《會(huì)展管理實(shí)踐考察報(bào)告》

會(huì)展管理實(shí)踐考察報(bào)告目錄TOC\o"1-2"\h\u1339摘要 110773一、會(huì)展管理信息系統(tǒng)實(shí)踐的現(xiàn)狀 128220二、會(huì)展管理信息系統(tǒng)實(shí)踐存在的問(wèn)題 22260（一）信息管理模式不科學(xué) 218003（二）缺乏階段控制 324243（三）系統(tǒng)功能有待完善 330955三、會(huì)展管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的完善 415974（一）信息管理模式的優(yōu)化 414079（二）加強(qiáng)對(duì)會(huì)展活動(dòng)的階段性控制 48651（三）完善會(huì)展管理信息系統(tǒng)的策劃功能 55263總結(jié) 6摘要本文分析了會(huì)展管理信息系統(tǒng)的實(shí)踐現(xiàn)狀，找出了會(huì)展管理信息系統(tǒng)在實(shí)踐中存在的問(wèn)題，由于實(shí)際問(wèn)題的存在是由系統(tǒng)設(shè)計(jì)缺陷引起的，因此，本文將提出會(huì)展管理信息系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計(jì)的對(duì)策，包括優(yōu)化信息管理模式，加強(qiáng)對(duì)會(huì)展活動(dòng)的階段性控制，提高會(huì)展管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃功能等，從而促進(jìn)會(huì)展信息管理水平的提高，為更多的會(huì)展從業(yè)人員和相關(guān)人員提供展會(huì)信息，使我國(guó)會(huì)展業(yè)得到可持續(xù)發(fā)展。關(guān)鍵詞：會(huì)展信息管理、會(huì)展業(yè)、信息化一、會(huì)展管理信息系統(tǒng)實(shí)踐的現(xiàn)狀會(huì)展業(yè)是一個(gè)高度密集的信息加工產(chǎn)業(yè)，具有籌備時(shí)間長(zhǎng)、實(shí)施時(shí)間短的特點(diǎn)。在整個(gè)會(huì)展期間，特別是臨近開(kāi)幕的短時(shí)間內(nèi)，會(huì)出現(xiàn)大量高密度的信息，必須及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行處理。一旦信息處理不及時(shí)，會(huì)給會(huì)展企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重影響。因此，目前很多會(huì)展企業(yè)都加強(qiáng)了會(huì)展管理信息系統(tǒng)的引進(jìn)。在引入系統(tǒng)之前，他們會(huì)分析企業(yè)的需求，包括系統(tǒng)架構(gòu)需求、功能需求、數(shù)據(jù)需求和非功能需求。通過(guò)這些需求，我們可以開(kāi)發(fā)出符合企業(yè)實(shí)際情況的信息管理系統(tǒng)，使該系統(tǒng)能夠真正為企業(yè)的信任管理提供有效的幫助。企業(yè)的會(huì)展管理信息系統(tǒng)應(yīng)具有最基本的信息發(fā)布和檢索功能。它需要對(duì)客戶(hù)的分布和需求進(jìn)行有效的調(diào)查，從而根據(jù)信息構(gòu)建系統(tǒng)架構(gòu)。功能需求主要描述開(kāi)發(fā)人員在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中需要實(shí)現(xiàn)的所有功能，一般從系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)、用例模型和業(yè)務(wù)模型三個(gè)方面進(jìn)行描述。例如，門(mén)戶(hù)系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)在主頁(yè)中瀏覽和搜索信息，包括行業(yè)新聞、最新展會(huì)、熱門(mén)展廳等推薦信息，并在展會(huì)、展廳、組織者等頁(yè)面瀏覽和搜索信息。管理終端系統(tǒng)的主要功能是展會(huì)相關(guān)信息的管理和權(quán)限管理，展會(huì)相關(guān)信息的管理主要是指對(duì)展商等信息進(jìn)行查詢(xún)、添加、修改、刪除和統(tǒng)計(jì)，投資者、運(yùn)營(yíng)商、組織者、用戶(hù)、角色、地區(qū)等。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求是從用戶(hù)的角度來(lái)查看展會(huì)相關(guān)數(shù)據(jù)，主要來(lái)自功能模塊和業(yè)務(wù)流程。