會議管理和常見的會務(wù)禮儀課件

第十二講商務(wù)會務(wù)禮儀

第十二講商務(wù)會務(wù)禮儀

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會議，又稱集會或聚會。在現(xiàn)代社會里，它是人們從事各類有組織的活動(dòng)的一種重要方式。簡單地說，三個(gè)人以上、聚合在一起、就某個(gè)或某些議題進(jìn)行討論或解決，就是會議。會議，又稱集會或聚會。在現(xiàn)代社會里，它是人們2

第一節(jié)會議的類型和作用

一、會議的類型：其一，行政型會議。它是商界的各個(gè)單位所召開的工作性、執(zhí)行性的會議。例如，行政會、董事會，等等。其二，業(yè)務(wù)型會議。它是商界的有關(guān)單位所召開的專業(yè)性、技術(shù)性會議。例如，展覽會、供貨會，等等。其三，群體型會議。它是商界各單位內(nèi)部的群眾團(tuán)體或群眾組織所召開的非行政性、非業(yè)務(wù)性的會議，旨在爭取群體權(quán)利，反映群體意愿。例如，職代會、團(tuán)代會，等等。其四，社交型會議。它是商界各單位以擴(kuò)大本單位的交際面為目的而舉行的會議。例如，茶話會、聯(lián)歡會，等等。

3聯(lián)席會議

聯(lián)席會議4學(xué)術(shù)會議

學(xué)術(shù)會議5

報(bào)告會

報(bào)告會6

二.會議的作用

在商務(wù)交往中，商務(wù)會議通常發(fā)揮著種種極其重要的作用：它是實(shí)現(xiàn)決策民主化、科學(xué)化的必要手段；它是實(shí)施有效領(lǐng)導(dǎo)、有效管理、有效經(jīng)營的重要工具；它是貫徹決策、下達(dá)任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)行動(dòng)的有效方法；它是保持接觸、建立聯(lián)絡(luò)、結(jié)交朋友的基本途徑。

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第二節(jié)會務(wù)組織禮儀一、會議的時(shí)間選擇要合適。會議的時(shí)間選擇應(yīng)避開企業(yè)的業(yè)務(wù)繁忙期或重大的節(jié)假日。過冷或過熱的天氣，風(fēng)雨交加的天氣也不適合舉行會務(wù)活動(dòng)。特別是室外的會議活動(dòng)。即使室內(nèi)舉行的會務(wù)活動(dòng)，天氣太冷太熱太悶也都不利于會議的順利召開。二、會議場所選擇要恰當(dāng)交通要便利。大小要適中。設(shè)施要齊全。要符合主題。如洽談會、發(fā)布會等，應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)，保證會場不受外界干擾。要方便停車。費(fèi)用要合理。第二節(jié)會務(wù)組織禮儀一、會議的時(shí)間選擇要合適8

9說說下列會議應(yīng)該放在哪開比較合適國際婦女代表大會亞洲各國首腦會議世界博覽會議全國汽車工業(yè)會議全國棉花種植會議全國鋼鐵生產(chǎn)壽山石雕藝術(shù)研討會議說說下列會議應(yīng)該放在哪開比較合適國際婦女代表大會10

三、擬定嘉賓名單要謹(jǐn)慎

與會嘉賓身份的高低，往往決定了會議活動(dòng)規(guī)格的高低。確定與會嘉賓的名單要周全考慮、仔細(xì)斟酌，切不可掉以輕心、隨意確定。一般而言，商務(wù)會議的嘉賓應(yīng)包括以下人員：上級領(lǐng)導(dǎo)、社會名流、新聞?dòng)浾?、同行業(yè)代表、廣告公司、主要客戶和項(xiàng)目工作有關(guān)的本單位負(fù)人、技術(shù)人員。三、擬定嘉賓名單要謹(jǐn)慎11四、適時(shí)發(fā)出會議通知。擬發(fā)會議通知應(yīng)包括以下六項(xiàng)：一是標(biāo)題，它重點(diǎn)交待會議名稱。二是主題與內(nèi)容，這是對會議宗旨的介紹。三是會期，應(yīng)明確會議的起止時(shí)間。四是報(bào)到的時(shí)間與地點(diǎn)，對交通路線，特別要交待清楚。五是會議的出席對象，如對象可選派，則應(yīng)規(guī)定具體條件。六是會議要求，它指的是與會者材料的準(zhǔn)備與生活用品的準(zhǔn)備，以及差旅費(fèi)報(bào)銷和其他費(fèi)用問題。一般應(yīng)提前1-2周發(fā)出通知。對特別邀請的嘉賓的請柬，應(yīng)派專人登門呈送，以表示誠懇和尊重。四、適時(shí)發(fā)出會議通知。擬發(fā)會議通知應(yīng)包括以下六項(xiàng)：一是標(biāo)題，12五、依禮排定席位次序?！耙郧盀樽稹薄ⅰ爸虚g高于兩側(cè)”、“以右為尊”我國目前的慣例是：前排高于后排，中央高于兩側(cè)，左座高于右座。凡屬重要會議，在主席臺上每位就座者身前的桌子上，應(yīng)先擺放好寫有其本人姓名的桌簽。排列聽眾席的座次，目前主要有兩種方法。一是按指定區(qū)域統(tǒng)一就座。二是自由就座。五、依禮排定席位次序。13六、布置會務(wù)活動(dòng)環(huán)境1、會場布置的要素主席臺、會標(biāo)、橫幅、色調(diào)、會場周圍的標(biāo)語、口號、臺口花卉的擺放、美術(shù)裝飾、會場的形狀、音響效果、照明設(shè)備、座次排列等。2、會場氣氛的布置鐵樹、棕櫚——代表莊嚴(yán)；萬年青、君子蘭——友誼長存、萬事如意菊花——高潔；月季、玫瑰——喜慶；牡丹——富貴六、布置會務(wù)活動(dòng)環(huán)境143、會場的主題性布置

