關(guān)于效率提高方法的分享課件

我們可以跑得更快——一些效率提高方法的分享我們可以跑得更快——一些效率提高方法的分享1GTD

GTD是英文GettingThingsDone的縮寫,是一種行為管理的方法，我們目前的GTD愛好者通過學習這樣的一種行為管理方法，掌握了一種GTD式的生活方式，這種生活方式的境界是“心如止水”。GTDGTD是英文GettingThing2GTDGTD的主要原則在于一個人需要通過記錄的方式把頭腦中的各種任務(wù)移出來.通過這樣的方式,頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情。"把所有事情都從你的腦袋里弄出來。在事情出現(xiàn)就做好相關(guān)行動的一系列決定，而不是在事情爆發(fā)的時候。以合適的類別組織好你的項目的各種提醒以及下一步的行動。保持你的系統(tǒng)更新和完整，充分地檢查，使你在任何時候都能信任你的對于你正在做(或者不做)的事情直覺的選擇。"GTDGTD的主要原則在于一個人需要通過記錄的方式把頭腦中3GTD的流程

GTD的流程分為“五個水平流程”和“六個不同高度”

五個水平流程包括：收集、處理、組織、回顧、執(zhí)行

六個高度包括：下一步行動、任務(wù)、責任范圍、目標、愿景、原則

這里給大家用一句話大致描述一下

收集：將大腦清空，把所有的雜事放入收集籃。

處理：對雜事進行加工，找到下一步行動和成功愿景。

組織：將加工好的雜事放入你自己的清單系統(tǒng)內(nèi)，做到各就各位。

回顧：有規(guī)律性的回顧你的清單，時刻保持大腦空白狀態(tài)。

執(zhí)行：利用你的清單以及情境，合適的時間、環(huán)境做適合的事情。

從某個角度來講，GTD、ZTD之類的時間管理方法就是為了一個目的：

幫助你集中精力。GTD的流程

GTD的流程分為“五個水平流程”和“六個不同高4我們有的時候會發(fā)現(xiàn)：集中精力半個小時做的事情可能比平時3個小時做的事情還要多。

但是很多人都沒有辦法集中自己的精力，總感覺腦袋里面裝了一堆的事情，因此，GTD強調(diào)“把所有的事情都交給你信賴的GTD系統(tǒng)，投入100%的精力在你的NextAction上面”

以下是根據(jù)大多數(shù)人經(jīng)驗列出的精力被分散的典型過程：

“現(xiàn)在就開始寫這份文檔吧---應(yīng)該從哪里開始呢？---我桌上的訂書機怎么不見了---肯定是小李拿走了---這份文檔應(yīng)該讓小李來寫的---老板真偏心眼---對了，我上次請XX吃飯他還沒回請我呢---現(xiàn)在有點餓了，看看同事那里有沒有什么吃的---和同事上次買的足彩就猜錯了3場，好可惜---等我用了500萬，先買個macbookair---最近apple的股價可不怎么樣---中石油被套越來越深了---手機響了，先接電話?！?/p>

下面的十個方法或許可以幫助我們集中自己的精力，都是些經(jīng)驗總結(jié)，也希望大家能分享一下你們的經(jīng)驗。我們有的時候會發(fā)現(xiàn)：集中精力半個小時做的事情5關(guān)于GTD大家可以參看我以前寫的“GTD字典系列”以及“GTD電子書”GTD能夠幫助我們有效的減輕壓力，這是GTDLife的親身體驗。使用GTD方法關(guān)于GTD大家可以參看我以前寫的“GTD字典系列”以及“GT6

如果你已經(jīng)花費了2個多小時在某件事情上，而又覺得精力已經(jīng)無法集中的時候，建議你先做一個短暫的休息，比如說你可以花十分鐘的時間聽聽音樂，喝杯香茶，或者出去活動活動，望望遠處，等你再次回到手頭的工作上時，會發(fā)現(xiàn)自己的精力已經(jīng)恢復，已經(jīng)能夠繼續(xù)投入的工作了。工作時間不能太長如果你已經(jīng)花費了2個多小時在某7

在集中精力做一件事情的時候，不要再去想是不是到了接孩子的時間，是否家里的椅子該修修了，是不是應(yīng)該給老婆一個驚喜。壓根就不要想這些，這些東西都應(yīng)該是放在你的GTD系統(tǒng)里，你現(xiàn)在需要做的是，排除一切雜念，腦子里只有需要集中精力做的這件事情。排除雜念在集中精力做一件事情的時候，不要8根據(jù)經(jīng)驗，我們往往下定決心要花1個小時的時間去做某件重要的事情，但是當我們屏氣凝神的坐在那里時，卻不知道該如何下手，于是乎手忙腳亂的準備半天，早超過一個小時的時間了，這是我們沒有提前做好準備，在打算集中精力干掉一件重要任務(wù)時，必須保證這是一件可以立即去做的事情，結(jié)合GTD來說，他應(yīng)該是一件NextAction。知道怎么去做根據(jù)經(jīng)驗，我們往往下定決心要9我曾經(jīng)看過這樣的一篇文章：打造GTD辦公環(huán)境。有讀者就問作者：“連辦公桌也要按照GTD的方法來布置，你中毒了吧”，作者沒有中毒，其實雖然說的很冠冕堂皇“打造GTD式的辦公環(huán)境”，其實原則很簡單：桌面上只擺放你需要的東西，其他的一概不擺。那些東西都會分散你的注意力。簡潔的辦公桌我曾經(jīng)看過這樣的一篇文章：打造10當你昏昏欲睡的時候你能出色的完成一份報告嗎？當你胃疼的時候你能分析財務(wù)報表嗎？身體健康是精力旺盛的保障，所以我建議大家立即給自己制定一個鍛煉計劃，為了擁有充沛的精力，為了能有機會享受你拼命賺錢的成果。保持身體的最佳狀態(tài)當你昏昏欲睡的時候你能出色的完11有些人說人類需要睡足10個小時，有些人說8個小時，現(xiàn)在更普遍的理論是6-7個小時，其實這是因人而異的，睡眠質(zhì)量低的人，可能8-9個小時才能恢復精力，睡眠質(zhì)量高的人之需要6個小時，如果他非睡夠9個小時，那反而是有害健康的。所以很明顯的：擁有良好的睡眠=每天節(jié)省1個小時=每年節(jié)省300多小時=每年多十幾天時間擁有良好睡眠有些人說人類需要睡足10個小時，12現(xiàn)在這個年代，手機等通訊工具就像是一個緊箍咒，我們被逼自愿戴在頭上，每次有動靜的時候都讓我們頭疼。所以多數(shù)專家建議在集中精力做某件事情的時候最好關(guān)掉電話，但是我做不到，我的方法是設(shè)置成靜音狀態(tài)，撇到眼睛看不到的地方。（專家經(jīng)常說一些我們根本做不到的事情，我懷疑他們自己是否能做到，這也是GTDLife立足于經(jīng)驗分享的原因）關(guān)閉手機等通訊工具

現(xiàn)在這個年代，手機等通訊工具13

GTDLife以前強調(diào)過擁有一個unbrokentime可以起到事半功倍的效果，如果你不是領(lǐng)導或者大老板的話，你需要更加巧妙的為自己設(shè)置unbrokentime，關(guān)于這些，我們可以日后再聊。我們的目標越是明確，我們的精力越是集中，我們的方法越是正確，我們就越接近成功。通過溝通給自己設(shè)定一個unbrokentimeGTDLife以前強調(diào)過擁有一個unbrok14讓我們分享經(jīng)驗，讓我們一起成長。經(jīng)驗分享讓我們分享經(jīng)驗，讓我們一起成長。經(jīng)驗分享15應(yīng)用時間管理提高工作效率應(yīng)用時間管理提高工作效率16應(yīng)用時間管理提高工作效率

