秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作

第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作節(jié)擬定會(huì)議計(jì)劃第二節(jié)擬定會(huì)議議程、日程與程序第三節(jié)制發(fā)會(huì)議通知第四節(jié)準(zhǔn)備會(huì)議材料第五節(jié)制發(fā)會(huì)議證件第六節(jié)布置會(huì)場(chǎng)秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第1頁(yè)!本章要點(diǎn)與要求(一)本章要點(diǎn)擬定會(huì)議計(jì)劃擬定會(huì)議議程、日程與程序制發(fā)會(huì)議通知準(zhǔn)備會(huì)議材料制作會(huì)議證件布置會(huì)場(chǎng)(二)本章要求了解會(huì)議計(jì)劃的制作掌握制定會(huì)議議程、日程與程序掌握會(huì)議通知的基本寫法能夠給領(lǐng)導(dǎo)寫發(fā)言稿了解會(huì)議證件的種類與基本制作方法能夠熟練布置中小型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第2頁(yè)!節(jié)擬定會(huì)議計(jì)劃一、制訂會(huì)議計(jì)劃的意義“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，雖然會(huì)議有多種類型，但任何一個(gè)會(huì)議都需有相應(yīng)的計(jì)劃，秘書在做會(huì)議的籌備工作時(shí)，首先要根據(jù)召開會(huì)議的基本情況，擬定詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃。秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第3頁(yè)!（一）成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待簽到等會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)工作。秘書組：負(fù)責(zé)擬寫會(huì)議方案，準(zhǔn)備各種會(huì)議文件和資料，做好會(huì)議記錄，編寫會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等工作。接待組：負(fù)責(zé)生活服務(wù)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療服務(wù)等工作。宣傳組：負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音錄像、娛樂(lè)活動(dòng)、照相服務(wù)和對(duì)外宣傳報(bào)道。財(cái)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)籌使用和收費(fèi)、付帳工作。保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)防火、防盜、人身安全和財(cái)務(wù)安全、保密工作。秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第4頁(yè)!2．會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的原則（1）科學(xué)合理（2）總量控制（3）確保重點(diǎn)（4）精打細(xì)算（5）留有余地秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第5頁(yè)!案例分析1.引入案例：“匯豐冠軍杯高爾夫賽”上海新聞發(fā)布會(huì)2.課堂練習(xí)示例：（1）2005年度全國(guó)熱作信息工作會(huì)議預(yù)算（2）政協(xié)嘉興市第五屆委員會(huì)第三次會(huì)議秘書處各組工作職責(zé)秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第6頁(yè)!一、會(huì)議議程會(huì)議議程是會(huì)議主要活動(dòng)的安排順序，它主要是對(duì)議題性活動(dòng)的程序化，即將會(huì)議的議題按討論、審議和表決的次序編排起來(lái)并固定下來(lái)，反映議題的主次、輕重、先后。會(huì)議議程起著維持會(huì)議秩序的作用。秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第7頁(yè)!會(huì)議程序是指在一次具體的會(huì)議中按照時(shí)間先后排列的詳細(xì)的活動(dòng)步驟。會(huì)議程序可以讓與會(huì)者了解每次具體的會(huì)議活動(dòng)的內(nèi)容及時(shí)間順序，同時(shí)也是會(huì)議主持人掌握會(huì)議的操作依據(jù)。以舉行頒獎(jiǎng)、選舉、揭牌等儀式為主的會(huì)議活動(dòng)，一般只制定會(huì)議程序。三、會(huì)議程序秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第8頁(yè)!案例分析1.引入案例：2005年福建省旅游工作會(huì)議議程2.課堂練習(xí)示例：（1）美國(guó)某公司董事會(huì)會(huì)議議程（2）2005中國(guó)營(yíng)銷領(lǐng)袖年會(huì)會(huì)議議程（3）××大學(xué)“終身教授獎(jiǎng)”頒獎(jiǎng)大會(huì)程序秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第9頁(yè)!

