時(shí)間管理講義

第四代時(shí)間管理第四代時(shí)間管理的要素與核心

第四代時(shí)間管理的要素與核心是：改變的是思想而不是行為，是一種思維方式的變革。這種時(shí)間管理強(qiáng)調(diào)的是一種人生的遠(yuǎn)景，而這種人生遠(yuǎn)景的一個(gè)宗旨就是要學(xué)習(xí)怎么去思考未來，所以它是一種改變，這種改變是一種思想的改變，而不是行為的改變，是一種思維方式的變革。掌握時(shí)間是邁向成功的秘訣：◆時(shí)間是珍貴的資源；◆時(shí)間是珍貴的日用品；◆時(shí)間是你生命的基礎(chǔ)；◆沒有時(shí)間，你什么事都做不成。怎樣才能掌握時(shí)間呢?●決定哪一件事情必須馬上去做；●暫時(shí)把其他的事情拋開；●把你的全部精力投入到這項(xiàng)活動(dòng)。

時(shí)間的定義時(shí)間是什么？韋氏大辭典中的定義是這樣的：◆時(shí)間是由過去、現(xiàn)在及未來構(gòu)成的。◆時(shí)間就是過去、現(xiàn)在及未來的連續(xù)不斷的連續(xù)線。圖3-1時(shí)間的過去、現(xiàn)在和未來

時(shí)間的基本元素時(shí)間的基本元素是事件，是過去的事，現(xiàn)在的事和未來的事。時(shí)間是由每一個(gè)時(shí)間的事件構(gòu)成的。圖3-2單個(gè)時(shí)間和時(shí)間的過去、現(xiàn)在和未來

時(shí)間管理的關(guān)鍵時(shí)間管理的關(guān)鍵就是事件的控制，即把每一件事情都能夠控制得很好。時(shí)間管理是日常事務(wù)中執(zhí)行的一種有目標(biāo)的可靠的工作技巧，例如，如何安排你的生活，怎樣去規(guī)劃你的職業(yè)生涯或者工作的步驟，關(guān)鍵是合理有效地利用可以支配的時(shí)間。很多人都有一句口頭禪，請(qǐng)他幫一個(gè)忙，或者有什么事情找他，一般他總會(huì)講：我沒有時(shí)間。那他到底什么時(shí)候有時(shí)間呢？成功與失敗最大的差異性：失敗者總會(huì)說，我沒有時(shí)間。而一個(gè)成功的人，他一定會(huì)說自己能騰出時(shí)間來。這就是成功與失敗最大的差異性。贏得時(shí)間，就可以贏得一切。因?yàn)闀r(shí)間管理的關(guān)鍵就是事情的控制，所以能夠把事情控制得很好，就能夠贏得時(shí)間。因?yàn)闀r(shí)間就是生命的本身，連自己生命本身都管理不好，還能管理些什么呢?

【管理名言】不能管理時(shí)間的人，就不能夠管理一切?！说谩ざ爬藭r(shí)間管理的基本思路就是讓自己活得更快樂，因?yàn)槿松倪^程中，不是快樂就是痛苦，所以時(shí)間管理的基本目的就是更能夠活出你自己，有意識(shí)地掌控你自己的生命，這叫做自己做決定。而不是為他人生活，不是為了某一項(xiàng)事情，或者成為被別人利用的一種工具。

學(xué)習(xí)時(shí)間管理的理由◆時(shí)間是不能儲(chǔ)存的◆時(shí)間不會(huì)停止◆時(shí)間也不可能增加◆時(shí)間無法轉(zhuǎn)讓◆時(shí)間是租不到，買不到，也借不到時(shí)間是一種心態(tài)、心境的表現(xiàn)，你如何看待時(shí)間，如何運(yùn)用時(shí)間，就是心態(tài)和心境的表現(xiàn)。良好的時(shí)間管理，是一種習(xí)慣的養(yǎng)成。有的人去鍛煉，重視他的身體健康，他早晨起來去運(yùn)動(dòng)或者鍛煉，他就是在善用每一天的這個(gè)時(shí)段，這是一種好習(xí)慣。有的人有固定思考的時(shí)間，把這個(gè)時(shí)間運(yùn)用在規(guī)劃未來上，這也是一種運(yùn)用時(shí)間的好習(xí)慣。

走出時(shí)間管理的誤區(qū)在時(shí)間管理中，存在許多誤區(qū)。那就是忙、盲、茫。要走出時(shí)間管理的誤區(qū)，就要拋開這三個(gè)字。不要瞎忙，也不要去亂忙，甚至也不是那種茫茫然，走出時(shí)間管理的誤區(qū)就是馬上行動(dòng)，調(diào)整好心態(tài)，調(diào)整好自己的思想，改變你的心境。浪費(fèi)時(shí)間的外在因素及解決方法（一）導(dǎo)言

使用相同的時(shí)間，不同的人有不同的結(jié)果。在時(shí)間管理中有多項(xiàng)因素干擾時(shí)間的有效利用，其中包括外部因素和內(nèi)部因素。首先分析這些干擾因素浪費(fèi)時(shí)間的原因，然后針對(duì)其原因，提出具體的解決辦法。浪費(fèi)時(shí)間的外部因素，包括電話干擾、不速之客、用人不當(dāng)、社交閑談、權(quán)責(zé)混淆、溝通不良、進(jìn)度失控、資料不全、會(huì)議耽擱、文件復(fù)雜、工作擱置、安排旅行等。針對(duì)各項(xiàng)因素浪費(fèi)時(shí)間的原因，然后提出相應(yīng)的解決方法。浪費(fèi)時(shí)間的內(nèi)在因素包括危機(jī)應(yīng)付、計(jì)劃欠妥、貪求過多、事必躬親、條理不清、欠缺自律、無力拒絕、做事拖延等。這些內(nèi)在因素都是人為的因素，而人為的因素絕大多數(shù)是取決于他的心態(tài)和習(xí)慣。因此解決之道就是讓自己培養(yǎng)更積極心態(tài)、養(yǎng)成良好習(xí)慣。因此，浪費(fèi)時(shí)間的內(nèi)在因素的解決辦法就是，學(xué)習(xí)做你自己，做到自律、自控、自覺，唯有自律、自控、自覺，以誠實(shí)負(fù)責(zé)的心態(tài)來面對(duì)自己，你的工作在未來才會(huì)更有效率。所有的解決辦法只要有心，丟棄那種茫然，丟棄那種每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做計(jì)劃，有心就是讓自己內(nèi)心有一股對(duì)生命的熱愛，對(duì)工作多一份執(zhí)著。你所安排的一切事情必有兩種結(jié)果，一個(gè)是離你的目標(biāo)很遠(yuǎn)，一個(gè)是離你的目標(biāo)很近，怎么做？關(guān)鍵在乎于心，關(guān)鍵在于你自己的選擇與決定。

電話干擾的原因及解決方法

浪費(fèi)時(shí)間的原因電話干擾會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間。許多經(jīng)理人認(rèn)為電話經(jīng)常占據(jù)他們大量的時(shí)間。與電話有關(guān)的許多問題都牽涉到人性，牽涉到人的心理。接電話的強(qiáng)烈欲望不是來自電話，而是來自于人的心理，電話之所以會(huì)吸引你有很多原因，例如你假設(shè)每次電話都來的名正言順，需要你注意，而如果你不中斷自己的工作去接電話，就是不負(fù)責(zé)任的結(jié)論。你總有這種錯(cuò)覺，不管來電者想要做什么，他的需要都比你當(dāng)時(shí)所做的事來得重要。

