項(xiàng)目一文書工作與檔案管理課件

第一章概述學(xué)習(xí)目標(biāo)主要內(nèi)容知識(shí)框架圖本章點(diǎn)睛第一章概述學(xué)習(xí)目標(biāo)主要內(nèi)容知識(shí)框架圖本章點(diǎn)睛了解文書與檔案、文書工作與檔案管理的基本概念，熟悉其含義、性質(zhì)、特點(diǎn)、作用，明確文書工作與檔案管理工作的聯(lián)系與區(qū)別。熟悉文書與檔案管理的組織機(jī)構(gòu)，明確文書檔案人員的基本素質(zhì)與要求。掌握文書工作與檔案管理的基本原則和要求，以指導(dǎo)文書和檔案管理工作的開展。掌握文書工作與檔案管理的基本任務(wù)與內(nèi)容，為開展文書和檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。2134了解文書與檔案、文書工作與檔案管理的基本概2134第二節(jié)文書工作與檔案管理第三節(jié)文書工作與檔案管理的組織機(jī)構(gòu)與人員第一節(jié)文書與檔案第二節(jié)文書工作與檔案管理第三節(jié)文書工作與檔案管理第一節(jié)文書與檔案

一、文書與檔案的含義二、文書與檔案的性質(zhì)、

特點(diǎn)、作用三、文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別本節(jié)點(diǎn)睛第一節(jié)文書與檔案一、文書與檔案的含義二、文書與檔案的性質(zhì)文書的系統(tǒng)整理和保存，最終使檔案形成。文書的系統(tǒng)整理和保存，最終使一、文書與檔案的含義

（一）文書1.文書的概念一、文書與檔案的含義（一）文書文字材料

文字書寫

從事文書工作的人

“文書”這個(gè)概念可以包含以下三種含義，見圖1-1。圖1-1文書的三種含義一、文書與檔案的含義文字材料文字書寫從事文書工作的人什么是文書呢？文書就是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中，為了傳遞、記載信息，而形成并使用的具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料。一、文書與檔案的含義什么是文書呢？一、文書與檔案的含義這個(gè)定義說明了五點(diǎn)：第一，文書首先是一種文字材料，即書面材料；第二，文書有特定的格式；第三，文書具有應(yīng)用性；第四，文書具有具體的目的性、針對(duì)性；第五，形成和使用它的主體是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體等社會(huì)組織和具體的個(gè)人或家庭。一、文書與檔案的含義這個(gè)定義說明了五點(diǎn)：一、文書與檔案的含義2.公文了解文書的含義，不能不涉及公文。公文的分類，見圖1-2。圖1-2公文的分類一、文書與檔案的含義2.公文圖1-2公文的分類一、文書與3.文書、公文、文件的聯(lián)系與區(qū)別公文通常也稱為文書和文件，三者有時(shí)可以互為通用，見圖1-3。圖1-3文書、公文、文件的聯(lián)系與區(qū)別

一、文書與檔案的含義3.文書、公文、文件的聯(lián)系與區(qū)別圖1-34.文書與應(yīng)用文的聯(lián)系與區(qū)別聯(lián)系：廣義的文書同應(yīng)用文在其本質(zhì)含義上是一致的，都是具有應(yīng)用性的文字材料。區(qū)別：應(yīng)用文的范疇較廣，外延較寬，而文書是應(yīng)用文的組成部分。一、文書與檔案的含義4.文書與應(yīng)用文的聯(lián)系與區(qū)別聯(lián)系：廣義的1.檔案的概念檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，作為憑證的文字、圖像、聲音等的文書和信息材料。這個(gè)定義說明了三點(diǎn)，見圖1-4。圖1-4檔案定義說明的三點(diǎn)含義（二）檔案1.檔案的概念圖1-4檔案定義說明的三2.檔案的類別檔案的形式是多種多樣的，因而也就形成不同類別的檔案。就全部檔案而言，主要有文書檔案、科技檔案、專門檔案等。其中文書檔案始終占主要地位。（1）文書檔案；（2）科技檔案；（3）專門檔案。其中，文書檔案一般包括黨政檔案、人物檔案及家庭檔案等。（二）檔案2.檔案的類別（二）檔案（一）文書與檔案的性質(zhì)1.文書的性質(zhì)文書的性質(zhì)有本質(zhì)屬性和其他屬性幾個(gè)方面。文書的本質(zhì)屬性是現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性，文書的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性主要有兩個(gè)方面的含義，見圖1-5。圖1-5現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性的含義

