辦公室工作培訓講座課件

辦公室工作培訓講座公文的制發(fā)工作培訓提綱

公文也叫文件，包括紅頭文件、傳真電報、信函等，作為辦公室人員接觸最多的就是文件。黨的公文是黨的路線方針政策和各級黨委指導工作的重要載體，在一定程度上代表著黨委的形象，反映著黨委執(zhí)政水平的高低。公文處理的內容主要有：公文起草（擬制）、公文辦理（收發(fā)）、公文管理、立卷歸檔等，公文處理水平不僅關系到黨委辦公室的工作質量，而且體現(xiàn)了各級黨委的執(zhí)政能力和水平。公文處理人員直接承辦公文，責任重大，每一項工作都關系到黨的路線方針政策的貫徹落實，關系到黨委的意圖能否貫徹下去，關系到能否把“立黨為公、執(zhí)政為民”落到實處?？梢哉f，公文辦理無小事，任何差錯都可能會影響黨委的決策和工作部署。一、公文的格式(詳見式樣一)及行文規(guī)則

公文格式，簡言之就是公文的表現(xiàn)形式。公文格式一般由公文標題、主要內容、結尾三部分內容組成。為保持中共靖西縣委員公文格式的統(tǒng)一、嚴肅、整潔，根據(jù)《中國共產黨機關公文處理條例》和《中國共產黨廣西壯族自治區(qū)機關公文處理實施細則》的有關規(guī)定，參照《中共百色市委辦公室關于印發(fā)<中國共產黨百色市委員會公文格式細則>的通知》（百辦發(fā)〔2006〕4號）的有關精神，結合我縣實際制發(fā)了《中國共產黨靖西縣委員會公文格式細則》（靖辦發(fā)〔2006〕15號），這是我縣黨委公文的規(guī)范性、標準化的文件。凡以縣委、縣委辦公室名義發(fā)文的公文必須嚴格按此《細則》的規(guī)定執(zhí)行。二、公文的印刷格式

(一)開本：黨委系統(tǒng)公文統(tǒng)一采用16開本規(guī)格。

(二)版心：一般每頁20行，每行25個字。

(三)頁碼：用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識。

(四)標點：全部采用規(guī)范全角標點。三、公文制作的一般程序

(一)起草、審核：是一份文件制作的最重要的一個環(huán)節(jié)，負責辦理文件的同志要高度負責，認真領會領導意圖，正確理解上級有關文件精神，認真把好關。1、把好發(fā)文關。2、把好格式關。3、把好內容關。

(二)簽發(fā)：承辦的同志在核改好文稿后，要附上發(fā)文處理箋，層層報呈領導審示，最后由機關的主要負責人或相關的負責人簽發(fā)。

(三)復核：公文在領導簽發(fā)后、正式送印前，負責辦理的同志要再次進行認真的復核。經復核，如果發(fā)現(xiàn)需對文稿進行實質性的修改，要重新履行簽發(fā)手續(xù)。

(四)編號：經復核確認沒有問題，就把發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)確定下來后送印。

(五)送印、校對：文件清樣出來后，負責辦理的同志要進行認真的校對。

(六)用印：文件在印制出來后，一般都要加蓋發(fā)文機關的公章。如多個單位聯(lián)合發(fā)文，要蓋全部聯(lián)合發(fā)文機關的公章。

(七)登記、分發(fā)：文件在封裝、分發(fā)前要作好發(fā)文登記，普發(fā)性文件要做好發(fā)文方案。分發(fā)的范圍要嚴格按照有關規(guī)定分發(fā)，確保不錯發(fā)，不漏發(fā)。同時要注意做好保密工作。四、注意三個問題

(一)文種的選擇《中國共產黨機關公文處理條例》規(guī)定公文種類主要有14個：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要。用得較多的是“通知”“請示”“報告”及“函”這幾個文種。1、通知：是一種兼有指示性、部署性、周知性等多方面功能的公文，用得比較廣泛。2、請示：是向上級機關請求指示、批準時使用的頻率極高的一個上行文種。3、報告：是寫給上級、主管部門或權力機關的報請性上行公文。4、函：用于機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請示批準等。不具有呈報與指示的作用。

