xx公司運用軟件進行成本管理的成功案例

公司運用軟件進行成本管理的成功案例同樣一個簡單的公式：利潤=銷售收入-成本費用，一千家不同的企業(yè)卻可以作出一千篇不同的文章。企業(yè)要追求多創(chuàng)利的目標，既要增加銷售收入，又要千方百計地降低成本，節(jié)能降耗。在激烈的市場競爭中，低成本是企業(yè)的生存之本，也是參與競爭的最有力武器，還是企業(yè)獲取利潤的重要途徑。雖然不同規(guī)模，不同行業(yè)，不同管理水平的企業(yè)，成本管理的內容與要求，控制方法和分析模型均有不同，但是隨著現(xiàn)代工業(yè)的發(fā)展，企業(yè)行為已經開始遵循一個標準邏緝，企業(yè)要降低成本，提高成本管理的質量和效率。這些在客觀上給企業(yè)運用成本管理軟件更加科學地管理企業(yè)成本費用提供了條件。本文以蘇州市由一家小型鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)發(fā)展起來的上海外貿申港食品廠成功運用用友U8軟件實現(xiàn)成本核算和管理為例，分析企業(yè)成本管理模式的基本思想，并提出如何將企業(yè)成本管理模式與管理軟件相結合實現(xiàn)高質高效管理成本的解決方案。、企業(yè)管理信息系統(tǒng)概述1.1企業(yè)概況上海外貿申港食品廠（張家港市乳品一廠）（以下簡稱XX），是XX食品集團核心企業(yè)，擁有1200余名員工和年產萬噸樂口福、萬噸巧克力、5千噸晶類固體飲料、2千噸糖果的生產規(guī)模。XX牌系列食品，曾獲輕工業(yè)部優(yōu)質產品、國際博覽會銀獎、國賓禮品等稱號。企業(yè)獲得了全國輕工業(yè)出口先進單位、全國執(zhí)行《食品衛(wèi)生法》先進企業(yè)、全國執(zhí)行《食品標簽通用標準》優(yōu)秀企業(yè)、中國專利江蘇百強企業(yè)、中國工商銀行江蘇省分行特級信用企業(yè)等光榮稱號。能夠從管理軟件運用中獲取效益的原因之一是企業(yè)領導非常重視企業(yè)信息化建設，1993年就在財務部門率先采用單機版會計核算軟件。隨著企業(yè)業(yè)務的發(fā)展和擴大，僅僅實現(xiàn)會計核算電算化已經遠遠不能滿足企業(yè)管理的需要。為此，該企業(yè)于1999年選擇了用友U8管理軟件，建立了涵蓋采購管理、銷售管理、往來款管理、成本管理、工資管理和財務管理一體化的網絡財務管理信息系統(tǒng)。由于建立了網絡環(huán)境下財務和業(yè)務一體化管理，實現(xiàn)了數(shù)出一門，全廠使用，企業(yè)物流、資金流、信息流高度、有效地集成，企業(yè)的經營活動和經營管理在網絡環(huán)境下有條不紊和高效地運行。該系統(tǒng)從1999年9月開始實施，到目前已經順利運行1年4個月,主要包括總賬、工資、固定資產、采購、存貨、銷售、成本管理、財務分析、決策支持等模塊，涉及到采購、銷售、倉庫、財務等業(yè)務部門和企業(yè)中高層領導。共有31個站點，分布在全廠供銷存所有業(yè)務部門及財務部門中。運行模塊 站點數(shù) 使用部門總賬 6 財務部報表 3 財務部工資 1 財務部固定資產1財務部財務分析1財務部成本管理3財務部決策支持1經理銷售管理3銷售部、財務部采購管理3供應部、財務部庫存管理3庫房存貨核算3財務部應收應付3財務部企業(yè)在建立管理信息系統(tǒng)過程中，成本管理子系統(tǒng)的建立與應用是難中之難--這一點幾乎已經成為眾多企業(yè)的共識。但是，XX企業(yè)不但建立了成本管理子系統(tǒng)，而且還在提高成本管理的效率和質量上取得了可喜的成績。