位所有辦公資源進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)不同資源進(jìn)行分類(lèi)管理。(3)對(duì)辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況。(4)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。

第三章

第二節(jié)收發(fā)處理

文書(shū)的審核

是對(duì)文件草稿從內(nèi)容到形式做得全面檢查和修正工作。

（二）文書(shū)審核的要求:1.審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題必須逐一糾正。2.一般性問(wèn)題可以直接修改。3.需做較大的改動(dòng)、可附上具體修改日期，退回?cái)M稿人或承辦部門(mén)共同協(xié)商。

（三）審核文書(shū)的工作步驟:1.明確審核范圍;2.確定是否需要行文;3.審核文書(shū)的內(nèi)容;4.檢查文字內(nèi)容;5.檢查文件體式6.檢查文書(shū)在處理程序上是否妥善完備二、文書(shū)的擬辦

（一）文書(shū)的擬辦的含義:文書(shū)擬辦是針對(duì)文件的辦理提出初步意見(jiàn)，以供領(lǐng)導(dǎo)批閱時(shí)參考。

（二）文書(shū)擬辦的要求:1.熟悉有關(guān)政策和規(guī)定。2.熟悉本單位各部門(mén)的負(fù)責(zé)范圍及業(yè)務(wù)情況。3.熟悉辦文程序和有關(guān)規(guī)定。4.擬辦意見(jiàn)要符合政策規(guī)定和實(shí)際情況。5.擬辦意見(jiàn)力求準(zhǔn)確、及時(shí)、簡(jiǎn)潔。

（三）文書(shū)擬辦的工作步驟:1.明確擬辦范圍2.閱讀文書(shū)內(nèi)容3.提出擬辦意見(jiàn)

三、文書(shū)的承辦

（一）文書(shū)承辦的含義

文書(shū)承辦是按時(shí)文件要求或領(lǐng)導(dǎo)批示，結(jié)合工作的實(shí)際情況，具體算是文件的工作。

（二）文書(shū)承辦的要求:1.認(rèn)真領(lǐng)會(huì)擬辦、批辦意見(jiàn)。2.文書(shū)的承辦要區(qū)分輕重緩急。3.來(lái)文內(nèi)容涉及以前的收文，要杳找或調(diào)閱有關(guān)文件作為承辦復(fù)文的參考。4.對(duì)于已經(jīng)承辦和處理完畢的文書(shū)，應(yīng)及時(shí)清理，并將有關(guān)情況及時(shí)說(shuō)明。5.要將辦理完畢的文書(shū)與待辦的文書(shū)分別保存。

（三）文書(shū)承辦的工作步驟:1.了解文書(shū)內(nèi)容;2.研究批辦意見(jiàn);3.進(jìn)行具體辦理

四、文書(shū)的催辦

（一）文書(shū)催辦的含義

催辦是對(duì)文書(shū)辦理情況的督促和檢查，以便使承辦按照文書(shū)的時(shí)限要求及時(shí)處理。

（二）文書(shū)催辦的要求:1.催辦中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)匯報(bào)。2.要填寫(xiě)催辦記錄。

（三）文書(shū)催辦的工作程序:1.確定催辦的范圍;2.確定催辦的方法3.進(jìn)行催辦

第三節(jié)文檔管理

檔案利用

(一)檔案利用的含義

檔案利用工作是開(kāi)發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

（二）檔案利用的要求:1.依法開(kāi)展利用工作。2.主動(dòng)、及時(shí)開(kāi)展利用工作。3.不斷完善檔案服務(wù)方式和手段。4.掌握本單位近期的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)，據(jù)此開(kāi)展檔案利用。

（三）檔案利用的工作程序

1.熟悉庫(kù)藏;2.分析利用需求;3.選擇檔案利用方式;4.獲取檔案;5.提供檔案

二、檔案參考材料的編號(hào)

（一）檔案參考材料的含義

檔案參考資料是檔案部門(mén)或人員按照一定題目，根據(jù)所保存檔案綜合而成的提供人們參加的檔案材料加工品。

（二）檔案參考資料

檔案參考資料編寫(xiě)要做到真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用，注意檔案的保密性；問(wèn)題集中，內(nèi)容準(zhǔn)確，文字凝煉，概括性強(qiáng)。

