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文檔簡介
公文處理基礎(chǔ)知識-公文處理基礎(chǔ)知識-1讀書破萬卷,下筆如有神。公文寫作,功夫在字外。世事洞明皆學(xué)問。一字入公文,九牛拉不動。拋磚引玉。第一節(jié)公文處理概述公文寫作四句
講課的目的-讀書破萬卷,下筆如有神。公文寫作,功夫在字外。世事洞2第一節(jié)公文處理概述一、公文及公文處理工作的重要性
公文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策的產(chǎn)物,是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、進(jìn)行管理和服務(wù)工作的重要工具。
一篇正確而優(yōu)秀的公文,可推動社會歷史前進(jìn),促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展,實(shí)現(xiàn)國家和民族的振興
南朝劉勰說:
“章表奏議,經(jīng)國之樞機(jī)?!?/p>
-第一節(jié)公文處理概述一、公文及公文處理工作的重要性公文是3第一節(jié)公文處理概述一、公文及公文處理工作的重要性
公文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策的產(chǎn)物,是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、進(jìn)行管理和服務(wù)工作的重要工具。
鄧小平說:“拿筆桿是實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)的主要方法”。三國魏曹丕說:文章乃“經(jīng)國之大業(yè),不朽之盛事”。
-第一節(jié)公文處理概述一、公文及公文處理工作的重要性公文是4第一節(jié)公文處理概述一、公文及公文處理工作的重要性
公文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策的產(chǎn)物,是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、進(jìn)行管理和服務(wù)工作的重要工具。
一篇錯誤的公文,可把社會引向倒退,造成國家和民族的災(zāi)難。
-第一節(jié)公文處理概述一、公文及公文處理工作的重要性公文是5第一節(jié)公文處理概述一、公文及公文處理工作的重要性
公文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策的產(chǎn)物,是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、進(jìn)行管理和服務(wù)工作的重要工具。
在當(dāng)代的領(lǐng)導(dǎo)、管理和服務(wù)工作中,公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。
公文的作用主要有10大作用,即:啟示和傳達(dá)作用、規(guī)范作用、請示報告作用、控制作用、傳遞作用、協(xié)作作用、聯(lián)系和知照作用、依據(jù)和憑證作用、教育參考作用、記載和備查作用。
-第一節(jié)公文處理概述一、公文及公文處理工作的重要性公文是6第一節(jié)公文處理概述一、公文及公文處理工作的重要性公文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策的產(chǎn)物,是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、進(jìn)行管理和服務(wù)工作的重要工具。
在當(dāng)代的領(lǐng)導(dǎo)、管理和服務(wù)工作中,公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。
公文處理水平代表一個機(jī)關(guān)(單位)的水平,即代表一個機(jī)關(guān)(單位)的決策、領(lǐng)導(dǎo)、管理、服務(wù)水平,反映了一個單位的整體素質(zhì)。
-第一節(jié)公文處理概述一、公文及公文處理工作的重要性公文是7第一節(jié)公文處理概述二、公文及公文處理的涵義
公文的定義
“公文”一詞,源于晉代陳壽的《三國志·魏志·趙儼傳》。
“公文下郡縣,綿絹悉以還民?!?/p>
公文即公務(wù)文書,是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和一切社會團(tuán)體在處理公務(wù)時所形成的有現(xiàn)行功用、法定效力和特定體式的文字材料。-第一節(jié)公文處理概述二、公文及公文處理的涵義公文的定義8
《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》規(guī)定:“黨的機(jī)關(guān)的公文,是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書,是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策,指導(dǎo)、布署和商洽工作,請示和答復(fù)問題,報告和交流情況的工具?!钡谝还?jié)公文處理概述《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定:“行政機(jī)關(guān)的公文,是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具”。-《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》規(guī)定:“黨9公文包括文件、簡報、會議材料、申請表、統(tǒng)計表、呈報表等。廣義的“文件”,是指在工作和政治學(xué)習(xí)上可以用作依據(jù)或參考的書面材料;狹義的“文件”,指的是具有法規(guī)性、知照性和特定(固定)版頭的公文。第一節(jié)公文處理概述公文的本質(zhì)。公文是國家統(tǒng)治階級實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、管理國家、處理公務(wù)的文字工具。-公文包括文件、簡報、會議材料、申請表、統(tǒng)計表、呈報表等。10第一節(jié)公文處理概述文書、公文(文件)相互關(guān)系示意圖
文書公務(wù)文書私人文書①用特寫版頭印制的公文;②用電報傳輸?shù)墓?;③公開發(fā)布的公文;④會議上印發(fā)的公文;⑤其他文字材料等①信函;②申請書:③報告:④日記:⑤其他文字記錄等。-第一節(jié)公文處理概述文書、公文(文件)相互關(guān)系示意圖文書公11第一節(jié)公文處理概述第一節(jié)公文處理概述二、公文及公文處理的涵義公文的定義
公文處理涵義公文處理是一個動態(tài)的過程,是指公文收發(fā)文單位特定的人員用特定的方法辦理公文,使之符合有關(guān)規(guī)定和收發(fā)文單位的要求。它包括公文擬制、辦理、管理、收集整理、歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。-第一節(jié)公文處理概述第一節(jié)公文處理概述二、公文及公文處理的12第一節(jié)公文處理概述公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。
收文辦理包括公文的簽收(含拆封、清點(diǎn)、分類)登記、擬辦、送批、批辦、分發(fā)、傳閱、承辦、催辦、辦復(fù)、歸檔文件收集整理、歸檔等12個程序。發(fā)文辦理包括公文起草(含修改、協(xié)調(diào))、校核、會簽、簽發(fā)、復(fù)核、登記、印制(排版、校對、裝訂)、分發(fā)、歸檔文件收集整理、歸檔等10個程序。-第一節(jié)公文處理概述公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。收13第一節(jié)公文處理概述公文由秘書部門統(tǒng)一管理。
管理的原則:既發(fā)揮公文效用,又有利于公文保密。管理的范圍:所有公文,包括不同載體的公文。管理的內(nèi)容是:收文管理、發(fā)文管理、公文利用管理、公文撤銷管理、會議文件管理、公文存放清理清退銷毀管理、秘密文件(包括各種載體文件)管理、機(jī)關(guān)合并撤銷時。-第一節(jié)公文處理概述公文由秘書部門統(tǒng)一管理。管理的原則14
公文收集整理、歸檔,包括公文的收集、裝訂(裱糊與拆除金屬物)、分類(區(qū)分保存價值)、排例、編號、編目、裝盒、歸檔、編寫全宗說明、移交進(jìn)檔案館。第一節(jié)公文處理概述-公文收集整理、歸檔,包括公文的收集、裝訂(裱糊與拆除金屬15公文處理程序示意圖第一節(jié)公文處理概述收文處理(1)簽收(拆封、清點(diǎn)、分類)(2)登記(3)擬辦(4)送批(5)批辦(6)分發(fā)(7)傳閱(8)承辦(9)催辦(10)辦復(fù)(11)歸檔文件收集整理(12)歸檔-公文處理程序示意圖第一節(jié)公文處理概述收文處理(1)簽收(拆16公文處理程序示意圖第一節(jié)公文處理概述發(fā)文處理(1)起草(2)校核(3)會簽(4)簽發(fā)(5)復(fù)核
(6)登記
(7)印制(排版、校對、裝訂)(8)分發(fā)(9)歸檔文件收集整理(10)歸檔-公文處理程序示意圖第一節(jié)公文處理概述發(fā)文處理(1)起草(17公文處理程序示意圖第一節(jié)公文處理概述公文管理(1)收文管理(2)發(fā)文管理(3)公文利用管理
(4)公文撤銷管理(5)會議文件管理(6)公文存放清理清退銷毀管理(7)秘密文件(各種載體文件)管理(8)機(jī)關(guān)合并撤銷時公文管理-公文處理程序示意圖第一節(jié)公文處理概述公文管理(1)收文管理18公文收集整理歸檔(1)公文收集
(2)裝訂(3)分類(4)排列
(5)編號(6)編目(7)裝盒(8)歸檔(9)編寫全綜說明(10)移交進(jìn)館第一節(jié)公文處理概述公文處理程序示意圖-公文收集整理歸檔(1)公文收集(2)裝訂(3)分類(4)排19第一節(jié)公文處理概述三、公文的特點(diǎn)1.鮮明的政治性。
2.法定的權(quán)威性。
3.特定的作者、讀者和嚴(yán)格的程序。
4.文字表述的準(zhǔn)確性和語言的生動性。
5.內(nèi)容上的公務(wù)性和現(xiàn)實(shí)性。
6.強(qiáng)烈的時效性和特定的意向性。
7.嚴(yán)密的邏輯性。
8.規(guī)范的體式。
-第一節(jié)公文處理概述三、公文的特點(diǎn)1.鮮明的政治性。2.法20第一節(jié)公文處理概述四、公文處理的原則1.實(shí)事求是的原則4.黨政分開的原則2.高效的原則3.精簡的原則5.按照行文機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行的原則6.按照公文處理規(guī)定進(jìn)行的原則公文處理的標(biāo)準(zhǔn):準(zhǔn)確、及時、安全、保密。-第一節(jié)公文處理概述四、公文處理的原則1.實(shí)事求是的原則4.21五、公文發(fā)布方式1.內(nèi)部發(fā)布。
①用特定版頭印制內(nèi)部分發(fā);②用內(nèi)部傳真電報發(fā)送;③在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布;④其他方式第一節(jié)公文處理概述-五、公文發(fā)布方式1.內(nèi)部發(fā)布。第一節(jié)公文處理概述-22五、公文發(fā)布方式