工作任務(wù)的完結(jié)作為一項技能常常被低估甚至忽視。但是，一直以來，對工作任務(wù)完結(jié)的重視總是能夠提高整個企業(yè)的運營效率，改善整個企業(yè)的運營表現(xiàn)，帶動整個企業(yè)生產(chǎn)力的提高。

如果你能夠幫助自己手下的員工在工作中應(yīng)用時間管理流程，那么你就能夠幫助他們提高生產(chǎn)力和工作效率。如果你手頭有失敗的項目，有需要重新完成的工作，或是你發(fā)現(xiàn)自己手下的員工在過去幾周的時間里為了完成一些重要的工作任務(wù)而變的近乎瘋狂，那么時間管理流程的應(yīng)用就顯得更為重要了。

應(yīng)用時間管理提高工作效率工作任務(wù)的17應(yīng)用時間管理提高工作效率

記錄詳細的活動日志

要想使工作任務(wù)的完結(jié)得到改善，一個有效的起始步驟就是讓自己手下的員工記錄詳細的每日活動日志。我比較喜歡這樣一種日志格式：在日志的左手欄里以半個小時或是十五分鐘為間隔列出每天的工作時間，在日志的上方列出活動的負責人、活動種類（每天的工作任務(wù)、每周的工作任務(wù)等）、活動的起/止時間、活動的預計持續(xù)時間、實際持續(xù)時間以及備注。

要指導自己手下的IT員工應(yīng)用日志來記錄他們每天進行的各項工作。要向他們解釋清楚，記錄日志的目的并不是出于微觀管理的需要，而是為了幫助員工中的管理人員來提高自己所領(lǐng)導的員工的生產(chǎn)力和工作效率，同時也改善自己的工作表現(xiàn)。

IT管理人員要列出所有的活動：休息時間、公司其他部門的朋友路過時交談所花費的時間、完成項目/操作/小組任務(wù)所花費的時間、與朋友或是愛人通電話所花費的時間或是處理個人事務(wù)所花費的時間。為了確保應(yīng)用時間管理流程的成功，任何一項活動都不能被漏掉。應(yīng)用時間管理提高工作效率記錄詳細的活動日志18應(yīng)用時間管理提高工作效率

評定日志

當你手頭有了一周或是兩周的日志時，讓手下的員工將所記錄的時間填寫到活動欄的每一個種類當中。然后讓他們把每周的總時間累加起來。這樣他們就會開始意識到優(yōu)化時間應(yīng)用的現(xiàn)實途徑，并因此而改進完結(jié)工作任務(wù)的水平。

這是建立一種能夠加強企業(yè)范圍內(nèi)的時間管理的企業(yè)文化的開始。接下來的一步就是開始對工作中的時間花費情況進行評定和分析，對于下面幾個方面要特別引起注意。

浪費時間的活動

讓你手下的員工看看時間看上去都浪費在了哪些活動上，比如說打私人電話、喝咖啡休息、同路過的公司里的朋友談?wù)撆c工作無關(guān)的事情或是上網(wǎng)進行一些個人瀏覽。這并不是說這些方面的活動必須避免——

任何人都需要休息，都需要處理一些合理的個人事務(wù)。

之所以要這樣做僅僅是出于分析的目的，要看看時間浪費在了哪里，讓大家對此有清醒的認識。員工們經(jīng)常會為在瑣事上花費了大量的時間而感到驚訝不已。隨著對時間花費情況真實了解的不斷深入，員工們很容易找到更為明智的利用時間的方法。這才是工作任務(wù)完結(jié)或企業(yè)時間管理的真正開始。

應(yīng)用時間管理提高工作效率評19應(yīng)用時間管理提高工作效率

項目持續(xù)實際時間與預計時間對比

了解項目持續(xù)的實際時間與預計時間的對比能夠給我們帶來很多的意外和收益。通過對自己的工作活動的追蹤，管理人員們能夠?qū)λ麄冋J為一個項目要持續(xù)的時間同實際持續(xù)的時間的對比有一個清楚的認識。這種認識能夠使他們對完成工作任務(wù)所需要的時間的預計得到改進。項目持續(xù)時間的預計將變得更加實際，從時間、成本及范圍等多個方面來看，公司的項目計劃也將因此而得到極大的改善。

同樣，隨著這一過程的不斷改進，操作任務(wù)、小組任務(wù)以及其他各項任務(wù)的時間預計也將更為準確。由于對無法如期完成工作任務(wù)的原因有了更為清楚的了解，員工們也能夠找到更好的如期完成任務(wù)的途徑。對項目持續(xù)的實際時間與預計時間的對比的了解不僅能夠使對項目持續(xù)時間的預計變的更為準確，而且能夠使員工的時間利用情況得到改進。

通過對項目持續(xù)時間預計的更為清楚的認識，管理人員在為每項新的工作任務(wù)預計工期時將更為準確，在現(xiàn)有工作任務(wù)的工期需要重新計劃或是調(diào)整時也能夠有所意識，并且不會由于不合理的時間預期而引起時間管理上的問題。

應(yīng)用時間管理提高工作效率

項目持續(xù)實際時間與20應(yīng)用時間管理提高工作效率

工作任務(wù)延期

時間日志評定/分析過程中另外一個頗具價值的要素就是了解重要的工作任務(wù)為什么會延期。項目延期可能是出自多方面的原因——員工可能覺得工作太難或是太枯燥、他們可能害怕失敗、或是缺少工作的動力。在日志的幫助下，管理人員可以了解到造成工作任務(wù)延期的原因，并且在此基礎(chǔ)之上找到防止這種情況出現(xiàn)的辦法。

會議

如果員工們能夠?qū)ψ约旱墓ぷ鲿r間安排有更好的了解，能夠?qū)⒏鞣N會議同自己的工作更好的協(xié)調(diào)，那么才能使他們避免在會議上浪費不必要的時間。他們能夠判斷出哪些會議是有意義的，哪些會議是沒有意義的。沒有必要的會議很容易就能判斷出來。要通過各種方式來提高可行性會議的時間利用率。通過對會議目標、日程和預期的交流可以使所有的與會者對會議內(nèi)容有更好的了解，更好的進行準備，這樣有利于節(jié)省會議時間。

應(yīng)用時間管理提高工作效率工作任務(wù)21應(yīng)用時間管理提高工作效率

安排新的工作任務(wù)

時間評定過程能夠讓管理人員了解空閑時間在哪里。新的工作任務(wù)不管是來自哪里——來自項目需求也好、來自操作需求也好、來自小組需求也好，哪怕它就是一個特殊的項目也好——都能夠得到很好的安排。時間評定過程的不斷反復能夠讓員工更好的預計工作時間，真正能夠按照工期完成任務(wù)。在需要的情況下，某些任務(wù)的工期可以重新規(guī)劃。

項目任務(wù)、操作任務(wù)和小組任務(wù)的時間預計將變的更為實際。企業(yè)的項目計劃也將得到改進。在此基礎(chǔ)之上，很多時間管理問題都能夠被避免。

分配工作任務(wù)

時間管理流程的另外一個好處就是能夠使IT管理人員的工作分配得到改進。這有助于他們幫助員工更好的完成工作任務(wù)。

還有一個好處就是管理人員能夠很清楚的找到適合每項工作任務(wù)的最佳人選。

應(yīng)用時間管理提高工作效率

安排新的工作任務(wù)