1．害怕冒犯別人你之所以在不該接電話的時(shí)候接電話，而且講電話的時(shí)間比應(yīng)講的時(shí)間要久，是因?yàn)楹ε拢绻唤拥脑挄?huì)讓來電者覺得不愉快。

2．希望保持消息靈通不想漏掉任何情形，例如助理接電話時(shí)，許多管理者會(huì)下意識(shí)地停下工作旁聽。

3．自我膨脹別人打電話來向你索取資料或者信息，你會(huì)有一種好像身價(jià)不凡的感覺，這就叫自我膨脹。

4．享受社交的樂趣有些人無法抗拒社交的誘惑，把每次電話變成社交活動(dòng)的工具，還有當(dāng)成現(xiàn)成的借口。如果你不愿意承擔(dān)某項(xiàng)艱巨或乏味的工作，接重要的電話便可以成為光明正大的拖延時(shí)間的借口。

解決的方法電話干擾的確會(huì)給你的工作產(chǎn)生干撓，帶來很多時(shí)間的浪費(fèi)，會(huì)影響你的時(shí)間管理，解決方法主要有阻絕干擾和集合電話。

1．阻絕干擾很多人就是因?yàn)椴涣私膺^濾電話，不知道如何處理電話，以至于他在一天的時(shí)間里往往都浪費(fèi)在接電話上。學(xué)會(huì)過濾電話，阻絕干擾有幾個(gè)步驟。（1）處理如果有可能盡量由助理回答來電者的需求，并記下有關(guān)的信息。（2）轉(zhuǎn)接如果助理無法處理電話，下一步就是把電話轉(zhuǎn)給團(tuán)隊(duì)里其他能夠協(xié)助的人。（3）暫緩如果遇到只有你能處理的狀況，助理要試著寫下留言，避免使你受到打擾，你可以下一步再去處理這個(gè)事情。（4）速辦如果來電者合乎你們事先約定好的原則，緊急事或者重要人物的電話可以直接接聽，速辦可以把時(shí)間壓縮更短。圓滑過濾電話的一些訣竅，例如可以說：◆(處理)你稍微等一下，我翻一下我們的檔案?！?轉(zhuǎn)接)我們的企劃主任今天下午正在著手這個(gè)計(jì)劃，要不要我把您的電話轉(zhuǎn)給他?◆(暫緩)我想他11點(diǎn)左右就可以回你的電話，這樣可以嗎?◆(速辦)我看我可不可以去打斷他一下。如果你沒有助理怎么辦？那么，你就必須與同事互相幫助接電話，安裝留言系統(tǒng)。如果有開關(guān)你可以暫時(shí)切斷，或?qū)㈦娫捯频揭暰€以外，關(guān)鍵性的時(shí)間索性拔掉電話的插頭，甚至把你的工作帶到?jīng)]有電話的地方。

2．集合所有電話在某時(shí)間段把電話一起回掉，同時(shí)去做別的事情。就是說在這個(gè)時(shí)間你同時(shí)在回電話，就不會(huì)受到電話的干擾。良好的電話交談技巧，有幾個(gè)簡單的方法：◆暗示他談話即將結(jié)束，盡量簡短扼要?！籼岬侥袝r(shí)間限制時(shí)，就說待會(huì)兒得開一個(gè)會(huì)，開會(huì)之前有一分鐘的時(shí)間，問對(duì)方還需要任何幫助嗎?◆坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我?guī)追昼娭畠?nèi)到達(dá)他辦公室，明天見。

不速之客的原因及解決方法

突然有人來拜訪你，只借用你一分鐘時(shí)間可以嗎？或者說你是一個(gè)經(jīng)理人，你把門大開著，就是歡迎來打擾。不速之客會(huì)造成你時(shí)間管理不當(dāng)。對(duì)于突然造訪的不速之客，及由于敞開門戶而來的不速之客，有不同的解決方法。一個(gè)高效率的現(xiàn)代人，要學(xué)習(xí)如何去應(yīng)對(duì)不速之客。

突然造訪的不速之客

1.解決的方法突然有人來造訪你，“只借用你一分鐘時(shí)間可以嗎？”只占用你一分鐘時(shí)間，這絕不表示你會(huì)只花一分鐘的時(shí)間解決問題。應(yīng)對(duì)這種情況可以有以下幾個(gè)解決方法。（1）延后處理遇到不速之客干擾時(shí)，如果需要可以另外安排談話的時(shí)間，即延后處理。你可以說：“對(duì)不起，我們改天或者什么時(shí)候再來討論這件事情?！蹦憧梢援?dāng)場把約定的談話時(shí)間記在記事本上，表示你會(huì)守信用。（2）把訪客轉(zhuǎn)交給別人經(jīng)常是訪客來找到你，明明不是你的事情，那你可以轉(zhuǎn)交給別人來處理。如果可能，鼓勵(lì)部屬自己去尋找答案，或?qū)で笳移渌耐聨椭?。?）另外安排時(shí)間可以另外安排時(shí)間，重新安排與不速之客見面的時(shí)間。要定一個(gè)時(shí)間上限，這樣你可先安排好多次談話的時(shí)間，訪客在你結(jié)束見面之前也才不會(huì)感到意外，如果你對(duì)談話的時(shí)間沒有把握的話，絕對(duì)不要因?yàn)檫t疑而不敢發(fā)問。

2.回答問題對(duì)于有很多人說我可以打擾你一分鐘嗎？在你回答有或沒有之前，永遠(yuǎn)要問：什么事？對(duì)于不速之客的問題，回答時(shí)應(yīng)注意：（1）簡明扼要如果你可以回答而不至于打斷正從事的工作，千萬要扼要地回答，然后雙方都可以繼續(xù)做自己的事情。有人到你的辦公室來，你甚至可以站起來跟他講話。如果你坐著，就是給那些不速之客機(jī)會(huì)。（2）長話短說一個(gè)你以為可以很快問完的問題，有時(shí)常常會(huì)變成一個(gè)比較復(fù)雜的問題，例如與訪客談了幾分鐘以后，你發(fā)現(xiàn)這個(gè)事要多花點(diǎn)時(shí)間，你就可以說：◆我原以為這是個(gè)簡單的問題，但現(xiàn)在看起來問題有點(diǎn)復(fù)雜了，對(duì)不起，我早該問你花多少時(shí)間?！粑?2點(diǎn)以前要完成老板交給我的任務(wù)，把你的事情延期到明天好嗎？◆坦率直言，你可以開門見山地說，我真的不想讓你掃興，但是我現(xiàn)在真沒空，希望你能夠見諒，或者希望你能夠諒解。

門戶開放的不速之客

1.浪費(fèi)時(shí)間的原因浪費(fèi)時(shí)間的第二個(gè)原因就是敞開你的大門,門戶開放等于是聽命于別人，這種方式可以讓需要找你的人都能夠找到你。但是在很多情況之下，你卻變成了公然歡迎別人的打擾對(duì)象，你把門打開了，不速之客當(dāng)然會(huì)進(jìn)來。

