文書處理PPT課件講義

第八章文書處理學(xué)習(xí)目標(biāo)主要內(nèi)容本章小結(jié)思考練習(xí)知識結(jié)構(gòu)圖123理解和掌握文書處理程序及其各環(huán)節(jié)的要求；能夠運用所學(xué)的文書處理程序的要求分析案例；掌握文書立卷的分類法和組合方式。主要內(nèi)容第一節(jié)概述第二節(jié)收文處理第三節(jié)發(fā)文處理第四節(jié)立卷第五節(jié)歸檔、清退和銷毀第一節(jié)概述一、公務(wù)文書處理的概念二、公務(wù)文書處理的特點一、公務(wù)文書處理的概念

公務(wù)文書處理指國家機關(guān)或企事業(yè)單位收文、發(fā)文、立卷、歸檔等一系列活動。二、公務(wù)文書處理的特點

公務(wù)文書的處理具有以下兩個特點：程序性公務(wù)文書的處理具有程序性，它表現(xiàn)在文書處理活動的各個環(huán)節(jié)是有序的，體現(xiàn)出公務(wù)文書生成、運轉(zhuǎn)和社會組織管理實踐活動的客觀規(guī)律。規(guī)范性公務(wù)文書的處理具有規(guī)范性，這是由于為了保證文書工作正常進行，各單位必須制訂相應(yīng)的工作制度，文書的撰寫和存檔編目等具有嚴格的形式規(guī)范。12第二節(jié)收文處理一、收文二、收文的辦理

一、收文收文的過程，見圖8－1。圖8－1

收文的過程

二、收文的辦理（一）擬辦

即由綜合辦公部門或業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及有關(guān)工作人員，對部分收文的辦理提出建議性意見，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者批辦時參考的活動，見圖8－2。圖8－2擬辦的工作要求

即由組織的領(lǐng)導(dǎo)人或部門負責(zé)人對公文辦理提出批示意見的決策性活動。（二）批辦批辦的原則統(tǒng)一負責(zé)，合理分工；實行分層(縱向)負責(zé)的原則；努力提高批辦的效率；注意檢查批辦的效果。1234

即通過對公務(wù)文書的閱讀、貫徹執(zhí)行與辦復(fù)，具體辦理和解決其內(nèi)容所針對的事務(wù)和問題的活動。

1.承辦的工作范圍，見圖8－3。（三）承辦圖8－3承辦的工作范圍2.承辦的方式領(lǐng)導(dǎo)明確批示要本單位綜合辦公室自辦的公文，由辦公室直接承擔(dān)辦理。這類自辦文件的承辦，分為不需回復(fù)和需要回復(fù)兩種。領(lǐng)導(dǎo)批示不再辦理的公文，由秘書注明辦結(jié)情況，作為辦畢文書處置。需要轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理的公文，要及時登記轉(zhuǎn)出，即轉(zhuǎn)辦。123轉(zhuǎn)辦的方式具體內(nèi)容原文轉(zhuǎn)辦

即將領(lǐng)導(dǎo)人的批示意見填入《領(lǐng)導(dǎo)批示事項轉(zhuǎn)辦單》，連同原文一起轉(zhuǎn)給承辦單位（有領(lǐng)導(dǎo)人批辦手跡的《文件處理單》不應(yīng)轉(zhuǎn)出）面告轉(zhuǎn)辦

對特別機密的批辦意見，一般不要原文轉(zhuǎn)出，以免多環(huán)節(jié)運轉(zhuǎn)造成泄密。電話轉(zhuǎn)辦

對于密級不高的一般文書和內(nèi)部事項，可以利用電話、加密傳真轉(zhuǎn)告承辦單位，通話雙方都應(yīng)做好記錄以備查3.承辦的工作要求

承辦的三點工作要求，見圖8－4。圖8－4承辦的工作要求（四）催辦

即根據(jù)承辦時限和內(nèi)容要求對部分公文的承辦情況進行督促檢查，以防積壓的活動。催辦是文書處理程序中具有監(jiān)督、反饋功能的環(huán)節(jié)。1.催辦的種類催辦的種類具體內(nèi)容對內(nèi)催辦