（三）編寫(xiě)檔案參考資料的工作程序

1.確定編寫(xiě)檔案參考資料的種類(lèi);2.收集檔案材料;3.進(jìn)行編寫(xiě)

三、電子檔案管理

（一）電子檔案的含義:電子檔案是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考利用價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)的原始記錄。

（二）電子檔案的特點(diǎn)有：①非人工識(shí)讀性；②對(duì)電子技術(shù)和設(shè)備的依賴性；③信息的可變性；④信息與載體的可分離性；⑤信息的可共享性；⑥多種信息載體的集成性。

（三）電子檔案的種類(lèi)

1.按照電子檔案的存在形成劃分，可分為：①文本文件；②數(shù)據(jù)文件；③圖形文件；④圖像文件；⑤聲音文件；⑥多媒體文件；⑦命令文件。

2按照電子檔案的功能劃分，可分為：①主文件；②支持性文件；③輔助性、工具性文件。

3.按照電子檔案產(chǎn)生的環(huán)境劃分，可分為一般辦公室工作中產(chǎn)生的文件、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和制造中產(chǎn)生的文件。

4.

按照電子檔案的屬性劃分,可分為普通文件、只讀文件、隱含文件、加密文件和壓縮文件等。

5.按照電子檔案生成方式劃分，可分為由計(jì)算機(jī)直接產(chǎn)生的文件、對(duì)傳統(tǒng)文件用掃描儀和數(shù)碼相機(jī)等輸入設(shè)備處理后生成的文件。

（四）電子檔案管理的要求有：①真實(shí)性；②完整性；③可讀性。

（五）電子檔案管理的工作程序:1.電子檔案的收集積累;2.電子檔案的歸檔;3.電子檔案的保管;4.電子檔案的利用。

第四章速記基礎(chǔ)

一、速記概述

（一）速記概述:速記是人們用有系統(tǒng)的、簡(jiǎn)單的符號(hào)及各種有效有規(guī)則省略書(shū)寫(xiě)方法快速、準(zhǔn)確地記錄語(yǔ)言和傳達(dá)語(yǔ)言信息的一種高效率實(shí)用技術(shù)。

（二）速記特點(diǎn):速記的特點(diǎn)就是快，速度是速記的靈魂，速記能把語(yǔ)言完整無(wú)誤地記錄下來(lái)。用速記替代文字記錄語(yǔ)言，可以大大地減輕人們書(shū)寫(xiě)過(guò)程中的勞動(dòng)程度。

（三）速記在秘書(shū)工作中的作用:1.記錄有聲語(yǔ)言。2.記錄無(wú)聲語(yǔ)言。

（四）現(xiàn)代技術(shù)無(wú)法取代速記

計(jì)算機(jī)、電腦速記、手寫(xiě)速記、錄音機(jī)，它們的差異在于處理信息手段的不同，作為記錄語(yǔ)言信息的功能是一樣的.因此,手寫(xiě)速記與電腦速記、錄音機(jī)速記等現(xiàn)代技術(shù)工具各具特色，在不同的場(chǎng)合可選擇適用。它們之間并不發(fā)生沖突，而是相輔相成、相得益彰的。

二、手寫(xiě)速記

（一）漢字速記的概述

漢字速記又稱(chēng)漢字快寫(xiě)，就是漢字的快速記錄。漢字速記基本原理如下：1.漢字速記是漢字草書(shū)的快寫(xiě)。2.漢字速記是對(duì)漢語(yǔ)字、詞、句、段的合理精簡(jiǎn)和縮略的快寫(xiě)。3.漢字速記師靈活運(yùn)用借代的快寫(xiě)

（二）雙音節(jié)詞略寫(xiě)法

1.由單音節(jié)詞逐漸演變而成的雙音節(jié)詞，在快寫(xiě)時(shí)，可將雙音節(jié)詞略寫(xiě)為單音節(jié)詞。

2.雙音節(jié)的單純?cè)~，又叫“聯(lián)綿詞”。聯(lián)綿詞是漢語(yǔ)所獨(dú)有的、在快速書(shū)寫(xiě)時(shí)，寫(xiě)出第一個(gè)音節(jié)，第二個(gè)音節(jié)就能推知而出。

3.由兩個(gè)意義相同或相近語(yǔ)速并列組合而成和合成詞，在快速書(shū)寫(xiě)時(shí)，只寫(xiě)出第一個(gè)音節(jié)，第二個(gè)音節(jié)省略。