2.解決的方法(1)學(xué)會(huì)過濾◆讓部屬安排見面的時(shí)間。如果沒有助理的時(shí)候，一開始就設(shè)好時(shí)間?！舢?dāng)這個(gè)不速之客要找你談話時(shí)，你可以到別的辦公室去談，或者站起來說話?！舨凰僦腿绻悄愕纳纤净蚰愕睦习?，你要盡早謹(jǐn)慎地提到你正在替他進(jìn)行的工作及完成期限，詢問自己是否可以晚一點(diǎn)去他的辦公室以便討論別的事情。(2)不要讓別人找到你不算是很好的方法但卻很有效的做法就是不要讓別人找到你。因?yàn)槟愕墓ぷ魈貏e是你的職位越高，你的工作任務(wù)越重，你的時(shí)間就越寶貴。不讓別人找到你，即不干擾別人也就不被別人干擾。如果一個(gè)組織認(rèn)為需要強(qiáng)化有形的門戶開放政策的話，你和所有的同事就必須發(fā)揮相互尊重的精神，留意他人的作息時(shí)間，不要讓自己變成干擾者。

用人不當(dāng)?shù)脑蚣敖鉀Q方法

浪費(fèi)時(shí)間的原因在競爭激烈的社會(huì)環(huán)境里，公司改組，縮小規(guī)模，裁減人員的管理方式已經(jīng)司空見慣，管理人員必須會(huì)利用較少的員工去完成較多的或至少與過去等量的工作，因?yàn)樵绞歉偁帲耸衷讲蛔?工作量就會(huì)越大。管理人員必須學(xué)會(huì)如何利用較少的人去完成更多的工作，或者說與過去等量的工作。員工能力不足或部屬欠缺完成工作的能力是浪費(fèi)時(shí)間的重要原因。這意味著：◆公司雇人程序出了錯(cuò)；◆該職位提供了不正當(dāng)?shù)挠?xùn)練，因?yàn)椴徽?dāng)?shù)挠?xùn)練造成員工不知道他的工作中，每一天做的最有價(jià)值的事情是什么。

解決的方法

1.教導(dǎo)員工善用時(shí)間教導(dǎo)員工善用時(shí)間，學(xué)習(xí)良好的時(shí)間管理，告訴他們排除干擾包括來自你的干擾，并示范如何為一天設(shè)立目標(biāo)，以及將這些目標(biāo)排出優(yōu)先次序的技巧。

【案例】海爾公司的企業(yè)文化中強(qiáng)調(diào)的逐日完成計(jì)劃的一種習(xí)慣，即OEC管理的日清、日結(jié)、日高。海爾教導(dǎo)他們的員工提高效率，今天要把今天的事情完成，而且要比昨天更進(jìn)步。提高效率就是在節(jié)約時(shí)間。他們運(yùn)用每日計(jì)劃完成他們的工作，如果員工沒有做好，主管就會(huì)要求他站在海爾公司里一種叫做6S大腳印上面，檢討一下為什么今天的工作沒有完成，為什么進(jìn)度沒有完成，要怎么樣做才能做得更好。

2.提升員工時(shí)間管理的成本意識(shí)改善現(xiàn)有員工運(yùn)用的情況，如果還是不足，就必須擬定一套職位管理計(jì)劃，根據(jù)工作日志做一次詳盡的成本利用分析。現(xiàn)在很多員工比較缺乏成本意識(shí)，有的人是為工作而工作，不知道得他今天的工作價(jià)值，他僅是為了這個(gè)公司而上班。所以作為主管，你必須讓你的員工，你的團(tuán)隊(duì)里的每一個(gè)人了解時(shí)間的成本觀念。你這個(gè)月做多少業(yè)績是用多少時(shí)間完成的，你每一次的時(shí)間成本是多少，透過這種時(shí)間成本的訓(xùn)練去影響他們，讓他們?nèi)ソ邮苡?xùn)練。讓員工接受良好的訓(xùn)練，同時(shí)你也可以帶領(lǐng)他們完成每天的工作，對(duì)員工發(fā)揮極大的影響力。所謂開發(fā)潛能就是訓(xùn)練并教導(dǎo)你的員工了解時(shí)間的成本意識(shí)。

社交閑談的原因及解決方法

浪費(fèi)時(shí)間的原因純粹的社交動(dòng)機(jī)用一句話來講叫做不甘寂寞。需要改變工作的步調(diào)異常和好奇心理，渴望消息靈通，滿足自我，害怕冒犯別人，無法抗拒、喜歡社交的人，工作時(shí)間在辦公室里閑談，都是造成浪費(fèi)時(shí)間的原因。

解決的方法(1)過濾訪客與電話來訪的客人要讓秘書首先接待，謝絕與工作無關(guān)的人員和電話。(2)衡量辦公地點(diǎn)是否恰當(dāng)很多大公司設(shè)置ＯA辦公區(qū)，每人一個(gè)空間，不要造成員工與員工之間的對(duì)話，避免無謂的言談。過去的辦公室是屬于開放式的，你坐在我前面，他坐在我后面，一個(gè)人講話大家聽得到，然后辦公室里面你說我說他說，造成了工作效率的降低。(3)設(shè)置一些暗示社交時(shí)間的結(jié)束技巧社交的閑談，如果不是跟工作有關(guān)的，要盡量保持站姿，因?yàn)楸３终咀藭r(shí)，別人的談話就會(huì)很快結(jié)束。如果你保持坐姿，話一講起來就沒完，浪費(fèi)時(shí)間。同時(shí)不要向那些聊個(gè)不停的人讓步，說話要有重點(diǎn)。

【總結(jié)】本講主要針對(duì)浪費(fèi)時(shí)間的電話干擾、不速之客、用人不當(dāng)、社交閑談四種外部因素進(jìn)行分析。首先分析浪費(fèi)時(shí)間的原因，然后對(duì)這四種干擾因素提出了解決之道。浪費(fèi)時(shí)間的外在因素及解決方法（二）導(dǎo)言

使用相同的時(shí)間，不同的人有不同的結(jié)果。在時(shí)間管理中有多項(xiàng)因素干擾時(shí)間的有效利用，其中包括外部因素和內(nèi)部因素。首先分析這些干擾因素浪費(fèi)時(shí)間的原因，然后針對(duì)其原因，提出具體的解決辦法。浪費(fèi)時(shí)間的外部因素，包括電話干擾、不速之客、用人不當(dāng)、社交閑談、權(quán)責(zé)混淆、溝通不良、進(jìn)度失控、資料不全、會(huì)議耽擱、文件復(fù)雜、工作擱置、安排旅行等。針對(duì)各項(xiàng)因素浪費(fèi)時(shí)間的原因，然后提出相應(yīng)的解決方法。浪費(fèi)時(shí)間的內(nèi)在因素包括危機(jī)應(yīng)付、計(jì)劃欠妥、貪求過多、事必躬親、條理不清、欠缺自律、無力拒絕、做事拖延等。這些內(nèi)在因素都是人為的因素，而人為的因素絕大多數(shù)是取決于他的心態(tài)和習(xí)慣。因此解決之道就是讓自己培養(yǎng)更積極心態(tài)、養(yǎng)成良好習(xí)慣。因此，浪費(fèi)時(shí)間的內(nèi)在因素的解決辦法就是，學(xué)習(xí)做你自己，做到自律、自控、自覺，唯有自律、自控、自覺，以誠實(shí)負(fù)責(zé)的心態(tài)來面對(duì)自己，你的工作在未來才會(huì)更有效率。所有的解決辦法只要有心，丟棄那種茫然，丟棄那種每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做計(jì)劃，有心就是讓自己內(nèi)心有一股對(duì)生命的熱愛，對(duì)工作多一份執(zhí)著。你所安排的一切事情必有兩種結(jié)果，一個(gè)是離你的目標(biāo)很遠(yuǎn)，一個(gè)是離你的目標(biāo)很近，怎么做？關(guān)鍵在乎于心，關(guān)鍵在于你自己的選擇與決定。

