某公司文書管理辦法

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔五、公司文書管理制度（一）總則第一條為確保文書事務(wù)正常順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率特制定本制度。第二條所謂“文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報(bào)告會(huì)議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、電報(bào)、各種賬簿圖表、參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。第三條全部文書歸公司所有并收藏，任何個(gè)人不得私自占有。第四條必須嚴(yán)格保守文書的機(jī)密。第五條文書按下列要點(diǎn)處置或辦理：1．凡重要事宜的指示、請示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書”的形式進(jìn)行。所有文書的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，必須明確責(zé)任。2．即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項(xiàng)，事后也必須以文書形式記錄下來。第六條文書的管理原則規(guī)定如下：1．文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由總公司總務(wù)部負(fù)責(zé)。2．分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書管理，另有文書管理細(xì)則做出規(guī)定。（二）文書的收發(fā)第七條到達(dá)文書全部由文書主管部門接收，并按下列要點(diǎn)處置：1．一般文書予以啟封，分送各部門。2．私人文書不必開啟，直接送收信人。3．分送各部門的文書若有差錯(cuò)，必須立即退回總務(wù)部。（三）文書的處理第八條文書按機(jī)密程度可分為以下幾類：1．絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。2．秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書。表23-7表格登記單3．機(jī)密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。4．普通。指非機(jī)密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論。5．傳閱。指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書。第九條普通文書的處理原則如下：1．由部門經(jīng)理以上級(jí)別的主管，負(fù)責(zé)對(duì)文書進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理，或者由其指定下屬對(duì)文書進(jìn)行具體處理。2．如果遇到重要或異常事項(xiàng)，必須及時(shí)與上一級(jí)主管取得聯(lián)系，按上級(jí)指示辦理。3．各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，必須與各部門商議后方能予以處置。第十條機(jī)密文書的處理原則如下：1．機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。2．指名或親啟文書，原則上應(yīng)在封面上注明文書所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)和發(fā)文者姓名，并由發(fā)文者封緘。3．到達(dá)的指名或親啟文書，原則上由信封上所指名的人開啟，其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者，不受本條規(guī)定的約束。第十一條文書的閱覽原則如下1．某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要，可在文書的空白處填寫閱覽后的意見，并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。2．有必要在各部門傳閱的文書，必須附上“傳閱登記簿”，按“傳閱登記簿“規(guī)定欄目填寫，并最終交還文書主管。第十二條與各部門有關(guān)的文書，在處理意見上如果存在分歧，則由文書的主管部門出面進(jìn)行協(xié)商，如果不能協(xié)商一致，上報(bào)或請示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)裁決。（四）請示審批第十三條請示審批是公司經(jīng)營的一項(xiàng)重要程序，凡公司經(jīng)營重要事項(xiàng)，都必須經(jīng)請示，獲得董事會(huì)、總裁和常務(wù)董事審查、裁決和公文批復(fù)之后，方能實(shí)行。第十四條須請示審批事項(xiàng)如下：1．職務(wù)及重要人事安排；2．各種制度性規(guī)定的變更；3．重要契約的締結(jié)、解除與變更；4．訴訟行為；5．與政府機(jī)構(gòu)有關(guān)的各種重要的請示回執(zhí)、申請等等；6．土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購買與轉(zhuǎn)讓；7．大額饋贈(zèng)、謝禮、以及宣傳廣告費(fèi)用的開支；8．分支機(jī)構(gòu)的增減與升降；9．預(yù)算與決算事宜；10．借款與貸款，以及借貸銀行的開設(shè)與變更；11．重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價(jià)出售；12．定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除，以及費(fèi)用開支的修訂。13．有關(guān)公司經(jīng)營的重要計(jì)劃與企劃；14．其他上述未涉及的重要事項(xiàng)。