建筑企業(yè)行政企管制度匯編

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔建筑企業(yè)行政企管制度匯編目錄：1、建筑企業(yè)行政企管制度匯編2、建筑企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控制度匯編**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司行政管理與企業(yè)管理制度匯編目錄一、計(jì)劃管理辦法 1第一章總則 1第二章計(jì)劃的種類及內(nèi)容 1第三章計(jì)劃的編制要求 2第四章計(jì)劃的實(shí)施與調(diào)整 3第五章計(jì)劃的檢查與考核 3第六章附則 4二、會(huì)議管理辦法 6第一章總則 6第二章會(huì)議類型 6第三章會(huì)議計(jì)劃 7第四章會(huì)議準(zhǔn)備 7第五章會(huì)議召開 8第六章會(huì)后落實(shí) 9第七章會(huì)議總結(jié) 9第八章附則 10三、文件管理辦法 15第一章總則 15第二章文件的類別 15第三章文件的管理 17第四章文件的編制與審批 17第五章文件的編號(hào) 18第六章文件的發(fā)放與簽收 19第七章文件的保存 19第八章文件的更改 20第九章文件的廢棄與銷毀 20第十章附則 21四、公文管理辦法 26第一章總則 26第二章公文的類別 26第三章收文管理 28第四章發(fā)文管理 29第五章其他管理 30第六章附則 31五、檔案管理辦法 51第一章總則 51第二章管理體制 51第三章文件材料的形成和歸檔 53第四章檔案管理 55第五章附則 57六、印信管理辦法 65第一章總則 65第二章介紹信管理 65第三章印章的使用范圍 66第四章公司各類印章的規(guī)格 67第五章印章的制發(fā)和啟用 67第六章印章的安全管理 68第七章印章的使用 69第八章印信的變更、遺失、回收和廢止 70第九章附則 71七、保密工作規(guī)定 79第一章總則 79第二章組織機(jī)構(gòu) 79第三章保密范圍和密級(jí)的劃分 80第四章保密管理 81第五章保密教育、檢查和獎(jiǎng)懲 83第六章附則 84八、辦公用品及設(shè)備管理辦法 85第一章總則 85第二章辦公用品及設(shè)備的計(jì)劃管理 85第三章辦公用品及設(shè)備的采購(gòu) 86第四章辦公用品及設(shè)備的領(lǐng)取 87第五章辦公用品及設(shè)備的保養(yǎng)維修 88第六章辦公用品及設(shè)備的盤點(diǎn)與報(bào)廢處理 88第七章辦公用品及設(shè)備的監(jiān)督控制 89第八章附則 89九、固定資產(chǎn)管理辦法 92第一章總則 92第二章固定資產(chǎn)管理基本任務(wù)與職責(zé)分工 92第三章固定資產(chǎn)的分類和計(jì)價(jià) 94第四章固定資產(chǎn)增減變動(dòng)及處理程序 96第五章固定資產(chǎn)折舊及方法 100第六章固定資產(chǎn)修理 100第七章固定資產(chǎn)記錄 101第八章固定資產(chǎn)清查 101第九章固定資產(chǎn)分析與考核 102第十章附則 103十、公共環(huán)境與安全管理辦法 108第一章總則 108第二章公共環(huán)境管理 108第三章安全管理 110第四章附則 112十一、公務(wù)車輛使用管理辦法 113第一章總則 113第二章用車申請(qǐng)與車輛調(diào)度 113第三章公務(wù)車輛的保管、維護(hù)、檢查及出車統(tǒng)計(jì) 114第四章公務(wù)車輛手續(xù)辦理及費(fèi)用管理 115第五章駕駛紀(jì)律與安全管理 117第六章附則 118十二、員工集體宿舍管理辦法 121第一章總則 121第二章住宿申請(qǐng) 121第三章住宿管理 122第四章附則 123十三、接待管理辦法 126第一章總則 126第二章接待管理規(guī)定 126第三章接待審批程序及接待流程 127第四章接待標(biāo)準(zhǔn)及要求 128第五章接待費(fèi)用結(jié)算 129第六章附則 129十四、員工出差管理辦法 131第一章總則 131第二章出差審批程序和權(quán)限 131第三章差旅費(fèi)構(gòu)成、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn) 132第四章差旅費(fèi)用報(bào)銷審核程序 132第五章違規(guī)與失職追究 134第六章附則 134十五、后勤服務(wù)管理辦法 138第一章總則 138第二章信件收發(fā)管理 138第三章機(jī)票預(yù)訂管理 140第四章名片印制與使用管理 141第五章禮品購(gòu)置與分發(fā) 142第六章附則 144十六、圖書資料管理辦法 154第一章總則 154第二章圖書資料的購(gòu)置 154第三章圖書資料的保管 155第四章圖書資料的分發(fā)、借閱與歸還 156第五章罰則 157第六章附則 157精品文檔可編輯的精品文檔一、計(jì)劃管理辦法第一章總則第1條為加強(qiáng)公司計(jì)劃管理，推動(dòng)各項(xiàng)管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，提高工作效率，確保公司高效有序地運(yùn)作，特制定本辦法。第2條本辦法適用于集團(tuán)工作計(jì)劃管理，各區(qū)域公司參照?qǐng)?zhí)行。第3條主要職責(zé)。1.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)策劃集團(tuán)年度計(jì)劃、審批部門工作計(jì)劃。2.企業(yè)管理中心：參與集團(tuán)年度計(jì)劃編寫，負(fù)責(zé)策劃各部門工作計(jì)劃范圍、計(jì)劃周期與檢查要求，對(duì)集團(tuán)及部門計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行分析等。3.集團(tuán)各中心：負(fù)責(zé)按要求制定本中心工作計(jì)劃，并按計(jì)劃執(zhí)行和及時(shí)反饋。4.行政管理中心：負(fù)責(zé)協(xié)助企業(yè)管理中心督辦部門工作計(jì)劃。5.總裁秘書：負(fù)責(zé)部門工作計(jì)劃、工作進(jìn)度、工作總結(jié)的收集、整理、匯總，并及時(shí)呈報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)。6.全體員工：制定個(gè)人工作計(jì)劃并上報(bào)，執(zhí)行計(jì)劃并定期進(jìn)行工作總結(jié)。第二章計(jì)劃的種類及內(nèi)容第4條集團(tuán)計(jì)劃。本計(jì)劃為年度計(jì)劃，由集團(tuán)董事會(huì)負(fù)責(zé)策劃和組織編制，企業(yè)管理中心參謀。其內(nèi)容包括：集團(tuán)年度工作方向、重要任務(wù)、目標(biāo)要求、進(jìn)度控制等。第5條部門計(jì)劃。部門計(jì)劃分為年度計(jì)劃、月度計(jì)劃，由各部門負(fù)責(zé)人組織編制，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核、審批后由各部門組織實(shí)施。部門計(jì)劃的編制、審核、審批及內(nèi)容要求見附件1。第6條個(gè)人計(jì)劃。1.部門負(fù)責(zé)人：結(jié)合部門計(jì)劃，分解成個(gè)人月度計(jì)劃。2.部門其他員工：根據(jù)部門負(fù)責(zé)人下達(dá)的任務(wù)目標(biāo)分解成個(gè)人月度計(jì)劃。第7條年度計(jì)劃內(nèi)容：計(jì)劃內(nèi)容一般應(yīng)包括：部門人力需求、財(cái)務(wù)預(yù)算、管理目標(biāo)及其他所必須的資源等，并將年度計(jì)劃根據(jù)客觀情況分解到每月當(dāng)中。各項(xiàng)計(jì)劃應(yīng)有相應(yīng)的權(quán)重，計(jì)劃目標(biāo)的制定必須符合SMART原則。第8條月度計(jì)劃內(nèi)容：1.年度計(jì)劃分解到月度的目標(biāo)任務(wù)；2.形勢(shì)發(fā)生變化修正后的目標(biāo)任務(wù)；3.上級(jí)交辦的其它任務(wù)；4.需集團(tuán)其它部門協(xié)助的項(xiàng)目；5.上月計(jì)劃完成情況的總結(jié)及未完成項(xiàng)的原因分析、改善對(duì)策等；6.各項(xiàng)計(jì)劃相應(yīng)的權(quán)重、可衡量的完成標(biāo)準(zhǔn)及證明完成的相關(guān)資料。月計(jì)劃完成情況與當(dāng)月考核掛鉤。第三章計(jì)劃的編制要求第9條時(shí)間要求。計(jì)劃編制必須及時(shí)，計(jì)劃中工作項(xiàng)的完成時(shí)間必須結(jié)合實(shí)際情況而定，以有利于工作進(jìn)程的推進(jìn)和工作效率提高。1.集團(tuán)年度計(jì)劃：于每年年底前三周完成次年年度計(jì)劃編制，并以公文形式發(fā)送到各部門、區(qū)域公司。2.集團(tuán)部門計(jì)劃：①部門年度計(jì)劃，于集團(tuán)年度計(jì)劃發(fā)布后兩周內(nèi)完成；②部門月度計(jì)劃，于每月月底前三天前完成次月計(jì)劃編制，單項(xiàng)工作計(jì)劃于實(shí)施前2天完成編制；3.個(gè)人計(jì)劃：個(gè)人月度計(jì)劃的編制時(shí)間，于部門月度計(jì)劃編制完成后三天內(nèi)完成，并提交直接上級(jí)。第10條質(zhì)量要求。1.各項(xiàng)計(jì)劃的編制必須做到項(xiàng)目齊全、內(nèi)容具體、描述準(zhǔn)確、重點(diǎn)突出、表述完整、要求明確、界定清楚、責(zé)任落實(shí)、措施得力、操作性強(qiáng)，并做到可行性、挑戰(zhàn)性相結(jié)合。2.編制計(jì)劃時(shí)必須遵循“六何”原則，即計(jì)劃應(yīng)明確以下內(nèi)容：何人、何時(shí)、在何地、做何事、應(yīng)做到何種程度、如何檢查及考核。3.企業(yè)管理中心應(yīng)嚴(yán)格審查計(jì)劃，看編制質(zhì)量是否符合要求，經(jīng)審核如不合格，必須返回重新編制，并對(duì)有關(guān)人員予以考核。第四章計(jì)劃的實(shí)施與調(diào)整第11條計(jì)劃下達(dá)后需要有效的組織、實(shí)施，在實(shí)施過(guò)程中要正確地對(duì)影響計(jì)劃完成的因素進(jìn)行協(xié)調(diào)和解決，以保證計(jì)劃的順利進(jìn)行。第12條計(jì)劃在組織實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)處理，以不影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及各項(xiàng)管理活動(dòng)的正常進(jìn)行為首要原則。第13條為維護(hù)計(jì)劃的嚴(yán)肅性，計(jì)劃一經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)下達(dá)后，必須嚴(yán)格執(zhí)行，各部門均不得隨意修改。如確因客觀原因影響，經(jīng)主觀努力仍不能完成計(jì)劃時(shí)，在有利于調(diào)動(dòng)廣大員工完成計(jì)劃積極性的前提下，可調(diào)整計(jì)劃指標(biāo)，但必須辦理審批手續(xù)。1.部門計(jì)劃指標(biāo)的調(diào)整，由執(zhí)行部門提出書面申請(qǐng)，送總裁秘書初審后，遞交集團(tuán)總裁或董事長(zhǎng)簽批。2.調(diào)整年度計(jì)劃指標(biāo)應(yīng)提前三個(gè)月申請(qǐng)，調(diào)整月度計(jì)劃指標(biāo)應(yīng)提前十天申請(qǐng)。3.調(diào)整某一項(xiàng)計(jì)劃指標(biāo)，如需同時(shí)相應(yīng)調(diào)整其他有關(guān)計(jì)劃指標(biāo)時(shí)，應(yīng)一并上報(bào)，呈請(qǐng)審批，以保證計(jì)劃的平衡、協(xié)調(diào)。4.調(diào)整計(jì)劃指標(biāo)一律以書面批復(fù)為準(zhǔn)，在未接書面批復(fù)以前，一律按原計(jì)劃考核。