權(quán)責(zé)混淆的原因及解決方法

浪費(fèi)時(shí)間的原因權(quán)責(zé)，其中權(quán)是指職權(quán)，是完成你所負(fù)責(zé)工作的權(quán)利；責(zé)是責(zé)任，是誰有義務(wù)做什么工作的問題。權(quán)責(zé)混淆是浪費(fèi)時(shí)間、降低效率的一種最主要的因素。主要表現(xiàn)在：◆權(quán)責(zé)問題主要是發(fā)生在工作項(xiàng)目的說明上，說明含糊不清就會(huì)導(dǎo)致權(quán)責(zé)不清?！魴?quán)責(zé)配合不當(dāng)，會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間，甚至浪費(fèi)精力。有些管理者每天都給很多員工做某件事的責(zé)任，卻沒有授予他們完成指示的權(quán)利。

【案例】某公司的總經(jīng)理聘用了一位秘書A，這名秘書上班不到一個(gè)星期，出差的董事長在外面打電話到總經(jīng)理室，秘書A接了電話。董事長交代了很多事情叫他去辦，A非常負(fù)責(zé)任，把事情都安排好了。其中有一件事情，就是幫董事長定機(jī)票。后來由于行程更改，機(jī)票又只得重新訂了。你認(rèn)為這個(gè)秘書的問題出現(xiàn)在哪里呢？事實(shí)上問題出在這個(gè)秘書身上。她非常負(fù)責(zé)任，但是買機(jī)票的行程她應(yīng)該與董事長的秘書協(xié)商，或者把這個(gè)事情交給董事長的秘書或辦公室的成員去處理。她的職責(zé)是總經(jīng)理的秘書，董事長交代她買機(jī)票，她也應(yīng)該買，但她應(yīng)該去跟別人協(xié)調(diào)。她直接獨(dú)攬完成了，這就出現(xiàn)了權(quán)責(zé)混淆問題。

解決的方法(1)定期更新所有員工的工作說明，以保證他們真正的權(quán)責(zé)得到清楚的界定(2)權(quán)責(zé)對(duì)等◆交出職責(zé)時(shí)一定要授予同等的職權(quán)?！糁鲃?dòng)檢討并提供對(duì)等的職權(quán)。

【案例】某公司銷售部的一名副經(jīng)理A計(jì)劃對(duì)銷售人員做一次培訓(xùn)，他直接跟外面的一些培訓(xùn)師資聯(lián)絡(luò)、討論，甚至談到報(bào)酬問題?？墒枪镜娜肆Y源部主管B，在他的年度計(jì)劃里已經(jīng)安排在某一段時(shí)間對(duì)銷售部的員工進(jìn)行類似的培訓(xùn)。這就造成了權(quán)責(zé)混淆，沒有做好協(xié)調(diào)工作，造成公司無謂的浪費(fèi)。公司的人力資源部要跟銷售部協(xié)調(diào)。所有的培訓(xùn)工作應(yīng)該是由人力資源部的培訓(xùn)主管統(tǒng)籌辦理的。銷售部要做培訓(xùn)，應(yīng)該把培訓(xùn)的時(shí)間、培訓(xùn)的地點(diǎn)、師資的要求等統(tǒng)一交給培訓(xùn)部門的主管來負(fù)責(zé)。上例中銷售部要辦培訓(xùn)，他的上級(jí)主管銷售部的總監(jiān)或者銷售部的總經(jīng)理，可能批示了，在批示之前可能以為A已經(jīng)協(xié)調(diào)好了，所以公司便投入時(shí)間、投入精力。但是公司人力資源部已經(jīng)安排了銷售培訓(xùn)，而銷售部又在辦，所以出現(xiàn)了重疊培訓(xùn)現(xiàn)象。這是因?yàn)闄?quán)責(zé)不明，沒有充分的溝通與協(xié)調(diào)。銷售部承辦培訓(xùn)的人，沒有主動(dòng)地去跟人力資源部統(tǒng)一和協(xié)調(diào)培訓(xùn)事宜，造成權(quán)責(zé)混淆。因此在發(fā)生權(quán)責(zé)混淆情況時(shí)，應(yīng)該主動(dòng)檢討工作項(xiàng)目重疊的可能性。

溝通不良的原因及解決方法

浪費(fèi)時(shí)間的原因一個(gè)群體，一個(gè)團(tuán)隊(duì)的士氣是否高昂，彼此之間的融洽度是不是良好，一個(gè)重要的原因就是溝通，溝通不良是造成浪費(fèi)時(shí)間的原因。

1.不明白事情的重要性上例中那個(gè)秘書主動(dòng)承攬了一些事情，但她不明白事情的重要性，沒有去溝通，造成了一些不好的影響。

2.沒有時(shí)間沒有安排時(shí)間，讓大家通過會(huì)議或是通過工作以外的時(shí)間來溝通，大家彼此表述一下對(duì)工作、對(duì)目標(biāo)的一些看法。往往是你做你的，我做我的，彼此之間沒有互通信息，甚至也不知道如何去協(xié)調(diào)。一個(gè)團(tuán)隊(duì)溝通不良，這個(gè)單位的主管要負(fù)完全責(zé)任。

3.沒有傾聽沒有學(xué)習(xí)傾聽，每個(gè)人的工作都是絕對(duì)的重要，你說你的重要，我說我比你的還重要，那到底誰最重要呢？所以不知道事情的重要性，因?yàn)闆]有安排時(shí)間來溝通，大家對(duì)事情不了解，就是沒有所謂的傾聽。要知道，上帝給你兩只耳朵，就是要讓你多去聽聽別人的意見。

4.溝通的目的不明確有溝通但不知道溝通的目的是什么，為什么事情而去交流、交換信息，或者說是去協(xié)調(diào)。溝通目的不明確也會(huì)造成時(shí)間浪費(fèi)。

5.時(shí)機(jī)不當(dāng)有時(shí)候地點(diǎn)不對(duì)，方式不對(duì)，人不對(duì)，時(shí)機(jī)不當(dāng)也很難溝通。

6.溝通的機(jī)會(huì)不夠溝通的機(jī)會(huì)不夠，彼此之間在有些事情上經(jīng)過日積月累，往往會(huì)有一些不良的因素存在，因此要制造便于溝通的機(jī)會(huì)。一個(gè)企業(yè)最大的責(zé)任是在做到為社會(huì)盡責(zé)任的，同時(shí)，它也在追求利潤最大化，而追求利潤最大化和盡到社會(huì)的責(zé)任都有一個(gè)目的，就是要讓這個(gè)團(tuán)隊(duì)更具生產(chǎn)力和凝聚力，因此把時(shí)間安排好，讓員工了解溝通的重要性就很重要。

解決的方法溝通的方式有很多，有電話溝通、口頭溝通、文字溝通、信件溝通等方式。訓(xùn)練或者培育一個(gè)人溝通的技巧，改善溝通的步驟，關(guān)鍵是如何去溝通，怎樣去運(yùn)用溝通的工具。不管用電話也好，語言也好，文字也好，應(yīng)該選擇什么方法和步驟，要仔細(xì)思考。