非功能需求是指根據(jù)一定的條件對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行情況或其特性進(jìn)行判斷，對(duì)提高用戶(hù)體驗(yàn)和系統(tǒng)質(zhì)量具有重要意義。一般來(lái)說(shuō)，非功能性需求包括易操作性、可維護(hù)性、可靠性、安全性、可擴(kuò)展性等。在充分理解這些需求后，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員將根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況開(kāi)發(fā)會(huì)展管理信息系統(tǒng)，使系統(tǒng)能夠充分發(fā)揮其基礎(chǔ)性作用。但是，在實(shí)際情況下，系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)中總是存在各種不足，這會(huì)影響系統(tǒng)的應(yīng)用，需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化。二、會(huì)展管理信息系統(tǒng)實(shí)踐存在的問(wèn)題（一）信息管理模式不科學(xué)由于會(huì)展形式的多樣性，開(kāi)發(fā)適用性強(qiáng)的會(huì)展管理信息系統(tǒng)難度較大。此外，會(huì)展業(yè)本身具有高效、聯(lián)動(dòng)性強(qiáng)、導(dǎo)向性強(qiáng)、凝聚力好、專(zhuān)業(yè)化強(qiáng)、整合性強(qiáng)的特點(diǎn)。如果采用通用的業(yè)務(wù)處理模式，將導(dǎo)致無(wú)法使用統(tǒng)一的框架來(lái)設(shè)計(jì)會(huì)展管理信息系統(tǒng)，影響系統(tǒng)的通用性。從業(yè)務(wù)處理的角度來(lái)看，會(huì)展管理信息系統(tǒng)所能處理的信息相當(dāng)有限，僅限于客戶(hù)關(guān)系管理、會(huì)員管理、注冊(cè)和參展、場(chǎng)館和展位的預(yù)訂和租賃。從信息處理過(guò)程來(lái)看，由于會(huì)展活動(dòng)是一個(gè)一次性的發(fā)展過(guò)程，基本上是一個(gè)從策劃到完成的線(xiàn)性過(guò)程，因此可以把會(huì)展信息系統(tǒng)看作一個(gè)開(kāi)放的系統(tǒng)，沒(méi)有明顯的反饋和系統(tǒng)狀態(tài)控制。從信息管理的角度看，會(huì)展管理信息系統(tǒng)中的信息管理僅限于信息的發(fā)布、瀏覽和檢索，缺乏相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)功能，不具備客戶(hù)關(guān)系管理的功能。因此，這種面向企業(yè)的會(huì)展管理信息系統(tǒng)應(yīng)用不強(qiáng)，不利于會(huì)展業(yè)信息化管理水平的提高。優(yōu)化系統(tǒng)信息管理模式迫在眉睫。（二）缺乏階段控制會(huì)展管理信息系統(tǒng)的主要功能是通過(guò)信息對(duì)企業(yè)的狀態(tài)進(jìn)行控制。然而，開(kāi)放式會(huì)展系統(tǒng)缺乏反饋環(huán)節(jié)，無(wú)法實(shí)施有效的控制。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)會(huì)展系統(tǒng)的有效控制，必須采取階段性的控制手段，即對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的舞臺(tái)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，從而達(dá)到整個(gè)舞臺(tái)的控制目的。在會(huì)展管理信息系統(tǒng)中，有多種控制方式。計(jì)劃、實(shí)施、監(jiān)督、檢查、確認(rèn)是項(xiàng)目管理的環(huán)節(jié)。鑒于會(huì)展項(xiàng)目之間具有較強(qiáng)的時(shí)間和空間依賴(lài)性，項(xiàng)目的籌備和實(shí)施更依賴(lài)于時(shí)間軸上的順序。如果一個(gè)項(xiàng)目延誤，其他項(xiàng)目的進(jìn)度也會(huì)受到影響。換句話(huà)說(shuō)，每個(gè)項(xiàng)目都是按照一定的順序進(jìn)行的。如果一個(gè)項(xiàng)目出現(xiàn)問(wèn)題，后續(xù)的項(xiàng)目就會(huì)向前推進(jìn)，從而影響整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度。在整個(gè)會(huì)展期間，許多項(xiàng)目需要并行控制。