上級(jí)下發(fā)文件的收發(fā)和處理

7/7上級(jí)下發(fā)文件的收發(fā)和處理上級(jí)下發(fā)文件的收發(fā)和處理

上級(jí)下發(fā)文件的收發(fā)和處理

收文程序包括:傳遞、簽收、登記、分類、傳閱、承辦、查辦、立卷、歸檔、清退、銷毀。

,一,收文

1.機(jī)要人員每天到校收發(fā)室逐件清點(diǎn)簽收各類文件。

2.機(jī)要人員到上級(jí)機(jī)要部門簽收領(lǐng)取。

,二,登記

1.機(jī)要人員及時(shí)將簽收的文件啟封、登記、分類、立卷。

2.登記時(shí)須填寫公文標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、收文時(shí)間及處理情況。

,三,處理

1.按文件級(jí)別及發(fā)文機(jī)關(guān)分類立卷入夾。

2.機(jī)要文件、公文等登記后呈兩辦主任閱示。,四,傳閱

1.根據(jù)閱文范圍設(shè)不同級(jí)別機(jī)要閱文夾。

2.填寫傳閱批辦單～并付于每份文件之前。

3.填寫傳閱登記本～首先呈校主要領(lǐng)導(dǎo)閱批。

4.文件傳閱后及時(shí)整理、存檔。

5.未經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批示～不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍或復(fù)印。

6.行政公文及函件經(jīng)兩辦主任批示后,轉(zhuǎn)呈有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo).

,五,辦理

1.校領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件～登記、存檔并及時(shí)轉(zhuǎn)交承辦部門。

2.只有一個(gè)承辦部門的～承辦部門簽收批辦文件并辦理。涉及兩個(gè)承辦部門的～分送兩個(gè)承辦部門辦理。,六,下發(fā)

1.按照黨委系統(tǒng)下發(fā)相關(guān)機(jī)要文件、機(jī)要文件期刊和其他非機(jī)要文件。

2.通知各部門機(jī)要干事到兩辦機(jī)要室領(lǐng)取機(jī)要文件～并當(dāng)面清點(diǎn)、簽字。

3.黨委職能部門的閱讀文件由兩辦機(jī)要干事送達(dá)。,七,回收、清退

1.校領(lǐng)導(dǎo)傳閱文件及時(shí)回收、存檔。

2.下發(fā)各院,機(jī)關(guān)、后勤,黨委、黨總支、直屬黨支部和黨委職能部門的文件每學(xué)期末清點(diǎn)回收。

3.撰寫、下發(fā)文件回收、清退通知。

4.逐一清點(diǎn)應(yīng)回收的文件～簽字驗(yàn)收,如有問題～及時(shí)上報(bào)。

5.清退、銷毀。

對坡鎮(zhèn)黨政綜合辦公室管理制度

責(zé)任分工

張道利:主持黨政辦公室全面工作，聯(lián)系鄧平舉書記、閔若夢鎮(zhèn)長工作。

張艷:協(xié)助黨政辦公室主任工作，聯(lián)系付雯副書記、趙啟義委員工作。

劉智勇:協(xié)助黨政辦公室主任工作，主要負(fù)責(zé)辦公用品采購、辦公設(shè)備維護(hù)等工作。

楊敏:協(xié)助黨政辦公室主任工作，聯(lián)系肖洋委員、范禹副鎮(zhèn)長工作。

葉燊:協(xié)助黨政辦公室主任工作，聯(lián)系人大羅馨主席、王揚(yáng)志委員、呂興華副科級(jí)干部工作，協(xié)助張艷完成“三問”“三解”工作。

王宏:協(xié)助黨政辦公室主任工作，聯(lián)系政法委朱政書記、余彪副鎮(zhèn)長、周珍云副鎮(zhèn)長工作。

黃玲:協(xié)助黨政辦公室主任工作，聯(lián)系曹剛委員、陳孝文副會(huì)長工作，負(fù)責(zé)檔案、涉密工作。

陳瑩:協(xié)助黨政辦公室主任工作，聯(lián)系紀(jì)委張達(dá)毅書記、劉君副鎮(zhèn)長工作，協(xié)助張艷完成“三問”“三解”工作。

范厚成:協(xié)助黨政辦公室主任工作，主要負(fù)責(zé)日常會(huì)務(wù)和接待服務(wù)、黨政辦書報(bào)簽收整理、報(bào)夾更新工作，四樓會(huì)議室、二樓會(huì)議室、書記室、復(fù)印室等衛(wèi)生工作，維護(hù)黨政辦室外公共區(qū)域衛(wèi)生。