1.學(xué)習(xí)改善溝通的技巧（1）學(xué)會(huì)傾聽在溝通不良造成浪費(fèi)時(shí)間的時(shí)候，你要學(xué)習(xí)的是做一位好聽眾，這對(duì)每一個(gè)人都很重要。團(tuán)隊(duì)成員中每一個(gè)人的工作都是非常重要的，各有各的難度，但是彼此之間應(yīng)該都有一個(gè)共同的目標(biāo)，就是希望讓這個(gè)團(tuán)隊(duì)、讓這個(gè)公司更好。每一個(gè)人首先要學(xué)習(xí)的是接納別人和尊重別人，做一個(gè)好聽眾。（2）使用恰當(dāng)?shù)淖盅蹨贤〞r(shí)要使用恰當(dāng)?shù)淖盅?。例如總?wù)部的一個(gè)職員，馬上要買一件東西，首先得到上級(jí)批示，然后去取款。假設(shè)你是一個(gè)財(cái)務(wù)人員，在取款的過程中，可能是程序錯(cuò)了，或者步驟錯(cuò)了，不能取款。如果你對(duì)他說：不行，沒有簽字就不能取款。那樣就造成了溝通不良。使用恰當(dāng)字眼，你就應(yīng)該學(xué)習(xí)這樣說：我非常理解你的難處，同時(shí)我也知道這個(gè)事情對(duì)你的重要性，我只是做個(gè)建議，您不妨再讓你的經(jīng)理簽個(gè)字，如果沒有問題我們馬上就撥款。（3）運(yùn)用非語言式的溝通天下有三大利器，舌尖、筆尖、刀尖。人們常常都是靠語言，但是除了語言以外還有很多可以溝通的方式，例如你可以用善意的微笑，這也是最好的溝通方式。

2.改善溝通技巧的步驟首先弄清目的。如果你不清楚自己為什么要傳達(dá)這個(gè)信息，就會(huì)表現(xiàn)出一種沒有把握的態(tài)度而破壞了溝通的進(jìn)行。選擇適當(dāng)?shù)那馈？梢杂每谡Z溝通，電話溝通，也可以發(fā)一個(gè)E-mail溝通，甚至可以私下喝杯咖啡來溝通。盡可能以最少的干擾選擇適合接收者接收的信息。傳達(dá)信息特別重要的是注意自己的用字措辭，要求對(duì)方給予反饋，做個(gè)好聽眾，排除偏見，以開放的心態(tài)去跟別人談話。

【自檢】在你的工作中曾發(fā)生過溝通不良的情況嗎？請(qǐng)分析一下溝通不良的原因，并提出應(yīng)如何解決。溝通不良的原因是否存在改進(jìn)計(jì)劃是√否╳●不明白事情的重要性●沒有時(shí)間●沒有傾聽●溝通的目的不明確●時(shí)機(jī)不當(dāng)●溝通的機(jī)會(huì)不夠

補(bǔ)充:

進(jìn)度失控的原因及解決方法

浪費(fèi)時(shí)間的原因進(jìn)度失控造成的浪費(fèi)時(shí)間就是不明白事情的重要性，不知道控制的進(jìn)度工具，認(rèn)為完善的計(jì)劃會(huì)自行達(dá)成目標(biāo)，沒有加強(qiáng)控制及提出適當(dāng)?shù)倪M(jìn)度報(bào)告。

解決的方法解決的方法就是擬定計(jì)劃。什么時(shí)候完成什么事情，由誰來執(zhí)行，完成以后向誰匯報(bào)等程序問題，要擬定詳細(xì)的計(jì)劃。要求自己所有重要的工作都應(yīng)該有進(jìn)度報(bào)告，每一天都要控制的進(jìn)度。如果你的進(jìn)度沒有完善，或者沒有去做進(jìn)一步的檢查，就會(huì)造成浪費(fèi)時(shí)間。

資料不全的原因及解決方法浪費(fèi)時(shí)間的原因◆不明白事情的重要性?！魶]有系統(tǒng)，不知道要何種資料以及這些資料的可靠性，這種情況也會(huì)造成浪費(fèi)時(shí)間。

解決的方法◆認(rèn)清事情的重要性，排出優(yōu)先順序?！粝到y(tǒng)強(qiáng)調(diào)的是有條理，有步驟，還要有組織性。所以在擬定計(jì)劃作決定時(shí)，給予成果的反饋，任何資料都要派上用場，還要對(duì)資料進(jìn)行歸檔和儲(chǔ)存。

【總結(jié)】本講對(duì)權(quán)責(zé)混淆、溝通不良、進(jìn)度失控、資料不全這四種外部因素進(jìn)行了分析并提出了解決之道。重點(diǎn)對(duì)權(quán)責(zé)混淆、溝通不良這兩種因素進(jìn)行了分析。培養(yǎng)時(shí)間管理的好習(xí)慣引言

時(shí)間不能存儲(chǔ)，不能留下來，你只有安排、管理時(shí)間。時(shí)間管理就是事件的選擇與規(guī)劃。是一連串的“習(xí)慣”組合。管理時(shí)間是一種心態(tài)，也是一種習(xí)慣。時(shí)間管理的好習(xí)慣

時(shí)間不能存儲(chǔ)，不能留下來，你只有安排、管理時(shí)間。時(shí)間管理就是事件的選擇與規(guī)劃。是一連串的“習(xí)慣”組合。管理時(shí)間是一種心態(tài)，也是一種習(xí)慣。

時(shí)間管理就是要培養(yǎng)一種好習(xí)慣。1．隨手記隨時(shí)隨地記筆記，一本好的時(shí)間管理手冊(cè)是必要的。

2．一日之計(jì)在于昨天在每天晚上睡覺之前，你永遠(yuǎn)要給自己一小段時(shí)間，為明天的行程安排好計(jì)劃。一日之計(jì)在于昨天，今天則重在實(shí)施昨天計(jì)劃以及為明天做準(zhǔn)備。你要立于不敗之地，就必須做好萬全的準(zhǔn)備，而這種萬全的準(zhǔn)備，就是要做好你的規(guī)劃或者計(jì)劃。成功總是把機(jī)會(huì)給那些已經(jīng)準(zhǔn)備好的人。

3．培養(yǎng)自己的敏銳度養(yǎng)成隨時(shí)記錄的習(xí)慣，隨時(shí)記錄事件、心得和靈感，這樣可以訓(xùn)練你敏銳的觀察力，以及思維能力，不要相信你的記憶，要相信你的記錄，這是一種要養(yǎng)成的好習(xí)慣。

時(shí)間管理的法則

法則是跟習(xí)慣息息相關(guān)的。時(shí)間就是金錢的觀念已經(jīng)深入人心，而且面對(duì)職場的人來講，做好時(shí)間管理，不僅意味著你有豐厚的經(jīng)濟(jì)利益，更能夠讓自己的事業(yè)突飛猛進(jìn)。

1．永遠(yuǎn)保持焦點(diǎn)保持焦點(diǎn)的意思就是一次只做一件事情，一個(gè)時(shí)期只有一個(gè)重點(diǎn)。聰明的人要學(xué)會(huì)抓重點(diǎn)，遠(yuǎn)離瑣碎雜事。

2．善用80/20法則你應(yīng)該把精力用在最見成效的地方。

【案例】美國一名叫威廉·努爾的企業(yè)家，最初他在公司銷售油漆的時(shí)候，第一個(gè)月他只賺了160美金。他仔細(xì)分析了自己的銷售原因，做了一個(gè)銷售圖表。他發(fā)現(xiàn)80%的收益來自20%的顧客，但是他卻對(duì)所有的客戶花了同樣的時(shí)間。于是他把最不活躍的36個(gè)客戶重新分配給其他的銷售員，而自己把精力重點(diǎn)擺在那20%的顧客。不久，他一個(gè)月就賺到了1000美金。威廉·努爾從未放棄這個(gè)原則，后來他成為了這一家公司的董事局主席。他知道80/20法則，20%的顧客掌握了80%的業(yè)績。