(二)上報文的一些特殊要求(詳見式樣二)1、上報的公文需標識簽發(fā)人姓名。2、請示件要注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話。

(三)要做好文件的簽收和登記五、公文寫作的基本原則和要求

黨的機關公文的產生和運行有其特有的規(guī)律，要遵循公文寫作的三條基本原則。

1、實事求是的原則。具體的公文寫作中要做到以下幾點：一是事前調研要“求真”。調查研究是擬寫公文的根基，特別對于重要公文的擬寫，調查研究更是不可缺少。調查研究要“求真”，就是要了解真情，弄清客觀事物的真相。公文選定的材料一定要真實可靠，如果公文依據(jù)的事實失真、虛假或者片面，那么公文就失去了應有的權威性，就會給黨的事業(yè)帶來負面效應甚至不可挽回的損失。二是公文起草要“求實”。公文擬寫提出的意見、建議和要求要切實可行。三是公文校核要“求精”。公文校核不僅僅是一般性的文字校訂，更重要的任務是確保公文的質量。公文的制發(fā)還要注意把握好三個環(huán)節(jié)，第一，要對公文制發(fā)的必要性進行充分論證。對所起草的公文，發(fā)文機關領導是否有明確指示，是否符合行文機關工作的需要，是否必須以公文的形式制發(fā)，要逐一認定。第二，擬寫公文文稿的內容與法律規(guī)定和現(xiàn)行政策是否一致，文稿的主要內容應當符合黨的基本路線方針政策，并與現(xiàn)行政策相銜接。第三，文稿提出的措施、辦法要切實可行。文稿所提的措施、辦法應當符合實際情況，具有較強的操作性。公文處理工作人員要自覺站在全縣乃至全市工作大局的高度來審視所起草的公文，務求經過校核的公文都是“精品”。四是公文審簽要“求嚴”。領導人審批簽發(fā)公文，是整個公文處理工作中唯一作出決策的領導行為，是決定性的一環(huán)。不僅要把好政策關，還要把好文字關，更要把好政治關。公文辦理工作培訓提綱

一、辦理文電(包括密碼電報)工作

(一)辦理文電內容范圍：來文來電(上級文件、本級文件、請示、報告、傳真電報、密碼電報、情況匯報、接待審批單、上訪信件及其它公函等)處理、本級文電制發(fā)、各種文電的收集歸檔。

要做好擬辦工作，首先，擬辦人員應具有較高的理論水平，即需具備較高的馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論等理論，并能夠運用這些知識高瞻遠矚地分析問題、研究問題，使之能站在全局的高度，提出高質量的擬辦意見；其次，應深入了解有關黨的路線、方針、政策，以及國家的相關法律、法規(guī)，為擬辦工作奠定良好的政策基礎；再次，要熟悉本機關組織機構的構成、領導人的分管范圍、各部門的業(yè)務范圍以及本單位與相關單位的業(yè)務關系等，使之提出的擬辦意見有具體的針對性，切合實際。

擬辦意見的撰寫要求：首先，要詳細閱讀來文，準確地把握公文的內容、性質和發(fā)文機關的具體意圖和行文目的，以便有針對性地提出切實可行的擬辦意見。其次，掌握有關的方針政策及相關規(guī)定，必要時查閱有關公文資料，如屬過去曾處理過的問題，應了解前案有關情況，如屬新問題，則應在調查研究、分析論證的基礎上，掌握各種具體情況，獲得有價值的信息，同時，應將相關的公文資料附在此份公文之后，以方便領導批辦時查閱?？傊?，擬辦意見必須明確、具體、簡明扼要，具有可操性。擬辦應具體問題具體分析，不能干篇一律地寫“呈領導閱示”，對需要聯(lián)合辦理的公文的擬辦，應當明確牽頭單位，有關部門配合完成。對難以提出具體擬辦意見的公文，事先要和有關部門聯(lián)系，聽取意見后再提出擬辦意見。請辦：辦公室根據(jù)授權或有關規(guī)定將需要辦理的公文請主管領導人批示或者主管部門研辦。對需要兩個以上部門辦理的，應當指明主辦部門。