第十五條請示審批者為分公司經(jīng)理，以及以此為標(biāo)準(zhǔn)確定的主管。第十六條對(duì)請示審批的提案文書必須進(jìn)行仔細(xì)斟酌，以便能順利實(shí)施。第十七條請示審批的事項(xiàng)，必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。如果事情緊急，允許直接以非文書形式請示，但事后必須盡快撰寫請示提案文書上報(bào)。第十八條請示提案文書的內(nèi)容包括標(biāo)題、正文、理由、說明和附錄。提案文書應(yīng)一式多份，分送有關(guān)部門如業(yè)務(wù)部門、出版部門、總務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門等等。第十九條請示提案文書必須編號(hào)，注明起草者或請示者，所屬分支機(jī)構(gòu)及部門，并簽名蓋章。第二十條請示審批內(nèi)容一旦被上級(jí)認(rèn)可并做出決定，則以請示提案書（副本）替代批復(fù)返回，并請示部門予以執(zhí)行。第二十一條請示提案原本由總務(wù)部保管。（五）文書的制作第二十二條文書制度要領(lǐng)如下：1．文書必須簡明扼要，一事一議，語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。2．起草文書的理由包括起因，以及中間交涉過程，加以證明必須做出交代，必要時(shí)附上相關(guān)資料與文件。3．必須明確起草文書的責(zé)任者，并署上請示審批提案者姓名。4．對(duì)請示提案文書進(jìn)行修改時(shí)，修改者必須認(rèn)真審閱原件，修改后必須署名。第二十三條文書的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確的決定之后進(jìn)行。文書起草只是一個(gè)“文書化”的過程與結(jié)果。文書的草案必須予以保存。第二十四條重要文書，必須經(jīng)過公證，并且在正式文書形成前，掌握并附上具有價(jià)值的證據(jù)或證明文件。第二十五條文書的署名按下列規(guī)定進(jìn)行：1．公司內(nèi)文書，如果是一般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上報(bào)文書，或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書，只需部門署名；如果是重要文書，按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)2．對(duì)外文書，如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請書、回執(zhí)公告等重要文書，一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書，也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。第二十六條文書的蓋章按下列要點(diǎn)進(jìn)行：1．在正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門印章。2．如果文書署名者不在，可加蓋職務(wù)或代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章替代。但在這種情況下，文書存檔前必須加蓋署名者印章。3．以部門或公司名義起草的文書，在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。第二十七條總裁與公司印章按下列原則使用：1．在有必要加蓋總裁公司印章時(shí)，必須填寫委托申請書，經(jīng)所屬部門主管認(rèn)可并且加蓋印章之后，向總務(wù)部門提出。2．總務(wù)部主管經(jīng)審核，簽名蓋章，批準(zhǔn)申請。如有必要?jiǎng)t需請示總裁。3．在需要總裁簽字的情況下，手續(xù)同前。4．經(jīng)總務(wù)部批準(zhǔn)后，去印章保管員處加蓋公司印章。5．一些帶有公司字樣或總裁職務(wù)字樣的印章，須經(jīng)主管同意，直接向印章保管員申請加蓋。（六）文書的發(fā)送第二十八條一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送，必要時(shí)還須給文秘室以回復(fù)或回執(zhí)。調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。1．文書封面必須明確寫清發(fā)送或接收單位、單位地址以及收件人姓名，并且注明“快遞”、“郵寄”、“面呈”或“轉(zhuǎn)交”等字樣。2．公司內(nèi)部文書原則上不作封緘。第二十九條各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與郵資明細(xì)賬”上做好登記并填寫。表23-8表格請印申請單請印單位表格名稱用途式聯(lián)，第1聯(lián)：第2聯(lián)第3聯(lián)請印日期需要日期表格編號(hào)表格格式依舊格式印刷品依附樣印刷現(xiàn)有存量請印數(shù)量每月耗量使用年度需校對(duì)否需否（七）文書的整理與保存第三十條文書按內(nèi)容進(jìn)行整理后，分為兩類保管，一類是尚未完結(jié)的文書，另一類是可以歸檔的文書。第三十一條全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。第三十二條制度規(guī)定、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書、合同書、往來公文與特許專利等特別重要的文書，由總務(wù)部填寫“重要文書目錄”后，予以保存。第三十三條分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類，一類是特別重要的文書，直接歸主管保存，另一類是一般的文書，留存各部門保管。第三十四條文書的保存年限如下：1．永久保存文書，包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股票關(guān)系書類；重要的訴訟關(guān)系文書；重要的政府許可證書；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。