包括設(shè)置會標(biāo)、會徽、臺幕、標(biāo)語、主席臺、與會人員坐席的擺放及桌簽等。（1）會標(biāo)的制作公式：會標(biāo)的每個(gè)字的規(guī)格=（臺口寬度—間隔）÷（字?jǐn)?shù)+2）計(jì)算：主席臺臺口寬度12M，會議名稱10個(gè)字，字間距0.1M，求每個(gè)字的寬度。(2)桌簽的制作：標(biāo)明桌號和就坐人身份，多用于座談會、茶話會。形式：一種是用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明桌號；另一種是標(biāo)明就坐人身份，如記者席、演員席等。3、會場的主題性布置15(3)坐簽的制作：標(biāo)明桌號和就坐人身份的標(biāo)簽。主要用于較高級別的領(lǐng)導(dǎo)人及各種宴會、招待會。形式：三棱柱體；卡片紙。(4)會徽：會徽一般掛設(shè)在臺幕上。(5)臺幕：主席臺的臺幕一般用紫紅色或深藍(lán)色面料做成，以單色為主，紅色熱烈喜慶，適用于重大的集會；藍(lán)色柔和寧靜，適用于各類工作會議。（6）主席臺：布置規(guī)則：一是對稱；二要簡化；三是臺口和臺深的設(shè)計(jì)要適當(dāng)。臺深：主席臺的前沿到底幕的距離。臺口是制作會標(biāo)和安排主席臺坐席的依據(jù)。會議管理和常見的會務(wù)禮儀課件16會議管理和常見的會務(wù)禮儀課件17會議管理和常見的會務(wù)禮儀課件18會議成本預(yù)算

“顯性成本”，即會議明顯的耗費(fèi)，如會場租借費(fèi)、文件材料費(fèi)、與會者的交通費(fèi)、食宿費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)以及服務(wù)人員的工資等。

“隱性成本”，即與會者因參加會議而損失的勞動(dòng)價(jià)值，一般不大為人們所注意的成本。

會議成本=X十2JXNXT

其中，X表示顯性成本的總和；J代表與會人員每小時(shí)平均工資的3倍；N表示人數(shù)；T代表時(shí)間（小時(shí)）。會議成本預(yù)算“顯性成本”，即會議明顯的耗費(fèi)，如會場租借費(fèi)、19七、會議文件準(zhǔn)備會議所用的各項(xiàng)文件材料，均應(yīng)于會前準(zhǔn)備完成。其中的主要材料，還應(yīng)做到與會者人手一份。需要認(rèn)真準(zhǔn)備的會議文件材料，最主要的當(dāng)數(shù)開幕詞、閉幕詞和主題報(bào)告。要安排好與會者的招待工作。七、會議文件準(zhǔn)備會議所用的各項(xiàng)文件材料，均應(yīng)于會前準(zhǔn)備完成。20。

1．開幕詞：包括三方面：①對來賓和與會人員表示歡迎；②對會議的內(nèi)容、任務(wù)、目的作簡要介紹；③預(yù)祝會議成功。

2．工作報(bào)告：會議討論的中心議題。

3．發(fā)言稿：不要面面俱到，而是有所側(cè)重

4.其他會議文書：如：會議通知、會議議程表、日程表、會議須知、作息時(shí)間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表等等。

5.會議文件的準(zhǔn)備程序：領(lǐng)導(dǎo)授意一秘書起草一領(lǐng)導(dǎo)審閱一秘書修改一領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)一打印制作。1．開幕詞：包括三方面：21第三節(jié)幾種常見的商務(wù)會務(wù)禮儀一、洽談會會務(wù)禮儀

洽談。在社會交往中，存在著某種關(guān)系的有關(guān)各方，為了保持接觸、建立聯(lián)系、進(jìn)行合作、達(dá)成交易、擬定協(xié)議、簽署合同、要求索賠，或是為了處理爭端、消除分岐，而坐在一起進(jìn)行面對面的討論與協(xié)商，以求達(dá)成某種程度上的妥協(xié)。（一）商務(wù)洽談的基本程序：迎接—入坐—寒暄—會談—送客

（二）禮儀要求：1、儀表莊重：符合著裝禮儀。遵守時(shí)間，以提前5-10分鐘到為適宜。第三節(jié)幾種常見的商務(wù)會務(wù)禮儀一、洽談會會務(wù)禮儀

223、按慣例排座舉行雙邊洽談時(shí)，應(yīng)使用長桌或橢圓形桌子，賓主應(yīng)分坐于桌子兩側(cè)。若桌子橫放，則面對正門的一方為上，應(yīng)屬于客方；背對正門的一方為下，應(yīng)屬于主方。若桌子豎放，則應(yīng)以進(jìn)門的方向?yàn)闇?zhǔn)，右側(cè)為上，屬于客方；左側(cè)為下，屬于主方。在進(jìn)行洽談時(shí)，各方的主談人員應(yīng)在自己一方居中而坐。其余人員則應(yīng)遵循右高左低的原則，依照職位的高低自近而遠(yuǎn)地分別在主談人員的兩側(cè)就坐。舉行多邊洽談時(shí)，為了避免失禮，按照國際慣例，一般均以圓桌為洽談桌來舉行“圓桌會議”。洽談的第一點(diǎn)方針，是要禮敬對手。即所謂“你敬我一尺，我敬你一丈”?！氨３帧薄凹澥匡L(fēng)度”或“淑女風(fēng)范”。3、按慣例排座23洽談會洽談會244、遵守基本原則：要依法辦事。提倡法律至尊，假若要在洽談中搞“人情公關(guān)”，即對對方吹吹打打，與對方稱兄道弟，向?qū)Ψ绞┲孕《餍』?，則是非常錯(cuò)誤的。任何有經(jīng)驗(yàn)的談判人士，都是不會在洽談會上讓情感戰(zhàn)勝理智的。要平等協(xié)商。有關(guān)各方在合理、合法的情況下，進(jìn)行討價(jià)還價(jià)。要求同存異。在任何一次正常的洽談中，都沒有絕對的勝利者和絕對的失敗者。在洽談會上，妥協(xié)是通過有關(guān)各方的相互讓步來實(shí)現(xiàn)的。要互利互惠。要人事分開。商界人士在洽談會上，應(yīng)當(dāng)理解洽談對手的處境，不要對對方提出不切實(shí)際的要求，或是一廂情愿地渴望對方向自己施舍或回報(bào)感情。4、遵守基本原則：25