2.公開發(fā)布。
①在報刊上公開發(fā)布;②在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布;③張貼;④設(shè)立政務(wù)公開場所或現(xiàn)行文件服務(wù)中心供群眾查閱索取公文;⑤其他形式。第一節(jié)公文處理概述-五、公文發(fā)布方式2.公開發(fā)布。第一節(jié)公文處理概述-23第一節(jié)公文處理概述六、公文處理工作的管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)
公文處理管理機(jī)構(gòu):各級機(jī)關(guān)的辦公室(秘書部門)辦公室(秘書部門)的職責(zé):
1.管理本機(jī)關(guān)的公文處理工作;2.指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的公文處理工作。-第一節(jié)公文處理概述六、公文處理工作的管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)公文處24第一節(jié)公文處理概述七、秘書人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)
應(yīng)當(dāng)具備:較高的政治業(yè)務(wù)素質(zhì),工作積極,作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn),遵紀(jì)守法,恪盡職守。-第一節(jié)公文處理概述七、秘書人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)應(yīng)當(dāng)具備:-25第二節(jié)公文格式一、公文格式概述公文格式的含義
公文格式的組成格式,原指法律文書,是法律的一種。
格,指官吏處事的原則;式,指則列。
公文格式是公文的規(guī)格樣式,即公文各組成部分在頁面上的表現(xiàn)形式,也叫公文的外部組織形式。它是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的格式。
文面格式、用紙格式、排印裝訂格式。國標(biāo)公文格式照片.ppt版頭\公文樣式.doc25-第二節(jié)公文格式一、公文格式概述公文格式的含義公文格式的26第二節(jié)公文格式二、公文文面格式
公文文面格式是指公文中各要素(各組成部分)的搭配、排列和標(biāo)識規(guī)則,包括版面安排、字體型號、各要素的標(biāo)識排序等。
黨政機(jī)關(guān)通用公文的文面格式:由版頭(報頭)、密級、保密期限、緊急程度(等級)、發(fā)文字號、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件名稱(附件說明)、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍(附注)、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記要素組成。
26-第二節(jié)公文格式二、公文文面格式公文文面格式是指公文中27第二節(jié)公文格式
眉首部分,位于公文首頁上部,一般占整個頁面的1/3左右。黨的機(jī)關(guān)用特定版頭制發(fā)的公文,眉首部分與主體部分用兩條各長60.5mm、寬0.7mm的紅色橫線中間加2號實(shí)體五角星隔開;行政機(jī)關(guān)的公文用一條長159mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開,中間沒有五角星;用電報傳送的公文,眉首部分與主體部分用兩條平行的黑色橫線(密碼電報為紅色)隔開。用A4型公文紙,國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定上報公文的眉首部分占55.89%,即166毫米。27-第二節(jié)公文格式眉首部分,位于公文首頁上部,一般占整個28第二節(jié)公文格式
主體部分,是文面格式中間的9個要素,位于眉首部分以下,版記部分之上。
版記部分,是文面格式中最后3個要素,位于公文最后一頁下端,其中,印制版記包括印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時間和印發(fā)份數(shù)3項內(nèi)容(行政機(jī)關(guān)的公文只有前兩項內(nèi)容)。上報中央的公文,制作公文二維條碼。-第二節(jié)公文格式主體部分,是文面格式中間的9個要素29第二節(jié)公文格式公文文面格式1.版頭(報頭)一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成,例如,“中共××縣委文件”;一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號標(biāo)注文種組成,例如,“中國共產(chǎn)黨××市委員會(通知)”。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識主要有3種形式:一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成;一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“令”字組成;一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加武文線組成。錯誤的公文格式正確的公文格式黨的機(jī)關(guān)的公文29行政機(jī)關(guān)的公文-第二節(jié)公文格式公文文面格式1.版頭(報頭)一種由發(fā)文30第二節(jié)公文格式公文文面格式報頭
電報的報頭:由報頭文字和兩條橫隔線組成,密碼電報套紅印制,明傳電報印成黑色。
一是特定報頭。
例如,“中共××市委發(fā)電”
二是通用報頭。
通用報頭有兩種:一種用“內(nèi)部傳真電報”6字標(biāo)明;一種用“密碼電報”4字標(biāo)明。-第二節(jié)公文格式公文文面格式報頭電報的報頭:由報頭文31第二節(jié)公文格式公文文面格式2.份號
份號,即份數(shù)序號,是同一件公文印制份數(shù)的順序號。份號從NO.000001號開始,用6位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注于公文首頁左上角。秘密公文印制份號的目的:便于對秘密公文進(jìn)行管理和利用。31-第二節(jié)公文格式公文文面格式2.份號份號,即份數(shù)序號32第二節(jié)公文格式公文文面格式3-4.密級與保密期限密級,即公文的秘密等級。公文的密級分為絕密、機(jī)密、秘密3個等級。秘密可劃分為國家秘密和商業(yè)秘密。國家秘密劃分為絕密、機(jī)密、秘密3個等級;商業(yè)秘密劃為“商業(yè)機(jī)密”、“商業(yè)秘密”2個等級。用特定版頭印發(fā)的公文,密級用3號黑體字標(biāo)注。黨的機(jī)關(guān)的公文,密級標(biāo)注在份號下方,兩字之間空1字;行政機(jī)關(guān)的公文,密級標(biāo)注在公文首頁右上角。如需同時標(biāo)注秘密等級與保密期限,比如:“機(jī)密★3年”。用電傳方式發(fā)布的公文,密級用3號仿宋體字標(biāo)注在公文首頁報頭部分的“密級”欄內(nèi)。-第二節(jié)公文格式公文文面格式3-4.密級與保密期限密級33第二節(jié)公文格式公文文面格式5.發(fā)往地址在電報報頭左下方設(shè)有“發(fā)往地址”欄,有的也簡化為“發(fā)往”二字,用于標(biāo)注電報發(fā)送的地點(diǎn)與單位。公文有主送機(jī)關(guān)的,可簡化為“見主送機(jī)關(guān)”。公文沒有主送機(jī)關(guān)的,如決議、決定、指示、意見、公報、規(guī)定、細(xì)則、會議紀(jì)要、工作要點(diǎn)等文種,應(yīng)在“發(fā)往地址”的右側(cè)標(biāo)注發(fā)往地址或發(fā)送單位。發(fā)送單位可用統(tǒng)稱,也可用特稱,視情況而定。一般方法是:普發(fā)性電報用統(tǒng)稱,限知性電報用特稱。發(fā)往地址和發(fā)送單位用3號仿宋體字排印。如果字?jǐn)?shù)太多,也可用4號或5號仿宋體字排印。-第二節(jié)公文格式公文文面格式5.發(fā)往地址在電報報頭左下34第二節(jié)公文格式公文文面格式6.緊急程度(等級)
緊急程度(等級),是對公文送達(dá)和辦理的時間要求。用特定版頭印制的公文辦理時間要求叫緊急程度,用電傳方式發(fā)布的公文辦理時間的要求叫等級。用特定版頭印制的黨的機(jī)關(guān)的緊急公文,分別標(biāo)明“特急”、“加急”;行政機(jī)關(guān)的緊急公文,分別標(biāo)明“特急”、“急件”。
電報的緊急程度分為:
特提、特急、加急、平急4種,用3號仿宋體字標(biāo)注。辦理電傳公文的時間要求分別是:1天、3天、5天、10天。34-第二節(jié)公文格式公文文面格式6.緊急程度(等級)緊急程35第二節(jié)公文格式公文文面格式7.發(fā)文字號(部委號)
用特定版頭印制的公文叫發(fā)文字號,用特定報頭制發(fā)的電報叫“發(fā)電字號”,用通用報頭制發(fā)的電報叫“部委號”。
發(fā)文字號(部委號,下同)是公文的代號,由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號3部分組成。
發(fā)文機(jī)關(guān)代字由發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)(管轄地)地方代字、發(fā)文機(jī)關(guān)代字和公文類別代字3部分組成,有的可省略發(fā)文機(jī)關(guān)代字或公文類別代字,但發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)地方代字不能省略。-第二節(jié)公文格式公文文面格式7.發(fā)文字號(部委號)用特36第二節(jié)公文格式公文文面格式
發(fā)文年度和發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫,發(fā)文年度號標(biāo)注在六角括號內(nèi)。發(fā)文年度標(biāo)全稱,不能簡寫,例如,“〔2005〕”不能簡寫為“〔05〕”。發(fā)文順序號分年度從1號起,按公文的簽發(fā)時間的先后依次編號,不能跳號,不留有空號,不隨意編號,不編虛位(即“1”不編為“001”),不加“第”字。注意;一是發(fā)文字號一經(jīng)確定,應(yīng)長期固定使用。二是聯(lián)合行文,一般只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。
三是用特定版頭印制的公文的發(fā)文字號,標(biāo)注于版頭(發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識)下空2行紅色橫隔線之上。-第二節(jié)公文格式公文文面格式發(fā)文年度和發(fā)文順序號用阿拉37第二節(jié)公文格式公文文面格式8.簽發(fā)人