第五章計(jì)劃的檢查與考核第14條計(jì)劃管理的策劃部門及監(jiān)督執(zhí)行部門是企業(yè)管理中心。各部門負(fù)責(zé)人的月度工作計(jì)劃由企業(yè)管理中心負(fù)責(zé)檢查與考核；各部門員工的月度工作計(jì)劃由部門負(fù)責(zé)人檢查和考核，并由企業(yè)管理中心進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第15條各部門必須于每月月底前2日將下月的月度工作計(jì)劃報(bào)集團(tuán)行政管理中心，次月5日前必須將部門上月的月度工作計(jì)劃完成情況小結(jié)報(bào)集團(tuán)行政管理中心。第16條對(duì)各類工作計(jì)劃事項(xiàng)，行政管理中心應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)、督促，按時(shí)進(jìn)行檢查、驗(yàn)收。行政管理中心必須對(duì)集團(tuán)總部各部門、下屬單位的月度工作計(jì)劃進(jìn)行督促，按時(shí)進(jìn)行檢查驗(yàn)收、考核通報(bào)。第17條檢查驗(yàn)收工作計(jì)劃必須做到追根求源，不能僅憑口頭匯報(bào)，必須深入實(shí)際看資料、看現(xiàn)場(chǎng)、看時(shí)限、看質(zhì)量、看效果。第18條檢查工作計(jì)劃必須進(jìn)行書面記錄，記錄內(nèi)容必須真實(shí)，完成或未完成、合格或不合格必須準(zhǔn)確定性，并要求被查單位相關(guān)人員簽字確認(rèn)。第19條對(duì)各類工作計(jì)劃?rùn)z查驗(yàn)收后必須及時(shí)進(jìn)行考核、通報(bào)，并做到考核嚴(yán)格、獎(jiǎng)懲得當(dāng)。第20條確因外部原因不能按期完成，必須在工作到期前一個(gè)工作日按程序進(jìn)行申報(bào)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可免于考核。第六章附則第21條本辦法由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂及解釋，由企業(yè)管理中心策劃與監(jiān)督執(zhí)行。第22條本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營(yíng)班子會(huì)議審議通過(guò)，自下發(fā)之日起執(zhí)行。第23條附件：（1）集團(tuán)部門計(jì)劃審批表。

附件1集團(tuán)部門計(jì)劃審批表計(jì)劃名稱編制審核審批計(jì)劃的主要內(nèi)容企業(yè)管理計(jì)劃企業(yè)管理中心總裁董事長(zhǎng)企業(yè)文化建設(shè)、文件管理、機(jī)構(gòu)管理、資質(zhì)管理、全面預(yù)算管理、經(jīng)濟(jì)分析等經(jīng)營(yíng)工作計(jì)劃經(jīng)營(yíng)管理中心分管副總總裁市場(chǎng)、客戶、供方、合同，利潤(rùn)、工程回款、完成工程產(chǎn)值、費(fèi)用、安全、工程項(xiàng)目主要結(jié)點(diǎn)進(jìn)度、重點(diǎn)維修項(xiàng)目進(jìn)度目標(biāo)，成本分析等項(xiàng)目工程管理計(jì)劃工程管理中心分管副總總裁質(zhì)量、安全、設(shè)備的檢查、監(jiān)督，工程交底、教育、培訓(xùn)，創(chuàng)優(yōu)，總體工程進(jìn)度，客戶投訴目標(biāo)及應(yīng)對(duì)，溝通管理等企業(yè)技術(shù)工作計(jì)劃企業(yè)技術(shù)中心總工程師總裁技術(shù)方案、技術(shù)創(chuàng)新與應(yīng)用、工法研究、專利管理、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)管理、體系運(yùn)行的監(jiān)審、信息化建設(shè)等財(cái)務(wù)工作計(jì)劃財(cái)務(wù)管理中心財(cái)務(wù)總監(jiān)總裁財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)稽核、財(cái)務(wù)分析、財(cái)務(wù)檢查、各項(xiàng)報(bào)表與時(shí)間要求、應(yīng)收賬款、個(gè)人往來(lái)、預(yù)付賬款管理與處置、融資借貸、其他重點(diǎn)工作等行政管理工作計(jì)劃行政管理中心分管副總總裁行政檢查和督察內(nèi)容、用品采購(gòu)、后勤、固定資產(chǎn)等主要報(bào)表和時(shí)間安排以及各部門計(jì)劃實(shí)施的督辦等人力資源工作計(jì)劃人力資源中心分管副總總裁招聘、培訓(xùn)的需求分析與組織，薪酬、福利與部門考核，證書、人事關(guān)系、合同，大學(xué)生培養(yǎng)等監(jiān)督審計(jì)工作計(jì)劃監(jiān)督審計(jì)中心總裁董事長(zhǎng)制度監(jiān)督、紀(jì)檢監(jiān)察，法律事務(wù)，應(yīng)收款處理，戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)、流程、招投標(biāo)等方面的審計(jì)備注：部門年度、月度計(jì)劃需經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審核、審批。精品文檔可編輯的精品文檔二、會(huì)議管理辦法第一章總則第1條為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量和效率，制定本辦法。第2條本辦法適用于公司各級(jí)、各類會(huì)議的組織和管理。第3條主要職責(zé)。1.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)重要會(huì)議計(jì)劃方案及會(huì)議紀(jì)要的審批。2.集團(tuán)行政管理中心：負(fù)責(zé)會(huì)議計(jì)劃方案的策劃、落實(shí)以及會(huì)議的通知、考勤、紀(jì)律管理、后勤服務(wù)等。3.集團(tuán)各中心：負(fù)責(zé)相關(guān)會(huì)議組織、召開、參與、準(zhǔn)備及會(huì)議決定的落實(shí)等。第二章會(huì)議類型第4條固定會(huì)議。主要指公司級(jí)別的相對(duì)固定的大型綜合會(huì)或?qū)ｎ}會(huì)議等。會(huì)議名稱召集部門會(huì)議周期參會(huì)人員議題和活動(dòng)股東大會(huì)董事會(huì)年度每年4月股東、董事會(huì)成員、監(jiān)事會(huì)成員；集團(tuán)中高層以上管理人員和各分公司經(jīng)理審議通過(guò)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)工作報(bào)告以及財(cái)務(wù)工作報(bào)告公司年會(huì)企業(yè)管理中心年度春節(jié)前半個(gè)月左右分公司主要管理人員，獲獎(jiǎng)人員，部分項(xiàng)目經(jīng)理，總部全員年度工作報(bào)告、年度表彰、年終聚餐經(jīng)營(yíng)工作會(huì)議經(jīng)營(yíng)管理中心半年度過(guò)年后和6月底各分公司經(jīng)理、經(jīng)營(yíng)負(fù)責(zé)人、部分項(xiàng)目經(jīng)理；集團(tuán)總部各部門負(fù)責(zé)人經(jīng)營(yíng)工作總結(jié)及座談財(cái)務(wù)工作會(huì)議財(cái)務(wù)管理中心半年度過(guò)年后和6月底集團(tuán)財(cái)務(wù)部門全員各分公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)工作總結(jié)及座談質(zhì)安工作會(huì)議工程管理中心半年度過(guò)年后和6月底集團(tuán)工程部門全員各分公司負(fù)責(zé)人工程質(zhì)量、安全、創(chuàng)優(yōu)的總結(jié)與座談公司例會(huì)企業(yè)管理中心每周周一召開公司高管各部門負(fù)責(zé)人上周重大問題及部門計(jì)劃執(zhí)行情況等第5條非固定會(huì)議。指各種非固定的專題會(huì)議、接待會(huì)議、研討會(huì)以及其他各種臨時(shí)會(huì)議。包括信息化會(huì)議、接待上級(jí)主管主管部門與合作單位的會(huì)議，部門研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)議等。第6條會(huì)議的形式。可分為現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議、視頻會(huì)議、電話會(huì)議等。年度、半年度的固定大型會(huì)議，需要現(xiàn)場(chǎng)參與；其他會(huì)議可根據(jù)情況靈活選擇相應(yīng)的會(huì)議形式，但應(yīng)保證一定的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議次數(shù)。第三章會(huì)議計(jì)劃第7條制定會(huì)議計(jì)劃方案。按固定、非固定兩類會(huì)議，行政管理中心做不同的計(jì)劃方案。1.固定會(huì)議計(jì)劃：行政管理中心可在每年年末制定第二年的會(huì)議計(jì)劃（不含每周例會(huì)），填寫《會(huì)議計(jì)劃表》，并上報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批，在第二年年初公布計(jì)劃。2.非固定會(huì)議計(jì)劃：各會(huì)議組織部門需在每月25號(hào)前向行政管理中心呈報(bào)會(huì)議需求，填寫《會(huì)議需求表》，行政管理中心收到會(huì)議需求后，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，制定月度會(huì)議計(jì)劃，填寫《會(huì)議計(jì)劃表》，并將方案上報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)協(xié)調(diào)確認(rèn)審批后，行政管理中心負(fù)責(zé)在每月30號(hào)公布下月會(huì)議計(jì)劃安排。3.每周例會(huì)固定在每周一上午9:00在公司會(huì)議室召開，特殊情況需變動(dòng)的，應(yīng)于上周周四發(fā)出下周例會(huì)變動(dòng)計(jì)劃的通知。第8條組織實(shí)施。行政管理中心負(fù)責(zé)協(xié)助其他部門組織會(huì)議，其他部門負(fù)責(zé)具體的會(huì)議計(jì)劃實(shí)施，組織協(xié)調(diào)人員，主持召開會(huì)議。第9條計(jì)劃控制。行政管理中心負(fù)責(zé)督促其他各部門執(zhí)行會(huì)議計(jì)劃，當(dāng)出現(xiàn)臨時(shí)突發(fā)狀況，行政管理中心負(fù)責(zé)及時(shí)調(diào)整計(jì)劃，合理安排，保證會(huì)議的順利召開。第四章會(huì)議準(zhǔn)備第10條公布會(huì)議通知。會(huì)議通知由責(zé)任部門提前3天擬定（大型會(huì)議需提前7天），責(zé)任部門按《會(huì)議通知》模板（附件3）填寫好內(nèi)容，通知的內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人員、討論主題、會(huì)議議程等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后發(fā)給行政管理中心，行政管理中心審核后進(jìn)行公布。第11條會(huì)場(chǎng)安排。行政管理中心協(xié)助會(huì)議責(zé)任部門按照會(huì)議要求，負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備，按照《會(huì)議準(zhǔn)備確認(rèn)表》準(zhǔn)備好各類物品，責(zé)任部門負(fù)責(zé)人和行政管理中心負(fù)責(zé)人進(jìn)行確認(rèn)。