商務郵件禮儀

商務郵件禮儀商務郵件禮儀商務郵件禮儀資料僅供參考文件編號：2022年4月商務郵件禮儀版本號：A修改號：1頁次：1.0審核：批準:發(fā)布日期：郵件禮儀一、關于標題——電子郵件的靈魂所在主題要提綱挈領，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。一定不要空白標題，這是最失禮的。如果在未寫明標題的情況下不小心點擊了發(fā)送鍵，也請追加一封郵件對此疏忽表示歉意。標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題。附上郵件出處。對外郵件，最好寫上來自**公司的郵件，如：分點渠道陳節(jié)雷，以便對方一目了然又便于留存；對內郵件，要加上部門和姓名，如：運營管理部陳節(jié)雷。標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”。一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理?；貜蛯Ψ洁]件時，應當根據(jù)回復內容需要更改標題，不要RERE一大串。主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。示例：有錯別字標題太長亂碼無主題無發(fā)件人空白無發(fā)件人主題簡短明了有發(fā)件人二、關于稱呼與問候——細節(jié)中體現(xiàn)尊重恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼如：“各位同事”、“各位領導”……如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dearxxx”，顯得很熟絡。稱呼是第一行頂格寫。Email開頭結尾最好要有問候語最簡單的開頭寫一個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。結尾常見的寫個“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。示例：無任何內容稱呼沒有頂格，問候語沒有換行空兩格無稱呼和開頭問候語無問候語落款沒有空兩格三、正文——關乎成敗的主干部分Email正文要簡明扼要，行文通順若對方不認識你，第一件應當說明自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明。Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。注意Email的論述語氣根據(jù)收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的敬語要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度選擇合適的語言和字體中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對商務郵件。合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚?？梢耘浜蠄D表加以闡述。不要動不動使用:)之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻。附件如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件；附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理；正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時；附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件；如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用；如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發(fā)送。示例：四、結尾簽名——彰顯你的職業(yè)化結束語必不可少，如果你怕忘記了，不如把這部分內容設計在簽名里簽名信息不宜過多簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。不要只用一個簽名檔對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。五、正確使用發(fā)送，抄送，密送要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源轉發(fā)郵件要突出信息在你轉發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權的接收人。如果有需要還應對轉發(fā)郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。示例：收件人與正文稱呼不對收件人排序不對六、發(fā)送前的注意事項電子郵件發(fā)送前應仔細檢查收件人，抄送人，主題，所添加的附件等是否正確無誤，正文內容是否清晰合理，標點符號是否遺漏等，如果客戶端有多個電子信箱，還要確認所使用的的郵件服務器是否正確，不要混淆了內部信箱