如果能同時(shí)進(jìn)行大量的工作，可以提高系統(tǒng)的工作效率。但整個(gè)項(xiàng)目的工作質(zhì)量將關(guān)系到各部門(mén)的工作質(zhì)量。如果一個(gè)項(xiàng)目的物理屬性尚未建立或不完整、不完善，將對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的工作質(zhì)量產(chǎn)生影響。這是項(xiàng)目空間依賴(lài)性的體現(xiàn)。通過(guò)對(duì)國(guó)內(nèi)多家會(huì)展企業(yè)會(huì)展管理信息系統(tǒng)的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目的時(shí)間和空間依賴(lài)性太強(qiáng)，使得項(xiàng)目運(yùn)作效率不高。（三）系統(tǒng)功能有待完善會(huì)展包括會(huì)議和會(huì)展兩種形式。這兩種信息管理工作有很大的不同，對(duì)這兩種工作的控制方式也會(huì)有所不同。為了促進(jìn)系統(tǒng)功能的改進(jìn)，可以將這兩種工作形式的工作流程抽象為信息流。這樣，就可以將兩種工作劃分為相同的功能，這樣可以方便系統(tǒng)進(jìn)行相同功能的處理。通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前很多會(huì)展管理信息系統(tǒng)功能不完善，不同功能之間存在差異，沒(méi)有加強(qiáng)集成，有些功能甚至與其他功能不兼容，影響了整個(gè)系統(tǒng)的功能。由于系統(tǒng)功能適用于不同的語(yǔ)句，調(diào)用數(shù)據(jù)庫(kù)層的方法無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)特定數(shù)據(jù)庫(kù)表的操作，不利于底層數(shù)據(jù)庫(kù)的直接操作，也不利于提高數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性和穩(wěn)定性。此外，我國(guó)會(huì)展業(yè)信息管理軟件也存在不足，如會(huì)展門(mén)戶(hù)網(wǎng)站僅限于信息發(fā)布、瀏覽和搜索，缺乏相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)功能，會(huì)展信息管理軟件是由一般的CRM（客戶(hù)關(guān)系管理）軟件改進(jìn)而來(lái)，對(duì)會(huì)展行業(yè)適應(yīng)性差，數(shù)據(jù)信息不完整等，不利于會(huì)展管理信息系統(tǒng)的統(tǒng)一完善。三、會(huì)展管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的完善（一）信息管理模式的優(yōu)化會(huì)展信息系統(tǒng)要突破以往管理信息系統(tǒng)的基本設(shè)計(jì)模式，即從一開(kāi)始就要以會(huì)展項(xiàng)目管理為目的，以會(huì)展項(xiàng)目管理和會(huì)議管理服務(wù)為主要研究?jī)?nèi)容，為會(huì)展管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)提供一種新的設(shè)計(jì)模式會(huì)展項(xiàng)目策劃和過(guò)程管理所需的信息。從這個(gè)意義上講，會(huì)展系統(tǒng)雖然總體上還是一個(gè)開(kāi)放的系統(tǒng)，但在各個(gè)階段的管理模式中，它可以加強(qiáng)對(duì)舞臺(tái)和局部的控制和管理，使會(huì)展系統(tǒng)和會(huì)展過(guò)程得到很好的控制，系統(tǒng)能夠達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。因此，這樣的會(huì)展系統(tǒng)不再是一個(gè)簡(jiǎn)單的開(kāi)放系統(tǒng)，而是將幾個(gè)控制良好的閉環(huán)子系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合在時(shí)間過(guò)程中。會(huì)展管理應(yīng)用系統(tǒng)可以解決一般性和特殊性問(wèn)題。雖然會(huì)展活動(dòng)的形式是多種多樣、多變的，但從會(huì)展的管理和過(guò)程來(lái)看，可分為策劃階段、接待階段、會(huì)展階段、結(jié)束階段和休會(huì)階段。每個(gè)活動(dòng)形式上的差異可以完全忽略，每個(gè)階段的工作可以抽象為計(jì)劃、組織、實(shí)施和檢查的研究?jī)?nèi)容。