對(duì)于電話會(huì)議和視頻會(huì)議，應(yīng)事先請(qǐng)公司系統(tǒng)管理員調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)。第12條會(huì)議室使用。會(huì)議室的使用由行政管理中心統(tǒng)一安排，行政管理中心負(fù)責(zé)安排清潔人員打掃會(huì)議室，保持會(huì)議室的干凈、整潔。臨時(shí)需用會(huì)議室的部門及人員要通知行政管理中心，行政信心中心進(jìn)行登記，并準(zhǔn)備相關(guān)物品，安排會(huì)后打掃。第13條參會(huì)人員、場(chǎng)地、住宿、用餐等事項(xiàng)確認(rèn)。責(zé)任部門在會(huì)議通知發(fā)出以后在開會(huì)之前，必須安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地、參會(huì)人員的確認(rèn)工作。第14條參會(huì)人員預(yù)備工作。1.參會(huì)人員需按會(huì)議通知要求準(zhǔn)備會(huì)議材料。材料內(nèi)容包括上次會(huì)議決議的實(shí)施情況、上一階段主要工作、下一步工作計(jì)劃、擬提交討論的議案等。2.參會(huì)人員如有重要材料容匯報(bào)，應(yīng)提前至少一天發(fā)送給其他參會(huì)人員。3.不允許提出對(duì)于本次會(huì)議未準(zhǔn)備討論的議題或本部門內(nèi)部協(xié)調(diào)即可解決的問題。第五章會(huì)議召開第15條會(huì)場(chǎng)紀(jì)律。1.準(zhǔn)時(shí)出席，不遲到、早退、缺席；2.會(huì)議期間關(guān)閉通信工具或?qū)⑼ㄐ殴ぞ咴O(shè)在振動(dòng)位置，確需接聽時(shí)，應(yīng)到會(huì)議室外，切勿影響會(huì)議的正常進(jìn)行。3.會(huì)議期間不準(zhǔn)大聲喧嘩、交頭接耳或打瞌睡；4.與會(huì)人員不準(zhǔn)做與會(huì)議無(wú)關(guān)的雜事，不得在會(huì)場(chǎng)上隨意走動(dòng)。5.不泄露會(huì)議機(jī)密，妥善保管會(huì)議材料，不得向無(wú)關(guān)人員泄露會(huì)議內(nèi)容。第16條簽到。與會(huì)人員在《會(huì)議簽到表》上簽到，會(huì)議記錄人員或會(huì)議組織部門指定專人對(duì)簽到進(jìn)行確認(rèn)。第17條會(huì)議議程原則。會(huì)議組織者要明確會(huì)議議程原則，并向會(huì)議主持人和記錄人等轉(zhuǎn)達(dá)議程原則，以確保會(huì)議的有效進(jìn)行。1.會(huì)議主持。會(huì)議由主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，完成會(huì)議的各項(xiàng)議程。2.會(huì)議記錄。組織者指定專人做會(huì)議記錄，會(huì)議記錄可采用錄音、筆錄、攝影等方式，以確保記錄準(zhǔn)確。重要會(huì)議應(yīng)安排拍照，供公司新聞稿用。3.時(shí)間控制。主持人按照會(huì)議議程控制會(huì)議時(shí)間，會(huì)議記錄人員對(duì)主持人做出提醒，經(jīng)主持人提議可以適當(dāng)延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間。4.主題明確。會(huì)議圍繞會(huì)議主題進(jìn)行發(fā)言、討論，主持人要確保主題明確，對(duì)跑題、偏題的發(fā)言要及時(shí)指出，會(huì)議記錄人員對(duì)主持人做出提醒。5.形成決議。會(huì)議最后要形成決議或結(jié)果，由主持人確認(rèn)。6.會(huì)議結(jié)題。主持人在會(huì)議最后做出總結(jié)，宣布會(huì)議決議或結(jié)果。第六章會(huì)后落實(shí)第18條會(huì)議材料的整理與存檔。1.會(huì)議材料搜集、匯總。在會(huì)后1天內(nèi)，會(huì)議發(fā)言人應(yīng)將本人會(huì)議上所用書面材料的電子稿提交會(huì)議記錄員和行政管理中心。2.會(huì)議紀(jì)要整理、發(fā)布。在會(huì)后2天內(nèi)，會(huì)議記錄員整理好會(huì)議紀(jì)要，提交給部門領(lǐng)導(dǎo)或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，再交給行政管理中心，由行政管理中心負(fù)責(zé)發(fā)送給相關(guān)部門。3.存檔、備案。行政管理中心檔案管理人員，對(duì)會(huì)議材料和會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行歸類存檔，作為公司的知識(shí)資源。第19條決議落實(shí)。會(huì)議上形成的決議由相關(guān)主管部門負(fù)責(zé)督辦、落實(shí)，決議的完成情況由監(jiān)督審計(jì)中心負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查，并計(jì)入部門考核。第20條會(huì)議統(tǒng)計(jì)。行政管理中心每月3號(hào)之前匯總上月會(huì)議情況形成《每月會(huì)議完成報(bào)表》，內(nèi)容包括會(huì)議計(jì)劃與執(zhí)行、會(huì)議考勤、紀(jì)律、會(huì)議決議等；及時(shí)收集會(huì)議決議的執(zhí)行進(jìn)度，并適時(shí)公布。第七章會(huì)議總結(jié)第21條會(huì)議管理總結(jié)。行政管理中心每個(gè)月對(duì)會(huì)議管理的實(shí)際情況做出總結(jié)，包括執(zhí)行情況、問題、建議等，并根據(jù)會(huì)議管理經(jīng)驗(yàn)，不斷完善會(huì)議管理辦法和流程。第22條會(huì)議運(yùn)行總結(jié)。各部門應(yīng)對(duì)會(huì)議的有效性進(jìn)行總結(jié)，提出意見和建議，組織專題會(huì)議研討會(huì)議召開的頻次與方式、會(huì)后實(shí)施與監(jiān)督辦法，不斷改進(jìn)會(huì)議效率、質(zhì)量。第23條會(huì)議中，各部門應(yīng)對(duì)上一個(gè)周期會(huì)議上提出各項(xiàng)問題的解決情況進(jìn)行反饋，有結(jié)果的反饋結(jié)果，沒有結(jié)果的則反饋具體解決到哪一步，預(yù)計(jì)還有多少時(shí)間能完成，明確時(shí)間和主要推進(jìn)步驟。第八章附則第24條本辦法由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。第25條本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營(yíng)班子會(huì)議審議通過(guò)，自下發(fā)之日起執(zhí)行。第26條附件：（1）會(huì)議計(jì)劃表；（2）會(huì)議需求表；（3）會(huì)議通知；（4）會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備確認(rèn)表；（5）會(huì)議簽到表；（6）每月會(huì)議完成報(bào)表。

附件1會(huì)議計(jì)劃表年月會(huì)議計(jì)劃表序號(hào)會(huì)議名稱計(jì)劃時(shí)間會(huì)議主題組織部門參會(huì)人員會(huì)場(chǎng)安排12345……制表部門：行政管理中心制表日期：審批：附件2會(huì)議需求表年月會(huì)議需求表序號(hào)會(huì)議需求預(yù)計(jì)時(shí)間會(huì)議主題參會(huì)人員會(huì)場(chǎng)要求12345……申報(bào)部門：申報(bào)日期：

附件3會(huì)議通知會(huì)議通知舉辦時(shí)間：會(huì)議主題：主持人：參會(huì)人員：會(huì)議議程1.約用時(shí)間：2.約用時(shí)間：3.約用時(shí)間：4.約用時(shí)間：5.約用時(shí)間：…會(huì)議總時(shí)間：會(huì)議組織者：發(fā)布者：發(fā)布日期：附件4會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備確認(rèn)表確認(rèn)項(xiàng)準(zhǔn)備（好√；未好×）確認(rèn)（好√；未好×）會(huì)議議程原則確認(rèn)（向主持人和記錄人確認(rèn)）會(huì)場(chǎng)引導(dǎo)牌會(huì)議公告牌會(huì)議橫幅簽到臺(tái)簽到單、筆會(huì)場(chǎng)座次布局銘牌擺放會(huì)議資料（議題、議程）資料袋（內(nèi)裝鉛筆和記錄紙）備用桌椅麥克風(fēng)和播放系統(tǒng)投影儀、電腦視頻與電話系統(tǒng)有線、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)電源插頭和延長(zhǎng)線白板、油性筆、板擦錄音工具攝影攝像工具茶水、飲料水果、點(diǎn)心……簽字準(zhǔn)備人：確認(rèn)人：

附件5會(huì)議簽到表會(huì)議名稱會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議時(shí)間組織部門參會(huì)對(duì)象簽到負(fù)責(zé)人序號(hào)參會(huì)人員簽到備注12345……附件6每月會(huì)議完成報(bào)表序號(hào)計(jì)劃會(huì)議實(shí)際召開會(huì)議決議落實(shí)部門監(jiān)督部門執(zhí)行進(jìn)度12345……制表單位：制表日期：審閱：精品文檔可編輯的精品文檔三、文件管理辦法第一章總則第1條為使集團(tuán)文件管理工作科學(xué)化、規(guī)范化，確保文件在使用過(guò)程中不發(fā)生內(nèi)容重復(fù)、遺漏等問題，便于文件的檢索、存檔，特制訂本辦法。第2條本辦法適用于全集團(tuán)范圍內(nèi)的文件管理工作。第3條本辦法的主要關(guān)聯(lián)制度有《公文管理辦法》、《檔案管理辦法》、《文件、法律法規(guī)要求控制程序》等。第4條主要職責(zé)。1.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)集團(tuán)文件體系的總體規(guī)劃和重要文件的審批。2.集團(tuán)企業(yè)管理中心：負(fù)責(zé)集團(tuán)文件發(fā)文審核及文件體系的策劃和組織實(shí)施，包括管理手冊(cè)、程序文件、記錄格式和相關(guān)文件資料等的組織擬定、保管發(fā)放、管理控制；監(jiān)督、指導(dǎo)集團(tuán)各中心、各區(qū)域公司管理好相關(guān)文件、資料。3.集團(tuán)行政管理中心：負(fù)責(zé)公文、檔案類文件的整理、存檔、廢棄等工作。4.集團(tuán)各中心：負(fù)責(zé)編制、修訂、完善本部門承擔(dān)的各項(xiàng)文件，并對(duì)文件的執(zhí)行進(jìn)行進(jìn)行監(jiān)督，收集反饋信息，不斷完善文件管理。5.集團(tuán)監(jiān)督審計(jì)中心：負(fù)責(zé)策劃文件管理的監(jiān)督體系，并對(duì)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、提出改進(jìn)意見。6.區(qū)域公司：負(fù)責(zé)執(zhí)行集團(tuán)下發(fā)的各項(xiàng)文件；收集所在地的相關(guān)法規(guī)與其他要求；建立健全本區(qū)域內(nèi)部文件管理體系，并及時(shí)整理并反饋給集團(tuán)企業(yè)管理中心。第二章文件的類別第5條文件的分類方式很多，為便于管理，本辦法將文件分為公文、檔案、體系文件、制度文件四大類。同一文件可以同時(shí)歸屬兩個(gè)以上的文件類別，例如所有重要文件最終都?xì)w并為檔案。第6條公文。1.定義：公文指公司在行政管理活動(dòng)或處理公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。2.分類：公文常見文種包括指示、決定、決議、通知、通告、布告、通報(bào)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、申請(qǐng)、批復(fù)和函等。3.公文管理：包括公文的收發(fā)、傳閱、督辦和歸檔等，詳見《公文管理辦法》。