分發(fā)：辦公室根據(jù)有關規(guī)定或者領導人批示將公文分送有關領導人和部門。

傳閱：辦公室根據(jù)領導人批示或者授權，按照一定的程序將公文送有關領導人閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。

承辦：主管部門對需要辦理的公文進行辦理。凡屬承辦部門職權范圍內可以答復的事項，承辦部門應當直接答復呈文機關；凡涉及其他部門業(yè)務范圍的事項，承辦部門應當主動與有關部門協(xié)商辦理；凡須報請上級機關審批的事項，承辦部門應當提出處理意見并代擬文稿，一并送請上級機關審批。

催辦：秘書部門對公文的承辦情況進行督促檢查。催辦貫穿于公文處理的各個環(huán)節(jié)。對緊急或者重要公文應當及時催辦，對一般公文應當定期催辦，并隨時或者定期向領導人反饋辦理情況。

(三)辦理文電應注意的問題：規(guī)范程序、時效要求、跟蹤反饋、安全保密。二、辦理辦公室事務工作

(一)基層黨委系統(tǒng)辦公室事務工作內容：常規(guī)性工作、突發(fā)性工作、季節(jié)性中心工作。

(二)辦事的步驟程序：接事一形成解決方案一請示(送審)一調整完善一實施一反饋(匯報)。

(三)辦理辦公室事務的一些原則：政策性紀律性、時效性、全面性、公開公平。督查工作培訓提綱

一、什么是督查

(一)督查工作涵義督查工作，簡單地說就是督促與檢查工作。“督促”包含著監(jiān)督、催促、推動的意思。“檢查”包含著檢驗、查看、考核的意思。其內涵是：對黨委及黨委領導作出的決策、工作部署以及領導批示或指示事項的落實施加推動力，促使其目標的實現(xiàn)。決策一經作出，關鍵就看落實，所以，督查工作非常重要。

(二)督查工作外延一是對黨的路線、方針、政策貫徹落實情況進行督查；二是對中央和上級、本級黨委的重大決策、重要工作部署和重要決定事項的落實情況進行督查；三是對中央和上級、本級領導同志批示件的落實情況進行督查；四是對社會關注和群眾反映強烈的帶典型性、傾向性的重大問題，主動提出督促檢查意見，報領導同志批準后進行督查；五是對人大代表、政協(xié)委員提出的需要黨委有關單位、部門承辦答復的提案進行督辦；六是對上級領導機關和領導同志具體交辦事項落實情況的督查。(三)督查工作的分類

1．決策督查。決策督查，就是圍繞黨和國家的大政方針及各級黨委、政府的重大決策、重要工作部署的貫徹落實情況所開展的督促檢查活動。決策督查范圍主要有以下幾點:(1)上級或本級黨委、政府召開的重要會議精神貫徹落實情況。(2)上級或本級黨委、政府正式文件貫徹落實情況。決策督查的作用（8個）：推動促進作用、反饋作用、修正作用、監(jiān)督作用、協(xié)調作用、考查作用、推廣作用、驗證評估作用。

2．專項查辦。專項查辦，就是辦理上級部門交辦和上級或本級領導批示、交辦事項以及督查部門在報經領導批準后立項主動進行查辦的工作。專門對某一項決策、一項部署、一個問題進行督查，特點是來得快、抓得準、查得深、效果好。專項查辦事項主要包括以下內容：(1)上級和本級黨委領導同志批示交辦事項(領導批示件)。(2)上級黨委辦公廳(室)和督查部門發(fā)函交辦事項。

3．人大代表、政協(xié)委員提案辦理督辦。就是對人大代表、政協(xié)委員提出的需要黨委有關單位、部門承辦答復的提案進行督辦。主要是指由黨委或黨委辦公機構轉辦的人大代表建議或政協(xié)委員提案，對有關承辦部門承辦情況進行督辦。