工作職責(zé)及要求

l、辦公室作息時(shí)間。上下班時(shí)間:上午8:30—12:00;下午2:30—6:00。休息時(shí)間隨叫隨到。

2、每周一由辦公室主任組織黨政辦工作例會(huì)，一是總結(jié)上周工作情況，安排部署本周辦公室工作;二是組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí);三是探討并協(xié)調(diào)解決辦公室存在的問題。

3、辦公室人員堅(jiān)持以“合作為主，分工為輔”的工作原則，做好所聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)干部的文秘工作，全面負(fù)責(zé)所聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)干部分管工作的辦公日常事務(wù)處理、催辦和督查，軟件資料收集、整理和備檔，做好值班、會(huì)務(wù)和接待服務(wù)工作，及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)干部交辦的其他工作。

4、加強(qiáng)辦公室人員在崗、離崗和日常工作，做到在崗有人，出差(下村)有交代，請假有假條。

5、對自己分管、聯(lián)系工作要精心計(jì)劃和安排，及時(shí)建檔，及時(shí)督促協(xié)調(diào)，及時(shí)追蹤完成，注意收集、整理、完善相關(guān)文件、信息、圖片、數(shù)據(jù)、資料等佐證材料，隨時(shí)歸檔備查。

6、辦公室人員要及時(shí)收集鎮(zhèn)內(nèi)發(fā)生的重(特)大新聞事件，積極挖掘鎮(zhèn)內(nèi)工作亮點(diǎn)和先進(jìn)事跡，每人每月必須完成2篇以上信息，全年調(diào)研不少于2篇。

7、黨政辦公室人員要遵守保密紀(jì)律，不得泄露涉密的事項(xiàng)和內(nèi)容;同時(shí)要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的勤務(wù)員、秘書，保證隨叫隨到，特別是領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí)，要全程服務(wù)，不能誤事。

8、黨政辦公室人員必須服從鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)及辦公室主任安排，若出現(xiàn)不服從安排或管理的，交由鎮(zhèn)黨委給予嚴(yán)肅處理。

值班制度

一、黨政綜合辦公室工作人員實(shí)行輪流值班工作制，每天的主班、值班人員除干好本職崗位工作外，主要負(fù)責(zé)當(dāng)天的文件查收、處理，辦公室衛(wèi)生清潔，并保持工作環(huán)境衛(wèi)生，做好電話記錄，接待來人來訪，上情下達(dá)，下情上報(bào)，報(bào)夾更新等日常工作。若遇到自己不能處置的事情,要及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求迅速安排處理。

二、主班實(shí)行A、B崗制度，A崗指當(dāng)天主班人員，以A崗為中心,對應(yīng)B崗全力配合A崗，特殊情況由B崗頂替A崗。必要時(shí)其他人員也要配合或頂替主班工作，確保不斷檔。

三、主班、值班人員在值班期間不得擅自離崗，出現(xiàn)一次予以警告，按曠工3天論處;出現(xiàn)兩次以上空崗或誤事的，要寫出書面檢查;出現(xiàn)三次以上空崗或誤事的年度考核直接確定為不合格等

四、主班、值班人員遇到緊急或重大情況，要及時(shí)向帶班領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并根據(jù)帶班領(lǐng)導(dǎo)意見及時(shí)處理。

五、所有人員要保持24小時(shí)通訊暢通。

六、衛(wèi)生制度，

主班、值班人員須每天打掃黨政辦公室、復(fù)印室、二樓會(huì)議室、書記室衛(wèi)生，及時(shí)清理垃圾，及時(shí)更新報(bào)夾，保持

地面清潔，桌面整潔，室內(nèi)辦公器材、茶具、桌上文件資料放置整齊。重要文件要妥善保管，謹(jǐn)防丟失。辦公室工作人員要養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，不亂扔紙屑、煙頭，不隨地吐痰

等。保持有一個(gè)清爽、整潔、美觀的辦公場所。

收發(fā)文工作制度

一、查收:凡是上級(jí)機(jī)關(guān)的來文，包括通過鎮(zhèn)鄉(xiāng)網(wǎng)上簽收和會(huì)議、機(jī)關(guān)辦事帶回的文件等，必須由黨政辦予以收文登記。