第7條檔案。1.定義：檔案是指集團(tuán)各部門、區(qū)域公司在各個(gè)歷史時(shí)期的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。2.分類：檔案包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實(shí)物檔案等。3.檔案管理：包括檔案的收集、整理、歸檔和保管等，詳見《檔案管理辦法》。第8條體系文件。1.定義：管理體系一般有質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理體系，俗稱三大體系，是現(xiàn)代法定企業(yè)行業(yè)管理制度中的題中之義。2.分類：體系文件包括手冊(cè)、程序文件、記錄和操作規(guī)程等。3.體系文件管理：包括文件的編寫、編號(hào)、更新和歸檔等，具體管理辦法及文件內(nèi)容，詳見公司“三合一”管理體系。第9條制度文件。1.定義：指為了維護(hù)正常的工作秩序，保證公司各項(xiàng)政策的順利執(zhí)行和各項(xiàng)工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導(dǎo)性與約束力的文件，是各種行政法規(guī)、章程、規(guī)劃、管理制度、工作文件等的總稱。2.分類：本辦法將制度文件分為指令文件（規(guī)劃、策劃等）、管理文件（綜合型管理辦法）、流程文件（各類流程及其規(guī)范）、作業(yè)文件（說(shuō)明書、工作操作手冊(cè)等）和表圖文件（各類統(tǒng)計(jì)圖表、分析圖表）。3.制度文件管理：包括文件的編寫、編號(hào)、更新和歸檔等。第三章文件的管理第10條企業(yè)管理中心為集團(tuán)文件的歸口管理部門，負(fù)責(zé)建立健全文件管理制度，加強(qiáng)集團(tuán)文件的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理，保證集團(tuán)文件管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。第11條集團(tuán)各類發(fā)文在有效期內(nèi)均實(shí)行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和安排公司工作的文件。第12條對(duì)于公司以文本打印的形式下發(fā)的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內(nèi)，簽收人不得復(fù)印，如因復(fù)印導(dǎo)致的執(zhí)行非受控文件，造成的問題由執(zhí)行人負(fù)責(zé)。第13條文件的使用部門應(yīng)編制識(shí)別文件更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的控制清單，以確保在使用場(chǎng)所能得到有效版本的適用文件。第14條管理手冊(cè)和程序文件由企業(yè)管理中心統(tǒng)一編目、登記和管理。管理手冊(cè)和程序文件屬集團(tuán)的機(jī)密文件，任何人不得外泄。第15條工程類文件由工程管理中心（區(qū)域公司工程部）控制。第16條集團(tuán)企業(yè)技術(shù)中心負(fù)責(zé)及時(shí)核查（每半年一次）法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集等外來(lái)文件是否為現(xiàn)行有效版本，并及時(shí)將變更情況通知各有關(guān)部門和區(qū)域公司。地方性法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖集等由區(qū)域公司技術(shù)部進(jìn)行核查，并將變更情況通知集團(tuán)及所屬項(xiàng)目部。第17條企業(yè)管理中心負(fù)責(zé)及時(shí)評(píng)審（每年不少于一次）集團(tuán)公司管理手冊(cè)、程序文件、目標(biāo)、指標(biāo)和公司下發(fā)文件的有效性，并將變更情況及時(shí)以書面形式通知相關(guān)部門。第18條體系文件在實(shí)施中發(fā)現(xiàn)由于組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)等發(fā)生改變而變化時(shí)，由企業(yè)管理中心組織有關(guān)部門對(duì)原文件進(jìn)行評(píng)審，以確定是否需要更新，文件若發(fā)生修改，則須經(jīng)再次批準(zhǔn)。第四章文件的編制與審批第19條文件格式要求。1.文件要有名稱、編號(hào)、版本、實(shí)施日期、編修/審核/批準(zhǔn)人等。2.文件的內(nèi)容包括：目的、適用范圍、職責(zé)、程序內(nèi)容、相關(guān)記錄等。3.文件應(yīng)字跡清楚，標(biāo)示明確。第20條管理手冊(cè)由管理者代表組織編寫，交企業(yè)管理中心復(fù)核，由行政副總審核，集團(tuán)總裁批準(zhǔn)。第21條體系文件由有關(guān)職能部門編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，交企業(yè)管理中心復(fù)核，行政副總批準(zhǔn)。第22條施工組織設(shè)計(jì)和管理方案的編寫與批準(zhǔn)執(zhí)行參照《施工組織設(shè)計(jì)、方案管理辦法》、《施工組織設(shè)計(jì)編寫與定期評(píng)審控制程序》和《管理方案編制及定期評(píng)價(jià)控制程序》。第23條工程管理文件由集團(tuán)工程管理中心負(fù)責(zé)組織編寫，交企業(yè)管理中心復(fù)核，集團(tuán)總裁批準(zhǔn)。第24條制度文件由各職能部門編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，相關(guān)部門會(huì)簽，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第25條文件的審批人應(yīng)對(duì)文件的適宜性和充分性進(jìn)行審批。第五章文件的編號(hào)第26條公文的編號(hào)。公文由行政管理中心按文種統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)包括文種類別、順序號(hào)和年份等信息，具體編號(hào)規(guī)則參見《公文管理辦法》和《公司公文編號(hào)規(guī)則》。第27條檔案的編號(hào)。檔案采用多種方式進(jìn)行編號(hào)，具體編號(hào)規(guī)則參見《檔案管理辦法》。第28條體系文件的編號(hào)。主要包括整合程序文件、質(zhì)量管理體系文件、環(huán)境管理體系文件、職業(yè)健康安全管理體系文件、環(huán)境管理體系與職業(yè)健康安全管理體系整合的程序文件等，具體編號(hào)規(guī)則參見《文件、法律法規(guī)要求控制程序》。第29條制度文件的編號(hào)。1.編號(hào)規(guī)則：WYJS-□□□□-X□□-□□□□部門代號(hào)順序號(hào)發(fā)布年號(hào)2.部門代號(hào)：以集團(tuán)部門名稱的前四個(gè)字拼音首大寫字母表示。經(jīng)營(yíng)管理中心、工程管理中心、企業(yè)技術(shù)中心、財(cái)務(wù)管理中心、行政管理中心、人力資源中心、企業(yè)管理中心、監(jiān)督審計(jì)中心的的代號(hào)依次為“JYGL”、“GCGL”、“QYJS”、“CWGL”、“XZGL”、“RLZY”、“QYGL”、“JDSJ”。3.文種代號(hào)：X表示文種代號(hào)，其中A代表“指令文件”、B代表“管理文件”、C代表“流程文件”、D代表“作業(yè)文件”、E代表“表圖文件”。4.順序號(hào)：以兩位或三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如01,02等，可按邏輯順序排布，也可按時(shí)間順序排布。5.發(fā)布年號(hào)：以公元紀(jì)年的四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如2011，視情況可省略。第六章文件的發(fā)放與簽收第30條文件發(fā)放前由文件發(fā)放部門提出文件發(fā)放范圍，根據(jù)文件性質(zhì)由相應(yīng)一級(jí)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可發(fā)放，其中管理手冊(cè)和程序文件由企業(yè)管理中心擬訂分發(fā)名單，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后分發(fā)，同時(shí)做好文件發(fā)放記錄。第31條外來(lái)行政文件統(tǒng)一由行政管理中心負(fù)責(zé)控制，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批示后進(jìn)行傳閱或轉(zhuǎn)發(fā)。其他外來(lái)的管理性文件由行政副總批準(zhǔn)發(fā)放范圍，行政管理中心執(zhí)行發(fā)放，或由行政管理中心把法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等文件的名稱、代號(hào)書面或在OA辦公平臺(tái)上通知有關(guān)部門、單位，由有關(guān)部門和單位自行購(gòu)買收集。第32條國(guó)家、行業(yè)發(fā)布的有關(guān)建筑業(yè)法律法規(guī)、技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集，由集團(tuán)企業(yè)技術(shù)中心把標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集的名稱、代號(hào)書面或在OA辦公平臺(tái)上通知有關(guān)部門、單位，由有關(guān)部門和單位自行購(gòu)買。地方發(fā)布的有關(guān)建筑業(yè)法規(guī)、技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集等由區(qū)域公司收集，報(bào)企業(yè)技術(shù)中心備案。第33條施工圖、施工圖會(huì)審紀(jì)要、工程變更設(shè)計(jì)聯(lián)系單，由區(qū)域公司技術(shù)部負(fù)責(zé)管理。第34條新文件的發(fā)放如涉及到原有文件的作廢，應(yīng)在新文件發(fā)放后立即廢止，且廢止日期須按廢止的相關(guān)程序予以保管或銷毀。第35條集團(tuán)發(fā)放的文件必須辦理簽收手續(xù)。由行政管理中心提供《文件發(fā)放登記表》（見附件1）和《文件回收登記表》（見附件2），交相關(guān)收文人簽收。第七章文件的保存第36條文件的保存形式。文件可以以書面形式或電子版形式保存，以電子版形式保存應(yīng)有備份。第37條文件的原件由行政管理中心負(fù)責(zé)保存，副本由各部門負(fù)責(zé)保存。第38條文件要分類保存，便于閱覽。查閱和借閱文件程序參見《檔案管理辦法》。第39條當(dāng)文件被毀壞、污染、脫色時(shí)，應(yīng)重新領(lǐng)取新文件，同時(shí)交還原文件。文件丟失時(shí)，向文件發(fā)放部門重新申請(qǐng)領(lǐng)取新文件。第八章文件的更改第40條文件需要更改時(shí)，應(yīng)由更改提出人或更改提出部門負(fù)責(zé)人填寫《文件更改申請(qǐng)表》（見附件3），說(shuō)明更改原因，對(duì)重要的更改還應(yīng)附有充分的證據(jù)。第41條文件更改的審批，應(yīng)由原審批部門審批，當(dāng)原審批人不在職時(shí)，可由接替其崗位的人員審批。第42條文件更改批準(zhǔn)后，由文件歸口部門實(shí)施更改。第43條外來(lái)文件的更改應(yīng)直接由相關(guān)文件的歸口管理部門，根據(jù)文件的有效性及時(shí)通知文件使用部門。第44條文件的更改/修訂方式。1.劃改：當(dāng)更改內(nèi)容不多時(shí)，由更改部門下達(dá)更改通知單，寫明更改內(nèi)容，由文件使用部門(人)在相應(yīng)位置上劃改。2.