因此，信息處理工作可以分為三個(gè)階段，系統(tǒng)用戶(hù)的主要任務(wù)是制定要完成的工作清單（項(xiàng)目），并對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督和控制。在展會(huì)活動(dòng)中，將各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理工作納入系統(tǒng)管理，即在項(xiàng)目管理的前提下實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理，提高業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理的內(nèi)涵、意義和針對(duì)性。這種基于項(xiàng)目管理的管理信息系統(tǒng)應(yīng)用模式在其他管理信息系統(tǒng)應(yīng)用中并不常見(jiàn)，這可以看作是會(huì)展管理信息系統(tǒng)的獨(dú)特之處。（二）加強(qiáng)對(duì)會(huì)展活動(dòng)的階段性控制會(huì)展活動(dòng)的周期可能很長(zhǎng)，但真正的活動(dòng)只有幾天。其他時(shí)間在計(jì)劃和準(zhǔn)備中。他們的作品直接影響會(huì)展活動(dòng)的順利舉行和觀眾的滿(mǎn)意度。如果有錯(cuò)誤和錯(cuò)誤，就很難彌補(bǔ)和恢復(fù)影響。因此，有必要在事件發(fā)生的早期就考慮到所有可能出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)情況進(jìn)行有效的評(píng)估和仔細(xì)的考慮，以防止災(zāi)難的發(fā)生，從而確保安全。因此，在會(huì)展信息管理方面，對(duì)現(xiàn)階段實(shí)施的項(xiàng)目進(jìn)行有效的管理和控制，體現(xiàn)在會(huì)展活動(dòng)各階段存在管理循環(huán)，用于策劃會(huì)展項(xiàng)目的工作，組織人員分別實(shí)施各個(gè)項(xiàng)目，監(jiān)督檢查會(huì)展項(xiàng)目的完成情況，確認(rèn)項(xiàng)目實(shí)施管理和控制的有效性。例如，會(huì)議接待情況見(jiàn)下表1。表1XX會(huì)議的接待項(xiàng)目策劃一覽表序號(hào)項(xiàng)目名稱(chēng)最后完成期限負(fù)責(zé)人落實(shí)情況1聯(lián)系接站送站車(chē)輛2確定接待小組人員名單和分工3準(zhǔn)備會(huì)議代表名單4對(duì)會(huì)議代表預(yù)分房5與交通部門(mén)協(xié)商機(jī)票、車(chē)票事宜6制定接站送站用車(chē)方案7設(shè)置接待處安排代表接待8聯(lián)系回程機(jī)票、車(chē)票9聯(lián)系旅行社派駐代表登記觀光10制定VIP客人的接待方案（三）完善會(huì)展管理信息系統(tǒng)的策劃功能會(huì)展包括會(huì)議和會(huì)展兩種形式。他們的信息管理工作有很大的不同，這體現(xiàn)在控制實(shí)體的不同形式上。將工作流抽象為信息流后，它們有許多相似之處。我們把它們分為基本功能。這里我們只討論它們共同的和相似的處理函數(shù)。會(huì)展信息處理的基本功能包括策劃功能、管理功能、營(yíng)銷(xiāo)功能、信息發(fā)布、網(wǎng)絡(luò)注冊(cè)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、后勤保障、邀請(qǐng)管理等。這一功能的實(shí)現(xiàn)將有助于會(huì)展企業(yè)更好地進(jìn)行決策，保證決策的科學(xué)性。會(huì)展策劃作為會(huì)展策劃的一項(xiàng)服務(wù)，主要處于項(xiàng)目的初期階段。這個(gè)過(guò)程需要收集大量的信息和會(huì)展管理經(jīng)驗(yàn)。在總結(jié)資料和經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)會(huì)展項(xiàng)目的要求和層次，確定會(huì)展的時(shí)間和地點(diǎn)、規(guī)格和性質(zhì)、參展人數(shù)、會(huì)展覆蓋的地理范圍和會(huì)展效果。在會(huì)展管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，我們需要根據(jù)這些因素嚴(yán)格區(qū)分會(huì)展策略的各個(gè)階段，使不同的階段有不同的任務(wù)和優(yōu)先級(jí)，從而保證每個(gè)階段的規(guī)劃盡可能的科學(xué)合理。由于展會(huì)信息量大，在策劃中應(yīng)認(rèn)真處理一些工作細(xì)節(jié)和可能出現(xiàn)的情況，并制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。由于空間的限制，本文著