上報公文應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字,簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人由“簽發(fā)人”3字加全角冒號與簽發(fā)人姓名組成,標(biāo)注于公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(版頭、報頭)下空2行紅色橫隔線之上。注意:一是聯(lián)合行文,有多個簽發(fā)人,一般是主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行,其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排,下移紅色橫隔線;會簽人的標(biāo)注方法同簽發(fā)人。
二是簽發(fā)人是指機(jī)關(guān)簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人中最高職務(wù)者。
38-第二節(jié)公文格式公文文面格式8.簽發(fā)人上報公文38第二節(jié)公文格式公文文面格式9.收發(fā)報序號
收發(fā)報序號是機(jī)要部門對接收和發(fā)出的電報編排的順序號。收發(fā)報序號由接收或傳輸電報單位的代字“×機(jī)”加收發(fā)報順序號組成,其中,傳輸電報單位的代字,由傳輸電報單位所在行政區(qū)地方代字加“機(jī)”字組成。收發(fā)報序號設(shè)置在報頭部分兩條橫隔線的最右端,由機(jī)要部門填寫,分年度、分類別依次編號。-第二節(jié)公文格式公文文面格式9.收發(fā)報序號收發(fā)報39第二節(jié)公文格式公文文面格式10.標(biāo)題
標(biāo)題,一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(全稱或規(guī)范化簡稱)、公文主題和文種組成,位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體字,副標(biāo)題用3號楷體字,居中排印。回行時應(yīng)做到詞意完整,排列對稱,間距恰當(dāng)。公文的標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容,做到規(guī)范、簡潔、無歧義。注意一是聯(lián)合行文時各聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱排序,一般情況下,主辦機(jī)關(guān)的名稱排在前面,其余依次排列。二是在有雙文種的公文(又叫復(fù)合性公文)中,應(yīng)簡化標(biāo)題。三是標(biāo)題中一般不用除書名號以外的標(biāo)點(diǎn)符號。-第二節(jié)公文格式公文文面格式10.標(biāo)題標(biāo)題,一般40第二節(jié)公文格式公文文面格式11.主送機(jī)關(guān)
主送機(jī)關(guān),即主要受理公文的機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)用全稱,或規(guī)范化簡稱,或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱;在標(biāo)題下空1行,左側(cè)頂格用3號仿宋體字排印,回行時頂格;最后一個主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號。國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定:“如主送機(jī)關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時,應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機(jī)關(guān)之上,標(biāo)識方法同抄送?!?第二節(jié)公文格式公文文面格式11.主送機(jī)關(guān)主送機(jī)41第二節(jié)公文格式公文文面格式12.正文
正文是公文的主體,用來表述公文的內(nèi)容,位于主送機(jī)關(guān)下方;不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文,正文位于成文日期下方。
正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù):第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。常見的錯誤有:①第一層次用“(一)”;第三層次的“1.”寫成了“1、”,把小圓點(diǎn)寫成了頓號。②第一層次用“一、”,第二次用“(1)”,跳躍了兩級。在正文層次不多的情況下,第一級用“一、”,第二級可用“1.”,但不能用“(1)”。為簡化層次,正文中盡量不用多層次結(jié)構(gòu)。
正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體,均用3號字印制。-第二節(jié)公文格式公文文面格式12.正文正文是公文的主體42第二節(jié)公文格式公文文面格式13-14.附件及附件名稱
附件,是公文的組成部分,對主件正文起說明、注釋、補(bǔ)充、證實(shí)、參考等作用的文字材料或圖表,置于主件之后,另起一頁開始排印,并與主件裝訂在一起。
公文如有附件,應(yīng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前排印附件名稱。黨的機(jī)關(guān)的公文附件不空行、行政機(jī)關(guān)的公文附件空1行,左側(cè)空2字,用3號仿宋體字排印“附件”2字,后面標(biāo)全角冒號和附件名稱。附件的序號(用阿拉伯?dāng)?shù)字)和名稱前后的標(biāo)識應(yīng)一致。
附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。僅一個附件的,不排附件的順序號。附件排印與公文主件排印的規(guī)格相同。附件是圖表的,其文字部分用3至5號字靈活處理。-第二節(jié)公文格式公文文面格式13-14.附件及附件名稱43第二節(jié)公文格式公文文面格式15.發(fā)文機(jī)關(guān)署名
發(fā)文機(jī)關(guān)署名,應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱,位于正文之后的右下方。
黨的機(jī)關(guān)的公文,與正文的末行一般空兩行排印。不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)和不需加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章的公文,正文之后不再署名。在縣級和基層黨的機(jī)關(guān),公文印數(shù)較少,所發(fā)公文都要加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章;對于在正文之后不需署名的文種,采取變通的形式,即在正文之后用3號字署名,以便于蓋章,但在正文之前仍不標(biāo)注主送機(jī)關(guān),只把印發(fā)傳達(dá)范圍由正文之后移至成文日期下一行排印。
行政機(jī)關(guān)的公文,單一機(jī)關(guān)和兩個機(jī)關(guān)的聯(lián)合行文不署名,3個以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文,應(yīng)署名。署名時,將發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在成文日期和正文之間,主辦機(jī)關(guān)排在前面,每行最多排3個發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,最后一排如余一個或兩個,均居中排印,以方便蓋章為標(biāo)準(zhǔn)。-第二節(jié)公文格式公文文面格式15.發(fā)文機(jī)關(guān)署名發(fā)文機(jī)關(guān)44第二節(jié)公文格式公文文面格式16.成文日期
成文日期,一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn);經(jīng)會議討論通過的決議、決定等,以會議通過的日期為準(zhǔn);聯(lián)合行文,以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn);電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日,年份不能簡寫。黨的機(jī)關(guān)的公文成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。
行政機(jī)關(guān)的公文成文日期用漢字標(biāo)注,“零”寫成“○”。
-第二節(jié)公文格式公文文面格式16.成文日期成文日期,一45第二節(jié)公文格式公文文面格式17.印章在黨的機(jī)關(guān),省和市州黨的機(jī)關(guān)公文,除會議紀(jì)要、有特定版頭的普發(fā)性公文和用特定報頭印制的電報外,其余的公文均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章??h市區(qū)黨的機(jī)關(guān)和基層黨組織的公文,均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。聯(lián)合上報的公文,聯(lián)署機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。在行政機(jī)關(guān),公文除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外,均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。聯(lián)合上報的公文,由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。-第二節(jié)公文格式公文文面格式17.印章在黨的機(jī)關(guān),省和46第二節(jié)公文格式公文文面格式18.印發(fā)傳達(dá)范圍(附注)
公文的印發(fā)傳達(dá)范圍(附注),用3號仿宋體字,居左空2字加圓括號標(biāo)注在成文日期下一行,如果一行排不下,從第二行起可以頂格。在黨的機(jī)關(guān)的公文中,這一要素叫印發(fā)傳達(dá)范圍。它一般用于普發(fā)性公文。對于有主送機(jī)關(guān)的公文,對印發(fā)傳達(dá)范圍另有要求的,在印發(fā)傳達(dá)范圍處加以說明;對于沒有主達(dá)機(jī)關(guān)的公文,起到標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的作用,并可對印發(fā)傳達(dá)范圍提出要求。在《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中這一要素叫附注,其作用同黨的機(jī)關(guān)的公文的印發(fā)傳達(dá)范圍,并可說明其他需要說明的事項。“請示”公文,在此處注明聯(lián)系人姓名和電話號碼。-第二節(jié)公文格式公文文面格式18.印發(fā)傳達(dá)范圍(附注)47第二節(jié)公文格式公文文面格式19.主題詞