1．按通知的形式可分為：口頭通知和書面通知2．按通知的性質(zhì)可分成：預(yù)備性通知和正式通知3．按通知的名稱分為：會(huì)議通知、邀請(qǐng)信(函、書)、請(qǐng)柬、海報(bào)、公告等三、會(huì)議通知的種類與方式秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第10頁(yè)!五、會(huì)議通知的發(fā)出（1）要恰當(dāng)把握發(fā)送時(shí)間，應(yīng)讓與會(huì)者在接到通知后，能夠從容做好赴會(huì)準(zhǔn)備，并能準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)議場(chǎng)所為宜。（2）如需要回復(fù)的會(huì)議通知或預(yù)備通知還可夾入一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對(duì)方有時(shí)間考慮并能及時(shí)回復(fù)。（3）重要會(huì)議的通知發(fā)出以后，還要及時(shí)用電話與對(duì)方聯(lián)系，詢問(wèn)對(duì)方是否收到和是否赴會(huì)。秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第11頁(yè)!第四節(jié)準(zhǔn)備會(huì)議材料一、會(huì)前需準(zhǔn)備的會(huì)議材料種類（1）會(huì)議的指導(dǎo)文件如上級(jí)下發(fā)的政策性和工作部署性文件、上級(jí)指示文書、本次開會(huì)起因文書等。（2）會(huì)議的主題文件。如領(lǐng)導(dǎo)人講話稿、代表發(fā)言材料、經(jīng)驗(yàn)介紹材料等。（3）會(huì)議程序文件。包括議程文書、日程安排、選舉程序、表決程序等。（4）會(huì)議參考文件。如統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料、與會(huì)代表來(lái)信和各類來(lái)訪等的書面材料。（5）會(huì)議管理文件。包括會(huì)議通知、開會(huì)須知、議事規(guī)則、證件、保密制度、作息時(shí)間、生活管理等。秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第12頁(yè)!三、準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿1．開幕詞開幕詞是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在會(huì)議開始時(shí)，由會(huì)議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會(huì)所做的重要講話。開幕詞的內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：標(biāo)題：會(huì)議名稱加“開幕詞”，或只寫“開幕詞”。日期：用圓括號(hào)標(biāo)于標(biāo)題正下方。稱謂：“女士們，先生們”、“同志們”、“各位來(lái)賓”等。正文：宣布會(huì)議開幕，簡(jiǎn)述會(huì)議的背景、目的、主要任務(wù)等；提出對(duì)與會(huì)者的希望與要求；最后是祝詞。秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第13頁(yè)!3．講話稿講話稿是領(lǐng)導(dǎo)人在開會(huì)中所作的講話的稿件，表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)會(huì)議的指示和關(guān)心，往往是會(huì)議的補(bǔ)充報(bào)告。講話稿的寫法，就內(nèi)容來(lái)講，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：肯定會(huì)議的重要性；評(píng)價(jià)過(guò)去的工作；點(diǎn)出當(dāng)前值得注意的問(wèn)題；指明今后的方向和目標(biāo)；評(píng)價(jià)會(huì)議中心議題；提出原則性的意見(jiàn)，向大會(huì)提出希望。就形式來(lái)講應(yīng)分標(biāo)題、正文、結(jié)尾三部分。秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第14頁(yè)!會(huì)議報(bào)告一般指領(lǐng)導(dǎo)人代表機(jī)關(guān)或組織依法律規(guī)定或慣例向權(quán)力機(jī)構(gòu)或有關(guān)代表會(huì)議所做的工作匯報(bào)。