1、鎮(zhèn)鄉(xiāng)網(wǎng)上簽收文件:由主班、節(jié)假日周末值班人員負(fù)責(zé)及時(shí)簽收，重要文件必須下載存儲(chǔ)于電腦。

2、會(huì)議、機(jī)關(guān)辦事帶回的文件:由主班、節(jié)假日周末值班人員負(fù)責(zé)接收，納入鎮(zhèn)鄉(xiāng)網(wǎng)簽收文件處理程序進(jìn)行處理。

3、凡注明領(lǐng)導(dǎo)同志姓名的親啟件，交由領(lǐng)導(dǎo)本人拆封。

二、登記:查收后，須將文件進(jìn)行登記，登記內(nèi)容要準(zhǔn)確、清晰，并附上文件處理簽送辦公室主任填寫擬辦意見。

1、所有會(huì)議、機(jī)關(guān)辦事帶回文件，轉(zhuǎn)一份原件給檔案管理人員歸檔。僅有一式一份的會(huì)議、機(jī)關(guān)辦事帶回文件，復(fù)印一份進(jìn)行擬辦。

2、與鎮(zhèn)鄉(xiāng)網(wǎng)簽收文件重復(fù)的，直接轉(zhuǎn)檔案管理人員歸檔。

3、鎮(zhèn)鄉(xiāng)網(wǎng)簽收重要文件，有存檔價(jià)值的，轉(zhuǎn)一份給檔案管理人員歸檔。

三、擬辦:根據(jù)辦公室主任的擬辦意見，分別送相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)閱示或部門閱辦。

四、督辦:需要立項(xiàng)督查督辦的文件，提供《立項(xiàng)跟蹤督查表》給分管領(lǐng)導(dǎo)填寫，附上具體文件送督查督辦領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室和相應(yīng)督查組辦公室備案和督查督辦。

五、承辦:要求各部門承辦的文件，應(yīng)及時(shí)送到承辦部門，并辦理簽收手續(xù)。對批給幾個(gè)部門承辦的文件，依次送給有關(guān)部門閱辦并辦理簽收手續(xù)。

六、傳閱:同一時(shí)間接受并要求傳閱的文件，不論多少，主班人員都要負(fù)責(zé)按普件、急件分類填寫一份傳閱清單，主動(dòng)及時(shí)送呈班子成員傳閱，普件兩日內(nèi)閱完，急件當(dāng)日閱完,不得滯留，盡量縮短文件傳閱周期。

七、催辦:對承辦或傳閱的文件，承辦部門、責(zé)任人務(wù)必在限期內(nèi)辦理，黨政辦駐各督查組工作人員根據(jù)辦理時(shí)限，及時(shí)催辦。

八、領(lǐng)導(dǎo)傳閱完畢或部門閱辦后歸回的文件應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)檔案管理人員存檔。其中屬于秘密以上的文件、資料，須作定期清退處理。

九、發(fā)文。

1、以黨委或政府名義發(fā)文，由發(fā)文內(nèi)容分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，主辦部門擬稿，文件、材料字跡要工整清楚，黨政辦公室核稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)審稿，由黨委或政府主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

2、由黨委政府聯(lián)合行文須由黨委政府主要領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。

3、發(fā)文內(nèi)容要簡明扼要，語言精練，措辭準(zhǔn)確，格式規(guī)范，正確使用文種、版頭、印鑒。

4、需要立項(xiàng)督查督辦的下發(fā)文件，提供《立項(xiàng)跟蹤督查表》給分管領(lǐng)導(dǎo)填寫，附上具體文件送督查督辦領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室和相應(yīng)督查組辦公室備案和督查督辦。

5、有存檔價(jià)值的，轉(zhuǎn)一份給檔案管理人員歸檔。

文印工作制度

一、認(rèn)真負(fù)責(zé)，熱情服務(wù)，高質(zhì)量、高效率地完成好各項(xiàng)文印工作，力爭少出或不出差錯(cuò)。

二、務(wù)必熟練掌握文印技術(shù)，節(jié)約用紙，努力降低各種費(fèi)用。

三、對于各種文印稿件，務(wù)必進(jìn)行登記，原則上以文稿起草部門為主，文責(zé)自負(fù);以黨委政府的名義報(bào)送的文件，

需符合行文規(guī)定和存檔要求，經(jīng)黨政辦公室審核用印后方可上報(bào)。嚴(yán)格按照公文規(guī)范核定文稿，版面排列要整潔、美觀。

四、嚴(yán)守工作紀(jì)律和保密原則，文印內(nèi)容一律不外傳，涉密文件應(yīng)由專人負(fù)責(zé)制作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報(bào)。