4.由兩個(gè)意義相同或相對(duì)語(yǔ)素并列組合而成的合成詞，在快速書(shū)寫(xiě)時(shí)，寫(xiě)出第一個(gè)音節(jié)，第二個(gè)音節(jié)可用從左上方往右下方書(shū)寫(xiě)的斜體代替。

5.注釋格雙音節(jié)詞是語(yǔ)素通過(guò)注釋和被注釋的關(guān)系結(jié)合起來(lái)構(gòu)成的新詞。在快速書(shū)寫(xiě)時(shí)，可省略被注釋音節(jié)。

（三）三音節(jié)詞略寫(xiě)法

1.帶虛化語(yǔ)素的三音節(jié)詞略寫(xiě)法。2.中間嵌有“得”字的表肯定語(yǔ)氣的三音節(jié)詞略寫(xiě)法。3.中間嵌有“不”字的表否定語(yǔ)氣的三音節(jié)詞略寫(xiě)法。4.在快速書(shū)寫(xiě)時(shí)，不管遇到哪種類(lèi)型的三音節(jié)詞，只要根據(jù)句子的上下文能夠辨認(rèn)出來(lái)的，寫(xiě)出第一個(gè)音節(jié)，后兩個(gè)音節(jié)均可自制代寫(xiě)代替，或畫(huà)小橫直線代替。

三、拼音速記

（一）拼音速記的概述

1.拼音速記的定義。拼音速記是用一些簡(jiǎn)單符號(hào)和省略方法來(lái)記錄語(yǔ)言的一種方式。

拼音速記方案的符號(hào)分為“聲符”和“韻符”兩大類(lèi)。拼音速記的聲符與韻符拼寫(xiě)在一起，就成為音節(jié)符號(hào)。

2.拼音速記的特點(diǎn)。3.拼音速記符號(hào)的分類(lèi)。

最簡(jiǎn)單的符號(hào)式有限的，所以速記符號(hào)又分為大型、中型和小型3級(jí)比例。

略符是提高記錄書(shū)寫(xiě)速度的重要技巧，在創(chuàng)制略符時(shí)，要真正體現(xiàn)略符的合理、準(zhǔn)確、速度、易記、易寫(xiě)的特點(diǎn)。

（二）聲符寫(xiě)法五要領(lǐng)

聲符寫(xiě)法五要領(lǐng)，是拼音速記符號(hào)書(shū)寫(xiě)的基礎(chǔ)

1.基線?；€又叫基準(zhǔn)線，即練習(xí)本上的橫格線，21格聲符的底部都要靠寫(xiě)在基線上，如果離開(kāi)基線往上寫(xiě)或往下寫(xiě)，就讀別的音了。2.筆順。筆順?lè)譃?種：從右上往左下書(shū)寫(xiě)的聲符有9個(gè)，收筆處均靠在基線上；從左下往右下書(shū)寫(xiě)的聲符有2個(gè)，起筆處靠在基線上；從左往右書(shū)寫(xiě)的聲符有10個(gè)，前3個(gè)是起筆處和收筆處靠寫(xiě)在基線上，后7個(gè)是底部靠寫(xiě)在基線上，與基線平行。3.比例。聲符分為3級(jí)——大型符、中型符和小型符。它們的比例是3：2：1.大型符比小型符大兩倍，中型符比小型符大一倍。大型符有8個(gè)，小型符有5個(gè)。4.斜度。聲符的斜度有3種：與基線成50°左右的聲符有9個(gè)；與基線成20°左右的聲符有2個(gè)；與基線平行（成0°）的聲符有10個(gè)。5.曲勢(shì)。即曲線聲符彎曲的趨勢(shì)。起筆處趨勢(shì)較大的曲線聲符有8個(gè)；收筆處曲勢(shì)較大的曲線聲符有7個(gè)。

速記方案不是法定的，誰(shuí)都可以創(chuàng)制，只要寫(xiě)得快、認(rèn)得出就是好的速記方案。

四、計(jì)算機(jī)速記

（一）計(jì)算機(jī)速記的概念:計(jì)算機(jī)速記是使用計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)語(yǔ)言信息實(shí)時(shí)文字錄入的技術(shù)，是語(yǔ)文應(yīng)用工具和中文處理現(xiàn)代化的重要手段。