二、文書與檔案性質(zhì)、特點(diǎn)、作用（一）文書與檔案的性質(zhì)圖1-5現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性的2.檔案的性質(zhì)檔案同樣具有政治性、機(jī)密性、知識(shí)（信息）性等屬性。但檔案的性質(zhì)主要有以下三個(gè)方面：第一，原始記錄性；第二，利用的價(jià)值性；第三，科學(xué)文化性。二、文書與檔案性質(zhì)、特點(diǎn)、作用2.檔案的性質(zhì)二、文書與檔案性質(zhì)、特點(diǎn)、1.文書的特點(diǎn)文書的特點(diǎn)主要有三個(gè)方面：（1）法定的作者；（2）法定的權(quán)威和效力；（3）特定的程式性。（二）文書與檔案的特點(diǎn)

1.文書的特點(diǎn)（二）文書與檔案的特點(diǎn)2.檔案的特點(diǎn)

檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：（1）系統(tǒng)性；（2）選擇性；（3）保存性。（二）文書與檔案的特點(diǎn)

2.檔案的特點(diǎn)（二）文書與檔案的特點(diǎn)1.文書的作用文書的作用主要在于它可以作為傳達(dá)和貫徹執(zhí)行黨和國家的各項(xiàng)路線方針政策，管理政務(wù)，處理事務(wù)，溝通機(jī)關(guān)、單位之間的聯(lián)系的一種工具。具體有以下五個(gè)方面，見圖1-6。（三）文書與檔案的作用

圖1-6文書的作用1.文書的作用（三）文書與檔案的作用2.檔案的作用檔案的作用是多方面、多層的，主要有三個(gè)方面的作用：（1）現(xiàn)實(shí)工作及各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的查考依據(jù)作用；（2）歷史憑據(jù)作用；（3）科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件作用。（三）文書與檔案的作用

2.檔案的作用（三）文書與檔案的作用（一）文書與檔案的聯(lián)系文書與檔案具有密切的聯(lián)系，在歷史上，曾經(jīng)出現(xiàn)過文書與檔案不分的現(xiàn)象，這一方面說明文書檔案工作的不成熟、不發(fā)展，但另一方面也說明文書與檔案的親緣關(guān)系。三、文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別（一）文書與檔案的聯(lián)系三、文書與檔案的聯(lián)系與我國的文書檔案歷史悠久。文心雕龍周禮

后漢書尚書三、文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別我國的文書檔案歷史悠久。文心雕龍周禮后《后漢書·祭祀志》：“自五帝始有書契?！?/p>

三、文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別《后漢書·祭祀志》：“自五帝始有書契?！比⑽臅c檔案的聯(lián)系劉勰在《文心雕龍·詔策》中探究詔策本源時(shí)，一直追溯到“昔軒轅唐虞”時(shí)代。有實(shí)物可證的是3000多年前的殷商時(shí)期，已經(jīng)有了體式比較完備的文書檔案－甲骨文書。