指由本單位的文書部門或人員對各承辦部門（人員）公文承辦過程所實施的督促檢查，即對收文的催辦對外催辦指由發(fā)文機關(guān)內(nèi)承辦公文的部門或人員，對于自身發(fā)文在有關(guān)收文機關(guān)具體辦理情況所進行的了解、催詢和檢查督促，即對發(fā)文的催辦2.催辦的方式催辦的方式主要有四種，見圖8－5。圖8－5催辦的4種方式3.催辦工作的要求催辦工作的三點要求，見圖8－6。圖8－6催辦工作的要求4.催辦檢查的文件范圍

序號文件范圍1上級機關(guān)發(fā)來需要機關(guān)、本部門貫徹執(zhí)行或辦理的文件2同級、不相隸屬機關(guān)要求答復(fù)與辦理的事項3下級機關(guān)（部門）報送的請示4重要事故、事件、人物等專案的處理5人民群眾來信來訪要求答復(fù)與處理的重要事項6各種需要傳閱的文件7會議決議中需要辦理落實的重要事項（五）注辦

即承辦人在公文辦理完畢之后，簡要簽注承辦經(jīng)過和結(jié)果以備查考的活動。注辦標(biāo)志著收文辦理過程結(jié)束。注辦后，該收文應(yīng)歸入辦畢文書。注辦的內(nèi)容有五方面，見圖8－7。圖8－7注辦的內(nèi)容第三節(jié)發(fā)文處理一、發(fā)文文稿的生成二、發(fā)文制作三、發(fā)文的傳遞、

公布與督促一、發(fā)文文稿的生成（一）擬稿

即撰寫文稿的活動。擬稿是發(fā)文工作的第一個環(huán)節(jié)，公文質(zhì)量主要取決于文稿的質(zhì)量，所以，擬稿要做到三方面，見圖8－8。圖8－8擬稿的要求

即當(dāng)文書內(nèi)容涉及其他不相隸屬（含同級）組織或部門的職權(quán)范圍時，發(fā)文機關(guān)應(yīng)依法同其協(xié)商，只有在征得同意后，才能發(fā)文，若協(xié)商未果，則不能行文。（二）會商

亦稱審核，指公文草稿在簽發(fā)之前由部門負責(zé)人或秘書人員進行全面核查與修正的活動。核稿包括文書的內(nèi)容、形式和處理程序。重點是把好以下三關(guān)，見圖8－9。（三）核稿圖8－9核稿的三關(guān)內(nèi)容

即由對公務(wù)文書負有法定責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)人對經(jīng)審核后的文稿進行終審的活動。除按有關(guān)規(guī)定由會議批準(zhǔn)的公文外，簽發(fā)是絕大多數(shù)公文生效的法定程序，公文草稿一經(jīng)簽發(fā)即成定稿，具備正式公文的效用。簽發(fā)是各級領(lǐng)導(dǎo)人履行自身職責(zé)的重要工作環(huán)節(jié)，必須依法、依職進行。（四）簽發(fā)1.簽發(fā)的類型簽發(fā)的類型具體內(nèi)容正簽指簽發(fā)人在自身法定職權(quán)范圍內(nèi)簽發(fā)公文代簽指根據(jù)授權(quán)，代他人簽發(fā)公文核簽又稱加簽，指部門或下級單位的重要發(fā)文請上級領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)會簽

指聯(lián)合行文時，由各機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人共同簽發(fā)；或指由一個部門起草，內(nèi)容涉及其他單位或部門的文稿，送到有關(guān)部門去會商、簽發(fā)2.簽發(fā)的權(quán)限簽發(fā)不能越權(quán)，各單位應(yīng)根據(jù)各位領(lǐng)導(dǎo)人的職權(quán)范圍規(guī)定其簽發(fā)權(quán)限，建立分層簽發(fā)制。

3.“先核后簽”原則為確保公務(wù)文書的有效性，一般應(yīng)先核稿，后簽發(fā)，簽發(fā)后的定稿未經(jīng)原簽發(fā)人同意，一般不能再作改動。