（二）計(jì)算機(jī)速記的特點(diǎn)”1.速度快。正常速度及語(yǔ)言信息同步，極限速度可達(dá)到二倍語(yǔ)速。2.強(qiáng)度低。是普通漢字輸入的三分之一。3.效率高。無(wú)需后期翻譯整理。

（三）計(jì)算機(jī)速記的應(yīng)用領(lǐng)域:1.辦公文秘使用;2.專(zhuān)業(yè)速錄服務(wù)。3.個(gè)人應(yīng)用。

第五章企業(yè)管理基礎(chǔ)

一、企業(yè)管理常識(shí)

（一）企業(yè)創(chuàng)辦程序

1．企業(yè)登記申請(qǐng)程序:①申請(qǐng)?jiān)O(shè)立登記程序;②申請(qǐng)變更登記程序;申請(qǐng)注銷(xiāo)登記程序

2.注冊(cè)成立個(gè)人獨(dú)資企業(yè)、合伙企業(yè)程序

第一步：咨詢后領(lǐng)取并填寫(xiě)《名稱(chēng)預(yù)先核準(zhǔn)申請(qǐng)書(shū)》、《制定（委托）書(shū)》，同時(shí)準(zhǔn)備相關(guān)材料。

第二步：遞交名稱(chēng)登記材料，領(lǐng)取《名稱(chēng)登記受理通知書(shū)》等待名稱(chēng)核準(zhǔn)結(jié)果。

第三步：按《名稱(chēng)登記受理通知書(shū)》確定的日期領(lǐng)取《企業(yè)名稱(chēng)預(yù)先核準(zhǔn)通知書(shū)》，同時(shí)領(lǐng)取《企業(yè)設(shè)立登記申請(qǐng)書(shū)》，經(jīng)營(yíng)范圍涉及前置審批的，辦理相關(guān)審批手續(xù)。

第四步：遞交申請(qǐng)材料，材料齊全后領(lǐng)取《受理通知書(shū)》。

第五步：按《受理通知書(shū)》確定的日期交納登記費(fèi)并領(lǐng)取執(zhí)照。

（二）現(xiàn)代企業(yè)制度的基本內(nèi)容和基本特征

1.現(xiàn)代企業(yè)制度的基本內(nèi)容:現(xiàn)代企業(yè)制度的主要內(nèi)容包括3個(gè)方面：現(xiàn)代企業(yè)法人制度、現(xiàn)代企業(yè)組織制度和現(xiàn)代企業(yè)管理制度。

2.現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是：1.產(chǎn)權(quán)清晰；2.權(quán)責(zé)明確；3.政企分開(kāi)；4.管理科學(xué)。

（三）企業(yè)融資:在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)融資方式總的來(lái)說(shuō)有內(nèi)容融資和外部融資兩種。隨著技術(shù)的進(jìn)步和生產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)大，單純依靠?jī)?nèi)部融資已經(jīng)很難滿足企業(yè)的資金需求。而外部融資已成為企業(yè)獲取資金的重要方式。外部融資又可分為股權(quán)融資和債務(wù)融資。

（四）企業(yè)年檢常識(shí)

1.內(nèi)資企業(yè)年鑒程序

（1）企業(yè)領(lǐng)取、報(bào)送《年檢報(bào)告書(shū)》和其他有關(guān)資料。

①企業(yè)領(lǐng)取《年檢報(bào)告書(shū)》;②《年檢報(bào)告書(shū)》的填寫(xiě)要求;③企業(yè)申報(bào)年檢須提交的材料

1）法人企業(yè)、個(gè)人獨(dú)資及合伙企業(yè)需提交的材料

a．《年檢報(bào)告書(shū)》。b．營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本。c.資產(chǎn)負(fù)債表、損益表。d．經(jīng)營(yíng)范圍中載明前置行政許可經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的，提交加蓋企業(yè)印章的相關(guān)許可證、批準(zhǔn)文件的復(fù)印件。

2）非法人分支機(jī)構(gòu)、營(yíng)業(yè)單位需提交的材料

a．《年檢報(bào)告書(shū)》。b．營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本（外資分支機(jī)構(gòu)無(wú)副本的提交正本）;c.加蓋企業(yè)印章的隸屬企業(yè)上一年度已年檢的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件或隸屬機(jī)構(gòu)主體資格證明復(fù)印書(shū)。d.經(jīng)營(yíng)范圍中載前置行政許可經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的，提交加蓋企業(yè)印章的相關(guān)許可證、批準(zhǔn)文件的復(fù)印書(shū)。