會(huì)議報(bào)告的內(nèi)容主要包括：（1）標(biāo)題：可采用正、副標(biāo)題的形式(正標(biāo)題概括報(bào)告的中心內(nèi)容，副標(biāo)題標(biāo)出會(huì)議名稱，作者名稱置于其下)；或?qū)憺椤啊痢痢猎凇痢凉ぷ鲿?huì)議上所做的報(bào)告”。（2）成文日期：用圓括號(hào)標(biāo)于標(biāo)題之下(如作者單列，則標(biāo)于作者之下)。（3）稱謂：“各位代表”、“同志們”等。（4）正文：闡述會(huì)議的性質(zhì)、任務(wù)、意義；總結(jié)過(guò)去的工作，提出當(dāng)前及今后的任務(wù)與方法措施，以及提請(qǐng)會(huì)議討論的問(wèn)題并附自己的初步意見(jiàn)；通常以發(fā)出號(hào)召結(jié)束全文。四、起草會(huì)議報(bào)告、決議草案

秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第15頁(yè)!案例分析1.引入案例：秘書李婷的困惑2.課堂練習(xí)示例：（1）天瑞公司雜亂的會(huì)議資料（2）在中國(guó)國(guó)際××展覽會(huì)開幕式上的講話（3）祝酒詞（4）××市人大會(huì)議閉幕詞秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第16頁(yè)!一、會(huì)議證件的概念會(huì)議證件是表明與會(huì)議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。一般來(lái)說(shuō)，制發(fā)證件只限于大型會(huì)議或重要會(huì)議，而通常的小型會(huì)議，不必制發(fā)證件。秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第17頁(yè)!會(huì)議證件是會(huì)議舉行期間供與會(huì)人員與工作人員以及其他相關(guān)人員佩戴使用的證件。包括出席證、列席證、旁聽證、來(lái)賓證（或嘉賓證）、記者證、工作證、隨從證、保安證、配偶證、簽到證等。三、會(huì)議證件的種類秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第18頁(yè)!1．佩戴在與會(huì)者身上的證件粘性標(biāo)簽系帶的卡片有夾子的卡片2．臺(tái)簽式的姓名卡片（“桌簽”）3．坐簽式的姓名卡片（“坐簽”）五、證件的樣式與制作秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第19頁(yè)!案例分析1.引入案例：人大會(huì)議參會(huì)證件知多少？2.課堂練習(xí)示例：（1）新加坡中僑集團(tuán)日升培訓(xùn)機(jī)構(gòu)學(xué)員坐簽（2）2004年商務(wù)統(tǒng)計(jì)國(guó)際研討會(huì)代表證（3）2002年?yáng)|北亞經(jīng)濟(jì)論壇工作手冊(cè)中關(guān)于會(huì)議證件的規(guī)定。秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第20頁(yè)!一、會(huì)場(chǎng)布置的意義會(huì)場(chǎng)布置是否合理，對(duì)于會(huì)議的成功與否具有很大的影響。會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)和大小是否合適，設(shè)施是否齊全，會(huì)場(chǎng)的布局是否合理，會(huì)場(chǎng)營(yíng)造的氣氛是否與會(huì)議主題內(nèi)容一致，對(duì)會(huì)議效果會(huì)產(chǎn)生直接的影響。所以，組織會(huì)議的秘書人員必須重視會(huì)場(chǎng)的布置。秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第21頁(yè)!三、會(huì)場(chǎng)布置的形式1．相對(duì)式主席臺(tái)和代表席采取上下面對(duì)面的形式。從而突出了主席臺(tái)的地位。整個(gè)會(huì)場(chǎng)氣氛顯得比較嚴(yán)肅和莊重。2．全圍式會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)和主持人同其他與會(huì)者圍坐在一起。這種布置形式容易形成融洽與合作的氣氛，體現(xiàn)平等和相互尊重的精神，3．