黨的機(jī)關(guān)的公文,公文主題詞按主題詞法標(biāo)注,即按中共中央辦公廳秘書局編印的《公文主題詞表》(修訂本)標(biāo)注,位于公文末頁下端抄送機(jī)關(guān)或印制版記上方;“主題詞”用3號黑體字頂格排印,后標(biāo)注全角冒號;主題詞用3號書宋體字;一篇公文最多不超過10個主題詞。
行政機(jī)關(guān)的公文,公文主題詞分類標(biāo)引法標(biāo)注;“主題詞”用3號黑體字,居左頂格標(biāo)注,后標(biāo)全角冒號;主題詞用3號小標(biāo)宋體字;一篇公文最多不超過5個主題詞。-第二節(jié)公文格式公文文面格式19.主題詞黨的機(jī)關(guān)的公文48第二節(jié)公文格式公文文面格式20.抄送機(jī)關(guān)
抄送機(jī)關(guān),指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容(需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容)的上級、下級和無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
黨的機(jī)關(guān)的公文,“抄送”2字頂格,用5號黑體字,后標(biāo)全角冒號;抄送機(jī)關(guān)名稱用5號宋體字,中間可用頓號、逗號、分號,末尾不用標(biāo)點(diǎn)符號。行政機(jī)關(guān)的公文,“抄送”2字與抄送機(jī)關(guān)名稱,都用3號仿宋體字,左空1字排?。怀蜋C(jī)關(guān)名稱之間用頓號隔開,末尾用句號;如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下,標(biāo)注方法同抄送機(jī)關(guān)。
使用通用報頭的密碼電報的抄送機(jī)關(guān)名稱,用3號仿宋體字標(biāo)注在電報首頁的“抄送”欄內(nèi)。-第二節(jié)公文格式公文文面格式20.抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān),指49第二節(jié)公文格式公文文面格式21.印制版記印制版記是印制公文的標(biāo)記,由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)3部分組成,位于公文末頁主題詞或抄送機(jī)關(guān)名稱下方、頁碼上方,與公文頁碼不空行。黨的機(jī)關(guān)的公文,兩條橫線之間的左右側(cè)各空半個4號字,分別標(biāo)注公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱和印發(fā)日期,底線下邊右側(cè)離字邊空兩個5號字,加圓括號用5號宋體字標(biāo)注印制份數(shù),即“(共印××份)”。行政機(jī)關(guān)的公文,只有印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間,印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字,印發(fā)時間右空1字,用3號仿宋體字排印。-第二節(jié)公文格式公文文面格式21.印制版記印制版記是印50第二節(jié)公文格式公文文面格式
印發(fā)時間都用阿拉伯?dāng)?shù)字,均以付印日期為準(zhǔn),年份不能簡寫。印發(fā)日期之后接著排印“印發(fā)”2字。
用特定版頭印發(fā)的公文的印發(fā)日期,必須在成文日期之后或與成文日期同一天;用電報傳送的公文,印發(fā)日期與成文日期必須是同一天。
翻印上級機(jī)關(guān)的公文,上級機(jī)關(guān)的印發(fā)單位和印日期照印,再在此下一行印制翻印單位和翻印日期,再在此下兩行右空兩個字用圓括號標(biāo)注共印××份。21.印制版記-第二節(jié)公文格式公文文面格式印發(fā)時間都用阿拉伯?dāng)?shù)字,均51第二節(jié)公文格式
22.公文二維條碼
在版記右下方,與版記空3mm,與版心右邊緣空5mm。條碼內(nèi)容包括條碼版本標(biāo)準(zhǔn)(軟件自動生成)、條碼編號、發(fā)文單位、公文種類或刊物名稱、發(fā)文字號或期號、主送單位(可選項)、標(biāo)題(可選項)、秘密等級、緊急程度、成文日期或刊物編印日期、發(fā)布層次(可選項)、條碼制作單位、條碼制作日期、自定義字段(可選項)共14項,其中9項是必選項,4項是可選項,1項是自動生成項。公文文面格式-第二節(jié)公文格式22.公文二維條碼公文文面格式-52第二節(jié)公文格式三、公文用紙格式黨的機(jī)關(guān)的“公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型(長260毫米,寬184毫米),也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米,寬210毫米)”。目前,我國黨的機(jī)關(guān)普遍采用16開型公文紙,也有部分單位使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文紙。《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定:從2001年1月1日起,國家行政機(jī)關(guān)的公文用紙,一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙,其成品幅面尺寸為:210mm×297mm。公文文面格式-第二節(jié)公文格式三、公文用紙格式黨的機(jī)關(guān)的“公文用紙幅53第二節(jié)公文格式四、公文排印、裝訂格式《條例》明確規(guī)定:“公文的漢字從左至右橫排;少數(shù)民族文字按其書寫習(xí)慣排印?!币话闶褂盟?、楷、仿宋、黑4種字體。《辦法》明確規(guī)定:“在民族自治地方,可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字(按其習(xí)慣書寫、排版)?!背l(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、標(biāo)題、主題詞目用小標(biāo)宋體字,密級、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字,份數(shù)序號用2號全身黑正體字外,其余文字都是用3號仿宋體字。用16開型公文紙排印公文,黨的機(jī)關(guān)的公文,正文一般每頁排20行,特殊情況,最多只能排22行,每行25個字。行政機(jī)關(guān)的公文,正文一般每頁排19行,每行25個字。用國際標(biāo)準(zhǔn)A4公文紙排印公文,正文用3號仿宋體字,一般每頁排22行,每行排28個字。公文文面格式-第二節(jié)公文格式四、公文排印、裝訂格式《條例》明確規(guī)54第三節(jié)行文規(guī)則一、行文關(guān)系行文,是指公文制發(fā)單位發(fā)公文給受文單位。受文單位一般是某個單位或某些單位或集群單位。這種發(fā)文單位與收文單位之間的公文往來關(guān)系,叫做行文關(guān)系。它是根據(jù)組織系統(tǒng)、公文法定作者的職責(zé)權(quán)限、發(fā)文單位與受文單位之間是否具有隸屬關(guān)系確定的。-第三節(jié)行文規(guī)則一、行文關(guān)系行文,是指公文制發(fā)單位發(fā)公55一、行文關(guān)系六種關(guān)系1.領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。2.指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系。3.綜合管理與被管理的關(guān)系。4.屬地管理中統(tǒng)一管理與被統(tǒng)一管理的關(guān)系。5.監(jiān)督與被監(jiān)督的關(guān)系。6.平行機(jī)關(guān)之間的協(xié)作關(guān)系和業(yè)務(wù)上管理與被管理的關(guān)系。-一、行文關(guān)系六種關(guān)系1.領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。2.指導(dǎo)與被指導(dǎo)56一、行文關(guān)系第三節(jié)行文規(guī)則二、行文方式上行文下行文平行文
根據(jù)隸屬關(guān)系和上行文的目的、任務(wù)、要求,上行文又分為一級上行文、逐級上行文、多級上行文和越級上行文。
根據(jù)行文的目的、任務(wù)和傳達(dá)貫徹的要求,下行文又分為一級下行文、逐級下行文、多級下行文和直貫到底下行文。-一、行文關(guān)系第三節(jié)行文規(guī)則二、行文方式上行文下行文平行文57三、行文規(guī)則一、行文關(guān)系第三節(jié)行文規(guī)則二、行文方式行文規(guī)則——是各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和一切社會團(tuán)體制發(fā)公文、處理行文關(guān)系必須遵守的紀(jì)律和準(zhǔn)則。-三、行文規(guī)則一、行文關(guān)系第三節(jié)行文規(guī)則二、行文方式行文規(guī)58三、行文規(guī)則(一)行文應(yīng)當(dāng)確有需要,注重實(shí)效,堅持少而精(行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用)行文必須確有必要。
行文必須注重實(shí)效。
必須控制行文數(shù)量,所發(fā)公文力求精練、簡短。
第三節(jié)行文規(guī)則-三、行文規(guī)則(一)行文應(yīng)當(dāng)確有需要,注重實(shí)效,堅持少而精(行59三、行文規(guī)則(二)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系向下級機(jī)關(guān)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。
黨委各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委的相關(guān)部門行文。政府各部門根據(jù)部門職權(quán),可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。
第三節(jié)行文規(guī)則-三、行文規(guī)則(二)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系向下60部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。
黨委辦公廳(室)根據(jù)黨委授權(quán),可以向下級黨委行文;黨委其他部門,不得向下級黨委發(fā)布指示性公文。政府的各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文。
第三節(jié)行文規(guī)則-部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。如擅自61同級黨的機(jī)關(guān)、黨的機(jī)關(guān)與其他同級機(jī)關(guān)之間必要時可以聯(lián)合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文;政府與同級黨委和軍隊機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)明確主辦機(jī)關(guān)。
屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。須經(jīng)政府審批的事項,經(jīng)政府同意也可以由部門行文,文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。
第三節(jié)行文規(guī)則-同級黨的機(jī)關(guān)、黨的機(jī)關(guān)與其他同級機(jī)關(guān)之間必要時可以聯(lián)合行62部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。
受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文,應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān),由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)請示事項;上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文,必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)。
不相隸屬機(jī)關(guān)之間一般用函行文。
第三節(jié)行文規(guī)則-部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。受雙63
縣級黨委、政府的沒有下設(shè)機(jī)構(gòu)的職能部門在自己的職權(quán)范圍內(nèi),有關(guān)工作部署和工作任務(wù)需要下級機(jī)關(guān)的相關(guān)人員執(zhí)行、有關(guān)事項需要下級機(jī)關(guān)的相關(guān)人員閱知時,可分別給下級黨委、政府行文;需要下級黨委、政府或下級黨委、政府的正副職執(zhí)行和閱知時,應(yīng)分別報請同級黨委、政府行文。
第三節(jié)行文規(guī)則-縣級黨委、政府的沒有下設(shè)機(jī)構(gòu)的職能部門在自64三、行文規(guī)則(三)必須按隸屬關(guān)系和有關(guān)規(guī)定請示問題和報告工作向上級機(jī)關(guān)行文,應(yīng)當(dāng)主送一個上級機(jī)關(guān);如需其他相關(guān)的上級機(jī)關(guān)閱知,可以抄送。不得在非請示中夾帶請示事項?!罢埵尽睉?yīng)當(dāng)一文一事,一般只寫一個主送機(jī)關(guān);需要同時抄關(guān)其他機(jī)關(guān)的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。
不得越級向上級機(jī)關(guān)行文,尤其不得越級請示問題;因特殊情況必須越級行文時,應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。
第三節(jié)行文規(guī)則-三、行文規(guī)則(三)必須按隸屬關(guān)系和有關(guān)規(guī)定請示問題和報告工65請示事項涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時,應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報;經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時,應(yīng)當(dāng)在請示中寫明。
除特殊情況外,請示應(yīng)當(dāng)送上級機(jī)關(guān)的辦公廳(室)按規(guī)定程序處理,不應(yīng)當(dāng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外,不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。
屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題,應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。
第三節(jié)行文規(guī)則-請示事項涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時,應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意66黨委各部門應(yīng)當(dāng)向本級黨委請示問題。未經(jīng)本級黨委同意或授權(quán),不得越過本級黨委向上級黨委主管部門請示重大問題。
對不符合行文規(guī)則的上報公文,上級機(jī)關(guān)的秘書部門可退回下級呈報機(jī)關(guān)。
第三節(jié)行文規(guī)則-黨委各部門應(yīng)當(dāng)向本級黨委請示問題。未經(jīng)本級黨委同意或授權(quán)67三、行文規(guī)則(四)公開發(fā)布的公文一般不再印發(fā)
凡是公開發(fā)布的公文,均為正式公文,在其所管轄的范圍內(nèi),任何單位和個人必須遵照執(zhí)行。第三節(jié)行文規(guī)則-三、行文規(guī)則(四)公開發(fā)布的公文一般不再印發(fā)凡是公68謝謝-謝謝-69請同志們批評指正-請同志們批評指正-70公文處理基礎(chǔ)知識-公文處理基礎(chǔ)知識-71讀書破萬卷,下筆如有神。公文寫作,功夫在字外。世事洞明皆學(xué)問。一字入公文,九牛拉不動。拋磚引玉。第一節(jié)公文處理概述公文寫作四句
講課的目的-讀書破萬卷,下筆如有神。公文寫作,功夫在字外。世事洞72第一節(jié)公文處理概述一、公文及公文處理工作的重要性
公文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策的產(chǎn)物,是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、進(jìn)行管理和服務(wù)工作的重要工具。
一篇正確而優(yōu)秀的公文,可推動社會歷史前進(jìn),促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展,實(shí)現(xiàn)國家和民族的振興
南朝劉勰說:
“章表奏議,經(jīng)國之樞機(jī)。”
-第一節(jié)公文處理概述一、公文及公文處理工作的重要性公文是73第一節(jié)公文處理概述一、公文及公文處理工作的重要性
公文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策的產(chǎn)物,是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、進(jìn)行管理和服務(wù)工作的重要工具。
鄧小平說:“拿筆桿是實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)的主要方法”。三國魏曹丕說:文章乃“經(jīng)國之大業(yè),不朽之盛事”。
-第一節(jié)公文處理概述一、公文及公文處理工作的重要性公文是74第一節(jié)公文處理概述一、公文及公文處理工作的重要性
公文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策的產(chǎn)物,是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、進(jìn)行管理和服務(wù)工作的重要工具。
一篇錯誤的公文,可把社會引向倒退,造成國家和民族的災(zāi)難。
-第一節(jié)公文處理概述一、公文及公文處理工作的重要性公文是75第一節(jié)公文處理概述一、公文及公文處理工作的重要性
公文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策的產(chǎn)物,是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、進(jìn)行管理和服務(wù)工作的重要工具。
在當(dāng)代的領(lǐng)導(dǎo)、管理和服務(wù)工作中,公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。
公文的作用主要有10大作用,即:啟示和傳達(dá)作用、規(guī)范作用、請示報告作用、控制作用、傳遞作用、協(xié)作作用、聯(lián)系和知照作用、依據(jù)和憑證作用、教育參考作用、記載和備查作用。
-第一節(jié)公文處理概述一、公文及公文處理工作的重要性公文是76第一節(jié)公文處理概述一、公文及公文處理工作的重要性公文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策的產(chǎn)物,是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、進(jìn)行管理和服務(wù)工作的重要工具。
在當(dāng)代的領(lǐng)導(dǎo)、管理和服務(wù)工作中,公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。
公文處理水平代表一個機(jī)關(guān)(單位)的水平,即代表一個機(jī)關(guān)(單位)的決策、領(lǐng)導(dǎo)、管理、服務(wù)水平,反映了一個單位的整體素質(zhì)。
-第一節(jié)公文處理概述一、公文及公文處理工作的重要性公文是77第一節(jié)公文處理概述二、公文及公文處理的涵義
公文的定義
“公文”一詞,源于晉代陳壽的《三國志·魏志·趙儼傳》。
“公文下郡縣,綿絹悉以還民?!?/p>
公文即公務(wù)文書,是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和一切社會團(tuán)體在處理公務(wù)時所形成的有現(xiàn)行功用、法定效力和特定體式的文字材料。-第一節(jié)公文處理概述二、公文及公文處理的涵義公文的定義78
《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》規(guī)定:“黨的機(jī)關(guān)的公文,是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書,是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策,指導(dǎo)、布署和商洽工作,請示和答復(fù)問題,報告和交流情況的工具?!钡谝还?jié)公文處理概述《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定:“行政機(jī)關(guān)的公文,是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具”。-《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》規(guī)定:“黨79公文包括文件、簡報、會議材料、申請表、統(tǒng)計表、呈報表等。廣義的“文件”,是指在工作和政治學(xué)習(xí)上可以用作依據(jù)或參考的書面材料;狹義的“文件”,指的是具有法規(guī)性、知照性和特定(固定)版頭的公文。第一節(jié)公文處理概述公文的本質(zhì)。公文是國家統(tǒng)治階級實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、管理國家、處理公務(wù)的文字工具。-公文包括文件、簡報、會議材料、申請表、統(tǒng)計表、呈報表等。80第一節(jié)公文處理概述文書、公文(文件)相互關(guān)系示意圖