案例：他們?yōu)槭裁淳芙^畢先生

智明公司要與某公司談合作事宜，委派年輕能干的畢先生先行商談，畢先生去了不久，對方就打電話過來，要求換人，否則將不再合作。智明公司的負(fù)責(zé)人很驚訝，懇請對方解釋原因。對方說，畢先生來后，和他們談話時(shí)，翹著二郎腿，仰靠沙發(fā)；當(dāng)他們談自己的想法時(shí)，畢先生不是玩自己的筆，就是東張西望。對方說“雖然事情不大，但是我們不愿意和這種人合作?！?/p>

案例：他們?yōu)槭裁淳芙^畢先生

智明公司要與某公司談合作事宜，26二、新聞發(fā)布會會務(wù)禮儀

新聞發(fā)布會，簡稱發(fā)布會，有時(shí)亦稱記者招待會。它是一種主動(dòng)傳播各類有關(guān)的信息，謀求新聞界對某一社會組織或某一活動(dòng)、事件進(jìn)行客觀而公正的報(bào)道的有效的溝通方式。二、新聞發(fā)布會會務(wù)禮儀

新聞發(fā)布會，簡稱發(fā)布會，有時(shí)亦27

新聞發(fā)布會

新聞發(fā)布會28新聞發(fā)布會新聞發(fā)布會29新聞發(fā)布會

1、主要內(nèi)容。發(fā)布會禮儀至少應(yīng)當(dāng)包括會議的籌備、媒體的邀請、現(xiàn)場的應(yīng)酬、善后的事宜等四個(gè)主要方面的內(nèi)容?；I備新聞發(fā)布會，要做好主題的確定、時(shí)空的選擇、人員的安排、材料的準(zhǔn)備等項(xiàng)具體工作。2、主持人與發(fā)言人的注意事項(xiàng)。新聞發(fā)布會的主持人大都應(yīng)當(dāng)由主辦單位的公關(guān)部部長、辦公室主任或秘書長擔(dān)任。他的基本條件是：儀表堂堂，年富力強(qiáng)，見多識廣，反應(yīng)靈活，語言流暢，幽默風(fēng)趣，善于把握大局，長于引導(dǎo)提問，并且具有豐富的主持會議的經(jīng)驗(yàn)。新聞發(fā)布會30國臺辦發(fā)言人范麗青外交部發(fā)言人劉建超國臺辦發(fā)言人范麗青外交部發(fā)言人劉建超31新聞發(fā)布會3、材料的準(zhǔn)備：其一，發(fā)言提綱。其二，問答提綱。其三，宣傳提綱。其四，輔助材料。例如，圖表、照片、實(shí)物、模型、沙盤、錄音、錄像、影片、幻燈、光碟等等。4、善后的事宜：其一，要了解新聞界的反應(yīng)。其二，要整理保存會議資料。其三，要酌情采取補(bǔ)救措施。在聽取了與會者的意見、建議，對于失誤、過錯(cuò)或誤導(dǎo)，都要主動(dòng)采取一些必要的對策。新聞發(fā)布會32三、贊助會會務(wù)禮儀

以贊助為主題的會議，即為贊助會，在目前情況下，商界通常所積極贊助的項(xiàng)目，大致上共有以下十類；一是公益事業(yè)。二是慈善事業(yè)。三是教育事業(yè)。四是科研活動(dòng)。五是專著出版。六是醫(yī)療衛(wèi)生。七是文化活動(dòng)。八是展覽畫廊。九是體育運(yùn)動(dòng)。十是娛樂休閑。另一類則是依據(jù)贊助物所劃分的贊助的類型：其一，是現(xiàn)金。其二，是實(shí)物。其三，是義賣。其四，是義工。舉行贊助會的會議廳之內(nèi)，燈光應(yīng)當(dāng)亮度適宜。在主席臺的正上方，還需懸掛一條大紅橫幅，在其上面，應(yīng)以金色或黑色的楷書書寫著“某某單位贊助某某項(xiàng)目大會”，或者“某某贊助儀式”的字樣。前一種寫法是突出贊助單位；后一種寫法，則主要是為了強(qiáng)調(diào)接受贊助的具體項(xiàng)目。三、贊助會會務(wù)禮儀以贊助為主題的會議，即為贊助會，在33

四、茶話會會務(wù)禮儀

適合舉行茶話會的場地主要有：主辦單位的會議廳；賓館的多功能廳；主辦單位負(fù)責(zé)人的私家客廳；主辦單位負(fù)責(zé)人的私家庭院或露天花園；包場高檔的營業(yè)性茶樓或茶室。餐廳、歌廳、酒吧等地方，不合適舉辦茶話會。

茶點(diǎn)的準(zhǔn)備

茶話會不上主食，不安排品酒，只提供茶點(diǎn)。茶話會是重“說”不重“吃”的，沒必要在吃的方面過多下功夫。

對于用來待客的茶葉、茶具，務(wù)必要精心準(zhǔn)備。應(yīng)盡量挑選上品，不要濫竽充數(shù)。還要注意照顧與會者的不同口味。最好選用陶瓷茶具，并且講究茶杯、茶碗、茶壺成套。

除主要供應(yīng)茶水外，在茶話會上還可以為與會者略備一些點(diǎn)心、水果或是地方風(fēng)味小吃。需要注意的是，在茶話會上向與會者所供應(yīng)的點(diǎn)心、水果或地方風(fēng)味小吃，品種要適合、數(shù)量要充足，并要方便拿，同時(shí)還要配上擦手巾。