4．督查調研。督查調研，是我們依據(jù)決策者的意圖，在對執(zhí)行黨的路線、方針、政策和黨委工作部署落實情況進行督促檢查中，獲得大量第一手的信息和材料，并在此基礎上認真研究影響決策落實的制約環(huán)節(jié)和因素，總結出對促進決策落實帶規(guī)律性的認識，提出解決問題方法的一項工作。2．決策督查的方式方法(1)催報檢查，用電話或書面通知的辦法，要求執(zhí)行單位和部門將決策落實的進展情況以書面形式上報。(2)集群式督查。督查部門牽頭組織一些部門力量對某項決策和重要工作部署進行督查的工作方式。(3)明查暗訪。(4)跟蹤督查。即某項決策的落實情況進行連續(xù)的督查，隨時掌握工作進展情況。(5)新聞督查。(6)抽樣督查。(7)專項督查。(8)高層督查。(9)全面督查。3．決策督查的主要載體(1)督查專報。(2)督查報告。(3)督查通報。4、搞好決策督查應注意的幾個問題：(1)圍繞黨委中心工作，抓住近期領導關注的重點問題開展；(2)吃透文件和領導講話精神；(3)切實轉變作風，真督實查；(4)嚴格遵守督查紀律；(5)敢于碰硬，遇到問題想辦法。

(三)怎樣開展專項查辦1．專項查辦的程序(1)承接。(2)擬辦。(3)立項。(4)發(fā)查辦通知。(5)催辦。(6)審核。(7)反饋。(8)歸檔。2、專項查辦的工作方式(1)轉辦。(2)協(xié)辦。(3)自辦。(四)怎么開展督查調研(1)圍繞黨委、政府工作重點選題。(2)圍繞經濟社會發(fā)展中的難點選題。(3)圍繞群眾反映強烈的熱點選題。會務工作培訓提綱

會議服務是秘書工作中辦文、辦會、辦事三大任務之一。一切機關、社會團體和企事業(yè)單位要召開會議，就需要秘書部門做好會前、會中、會后的各項服務工作，以保證會議順利進行，達到會議預期的目的。會務工作一般包括會前準備、會場服務、會后工作這幾方面內容。一、會前準備工作充分做好會前的各項準備工作，是確保會議順利進行的前提。會前準備工作由會議醞釀、會議議程日程和程序的擬定、組建會議組織機構、會議文件材料的準備和分發(fā)、與會人員的確定、與會人員的編排分組、會場的選定和布置、會議通知的發(fā)布、與會人員座次的排列、會議證件的制作分發(fā)、會議指南的編制、會議準備的后期工作、會議的報到工作等組成。

(一)會議醞釀l、會議的決定。2、制定會議方案。主要內容一般由領導機構、會議活動日程安排、工作任務分工等部分組成。3、確定會議的開法。

(二)會議議程、日程和程序的擬定議程是指會議所要通過的文件、解決問題的大概安排。日程是指一段時間內會議進程的具體安排。程序是一次會議按照時間先后或依次安排的工作步驟。

(三)組建會議組織機構一些正規(guī)的有嚴格程序的會議(人代會、黨代會)，會議組織機構有嚴格的規(guī)定。日常的大中型會議活動的組織機構通常是成立領導小組，下設秘書組(辦公室)、文件材料組、會務組、宣傳組、后勤服務組、安全保衛(wèi)組等，由各工作小組分擔不同的工作任務，在領導小組的統(tǒng)一指揮協(xié)調下開展工作。(四)會議通知的擬定和發(fā)布1、會議通知的擬定。在確定召開某個會議后，秘書人員要依據(jù)領導的批示和要求擬出會議通知文稿，內容要清楚地表達會議名稱、時間、地點、參加人員。經領導審定后盡早發(fā)出會議通知，以便與會人員提前做好準備。2、會議通知形式。常用的形式有：書面通知、口頭通知、網絡通知等。(九)與會人員的座次排列1、編排座次的規(guī)則。編排座位要服從會議的目的，體現(xiàn)民主平等、相互尊重的原則。一般來說有以下幾種：(1)按公布名單、既定排名或得票多少排列。(2)按姓氏筆劃為序排列。(3)按職務高低排列。(4)按部門的主次排列。(5)按出席和列席排列。2、編排座位的方法。常見的有：(1)橫排法。按照公布名單、既定排名、姓氏筆劃為序從左至右依次排列座次。(2)豎排法。按照各代表團成員的既定排名或姓氏筆劃沿一條直線從前至后依次排列座位。(3)左右排法。這里說的左右是觀眾面對主席臺的左右，這種排法以會場或主席臺中心座位為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座次。目前，各級黨政機關的會議或公務活動的座次安排，基本是遵循：當主席臺人數(shù)為單數(shù)時，1號人員居中，2號人員在1號人員左手位置，3號人員在1號人員右手位置，以此類推。當主席臺人數(shù)為雙數(shù)時，1號人員在中心點偏右的位置，2號人員在中心點偏左的位置，即1號、2號人員之間的中心點即為主席臺的中心點，3號人員在1號人員右手位置，4號人員在2號人員左手位置，以此類推。3、排列座位應注意的問題(1)上級領導到地方進行考察調研活動，要召開一些座談會或與地方官民合影，不論人數(shù)為單數(shù)或雙數(shù)，首長或最高級別的領導應安排在居中位置。地方本級會議活動有四家班子主要領導參加，編排的人數(shù)為雙數(shù)時應注意安排黨委書記處于居中位置。(2)召開方形會議，主席臺按常規(guī)左右排列，左右兩側桌子的排列則按排位順序左側一位右側一位依次排列座次，名次愈靠前者就愈靠近主席臺。但任何形式的會議，定出主席臺位置后，在主席臺對面的座位應按左右排法依次排列。(3)臺簽在桌面的擺放要整齊，豎看成直線，橫看間距要一致。如果只設椅子，則要打印名簽貼在椅子上。如果是站位安排，可根據(jù)站位安排表的序號事先在地面畫好站位直線和相應序號，便于領導和來賓上主席臺后找到自己的站位。