4.簽發(fā)規(guī)范簽發(fā)時，簽發(fā)人應(yīng)在“發(fā)文稿紙”相應(yīng)欄目內(nèi)，批注同意發(fā)出的意見，并署職務(wù)、姓名和日期。二、發(fā)文制作（一）注發(fā)

即在簽發(fā)之后由文書人員在定稿上批注繕印制發(fā)要求的活動。序號注發(fā)的內(nèi)容1明確具體發(fā)文范圍；明確閱讀范圍的級別限制；標(biāo)注或?qū)徍税l(fā)文的緊急程度與保密等級；確定印發(fā)份數(shù)、印制和發(fā)出的時間2明確繕印方式與發(fā)送方式3賦予發(fā)文字號4進行版式或繕寫格式設(shè)計5向催辦部門或人員銷辦6注發(fā)過程中還可對文稿再作一次技術(shù)性審核，即復(fù)核繕印即根據(jù)定稿繕寫、印制公文正本的活動。（二）繕印

內(nèi)容公務(wù)文書的排版字號與字體的要求發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋字體，字號以美觀醒目為原則酌定，但應(yīng)小22mm×15mm密級秘密等級、保密期限用3號黑體字發(fā)文字號用3號仿宋體字正文一律用3號仿宋體字，一般每面22行，每行28個字文書的印刷一般份數(shù)較少的文件，采用復(fù)印和輕印刷，多者采用膠印或鉛印方式紙張一律使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型號

即以定稿和格式設(shè)計要求為基準(zhǔn)，對繕印的文書校樣或印本進行全面核對檢查，發(fā)現(xiàn)并糾正錯漏的活動。通常對文稿至少校對三次。（三）校對

用印即在公務(wù)文書上加蓋發(fā)文機關(guān)印章證實其法定效力的活動。簽署即由簽發(fā)公文的正職領(lǐng)導(dǎo)人在正本落款處簽署其職務(wù)、姓名以證實其法定效力的活動。其中用印的要求，見圖8－10。（四）用印與簽署圖8－10用印的要求三、發(fā)文的傳遞、公布與督促

（一）分裝即按照有關(guān)規(guī)定和要求，揀配和分裝文書，進行發(fā)文登記和裝封，準(zhǔn)備對外發(fā)出的活動。其工作步驟有三步。（二）發(fā)出（傳遞）將分裝后的文件，交給外收發(fā)人員，要求接收時清點數(shù)量，檢查封裝質(zhì)量、辦理簽收手續(xù)。（三）公布公文公布的意義有三方面，見圖8－11。圖8－11公文公布的意義（四）查辦

即核查重要公文的實際執(zhí)行情況，督促并協(xié)助承辦單位全面落實文件精神，解決有關(guān)問題的控制性活動。與催辦的區(qū)別如下：區(qū)別從本質(zhì)上看查辦查辦是以一些催辦解決不了的文書處理中的重大問題為對象，以專項查辦形式解決有關(guān)問題或辦理有關(guān)事項催辦催辦是以具體公文的運轉(zhuǎn)為對象，對其承辦過程進行監(jiān)督控制，側(cè)重檢查某一份具體公文是否按“時”辦畢第四節(jié)立卷一、文書立卷的概念二、文書分類方法三、文書組卷方法四、平時歸卷五、組卷工作一、文書立卷的概念

將辦理完畢、具有查考和保存價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系組成案卷稱為立卷。所謂案卷是一組經(jīng)過鑒定、分類，各文件形成有機聯(lián)系的文件組合體。二、文書分類方法

（一）按照年度分類即根據(jù)文件形成和處理的年度將其劃分成若干類別，以每年1月1日至12月31日為一自然年度。其具體處理方法是：

本年度形成和辦畢的文書在本年度立卷。跨年度文書有9類方法處理。

此外，機關(guān)工作除了使用自然年度外，有時還使用專門年度。（二）按照組織機構(gòu)分類類型

組織機構(gòu)