三、文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別劉勰在《文心雕龍·詔策》中探究詔策本源戰(zhàn)國時(shí)代的《尚書》，即“上古之書”，是上古時(shí)期的文書檔案。西周時(shí)期，我國就設(shè)有專門管理文書和起草文書的官吏。三、文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別戰(zhàn)國時(shí)代的《尚書》，即“上古之書”，三、文書《周禮·天官》記載：宰夫有八職：“五曰府，掌官契以治藏；六曰史，掌官書以贊治?！敝尾?，即保管文書；贊治，即起草文書。三、文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別《周禮·天官》記載：宰夫有八職：“五曰三、文書與文書與檔案的密切聯(lián)系主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，兩者記錄和反映人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的功用相同；第二，兩者在內(nèi)容和格式上完全一致；第三，兩者互為因果。三、文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別文書與檔案的密切聯(lián)系主要表現(xiàn)在三三、文書與檔文書與檔案的區(qū)別主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，如表1-1所示。（二）文書與檔案的區(qū)別性質(zhì)形式目的作用效用時(shí)間文書現(xiàn)行效用零散的，單份的處理現(xiàn)實(shí)工作事物處理完畢即失效檔案保存的歷史信息組合，集中，多份歷史價(jià)值作用以備將來之用表1-1文書與檔案的區(qū)別文書與檔案的區(qū)別主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)（二）文書第二節(jié)文書工作與檔案管理一、文書工作與檔案管理的含義二、文書工作與檔案管理的任務(wù)和內(nèi)容三、文書工作與檔案管理的基本原則和要求四、文書工作與檔案管理的聯(lián)系與區(qū)別本節(jié)點(diǎn)睛第二節(jié)文書工作與檔案管理一、文書工作與檔案管理的含義二文書工作與檔案管理的含義、特點(diǎn)、任務(wù)、內(nèi)容和區(qū)別是每個(gè)文書工作和檔案管理工作人員必備常識(shí)。文書工作與檔案管理的含義、特點(diǎn)、（一）文書工作的含義文書工作通常也叫文書處理工作，主要是指公務(wù)文書的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。一個(gè)機(jī)關(guān)的組織或辦事機(jī)構(gòu)，圍繞公文的形成、處理與保管工作，需要有一系列的工作環(huán)節(jié)，形成一個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)流程，在這一流程中所做的一切工作，都是文書工作。一、文書工作與檔案管理的含義（一）文書工作的含義一、文書工作與檔案管理的含義檔案管理也稱檔案工作，或檔案管理工作，簡單地說就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案管理，就其本質(zhì)來說，它是通過管理，提供檔案材料直接為社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)等活動(dòng)服務(wù)的工作。（二）檔案管理的含義與特點(diǎn)

檔案管理也稱檔案工作，或檔案管理工（二）檔案檔案管理的特征：第一，管理性；第二，服務(wù)性；第三，政治性；第四，機(jī)要性。（二）檔案管理的含義與特點(diǎn)

檔案管理的特征：（二）檔案管理的含義與特點(diǎn)

檔案柜

財(cái)會(huì)檔案

檔案盒檔案柜財(cái)會(huì)檔案檔案盒（一）文書工作的任務(wù)、內(nèi)容1.任務(wù)根據(jù)工作的需要和客觀實(shí)際，高質(zhì)量地形成機(jī)關(guān)的公文，科學(xué)地組織和準(zhǔn)確地處理機(jī)關(guān)的公文，有秩序而安全地進(jìn)行公文運(yùn)轉(zhuǎn)，完整妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。二、文書工作與檔案管理的

任務(wù)和內(nèi)容

（一）文書工作的任務(wù)、內(nèi)容二、文書工作與檔案管理2.內(nèi)容（1）公文的草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記和分送；（2）公文的繕印、用印、登記、分發(fā)（包括傳遞）等；（3）公文的簽收、登記、審核、擬辦；（4）批辦、承辦、催辦、注辦等；（5）會(huì)議、匯報(bào)的記錄與整理；（6）公文的平時(shí)歸卷、提供借閱與保管；（7）公文的系統(tǒng)整理與歸檔；（8）為領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)備有關(guān)資料；（9）文書的機(jī)要保密；（10）完成領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作事項(xiàng)。二、文書工作與檔案管理的

任務(wù)和內(nèi)容2.內(nèi)容二、文書工作與檔案管理的

任務(wù)和內(nèi)容文書工作主要包括三大環(huán)節(jié)即公文的形成、公文的處理和公文的管理。公文的形成是文書工作的前提環(huán)節(jié)；公文的處理是文書工作的中心環(huán)節(jié)；公文的管理是文書工作的歸結(jié)環(huán)節(jié)。前提、運(yùn)轉(zhuǎn)處理、歸結(jié)正是公文產(chǎn)生、發(fā)展、終結(jié)的一個(gè)有規(guī)律性的完整過程。二、文書工作與檔案管理的