文書公務(wù)文書私人文書①用特寫版頭印制的公文;②用電報傳輸?shù)墓?;③公開發(fā)布的公文;④會議上印發(fā)的公文;⑤其他文字材料等①信函;②申請書:③報告:④日記:⑤其他文字記錄等。-第一節(jié)公文處理概述文書、公文(文件)相互關(guān)系示意圖文書公81第一節(jié)公文處理概述第一節(jié)公文處理概述二、公文及公文處理的涵義公文的定義
公文處理涵義公文處理是一個動態(tài)的過程,是指公文收發(fā)文單位特定的人員用特定的方法辦理公文,使之符合有關(guān)規(guī)定和收發(fā)文單位的要求。它包括公文擬制、辦理、管理、收集整理、歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。-第一節(jié)公文處理概述第一節(jié)公文處理概述二、公文及公文處理的82第一節(jié)公文處理概述公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。
收文辦理包括公文的簽收(含拆封、清點(diǎn)、分類)登記、擬辦、送批、批辦、分發(fā)、傳閱、承辦、催辦、辦復(fù)、歸檔文件收集整理、歸檔等12個程序。發(fā)文辦理包括公文起草(含修改、協(xié)調(diào))、校核、會簽、簽發(fā)、復(fù)核、登記、印制(排版、校對、裝訂)、分發(fā)、歸檔文件收集整理、歸檔等10個程序。-第一節(jié)公文處理概述公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。收83第一節(jié)公文處理概述公文由秘書部門統(tǒng)一管理。
管理的原則:既發(fā)揮公文效用,又有利于公文保密。管理的范圍:所有公文,包括不同載體的公文。管理的內(nèi)容是:收文管理、發(fā)文管理、公文利用管理、公文撤銷管理、會議文件管理、公文存放清理清退銷毀管理、秘密文件(包括各種載體文件)管理、機(jī)關(guān)合并撤銷時。-第一節(jié)公文處理概述公文由秘書部門統(tǒng)一管理。管理的原則84
公文收集整理、歸檔,包括公文的收集、裝訂(裱糊與拆除金屬物)、分類(區(qū)分保存價值)、排例、編號、編目、裝盒、歸檔、編寫全宗說明、移交進(jìn)檔案館。第一節(jié)公文處理概述-公文收集整理、歸檔,包括公文的收集、裝訂(裱糊與拆除金屬85公文處理程序示意圖第一節(jié)公文處理概述收文處理(1)簽收(拆封、清點(diǎn)、分類)(2)登記(3)擬辦(4)送批(5)批辦(6)分發(fā)(7)傳閱(8)承辦(9)催辦(10)辦復(fù)(11)歸檔文件收集整理(12)歸檔-公文處理程序示意圖第一節(jié)公文處理概述收文處理(1)簽收(拆86公文處理程序示意圖第一節(jié)公文處理概述發(fā)文處理(1)起草(2)校核(3)會簽(4)簽發(fā)(5)復(fù)核
(6)登記
(7)印制(排版、校對、裝訂)(8)分發(fā)(9)歸檔文件收集整理(10)歸檔-公文處理程序示意圖第一節(jié)公文處理概述發(fā)文處理(1)起草(87公文處理程序示意圖第一節(jié)公文處理概述公文管理(1)收文管理(2)發(fā)文管理(3)公文利用管理
(4)公文撤銷管理(5)會議文件管理(6)公文存放清理清退銷毀管理(7)秘密文件(各種載體文件)管理(8)機(jī)關(guān)合并撤銷時公文管理-公文處理程序示意圖第一節(jié)公文處理概述公文管理(1)收文管理88公文收集整理歸檔(1)公文收集
(2)裝訂(3)分類(4)排列
(5)編號(6)編目(7)裝盒(8)歸檔(9)編寫全綜說明(10)移交進(jìn)館第一節(jié)公文處理概述公文處理程序示意圖-公文收集整理歸檔(1)公文收集(2)裝訂(3)分類(4)排89第一節(jié)公文處理概述三、公文的特點(diǎn)1.鮮明的政治性。
2.法定的權(quán)威性。
3.特定的作者、讀者和嚴(yán)格的程序。
4.文字表述的準(zhǔn)確性和語言的生動性。
5.內(nèi)容上的公務(wù)性和現(xiàn)實(shí)性。
6.強(qiáng)烈的時效性和特定的意向性。
7.嚴(yán)密的邏輯性。
8.規(guī)范的體式。
-第一節(jié)公文處理概述三、公文的特點(diǎn)1.鮮明的政治性。2.法90第一節(jié)公文處理概述四、公文處理的原則1.實(shí)事求是的原則4.黨政分開的原則2.高效的原則3.精簡的原則5.按照行文機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行的原則6.按照公文處理規(guī)定進(jìn)行的原則公文處理的標(biāo)準(zhǔn):準(zhǔn)確、及時、安全、保密。-第一節(jié)公文處理概述四、公文處理的原則1.實(shí)事求是的原則4.91五、公文發(fā)布方式1.內(nèi)部發(fā)布。
①用特定版頭印制內(nèi)部分發(fā);②用內(nèi)部傳真電報發(fā)送;③在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布;④其他方式第一節(jié)公文處理概述-五、公文發(fā)布方式1.內(nèi)部發(fā)布。第一節(jié)公文處理概述-92五、公文發(fā)布方式
2.公開發(fā)布。
①在報刊上公開發(fā)布;②在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布;③張貼;④設(shè)立政務(wù)公開場所或現(xiàn)行文件服務(wù)中心供群眾查閱索取公文;⑤其他形式。第一節(jié)公文處理概述-五、公文發(fā)布方式2.公開發(fā)布。第一節(jié)公文處理概述-93第一節(jié)公文處理概述六、公文處理工作的管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)
公文處理管理機(jī)構(gòu):各級機(jī)關(guān)的辦公室(秘書部門)辦公室(秘書部門)的職責(zé):
1.管理本機(jī)關(guān)的公文處理工作;2.指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的公文處理工作。-第一節(jié)公文處理概述六、公文處理工作的管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)公文處94第一節(jié)公文處理概述七、秘書人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)
應(yīng)當(dāng)具備:較高的政治業(yè)務(wù)素質(zhì),工作積極,作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn),遵紀(jì)守法,恪盡職守。-第一節(jié)公文處理概述七、秘書人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)應(yīng)當(dāng)具備:-95第二節(jié)公文格式一、公文格式概述公文格式的含義
公文格式的組成格式,原指法律文書,是法律的一種。
格,指官吏處事的原則;式,指則列。
公文格式是公文的規(guī)格樣式,即公文各組成部分在頁面上的表現(xiàn)形式,也叫公文的外部組織形式。它是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的格式。
文面格式、用紙格式、排印裝訂格式。國標(biāo)公文格式照片.ppt版頭\公文樣式.doc25-第二節(jié)公文格式一、公文格式概述公文格式的含義公文格式的96第二節(jié)公文格式二、公文文面格式
公文文面格式是指公文中各要素(各組成部分)的搭配、排列和標(biāo)識規(guī)則,包括版面安排、字體型號、各要素的標(biāo)識排序等。
黨政機(jī)關(guān)通用公文的文面格式:由版頭(報頭)、密級、保密期限、緊急程度(等級)、發(fā)文字號、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件名稱(附件說明)、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍(附注)、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記要素組成。
26-第二節(jié)公文格式二、公文文面格式公文文面格式是指公文中97第二節(jié)公文格式
眉首部分,位于公文首頁上部,一般占整個頁面的1/3左右。黨的機(jī)關(guān)用特定版頭制發(fā)的公文,眉首部分與主體部分用兩條各長60.5mm、寬0.7mm的紅色橫線中間加2號實(shí)體五角星隔開;行政機(jī)關(guān)的公文用一條長159mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開,中間沒有五角星;用電報傳送的公文,眉首部分與主體部分用兩條平行的黑色橫線(密碼電報為紅色)隔開。用A4型公文紙,國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定上報公文的眉首部分占55.89%,即166毫米。27-第二節(jié)公文格式眉首部分,位于公文首頁上部,一般占整個98第二節(jié)公文格式
主體部分,是文面格式中間的9個要素,位于眉首部分以下,版記部分之上。
版記部分,是文面格式中最后3個要素,位于公文最后一頁下端,其中,印制版記包括印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時間和印發(fā)份數(shù)3項內(nèi)容(行政機(jī)關(guān)的公文只有前兩項內(nèi)容)。上報中央的公文,制作公文二維條碼。-第二節(jié)公文格式主體部分,是文面格式中間的9個要素99第二節(jié)公文格式公文文面格式1.版頭(報頭)一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成,例如,“中共××縣委文件”;一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號標(biāo)注文種組成,例如,“中國共產(chǎn)黨××市委員會(通知)”。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識主要有3種形式:一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成;一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“令”字組成;一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加武文線組成。錯誤的公文格式正確的公文格式黨的機(jī)關(guān)的公文29行政機(jī)關(guān)的公文-第二節(jié)公文格式公文文面格式1.版頭(報頭)一種由發(fā)文100第二節(jié)公文格式公文文面格式報頭