五、文印器材及耗材的購置，向辦公室主任匯報(bào)，大額購置需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)同意，方可購買。

六、必須保管好文印的設(shè)備和物品，及時(shí)保養(yǎng)維護(hù)文印設(shè)備，保證工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

檔案管理制度

一、按照集中統(tǒng)一管理的原則，由專人管理檔案，以達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。

二、做好平時(shí)立卷工作，妥善保存，以便查閱和歸檔。

三、檔案管理人員應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)制度，認(rèn)真履行收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)檔案的義務(wù)。

四、切實(shí)做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防塵、防潮、防高溫、防強(qiáng)光等工作，確保檔案安全。

五、每年歸檔的文件材料原則上要求必須是原件，并于次年六月底以前歸檔。

六、檔案保管期限分為永久、長期、短期，管理人員應(yīng)依據(jù)業(yè)務(wù)主管部門要求，實(shí)施分類管理。對保管期限已滿的檔案，依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。

七、對檔案的件宗數(shù)量、利用情況以及借閱、移交進(jìn)行登記，做好基礎(chǔ)工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化管理。

八、清退及銷毀:堅(jiān)持便于利用的原則，按檔案局要求將檔案分類建檔，適時(shí)上交。對于重復(fù)、無保留價(jià)值的檔案，經(jīng)批準(zhǔn)后，由專人(二人以上)在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并對銷毀檔案進(jìn)行登記造冊。

印章管理制度

一、印章的保管，按照規(guī)定，由專人專柜妥善保管。鎮(zhèn)黨委、鎮(zhèn)政府印章分別由組織委員和黨政辦公室主任負(fù)責(zé)管理。

二、需用黨委、政府印章，需經(jīng)黨委書記、政府鎮(zhèn)長或辦公室主任批準(zhǔn)。

三、為使用印后的文稿有據(jù)可查，對用印后的文稿、材料應(yīng)作認(rèn)真登記，并按規(guī)定存檔保管。

四、未經(jīng)批準(zhǔn)用印，造成的不良后果，將追究用印人員的相關(guān)責(zé)任。嚴(yán)禁開具空白介紹信，確因工作需要，要先經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可出具介紹信。黨委、政府印章確需帶出使用，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

辦公用品采購和管理制度

一、購買:主班人員要隨時(shí)掌握常用辦公用品的使用情況，依據(jù)存量及使用趨勢及時(shí)匯報(bào)辦公室主任，一般情況下通知專人進(jìn)行采購，臨時(shí)需要提供的在當(dāng)?shù)刭徺I，確保必需的辦公用品隨用隨有，不影響正常工作開展。

二、保管:由主班、值班人員進(jìn)行常用物品保管和外接登記。要認(rèn)真履行職責(zé)，確保辦公用品不丟失、不損壞、會(huì)議話筒、相機(jī)等不缺電，隨用隨取。交接班時(shí)接班人員要第一時(shí)間檢查、了解辦公用品情況及去向。

三、貴重物品由檔案管理人員逐一造冊，長期由個(gè)人使用的掛靠責(zé)任人并登記歸檔備案，人員更換時(shí)由黨政辦公室監(jiān)辦移交。

四、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)和電話管理工作，政府信息網(wǎng)絡(luò)必須由政府辦公室指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格保密制度，非政府工作人員不

得借用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。辦公室電話由主班、值班人員負(fù)責(zé)管理,除特殊情況外，避免電話占線超過十分鐘。

乍浦鎮(zhèn)機(jī)關(guān)公文處理辦法

為進(jìn)一步做好公文處理工作，促進(jìn)公文處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高辦文質(zhì)量和工作效率，根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定，提出如下意見:

一、來文處理

(一)凡是送鎮(zhèn)黨委、政府及辦公室的文件，一律由政府辦公室收文、分類登記，填附收文單。

(二)來文簽收后，送黨委辦公室擬辦。擬辦一般先送呈鎮(zhèn)黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)，后按文件內(nèi)容送分管領(lǐng)導(dǎo)傳閱。緊急事項(xiàng)，先將復(fù)印件送分管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門辦理。