(十)會議證件的制作與分發(fā)1、會議證件的作用。2、會議證件的種類。一類是會議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、來賓證、入場證、請柬等。一類是工作證、記者證、通行證等。3、證件的制作和分發(fā)。

(十一)會議指南的編制內容包括會議須知、會議日程、作息時間表、大會組織機構和大會服務聯(lián)系點、各代表團召集人和聯(lián)絡員名單及聯(lián)系電話、與會人員名冊(含座位、分組、食宿、乘車安排)等。編印時應注意：(1)會議指南要認真細致編寫、核對、印刷，特別要防止錯、漏。定稿前應讓領導審定。(2)名單排列次序，要注意按職務高低、平時慣例、既定排名編排，不可搞錯。(3)名單要齊全，不僅要列上每位到會領導人和與會代表，參加會議服務工作的所有人員也應列上，一是方便工作聯(lián)系，二是表示尊重他們的勞動。

(十二)會議準備的后期工作l、會議文件和講稿的審定。2、會議文件材料收集：含文件收集、統(tǒng)一格式、文件袋準備。3、獎品、紀念品、禮儀(司儀)人員、匾牌等準備。4、會場準備情況的檢查。

(十三)會議報到工作報到工作任務是證實與會人員身份，進行登記，同時分發(fā)文件、證件、餐票和其它會議用品。二、會場服務工作一般包括以下幾項工作：

(一)會議簽到。

(二)入場引導。(三)會議值班。(四)會議記錄和保密工作。

(五)會場茶水和音響燈光提供。要注意的三個環(huán)節(jié)：1、茶水提供。在沒有辦法提供更多的茶杯的大型會議，會前可在座位上或會場入口處擺放瓶裝水，便于與會人員按需所取。2、音響話筒設備要與會議程序緊密配合，不能該響時不響，不需要時突然冒出其它聲音。如何保證話筒和音響良好？首先要選擇好的話筒，反復查看檢修，確保穩(wěn)定運行。會議開始前10分鐘還要最后檢查一次話筒，確保使用良好。舉行慶典儀式(如項目啟動開工儀式，領導或嘉賓上臺講話、剪彩過程)、簽約儀式(雙方簽約過程)、召開表彰大會(代表上臺領獎過程)時，要注意會議程序進行中播放輕松愉快的音樂或頒獎樂曲，以增加喜慶氣氛。3、舉辦國際性會議時，要有現(xiàn)場翻譯人員或語音同步翻譯設備。