任務(wù)和內(nèi)容文書工作主要包括三大環(huán)節(jié)即公文的形二、文書工1.任務(wù)（1）堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立國家檔案工作制度；（2）科學(xué)地管理檔案，大力開發(fā)檔案信息資源；（3）逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，使檔案工作更好地為黨的總?cè)蝿?wù)、總目標(biāo)服務(wù)，為建設(shè)社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明服務(wù)。（二）檔案管理的任務(wù)、內(nèi)容1.任務(wù)（二）檔案管理的任務(wù)、內(nèi)容2.內(nèi)容檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等六項(xiàng)工作。這六項(xiàng)工作通常也稱為檔案工作的“六個(gè)環(huán)節(jié)”，也是檔案工作的六項(xiàng)業(yè)務(wù)和六項(xiàng)任務(wù)。從廣義上說，整個(gè)檔案事業(yè)工作包括：檔案室工作、檔案館工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育工作、檔案科學(xué)研究工作五個(gè)部分。（二）檔案管理的任務(wù)、內(nèi)容2.內(nèi)容（二）檔案管理的任務(wù)、內(nèi)容

（一）文書工作的基本原則和要求1.文書工作的基本原則堅(jiān)持實(shí)事求是、反映客觀實(shí)際；精簡公文，反對(duì)官僚主義、形式主義和文牘主義；注重實(shí)用，高效率地做好文書工作。2.文書工作的具體要求準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。三、文書工作與檔案管理的

基本原則和要求

（一）文書工作的基本原則和要求三、文書工作與檔案1.我國檔案工作的基本原則集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于黨和國家各項(xiàng)工作的利用。

我國檔案工作的組織原則和管理體制----集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案。檔案工作的基本要求----維護(hù)檔案的完整與安全。檔案工作的根本目的----便于黨和國家各項(xiàng)工作的利用。（二）檔案工作的基本原則和要求1.我國檔案工作的基本原則（二）檔案工作的檔案工作基本原則的三個(gè)方面是辯證統(tǒng)一的，前兩者是手段，后者是目的。沒有前兩者，就沒有便于可供利用的物質(zhì)基礎(chǔ)；離開了后者，實(shí)行集中統(tǒng)一管理、維護(hù)檔案的完整與安全便失去了意義和方向。2.檔案工作的具體要求完整、安全、有效。（二）檔案工作的基本原則和要求

檔案工作基本原則的三個(gè)方面是辯證統(tǒng)（二（一）文書工作與檔案管理的聯(lián)系由于文書與檔案有著密切的聯(lián)系，這就決定了文書工作與檔案管理工作也有密切的聯(lián)系，見圖1-7。四、文書工作與檔案管理的聯(lián)系與區(qū)別圖1-7文書工作與檔案管理的聯(lián)系（一）文書工作與檔案管理的聯(lián)系四、文書工作與檔文書工作與檔案管理的區(qū)別主要表現(xiàn)在四個(gè)方面，見圖1-8。（二）文書工作與檔案管理的區(qū)別圖1-8文書工作與檔案管理的區(qū)別文書工作與檔案管理的區(qū)別主要表現(xiàn)在四（二）文

巴黎檔案館館藏檔案

檔案室中華人民共和國國家檔案局

巴黎檔案館館藏檔案檔案室中華人民共和國國家檔案局第三節(jié)文書工作與檔案管理的組織機(jī)構(gòu)與人員本節(jié)點(diǎn)睛一、文書工作與檔案管理的組織機(jī)構(gòu)二、文書工作與檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)三、文書工作與檔案管理工作人員第三節(jié)文書工作與檔案管理的組織機(jī)構(gòu)與人員本節(jié)點(diǎn)睛一、文文書工作與檔案管理有其特定的組織機(jī)構(gòu)與人員。文書工作與檔案管理有其特定的組織（一）文書工作機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)：是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和負(fù)責(zé)人；管理機(jī)構(gòu)：是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公廳（室），并設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)文書處理工作。機(jī)構(gòu)的設(shè)置大體有兩種情況：第一，對(duì)一些較大的機(jī)關(guān)來說，設(shè)立專門的文書工作部門，如“文書處”、“文書科”等。第二，對(duì)于一些較小的機(jī)關(guān)或者基層單位來說，一般只在辦公室設(shè)立一兩個(gè)專職或兼職的文書工作人員。一、文書工作與檔案管理的