電報的報頭:由報頭文字和兩條橫隔線組成,密碼電報套紅印制,明傳電報印成黑色。
一是特定報頭。
例如,“中共××市委發(fā)電”
二是通用報頭。
通用報頭有兩種:一種用“內(nèi)部傳真電報”6字標(biāo)明;一種用“密碼電報”4字標(biāo)明。-第二節(jié)公文格式公文文面格式報頭電報的報頭:由報頭文101第二節(jié)公文格式公文文面格式2.份號
份號,即份數(shù)序號,是同一件公文印制份數(shù)的順序號。份號從NO.000001號開始,用6位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注于公文首頁左上角。秘密公文印制份號的目的:便于對秘密公文進(jìn)行管理和利用。31-第二節(jié)公文格式公文文面格式2.份號份號,即份數(shù)序號102第二節(jié)公文格式公文文面格式3-4.密級與保密期限密級,即公文的秘密等級。公文的密級分為絕密、機(jī)密、秘密3個等級。秘密可劃分為國家秘密和商業(yè)秘密。國家秘密劃分為絕密、機(jī)密、秘密3個等級;商業(yè)秘密劃為“商業(yè)機(jī)密”、“商業(yè)秘密”2個等級。用特定版頭印發(fā)的公文,密級用3號黑體字標(biāo)注。黨的機(jī)關(guān)的公文,密級標(biāo)注在份號下方,兩字之間空1字;行政機(jī)關(guān)的公文,密級標(biāo)注在公文首頁右上角。如需同時標(biāo)注秘密等級與保密期限,比如:“機(jī)密★3年”。用電傳方式發(fā)布的公文,密級用3號仿宋體字標(biāo)注在公文首頁報頭部分的“密級”欄內(nèi)。-第二節(jié)公文格式公文文面格式3-4.密級與保密期限密級103第二節(jié)公文格式公文文面格式5.發(fā)往地址在電報報頭左下方設(shè)有“發(fā)往地址”欄,有的也簡化為“發(fā)往”二字,用于標(biāo)注電報發(fā)送的地點(diǎn)與單位。公文有主送機(jī)關(guān)的,可簡化為“見主送機(jī)關(guān)”。公文沒有主送機(jī)關(guān)的,如決議、決定、指示、意見、公報、規(guī)定、細(xì)則、會議紀(jì)要、工作要點(diǎn)等文種,應(yīng)在“發(fā)往地址”的右側(cè)標(biāo)注發(fā)往地址或發(fā)送單位。發(fā)送單位可用統(tǒng)稱,也可用特稱,視情況而定。一般方法是:普發(fā)性電報用統(tǒng)稱,限知性電報用特稱。發(fā)往地址和發(fā)送單位用3號仿宋體字排印。如果字?jǐn)?shù)太多,也可用4號或5號仿宋體字排印。-第二節(jié)公文格式公文文面格式5.發(fā)往地址在電報報頭左下104第二節(jié)公文格式公文文面格式6.緊急程度(等級)
緊急程度(等級),是對公文送達(dá)和辦理的時間要求。用特定版頭印制的公文辦理時間要求叫緊急程度,用電傳方式發(fā)布的公文辦理時間的要求叫等級。用特定版頭印制的黨的機(jī)關(guān)的緊急公文,分別標(biāo)明“特急”、“加急”;行政機(jī)關(guān)的緊急公文,分別標(biāo)明“特急”、“急件”。
電報的緊急程度分為:
特提、特急、加急、平急4種,用3號仿宋體字標(biāo)注。辦理電傳公文的時間要求分別是:1天、3天、5天、10天。34-第二節(jié)公文格式公文文面格式6.緊急程度(等級)緊急程105第二節(jié)公文格式公文文面格式7.發(fā)文字號(部委號)
用特定版頭印制的公文叫發(fā)文字號,用特定報頭制發(fā)的電報叫“發(fā)電字號”,用通用報頭制發(fā)的電報叫“部委號”。
發(fā)文字號(部委號,下同)是公文的代號,由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號3部分組成。
發(fā)文機(jī)關(guān)代字由發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)(管轄地)地方代字、發(fā)文機(jī)關(guān)代字和公文類別代字3部分組成,有的可省略發(fā)文機(jī)關(guān)代字或公文類別代字,但發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)地方代字不能省略。-第二節(jié)公文格式公文文面格式7.發(fā)文字號(部委號)用特106第二節(jié)公文格式公文文面格式
發(fā)文年度和發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫,發(fā)文年度號標(biāo)注在六角括號內(nèi)。發(fā)文年度標(biāo)全稱,不能簡寫,例如,“〔2005〕”不能簡寫為“〔05〕”。發(fā)文順序號分年度從1號起,按公文的簽發(fā)時間的先后依次編號,不能跳號,不留有空號,不隨意編號,不編虛位(即“1”不編為“001”),不加“第”字。注意;一是發(fā)文字號一經(jīng)確定,應(yīng)長期固定使用。二是聯(lián)合行文,一般只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。
三是用特定版頭印制的公文的發(fā)文字號,標(biāo)注于版頭(發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識)下空2行紅色橫隔線之上。-第二節(jié)公文格式公文文面格式發(fā)文年度和發(fā)文順序號用阿拉107第二節(jié)公文格式公文文面格式8.簽發(fā)人
上報公文應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字,簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人由“簽發(fā)人”3字加全角冒號與簽發(fā)人姓名組成,標(biāo)注于公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(版頭、報頭)下空2行紅色橫隔線之上。注意:一是聯(lián)合行文,有多個簽發(fā)人,一般是主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行,其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排,下移紅色橫隔線;會簽人的標(biāo)注方法同簽發(fā)人。
二是簽發(fā)人是指機(jī)關(guān)簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人中最高職務(wù)者。
38-第二節(jié)公文格式公文文面格式8.簽發(fā)人上報公文108第二節(jié)公文格式公文文面格式9.收發(fā)報序號
收發(fā)報序號是機(jī)要部門對接收和發(fā)出的電報編排的順序號。收發(fā)報序號由接收或傳輸電報單位的代字“×機(jī)”加收發(fā)報順序號組成,其中,傳輸電報單位的代字,由傳輸電報單位所在行政區(qū)地方代字加“機(jī)”字組成。收發(fā)報序號設(shè)置在報頭部分兩條橫隔線的最右端,由機(jī)要部門填寫,分年度、分類別依次編號。-第二節(jié)公文格式公文文面格式9.收發(fā)報序號收發(fā)報109第二節(jié)公文格式公文文面格式10.標(biāo)題
標(biāo)題,一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(全稱或規(guī)范化簡稱)、公文主題和文種組成,位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體字,副標(biāo)題用3號楷體字,居中排印?;匦袝r應(yīng)做到詞意完整,排列對稱,間距恰當(dāng)。公文的標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容,做到規(guī)范、簡潔、無歧義。注意一是聯(lián)合行文時各聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱排序,一般情況下,主辦機(jī)關(guān)的名稱排在前面,其余依次排列。二是在有雙文種的公文(又叫復(fù)合性公文)中,應(yīng)簡化標(biāo)題。三是標(biāo)題中一般不用除書名號以外的標(biāo)點(diǎn)符號。-第二節(jié)公文格式公文文面格式10.標(biāo)題標(biāo)題,一般110第二節(jié)公文格式公文文面格式11.主送機(jī)關(guān)
主送機(jī)關(guān),即主要受理公文的機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)用全稱,或規(guī)范化簡稱,或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱;在標(biāo)題下空1行,左側(cè)頂格用3號仿宋體字排印,回行時頂格;最后一個主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號。國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定:“如主送機(jī)關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時,應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機(jī)關(guān)之上,標(biāo)識方法同抄送?!?第二節(jié)公文格式公文文面格式11.主送機(jī)關(guān)主送機(jī)111第二節(jié)公文格式公文文面格式12.正文
正文是公文的主體,用來表述公文的內(nèi)容,位于主送機(jī)關(guān)下方;不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文,正文位于成文日期下方。
正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù):第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。常見的錯誤有:①第一層次用“(一)”;第三層次的“1.”寫成了“1、”,把小圓點(diǎn)寫成了頓號。②第一層次用“一、”,第二次用“(1)”,跳躍了兩級。在正文層次不多的情況下,第一級用“一、”,第二級可用“1.”,但不能用“(1)”。為簡化層次,正文中盡量不用多層次結(jié)構(gòu)。
正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體,均用3號字印制。-第二節(jié)公文格式公文文面格式12.正文正文是公文的主體112第二節(jié)公文格式公文文面格式13-14.附件及附件名稱
附件,是公文的組成部分,對主件正文起說明、注釋、補(bǔ)充、證實(shí)、參考等作用的文字材料或圖表,置于主件之后,另起一頁開始排印,并與主件裝訂在一起。
公文如有附件,應(yīng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前排印附件名稱。黨的機(jī)關(guān)的公文附件不空行、行政機(jī)關(guān)的公文附件空1行,左側(cè)空2字,用3號仿宋體字排印“附件”2字,后面標(biāo)全角冒號和附件名稱。附件的序號(用阿拉伯?dāng)?shù)字)和名稱前后的標(biāo)識應(yīng)一致。