2．保存十年文書，包括請求審批提案文書，人事任命文書，獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表，以及永久保存以外的重要文書。3．保存五年文書，指不需要保存十年的次重要文書。4．保存一年文書，指無關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書。如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。第三十五條全部重要的機(jī)密文書，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。第三十六條保存期滿以及沒必要繼續(xù)保存的，經(jīng)主管決定，填寫廢除理由和日期之后，予以銷毀。機(jī)要文書一律以焚燒的方式銷毀。第三十七條如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更，或者做出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。第三十八條必須做好重要文件的借閱登記工作，并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。第三十九條在制度難以執(zhí)行時(shí)，須與總務(wù)部聯(lián)系，由文書主管做出裁定。第四十條本制度自頒布之日起實(shí)施。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔印信管理制度第一條印信的種類(一)印鑒：公司向主管機(jī)關(guān)登記的公司印章或指定業(yè)務(wù)專用的公司印章。(二)職章：刻有公司董事長或總經(jīng)理職銜的印章。(三)部門章：刻有公司部門名稱的印章。其不對(duì)外單位的部門章可加注"對(duì)內(nèi)專用"。(四)職銜簽字章：刻有經(jīng)理及總經(jīng)理職銜及簽名的印信。第二條印信的使用規(guī)定(一)對(duì)公司經(jīng)營權(quán)有重大關(guān)連、涉及政策性問題或以公司名義對(duì)政府行政、稅務(wù)、金融等機(jī)構(gòu)以公司名義的行文，蓋總經(jīng)理職章。(二)以公司名義對(duì)國營機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司核發(fā)的證明文件，及各類規(guī)章典范的核決等由總經(jīng)理署名，蓋總經(jīng)理職銜章。(三)以部門名義于授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)廠商、客戶及內(nèi)部規(guī)章典范的核決行文由經(jīng)理署名者，蓋經(jīng)理職銜簽字章。(四)各部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)及對(duì)于公民營事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)、個(gè)人的行文以及收發(fā)文件時(shí)，蓋部門章。第三條印信的監(jiān)印(一)總經(jīng)理職章及特定業(yè)務(wù)專用章得由總經(jīng)理核定本公司的監(jiān)印人員。(二)總經(jīng)理職銜簽字章得核定由管理部主管為監(jiān)印人員。(三)經(jīng)理職銜簽字章及部門章得由經(jīng)理指定監(jiān)印人員。第四條印信蓋用(一)文件需用印時(shí)，應(yīng)先填寫"用印申請單"(附表1)，經(jīng)主管核準(zhǔn)后，連同經(jīng)審核的文件文稿等交監(jiān)印人用印。(二)監(jiān)印人除于文件、文稿上用印外，并應(yīng)于"用印申請單"上加蓋使用的印信存檔。第五條各種印信由監(jiān)印人負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用情事，由監(jiān)印人全權(quán)負(fù)責(zé)。第六條監(jiān)印人對(duì)未經(jīng)判行文件，不得擅自用印，違者受處。第七條印信遺失時(shí)除立即向上級(jí)報(bào)備外，并應(yīng)依法公告作廢。第八條本辦法經(jīng)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔第一條印信的種類(一)印鑒：公司向主管機(jī)關(guān)登記的公司印章或指定業(yè)務(wù)專用的公司印章。(二)職章：刻有公司董事長或總經(jīng)理職銜的印章。(三)部門章：刻有公司部門名稱的印章。其不對(duì)外單位的部門章可加注對(duì)內(nèi)專用。(四)職銜簽字章：刻有經(jīng)理及總經(jīng)理職銜及簽名的印信。第二條印信的使用規(guī)定(一)對(duì)公司經(jīng)營權(quán)有重大關(guān)連、涉及政策性問題或以公司名義對(duì)政府行政、稅務(wù)、金融等機(jī)構(gòu)以公司名義的行文，蓋總經(jīng)理職章。(二)以公司名義對(duì)國營機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司核發(fā)的證明文件，及各類規(guī)章典范的核決等由總經(jīng)理署名，蓋總經(jīng)理職銜章。(三)以部門名義于授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)廠商、客戶及內(nèi)部規(guī)章典范的核決行文由經(jīng)理署名者，蓋經(jīng)理職銜簽字章。(四)各部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)及對(duì)于公民營事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)、個(gè)人的行文以及收發(fā)文件時(shí)，蓋部門章。第三條印信的監(jiān)印(一)總經(jīng)理職章及特定業(yè)務(wù)專用章得由總經(jīng)理核定本公司的監(jiān)印人員。(二)總經(jīng)理職銜