22應(yīng)用時間管理提高工作效率

從員工會議上獲取更大的價值

員工會議應(yīng)該定期舉行，但是這些會議對時間的浪費有時會令人覺得難以置信。時間評定通常能夠使這種狀況得到改善。對所有的小組任務(wù)、分配情況、起/止時間、預計工期、實際工期以及備注的隨時記錄可以為員工會議的準備和管理提供一個非常有效的工具。

通常，要指定專人對會議內(nèi)容進行記錄，適當更新小組工作計劃，并且在下一次會議召開之前將所有的有關(guān)材料發(fā)送到所有的與會者手中。這能夠使員工們及時糾正問題，及時對工作計劃進行更新，并且為接下來的會議做好準備。

已經(jīng)完成的工作任務(wù)可以從主要計劃當中轉(zhuǎn)移出來，轉(zhuǎn)移到一個獨立的區(qū)域當中。計劃主要是列出現(xiàn)在正在進行的工作任務(wù)，作為小組時間管理的工具。同時，計劃還能夠提供那些極為有益的已經(jīng)完成的項目的詳細資料。

我曾經(jīng)遇到過無數(shù)次這樣的情況——上級領(lǐng)導要求了解同小組工作成就有關(guān)的信息，或是我自己需要了解一些細節(jié)問題。出于多種多樣的原因，你需要對小組的工作成就有所記錄，如果沒有這種記錄的話，想要收集你需要的信息將會是一項要花費大量的時間的任務(wù)。最后，這樣處理員工會議能夠使時間的利用和知識的傳遞更為有效，從而使小組工作任務(wù)的完結(jié)得到極大的改善。

應(yīng)用時間管理提高工作效率從員工會23應(yīng)用時間管理提高工作效率交流與完結(jié)

在每天的工作當中，管理人員都要面對大量的評議或要求，這些評議或要求可以是來自公司的經(jīng)理主管人員、高級管理層、中級管理層、直接領(lǐng)導，也可以是來自分析家和生產(chǎn)線上的工人。為了確保重要的交流能夠轉(zhuǎn)化成目標乃至最終的工作成就，某種形式的記錄工具同完結(jié)工作任務(wù)的能力的結(jié)合是最為有效的。

日歷、筆記本電腦或是臺式機、甚至是簡單的記事本都可以用做記錄的工具?？梢越ㄗh你手下的員工應(yīng)用一種很好的辦法，那就是要立即闡明要求和意見，避免日后在交流上出現(xiàn)誤會。

應(yīng)用時間管理提高工作效率交流與完結(jié)

24應(yīng)用時間管理提高工作效率

最后的思考

應(yīng)用了這些技巧之后，你將會發(fā)現(xiàn)管理人員和員工在時間管理方面有了明顯的改進。員工的工作效率、工作表現(xiàn)和生產(chǎn)力都得到了顯著的提高。結(jié)果有時會令人感到吃驚。管理人員將會發(fā)現(xiàn)有更多的項目如期完成。返工的情況有所減少，因為員工把注意力放到了防止浪費發(fā)生上。重要工作任務(wù)能夠順利的如期完成，不會出現(xiàn)在最后時刻突擊的情況。員工們將會對自己能夠完成哪些工作任務(wù)、哪些工作任務(wù)需要重新安排有給為清楚的認識。意外情況將會減少，因為時間的利用和工作任務(wù)的延期都得到了更好的管理。使自己具備完結(jié)工作任務(wù)的技能并不是什么困難的事情。應(yīng)用上面所提到的各種技巧，創(chuàng)建一種對應(yīng)用這些技巧的益處有清楚認識的企業(yè)文化，你將開始看到收益。如果這些技巧能夠在互動的基礎(chǔ)之上得到進一步的應(yīng)用，那么等待著你的將會是更大的驚喜。

應(yīng)用時間管理提高工作效率最后的思考25每日清單上的Boss項每日清單上的Boss項26

我們的每一天都是非常寶貴的。為此我們不惜花時間去研究時間管理的方法，為此我們尋找最合理的日常事務(wù)管理方法。盡管如此我們?nèi)匀徊蛔孕?，每天都問自己這樣一個問題“我今天過得成功呢？還是失敗？”陳安之老師說過：“在你的面前有一堆石頭，就算你清理掉99%的小石頭，只要有一塊大石頭還在那里，那你就是不成功的”。很多人將這個理念應(yīng)用到人生規(guī)劃或者項目管理當中去，不再贅述，這里我談?wù)劄槭裁磳⑦@個理念應(yīng)用在我們的每日清單中。記得小時候玩游戲機的時候，每個關(guān)卡都有一個Boss把守，這個Boss要比前面遇到的任何一個對手都強壯、狡猾、值得打敗。

我們的每一天都是非常寶貴的。為此27不干掉這個Boss，就無法過關(guān)！回到我們的清單上來，我看過有些人的清單，密密麻麻寫了一堆要做的事情：開會、寫文檔、約會、回電話……追在日程表的屁股后面把一天的工作忙完了，腦子里面都是暈暈乎乎的，我估計他根本不知道今天有哪些收獲，哪些地方需要改進，象“今天過得是否成功”這樣的問題他根本就不會考慮，第二天一早看見日程表就想吐。我們是應(yīng)該按照GTD的方法管理我們的生活，但是我們不應(yīng)該成為GTD的奴隸。面對著緊湊的日程表，我們?nèi)孕枰３智逍训念^腦（別忘了GTD是為了讓我們心靜止水而不是自找煩惱）。我們不妨和自己玩?zhèn)€游戲：在每日清單上設(shè)置一個Boss項，當作必須跨越的關(guān)卡，每天不論怎么樣，都要想辦法把Boss項“搞定”！

不干掉這個Boss，就無法過關(guān)！28

Boss項其實和“四象限”法則中的“重要且緊急”類似，但是GTDLife不強調(diào)其“優(yōu)先級”，GTDLife認為必須設(shè)立Boss項有以下幾個原因：

Boss項有助于幫助我們界定成功：我們大家都知道“分段實現(xiàn)大目標”的道理，即一個很巨大的成功，必然是通過一個個很小的成功來實現(xiàn)的，那么Boss項就可以幫助我們界定每天是否取得了“小小的成功”，就像1+1+1+1。。。。。

Boss項有助于幫助我們確立信心：在實現(xiàn)目標達成愿望的過程中是十分需要信心的保證的，在每天完成一個Boss項同時也在一點一點的積累信心，我們會覺得每一天都離目標近一點。

Boss項有助于幫助我們調(diào)整計劃：計劃沒有變化快，我們每天都要應(yīng)對各種各樣的變化，但是記住Boss項是不能順延的。這是自己和自己的約定。（無法使每個NA神圣化的朋友，這每天唯一的Boss項是底線哦。。）

Boss項有助于幫助我們進行回顧：Boss項都是每天的重要事項，進行周回顧的時候可以讓你迅速的掌握到每天的重點，節(jié)省周回顧的時間。

Boss項其實和“四象限”法則中的“重要且緊急29

設(shè)置方法：在清單上打上自己習慣的標記即可，使用紙張的就打個星號，使用數(shù)碼設(shè)備的就將其標為醒目的紅色。設(shè)置時間：推薦在每天早晨起來瀏覽清單的時候做。當作一個“2分鐘”任務(wù)去完成吧。舉例：準備會議發(fā)言材料給XXX回電話查找關(guān)于XXX招標的信息編寫XXX合同。。。。。。如果一天結(jié)束的時候紅色字體的Boss項仍然沒有完成，那這一天就和“成功”還差一點。