3）外國(guó)（地區(qū)）企業(yè)承包工程、承包經(jīng)營(yíng)管理、外國(guó)銀行分行、外國(guó)保險(xiǎn)公司分公司需提交的材料。

a.《年檢報(bào)告書(shū)》。b．營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本（無(wú)副本的提交正本）。c.隸屬機(jī)構(gòu)的主題資格證明復(fù)印書(shū)。d．經(jīng)營(yíng)范圍中有屬于企業(yè)登記前置行政許可經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的，加蓋企業(yè)印章的相關(guān)許可證件、批準(zhǔn)文件復(fù)印件。

（2）登記主管機(jī)關(guān)受理審核年檢材料。（3）登記主管機(jī)關(guān)加貼年檢標(biāo)記或加蓋年檢戳記。

登記主管機(jī)關(guān)對(duì)和準(zhǔn)通過(guò)年檢的企業(yè)，在其營(yíng)業(yè)執(zhí)照上貼當(dāng)年度通過(guò)年檢的標(biāo)記或加蓋年檢的戳記。年檢標(biāo)記分“A級(jí)”和“B級(jí)”兩種。對(duì)遵守工商企業(yè)登記管理法規(guī)胃口良好的企業(yè)定為“A級(jí)”，對(duì)有違反工商企業(yè)管理法規(guī)行為的企業(yè)定為“B級(jí)”。

（4）繳納年檢費(fèi)，發(fā)還營(yíng)業(yè)執(zhí)照。

2.外資企業(yè)年鑒程序:企業(yè)直接登錄“外商投資企業(yè)網(wǎng)上年檢系統(tǒng)”（網(wǎng)站：）或中國(guó)外資登記（網(wǎng)站:）,按規(guī)定在線填寫(xiě)并申報(bào)年檢報(bào)告書(shū)。國(guó)家工商行政管理總局對(duì)企業(yè)申報(bào)的年檢報(bào)告書(shū)實(shí)行網(wǎng)上預(yù)審，企業(yè)通過(guò)網(wǎng)上預(yù)審后，可以打印出帶有二維條碼的年檢報(bào)告書(shū)，在加蓋企業(yè)公章、并經(jīng)法定代表人（或負(fù)責(zé)人）確認(rèn)簽字后，連同其他應(yīng)提交的年檢材料一并報(bào)送到國(guó)家工商行政管理總局。逾期未接受年檢的，工商行政管理機(jī)關(guān)將依法予以行政處罰。

二、企業(yè)文化知識(shí)

（一）企業(yè)文化結(jié)構(gòu)

現(xiàn)代企業(yè)文化由3個(gè)層次構(gòu)成，即物質(zhì)層、制度層和精神層。精神層是企業(yè)文化的核心層次。

（二）企業(yè)文化的特征與功能

1.企業(yè)文化的特征:①獨(dú)特性;②普通性;③可塑性

2.企業(yè)文化的功能:①激勵(lì)功能;②導(dǎo)向功能;③約束功能;④凝聚功能;⑤穩(wěn)定功能;⑥輻射功能

（三）CIS策劃

1.CIS的概念:CIS即企業(yè)形象識(shí)別，是企業(yè)形象的塑造過(guò)程，是企業(yè)管理的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，也是企業(yè)的一項(xiàng)投資行為和企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的組成部分。根據(jù)企業(yè)形象的3個(gè)層次，企業(yè)形象識(shí)別系統(tǒng)（CIS）也相應(yīng)地分為企業(yè)理念識(shí)別（MI）、企業(yè)行為識(shí)別（BI）和企業(yè)視覺(jué)識(shí)別（VI）3個(gè)層次。

2.CIS策劃的原則:（1）全方位推進(jìn)原則;（2）以公眾為中心原則;（3）實(shí)事求是原則;4）求異創(chuàng)新原則;5）兩個(gè)效益兼顧原則

三、企業(yè)的人事管理知識(shí)