附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。僅一個附件的,不排附件的順序號。附件排印與公文主件排印的規(guī)格相同。附件是圖表的,其文字部分用3至5號字靈活處理。-第二節(jié)公文格式公文文面格式13-14.附件及附件名稱113第二節(jié)公文格式公文文面格式15.發(fā)文機(jī)關(guān)署名
發(fā)文機(jī)關(guān)署名,應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱,位于正文之后的右下方。
黨的機(jī)關(guān)的公文,與正文的末行一般空兩行排印。不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)和不需加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章的公文,正文之后不再署名。在縣級和基層黨的機(jī)關(guān),公文印數(shù)較少,所發(fā)公文都要加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章;對于在正文之后不需署名的文種,采取變通的形式,即在正文之后用3號字署名,以便于蓋章,但在正文之前仍不標(biāo)注主送機(jī)關(guān),只把印發(fā)傳達(dá)范圍由正文之后移至成文日期下一行排印。
行政機(jī)關(guān)的公文,單一機(jī)關(guān)和兩個機(jī)關(guān)的聯(lián)合行文不署名,3個以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文,應(yīng)署名。署名時,將發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在成文日期和正文之間,主辦機(jī)關(guān)排在前面,每行最多排3個發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,最后一排如余一個或兩個,均居中排印,以方便蓋章為標(biāo)準(zhǔn)。-第二節(jié)公文格式公文文面格式15.發(fā)文機(jī)關(guān)署名發(fā)文機(jī)關(guān)114第二節(jié)公文格式公文文面格式16.成文日期
成文日期,一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn);經(jīng)會議討論通過的決議、決定等,以會議通過的日期為準(zhǔn);聯(lián)合行文,以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn);電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日,年份不能簡寫。黨的機(jī)關(guān)的公文成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。
行政機(jī)關(guān)的公文成文日期用漢字標(biāo)注,“零”寫成“○”。
-第二節(jié)公文格式公文文面格式16.成文日期成文日期,一115第二節(jié)公文格式公文文面格式17.印章在黨的機(jī)關(guān),省和市州黨的機(jī)關(guān)公文,除會議紀(jì)要、有特定版頭的普發(fā)性公文和用特定報頭印制的電報外,其余的公文均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章??h市區(qū)黨的機(jī)關(guān)和基層黨組織的公文,均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。聯(lián)合上報的公文,聯(lián)署機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。在行政機(jī)關(guān),公文除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外,均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。聯(lián)合上報的公文,由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。-第二節(jié)公文格式公文文面格式17.印章在黨的機(jī)關(guān),省和116第二節(jié)公文格式公文文面格式18.印發(fā)傳達(dá)范圍(附注)
公文的印發(fā)傳達(dá)范圍(附注),用3號仿宋體字,居左空2字加圓括號標(biāo)注在成文日期下一行,如果一行排不下,從第二行起可以頂格。在黨的機(jī)關(guān)的公文中,這一要素叫印發(fā)傳達(dá)范圍。它一般用于普發(fā)性公文。對于有主送機(jī)關(guān)的公文,對印發(fā)傳達(dá)范圍另有要求的,在印發(fā)傳達(dá)范圍處加以說明;對于沒有主達(dá)機(jī)關(guān)的公文,起到標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的作用,并可對印發(fā)傳達(dá)范圍提出要求。在《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中這一要素叫附注,其作用同黨的機(jī)關(guān)的公文的印發(fā)傳達(dá)范圍,并可說明其他需要說明的事項?!罢埵尽惫?,在此處注明聯(lián)系人姓名和電話號碼。-第二節(jié)公文格式公文文面格式18.印發(fā)傳達(dá)范圍(附注)117第二節(jié)公文格式公文文面格式19.主題詞
黨的機(jī)關(guān)的公文,公文主題詞按主題詞法標(biāo)注,即按中共中央辦公廳秘書局編印的《公文主題詞表》(修訂本)標(biāo)注,位于公文末頁下端抄送機(jī)關(guān)或印制版記上方;“主題詞”用3號黑體字頂格排印,后標(biāo)注全角冒號;主題詞用3號書宋體字;一篇公文最多不超過10個主題詞。
行政機(jī)關(guān)的公文,公文主題詞分類標(biāo)引法標(biāo)注;“主題詞”用3號黑體字,居左頂格標(biāo)注,后標(biāo)全角冒號;主題詞用3號小標(biāo)宋體字;一篇公文最多不超過5個主題詞。-第二節(jié)公文格式公文文面格式19.主題詞黨的機(jī)關(guān)的公文118第二節(jié)公文格式公文文面格式20.抄送機(jī)關(guān)
抄送機(jī)關(guān),指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容(需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容)的上級、下級和無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
黨的機(jī)關(guān)的公文,“抄送”2字頂格,用5號黑體字,后標(biāo)全角冒號;抄送機(jī)關(guān)名稱用5號宋體字,中間可用頓號、逗號、分號,末尾不用標(biāo)點(diǎn)符號。行政機(jī)關(guān)的公文,“抄送”2字與抄送機(jī)關(guān)名稱,都用3號仿宋體字,左空1字排印;抄送機(jī)關(guān)名稱之間用頓號隔開,末尾用句號;如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下,標(biāo)注方法同抄送機(jī)關(guān)。
使用通用報頭的密碼電報的抄送機(jī)關(guān)名稱,用3號仿宋體字標(biāo)注在電報首頁的“抄送”欄內(nèi)。-第二節(jié)公文格式公文文面格式20.抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān),指119第二節(jié)公文格式公文文面格式21.印制版記印制版記是印制公文的標(biāo)記,由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)3部分組成,位于公文末頁主題詞或抄送機(jī)關(guān)名稱下方、頁碼上方,與公文頁碼不空行。黨的機(jī)關(guān)的公文,兩條橫線之間的左右側(cè)各空半個4號字,分別標(biāo)注公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱和印發(fā)日期,底線下邊右側(cè)離字邊空兩個5號字,加圓括號用5號宋體字標(biāo)注印制份數(shù),即“(共印××份)”。行政機(jī)關(guān)的公文,只有印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間,印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字,印發(fā)時間右空1字,用3號仿宋體字排印。-第二節(jié)公文格式公文文面格式21.印制版記印制版記是印120第二節(jié)公文格式公文文面格式
印發(fā)時間都用阿拉伯?dāng)?shù)字,均以付印日期為準(zhǔn),年份不能簡寫。印發(fā)日期之后接著排印“印發(fā)”2字。
用特定版頭印發(fā)的公文的印發(fā)日期,必須在成文日期之后或與成文日期同一天;用電報傳送的公文,印發(fā)日期與成文日期必須是同一天。
翻印上級機(jī)關(guān)的公文,上級機(jī)關(guān)的印發(fā)單位和印日期照印,再在此下一行印制翻印單位和翻印日期,再在此下兩行右空兩個字用圓括號標(biāo)注共印××份。21.印制版記-第二節(jié)公文格式公文文面格式印發(fā)時間都用阿拉伯?dāng)?shù)字,均121第二節(jié)公文格式
22.公文二維條碼
在版記右下方,與版記空3mm,與版心右邊緣空5mm。條碼內(nèi)容包括條碼版本標(biāo)準(zhǔn)(軟件自動生成)、條碼編號、發(fā)文單位、公文種類或刊物名稱、發(fā)文字號或期號、主送單位(可選項)、標(biāo)題(可選項)、秘密等級、緊急程度、成文日期或刊物編印日期、發(fā)布層次(可選項)、條碼制作單位、條碼制作日期、自定義字段(可選項)共14項,其中9項是必選項,4項是可選項,1項是自動生成項。公文文面格式-第二節(jié)公文格式22.公文二維條碼公文文面格式-122第二節(jié)公文格式三、公文用紙格式黨的機(jī)關(guān)的“公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型(長260毫米,寬184毫米),也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米,寬210毫米)”。目前,我國黨的機(jī)關(guān)普遍采用16開型公文紙,也有部分單位使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文紙?!秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定:從2001年1月1日起,國家行政機(jī)關(guān)的公文用紙,一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙,其成品幅面尺寸為:210mm×297mm。公文文面格式-第二節(jié)公文格式三、公文用紙格式黨的機(jī)關(guān)的“公文用紙幅123第二
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