PS：建議只設(shè)置一個Boss項設(shè)置方法：在清單上打30在辦公室避免被打擾的幾個技巧在辦公室避免被打擾31

GTDLife在前面無數(shù)次的提到了設(shè)置一個UnbrokenTime可以成倍的提高效率，根據(jù)我的經(jīng)驗，只有把UnbrokenTime設(shè)置到睡覺前或起床后比較合適和可行，原因如下：

1. 受到外界干擾的可能性較小

2. 家里的環(huán)境比較舒適，能很好的放松心情，有利于思考大部分人都認為想在辦公室找到一個這樣的UnbrokenTime是不大可能的，除非你是公司董事長。在這里和大家分享幾個在辦公室避免被打擾的幾個小技巧(或許只能說是降低干擾)，希望能對大家有所幫助。GTDLife在前面無數(shù)次的提到32

另辟蹊徑

對于一般的職員來說，都是在一個大房間內(nèi)辦公，僅僅靠一些隔斷劃分出每個人的工作區(qū)域，這樣的設(shè)置方法既可以保持員工之間的距離，又不影響溝通，簡直是天才的發(fā)明，可是我們在進入UnbrokenTime的時候是需要盡量排除任何干擾的，怎么辦呢？我在現(xiàn)實生活中采取的是“躲避戰(zhàn)術(shù)”。在一個別人找不到的地方享受自己的UnbrokenTime，在這種情況下一般設(shè)置的時間比較短，經(jīng)常在半小時左右，這足以整理我們的思路了。特別建議那些與編程打交道的朋友，當你遇到挫折的時候，當你百思不得其解的時候，找個僻靜的地方進行一次UnbrokenTime吧，或許會有意想不到的收獲比如：樓道、會議室、咖啡機旁、清洗間。。。

ps：廁所也是一個不錯的地方。另辟蹊徑33斷掉通訊當你注意力完全集中在手頭的工作時，只有很少的幾件事情可以干擾你：手機來電（短信）Email到達提醒日程提醒有人找你如果你打算在工作時給自己一個安靜的時間段去仔細的規(guī)劃手頭的工作，那么我建議你：手機調(diào)成靜音（非振動），在特定的時間統(tǒng)一回電關(guān)閉Outlook或其他Email客戶端，每天固定幾個時間去接收和回復挑選一個有人打擾幾率最低的時間段斷掉通訊34世外桃源你可以嘗試投入音樂的懷抱，當你寫程序、編輯視頻、制作動畫或者其他“熟練活”的時候，你可以戴上耳塞，放上一段音樂，將自己和其他人隔離開來。每個人都有自己喜歡的背景音樂，我最喜歡的是小野麗莎的作品，呵呵～

其實，最重要的是下面這段話：

投入的工作和被打擾是此消彼長的，如果說你足夠投入的話，周圍的環(huán)境是很難干擾你的，你只需要將手機關(guān)掉即可進入UnbrokenTime的境界，而如果你本身就對工作十分厭煩，心情十分浮躁，那么就算是一根針掉在地上，也會吸引你的注意力。關(guān)于效率提高方法的分享課件35UnbrokenTime

不被打擾的時間UnbrokenTime

不被打擾的時間36

有人提到了造成執(zhí)行力低下的最重要環(huán)節(jié)就是：review

GTDLife非常認同這一點，不知道有多少熱心的GTDer充滿信心的執(zhí)行自

己的GTD系統(tǒng)，然后又敗在這套系統(tǒng)之下(這也是很多“簡化版”GTD系統(tǒng)產(chǎn)生的誘因之一)。

享受GTD的關(guān)鍵是執(zhí)行力，執(zhí)行力低下的關(guān)鍵是無法堅持review。

我們說服自己不去review的借口太多了，比如：? 我的時間很寶貴，既然已經(jīng)收集進來了為什么還要review浪費時間呢？? 我的記憶力很好，不需要經(jīng)常review。? 今天太晚了，把今天的review和明天合并在一起進行吧。

顯然，我們對review的重視程度不夠！那么我們可以通過下面的方法把review重新放到一個神圣的位置上：? 明確的規(guī)定一個時間段專門用來review? 放大review的概念從而提高重視程度? 通過自己喜歡的，很舒服的方式進行review

根據(jù)上面的方法，我認為最適合的就是----設(shè)置UnbrokenTime有人提到了造成執(zhí)行力低下的最重要環(huán)節(jié)就是：rev37

UnbrokenTime的概念來自于陳安之先生的勵志學當中。GTDLife認為非常適合用來解決在review環(huán)節(jié)執(zhí)行力不夠的問題。我們需要每天為自己設(shè)置1個小時到90分鐘的時間去做一些自己認為最重要的事情，在這段時間里，電話關(guān)掉，房門關(guān)上，去除雜念全身心的投入到重要的事情當中，我們以前往往都是“每天至少review一次”，這樣一來執(zhí)行力勢必會大打折扣，但假如我們設(shè)置為“每天晚上21點到22點放下所有的事情進行review”，這樣的效果可想而知。在UnbrokenTime里我們不僅可以完成GTD系統(tǒng)的review環(huán)節(jié)，就象GTDLife說的那樣，我們可以做任何自己認為重要的事情。比如，在這段時間里我們可以冥想，我們也可以對我們自己的短期目標，中期目標，長期目標進行設(shè)定和修改，設(shè)置我們可以利用這段時間練習毛筆字，練習薩克斯。UnbrokenTime是一個極有效率的時間段。UnbrokenTime的概念來自于陳安之先38不要把review當作一件“苦差事”，我們大可在review的時候伴隨著喜愛的音樂。也可以把自己放在舒服的躺椅里翻開GTD系統(tǒng)中需要review的東西，或者是Forgetful-system系統(tǒng)中搜集的資料?？傊?，不管是執(zhí)行力低下的review環(huán)節(jié)，還是生活中重新修正我們的目標，都可以通過設(shè)定UnbrokenTime的方法達到我們的目的。不要把review當作一件“苦差事”，我們大39養(yǎng)成好的工作習慣

提高工作效率養(yǎng)成好的工作習慣40你是不是每天都很忙，卻老是忙而無功？是不是感覺付出很多，得到的卻只是老板的批評？是不是沒有一刻空閑，到總結(jié)時卻說不出所完成的成果？

如果你已身心疲憊，但是一無所獲，那么，你可能不是工作不努力，而是沒有掌握提高工作效率的正確方法，在無意中浪費了你的生命。

下面的建議不是萬能的“靈丹妙藥”，但可以給你提高自己的工作效率提供一些有益的參考：

1、把所有工作劃分成"事務(wù)型"和"思考型"兩類，分別對待：所有的工作無非兩類：“事務(wù)型”的工作不需要你動腦筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕干擾和中斷；“思考型”的工作則必須你集中精力，一氣呵成。對于“事務(wù)型”的工作，你可以按照計劃在任何情況下順序處理；而對于“思考型”的工作，你必須謹慎地安排時間，在集中而不被干擾的情況下去進行。對于“思考型”的工作，最好的辦法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想：吃飯時想，睡不著覺的時候想，在路上想，上WC的時候想。當你的思考累計到一定時間，再安排時間集中去做，你會發(fā)現(xiàn)，成果會如泉水一般，不用費力，就會自動地汩汩而來，你要做的無非是記錄和整理它們而已！

你是不是每天都很忙，卻老是忙而無功？是不是感覺41

2、每天定時完成日常工作：

你每天都需要做一些日常工作，以和別人保持必要的接觸，或者保持一個良好的工作環(huán)境，這些工作包括查看電子郵件，和同事或上級的交流，瀏覽你必須訪問的BBS，打掃衛(wèi)生等等；這些常規(guī)的工作雜亂而瑣碎，如果你不小心對待，它們可能隨時都會跳出來騷擾你，使你無法專心致志地完成別的任務(wù)，或者會由于你的疏忽帶來不可估量的損失。