換頁(yè)：當(dāng)修改內(nèi)容較多時(shí)，由文件發(fā)放部門對(duì)相應(yīng)頁(yè)重新打印后，與所有在用文件的相應(yīng)頁(yè)進(jìn)行撤換，收回舊頁(yè)。3.換版：當(dāng)文件需多處更改時(shí)，并經(jīng)多次更改，影響使用時(shí)，由發(fā)放部門重印新版，進(jìn)行更換。4.文件更改次數(shù)以換頁(yè)為準(zhǔn)，局部劃改可不作統(tǒng)計(jì)。換版則指文件整體換版，程序文件可以在特殊情況下進(jìn)行單個(gè)文件換版。管理手冊(cè)換版時(shí)，所有程序文件應(yīng)隨之換版。第45條文件版本修訂狀態(tài)。對(duì)于需要修訂的體系文件、制度文件等，應(yīng)在文件標(biāo)頭欄，按ISO9000標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)明文件的版本/修改狀態(tài)，例如初版未修改文件的“版本/修改狀態(tài)”為“A/0”，第4次修改后的“版本/修改狀態(tài)”為“A/4”，第5次修改則需換版，“版本/修改狀態(tài)”變?yōu)椤癇/0”。第九章文件的廢棄與銷毀第46條作廢文件從各使用現(xiàn)場(chǎng)收回后，由歸口部門填寫《文件銷毀審批表》（見附件4），文件歸口部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，統(tǒng)一銷毀。作廢的管理手冊(cè)和程序文件經(jīng)行政副總批準(zhǔn)后銷毀。第47條若因法律或積累知識(shí)等需要保存和參考而保留的失效或作廢文件，必須作好作廢或失效的標(biāo)識(shí)。第十章附則第48條本辦法由集團(tuán)企業(yè)管理中心、行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂與解釋與監(jiān)督執(zhí)行。第49條本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營(yíng)班子會(huì)議審議通過(guò)，自下發(fā)之日起執(zhí)行。第50條附件：（1）文件發(fā)放登記表；（2）文件回收登記表；（3）文件更改申請(qǐng)表；（4）文件銷毀審批表。附件1文件發(fā)放登記表部門/區(qū)域公司/項(xiàng)目部序號(hào)文件編號(hào)文件名稱發(fā)放部門發(fā)放編號(hào)簽收日期經(jīng)手人受控情況發(fā)放人：批準(zhǔn)人：日期：年月日

附件2文件回收登記表序號(hào)文件編號(hào)文件名稱回收部門回收編號(hào)簽收日期回交人受控情況回收人：批準(zhǔn)人：日期：年月日

附件3文件更改申請(qǐng)表部門：文件名稱文件編號(hào)文件更改理由依據(jù)更改頁(yè)碼和條款原內(nèi)容更改后內(nèi)容更改申請(qǐng)人年月日原文件審核部門意見年月日原文件批準(zhǔn)部門意見年月日

附件4文件銷毀審批表部門：序號(hào)文件編號(hào)文件名稱數(shù)量銷毀理由銷毀日期備注編制人：批準(zhǔn)人：日期：年月日四、公文管理辦法第一章總則第1條為進(jìn)一步規(guī)范公司公文管理，促進(jìn)公文制訂、接收、發(fā)放及存檔工作的程序化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保國(guó)家、地方行業(yè)法規(guī)及公司政策、制度、工作指示、工作匯報(bào)等及時(shí)上傳下達(dá)和跟進(jìn)落實(shí)，提高行政工作效率和質(zhì)量，制訂本辦法。第2條本辦法適用于公司所有公文的收發(fā)、閱批、分轉(zhuǎn)與歸檔等整個(gè)過(guò)程的辦理與控制。第3條主要職責(zé)。1.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)公文的審核、批示、簽發(fā)等。2.集團(tuán)企業(yè)管理中心：負(fù)責(zé)重要公文的起草、公文的審核、有關(guān)公文規(guī)范的制定；3.集團(tuán)行政管理中心：負(fù)責(zé)公文的收發(fā)實(shí)施、傳閱、督辦、歸檔等。4.集團(tuán)各中心：負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)收文的批辦及本部門所發(fā)公文的起草與核稿等。第二章公文的類別第4條按照公文來(lái)源，將公文分為外來(lái)公文與內(nèi)部公文兩類。1.外來(lái)公文指政府部門、行業(yè)主管部門等外單位（轉(zhuǎn)）發(fā)給公司的公文。2.內(nèi)部公文指在公司內(nèi)部使用的公文，包括集團(tuán)下發(fā)的或下屬各單位下發(fā)的規(guī)章制度、通知、通告、通報(bào)、任命、決定、計(jì)劃總結(jié)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要和階段性規(guī)定等。第5條按照公文收發(fā)的單位層級(jí)方向，將公文分為上行文、下行文、平行文三類。1.上行文，指各單位向上級(jí)單位或公司職能管理部門請(qǐng)求指示、匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問所用的公文，文種有“請(qǐng)示、報(bào)告”。2.下行文，指公司或公司職能管理部門向各單位下發(fā)的文件，文種有“指示、批復(fù)、通知、通報(bào)、決定、決議”等。3.平行文，指沒有行政隸屬關(guān)系或職能管理關(guān)系的各單位用于聯(lián)系業(yè)務(wù)或往來(lái)活動(dòng)的知照性文件，文種有“函”。第6條按照公文的文種，將公文分為正式公文與非正式公文。1.正式公文包括：決定、通知、通報(bào)、管理辦法、條例、規(guī)定等。2.非正式公文包括：會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)絡(luò)函、臨時(shí)授權(quán)委托書、請(qǐng)示、報(bào)告、申請(qǐng)等。第7條按照公文的保密等級(jí)劃分，分為普通公文與保密公文。第8條常見公文文種的選用。1.指示：領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下級(jí)單位布置工作，闡明工作、活動(dòng)的指導(dǎo)原則。2.決定：對(duì)某些重要事項(xiàng)做出決定和對(duì)重大行動(dòng)做出安排。3.決議：經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。4.通知：傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者知悉的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不隸屬單位的公文，可帶附件；對(duì)內(nèi)部公布規(guī)章制度、人事任免以及其他需知照和共同執(zhí)行的事項(xiàng)、計(jì)劃、規(guī)劃、規(guī)定等。5.通告：在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。6.布告：對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。7.公告：向國(guó)內(nèi)宣布重大事件。8.通報(bào)：表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)。9.報(bào)告：向領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況；重要會(huì)議的發(fā)言稿。10.會(huì)議紀(jì)要：經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、總結(jié)計(jì)劃會(huì)、工作例會(huì)、專題會(huì)議等重要會(huì)議的內(nèi)容綱要、規(guī)定事項(xiàng)和工作指示等。11.請(qǐng)示：向領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)單位請(qǐng)示某項(xiàng)工作中的重要問題、明確某項(xiàng)政策界限、審核批準(zhǔn)某些重要事項(xiàng)。12.申請(qǐng)：向上級(jí)或同級(jí)別請(qǐng)求批準(zhǔn)一般事項(xiàng)。13.批復(fù)：答復(fù)下級(jí)部門（單位）的請(qǐng)求事項(xiàng)。14.函：平行單位間聯(lián)系業(yè)務(wù)、洽談工作或知照相關(guān)方；向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門（單位）請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。第三章收文管理第9條收文主體及范圍。1.公司外來(lái)公文的收文工作由行政管理中心負(fù)責(zé)。外來(lái)公文主要分為業(yè)務(wù)收文（含建設(shè)集團(tuán)業(yè)務(wù)及其他業(yè)務(wù)）、黨委收文、工會(huì)收文三大類。2.公司內(nèi)部公文的收文工作由相關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理，對(duì)重要公文應(yīng)轉(zhuǎn)交行政管理中心歸檔（參見《檔案管理辦法》）。第10條外來(lái)公文的簽收。1.凡外來(lái)公啟文件均由行政管理中心統(tǒng)一簽收，并填寫《外部收文登記表》。在簽收和拆封時(shí)，要認(rèn)真核對(duì)封口與郵戳。發(fā)現(xiàn)函件有異常應(yīng)查明原因，做出相應(yīng)處理。2.對(duì)于政府部門、行業(yè)主管部門等重要機(jī)構(gòu)發(fā)來(lái)的機(jī)要文件要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)密編號(hào)的檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)上報(bào)，并作異常登記。3.行政管理中心對(duì)各類收到的文件與資料進(jìn)行分類編號(hào)，以利于統(tǒng)計(jì)和查閱。對(duì)政府來(lái)文、行業(yè)來(lái)文可作更細(xì)分類，并進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。第11條收文批辦流程（走OA流程），相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)詳見《外部收文流程規(guī)范》。1.建設(shè)集團(tuán)收文：集團(tuán)機(jī)要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結(jié)時(shí)間→總裁批示→機(jī)要秘書發(fā)送傳閱→各部門領(lǐng)導(dǎo)批辦→機(jī)要秘書歸檔。2.黨委收文：集團(tuán)機(jī)要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結(jié)時(shí)間→行政副總裁審核→黨委書記批示→機(jī)要秘書發(fā)送傳閱→各部門領(lǐng)導(dǎo)批辦→機(jī)要秘書歸檔。3.工會(huì)收文：集團(tuán)機(jī)要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結(jié)時(shí)間→工會(huì)主席審核→黨委書記批示→機(jī)要秘書發(fā)送傳閱→各部門領(lǐng)導(dǎo)批辦→機(jī)要秘書歸檔。第12條收文批辦注意事項(xiàng)。1.效率意識(shí)。為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，行政管理中心人員應(yīng)根據(jù)文件緊急程度與重要度，及時(shí)發(fā)起OA流程；在領(lǐng)導(dǎo)批示后，督促各部門批辦，并及時(shí)歸檔。2.保密工作。傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，任何人不得將重要文件帶回家和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露其內(nèi)容。