(六)禮儀(司儀)服務。禮儀服務要嚴格按會議程序進行。會前要根據(jù)會議要求和程序，設計好禮儀服務過程并進行培訓。如何發(fā)獎？將領獎人員安排靠前相對集中就座，便于組織領獎。對禮儀小姐進行彩排。禮儀小姐從主席臺一側手捧獎品依次上臺，前后兩人距離相等，走到第一排主席臺前，先自然轉向臺下，展示獎品，然后，轉向主席臺，將獎品交給發(fā)獎領導，自然轉身，從另一側離開主席臺。對領獎人員進行彩排。確定每批領獎人數(shù)。按照主席臺上第一排所坐發(fā)獎領導的人數(shù)，確定每批上臺領獎的人數(shù)，要注意領獎人數(shù)一般不要超過發(fā)獎領導人數(shù)，盡量避免一位領導同時頒發(fā)1個以上獎項，減少失誤的可能。將發(fā)獎人姓名與領獎人姓名一一對應排列打印，發(fā)到每一位領獎人員手中，讓其記住自己走到哪位領導面前領獎。正式上臺領獎前，由禮儀小姐引導領獎人員走上主席臺，走到對應的發(fā)獎領導面前后，所有領獎人先轉向臺下，約停頓5秒鐘，然后向后轉向主席臺，面帶微笑從對應的領導手中領獎，領獎后，再次向后轉向臺下，約停頓8秒鐘，展示獎品，讓攝影攝像記者攝影攝像。最后，從另一側回到座位上。會中要專人負責，分頭把好禮儀小姐送獎品和領獎人員的組織這兩個關。接待工作培訓提綱按照工作的流程講9個問題。1、如何迎接客人？注意三點：一是確定迎送規(guī)格。通常遵循身份相當?shù)脑瓌t，即主要迎送人與主賓身份相當，當不可能完全對等時，可靈活變通，由職位相當?shù)娜嘶蛴筛甭毘雒?。其他迎送人員不宜過多。二是掌握到達和離開的時間。準確掌握來賓到達和離開的時間，及早通知全體迎送人員和有關單位。如有變化，應及時通知有關人員。迎接人員應提前到達迎接地點，不能太早，更不能太遲，甚至遲到。送行人員則應在客人離開之前到達送行地點。三是是留下一定時間?？腿说诌_住處后，不要馬上安排活動，要給對方留下一定的時間，然后再安排活動。

2、如何稱呼、介紹和握手？關于稱呼。國際上,對男子通常稱先生，對女子通常稱夫人、女士、小姐。其中對已婚女子稱夫人，對未婚女子稱小姐；而對不了解婚姻狀況的女子可稱小姐，年紀稍大的可稱女士。對地位高的官方人士，可直接稱其職務。

如何介紹客人？是先介紹客人，還是先介紹主人？通常由禮賓工作人員或歡迎人員中身份最高者，先將前來歡迎的人員按其身份從高到低依次介紹給來賓。在介紹兩個人互相認識時，怎么介紹呢？西方是先卑后尊，我國是先尊后卑,西方與我國正好相反。

如何握手？伸手次序：由尊者決定。公務場合職務高、身份高者先伸手，非公務場合，年長者、女姓先伸手。注意：握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨鏡、忌手臟，等等。

3、如何陪車和引導？客人抵達后，如果需要陪車，賓主雙方如何上車，如何就座呢？乘坐轎車時，通常有兩種情況：當有專職司機開車時。主人坐在司機后面，主賓坐在主人的右側。上車時，最好請主賓從右側門上車，主人從左側門上車，避免從主賓座位前穿過。遇到主賓先上車，坐到了主人的位置，則不必請主賓挪動位置。如果是主人自己開車，則要請主賓坐到主人的右側，即前排右側的位置，也就是副駕駛的位置。乘坐中大型面包車時，則前座高于后座，右座高于左座；距離前門越近，座次越高。為客人關車門時，要先看清客人是否已經坐好，切忌過急關門，損傷客人。當賓主雙主并排行進時，引領者走在外側，讓來賓走在內側。單行（hang）行(xin)進時，引導者應走在前，來賓走在其后，起到帶路的作用。出入房門時，引領者主動開門、關門。出入無人控制的電梯時，引領者先入后出，操縱電梯。