處理這些日常工作的最佳方法是定時完成：在每天預定好的時刻集中處理這些事情，可以是一次也可以是兩次，并且一般都安排在上午或下午工作開始的時候，而在其他時候，根本不要去想它！

除非有什么特殊原因（例如你在等待某個人發(fā)來的緊急郵件），否則，強迫自己在預定時刻之外不要查看郵箱，不要瀏覽BBS，不要去找領(lǐng)導匯報工作，這樣，處理這些事務(wù)的效率才會提高，并且不會給你的其他主要工作帶來困擾。

2、每天定時完成日常工作：42

3、列出工作計劃，并且用明顯的方式提示你完成的進度：

記住：工作計劃必不可少！這種計劃并不是為了向某人匯報，也不是為了給自己增加壓力，而是為了讓你記住有哪些事情需要去做，而不是被無形而又說不清楚的工作壓力弄得暈頭腦漲，煩躁不以。首先：在每周的開始列出本周的計劃。計劃的內(nèi)容就是本周準備做哪些事情，除非是外界有嚴格時間限制的任務(wù)（例如周三必須向客戶提交出產(chǎn)品文檔），否則，周計劃無須設(shè)定每項任務(wù)擬訂的進行時間，也沒有必要詳細去說明任務(wù)的內(nèi)容。你只需要一些提示，讓你不會忘記本周要做的工作；然后，每天早上列出時間表，從周計劃中選擇出當天想做的事，并安排具體時間去完成；列出所有需要打的電話，和每個電話的內(nèi)容。這張時間表應(yīng)該隨時在你身邊，一抬眼就能看到，它象一個忠實的助手，隨時告訴你下一步工作的內(nèi)容！最后，必須進行工作計劃的總結(jié)。很多人把工作總結(jié)想得很復雜，仿佛需要把所有完成的任務(wù)的完成情況和沒有完成的任務(wù)的未完成原因都詳詳細細地書寫出來。這是一個天大的誤解??！其實，工作總結(jié)隨時都在進行，方法簡單之極：用粗筆把你做完的事從周計劃和日時間表中重重地劃去??！另一種總結(jié)是在我們制定每日的時間表和每周的計劃表時完成的，方法也十分簡單：把當日或當周沒有完成的工作抄寫到下一日或下一周的計劃中去！你一定要明白，制定計劃的根本目的不是給你施加任何壓力，而是給你一個有序的、有準備的工作安排。因此，不要為未完成預定的任務(wù)而懊惱，而是記住這些任務(wù)，并且盡快安排去進行！同時，工作計劃還會給你帶來自信和成就感：當一個人看到面前成堆的任務(wù)被狠狠地劃去，象征著這些敵人被征服和消滅，那就象是軍人看到自己肩膀上的金星在一顆顆增加一樣，是何等地暢快淋漓！3、列出工作計劃，并且用明顯的方式提示你完成的進43

4、安排好隨時可進行的備用任務(wù)，以不浪費你的時間

我們常常會遇到這樣的情況：需要打開或下載某個網(wǎng)站內(nèi)容，連網(wǎng)速度卻慢得象爬蟲；離預定好的約會還有半個鐘頭的空余時間；焦急地等待某人或某物，卻不知道他（它）什么時候會到來；心情不好或情緒不高，不想做任何需要投入精力的工作；所有任務(wù)都已完成，而下班的時間還未到來。通常，人們遇到這些情況時，會采用兩種方法去對待：或者百無聊賴地等待，或者隨便拿起一項工作來做。無所事事地等待是自殺的最好方法，因為你的生命會在你發(fā)蒙時一刻不停地流逝；而隨便進行一項工作，最可能的結(jié)果是工作效率極其低下，在這段空白時間過完時必須放棄手頭的沒有完成的工作，下次再重新開始。對待這樣的空白時間最好的方法是：預先準備備用的任務(wù)，而利用這樣的時間去進行（不是完成）它！這樣的備用任務(wù)要求具備的特點是：不需要耗費大量的腦力去思考；隨時可以開始，隨時可以中斷，并且下次可以繼續(xù)進行；沒有時間的壓力，不必在某個時間非完成不可；能給自己帶來一定的樂趣。這樣的工作有：瀏覽報刊雜志，閱讀有益的但是非專業(yè)的書籍，查看網(wǎng)絡(luò)新聞，隨意訪問自己感興趣產(chǎn)品的網(wǎng)站，對自己已完成的工作成果進行美化加工（例如整理文檔，修飾繪圖設(shè)計），整理文件，將顧客傳真歸檔等等。如果你安排好了這樣的任務(wù)，你不光可以把這些需要等待的空白時間充分利用起來，并且你還可以有額外的驚人收獲：整齊美觀的文件柜，有價值的新聞或文章，或者在一年之內(nèi)讀完了巴爾扎克的全部小說！4、安排好隨時可進行的備用任務(wù)，以不浪費你的時間44

5，不要猶豫和等待，立即行動；這一條是對以上四條的重要補充：不要猶豫和等待，立即行動。沒有任何工作會因為你回避它而自動消失，沒有任何煩惱會因為你不去想而煙消云散。你沒有別的選擇，只能去面對，只能去迎接任何挑戰(zhàn)。記住：世界是屬于那些善于思考，也善于行動的人的！5，不要猶豫和等待，立即行動；45經(jīng)驗分享讓我們一同成長

經(jīng)驗分享46其實，我們可以跑得更快!謝謝!其實，我們可以跑得更快!謝謝!47我們可以跑得更快——一些效率提高方法的分享我們可以跑得更快——一些效率提高方法的分享48GTD

GTD是英文GettingThingsDone的縮寫,是一種行為管理的方法，我們目前的GTD愛好者通過學習這樣的一種行為管理方法，掌握了一種GTD式的生活方式，這種生活方式的境界是“心如止水”。GTDGTD是英文GettingThing49GTDGTD的主要原則在于一個人需要通過記錄的方式把頭腦中的各種任務(wù)移出來.通過這樣的方式,頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情。"把所有事情都從你的腦袋里弄出來。在事情出現(xiàn)就做好相關(guān)行動的一系列決定，而不是在事情爆發(fā)的時候。以合適的類別組織好你的項目的各種提醒以及下一步的行動。保持你的系統(tǒng)更新和完整，充分地檢查，使你在任何時候都能信任你的對于你正在做(或者不做)的事情直覺的選擇。"GTDGTD的主要原則在于一個人需要通過記錄的方式把頭腦中50GTD的流程

GTD的流程分為“五個水平流程”和“六個不同高度”

五個水平流程包括：收集、處理、組織、回顧、執(zhí)行

六個高度包括：下一步行動、任務(wù)、責任范圍、目標、愿景、原則

這里給大家用一句話大致描述一下

收集：將大腦清空，把所有的雜事放入收集籃。

處理：對雜事進行加工，找到下一步行動和成功愿景。

組織：將加工好的雜事放入你自己的清單系統(tǒng)內(nèi)，做到各就各位。

回顧：有規(guī)律性的回顧你的清單，時刻保持大腦空白狀態(tài)。

執(zhí)行：利用你的清單以及情境，合適的時間、環(huán)境做適合的事情。

從某個角度來講，GTD、ZTD之類的時間管理方法就是為了一個目的：

幫助你集中精力。GTD的流程

GTD的流程分為“五個水平流程”和“六個不同高51我們有的時候會發(fā)現(xiàn)：集中精力半個小時做的事情可能比平時3個小時做的事情還要多。

但是很多人都沒有辦法集中自己的精力，總感覺腦袋里面裝了一堆的事情，因此，GTD強調(diào)“把所有的事情都交給你信賴的GTD系統(tǒng)，投入100%的精力在你的NextAction上面”