具體做法1經(jīng)黨委或黨組起草或討論決定以政府名義發(fā)布的方針政策、規(guī)章制度等文件，劃歸機關(guān)行政辦公廳立卷2業(yè)務(wù)部門起草而以機關(guān)名義發(fā)文的一般應(yīng)歸入機關(guān)的綜合辦公部門。確有必要，也可歸入起草機構(gòu)3本機關(guān)兩個或兩個以上機構(gòu)聯(lián)合辦理的文件一般應(yīng)歸入主辦單位4以機關(guān)名義召開的多個機構(gòu)組織的綜合性會議形成的文件由綜合辦公室立卷以機關(guān)名義召開的專業(yè)性會議由與會議內(nèi)容對口的專業(yè)部門立卷5各部門參加上級機關(guān)召開的會議帶回的文件全局性的由綜合辦公室立卷，業(yè)務(wù)性的由業(yè)務(wù)部門立卷6機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人身兼本機關(guān)或外機關(guān)的兩個或兩個以上的不同職務(wù)形成的文件應(yīng)按其不同身份形成的不同業(yè)務(wù)內(nèi)容分機關(guān)、分部門立卷（三）按照問題分類

即按照文件內(nèi)容所反映的問題來劃分文件類別，習(xí)慣上也稱“事由分類”。諸如按照是否反映同一事件、同一案件、同一人物或同一業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)進行分類。（四）按照保管期限分類

是根據(jù)各類文件客觀存在的保存價值確定的。保管期限具體內(nèi)容永久即凡是反映機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的文件材料皆應(yīng)永久保管長期即反映本機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的文件材料應(yīng)予長期保管，年限一般為16－50年短期在較短時間內(nèi)對本機關(guān)有參考利用價值的文件材料應(yīng)予短期保管，年限一般為15年以下三、文書組卷方法

（一）按作者特征組卷按作者特征組卷，即將同一作者制發(fā)的文件組合成案卷。（二）按問題特征組卷按問題特征組卷，即將反映同一事件、案件、人物、問題、業(yè)務(wù)活動和同一工作性質(zhì)的文件集中組卷。（三）按時間特征組卷按時間特征組卷，就是將屬于同一年度或同一時期的文件組合成案卷。

（四）按名稱特征組卷就是將名稱相同或性質(zhì)作用相同、相近的文件集中組卷。（五）按通訊者特征組卷按通訊者特征立卷，就是將本機關(guān)與某一機關(guān)之間就一定問題進行工作聯(lián)系而形成的來往文書集中整理立卷。（六）按地區(qū)特征組卷按地區(qū)特征組卷，就是將內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組成案卷。四、平時歸卷

（一）立卷類目

是指機關(guān)文書部門根據(jù)本單位工作活動的規(guī)律，按照立卷的原則要求和方法，制定的歸卷計劃。

1．立卷類目可分兩種，見圖8－12。

圖8－12立卷類目的種類2.立卷類目的結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)具體內(nèi)容類名即類別，是綜合概括歸卷文件材料的類屬名稱條款即條目，是類名之下按照立卷要求和方法概括出來的一組文件的總標(biāo)題。條款是進行文件歸卷工作的依據(jù)，是立卷類目結(jié)構(gòu)中最主要部分（二）平時歸卷工作

是指機關(guān)的公文立卷人員根據(jù)已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的有關(guān)條款歸入卷內(nèi)。文件的平時歸卷，主要有以下幾個方面的工作，見圖8－13。圖8－13平時歸卷五個方面的工作五、組卷工作

（一）調(diào)整定卷調(diào)整定卷是指在平時歸卷的基礎(chǔ)上，詳細檢查每類文件的材料，進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項工作。調(diào)整定卷應(yīng)注意兩方面內(nèi)容，見圖8－14。圖8－14調(diào)整定卷應(yīng)注意的問題卷內(nèi)文件的完整性調(diào)整定卷卷內(nèi)文件的聯(lián)系性（二）具體組卷1.排列卷內(nèi)文件文書按特征組卷后，還需要給卷內(nèi)文件排序，使之前后具有聯(lián)系。通常可按文書的時序排列。如往來文書，自然來文在前，復(fù)文在后。