如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得行政管理中心主任同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔、周轉(zhuǎn)。第13條本公司人員外出參加會(huì)議帶回的文件及資料，及時(shí)送交行政管理中心進(jìn)行登記（參見《檔案管理辦法》）。第四章發(fā)文管理第14條發(fā)文主體。公司正式公文的發(fā)文工作由行政管理中心負(fù)責(zé)。各部門、各組織（黨委、工會(huì)等）需要正式向上反映重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文的，向行政管理中心提出發(fā)文申請(qǐng)，并由行政管理中心發(fā)文。第15條發(fā)文范圍。凡是以公司名義，由行政管理中心發(fā)出的文件、通告、制度、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告等，均屬于發(fā)文范圍。第16條發(fā)文批辦流程（走OA流程），相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)詳見《內(nèi)部發(fā)文流程規(guī)范》。1.建設(shè)集團(tuán)發(fā)文：部門發(fā)起人→部門負(fù)責(zé)人審批→業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批→企業(yè)管理中心主任核稿→總裁簽發(fā)→董事長(zhǎng)簽發(fā)→行政管理中心主任填寫辦理意見→行政管理中心編號(hào)、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。2.黨委發(fā)文：企業(yè)管理中心主任起草→行政副總裁核稿→黨委書記簽發(fā)→行政管理中心編號(hào)、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。3.工會(huì)發(fā)文：企業(yè)管理中心主任起草→工會(huì)主席核稿→黨委書記簽發(fā)→行政管理中心編號(hào)、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。第17條發(fā)文格式要求。行政公文一般有公文版頭、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、生效日期、版尾（主題詞、抄送單位、印發(fā)說(shuō)明、頁(yè)碼），見《公文格式模板》（詳見附件1-10）。1.版頭。在公文首頁(yè)正上方為紅色方正粗宋字體，字樣為“**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司文件”或者“**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司××委員會(huì)文件”，代表公文屬性，如“**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司工會(huì)委員會(huì)文件”。2.發(fā)文字號(hào)。字號(hào)由三部分組成，前面用“**建設(shè)××”表示公文類別（詳見附件13《公司發(fā)文編號(hào)規(guī)則》），中間為年份，后面為本年份該類公文的順序編號(hào)，如“**建設(shè)〔2011〕12號(hào)”。3.標(biāo)題。指精煉、準(zhǔn)確概括公文主要內(nèi)容的綱要性文字，末尾應(yīng)含文種，整個(gè)標(biāo)題中一般不含標(biāo)點(diǎn)符號(hào)（除頒發(fā)規(guī)章制度或轉(zhuǎn)發(fā)其他公文時(shí)加書名號(hào)、并列單位間加頓號(hào)外），如“關(guān)于××季度質(zhì)量、安全大檢查通報(bào)”。4.主送單位。在標(biāo)題下，頂格寫明主送對(duì)象，末尾加冒號(hào)，如“各區(qū)域公司、項(xiàng)目部：”。除下行文和平行文之外，上行文一般只有一個(gè)主送單位。5.正文。指公文的正式內(nèi)容，應(yīng)層次分明，條理清晰，并以規(guī)范字體、字號(hào)書寫。6.附件說(shuō)明。公文如有附件，應(yīng)緊接正文（正文下間隔一行，行首空一格）標(biāo)明附件的順序號(hào)、名稱。附件應(yīng)在版尾后另起一頁(yè)，并盡可能與公文正本裝訂在一起；如篇幅較長(zhǎng)或版式復(fù)雜的，可分開裝訂，并在附件首頁(yè)的左上角注明發(fā)文字號(hào)。7.生效日期。生效日期需另起一行，用漢字注明年月日（如二〇××年六月十九日）。生效日期距右側(cè)4個(gè)漢字距離。8.版尾。版尾內(nèi)容在公文末尾，一般有四行：第一行為關(guān)鍵詞，各關(guān)鍵詞之間空一格；第二行為抄送單位，各抄送單位之間以頓號(hào)隔開，末尾用句號(hào)；第三行為印發(fā)單位（一般寫公司全稱或公司的某個(gè)組織）及印發(fā)日期（如20××年6月19日印發(fā)）；第四行寫明印發(fā)份數(shù)，靠右排列。9.頁(yè)碼：公文超過(guò)3頁(yè)，應(yīng)在文檔底部靠右標(biāo)明頁(yè)碼，頁(yè)碼左右兩側(cè)無(wú)需加橫線。第18條發(fā)文批辦注意事項(xiàng)。1.各類文件的起草者，應(yīng)注意公文內(nèi)容的嚴(yán)密性與格式的規(guī)范性，起草完畢后應(yīng)先確認(rèn)無(wú)明顯疏漏后，再發(fā)起OA流程進(jìn)行批辦。2.行政管理中心在應(yīng)對(duì)公文進(jìn)行規(guī)范排版，再行打印分發(fā)；分發(fā)時(shí)嚴(yán)格按既定發(fā)文范圍進(jìn)行發(fā)放。第五章其他管理第19條公文的記錄、統(tǒng)計(jì)與歸檔。1.記錄。行政管理中心應(yīng)及時(shí)在辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)上填寫《外部收文登記表》（附件11）、《內(nèi)部發(fā)文登記表》（附件12），按公文形成的時(shí)間順序，結(jié)合事由進(jìn)行排列編號(hào)，并填寫文件目錄。目錄內(nèi)容包括序號(hào)、文件名稱、類別、頁(yè)數(shù)、時(shí)間（接收、發(fā)放等）、文件編號(hào)、使用部門/簽收人員、備注等項(xiàng)目，形成系統(tǒng)的收文與發(fā)文臺(tái)帳。2.統(tǒng)計(jì)。行政管理中心應(yīng)定期對(duì)收發(fā)的公文進(jìn)行數(shù)量、批辦所用時(shí)間等項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié)，不斷提高公文辦事效率與效能。3.歸檔。所有具有保留和備查作用的公司文件，行政管理中心必須整理歸檔（參見《檔案管理辦法》），統(tǒng)一保管。第20條各部門參與的公文工作。1.各部門對(duì)外部收文的批辦過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)記錄、總結(jié)相關(guān)問題，將重要情況向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并通告相關(guān)部門。2.各部門對(duì)所發(fā)起的公文，負(fù)有督促執(zhí)行與過(guò)程監(jiān)察的職責(zé)，對(duì)執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生的問題及時(shí)記錄、總結(jié)，對(duì)重要情況應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并通告相關(guān)部門。3.各部門應(yīng)對(duì)本部門所參與的公文進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，視文件保密等級(jí)對(duì)有關(guān)文件存根備查。第六章附則第21條本辦法由集團(tuán)企業(yè)管理中心、行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。第22條本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營(yíng)班子會(huì)議審議通過(guò)，自下發(fā)之日起執(zhí)行。第23條附件：（1）公文式樣一[集團(tuán)下行文]；（2）公文式樣二[集團(tuán)上行文]；（3）公文式樣三[集團(tuán)公司會(huì)議紀(jì)要]；（4）公文式樣四[集團(tuán)公司函]；（5）公文式樣五[集團(tuán)公司日常通知]；（6）公文式樣六[區(qū)域公司下行文]；（7）公文式樣七[區(qū)域公司上行文]；（8）公文式樣八[區(qū)域公司會(huì)議紀(jì)要]；（9）公文式樣九[區(qū)域公司函]；（10）公文式樣十[區(qū)域公司日常通知]；（11）外部收文登記表；（12）內(nèi)部發(fā)文登記表；（13）公司發(fā)文編號(hào)規(guī)則。附件1公文式樣一[集團(tuán)下行文]0000001機(jī)密★1年特急**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司**建設(shè)〔20××〕××號(hào)**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司關(guān)于××××××××××××的通知××單位：（主送單位）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。一、×××××××××××××××××××（一）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。1.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（1）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?。（正文）附件：1.×××××××××××××2.×××××××××××××二〇××年×月×日主題詞：××××通知抄送：××，××，××。（共印×份）

附件2公文式樣二[集團(tuán)上行文]**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司**建設(shè)〔20××〕××號(hào)簽發(fā)人：代用名**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司關(guān)于××××××的請(qǐng)示浙江省建筑業(yè)管理局：（主送單位）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。一、×××××××××××××××××××（一）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。1.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（1）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢＃ㄕ模└郊?.×××××××××××××2.×××××××××××××二〇××年×月×日（聯(lián)系人：×××，電話：×××）主題詞：××××請(qǐng)示抄送：××，××，××。（共印×份）附件3公文式樣三[集團(tuán)公司會(huì)議紀(jì)要]**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司**建設(shè)紀(jì)要〔20××〕×號(hào)二〇一一年×月×日簽發(fā)人：代用名××××××××?xí)h紀(jì)要會(huì)議時(shí)間：召開地點(diǎn)：主持人：出席人員：列席人員：缺席人員：記錄人：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢粒痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢??！