3．格式化許多文件表格都要借助電腦提前予以格式化，到用的時(shí)候，你只需要幾分鐘就可以輸出。你的很多事情也需要格式化。

4．馬上行動(dòng)許多人都習(xí)慣于呆會(huì)兒再說，這一呆會(huì)兒就不知呆到多少時(shí)候，花費(fèi)了很多的時(shí)間才能進(jìn)入狀態(tài)，卻不知道狀態(tài)是干出來的，而不是等出來的。

5．不得不走要學(xué)會(huì)限制時(shí)間，不僅給自己，也給別人。一個(gè)人只有學(xué)會(huì)說不，他才能夠得到真正的自由。

6．避開高峰避開在高峰期搭車，避開在高峰期購物，避開在高峰期進(jìn)餐，你可以省下很多的時(shí)間。

7．巧用電話盡量通過電話來進(jìn)行交流，溝通情況，交換信息。打電話前，要有所準(zhǔn)備，通話時(shí)要直奔主題，不要在電話里說些無關(guān)緊要的話，或傳達(dá)與主題無關(guān)的信息、感受。

8．成本觀念時(shí)間是一種成本，過了就過了，所以你要事先規(guī)劃如何去用，要樹立成本觀念。

9．慎選朋友多而無益的朋友是有害的，他們不僅浪費(fèi)了你的時(shí)間、精力和金錢，也會(huì)浪費(fèi)你的感情，甚至有的朋友還會(huì)危及到你的事業(yè)。

10．避免爭論無謂的爭論不僅影響到情緒和人際關(guān)系，還會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。

11．積極的休閑不同的休閑會(huì)帶給你不同的結(jié)果，積極的休閑，應(yīng)該是有利于身心的輕松、精神的陶冶和人際的交往。

12．集腋成裘生活中有許多零碎的時(shí)間都不為人注意，其實(shí)這些時(shí)間雖然短，卻可以充分地利用起來。

13．提前休息人需要休息，休息是為了走更長遠(yuǎn)的路，所以在疲勞之前，休息片刻，也就避免了過渡的疲勞所導(dǎo)致超時(shí)休息，又可以使自己始終保持一種較好的巔峰狀態(tài)，從而大大地提高工作效率。

14．?dāng)R置的哲學(xué)不要固執(zhí)于解決不了的問題，你可以把問題記下來，讓你的潛意識(shí)，或者時(shí)間稍稍等待一下，然后再去解決它們。

15．學(xué)會(huì)速讀絕大多數(shù)的書籍并不值得從第一頁開始逐頁細(xì)讀，一般一部三、四百頁的圖書，有20頁可取的內(nèi)容就已經(jīng)很不錯(cuò)了，你的任務(wù)就是把有價(jià)值的這一部分檢索出來。在今天這個(gè)信息時(shí)代，需要速讀，速讀還要抓住重點(diǎn)。

16．機(jī)會(huì)成本美國西屋電腦公司的總經(jīng)理，他的辦公室門上寫有一句標(biāo)語：“不要帶問題給我，帶答案來?！边@是值得你學(xué)習(xí)的一句話。

【自檢】你能否進(jìn)行有效的時(shí)間管理？請(qǐng)結(jié)合自己的實(shí)際情況回答下列的問題。(1)你有隨時(shí)記錄的習(xí)慣嗎？ □有 □沒有(2)你是否經(jīng)常注意到避開交通高峰？□是 □不是(3)你是否在晚上睡覺之前為明天的行程安排好計(jì)劃？□是 □不是(4)你是否充分利用電話，在工作中不打與工作無關(guān)的電話？□是 □不是(5)如果你有重要的工作要處理，而你的同事找你聊天，你能巧妙地拒絕嗎？□能 □不能(6)你每天下班之前，是否將未完成的工作列入第二天的計(jì)劃？□是 □不是(7)你是否在工作中利用80/20法則？ □是 □不是(8)你讀書時(shí)經(jīng)常采用速讀的方法嗎？ □是 □不是(9)你是否善用平時(shí)的零碎時(shí)間？ □是 □不是

【總結(jié)】時(shí)間管理就是要發(fā)揮你的潛能，在21世紀(jì)飛速發(fā)展的商業(yè)環(huán)境中，最大的挑戰(zhàn)來自于每天大量的信息，最佳管理的關(guān)鍵，就是你如何管理你的時(shí)間。時(shí)間管理是一種習(xí)慣。當(dāng)你有好的習(xí)慣，你的時(shí)間管理就會(huì)越管越好，你的生命就會(huì)越來越豐富。時(shí)間的價(jià)值時(shí)間的價(jià)值基本上分兩種，一種叫做無形的價(jià)值，另一種叫做有形的價(jià)值。

無形價(jià)值時(shí)間的無形價(jià)值是把時(shí)間投資于你的工作、家庭、社交的功能方面，建立工作關(guān)系、家庭關(guān)系、人際關(guān)系等。你為此花掉時(shí)間，但它帶給你的收獲可能是無法用金錢來衡量的，這叫做無形的價(jià)值。

有形價(jià)值時(shí)間的有形價(jià)值是指你所苦心開拓的許多家庭關(guān)系、社會(huì)關(guān)系，會(huì)在以后帶來有形的報(bào)酬。例如你是一名銷售人員，拜訪客戶，跟客戶建立關(guān)系，最后與客戶達(dá)成交易，你定會(huì)有報(bào)酬?！魰r(shí)間具有有形和無形的價(jià)值?！衾速M(fèi)自己的時(shí)間，等于是慢性自殺。◆浪費(fèi)別人的時(shí)間，等于是謀財(cái)害命。

其實(shí)：●時(shí)間對(duì)每個(gè)人都是平等的；●每個(gè)人都有相同的時(shí)間；●但時(shí)間在每個(gè)人手里價(jià)值卻不同。

【自檢】你的時(shí)間價(jià)值是多少，你計(jì)算過嗎？請(qǐng)根據(jù)下表來計(jì)算一下你的時(shí)間價(jià)值：

你的時(shí)間價(jià)值幾何年收入（萬元）年工作時(shí)間（天）日工作時(shí)間（小時(shí)）每天價(jià)值（元）每小時(shí)價(jià)值（元）每分鐘價(jià)值（元）125084050.082250880100.1632508120150.2552508200250.42102508400500.83你的時(shí)間價(jià)值：每天________________元每小時(shí)________________元每分鐘________________元那么，人們?cè)撊绾喂芾頃r(shí)間，讓自己的時(shí)間增值，讓自己更有成就？可以支配的時(shí)間就是財(cái)富本身?！R克思世界上最珍貴的東西就是時(shí)間?！獝鄣仙祟惗己雎粤藭r(shí)間的可貴，失去它，才懊惱不已?！鼱柼┮浞掷脮r(shí)間，每一事務(wù)都要安排時(shí)間。——富蘭克林時(shí)間是最高貴而有限的資源。——彼德·杜拉克時(shí)間管理理論的歷史演進(jìn)作者：劉敏興人氣：學(xué)習(xí)時(shí)間管理，首先了解一下時(shí)間管理理論的歷史演進(jìn)。因?yàn)榭萍及l(fā)展的過程中，每一個(gè)人追求的就是更好的效率、效能、效果。在追求的過程中，如何去節(jié)約更多的時(shí)間，如何把時(shí)間投入到最有效率的結(jié)果上，歷史上曾存在幾種方式，這種方式間發(fā)生的變化就好像一個(gè)歷史的演進(jìn)。