四、茶話會會務(wù)禮儀

適合舉行茶話會的場地主要有：34一般來講，贊助會的會場不宜布置得美輪美奐，過度豪華張揚(yáng)。否則，極有可能會使贊助單位產(chǎn)生不滿，因?yàn)樗纱丝赡墚a(chǎn)生受贊助單位不務(wù)正業(yè)華而不實(shí)的感覺。贊助會的整體風(fēng)格是莊嚴(yán)而神圣的，因此任何與會者都不能與之唱反調(diào)。依照常規(guī)，一次贊助會的全部時(shí)間，不應(yīng)當(dāng)長于一個(gè)小時(shí)。因此贊助會的具體會議議程，必須既周密，又緊湊。一般來講，贊助會的會場不宜布置得美輪美奐，過度豪華張揚(yáng)。否則35贊助會的具體會議議程，大致上共有如下六項(xiàng)：第一項(xiàng)，宣布贊助會正式開始。第二項(xiàng)，奏國歌。第三項(xiàng)，贊助單位正式實(shí)施贊助。第四項(xiàng)，贊助單位代表發(fā)言。第五項(xiàng)，受贊助單位代表發(fā)言。第六項(xiàng)，來賓代表發(fā)言。在贊助會正式結(jié)束后，贊助單位、受贊助單位雙方的主要代表以及會議的主要來賓，通常應(yīng)當(dāng)全景留念。此后，賓主雙方可稍事晤談，然后來賓即應(yīng)一一告辭。在一般情況下，在贊助會結(jié)束后，東道主大都不為來賓安排膳食。如確有必要，則至多略備便餐，而絕不宜設(shè)宴待客。贊助會的具體會議議程，大致上共有如下六項(xiàng)：36

座次的安排

安排茶話會與會者具體座次的時(shí)候，可以采取下面的辦法：

一是環(huán)繞式。就是不設(shè)立主席臺，把座椅、沙發(fā)、茶幾擺放在會場的四周，不明確座次的具體尊卑，而聽任與會者在入場后自由就坐。這一安排座次的方式，與茶話會的主題最相符，也最流行。

二是散座式。散座式排位，常見于在室外舉行的茶話會。它的座椅、沙發(fā)、茶幾四處自由地組合，甚至可由與會者根據(jù)個(gè)人要求而隨意安置。這樣就容易創(chuàng)造出一種寬松、愜意的社交環(huán)境。

座次的安排

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座談會

座談會

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三是圓桌式。圓桌式排位，指的是在會場上擺放圓桌，請與會者在周圍自由就坐。圓桌式排位又分下面兩種形式：一是適合人數(shù)較少的，僅在會場中央安放一張大型的橢圓形會議桌，而請全體與會者在周圍就坐。二是在會場上安放數(shù)張圓桌，請與會者自由組合。

四是主席式。在茶話會上，這種排位是指在會場上，主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐，并且按照常規(guī)就座。

三是圓桌式。圓桌式排位，指的是在會場上擺放圓桌，請與會者在39

1、主持人宣布茶話會開始。宣布開始后，主持人可對主要與會者略加介紹。

2、主辦單位的主要負(fù)責(zé)人講話。講話應(yīng)以闡明這次茶話會的主題為中心內(nèi)容，還可以代表主辦單位，對全體與會者表示歡迎和感謝。

3、與會者發(fā)言。這些發(fā)言在任何情況下都是茶話會的重心。為了確保與會者在發(fā)言中直言不諱，暢所欲言，通常，主辦單位事先不對發(fā)言者進(jìn)行指定和排序，也不限制發(fā)言的具體時(shí)間，而是提倡與會者自由地進(jìn)行即興式的發(fā)言。一個(gè)人還可以多次發(fā)言，來不斷補(bǔ)充、完善自己的見解、主張。

1、主持人宣布茶話會開始。宣布開始后，主持404、主持人總結(jié)。主持人略作總結(jié)后，可宣布茶話會結(jié)束。

現(xiàn)場發(fā)言在茶話會上舉足輕重。茶話會假如沒有人踴躍發(fā)言，或者是與會者的發(fā)言嚴(yán)重脫題，都會導(dǎo)致茶話會的最終失敗。

茶話會上，主持人更重要的作用是在現(xiàn)場上審時(shí)度勢，因勢利導(dǎo)地引導(dǎo)與會者的發(fā)言，并且控制會議的全局。大家爭相發(fā)言時(shí)，主持人決定先后。沒有人發(fā)言時(shí)，主持人引出新的話題；或者懇請某位人士發(fā)言。會場發(fā)生爭執(zhí)時(shí)，主持人要出面勸阻。在每位與會者發(fā)言前，主持人可以對發(fā)言者略作介紹。發(fā)言的前后，主持人要帶頭鼓掌致意。

茶話會與會者的發(fā)言以及表現(xiàn)必須得體。在要求發(fā)言時(shí)，可以舉手示意，但也要注意謙讓，不要爭搶。不管自己有什么高見，都不要打斷別人的發(fā)言?？隙ǔ煽儠r(shí)，要力戒阿諛奉承。提出批評時(shí)，不能諷刺挖苦。切忌當(dāng)場表示不滿，甚至私下里進(jìn)行人身攻擊。4、主持人總結(jié)。主持人略作總結(jié)后，可宣布茶話會結(jié)束。