4、如何會見和會談？會見座位的安排。通常將客人安排在主人的右側，譯員、記錄員安排在主人和主賓的后面，其他人員按禮賓次序在主賓一側就座。主方陪見人員在主人一側就座。座位不夠可在后排加座。雙方人員的排序由雙方按照每個人的職務、地位、本次會見的內容等綜合排定。會談座位的安排。雙邊會談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對而坐，以正門為準，主人坐背門一側，客人坐面門一側。主談人居中。我國習慣把譯員安排在主談人右側。其他人員按禮賓次序左右排列。記錄員可安排在后面。如會談長桌一端向正門，則以入門的方向為準，右為客方，左為主方。如果有合影，如何安排就座呢？如果是上級領導來宿視察，安排合影時，則要將所有合影人員排出次序，每排再按開會時主席臺上的就座次序排列。為了突出主要領導，保證主要領導居中，通常排單數(shù)就座，1號人員即身份最高者居中，2號人員在1號人員左手位置，3號人員在1號人員右手位置，以此類推。

5、如何宴請？主要有三個環(huán)節(jié)：排好菜單、定好形式、排定座次。排好菜單。要體現(xiàn)民族特色、地方風味、節(jié)令時尚、飯店拿手和客人喜愛的菜肴，主要是上本地特色菜肴，少上昂貴菜肴，不上禁忌菜。注意飲食禁忌，如回民不吃豬肉，猶太后裔不吃豬肉、兔子及禽類等，印尼、馬來西亞人也不吃豬肉（信奉伊斯蘭教），阿拉伯人不吃豬、馬、騾、驢肉，有的還不吃兔肉。了解了這些習俗，安排時就要特別注意，千萬不能上這些動物的肉。伊斯蘭教還禁酒，但也有例外，就是伊拉克人可以喝酒。定好就餐形式。宴請總是通過一定的宴請形式來完成的。宴請形式有宴會、招待會、茶話會、工作餐。這里著重介紹一下宴會中的正式宴會和招待會中的自助餐。正式宴會是僅次于國宴的一種宴會，可安排席間樂，賓主均按身份排位就座，用本產白酒和其他飲料。正式宴會的現(xiàn)場，應布置得嚴肅莊重大方，不要用紅綠燈、霓虹燈裝飾，可以少量點綴鮮花。正式宴會通常要掛“歡迎宴會”大字橫幅，有時還配以標語。排定座次。正式宴會桌次的排列：主桌位置，圓廳居中為上，橫排以右為上，縱排以遠為上，有講臺時臨臺為上。2、3、4······等其它桌的位置，以離主桌位置遠近而定，近高遠低，右高左低。桌數(shù)較多時，要擺桌次牌。正式宴會座位的排列：通常安排每桌10人，來賓的位置以離主人座位的遠近而定。我國習慣按各人本身職務排列，以便于談話。當只有一位主人時，1號來賓坐在主人右手的一側，2號來賓坐主人左手的一側，3、4、5、6、7、8、9號等來賓依次分別坐在兩側。當有兩位主人時，即有第一主人和第二主人時，1號來賓坐在第一主人右手的一側，2號來賓坐在第一主人左手的一側，3號來賓坐在第二主人右手的一側，4號來賓坐在第二主人左手的一側，5、6號來賓分別坐在1、2號來賓的兩側，7、8號來賓分別坐在3、4號來賓的兩側，其他來賓依此排座。冷餐會（又叫自助餐），常用于宴請人數(shù)眾多的賓客。往往設主賓席座位，其余各席不固定座位，食品與飲料均事先放置桌上，招待會開始后，自動取食進餐。這種進餐形式越來越受到歡迎，賓主雙方感到輕松自由，便于交流。

6、如何觀看節(jié)目？觀看文藝節(jié)目，一般以第七、八排座位為最佳。觀看電影則是第十五排前后為好。專場演出要把貴賓席留給主人和主要客人，其他客人可排座位，也可自由出入。如舉辦舞會，時間掌握在2小時，即盡量在晚上8：00—10：00。參加舞會的男女人數(shù)要相當。注意歌舞相間。男士要主動請女性跳舞，女性可以婉拒；女士請男士跳舞，男士不可拒絕。舞會快結束時，結尾曲要能讓來賓感到舞會快要結束了。