以下是根據(jù)大多數(shù)人經(jīng)驗列出的精力被分散的典型過程：

“現(xiàn)在就開始寫這份文檔吧---應(yīng)該從哪里開始呢？---我桌上的訂書機怎么不見了---肯定是小李拿走了---這份文檔應(yīng)該讓小李來寫的---老板真偏心眼---對了，我上次請XX吃飯他還沒回請我呢---現(xiàn)在有點餓了，看看同事那里有沒有什么吃的---和同事上次買的足彩就猜錯了3場，好可惜---等我用了500萬，先買個macbookair---最近apple的股價可不怎么樣---中石油被套越來越深了---手機響了，先接電話?！?/p>

下面的十個方法或許可以幫助我們集中自己的精力，都是些經(jīng)驗總結(jié)，也希望大家能分享一下你們的經(jīng)驗。我們有的時候會發(fā)現(xiàn)：集中精力半個小時做的事情52關(guān)于GTD大家可以參看我以前寫的“GTD字典系列”以及“GTD電子書”GTD能夠幫助我們有效的減輕壓力，這是GTDLife的親身體驗。使用GTD方法關(guān)于GTD大家可以參看我以前寫的“GTD字典系列”以及“GT53

如果你已經(jīng)花費了2個多小時在某件事情上，而又覺得精力已經(jīng)無法集中的時候，建議你先做一個短暫的休息，比如說你可以花十分鐘的時間聽聽音樂，喝杯香茶，或者出去活動活動，望望遠處，等你再次回到手頭的工作上時，會發(fā)現(xiàn)自己的精力已經(jīng)恢復，已經(jīng)能夠繼續(xù)投入的工作了。工作時間不能太長如果你已經(jīng)花費了2個多小時在某54

在集中精力做一件事情的時候，不要再去想是不是到了接孩子的時間，是否家里的椅子該修修了，是不是應(yīng)該給老婆一個驚喜。壓根就不要想這些，這些東西都應(yīng)該是放在你的GTD系統(tǒng)里，你現(xiàn)在需要做的是，排除一切雜念，腦子里只有需要集中精力做的這件事情。排除雜念在集中精力做一件事情的時候，不要55根據(jù)經(jīng)驗，我們往往下定決心要花1個小時的時間去做某件重要的事情，但是當我們屏氣凝神的坐在那里時，卻不知道該如何下手，于是乎手忙腳亂的準備半天，早超過一個小時的時間了，這是我們沒有提前做好準備，在打算集中精力干掉一件重要任務(wù)時，必須保證這是一件可以立即去做的事情，結(jié)合GTD來說，他應(yīng)該是一件NextAction。知道怎么去做根據(jù)經(jīng)驗，我們往往下定決心要56我曾經(jīng)看過這樣的一篇文章：打造GTD辦公環(huán)境。有讀者就問作者：“連辦公桌也要按照GTD的方法來布置，你中毒了吧”，作者沒有中毒，其實雖然說的很冠冕堂皇“打造GTD式的辦公環(huán)境”，其實原則很簡單：桌面上只擺放你需要的東西，其他的一概不擺。那些東西都會分散你的注意力。簡潔的辦公桌我曾經(jīng)看過這樣的一篇文章：打造57當你昏昏欲睡的時候你能出色的完成一份報告嗎？當你胃疼的時候你能分析財務(wù)報表嗎？身體健康是精力旺盛的保障，所以我建議大家立即給自己制定一個鍛煉計劃，為了擁有充沛的精力，為了能有機會享受你拼命賺錢的成果。保持身體的最佳狀態(tài)當你昏昏欲睡的時候你能出色的完58有些人說人類需要睡足10個小時，有些人說8個小時，現(xiàn)在更普遍的理論是6-7個小時，其實這是因人而異的，睡眠質(zhì)量低的人，可能8-9個小時才能恢復精力，睡眠質(zhì)量高的人之需要6個小時，如果他非睡夠9個小時，那反而是有害健康的。所以很明顯的：擁有良好的睡眠=每天節(jié)省1個小時=每年節(jié)省300多小時=每年多十幾天時間擁有良好睡眠有些人說人類需要睡足10個小時，59現(xiàn)在這個年代，手機等通訊工具就像是一個緊箍咒，我們被逼自愿戴在頭上，每次有動靜的時候都讓我們頭疼。所以多數(shù)專家建議在集中精力做某件事情的時候最好關(guān)掉電話，但是我做不到，我的方法是設(shè)置成靜音狀態(tài)，撇到眼睛看不到的地方。（專家經(jīng)常說一些我們根本做不到的事情，我懷疑他們自己是否能做到，這也是GTDLife立足于經(jīng)驗分享的原因）關(guān)閉手機等通訊工具

現(xiàn)在這個年代，手機等通訊工具60

GTDLife以前強調(diào)過擁有一個unbrokentime可以起到事半功倍的效果，如果你不是領(lǐng)導或者大老板的話，你需要更加巧妙的為自己設(shè)置unbrokentime，關(guān)于這些，我們可以日后再聊。我們的目標越是明確，我們的精力越是集中，我們的方法越是正確，我們就越接近成功。通過溝通給自己設(shè)定一個unbrokentimeGTDLife以前強調(diào)過擁有一個unbrok61讓我們分享經(jīng)驗，讓我們一起成長。經(jīng)驗分享讓我們分享經(jīng)驗，讓我們一起成長。經(jīng)驗分享62應(yīng)用時間管理提高工作效率應(yīng)用時間管理提高工作效率63應(yīng)用時間管理提高工作效率

工作任務(wù)的完結(jié)作為一項技能常常被低估甚至忽視。但是，一直以來，對工作任務(wù)完結(jié)的重視總是能夠提高整個企業(yè)的運營效率，改善整個企業(yè)的運營表現(xiàn)，帶動整個企業(yè)生產(chǎn)力的提高。

如果你能夠幫助自己手下的員工在工作中應(yīng)用時間管理流程，那么你就能夠幫助他們提高生產(chǎn)力和工作效率。如果你手頭有失敗的項目，有需要重新完成的工作，或是你發(fā)現(xiàn)自己手下的員工在過去幾周的時間里為了完成一些重要的工作任務(wù)而變的近乎瘋狂，那么時間管理流程的應(yīng)用就顯得更為重要了。

應(yīng)用時間管理提高工作效率工作任務(wù)的64應(yīng)用時間管理提高工作效率

記錄詳細的活動日志

要想使工作任務(wù)的完結(jié)得到改善，一個有效的起始步驟就是讓自己手下的員工記錄詳細的每日活動日志。我比較喜歡這樣一種日志格式：在日志的左手欄里以半個小時或是十五分鐘為間隔列出每天的工作時間，在日志的上方列出活動的負責人、活動種類（每天的工作任務(wù)、每周的工作任務(wù)等）、活動的起/止時間、活動的預計持續(xù)時間、實際持續(xù)時間以及備注。

要指導自己手下的IT員工應(yīng)用日志來記錄他們每天進行的各項工作。要向他們解釋清楚，記錄日志的目的并不是出于微觀管理的需要，而是為了幫助員工中的管理人員來提高自己所領(lǐng)導的員工的生產(chǎn)力和工作效率，同時也改善自己的工作表現(xiàn)。