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢粒痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。主題詞：××××?xí)h紀(jì)要抄送：×××，××，××，××。分送：×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××。（共印×份）附件4公文式樣四[集團(tuán)公司函]**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司**建設(shè)函〔20××〕×號(hào)關(guān)于××××××××的函××××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢粒痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?。二〇××年×月×日主題詞：××××函抄送：×××，××，××，××。（共印×份）附件5公文式樣五[集團(tuán)公司日常通知]**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司**建設(shè)通知〔20××〕×號(hào)關(guān)于××××××××的通知××××××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××。二〇××年×月×日主題詞：××××通知抄送：×××，××，××，××。（共印×份）附件6公文式樣六[區(qū)域公司下行文]0000001機(jī)密★1年特急**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司**×建〔20××〕××號(hào)**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司××公司關(guān)于××××××××××××的通知各×××：（主送單位）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。一、×××××××××××××××××××（一）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。1.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（1）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?。（正文）附件：1.×××××××××××××2.×××××××××××××二〇××年×月×日主題詞：××××通知抄送：××，××，××。（共印×份）附件7公文式樣七[區(qū)域公司上行文]**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司**××〔20××〕××號(hào)簽發(fā)人：代用名**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司××公司關(guān)于××××××的請(qǐng)示**建設(shè)集團(tuán)總部：（主送單位）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。一、×××××××××××××××××××（一）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。1.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（1）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?。（正文）附件：1.×××××××××××××2.×××××××××××××二〇××年×月×日（聯(lián)系人：×××，電話：×××）主題詞：××××請(qǐng)示抄送：××，××，××。（共印×份）附件8公文式樣八[區(qū)域公司會(huì)議紀(jì)要]**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司**×建紀(jì)要〔20××〕×號(hào)二〇一一年×月×日簽發(fā)人：代用名××××××××?xí)h紀(jì)要會(huì)議時(shí)間：召開地點(diǎn)：主持人：出席人員：列席人員：缺席人員：記錄人：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢粒痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢??！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。主題詞：××××?xí)h紀(jì)要抄送：×××，××，××，××。分送：×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××。（共印×份）附件9公文式樣九[區(qū)域公司函]**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司**×建函〔20××〕×號(hào)關(guān)于××××××××的函××××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，××××××××××××××××××××××××××××××××××××。二〇××年×月×日主題詞：××××函抄送：×××，××，××，××。（共印×份）附件10公文式樣十[區(qū)域公司日常通知]**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司**×建通知〔20××〕×號(hào)關(guān)于××××××××的通知××××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。二〇××年×月×日主題詞：××××通知抄送：×××，××，××，××。（共印×份）附件11外部收文登記表序號(hào)收文日期文件類別來(lái)文單位文件名稱文件字號(hào)文件生效日期承辦部門歸檔文號(hào)備注附件12內(nèi)部發(fā)文登記表序號(hào)發(fā)文日期文件類別起草部門文件名稱文件字號(hào)文件生效日期主送單位抄送單位備注附件13：公司發(fā)文編號(hào)規(guī)則一、公司各部門及區(qū)域公司發(fā)文代字和編號(hào)規(guī)則序號(hào)單位名稱代字文件編號(hào)1**建設(shè)集團(tuán)股份有限公司**建設(shè)**建設(shè)〔××〕×號(hào)2董事會(huì)**建設(shè)董**建設(shè)董〔××〕×號(hào)3股東大會(huì)**建設(shè)股**建設(shè)股〔××〕×號(hào)4監(jiān)事會(huì)**建設(shè)監(jiān)**建設(shè)監(jiān)〔××〕×號(hào)5工會(huì)**建設(shè)工會(huì)**建設(shè)工會(huì)〔××〕×號(hào)6黨委**建設(shè)黨**建設(shè)黨〔××〕×號(hào)7團(tuán)委**建設(shè)團(tuán)**建設(shè)團(tuán)〔××〕×號(hào)8集團(tuán)總部會(huì)議紀(jì)要**建設(shè)紀(jì)要**建設(shè)紀(jì)要〔××〕×號(hào)9集團(tuán)總部函**建設(shè)函**建設(shè)函〔××〕×號(hào)10集團(tuán)總部日常通知**建設(shè)通知**建設(shè)通知〔××〕×號(hào)11大區(qū)域公司**×建**×建〔××〕×號(hào)12大區(qū)域公司會(huì)議紀(jì)要**×建紀(jì)要**×建紀(jì)要〔××〕×號(hào)13大區(qū)域公司函**×建函**×建函〔××〕×號(hào)14大區(qū)域公司日常通知**×建通知**×建通知〔××〕×號(hào)二、未涉及的發(fā)文編號(hào)，由企業(yè)管理中心統(tǒng)一編制和規(guī)定。五、檔案管理辦法第一章總則第1條為加強(qiáng)公司檔案管理，保證檔案管理的有效性、規(guī)范性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，使檔案工作更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，特制訂本辦法。第2條本辦法適用于集團(tuán)總部及區(qū)域公司檔案管理工作，財(cái)務(wù)檔案管理須參照財(cái)務(wù)有關(guān)制度實(shí)行。第3條本辦法所稱檔案是指集團(tuán)各中心、區(qū)域公司在各個(gè)歷史時(shí)期的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實(shí)物檔案等都是企業(yè)檔案的有機(jī)組成部分，應(yīng)根據(jù)其自身特點(diǎn)妥善管理，統(tǒng)一歸檔。公司全體員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。第4條主要職責(zé)。1.集團(tuán)行政管理中心：負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理工作規(guī)劃、計(jì)劃及規(guī)章制度的編制、實(shí)施工作；負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案的收集、整理、歸檔、保管等管理工作。2.集團(tuán)各中心：負(fù)責(zé)本中心檔案的收集、整理、存檔與借閱審批等工作；指導(dǎo)、督促、檢查各區(qū)域公司對(duì)口業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作。3.區(qū)域公司：負(fù)責(zé)做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作；接受集團(tuán)行政管理中心的統(tǒng)一指導(dǎo)與監(jiān)督，并定期向行政管理中心匯報(bào)檔案管理工作情況。第二章管理體制第5條公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)保管的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，即集團(tuán)公司收文、發(fā)文及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的資料由集團(tuán)公司檔案室歸檔；區(qū)域公司的職能部門形成的文件材料按規(guī)定移交各區(qū)域公司檔案室。第6條集團(tuán)行政管理中心設(shè)立檔案室，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理，并對(duì)各中心/區(qū)域公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第7條每個(gè)中心/區(qū)域公司指定專人（兼職）負(fù)責(zé)本中心/區(qū)域公司的資料的收集和整理，檔案資料收集、整理的第一責(zé)任人為各中心/區(qū)域公司指定的檔案負(fù)責(zé)人，第二責(zé)任人為中心/區(qū)域公司負(fù)責(zé)人。第8條日常管理工作中形成的文件材料應(yīng)由具體承辦人負(fù)責(zé)積累、整理，并移交給行政管理中心檔案管理員。第9條集團(tuán)行政管理中心檔案管理具體職責(zé)。1.負(fù)責(zé)集團(tuán)的檔案管理工作，定期或不定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行檢查，及時(shí)協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題，確保集團(tuán)檔案管理相關(guān)制度的貫徹、執(zhí)行和檔案管理工作的有序開展。2.負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理工作規(guī)劃、計(jì)劃及規(guī)章制度的編制、實(shí)施工作。3.統(tǒng)一管理集團(tuán)的檔案資料，做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和開發(fā)利用工作。