（一）團(tuán)體管理

一個(gè)真正高性能的團(tuán)隊(duì)要具備以下幾個(gè)條件：

1.共同的愿景;2.隊(duì)員之間有開(kāi)放的交流;3.隊(duì)員之間需要互相信任，互相尊重.4.在不同的領(lǐng)域，不同隊(duì)員可做團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo);5.要有高效的工作程序;6.在團(tuán)隊(duì)內(nèi)要求同存異;7.隊(duì)員做事有共同的方法和工作流程

（二）人事檔案管理制度1.人事檔案保管制度的基本內(nèi)容:（1）歸檔制度;（2）核查制度;（3）保衛(wèi)保密制度;（4）統(tǒng)計(jì)制度;（5）轉(zhuǎn)遞制度;2.人事檔案利用制度:檔案利用包括查閱、外借和出具證明3個(gè)部分。人事檔案的利用要遵循一定的程式。

（三）人員招聘與培訓(xùn)

1.人員招聘流程

人員招聘基本流程包括6個(gè)階段：招聘計(jì)算階段、招聘信息分布階段、招聘測(cè)試階段、人事決策階段、職工入職階段以及招聘的報(bào)告階段。

2.人員招聘方式:一般組織所采用的招聘方式可歸結(jié)為三大類(lèi)型，即筆試、面試和心理測(cè)試。

3.人員招聘原則:人員招聘要遵守6個(gè)原則：①公開(kāi)原則；②競(jìng)爭(zhēng)原則；③平等原則；④能級(jí)原則；⑤全面原則；⑥擇優(yōu)原則。

四、企業(yè)公共關(guān)系知識(shí)

（一）企業(yè)公共關(guān)系的基本特征、職能與原則

1.企業(yè)公共關(guān)系的基本特征:（1）以社會(huì)公眾為工作對(duì)象;（2）以塑造形象為工作目標(biāo);（3）以傳播溝通為工作方式;（4）以互惠互利為工作原則;（5）以真實(shí)誠(chéng)懇為工作信條;（6）以注重長(zhǎng)遠(yuǎn)為工作方針

2．企業(yè)公共關(guān)系的職能有：信息管理職能、參謀決策職能、媒介宣傳職能、協(xié)調(diào)溝通職能和促進(jìn)銷(xiāo)售職能等。

3.企業(yè)公共關(guān)系的原則有真實(shí)信用原則、互惠互利原則、全員公關(guān)原則、為社會(huì)服務(wù)原則、科學(xué)指導(dǎo)原則和社會(huì)規(guī)范原則。

4.企業(yè)公共關(guān)系的工作程序:企業(yè)公共關(guān)系工作程序可分為公共關(guān)系調(diào)查、公共關(guān)系計(jì)劃、公共關(guān)系實(shí)施、公共關(guān)系效果評(píng)估4個(gè)階段。其中調(diào)查研究作為公共關(guān)系活動(dòng)的起點(diǎn)，對(duì)公共關(guān)系活動(dòng)的實(shí)施及總體效果起著巨大的影響。

（二）企業(yè)公共關(guān)系形象

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，良好的企業(yè)形象是企業(yè)重要的無(wú)形財(cái)富。它是企業(yè)生存發(fā)展的有利條件，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)具有不可或缺的功能和極其重要的作用。

1.良好的企業(yè)形象有助于企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)贏得消費(fèi)者的信賴;2.良好的企業(yè)形象有助于企業(yè)增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力和吸引力。;3.良好的企業(yè)形象有助于企業(yè)獲得社會(huì)各界的支持以及政府部門(mén)的重視和幫助.4.良好的企業(yè)形象有助于企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中贏得優(yōu)勢(shì)

（三）企業(yè)公共關(guān)系危機(jī)管理

1.公共關(guān)系危機(jī)管理的原則公共關(guān)系危機(jī)管理應(yīng)遵循預(yù)防第一、公眾第一、公開(kāi)第一和時(shí)間第一的原則。

2.企業(yè)公共關(guān)系危機(jī)的處理包括：①成立臨時(shí)專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)；②迅速隔離危機(jī)險(xiǎn)境；③控制危機(jī)蔓延態(tài)勢(shì)。

（2）積極處置危險(xiǎn)

積極處置危機(jī)要遵循如下工作程序：①調(diào)查情況，收集信息；②辨識(shí)危機(jī)；③危機(jī)處理的基本對(duì)策。

五、企業(yè)經(jīng)營(yíng)常識(shí)

（一）企業(yè)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)