現(xiàn)41五、展覽會會務(wù)禮儀展覽。集中陳列實(shí)物、模型、文字、圖表、影像資料供人參觀了解的形式，所組織的宣傳性聚會。根據(jù)慣例，展覽會的組織者需要重點(diǎn)進(jìn)行的具體工作，主要包括參展單位的確定、展覽內(nèi)容的宣傳、展示位置的分配、安全保衛(wèi)的事項(xiàng)、輔助服務(wù)的項(xiàng)目，等等。參展單位在正式參加展覽會時(shí)，必須要求自己的全部派出人員齊心協(xié)力、同心同德，為大獲全勝而努力奮斗。在整體形象、待人禮貌、解說技巧等三個(gè)主要方面，參展單位尤其要予以特別的重視。五、展覽會會務(wù)禮儀展覽。集中陳列實(shí)物、模型、文字、圖表、影像42展覽會展覽會43第一，要努力維護(hù)整體形象。在一般情況下，要求在展位上工作的人員應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一著裝。在大型的展覽會上，參展單位若安排專人迎送賓客時(shí)，則最好請其自穿色彩鮮艷的單色旗袍，并胸被寫有參展單位或其主打展品名稱的大紅色綬帶。為了說明各自的身份，全體工作人員皆應(yīng)在左胸佩戴寫明本人單位、職務(wù)、姓名的胸卡，惟有禮儀小姐可以例外。按照慣例，工作人員不應(yīng)佩戴首飾，男士應(yīng)當(dāng)剃須，女士則最好化淡妝。第一，要努力維護(hù)整體形象。在一般情況下，要求在展位上工作的人44第二，要時(shí)時(shí)注意待人禮貌。參展單位的工作人員都必須真正地意識到觀眾是自己的上帝，為其熱情而竭誠地服務(wù)則是自己的天職。展覽一旦正式開始，全體參展單位的工作人員即應(yīng)各就各位，站立迎賓。不允許遲到、早退，無故脫崗、東游西逛，更不允許在觀眾到來之時(shí)坐、臥不起，怠慢對方。當(dāng)觀眾走近自己的展位時(shí)，不管對方是否向自己打了招呼，工作人員都要面含微笑，主動(dòng)地向?qū)Ψ秸f：“您好！歡迎光臨！”隨后，還應(yīng)面向?qū)Ψ剑栽S欠身，伸出右手，掌心向上，指尖直指展臺，并告知對方：“請您參觀”。當(dāng)觀眾離去時(shí)，工作人員應(yīng)當(dāng)真誠地向?qū)Ψ角飞硎┒Y，并道以“謝謝光臨”，或是“再見”！第二，要時(shí)時(shí)注意待人禮貌。參展單位的工作人員都必須真正地意識45第三，要善于運(yùn)用解說技巧。在實(shí)事求是的前提下，要注意對其揚(yáng)長避短，強(qiáng)調(diào)“人無我有”之處。在必要時(shí)，還可邀請觀眾親自動(dòng)手操作，或由工作人員為其進(jìn)行現(xiàn)場示范。不過，爭搶、尾隨觀眾兜售展品，弄虛作假，或是強(qiáng)行向觀眾推介展品，則不可取。第三，要善于運(yùn)用解說技巧。在實(shí)事求是的前提下，要注意對其揚(yáng)長46

國際會議國際會議47簽約儀式簽約儀式48第十二講商務(wù)會務(wù)禮儀

第十二講商務(wù)會務(wù)禮儀

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會議，又稱集會或聚會。在現(xiàn)代社會里，它是人們從事各類有組織的活動(dòng)的一種重要方式。簡單地說，三個(gè)人以上、聚合在一起、就某個(gè)或某些議題進(jìn)行討論或解決，就是會議。會議，又稱集會或聚會。在現(xiàn)代社會里，它是人們50

第一節(jié)會議的類型和作用

一、會議的類型：其一，行政型會議。它是商界的各個(gè)單位所召開的工作性、執(zhí)行性的會議。例如，行政會、董事會，等等。其二，業(yè)務(wù)型會議。它是商界的有關(guān)單位所召開的專業(yè)性、技術(shù)性會議。例如，展覽會、供貨會，等等。其三，群體型會議。它是商界各單位內(nèi)部的群眾團(tuán)體或群眾組織所召開的非行政性、非業(yè)務(wù)性的會議，旨在爭取群體權(quán)利，反映群體意愿。例如，職代會、團(tuán)代會，等等。其四，社交型會議。它是商界各單位以擴(kuò)大本單位的交際面為目的而舉行的會議。例如，茶話會、聯(lián)歡會，等等。

51聯(lián)席會議

聯(lián)席會議52學(xué)術(shù)會議

學(xué)術(shù)會議53

報(bào)告會

報(bào)告會54

二.會議的作用

在商務(wù)交往中，商務(wù)會議通常發(fā)揮著種種極其重要的作用：它是實(shí)現(xiàn)決策民主化、科學(xué)化的必要手段；它是實(shí)施有效領(lǐng)導(dǎo)、有效管理、有效經(jīng)營的重要工具；它是貫徹決策、下達(dá)任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)行動(dòng)的有效方法；它是保持接觸、建立聯(lián)絡(luò)、結(jié)交朋友的基本途徑。

55

第二節(jié)會務(wù)組織禮儀一、會議的時(shí)間選擇要合適。會議的時(shí)間選擇應(yīng)避開企業(yè)的業(yè)務(wù)繁忙期或重大的節(jié)假日。過冷或過熱的天氣，風(fēng)雨交加的天氣也不適合舉行會務(wù)活動(dòng)。特別是室外的會議活動(dòng)。即使室內(nèi)舉行的會務(wù)活動(dòng)，天氣太冷太熱太悶也都不利于會議的順利召開。二、會議場所選擇要恰當(dāng)交通要便利。大小要適中。設(shè)施要齊全。要符合主題。如洽談會、發(fā)布會等，應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)，保證會場不受外界干擾。要方便停車。費(fèi)用要合理。第二節(jié)會務(wù)組織禮儀一、會議的時(shí)間選擇要合適56

57說說下列會議應(yīng)該放在哪開比較合適國際婦女代表大會亞洲各國首腦會議世界博覽會議全國汽車工業(yè)會議全國棉花種植會議全國鋼鐵生產(chǎn)壽山石雕藝術(shù)研討會議說說下列會議應(yīng)該放在哪開比較合適國際婦女代表大會58