4.定期進(jìn)行檔案的檢查核對(duì)工作，保證公司檔案妥善管理、有序存放和檔案的完整、安全。5.及時(shí)對(duì)超期保管的檔案提出處理意見，做好檔案的銷毀工作。6.參與集團(tuán)及區(qū)域公司企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置工作。7.及時(shí)總結(jié)檔案管理工作情況，向集團(tuán)匯報(bào)檔案管理工作，提出檔案管理工作的意見和建議。8.協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)集團(tuán)總部各中心、區(qū)域公司相關(guān)人員按照歸檔要求完成文件的整理和歸檔工作。9.組織對(duì)區(qū)域公司檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，負(fù)責(zé)對(duì)區(qū)域公司檔案管理工作情況進(jìn)行檢查和考核。第10條區(qū)域公司檔案管理具體職責(zé)。1.區(qū)域公司要指定專門的機(jī)構(gòu)或檔案管理工作人員，認(rèn)真做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作，并對(duì)公司的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.區(qū)域公司所屬項(xiàng)目工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)結(jié)束后，工程、技術(shù)部門將有關(guān)資料收集齊全，整理完善，及時(shí)呈報(bào)集團(tuán)工程管理中心審核，并移交區(qū)域公司檔案管理部門。3.區(qū)域公司應(yīng)重視檔案管理工作，建立健全科學(xué)的檔案管理制度；為便于對(duì)檔案的有效利用，應(yīng)采用先進(jìn)技術(shù)，配備必要的設(shè)備設(shè)施，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，以防止檔案破損、褪變、霉變、蟲蛀和散失，確保檔案的安全和完整。4.區(qū)域公司檔案管理工作人員應(yīng)積極參加集團(tuán)組織的檔案培訓(xùn)及其它有關(guān)檔案管理工作的各項(xiàng)活動(dòng)，并定期向集團(tuán)行政管理中心匯報(bào)檔案管理工作情況。如檔案管理工作人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)匯報(bào)。第三章文件材料的形成和歸檔第11條檔案的收集。檔案資料是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門、員工從事業(yè)務(wù)所形成的文件、會(huì)議資料、申報(bào)資料、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)合同、科技技術(shù)資料、會(huì)議審計(jì)資料等，形式可為光盤、照片、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同的載體。集團(tuán)各中心、區(qū)域公司及其他下級(jí)單位應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)行政管理中心移交有關(guān)檔案資料。第12條歸檔時(shí)間：1.黨群工作、行政管理、勞動(dòng)人事、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理等方面的文件材料（包括電子文件）在次年的1月份前歸檔。2.財(cái)務(wù)類檔案五年一歸，期間由財(cái)務(wù)管理中心負(fù)責(zé)檔案管理。3.審計(jì)類檔案，由審計(jì)部門整理成冊(cè)（包括電子目錄），次年3月底前歸檔。4.經(jīng)營(yíng)管理檔案(包括電子文檔)在次年的1月底前將應(yīng)歸檔的文件材料整理成冊(cè)向檔案室歸檔。5.實(shí)物類證書如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照證件類都隨時(shí)歸檔。6.載體類（報(bào)刊、照片、光碟），在次年的1月前將應(yīng)歸檔的電子文稿統(tǒng)一整理打包向檔案室移交歸檔。第13條歸檔要求：1.歸檔的文件材料必須齊全完整，照片、錄音、錄像帶、電子文檔等必須同其詳細(xì)的文字說(shuō)明材料一起歸檔。2.歸檔的文件材料必須是原件，必須易于長(zhǎng)久保存，同時(shí)要保證圖像清晰、字跡工整，審查簽字手續(xù)完備，禁用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。3.凡與集團(tuán)公司產(chǎn)權(quán)、資產(chǎn)和重大活動(dòng)有關(guān)的檔案，由該發(fā)生直接關(guān)聯(lián)關(guān)系的分子公司整理歸檔，同時(shí)報(bào)集團(tuán)行政管理中心檔案室備存。4.歸檔的案卷由檔案管理員統(tǒng)一編制案卷目錄，案卷目錄一式兩份，一份由檔案管理員存檔，另一份由歸檔部門留存，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。第14條歸檔范圍：各相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)注意收集各種門類和載體的文件材料，重點(diǎn)收集資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)信譽(yù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、合同協(xié)議、客戶信息和企業(yè)文化等方面的文件材料。集團(tuán)公司將根據(jù)有關(guān)規(guī)定劃分密級(jí)和保管期限。公司文件材料的歸檔范圍主要包括：1.黨群工作形成的文件材料：包括黨務(wù)、工、青、婦，商會(huì)、協(xié)會(huì)等工作形成的文件材料。2.行政及企業(yè)管理工作形成的文件材料：包括企業(yè)籌備期的可行性研究、申請(qǐng)、批準(zhǔn)，企業(yè)章程，股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議，企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置及變更，行政及法律事務(wù)，公證、審計(jì)，人事任免等工作形成的文件材料。3.經(jīng)營(yíng)管理工作形成的文件材料：包括企業(yè)改革、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策，計(jì)劃與統(tǒng)計(jì)工作，資產(chǎn)管理，知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，企業(yè)信用管理、形象宣傳，合同管理，財(cái)務(wù)管理，物資管理，營(yíng)銷管理，境外經(jīng)營(yíng)管理以及招投標(biāo)項(xiàng)目管理等方面的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料：包括生產(chǎn)準(zhǔn)備、組織、調(diào)度工作，質(zhì)量管理、檢測(cè)、控制工作，能源管理，企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，科技管理，生產(chǎn)安全和消防工作，事故分析與處理，交通管理，環(huán)境保護(hù)、檢測(cè)與控制，危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)與控制，計(jì)量工作，標(biāo)準(zhǔn)化工作等方面的文件材料。5.基本建設(shè)項(xiàng)目形成的文件材料：包括基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目的可行性研究、立項(xiàng)、勘探、測(cè)繪、招標(biāo)、投標(biāo)、征遷、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、評(píng)獎(jiǎng)創(chuàng)優(yōu)、使用、維修、改擴(kuò)建等方面的文件材料。6.工程管理形成的文件材料：包括工程招投標(biāo)形成的文件材料、開竣工報(bào)告、施工許可證、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審記錄、工程定位記錄、地基驗(yàn)槽記錄、樁基施工記錄、工程變更設(shè)計(jì)聯(lián)系單、各原材料出廠證明、質(zhì)量報(bào)告、技術(shù)復(fù)核記錄、沉降觀測(cè)記錄、結(jié)構(gòu)吊裝記錄、施工日記、砼施工日記、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、水電、暖通、消防、玻璃墓墻、電梯工程資料、竣工驗(yàn)收證明、竣工圖紙。7.設(shè)備儀器管理形成的文件材料：包括購(gòu)置設(shè)備儀器的立項(xiàng)審批、購(gòu)置合同，設(shè)備儀器的開箱驗(yàn)收或接收、安裝調(diào)試、使用、維護(hù)和改造、報(bào)廢等方面的文件材料。8.會(huì)計(jì)工作形成的文件材料：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及報(bào)表等方面的文件材料。9.人力資源管理形成的文件材料：包括員工基本信息、勞動(dòng)合同、職工履歷、工資、考核、技能評(píng)定、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘、社會(huì)保險(xiǎn)與公積金、培訓(xùn)等方面的文件材料。10.公司重大活動(dòng)、會(huì)議相關(guān)的策劃方案、發(fā)言人報(bào)告，以及相關(guān)的攝影、錄音、錄像等各種形式的材料。11.公司人員外出參與會(huì)議、講座、培訓(xùn)帶回的文件及資料。12.其他對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。第15條檔案的密級(jí)。檔案的保密等級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”和“內(nèi)部”等四種。1.“絕密”是保密內(nèi)容的核心部分，包括在一定時(shí)期、一定范圍內(nèi)需要絕對(duì)保密的，一旦泄密會(huì)使公司遭受嚴(yán)重危害和重大損失。2.“機(jī)密”是保密內(nèi)容的重要部分，包括在一定時(shí)期，一定范圍內(nèi)需要保密的，一旦泄密會(huì)使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。3.“秘密”是保密內(nèi)容的一部分，一旦泄密會(huì)使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。4.“內(nèi)部”是沒有對(duì)外的文件，只限于內(nèi)部有關(guān)人員使用。第四章檔案管理第16條檔案的分類與編目。1.檔案的分類是以公司全部檔案為對(duì)象，由行政管理中心組織所有部門對(duì)檔案進(jìn)行分類，形成檔案分類大綱，并按檔案分類大綱進(jìn)行編號(hào)。2.檔案管理員對(duì)接收的各類歸檔材料及檔案要及時(shí)地進(jìn)行登記，并編制案卷目錄。第17條檔案的保管。1.檔案室必須有專門檔案庫(kù)房，配備專用的檔案柜架，并且具備防火、防盜、防潮、防塵、防有害生物等安全措施。2.檔案管理員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有破損、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時(shí)應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其他技術(shù)處理。第18條歸檔材料及檔案的移交。1.檔案管理員接收歸檔