IT管理人員要列出所有的活動：休息時間、公司其他部門的朋友路過時交談所花費的時間、完成項目/操作/小組任務(wù)所花費的時間、與朋友或是愛人通電話所花費的時間或是處理個人事務(wù)所花費的時間。為了確保應(yīng)用時間管理流程的成功，任何一項活動都不能被漏掉。應(yīng)用時間管理提高工作效率記錄詳細的活動日志65應(yīng)用時間管理提高工作效率

評定日志

當你手頭有了一周或是兩周的日志時，讓手下的員工將所記錄的時間填寫到活動欄的每一個種類當中。然后讓他們把每周的總時間累加起來。這樣他們就會開始意識到優(yōu)化時間應(yīng)用的現(xiàn)實途徑，并因此而改進完結(jié)工作任務(wù)的水平。

這是建立一種能夠加強企業(yè)范圍內(nèi)的時間管理的企業(yè)文化的開始。接下來的一步就是開始對工作中的時間花費情況進行評定和分析，對于下面幾個方面要特別引起注意。

浪費時間的活動

讓你手下的員工看看時間看上去都浪費在了哪些活動上，比如說打私人電話、喝咖啡休息、同路過的公司里的朋友談?wù)撆c工作無關(guān)的事情或是上網(wǎng)進行一些個人瀏覽。這并不是說這些方面的活動必須避免——

任何人都需要休息，都需要處理一些合理的個人事務(wù)。

之所以要這樣做僅僅是出于分析的目的，要看看時間浪費在了哪里，讓大家對此有清醒的認識。員工們經(jīng)常會為在瑣事上花費了大量的時間而感到驚訝不已。隨著對時間花費情況真實了解的不斷深入，員工們很容易找到更為明智的利用時間的方法。這才是工作任務(wù)完結(jié)或企業(yè)時間管理的真正開始。

應(yīng)用時間管理提高工作效率評66應(yīng)用時間管理提高工作效率

項目持續(xù)實際時間與預計時間對比

了解項目持續(xù)的實際時間與預計時間的對比能夠給我們帶來很多的意外和收益。通過對自己的工作活動的追蹤，管理人員們能夠?qū)λ麄冋J為一個項目要持續(xù)的時間同實際持續(xù)的時間的對比有一個清楚的認識。這種認識能夠使他們對完成工作任務(wù)所需要的時間的預計得到改進。項目持續(xù)時間的預計將變得更加實際，從時間、成本及范圍等多個方面來看，公司的項目計劃也將因此而得到極大的改善。

同樣，隨著這一過程的不斷改進，操作任務(wù)、小組任務(wù)以及其他各項任務(wù)的時間預計也將更為準確。由于對無法如期完成工作任務(wù)的原因有了更為清楚的了解，員工們也能夠找到更好的如期完成任務(wù)的途徑。對項目持續(xù)的實際時間與預計時間的對比的了解不僅能夠使對項目持續(xù)時間的預計變的更為準確，而且能夠使員工的時間利用情況得到改進。

通過對項目持續(xù)時間預計的更為清楚的認識，管理人員在為每項新的工作任務(wù)預計工期時將更為準確，在現(xiàn)有工作任務(wù)的工期需要重新計劃或是調(diào)整時也能夠有所意識，并且不會由于不合理的時間預期而引起時間管理上的問題。

應(yīng)用時間管理提高工作效率

項目持續(xù)實際時間與67應(yīng)用時間管理提高工作效率

工作任務(wù)延期

時間日志評定/分析過程中另外一個頗具價值的要素就是了解重要的工作任務(wù)為什么會延期。項目延期可能是出自多方面的原因——員工可能覺得工作太難或是太枯燥、他們可能害怕失敗、或是缺少工作的動力。在日志的幫助下，管理人員可以了解到造成工作任務(wù)延期的原因，并且在此基礎(chǔ)之上找到防止這種情況出現(xiàn)的辦法。

會議

如果員工們能夠?qū)ψ约旱墓ぷ鲿r間安排有更好的了解，能夠?qū)⒏鞣N會議同自己的工作更好的協(xié)調(diào)，那么才能使他們避免在會議上浪費不必要的時間。他們能夠判斷出哪些會議是有意義的，哪些會議是沒有意義的。沒有必要的會議很容易就能判斷出來。要通過各種方式來提高可行性會議的時間利用率。通過對會議目標、日程和預期的交流可以使所有的與會者對會議內(nèi)容有更好的了解，更好的進行準備，這樣有利于節(jié)省會議時間。

應(yīng)用時間管理提高工作效率工作任務(wù)68應(yīng)用時間管理提高工作效率

安排新的工作任務(wù)

時間評定過程能夠讓管理人員了解空閑時間在哪里。新的工作任務(wù)不管是來自哪里——來自項目需求也好、來自操作需求也好、來自小組需求也好，哪怕它就是一個特殊的項目也好——都能夠得到很好的安排。時間評定過程的不斷反復能夠讓員工更好的預計工作時間，真正能夠按照工期完成任務(wù)。在需要的情況下，某些任務(wù)的工期可以重新規(guī)劃。

項目任務(wù)、操作任務(wù)和小組任務(wù)的時間預計將變的更為實際。企業(yè)的項目計劃也將得到改進。在此基礎(chǔ)之上，很多時間管理問題都能夠被避免。

分配工作任務(wù)

時間管理流程的另外一個好處就是能夠使IT管理人員的工作分配得到改進。這有助于他們幫助員工更好的完成工作任務(wù)。

還有一個好處就是管理人員能夠很清楚的找到適合每項工作任務(wù)的最佳人選。

應(yīng)用時間管理提高工作效率

安排新的工作任務(wù)

69應(yīng)用時間管理提高工作效率

從員工會議上獲取更大的價值

員工會議應(yīng)該定期舉行，但是這些會議對時間的浪費有時會令人覺得難以置信。時間評定通常能夠使這種狀況得到改善。對所有的小組任務(wù)、分配情況、起/止時間、預計工期、實際工期以及備注的隨時記錄可以為員工會議的準備和管理提供一個非常有效的工具。

通常，要指定專人對會議內(nèi)容進行記錄，適當更新小組工作計劃，并且在下一次會議召開之前將所有的有關(guān)材料發(fā)送到所有的與會者手中。這能夠使員工們及時糾正問題，及時對工作計劃進行更新，并且為接下來的會議做好準備。

已經(jīng)完成的工作任務(wù)可以從主要計劃當中轉(zhuǎn)移出來，轉(zhuǎn)移到一個獨立的區(qū)域當中。計劃主要是列出現(xiàn)在正在進行的工作任務(wù)，作為小組時間管理的工具。同時，計劃還能夠提供那些極為有益的已經(jīng)完成的項目的詳細資料。

我曾經(jīng)遇到過無數(shù)次這樣的情況——上級領(lǐng)導要求了解同小組工作成就有關(guān)的信息，或是我自己需要了解一些細節(jié)問題。出于多種多樣的原因，你需要對小組的工作成就有所記錄，如果沒有這種記錄的話，想要收集你需要的信息將會是一項要花費大量的時間的任務(wù)。最后，這樣處理員工會議能夠使時間的利用和知識的傳遞更為有效，從而使小組工作任務(wù)的完結(jié)得到極大的改善。

應(yīng)用時間管理提高工作效率從員工會70應(yīng)用時間管理提高工作效率交流與完結(jié)

在每天的工作當中，管理人員都要面對大量的評議或要求，這些評議或要求可以是來自公司的經(jīng)理主管人員、高級管理層、中級管理層、直接領(lǐng)導，也可以是來自分析家和生產(chǎn)線上的工人。為了確保重要的交流能夠轉(zhuǎn)化成目標乃至最終的工作成就，某種形式的記錄工具同完結(jié)工作任務(wù)的能力的結(jié)合是最為有效的。