三、擬定嘉賓名單要謹(jǐn)慎

與會嘉賓身份的高低，往往決定了會議活動(dòng)規(guī)格的高低。確定與會嘉賓的名單要周全考慮、仔細(xì)斟酌，切不可掉以輕心、隨意確定。一般而言，商務(wù)會議的嘉賓應(yīng)包括以下人員：上級領(lǐng)導(dǎo)、社會名流、新聞?dòng)浾?、同行業(yè)代表、廣告公司、主要客戶和項(xiàng)目工作有關(guān)的本單位負(fù)人、技術(shù)人員。三、擬定嘉賓名單要謹(jǐn)慎59四、適時(shí)發(fā)出會議通知。擬發(fā)會議通知應(yīng)包括以下六項(xiàng)：一是標(biāo)題，它重點(diǎn)交待會議名稱。二是主題與內(nèi)容，這是對會議宗旨的介紹。三是會期，應(yīng)明確會議的起止時(shí)間。四是報(bào)到的時(shí)間與地點(diǎn)，對交通路線，特別要交待清楚。五是會議的出席對象，如對象可選派，則應(yīng)規(guī)定具體條件。六是會議要求，它指的是與會者材料的準(zhǔn)備與生活用品的準(zhǔn)備，以及差旅費(fèi)報(bào)銷和其他費(fèi)用問題。一般應(yīng)提前1-2周發(fā)出通知。對特別邀請的嘉賓的請柬，應(yīng)派專人登門呈送，以表示誠懇和尊重。四、適時(shí)發(fā)出會議通知。擬發(fā)會議通知應(yīng)包括以下六項(xiàng)：一是標(biāo)題，60五、依禮排定席位次序?！耙郧盀樽稹?、“中間高于兩側(cè)”、“以右為尊”我國目前的慣例是：前排高于后排，中央高于兩側(cè)，左座高于右座。凡屬重要會議，在主席臺上每位就座者身前的桌子上，應(yīng)先擺放好寫有其本人姓名的桌簽。排列聽眾席的座次，目前主要有兩種方法。一是按指定區(qū)域統(tǒng)一就座。二是自由就座。五、依禮排定席位次序。61六、布置會務(wù)活動(dòng)環(huán)境1、會場布置的要素主席臺、會標(biāo)、橫幅、色調(diào)、會場周圍的標(biāo)語、口號、臺口花卉的擺放、美術(shù)裝飾、會場的形狀、音響效果、照明設(shè)備、座次排列等。2、會場氣氛的布置鐵樹、棕櫚——代表莊嚴(yán)；萬年青、君子蘭——友誼長存、萬事如意菊花——高潔；月季、玫瑰——喜慶；牡丹——富貴六、布置會務(wù)活動(dòng)環(huán)境623、會場的主題性布置

包括設(shè)置會標(biāo)、會徽、臺幕、標(biāo)語、主席臺、與會人員坐席的擺放及桌簽等。（1）會標(biāo)的制作公式：會標(biāo)的每個(gè)字的規(guī)格=（臺口寬度—間隔）÷（字?jǐn)?shù)+2）計(jì)算：主席臺臺口寬度12M，會議名稱10個(gè)字，字間距0.1M，求每個(gè)字的寬度。(2)桌簽的制作：標(biāo)明桌號和就坐人身份，多用于座談會、茶話會。形式：一種是用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明桌號；另一種是標(biāo)明就坐人身份，如記者席、演員席等。3、會場的主題性布置63(3)坐簽的制作：標(biāo)明桌號和就坐人身份的標(biāo)簽。主要用于較高級別的領(lǐng)導(dǎo)人及各種宴會、招待會。形式：三棱柱體；卡片紙。(4)會徽：會徽一般掛設(shè)在臺幕上。(5)臺幕：主席臺的臺幕一般用紫紅色或深藍(lán)色面料做成，以單色為主，紅色熱烈喜慶，適用于重大的集會；藍(lán)色柔和寧靜，適用于各類工作會議。（6）主席臺：布置規(guī)則：一是對稱；二要簡化；三是臺口和臺深的設(shè)計(jì)要適當(dāng)。臺深：主席臺的前沿到底幕的距離。臺口是制作會標(biāo)和安排主席臺坐席的依據(jù)。會議管理和常見的會務(wù)禮儀課件64會議管理和常見的會務(wù)禮儀課件65會議管理和常見的會務(wù)禮儀課件66會議成本預(yù)算

“顯性成本”，即會議明顯的耗費(fèi)，如會場租借費(fèi)、文件材料費(fèi)、與會者的交通費(fèi)、食宿費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)以及服務(wù)人員的工資等。

“隱性成本”，即與會者因參加會議而損失的勞動(dòng)價(jià)值，一般不大為人們所注意的成本。

會議成本=X十2JXNXT

其中，X表示顯性成本的總和；J代表與會人員每小時(shí)平均工資的3倍；N表示人數(shù)；T代表時(shí)間（小時(shí)）。會議成本預(yù)算“顯性成本”，即會議明顯的耗費(fèi)，如會場租借費(fèi)、67七、會議文件準(zhǔn)備會議所用的各項(xiàng)文件材料，均應(yīng)于會前準(zhǔn)備完成。其中的主要材料，還應(yīng)做到與會者人手一份。需要認(rèn)真準(zhǔn)備的會議文件材料，最主要的當(dāng)數(shù)開幕詞、閉幕詞和主題報(bào)告。要安排好與會者的招待工作。七、會議文件準(zhǔn)備會議所用的各項(xiàng)文件材料，均應(yīng)于會前準(zhǔn)備完成。68。

1．開幕詞：包括三方面：①對來賓和與會人員表示歡迎；②對會議的內(nèi)容、任務(wù)、目的作簡要介紹；③預(yù)祝會議成功。

2．工作報(bào)告：會議討論的中心議題。

3．發(fā)言稿：不要面面俱到，而是有所側(cè)重

4.其他會議文書：如：會議通知、會議議程表、日程表、會議須知、作息時(shí)間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表等等。