因此，本文以成本管理子系統(tǒng)為切入點，從企業(yè)成本管理模式與管理軟件相結合的視角，分析其實現(xiàn)高質、高效成本管理的內在原因，為同類企業(yè)實現(xiàn)成本管理現(xiàn)代化提供支持。1、2XX成本核算和管理的一般程序和基本要求、2、1該企業(yè)成本核算的方法和程序企業(yè)成本核算的方法有多種， 如品種法、分批法、分步法以及分類法等，采取哪種成本核算方法取決于企業(yè)規(guī)模和行業(yè)特點以及對成本管理的要求。XX公司以花色巧克力和固體飲料為主要產品，產品結構和生產工藝比較簡單，生產數(shù)量較大，因此采用分批法進行成本核算與管理。 基本要求成本管理的重要性和目的在于及時反映成本、費用計劃的實際完成情況。在做到事后核算及時準確之外，還應力求加強事前和事中審核與控制。然而，在手工條件下，信息不能及時傳遞，更無法實現(xiàn)實時共享，組成產品成本的各項目如：材料費、固定資產折舊費、人工費用等等這些數(shù)據都分散在不同職能部門，很難及時準確歸集到財務部門供核算成本使用。這樣，不但不能保證成本事后核算的及時準確性，更難做到事前和事中控制。因此，建立包括材料、工資、固定資產、總賬、成本子系統(tǒng)等在內的信息管理系統(tǒng)，并有效集成，就成為確保如實反映、檢驗和控制企業(yè)成本費用計劃實施的工具；同時更是滿足企業(yè)管理要求、實現(xiàn)企業(yè)決策目標的保證。運用軟件實現(xiàn)成本管理的解決方案2.1建立企業(yè)管理信息系統(tǒng)是企業(yè)成本管理的基礎成本系統(tǒng)分別與信息系統(tǒng)中的存貨、工資、固定資產、總賬子系統(tǒng)建立數(shù)據關系，共同完成成本基礎數(shù)據的收集、成本計算和成本數(shù)據輸出。其中，成本子系統(tǒng)分別從存貨核算子系統(tǒng)、 工資子系統(tǒng)和固定資產子系統(tǒng)得到材料費、 人工費和折舊費數(shù)據，從總賬系統(tǒng)得到除上面提到數(shù)據來源之外的其他成本項目數(shù)據，所有這些作為成本管理子系統(tǒng)計算、分配成本的基礎；而成本子系統(tǒng)在完成成本核算后，將計算得到的材料成本和費用數(shù)據傳遞給存貨核算子系統(tǒng)和總賬子系統(tǒng)。[page]2．2固定資產子系統(tǒng)要及時準確地為成本管理提供信息需要做基礎工作1．設置部門對應的折舊科目，為自動歸集固定資產折舊費用提供基礎信息成本子系統(tǒng)需要按部門或按類別歸集折舊費用，并將費用分配到固定的成本費用科目上。因此，在固定資產子系統(tǒng)中，需要按部門設置對應的成本費用科目，為自動歸集固定資產折舊費用提供基礎信息。．固定資產子系統(tǒng)根據基礎設置自動為成本子系統(tǒng)提供信息固定資產子系統(tǒng)根據基礎設置自動為成本子系統(tǒng)生成信息，成本子系統(tǒng)及時接受信息。．3．存貨核算子系統(tǒng)要及時準確地為成本管理提供信息需要做基礎工作1．設置產品結構、存貨分類、存貨檔案等信息為自動歸集材料成本提供基礎信息根據產品結構設置，XX的半成品入庫數(shù)量由生產統(tǒng)計部門用約當產量計算出；半成品入庫工作由財務部門月終完成。半成品出庫根據生產部門全月生產統(tǒng)計報表中的每種半成品利用率，結合每種產品產量及單位產成品耗用半成品量，折算出每種產品耗用的半成品量。依據每種產品成本對象和實際耗用量填制半成品出庫單。半成品出庫同樣由財務部門月終完成。．存貨核算子系統(tǒng)根據基礎設置自動為成本子低程峁┎牧銑隹獬殺鏡然畔ⅰ?/P>2．4工資子系統(tǒng)要及時準確地為成本管理提供信息需要做基礎工作．