7、如何參觀游覽？一是項目選定。結合來訪目的、客人意愿和興趣、本地特色、來賓是否參觀瀏覽過進行安排。二是安排布置。項目確定之后，應做出詳細計劃，先看什么、后看什么，在哪兒停車、在哪兒介紹、在哪兒上衛(wèi)生間、在哪兒上車，以及中間如何引導、如何街接、由何人介紹情況，等等，都要向接待單位交待得清清楚楚。對于大型的、重要的、復雜的參觀活動，要特別注意以下幾點：精心選擇參觀點；反復預路線路，計算好途中使用時間、參觀使用時間和介紹使用時間，確保用最少的時間，看最多的參觀點；確定好聯(lián)系人、聯(lián)系電話（2人以上暢通的電話）以及介紹人；安排好沿途解說人和解說詞；十分關注參觀過程，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題；適時根據(jù)臨時突然變化，做好適應性調整。

8、如何簽約？一般在簽字廳內設置長方桌一張，作為簽字桌。桌面覆蓋臺布，桌后放兩把椅子，為雙方簽字人的座位，主左客右。座位前擺的是各自保存的文本，上端分別放置簽字文具，如是與外方簽字，桌子中間還要擺一旗架，分別懸掛簽字國的國旗。雙方參加人員進入簽字廳。簽字人員入座時，其他人員分主客各一方按身份順序排列于各自的簽字人員座位之后。雙方助簽人員分別站在各自簽字人員的外側，協(xié)助翻揭文本，指明簽字處。在主方保存的文本上簽畢后，由助簽人員互相傳遞文本，再在對方保存的文本上簽字，然后由雙方簽字人員交換文本，相互握手。有時簽字后，備有香檳或紅酒，共同舉杯慶賀。9、如何保持良好的儀表形象？這是做好接待工作的基礎和開始，也是涉及到個人乃至一個地區(qū)形象的事情。這方面的內容較多，這里簡要強調6個方面：一是精神要飽滿自然，態(tài)度要和藹端莊。面、手、衣、履要潔凈。說話客氣，注意身份。在公共場所應保持安靜，遵守秩序，不打攪、影響別人。遵時守約。二是多用禮貌用語。如您好、請、謝謝、對不起，再見。三是尊重隱私。與人交往時做到五不問，即不問年齡、不問婚否、不問去向、不問收入、不問住址。但日常交往中，有的人最喜歡問的卻是這些問題。這是要引起注意的。四是體現(xiàn)女士第一。即時時處處做到女士優(yōu)先、保護女士。五是著裝要得體。著裝要體現(xiàn)整體性、個性、和諧性。男士衣著的顏色不能超過3色，否則就會顯得雜亂，不夠莊重。襪子一般應穿與褲子、鞋子同類顏色或較深色的顏色。出席正式、隆重、嚴肅的會議或特別意義的典禮，應穿深色西裝或禮服。這里要提醒一下穿西裝的注意事項：西裝袖子長度以達到手腕為宜，西裝襯衫的袖長應比西裝袖子長出1-2厘米。凡是正式場合，穿西裝都要系領帶，西裝要系扣。穿西裝一定要穿皮鞋。一般是黑色或棕色皮鞋。皮鞋要上油擦亮，不能蒙滿灰塵。西裝在日常穿著時可以敞開，也可以扣上第一粒紐扣。西裝的衣袋和褲袋里，不宜放太多的東西，以勉顯得鼓鼓囊囊。穿西裝不扎領帶時，襯衫的第一粒紐扣不要扣上。打領帶注意事項：系領帶不宜過長或過短，領帶一般在第四、五個紐扣之間，站立時其下端觸及腰帶為宜。如內穿背心時，領帶要放在背心內，領帶夾也不要露出背心。生活中有的人把領帶夾夾在襯衣的第二個紐扣處，顯得十分顯眼、難看。在宴會等喜慶的場合，領帶顏色可鮮艷一些；參加吊唁活動，一般系黑色或其它素色領帶。小臉型、高身材的人不要打太窄的領帶，胖者不要打太寬的領帶。六是餐飲要規(guī)范。要坐得端正，雙腿靠攏，兩足平放。雙手和手肘部要離開桌子