5.會議文件的準(zhǔn)備程序：領(lǐng)導(dǎo)授意一秘書起草一領(lǐng)導(dǎo)審閱一秘書修改一領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)一打印制作。1．開幕詞：包括三方面：69第三節(jié)幾種常見的商務(wù)會務(wù)禮儀一、洽談會會務(wù)禮儀

洽談。在社會交往中，存在著某種關(guān)系的有關(guān)各方，為了保持接觸、建立聯(lián)系、進(jìn)行合作、達(dá)成交易、擬定協(xié)議、簽署合同、要求索賠，或是為了處理爭端、消除分岐，而坐在一起進(jìn)行面對面的討論與協(xié)商，以求達(dá)成某種程度上的妥協(xié)。（一）商務(wù)洽談的基本程序：迎接—入坐—寒暄—會談—送客

（二）禮儀要求：1、儀表莊重：符合著裝禮儀。遵守時(shí)間，以提前5-10分鐘到為適宜。第三節(jié)幾種常見的商務(wù)會務(wù)禮儀一、洽談會會務(wù)禮儀

703、按慣例排座舉行雙邊洽談時(shí)，應(yīng)使用長桌或橢圓形桌子，賓主應(yīng)分坐于桌子兩側(cè)。若桌子橫放，則面對正門的一方為上，應(yīng)屬于客方；背對正門的一方為下，應(yīng)屬于主方。若桌子豎放，則應(yīng)以進(jìn)門的方向?yàn)闇?zhǔn)，右側(cè)為上，屬于客方；左側(cè)為下，屬于主方。在進(jìn)行洽談時(shí)，各方的主談人員應(yīng)在自己一方居中而坐。其余人員則應(yīng)遵循右高左低的原則，依照職位的高低自近而遠(yuǎn)地分別在主談人員的兩側(cè)就坐。舉行多邊洽談時(shí)，為了避免失禮，按照國際慣例，一般均以圓桌為洽談桌來舉行“圓桌會議”。洽談的第一點(diǎn)方針，是要禮敬對手。即所謂“你敬我一尺，我敬你一丈”?！氨３帧薄凹澥匡L(fēng)度”或“淑女風(fēng)范”。3、按慣例排座71洽談會洽談會724、遵守基本原則：要依法辦事。提倡法律至尊，假若要在洽談中搞“人情公關(guān)”，即對對方吹吹打打，與對方稱兄道弟，向?qū)Ψ绞┲孕《餍』?，則是非常錯(cuò)誤的。任何有經(jīng)驗(yàn)的談判人士，都是不會在洽談會上讓情感戰(zhàn)勝理智的。要平等協(xié)商。有關(guān)各方在合理、合法的情況下，進(jìn)行討價(jià)還價(jià)。要求同存異。在任何一次正常的洽談中，都沒有絕對的勝利者和絕對的失敗者。在洽談會上，妥協(xié)是通過有關(guān)各方的相互讓步來實(shí)現(xiàn)的。要互利互惠。要人事分開。商界人士在洽談會上，應(yīng)當(dāng)理解洽談對手的處境，不要對對方提出不切實(shí)際的要求，或是一廂情愿地渴望對方向自己施舍或回報(bào)感情。4、遵守基本原則：73

案例：他們?yōu)槭裁淳芙^畢先生

智明公司要與某公司談合作事宜，委派年輕能干的畢先生先行商談，畢先生去了不久，對方就打電話過來，要求換人，否則將不再合作。智明公司的負(fù)責(zé)人很驚訝，懇請對方解釋原因。對方說，畢先生來后，和他們談話時(shí)，翹著二郎腿，仰靠沙發(fā)；當(dāng)他們談自己的想法時(shí)，畢先生不是玩自己的筆，就是東張西望。對方說“雖然事情不大，但是我們不愿意和這種人合作?！?/p>

案例：他們?yōu)槭裁淳芙^畢先生

智明公司要與某公司談合作事宜，74二、新聞發(fā)布會會務(wù)禮儀

新聞發(fā)布會，簡稱發(fā)布會，有時(shí)亦稱記者招待會。它是一種主動(dòng)傳播各類有關(guān)的信息，謀求新聞界對某一社會組織或某一活動(dòng)、事件進(jìn)行客觀而公正的報(bào)道的有效的溝通方式。二、新聞發(fā)布會會務(wù)禮儀

新聞發(fā)布會，簡稱發(fā)布會，有時(shí)亦75

新聞發(fā)布會

新聞發(fā)布會76新聞發(fā)布會新聞發(fā)布會77新聞發(fā)布會

1、主要內(nèi)容。發(fā)布會禮儀至少應(yīng)當(dāng)包括會議的籌備、媒體的邀請、現(xiàn)場的應(yīng)酬、善后的事宜等四個(gè)主要方面的內(nèi)容。籌備新聞發(fā)布會，要做好主題的確定、時(shí)空的選擇、人員的安排、材料的準(zhǔn)備等項(xiàng)具體工作。2、主持人與發(fā)言人的注意事項(xiàng)。新聞發(fā)布會的主持人大都應(yīng)當(dāng)由主辦單位的公關(guān)部部長、辦公室主任或秘書長擔(dān)任。他的基本條件是：儀表堂堂，年富力強(qiáng)，見多識廣，反應(yīng)靈活，語言流暢，幽默風(fēng)趣，善于把握大局，長于引導(dǎo)提問，并且具有豐富的主持會議的經(jīng)驗(yàn)。新聞發(fā)布會78國臺辦發(fā)言人范麗青外交部發(fā)言人劉建超國臺辦發(fā)言人范麗青外交部發(fā)言人劉建超79新聞發(fā)布會3、材料的準(zhǔn)備：其一，發(fā)言提綱。其二，問答提綱。其三，宣傳提綱。其四，輔助材料。例如，圖表、照片、實(shí)物、模型、沙盤、錄音、錄像、影片、幻燈、光碟等等。4、善后的事宜：其一，要了解新聞界的反應(yīng)。其二，要整理保存會議資料。其三，要酌情采取補(bǔ)救措施。在聽取了與會者的意見、建議，對于失誤、過錯(cuò)或誤導(dǎo)，都要主動(dòng)采取一些必要的對策。新聞發(fā)布會80三、贊助會會務(wù)禮儀