初始設置工資類別、部門、人員檔案等基礎信息，為成本管理子系統(tǒng)提供工資、費用等基礎數(shù)據。．工資子系統(tǒng)根據基礎設置自動為成本子系統(tǒng)提供人工費用表等信息2．5成本核算和管理的基本方法．5．1成本系統(tǒng)的初始設置．明確成本核算方法與適用行業(yè)因產品生產類型的不同特點和企業(yè)不同的管理要求，存在著三種不同的成本計算對象，即產品的品種、批別、生產步驟。而成本對象的不同，形成了品種法、分批法、分步法三種不同的成本計算方法。此外，如果產品的品種規(guī)格繁多，為了簡化產品成本核算工作， 可將產品的品種規(guī)格歸并分類， 按類別開設成本計算單歸集費用，然后再按品種規(guī)格或生產批別、 生產步驟分配費用、計算成本。這種用來簡化成本計算工作的方法， 成為分類法。分類法不是單獨應用的成本計算方法，需與某一種或某兩種基本方法結合應用， 以便簡化基本方法的核算工作，所以屬于成本計算的輔助方法。 以下面表格簡單列示不同成本核算方法使用的生產組織形式、生產工藝過程和管理的要求及使用的類型。成本核算方法 生產組織形式 生產工藝過程和管理的要求 適用的類型品種法大量大批生產單步驟生產或管理上不要求分步驟計算工成本的多步驟生產發(fā)電、采煤分批法 小批單件生產 管理上要求分步計算成本 精密儀器、專用設備分步法 大量大批生產 管理上要求分步驟計算成本的多步驟生產 冶金、紡織、造紙分類法 綜合性生產 分步、不分計算成本的生產 家電、服裝上海外貿申港食品廠根據自身行業(yè)特點，決定采用品種法，同時在帳套屬性中需要選擇"既不分批也不分類"，不需要定義[生產批號表]和[工序產品耗用日報表]。2．明確成本費用來源費用名稱 費用來源 輸出結果材料費 存貨系統(tǒng) 材料及外購半成品耗用表人工費 工資系統(tǒng)總帳系統(tǒng)手工錄入 人工費用表輔助費用表、其他費用表直接錄入折舊費 固定資產系統(tǒng)總帳系統(tǒng)手工錄入 折舊費用表其他費用表直接錄入制造費用 總帳系統(tǒng)手工錄入 輔助費用表、其他費用表直接錄入其他 手工錄入總帳系統(tǒng) 直接錄入其他費用表明確成本費用來源也就是明確數(shù)據入口，在軟件系統(tǒng)中可以按月靈活設置材料、人工、折舊、制造費及其他等五項費用來源；在設置成本費用來源時，也要設置相關的內容。如：人工費用來源選擇由工資系統(tǒng)核算時，就需要相應選擇工資分攤類型和人員類別，因為如果只將人工費用的來源選擇由工資系統(tǒng)核算， 而相應的人員類別沒有設置，在計算成本時工資系統(tǒng)的人工費將無法取數(shù)。 這一點也說明，我們設置任何一個功能，都必須先對整個系統(tǒng)做通盤考慮， 窗口中該設置的選項一定要設置好，以免影響后期的日常業(yè)務處理。１）成本子系統(tǒng)的初始設置（定義工序、產品屬性、定額管理）：２）定義分配率：分配率包括：共用材料費用、直接人工費用、制造費用、在產品成本、輔助費用、輔助部門內部分配率。３）共用材料：是指由部門領用的材料，即在存貨系統(tǒng)填制的領料單上的"成本對象"為空。４）直接人工費用：由于直接人工費用是按照部門輸入的，所以要分配到產品中去。５）制造費用：由于制造費用是按照部門輸入的，所以要分配到產品中去。６）在產品成本：由于在產品與完工產品所占的成本不同，在計算出某產品的總費用后，還要在完工產品與在產品之間分配。７）輔助費用：計算出服務的總費用之后，要根據部門的耗用量分配到部門，然后還要根據輔助費用分配率，計算出各產品應負擔的輔助費用。８）輔助部門內部分配率：當一個輔助部門提供兩種以上的服務時，需要將部門總費用按一定的比率分配到服務中。2．5．