第一代時(shí)間管理理論

基本是備忘錄型。一方面順其自然，另一方面也會(huì)追蹤時(shí)間的安排。備忘錄管理的特色就是寫紙條，這種備忘錄可以隨身攜帶，忘了就把它拿出來翻一下。如果今天一天結(jié)束完成了大部分的事情，就可以在備忘錄上劃掉，否則就要增列到明天的備忘錄上。這就是第一代時(shí)間管理，叫做備忘錄的時(shí)間管理。這種時(shí)間管理的優(yōu)點(diǎn)是：重要的事情變化時(shí)的應(yīng)變力很強(qiáng)，是順應(yīng)事實(shí)的。另一個(gè)優(yōu)點(diǎn)就是沒有壓力，或者壓力比較小。備忘錄型的管理便于追蹤那些待辦事項(xiàng)。但備忘錄管理沒有嚴(yán)整組織架構(gòu)，比較隨意，所以往往會(huì)漏掉一些事情。忽略了整體性的組織規(guī)劃，有時(shí)候會(huì)面臨一種好像在應(yīng)付狀況或者在應(yīng)付一些工作上的事情，這是第一代時(shí)間管理的缺點(diǎn)。第二代時(shí)間管理理論

強(qiáng)調(diào)的是“規(guī)劃與準(zhǔn)備”，特色是記事簿。特點(diǎn)是制定時(shí)間表，記錄應(yīng)該做的事情，表明應(yīng)該完成的期限，注明開會(huì)的日期等等。這種管理模式優(yōu)點(diǎn)是追蹤約會(huì)以及應(yīng)該做的事情。通過制定的目標(biāo)和規(guī)劃完成的事情達(dá)成率比較高。缺點(diǎn)是容易產(chǎn)生凡事都要安排的習(xí)慣，找不到思考的空間。

第三代時(shí)間管理理論

主旨是“規(guī)劃、制定優(yōu)先順序，操之在我”。這一代的管理強(qiáng)調(diào)的是價(jià)值，制定中長短的目標(biāo)以期實(shí)現(xiàn)一種價(jià)值觀。因此它的特色就是將每天活動(dòng)，寫在紙上或者輸入計(jì)算機(jī)，詳細(xì)地規(guī)劃各式各樣的規(guī)劃表或者組織表。它主要是為了提高工作和生活效率。第三代時(shí)間管理的優(yōu)點(diǎn)是比較強(qiáng)調(diào)價(jià)值觀，以價(jià)值為依據(jù)，或者以價(jià)值為導(dǎo)向的一種生活工作的方式。它能夠發(fā)揮長期、中期或者短期目標(biāo)的效果，也能透過每天的規(guī)劃，安排優(yōu)先的順序，可以提高生產(chǎn)力；它的效率比較高，可以感到井然有序。第三代時(shí)間管理的疏忽表現(xiàn)在忽略了自然法則，缺乏遠(yuǎn)見。因?yàn)樗且詢r(jià)值為導(dǎo)向，你要得到這些東西，你認(rèn)為這是你生命中最重要的，所以在安排上往往會(huì)有些疏失，其實(shí)價(jià)值觀未必是自然法則。

第四代時(shí)間管理

強(qiáng)調(diào)了一切以自然法則為中心的羅盤理論。這種管理法則超越傳統(tǒng)上追求更快、更好、更具有效率的觀念，它不是換一個(gè)時(shí)鐘，而是提供一個(gè)羅盤，因?yàn)槿俗叩亩嗫焓且换厥?，方向?qū)Σ攀亲钪匾?。怎么走，不是求快，而是怎么向未來的目?biāo)接近。這種管理理論強(qiáng)調(diào)的是每一天的行動(dòng)，每一個(gè)時(shí)段的行動(dòng)，都要與未來的目標(biāo)很接近，所以它強(qiáng)調(diào)的是一種方向，也叫做正北理論。

表2-1時(shí)間管理理論的歷史演進(jìn)理論的演進(jìn)特點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)第一代時(shí)間管理備忘錄型應(yīng)變力很強(qiáng)沒有壓力隨意忽略整體規(guī)劃第二代時(shí)間管理記事簿規(guī)劃與準(zhǔn)備追蹤約會(huì)事件達(dá)成率比較高產(chǎn)生安排的習(xí)慣第三代時(shí)間管理強(qiáng)調(diào)價(jià)值規(guī)劃、制定優(yōu)先順序以價(jià)值為導(dǎo)向提高生產(chǎn)率忽略了自然法則缺乏遠(yuǎn)見第四代時(shí)間管理自然法則和羅盤理論效率方向?qū)?/p>

在你的生活過程當(dāng)中，每一個(gè)決定不是離開你人生的目標(biāo)很遠(yuǎn)，就是離你人生的目標(biāo)很近。所以你每一個(gè)時(shí)刻都在做選擇，每一個(gè)時(shí)刻都在做決定。因應(yīng)高科技競爭的時(shí)間管理【本講要點(diǎn)】時(shí)間管理的策略時(shí)間管理策略的運(yùn)用

以前老板和公司的主管與外面聯(lián)絡(luò)都是通過坐在辦公室里的秘書來進(jìn)行的，而外界與老板取得聯(lián)系，首先打交道的也是秘書。然而在現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)社會(huì)，在高科技的競爭時(shí)代，在傳呼機(jī)、手機(jī)、掌上電腦這種立體式的通信時(shí)代，如何應(yīng)付、處理隨時(shí)涌現(xiàn)在未來的時(shí)間表上的約會(huì)，是每個(gè)主管頭痛的事情。要保持每天工作不會(huì)被這種網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的先進(jìn)通訊擠壓得失去控制，就得要有一套管理時(shí)間的策略。因應(yīng)高科技競爭的時(shí)間管理的策略可以用五個(gè)字來概括，就是快、準(zhǔn)、空、多、閑。

時(shí)間管理的策略——何謂快、準(zhǔn)、空、多、閑快快是指加快工作速度，等工作干了一段以后，才回頭斟酌，必須放棄舊時(shí)代的那種慢工出細(xì)活的思想。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)時(shí)代的信息更新得太快了，例如網(wǎng)絡(luò)中的新聞是隨時(shí)可以更新的，不像過去，新聞是一天才換一次，報(bào)紙一天才出一次。任何事情都可能影響到商業(yè)活動(dòng)，因此，現(xiàn)在高科技行業(yè)中的管理人員，首先你的任務(wù)就是把產(chǎn)品和信息推出，再通過網(wǎng)絡(luò)不斷地把改進(jìn)的產(chǎn)品、信息給顧客。對(duì)于公司內(nèi)部的管理也是一樣，首先是要有進(jìn)展，然后再利用快速的網(wǎng)絡(luò)不斷改進(jìn)工作的質(zhì)量。如果認(rèn)為產(chǎn)品一經(jīng)推出就完善無缺，而將產(chǎn)品壓在公司內(nèi)，那么在信息發(fā)達(dá)的今天，等你這個(gè)產(chǎn)品產(chǎn)出的時(shí)候，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，市場上已經(jīng)有了跟你很接近或者同類的產(chǎn)品。他們質(zhì)量可能不如你，但市場卻是他們的。因此快是一種秘訣。工作要快，在時(shí)間安排上應(yīng)有一個(gè)密集、超進(jìn)度、不拘小節(jié)的時(shí)段，再有一段緩和、釋放產(chǎn)品和修改產(chǎn)品的時(shí)間。