2.編頁（件）號卷內(nèi)文書排序后，應(yīng)按排定順序依次編寫頁（或件）號。頁號統(tǒng)一編寫在每頁文件的正面的右上角，凡有圖文的頁面均需編寫頁號（空白頁不編頁號）。編寫頁（件）號時要避免漏頁或重頁。3.填寫卷內(nèi)文件目錄類型文件目錄的內(nèi)容1順序號，即文件在卷內(nèi)的順序號2發(fā)文字號3作者4文件標(biāo)題5日期，即文件的形成時間6頁號，指卷內(nèi)文件所在頁的編號7備注，留待對卷內(nèi)文件變化時作說明用4.填寫卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)備考表置于卷內(nèi)文件之后，用以注明卷內(nèi)文件及其立卷的狀況，以備檔案人員和利用者日后查考。卷內(nèi)備考表包括4方面的內(nèi)容，見圖8－15。圖8－15卷內(nèi)備考表的內(nèi)容5.填寫案卷封面

項目具體內(nèi)容單位名稱必須使用全稱或規(guī)范化簡稱部門名稱單位二級組織機構(gòu)名稱，如“組織部”、“干部處”文書類別如以“問題”來劃分的，就寫“問題”類名稱：“信息管理類”、“基建類”案卷標(biāo)題標(biāo)題填寫在案卷封面的中間位置，一般由立卷人擬制、填寫時間指卷內(nèi)文件的起止年月，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示保管期限即立卷時劃定的案卷的保管期限，一般由立卷人填寫。分為永久、長期、短期三種6.案卷標(biāo)題的寫法

（1）案卷標(biāo)題的結(jié)構(gòu)

作者（責(zé)任者）－內(nèi)容（問題）－名稱（文種）（2）案卷標(biāo)題的表達要求結(jié)構(gòu)案卷標(biāo)題的表達要求作者必須用全稱或規(guī)范化簡稱內(nèi)容即事由，要全面概括卷內(nèi)文件內(nèi)容名稱即文種。有些案卷題名的名稱部分可以按規(guī)定使用“文件”、“材料”、“來往文書”、“案卷”等專用術(shù)語來表達7.裝訂案卷

裝訂案卷是為了使卷內(nèi)文件避免散失和損壞，對文件起到固定和保護作用。文件裝訂有按卷裝訂的，也有按件裝訂的，同一機關(guān)內(nèi)應(yīng)規(guī)定文件裝訂的形式。第五節(jié)歸檔、清退和銷毀一、歸檔的概念二、歸檔制度三、歸檔應(yīng)注意的問題四、清退和銷毀一、歸檔的概念

指將組成的案卷定期向機關(guān)檔案室移交的活動。二、歸檔制度

（一）歸檔范圍

指需要轉(zhuǎn)化為檔案的文件的范圍，即能夠轉(zhuǎn)化為檔案，作為長期和永久保存的文件范圍（二）歸檔時間指文書處理部門向檔案部門移交應(yīng)歸檔案卷的時間。根據(jù)《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的規(guī)定，文書部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在次年6月底以前向檔案部門移交案卷。一些專門文件或個別業(yè)務(wù)單位、駐地分散的單位可另行規(guī)定切合實際的歸檔時間。（三）歸檔要求

根據(jù)國家檔案法的有關(guān)規(guī)定，文書處理部門或業(yè)務(wù)部門向檔案部門移交案卷時必須遵循如下規(guī)定，見圖8－16。圖8－16歸檔的要求三、歸檔應(yīng)注意的問題歸檔應(yīng)注意以下三個問題，見圖8－17。圖8－17歸檔應(yīng)注意的問題四、清退和銷毀

（一）清退指根據(jù)有關(guān)規(guī)定和要求，將部分辦畢文書經(jīng)過清理，定期或不定期地退還原發(fā)文機關(guān)或由其指定的專門部門的活動。序號文書清退的范圍1上級組織下發(fā)的絕密文件2在公文草擬、審批過程中形成的，僅供在一定時間、一定范圍、一定級別的單位內(nèi)使用并要求予以退還的未定稿、討論稿、送審稿或征求意見稿3未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)人的內(nèi)部講話稿4有重大錯誤的文書5上級組織或本單位制發(fā)的供內(nèi)部傳閱并要求退還的文書資料6規(guī)