組織機(jī)構(gòu)

（一）文書工作機(jī)構(gòu)一、文書工作與檔案管理的

檔案工作由于是為全社會(huì)進(jìn)行服務(wù)的，因此機(jī)構(gòu)的設(shè)置較為復(fù)雜。主要有三類機(jī)構(gòu)，見圖1-9。（二）檔案工作機(jī)構(gòu)圖1-9檔案工作機(jī)構(gòu)

檔案工作由于是為全社會(huì)進(jìn)行服務(wù)的，因此機(jī)構(gòu)（二）檔案工作（二）檔案工作機(jī)構(gòu)視頻（有待補(bǔ)充）（二）檔案工作機(jī)構(gòu)視頻（有待補(bǔ)充）1.檔案室檔案室各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)。（1）檔案室的作用它是機(jī)關(guān)工作的助手，它為機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和各部門的工作提供作為參考和依據(jù)的檔案材料，為機(jī)關(guān)工作和生產(chǎn)活動(dòng)創(chuàng)造條件。檔案室是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)。它是國家檔案不斷補(bǔ)充的源泉；它是首先提供利用，發(fā)揮現(xiàn)實(shí)作用的前哨；它是先期保管檔案的過渡性機(jī)構(gòu)，為檔案館工作創(chuàng)造條件。（二）檔案工作機(jī)構(gòu)1.檔案室（二）檔案工作機(jī)構(gòu)（2）檔案室的基本任務(wù)集中統(tǒng)一地管理本機(jī)關(guān)的全部檔案，為本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作和生產(chǎn)服務(wù)，并定期將具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向檔案館移交。（3）檔案室的類型一般有五種類型：機(jī)關(guān)文書檔案室，科技檔案室，影片、照片、錄音、錄像等特種檔案室，人事檔案室以及會(huì)計(jì)檔案室等。（二）檔案工作機(jī)構(gòu)（2）檔案室的基本任務(wù)（二）檔案工作機(jī)構(gòu)2.檔案館檔案管是黨和國家集中保管檔案材料的基地，是國家法定的專門永久保管檔案的機(jī)構(gòu)。（1）檔案館的基本任務(wù)收集黨和國家需要長遠(yuǎn)保管的檔案和有關(guān)的資料，加以整理、編目、保管和研究并提供利用。（2）檔案館的分類在我國，檔案館基本上是按地區(qū)并結(jié)合其他特點(diǎn)（如專業(yè)、時(shí)期等）來設(shè)置的，分為中央級(jí)檔案館、地方檔案館和專業(yè)檔案館。（二）檔案工作機(jī)構(gòu)2.檔案館（二）檔案工作機(jī)構(gòu)3.檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)

檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)主要是指各級(jí)檔案局、處等，是黨和國家指導(dǎo)和管理檔案工作的部門。檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)的基本任務(wù)在統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的原則下，分級(jí)負(fù)責(zé)地掌管全國檔案事務(wù)，對(duì)全國檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。（二）檔案工作機(jī)構(gòu)3.檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)（二）檔案工作機(jī)構(gòu)全國檔案館工作概況：我國已有各級(jí)各類檔案館3816個(gè)，其中國家綜合檔、案館3046個(gè)，國家專門檔案館225個(gè)，部門檔案館142個(gè)，企業(yè)檔案館304個(gè)，文化事業(yè)單位檔案館40個(gè)，科技事業(yè)單位檔案館59個(gè)。檔案館總建筑面積4659866平方米，其中庫房面積2574437平方米。全國檔案館工作概況：（一）文書工作的組織領(lǐng)導(dǎo)文書部門主要接受本機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，但也不排除上級(jí)文書部門對(duì)文書工作的指導(dǎo)。一般地說，對(duì)文書工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系可以從以下幾個(gè)方面分析：二、文書工作與檔案管理的

組織領(lǐng)導(dǎo)（一）文書工作的組織領(lǐng)