準(zhǔn)準(zhǔn)有兩個(gè)意思。

1．對(duì)準(zhǔn)目標(biāo)在許多事情同時(shí)開展時(shí)，不管事情的先后順序和形態(tài)，而要對(duì)準(zhǔn)你心中的那個(gè)核心目標(biāo)，這個(gè)目標(biāo)不一定是長遠(yuǎn)的，也可以只是短時(shí)間的。因此必須克服時(shí)間的順序和事情的大小，只有一句話，對(duì)準(zhǔn)目標(biāo)。

2．準(zhǔn)許每一周的一到兩天，沒有任何的計(jì)劃在這一天到兩天你可以處理一些重要的事情。這是由于在集中精力趕工作進(jìn)度和計(jì)劃的時(shí)候，一些重要的事情被擱置一邊，但如果每一周有一天到兩天作為靈活性、機(jī)動(dòng)性的時(shí)間，你就可以處理與當(dāng)前工作進(jìn)度無關(guān)，但卻是重要的事情。例如公司需要趕著做產(chǎn)品的市場推廣，也不能推卸投資人的約談。

空空就是每一周空出一天不做任何與工作有關(guān)的事情。因?yàn)樵跓o關(guān)的領(lǐng)域中去探索的時(shí)候，你的思維框框就會(huì)被打破。這一天要上網(wǎng)去尋找任何未知領(lǐng)域的信息，任何無關(guān)于公司現(xiàn)行日常業(yè)務(wù)領(lǐng)域的信息，可能會(huì)產(chǎn)生思維的亮光。因?yàn)樵跓o關(guān)領(lǐng)域探索時(shí)，有的思維框框完全被打破，在未知領(lǐng)域中，企業(yè)強(qiáng)人特有的驕傲也消失了，當(dāng)人懷有謙虛的心態(tài)在未經(jīng)的住處相遇時(shí)，發(fā)明的光芒就會(huì)出現(xiàn)。

多多是指要多用電子郵件、傳真、信件。E-mail的好處：◆可以隨時(shí)查閱，而不需要你的秘書送到案頭◆可以使你更好地安排時(shí)間，不像電話要隨時(shí)接聽◆可以隨時(shí)收發(fā)信息

閑閑就是留出時(shí)間，讓自己閑下來，不做任何事情，只做休閑的事，這點(diǎn)短時(shí)期內(nèi)不重要，但長期卻十分重要。你可以加以思考，怎樣把你的一天變成48小時(shí)。

時(shí)間管理策略的運(yùn)用——如何運(yùn)用快、準(zhǔn)、空、多、閑

【案例1】美國財(cái)富雜志曾經(jīng)有一個(gè)報(bào)道高級(jí)主管是如何分身乏術(shù)的例子。高級(jí)主管的一天經(jīng)常是十分忙碌的，一個(gè)接一個(gè)的會(huì)議，電話不斷，甚至于舟車矛盾，很多的研討會(huì)甚至于吃飯時(shí)都有人給你匯報(bào)，這叫早餐匯報(bào)，或者叫做午餐匯報(bào)，這些高級(jí)的主管們，既要有宏觀的眼光思考公司的長遠(yuǎn)大計(jì)，又要聚精會(huì)神地盯著公司的那些營運(yùn)的瑣事。前任的惠普總裁，還有東南航空的最高執(zhí)行長官，天美時(shí)鐘表的最高執(zhí)行長官，這些名人幾乎都是常年在外。他們沒有時(shí)間跟顧客溝通，要接受采訪，甚至還要跟總統(tǒng)開會(huì)，他們有什么秘訣來管理時(shí)間呢？報(bào)告指出：時(shí)間管理其實(shí)就是做決策，是決定哪些事情重要，哪些事情不重要。前任惠普公司的總裁格拉特把自己的時(shí)間劃分得清清楚楚，他花20%的時(shí)間和顧客溝通，35%的時(shí)間用在會(huì)議上，10%的時(shí)間在電話上，5%的時(shí)間看公司的文件，剩下的時(shí)間用在和公司沒有直接或間接關(guān)系，但卻有利于公司的活動(dòng)上。例如接待記者采訪，預(yù)備業(yè)界共同開發(fā)的技術(shù)專案，或者總統(tǒng)召集他們參加有關(guān)貿(mào)易協(xié)商的咨詢委員會(huì)。當(dāng)然每天要留下一些空檔的時(shí)間來處理那些突發(fā)事件，例如接受新聞界的采訪。

【案例2】美國第二大電腦公司的總裁庫拉特，每年有2/3的時(shí)間都不在公司。他怎么會(huì)有時(shí)間和顧客溝通？關(guān)鍵在于授權(quán)。他聘用了一些退休的主管來擔(dān)任這項(xiàng)工作。他把與顧客的電腦溝通工作都授權(quán)出去了，所以雖然他不與客戶直接溝通，仍然可以掌握到顧客需求。庫拉特還授權(quán)別人來替代他到外界去演講。因?yàn)樗惺跈?quán)，所以他才有更多的時(shí)間。越來越多的高級(jí)主管，讓別人來掌握自己的時(shí)間表。這并不代表主管失去了自我控制，相反地，主管可以自由地針對(duì)目標(biāo)和策略做更廣闊的思考。當(dāng)然，這必須有一位得力的助手才行。美國東南航空公司的最高執(zhí)行長官凱勒赫，他授權(quán)一位副總裁（是他的法律秘書）全權(quán)管理他的時(shí)間表。每天副總裁都會(huì)給他一張待處理的單子，里面的事情分成兩類，一類必須立刻完成，一類是最遲可以延長到明天早上完成的。這個(gè)效果非常的神奇。所以高級(jí)主管管理時(shí)間的方式各有不同，但目的都是一樣的，讓自己有時(shí)間去思考全局。大部分的主管都同意，在日理萬機(jī)之余讓身心有適度的休息是必要的，常年在外旅行的美國天美時(shí)裝公司的最高執(zhí)行長管杰克·彼有個(gè)原則，旅行期間一天晚上安排和顧客共進(jìn)晚餐，另一天晚上休息，像這樣把時(shí)間做適度調(diào)整的方法也可以供大家參考。在高科技發(fā)展的今天，如何讓自己過得更有意義，如何讓自己的工作更具有生產(chǎn)效益，如何讓你自己有更多的時(shí)間來思考未來的事情，甚至去做更正確的決策，如何去快，如何去準(zhǔn)，如何要去空，如何去多，甚至如何去閑，好像都是非常簡單的事情，但是關(guān)鍵就在于你怎么樣去用。

快制定計(jì)劃要快，行動(dòng)要快。

準(zhǔn)準(zhǔn)是永遠(yuǎn)在瞄準(zhǔn)你的目標(biāo)。每做一件事情，你就要去思考，這個(gè)決定是不是離你的目標(biāo)很近，這個(gè)決定會(huì)不會(huì)浪費(fèi)你的時(shí)間或者說會(huì)不會(huì)浪費(fèi)你團(tuán)隊(duì)的時(shí)間。你要永遠(yuǎn)對(duì)準(zhǔn)目標(biāo)。一個(gè)企業(yè)之所以生存是因?yàn)樗懈嗟念櫩停蛘哒f他能夠獲取更多滿意的顧客，準(zhǔn)就是有更多的滿意顧客。

空對(duì)于一般