2成本計算過程１）成本資料取得：２）自動取得（數(shù)據來源于總帳、工資、固定資產、存貨系統(tǒng)，直接取數(shù)）３）手工錄入依次將資料錄入、成本計算用戶在每個會計期間，從相應子系統(tǒng)獲取數(shù)據或手工錄入成本資料后，就可以執(zhí)行成本計算；系統(tǒng)會自動根據用戶選擇和指定的成本計算方法、各費用分配方法，結合本期實際數(shù)據自動計算。在計算中系統(tǒng)將自動檢查各種計算所需的數(shù)據是否完備，如果數(shù)據不完備或計算出錯，系統(tǒng)將提示不能正確進行計算的原因。的成本計算是分成半成品和產成品兩次計算完成的，步驟簡介如下：）半成品成本計算完成以上工作以后，就可進行成本計算，成本計算過程中可能出現(xiàn)各種提示，根據提示，對相關數(shù)據作相應調整。成本計算結束后，可利用帳表管理功能，對半成品部門的半成品成本進行查詢；產成品成本因暫不包括耗用的半成品，故此時通過成本計算得出的產成品成本數(shù)據不正確。接下來，回到存貨核算系統(tǒng)，進行半成品成本分配：利用查詢功能選擇相應半成品倉庫部門和相應半成品大類后，進行取數(shù)，分配成本（即：求出完工產品單位成本填入半成品入庫系統(tǒng)）。接著對入庫的半成品記帳后，對半成品倉庫進行期末處理。使半成品出庫產生單價。）產成品成本計算：以上工作完成后，回到《成本管理系統(tǒng)》進行"資料錄入"，對"材料及外購半成品耗用表"對各成品部門重新取數(shù)，取數(shù)后各相應成品"材料耗用表"中數(shù)據已有半成品數(shù)據。以上工作完成后就可以進行成本計算了。成本計算的結果可以到帳表管理中查詢。一般來說，只要各費用與總帳接口正確，取數(shù)正確，成本計算結果也就正確。2．5.3 成本分配進入存貨核算系統(tǒng)，對入庫產成品從成本管理系統(tǒng)取數(shù)，分配成本，結轉本月費用；通過期末處理確定出庫產品價格，確定銷售成本。再作其它處理。附注：）只要用戶錄入的成本資料滿足成本計算的需要，用戶可以隨時進行成本計算，但只有成本數(shù)據有效時的計算結果可以定義憑證。系統(tǒng)判斷數(shù)據是否有效的依據是總帳以外的所有提供數(shù)據的其他子系統(tǒng)均已完成月末結帳，數(shù)據不再發(fā)生變更。）以有效數(shù)據計算成本后，不再進行本期成本計算；但通過恢復月初狀態(tài)功能和刪除已生成憑證，仍可重新執(zhí)行成本計算功能。2．5．4憑證處理成本系統(tǒng)涉及到的憑證有四種：結轉制造費用、結轉輔助生產成本、結轉盤點損失、結轉工序產品耗用；結轉完憑證可以在總帳系統(tǒng)直接查詢、審核。簡單講，企業(yè)在信息系統(tǒng)中完成成本的精確核算與管理非常簡便，主要經過這樣幾個步驟的工作，就可以完成在手工條件下需要幾天甚至十幾天的工作量：成本核算順序：1、成本初始定義（1）明確成本核算方法（2）明確費用來源2、工資分攤、固定資產折舊計提、存貨材料庫記帳 (材料庫進行期末處理)3、成本完工產品日報表、工序產品耗用日報表、在產品盤點表4、成本計算5、存貨產成品取單價6、產成品期末處理7、其他系統(tǒng)結帳8、成本系統(tǒng)轉帳憑證9、成本系統(tǒng)結帳總帳系統(tǒng)審核憑證、記帳管理效果上海外貿申港食品廠運用軟件進行成本核算，通過一年的運行，公司領導對成本構成，成本控制程度了如指掌，工人通過對實際消耗和計劃指標的比較，在生產過程中也能夠自覺地降低消耗，從而使企業(yè)獲得更多的經濟利益。以下為該單位巧克力車間部門一九九九年與二000年萬元產值主要材料、能耗及人工耗用對比表：材料名稱計量單位1999年度2000年度單價節(jié)約資金電度360.1882344.66670.710.86煤公斤256.194226.6230