以贊助為主題的會議，即為贊助會，在目前情況下，商界通常所積極贊助的項(xiàng)目，大致上共有以下十類；一是公益事業(yè)。二是慈善事業(yè)。三是教育事業(yè)。四是科研活動(dòng)。五是專著出版。六是醫(yī)療衛(wèi)生。七是文化活動(dòng)。八是展覽畫廊。九是體育運(yùn)動(dòng)。十是娛樂休閑。另一類則是依據(jù)贊助物所劃分的贊助的類型：其一，是現(xiàn)金。其二，是實(shí)物。其三，是義賣。其四，是義工。舉行贊助會的會議廳之內(nèi)，燈光應(yīng)當(dāng)亮度適宜。在主席臺的正上方，還需懸掛一條大紅橫幅，在其上面，應(yīng)以金色或黑色的楷書書寫著“某某單位贊助某某項(xiàng)目大會”，或者“某某贊助儀式”的字樣。前一種寫法是突出贊助單位；后一種寫法，則主要是為了強(qiáng)調(diào)接受贊助的具體項(xiàng)目。三、贊助會會務(wù)禮儀以贊助為主題的會議，即為贊助會，在81

四、茶話會會務(wù)禮儀

適合舉行茶話會的場地主要有：主辦單位的會議廳；賓館的多功能廳；主辦單位負(fù)責(zé)人的私家客廳；主辦單位負(fù)責(zé)人的私家庭院或露天花園；包場高檔的營業(yè)性茶樓或茶室。餐廳、歌廳、酒吧等地方，不合適舉辦茶話會。

茶點(diǎn)的準(zhǔn)備

茶話會不上主食，不安排品酒，只提供茶點(diǎn)。茶話會是重“說”不重“吃”的，沒必要在吃的方面過多下功夫。

對于用來待客的茶葉、茶具，務(wù)必要精心準(zhǔn)備。應(yīng)盡量挑選上品，不要濫竽充數(shù)。還要注意照顧與會者的不同口味。最好選用陶瓷茶具，并且講究茶杯、茶碗、茶壺成套。

除主要供應(yīng)茶水外，在茶話會上還可以為與會者略備一些點(diǎn)心、水果或是地方風(fēng)味小吃。需要注意的是，在茶話會上向與會者所供應(yīng)的點(diǎn)心、水果或地方風(fēng)味小吃，品種要適合、數(shù)量要充足，并要方便拿，同時(shí)還要配上擦手巾。

四、茶話會會務(wù)禮儀

適合舉行茶話會的場地主要有：82一般來講，贊助會的會場不宜布置得美輪美奐，過度豪華張揚(yáng)。否則，極有可能會使贊助單位產(chǎn)生不滿，因?yàn)樗纱丝赡墚a(chǎn)生受贊助單位不務(wù)正業(yè)華而不實(shí)的感覺。贊助會的整體風(fēng)格是莊嚴(yán)而神圣的，因此任何與會者都不能與之唱反調(diào)。依照常規(guī)，一次贊助會的全部時(shí)間，不應(yīng)當(dāng)長于一個(gè)小時(shí)。因此贊助會的具體會議議程，必須既周密，又緊湊。一般來講，贊助會的會場不宜布置得美輪美奐，過度豪華張揚(yáng)。否則83贊助會的具體會議議程，大致上共有如下六項(xiàng)：第一項(xiàng)，宣布贊助會正式開始。第二項(xiàng)，奏國歌。第三項(xiàng)，贊助單位正式實(shí)施贊助。第四項(xiàng)，贊助單位代表發(fā)言。第五項(xiàng)，受贊助單位代表發(fā)言。第六項(xiàng)，來賓代表發(fā)言。在贊助會正式結(jié)束后，贊助單位、受贊助單位雙方的主要代表以及會議的主要來賓，通常應(yīng)當(dāng)全景留念。此后，賓主雙方可稍事晤談，然后來賓即應(yīng)一一告辭。在一般情況下，在贊助會結(jié)束后，東道主大都不為來賓安排膳食。如確有必要，則至多略備便餐，而絕不宜設(shè)宴待客。贊助會的具體會議議程，大致上共有如下六項(xiàng)：84

座次的安排

安排茶話會與會者具體座次的時(shí)候，可以采取下面的辦法：

一是環(huán)繞式。就是不設(shè)立主席臺，把座椅、沙發(fā)、茶幾擺放在會場的四周，不明確座次的具體尊卑，而聽任與會者在入場后自由就坐。這一安排座次的方式，與茶話會的主題最相符，也最流行。

二是散座式。散座式排位，常見于在室外舉行的茶話會。它的座椅、沙發(fā)、茶幾四處自由地組合，甚至可由與會者根據(jù)個(gè)人要求而隨意安置。這樣就容易創(chuàng)造出一種寬松、愜意的社交環(huán)境。

座次的安排

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座談會

座談會

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三是圓桌式。圓桌式排位，指的是在會場上擺放圓桌，請與會者在周圍自由就坐。圓桌式排位又分下面兩種形式：一是適合人數(shù)較少的，僅在會場中央安放一張大型的橢圓形會議桌，而請全體與會者在周圍就坐。二是在會場上安放數(shù)張圓桌，請與會者自由組合。

四是主席式。在茶話會上，這種排位是指在會場上，主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐，并且按照常規(guī)就座。

三是圓桌式。圓桌式排位，指的是在會場上擺放圓桌，請與會者在87

1、主持人宣布茶話會開始。宣布開始后，主