1.會(huì)計(jì)職能與要素

（1）會(huì)計(jì)職能:會(huì)計(jì)的基本職能是核算和監(jiān)督,(2）會(huì)計(jì)要素與會(huì)計(jì)科目:①會(huì)計(jì)要素。②會(huì)計(jì)科目

秘書(shū)應(yīng)了解和掌握的會(huì)計(jì)科目如下:a.資產(chǎn)類(lèi)。包括現(xiàn)金、銀行存款、其他應(yīng)收款、原材料、固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)。b.負(fù)債類(lèi)。包括短期借款、長(zhǎng)期借款、應(yīng)付工資、應(yīng)付福利費(fèi)、應(yīng)交稅金。c.所有者權(quán)益類(lèi)。包括實(shí)收資本（或股本）、資本公積、盈余公積。d.損益類(lèi)。包括管理費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用、所得稅

2.會(huì)計(jì)核算方法與賬戶一般結(jié)構(gòu)

（1）會(huì)計(jì)核算方法

會(huì)計(jì)核算方法有7種：設(shè)置會(huì)計(jì)科目和賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本計(jì)算、財(cái)產(chǎn)清理、編制會(huì)計(jì)報(bào)表。

（2）賬戶一般結(jié)構(gòu):賬戶是用來(lái)記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的，它必須具有一定的結(jié)構(gòu)和格式，基本結(jié)構(gòu)相應(yīng)分為記載增加額、減少額、余額共3欄。

3.會(huì)計(jì)憑證的分類(lèi)與填制要求

（1）會(huì)計(jì)憑證分為如下兩類(lèi)

①原始憑證。包括自制原始憑證和外來(lái)原始憑證。②記賬憑證。包括收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。

（2）會(huì)計(jì)憑證的填制要求。

①原始憑證的填制要求:a.記錄正式.內(nèi)容齊全;c.書(shū)寫(xiě)清楚;d.填制及時(shí)。

②記賬憑證的填制要求:a.憑證摘要簡(jiǎn)明；b.業(yè)務(wù)記錄明確；c.科目運(yùn)用準(zhǔn)確；d.附件數(shù)量完整；f.憑證順序編號(hào)。

4.會(huì)計(jì)賬簿

（1）會(huì)計(jì)賬簿的概念

會(huì)計(jì)賬簿是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面地、連續(xù)地、科學(xué)地記錄和反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，由具有專(zhuān)門(mén)格式而又相互聯(lián)系在一起的若干賬頁(yè)組成的簿籍.登記賬簿是會(huì)計(jì)核算的一種專(zhuān)門(mén)方法。依法設(shè)置會(huì)計(jì)賬簿,是單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的最基本的要求。會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬和其他輔助性賬簿。

（2）會(huì)計(jì)賬簿登記的方法和要求

①依據(jù)審核無(wú)誤的會(huì)計(jì)憑證。②使用黑色或藍(lán)黑墨水筆書(shū)寫(xiě)（勿用鉛筆用圓珠筆）。③在書(shū)寫(xiě)文字和數(shù)字時(shí)，一般不要寫(xiě)滿格，約占1/2或1/3為宜,登記完畢在會(huì)計(jì)憑證上劃“√”④賬頁(yè)最后一行摘要欄填寫(xiě)“過(guò)次頁(yè)”（轉(zhuǎn)后頁(yè)），次頁(yè)的首行摘要欄填寫(xiě)“承前頁(yè)”。⑤登記不得跳頁(yè)跳行，若不慎發(fā)生跳頁(yè)跳行，應(yīng)在摘要欄內(nèi)注明“此頁(yè)空白”，“此行空白”，也可以用紅色對(duì)角線注銷(xiāo)，經(jīng)辦人簽章。⑥發(fā)生差錯(cuò)時(shí)，按規(guī)定方法更正，不得任意撕、刮、涂、擦、補(bǔ)、貼或用藥物清除字跡。⑦涉及結(jié)賬時(shí)，在最后一行數(shù)字下面劃一條通欄紅線，在摘要欄內(nèi)填寫(xiě)“本月合計(jì)”、“本季度合計(jì)”、“本年累計(jì)”等字樣，若賬戶期末無(wú)余額，應(yīng)在“借或貸”欄中填寫(xiě)“平”字，“余額”欄注明“0”符號(hào)。⑧每年初更新賬簿時(shí)，在舊