(三)對要求請示鎮(zhèn)黨委、政府辦理的文件，原則上先由分管領(lǐng)導(dǎo)提出辦理意見，再由黨委辦公室呈送鎮(zhèn)黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)閱示。

(四)會(huì)議通知類文件，一般先送呈鎮(zhèn)黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)閱示，黨委辦公室根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)閱示意見送交相關(guān)人員。

(五)文件傳閱完畢后，送政府辦公室歸檔。

二、發(fā)文處理

(一)發(fā)文原則

1、以鎮(zhèn)黨委、政府名義行文的，主要是事關(guān)全局的重大決策和重要工作部署。

2、機(jī)關(guān)各部門的文件原則以鎮(zhèn)黨委辦、政府辦名義行文。除人大、紀(jì)委、人武部以及工青婦等具有合法發(fā)文權(quán)限的組織外，其他部門、單位均不得以本部門、單位的名義擅自印發(fā)文件。

3、行文要少而精，講求實(shí)效。黨委辦公室負(fù)責(zé)對行文必要性及以何種名義發(fā)文進(jìn)行審核。

(二)發(fā)文程序

1、文稿的撰擬。根據(jù)文件的內(nèi)容由黨委、政府相應(yīng)的部門、單位擬稿。經(jīng)黨委、政府討論決定的事項(xiàng)行文由黨委辦擬稿。

2、文稿的送審。擬定的文稿送黨委辦核稿，填寫發(fā)文單。需黨委辦、政府辦行文的，送分管領(lǐng)導(dǎo)審核、會(huì)簽;需黨委、政府行文的，送主要領(lǐng)導(dǎo)審核。經(jīng)初審后的文稿，如需班子會(huì)議討論的，應(yīng)經(jīng)過班子會(huì)議討論、修改、通過。

3、文件的簽發(fā)。鎮(zhèn)黨委、政府行文的，由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。黨委辦、政府辦行文的，由黨政綜合辦分管副書記簽發(fā)。

4、文件的登記、送印、校對、分發(fā)和歸檔。

(1)文件從領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)到印成一般不超過3個(gè)工作日。

(2)擬發(fā)文稿在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)以后，由承辦(擬稿)部門及時(shí)送達(dá)文印室登記、打印，并對清樣即行校對，校對完畢后簽具姓名和日期，隨后付印。

(3)印成待發(fā)的文件，由承辦(擬稿)部門閱讀無誤簽字認(rèn)可后，送政府辦蓋章。承辦(擬稿)部門負(fù)責(zé)文件的分發(fā)和上報(bào)工作。

(4)印成文件送3份給黨委辦。留正本1份與原稿一并歸檔。

為使鎮(zhèn)機(jī)關(guān)公文處理工作制度化，規(guī)范化，按照公文處理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我鎮(zhèn)實(shí)際，制定本制度。

一、收文處理

收文處理包括:簽收、啟封、登記、貼箋、擬辦、傳閱、分辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)。

1、外來的各種文件、表冊和資料，統(tǒng)一由辦公室啟封，

根據(jù)公文內(nèi)容，分類在收文登記簿上進(jìn)行登記、編號(hào)，加貼處理箋，分送有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)。原則上上級(jí)來文先送主要領(lǐng)導(dǎo)閱示，下級(jí)來文先送分管領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門。

2、閱文領(lǐng)導(dǎo)在閱知文件內(nèi)容后，應(yīng)明確標(biāo)注處理意見，

署上姓名和日期，辦公室至少每天一次就公文運(yùn)轉(zhuǎn)進(jìn)行清查，實(shí)行跟蹤管理，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見及時(shí)作好下一環(huán)節(jié)的工作;對須由我鎮(zhèn)牽頭辦理的事項(xiàng)，縣領(lǐng)導(dǎo)批示件或村(居)、部門的請示件，應(yīng)及時(shí)處理，及時(shí)回復(fù)。文件傳閱、辦理完畢后，應(yīng)由辦公室及時(shí)收回，在登記簿上注明領(lǐng)導(dǎo)意見后統(tǒng)一歸檔。

3、根據(jù)文件的緊急程度、內(nèi)容和辦理時(shí)限，辦公室要加強(qiáng)公文的催辦和督辦工作，實(shí)行重點(diǎn)公文重點(diǎn)催辦，緊急公文緊急催辦，一般