半圍式在主席臺(tái)的正面和兩側(cè)安排代表席，形成半圍的形狀，既突出了主席臺(tái)的地位，又增加了融洽的氣氛。4．分散式將會(huì)場(chǎng)分成若干個(gè)中心，每個(gè)中心設(shè)一桌席，這種座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用。同時(shí)，又給與會(huì)者提供了多個(gè)談話、交流的中心，使會(huì)議氣氛更為輕松、和諧。秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第22頁(yè)!（1）在主席臺(tái)或會(huì)議桌上擺放名簽（2）在與會(huì)人員出席證上注明座次(某排某號(hào))（3）印制座次圖表五、座次標(biāo)識(shí)方法秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第23頁(yè)!七、主席臺(tái)布置技巧

1．主席臺(tái)座次的排列2．講臺(tái)3．揭幕架4．會(huì)標(biāo)5．會(huì)微6．天幕、臺(tái)布與花卉秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第24頁(yè)!本章綜合練習(xí)1．廣州天華有限公司規(guī)定，每周三下午4：00-6：00召開公司部門經(jīng)理例會(huì)，會(huì)議由總經(jīng)理主持，部門經(jīng)理、副經(jīng)理共計(jì)30人參加會(huì)議，總經(jīng)理秘書做會(huì)議記錄，如果你是辦公室秘書，你應(yīng)該做哪些準(zhǔn)備工作？2．天津潤(rùn)迅有限公司將于2006年1月10日，在公司大禮堂舉行2005年度表彰大會(huì)，受表彰部門有10個(gè)，受表彰個(gè)人有15人。請(qǐng)問(wèn)秘書應(yīng)該做哪些準(zhǔn)備工作?3．華海集團(tuán)總公司將于2006年5月20日在北京總部，召開全國(guó)分公司經(jīng)理會(huì)議，如果你是集團(tuán)公司辦公室主任，你將如何安排這次會(huì)議的籌備工作？秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第25頁(yè)!二、會(huì)議計(jì)劃的主要內(nèi)容（一）擬定會(huì)議的基本要素，如名稱、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等。（二）成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)，如有必要可對(duì)工作人員進(jìn)行分組。（三）制訂會(huì)議預(yù)算秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第26頁(yè)!（二）制訂會(huì)議預(yù)算1．會(huì)議經(jīng)費(fèi)的的構(gòu)成（1）交通費(fèi)用（2）會(huì)議室費(fèi)用（3）住宿費(fèi)用（4）餐飲費(fèi)用（5）旅游費(fèi)用（6）設(shè)備視聽費(fèi)用（7）宴請(qǐng)及演出費(fèi)用（8）培訓(xùn)費(fèi)或講演費(fèi)（9）預(yù)計(jì)外支出秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第27頁(yè)!3．會(huì)議經(jīng)費(fèi)的籌措途徑（1）行政事業(yè)經(jīng)費(fèi)劃撥（2）主辦者分擔(dān)（3）與會(huì)者分擔(dān)個(gè)人費(fèi)用（4）社會(huì)贊助（5）轉(zhuǎn)讓無(wú)形資產(chǎn)使用權(quán)秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第28頁(yè)!第二節(jié)擬定會(huì)議議程、日程、程序一、會(huì)議議程二、會(huì)議日程三、會(huì)議程序四、會(huì)議議程、日程和程序的聯(lián)系與區(qū)別秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第29頁(yè)!二、會(huì)議日程會(huì)議日程是把一天中會(huì)議議程規(guī)定的各項(xiàng)活動(dòng)按單位時(shí)間具體落實(shí)安排，它不僅細(xì)化圍繞會(huì)議議題的全部活動(dòng)，還包括會(huì)議過(guò)程中其他的輔助活動(dòng)，如聚餐、參觀、考察、娛樂(lè)等等。日程是表明會(huì)議發(fā)展的進(jìn)程，同時(shí)也是對(duì)完成各項(xiàng)議程需要時(shí)間的預(yù)測(cè)和必要的限制，以提高會(huì)議的效率。秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第30頁(yè)!會(huì)議議程、日程和程序的關(guān)系會(huì)議議程、會(huì)議日程和會(huì)議程序都是關(guān)于會(huì)議活動(dòng)先后順序的安排。它們之間的區(qū)別在于：會(huì)議議程是整個(gè)會(huì)議活動(dòng)順序的總體安排，但不包括會(huì)議期間的輔助活動(dòng)，其特點(diǎn)是概括、明了；會(huì)議日程是將各項(xiàng)會(huì)議活動(dòng)(包括輔助活動(dòng))落實(shí)到單位時(shí)間，凡會(huì)期滿一天的會(huì)議都應(yīng)當(dāng)制定會(huì)議日程；會(huì)議程序則是一次具體會(huì)議活動(dòng)的詳細(xì)順序和步驟，是會(huì)期較短、議題較少并且較為靈活的會(huì)議只需制定一份會(huì)議議程即可。以舉行頒獎(jiǎng)、選舉、揭牌等一事為主的會(huì)議活動(dòng)，一般只制定會(huì)議程序。秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第31頁(yè)!第三節(jié)制發(fā)會(huì)議通知一、會(huì)議通知的概念會(huì)議通知是向與會(huì)者傳遞召開會(huì)議信息的載體，是會(huì)議組織者同與會(huì)者之間會(huì)前溝通的重要渠道。制發(fā)會(huì)議通知是會(huì)前準(zhǔn)備的重要環(huán)節(jié)。二、會(huì)議通知的內(nèi)容包括標(biāo)題、通知對(duì)象、正文、落款與日期四大項(xiàng)。正文主要包括會(huì)議的背景、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加對(duì)象等事項(xiàng)。秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第32頁(yè)!四、會(huì)議通知的內(nèi)容1．標(biāo)題。種，主辦機(jī)關(guān)名稱十會(huì)議名稱十“通知”。第二種，只寫“會(huì)議通知”或“通知”。2．通知對(duì)象。通知對(duì)象可以是單位或個(gè)人。3．正文。包括（1）會(huì)議的目的；（2）名稱和主題；（3）會(huì)議的時(shí)間；（4）會(huì)議的地點(diǎn)，必要時(shí)畫出交通簡(jiǎn)圖，標(biāo)明地理方位及抵達(dá)的公交線路，以方便與會(huì)者；（5）參加對(duì)象；（6）其他事項(xiàng)。

4．落款與日期。寫明主辦單位的全稱，并注明發(fā)出通知的日期。秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第33頁(yè)!案例分析1.引入案例：尷尬的總經(jīng)理秘書2.課堂練習(xí)示例：（1）中國(guó)信息經(jīng)濟(jì)學(xué)會(huì)2005年會(huì)議通知（2）山東魯西化工股份有限公司關(guān)于召開2006年次臨時(shí)股東大會(huì)的通知（3）備忘錄式會(huì)議通知、請(qǐng)柬式會(huì)議通知、張貼式會(huì)議通知秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第34頁(yè)!二、準(zhǔn)備會(huì)議物品和設(shè)施1.常用文具。如筆、墨、紙、簿冊(cè)等常用文具。2.印刷設(shè)備。如打字機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等等。3.會(huì)場(chǎng)基本設(shè)施。如桌椅、照明電器、通風(fēng)機(jī)、衛(wèi)生用具、安全通道、消防設(shè)施等等。4.會(huì)場(chǎng)裝飾用品。如花卉、旗幟、會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、畫像、標(biāo)語(yǔ)口號(hào)。5.視聽器材。如麥克風(fēng)、幻燈機(jī)、投影儀、黑(白)板、電子書寫板、攝像機(jī)、錄音機(jī)、磁帶、軟盤、光盤、同聲翻譯系統(tǒng)等等。秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第35頁(yè)!2．祝酒詞祝酒詞是在重大慶典、友好往來(lái)的宴會(huì)上發(fā)表的講話。祝酒詞的寫法開頭部分或表歡迎、問(wèn)候或表感謝。