4行政文員-崗位職責說明書

北京xxx股份有限公司人力資源部崗位職責說明書職位名稱行政文員所屬部門行政部職位代碼晉升方向崗位類別（管理/專業(yè)/技能/營銷）專業(yè)職等職級直接匯報上級行政經(jīng)理直接監(jiān)管下級職位概要做好公司日常行政事務(wù)工作,保證公司信息通訊順暢，提高公司運作效率.崗位主要職責前臺日常事務(wù)前臺衛(wèi)生的整理和維護,每天下班前整理前臺桌面衛(wèi)生、桌椅擺放整齊;大理石桌面除擺放傳真機外禁止擺放其他雜物；關(guān)閉電腦及其他電源；上下班(早8:50,晚17：40)辦公燈，按時開啟，關(guān)閉;照明燈3/5/10，樓梯燈,LOGO燈，財神前圓形噴水飾品，二層茶臺照明、會所門燈、前臺水池；如當晚有招待關(guān)閉前廳射燈，只保留中庭射燈、樓梯燈。每天公共區(qū)域日用品添置；檢查衛(wèi)生間用紙、固體香薰、洗手液、香皂是否充足，及時補充。添加零食及糖果（會所、中庭、茶水間）;中廳糖果盤兒內(nèi)糖果需要及時添加。每周一次15:30下午茶時間,添加零食。檢查前臺周邊衛(wèi)生，保持衛(wèi)生整潔;檢查衛(wèi)生間洗手池衛(wèi)生是否整潔，是否存在異味；中庭書架等區(qū)域物品擺放是否整齊,是否有塵土；書刊是否需補充,；發(fā)現(xiàn)問題第一時間與保潔人員溝通?！?0分鐘內(nèi)解決問題>快遞收發(fā)（報刊，雜志,信件、掛號信、郵件、包裹）等。收到文件、發(fā)票等文件后通知相關(guān)人員取件并做好收件登記方可取件；如收件人不在公司/快遞到付請與其本人電話聯(lián)系是否簽收，待本人回公司后親自移交；〈收到快件后30分鐘內(nèi)通知本人>；領(lǐng)導快件確認后可代送其本人辦公室?！聪挛缦掳?6：50統(tǒng)一發(fā)件>考核重點：前臺衛(wèi)生情況及日常消耗品的供應情況;快遞收發(fā)件的時效性。辦公區(qū)域環(huán)境和安防的日常檢查、維護制定辦公環(huán)境日常檢查表格，每天上班巡查辦公環(huán)境，詳細記錄存在問題，并逐一解決。公共區(qū)域衛(wèi)生與保潔人員溝通解決,個人衛(wèi)生與當事人溝通解決，巡查結(jié)束后將表格交于主管領(lǐng)導確認簽字，個人無法解決問題列明與部門主管反饋.檢查綠植擺放情況，葉子是否有塵土(保潔人員處理）；綠植是否凋零需更換,如發(fā)現(xiàn)綠植需更換及時與租賃方聯(lián)系〈2個工作日內(nèi)完成更換〉。辦公家具的檢查與維修；檢查公司各區(qū)域門、窗是否可正常使用；門鎖損壞、螺絲松動可與毛師傅溝通解決〈2個工作日內(nèi)解決〉，維修后應有雙方簽字確認;毛師傅無法解決的問題應予以標注<1個工作日內(nèi)反饋部門主管>。辦公執(zhí)行，并指正員工違規(guī)情況.考核重點：辦公區(qū)域環(huán)境整潔情況。來電咨詢的轉(zhuǎn)接、解答以及賓客接待情況及時接聽外來電話并及時轉(zhuǎn)達；接聽電話應注意禮貌用語如“您好”、“請稍等"等；重要電話做好相關(guān)記錄<10分鐘內(nèi)反饋給相關(guān)負責人〉重要電話做好記錄和傳達、反饋。關(guān)于尋求項目合作方面電話可轉(zhuǎn)接給潘麗媛、毛關(guān)清；如有人電話找黃總、石總、魏總、姜總、等高層領(lǐng)導請了解清來電事宜并留存對方號碼，反饋給領(lǐng)導由領(lǐng)導決定是否回電,勿直接告知對方領(lǐng)導電話號碼.普通客戶來訪，問清來訪原因，通知相關(guān)人員接待。問清情況后請客人中廳稍息,泡茶，電話通知相關(guān)人員。如客人來訪時正在接聽電話，應記錄對方電話稍后回電，避免讓客人久等；〈客人等候超過20分鐘，電話提示相關(guān)人員〉。重要客戶來訪（收到接待通知);收到客戶接待申請單后，依據(jù)申請單要求做好接待準備工作（擬寫重要客戶接待通知、修改LED大屏歡迎語〈上班后10;00前完成〉）；客人到訪時起立，面帶微笑主動問好。考核重點:來電轉(zhuǎn)接的及時性、準確性；客戶來訪接待引薦的準備情況。員工名片印制的協(xié)調(diào)根據(jù)公司要求尋找性價比的印刷廠家;<每半年完成一次詢價〉，留存至少三家印刷公司聯(lián)系方式，確定一家價格合理且質(zhì)量優(yōu)質(zhì)的印刷公司為長期合作伙伴;與印刷公司聯(lián)系名片印刷事宜；考核重點：員工名片印刷的及時性。酒店機票預訂票務(wù)、酒店及其他員工需要的預定和協(xié)調(diào)。根據(jù)公司領(lǐng)導要求預定不同級別酒店;接到預定通知后確定酒店級別、費用支付方、客人身份信息等相關(guān)內(nèi)容.<接到通知后1小時內(nèi)完成預定〉預訂后以短信形式通知到個人.機票預訂與乘機人溝通時間要求，根據(jù)時間要求購當日價格最低票價。每月對相關(guān)費用進行統(tǒng)計，費用總額酒店與機票分開統(tǒng)計<每月10號前完成上月費用統(tǒng)〉?？己酥攸c：票務(wù)、酒店預訂的及時性和準確性。其他行政類事務(wù)及時修改員工通訊錄，確保最新狀態(tài)；收到人事人員入職通知后，將人員信息添加至通訊錄。若當月變動大或無變動可視情況而定。辦公用品領(lǐng)用登記；前臺常備日常辦公用品,做好辦公用品發(fā)放工作，做好庫存統(tǒng)計<每月5號前〉將庫存報表及采購計劃提交部門主管。打印室日常維護；檢查檔案室的衛(wèi)生及物品擺放情況,二次用紙、好紙分類擺放。辦公用品、老家食材等常用物品的采買及管理。協(xié)助組織公司日?；顒?配合領(lǐng)導完成臨時性行政事務(wù)?？己酥攸c：工作內(nèi)容的完整性、準確性和及時性。勝任崗位的素質(zhì)要求學歷、專業(yè)知識:?？埔陨蠈W歷，具有行政類、文秘類專業(yè)