主體部分根據(jù)宴請(qǐng)的對(duì)象、宴會(huì)的性質(zhì)，簡(jiǎn)略地表述主人必要的想法、觀點(diǎn)、立場(chǎng)和意見(jiàn)，既可以追述已經(jīng)獲得的成績(jī)，也可以暢敘友情發(fā)展的歷史，還可以展望未來(lái)。結(jié)尾可用“讓我們?yōu)椤杀被蛞浴盀榱恕屛覀兏杀北磉_(dá)禮節(jié)性的祝愿。秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第36頁(yè)!4．閉幕詞：閉幕詞是黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位舉行隆重會(huì)議閉幕時(shí)，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)向會(huì)議所作的總結(jié)性講話。一般來(lái)說(shuō)，閉幕詞主要包括以下內(nèi)容：對(duì)會(huì)議完成任務(wù)的概括對(duì)會(huì)議的評(píng)價(jià)對(duì)服務(wù)部門與人員的感謝秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第37頁(yè)!五、準(zhǔn)備會(huì)議材料的要求1．秘書草擬會(huì)議所需要的文件目錄，向領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，開始準(zhǔn)備。2．認(rèn)真校對(duì)會(huì)議文件3．按照與會(huì)人員名單，準(zhǔn)備好每人一個(gè)文件袋，在文件袋上填上與會(huì)者的姓名，并注明“會(huì)議文件”等字樣。將所有的資料統(tǒng)一放在文件袋中，發(fā)放給與會(huì)人員。分裝文件要認(rèn)真、細(xì)致，不能出現(xiàn)漏裝或重裝的情況。4．分發(fā)重要文件一般要編號(hào)、登記。5．一些征求意見(jiàn)稿，或保密性文件，需要在會(huì)后退回的，則應(yīng)附上一份文件清退目錄或清退要求的說(shuō)明。秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第38頁(yè)!第五節(jié)制發(fā)會(huì)議證件秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第39頁(yè)!二、會(huì)議證件的作用（1）表明會(huì)議期間各種人員的身份，便于接待和會(huì)場(chǎng)的管理。（2）便于代表之間的相互辨認(rèn)和聯(lián)系、交流。（3）憑證出入會(huì)場(chǎng)，保證會(huì)議安全。（4）便于統(tǒng)計(jì)出席人數(shù)。（5）給與會(huì)者留作紀(jì)念。秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第40頁(yè)!1．會(huì)議名稱，必須寫全稱。2．會(huì)徽。3．姓名。4．照片。5．證件種類，6．組別或代表團(tuán)名稱。7．證件編號(hào)，8．會(huì)議日期四、會(huì)議證件上的內(nèi)容秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作共48頁(yè)，您現(xiàn)在瀏覽的是第41頁(yè)!六、證件設(shè)計(jì)注意事項(xiàng)內(nèi)容設(shè)計(jì)上要有會(huì)議的名稱、與會(huì)者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務(wù)、職稱等)、組織或公司的名稱。在設(shè)計(jì)上應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、工作人員、特邀嘉賓等與會(huì)者的不同身份。重要的大型會(huì)議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。為了便于辨認(rèn)會(huì)場(chǎng)內(nèi)各種人員的身份，同一會(huì)議的不同證件應(yīng)當(dāng)用不同的顏色和字體相區(qū)別。姓名卡片的大小式樣應(yīng)注意經(jīng)濟(jì)適用美觀大方。姓名卡片在會(huì)議的接待區(qū)向與會(huì)人員發(fā)放，并在主席臺(tái)等必要的地方放置臺(tái)簽式姓名卡片。會(huì)議證件的設(shè)計(jì)格調(diào)要與會(huì)議的性質(zhì)和氣氛相適應(yīng)。例如，慶祝會(huì)、代表大會(huì)的代表證可以采用紅色襯底，