日歷、筆記本電腦或是臺式機、甚至是簡單的記事本都可以用做記錄的工具。可以建議你手下的員工應(yīng)用一種很好的辦法，那就是要立即闡明要求和意見，避免日后在交流上出現(xiàn)誤會。

應(yīng)用時間管理提高工作效率交流與完結(jié)

71應(yīng)用時間管理提高工作效率

最后的思考

應(yīng)用了這些技巧之后，你將會發(fā)現(xiàn)管理人員和員工在時間管理方面有了明顯的改進。員工的工作效率、工作表現(xiàn)和生產(chǎn)力都得到了顯著的提高。結(jié)果有時會令人感到吃驚。管理人員將會發(fā)現(xiàn)有更多的項目如期完成。返工的情況有所減少，因為員工把注意力放到了防止浪費發(fā)生上。重要工作任務(wù)能夠順利的如期完成，不會出現(xiàn)在最后時刻突擊的情況。員工們將會對自己能夠完成哪些工作任務(wù)、哪些工作任務(wù)需要重新安排有給為清楚的認識。意外情況將會減少，因為時間的利用和工作任務(wù)的延期都得到了更好的管理。使自己具備完結(jié)工作任務(wù)的技能并不是什么困難的事情。應(yīng)用上面所提到的各種技巧，創(chuàng)建一種對應(yīng)用這些技巧的益處有清楚認識的企業(yè)文化，你將開始看到收益。如果這些技巧能夠在互動的基礎(chǔ)之上得到進一步的應(yīng)用，那么等待著你的將會是更大的驚喜。

應(yīng)用時間管理提高工作效率最后的思考72每日清單上的Boss項每日清單上的Boss項73

我們的每一天都是非常寶貴的。為此我們不惜花時間去研究時間管理的方法，為此我們尋找最合理的日常事務(wù)管理方法。盡管如此我們?nèi)匀徊蛔孕?，每天都問自己這樣一個問題“我今天過得成功呢？還是失??？”陳安之老師說過：“在你的面前有一堆石頭，就算你清理掉99%的小石頭，只要有一塊大石頭還在那里，那你就是不成功的”。很多人將這個理念應(yīng)用到人生規(guī)劃或者項目管理當中去，不再贅述，這里我談?wù)劄槭裁磳⑦@個理念應(yīng)用在我們的每日清單中。記得小時候玩游戲機的時候，每個關(guān)卡都有一個Boss把守，這個Boss要比前面遇到的任何一個對手都強壯、狡猾、值得打敗。

我們的每一天都是非常寶貴的。為此74不干掉這個Boss，就無法過關(guān)！回到我們的清單上來，我看過有些人的清單，密密麻麻寫了一堆要做的事情：開會、寫文檔、約會、回電話……追在日程表的屁股后面把一天的工作忙完了，腦子里面都是暈暈乎乎的，我估計他根本不知道今天有哪些收獲，哪些地方需要改進，象“今天過得是否成功”這樣的問題他根本就不會考慮，第二天一早看見日程表就想吐。我們是應(yīng)該按照GTD的方法管理我們的生活，但是我們不應(yīng)該成為GTD的奴隸。面對著緊湊的日程表，我們?nèi)孕枰３智逍训念^腦（別忘了GTD是為了讓我們心靜止水而不是自找煩惱）。我們不妨和自己玩?zhèn)€游戲：在每日清單上設(shè)置一個Boss項，當作必須跨越的關(guān)卡，每天不論怎么樣，都要想辦法把Boss項“搞定”！

不干掉這個Boss，就無法過關(guān)！75

Boss項其實和“四象限”法則中的“重要且緊急”類似，但是GTDLife不強調(diào)其“優(yōu)先級”，GTDLife認為必須設(shè)立Boss項有以下幾個原因：

Boss項有助于幫助我們界定成功：我們大家都知道“分段實現(xiàn)大目標”的道理，即一個很巨大的成功，必然是通過一個個很小的成功來實現(xiàn)的，那么Boss項就可以幫助我們界定每天是否取得了“小小的成功”，就像1+1+1+1。。。。。

Boss項有助于幫助我們確立信心：在實現(xiàn)目標達成愿望的過程中是十分需要信心的保證的，在每天完成一個Boss項同時也在一點一點的積累信心，我們會覺得每一天都離目標近一點。

Boss項有助于幫助我們調(diào)整計劃：計劃沒有變化快，我們每天都要應(yīng)對各種各樣的變化，但是記住Boss項是不能順延的。這是自己和自己的約定。（無法使每個NA神圣化的朋友，這每天唯一的Boss項是底線哦。。）

Boss項有助于幫助我們進行回顧：Boss項都是每天的重要事項，進行周回顧的時候可以讓你迅速的掌握到每天的重點，節(jié)省周回顧的時間。

Boss項其實和“四象限”法則中的“重要且緊急76

設(shè)置方法：在清單上打上自己習慣的標記即可，使用紙張的就打個星號，使用數(shù)碼設(shè)備的就將其標為醒目的紅色。設(shè)置時間：推薦在每天早晨起來瀏覽清單的時候做。當作一個“2分鐘”任務(wù)去完成吧。舉例：準備會議發(fā)言材料給XXX回電話查找關(guān)于XXX招標的信息編寫XXX合同。。。。。。如果一天結(jié)束的時候紅色字體的Boss項仍然沒有完成，那這一天就和“成功”還差一點。

PS：建議只設(shè)置一個Boss項設(shè)置方法：在清單上打77在辦公室避免被打擾的幾個技巧在辦公室避免被打擾78

GTDLife在前面無數(shù)次的提到了設(shè)置一個UnbrokenTime可以成倍的提高效率，根據(jù)我的經(jīng)驗，只有把UnbrokenTime設(shè)置到睡覺前或起床后比較合適和可行，原因如下：

1. 受到外界干擾的可能性較小

2. 家里的環(huán)境比較舒適，能很好的放松心情，有利于思考大部分人都認為想在辦公室找到一個這樣的UnbrokenTime是不大可能的，除非你是公司董事長。在這里和大家分享幾個在辦公室避免被打擾的幾個小技巧(或許只能說是降低干擾)，希望能對大家有所幫助。GTDLife在前面無數(shù)次的提到79

另辟蹊徑

對于一般的職員來說，都是在一個大房間內(nèi)辦公，僅僅靠一些隔斷劃分出每個人的工作區(qū)域，這樣的設(shè)置方法既可以保持員工之間的距離，又不影響溝通，簡直是天才的發(fā)明，可是我們在進入UnbrokenTime的時候是需要盡量排除任何干擾的，怎么辦呢？我在現(xiàn)實生活中采取的是“躲避戰(zhàn)術(shù)”。在一個別人找不到的地方享受自己的UnbrokenTime，在這種情況下一般設(shè)置的時間比較短，經(jīng)常在半小時左右，這足以整理我們的思路了。特別建議那些與編程打交道的朋友，當你遇到挫折的時候，當你百思不得其解的時候，找個僻靜的地方進行一次UnbrokenTime吧，或許會有意想不到的收獲比如：樓道、會議室、咖啡機旁、清洗間。。。

ps：廁所也是一個不錯的地方。另辟蹊徑80斷掉通訊當你注意力完全集中在手頭的工作時，只有很少的幾件事情可以干擾你：手機來電（短信）Email到達提醒日程提醒有人找你如果你打算在工作時給自己一個安靜的時間段去仔細的規(guī)劃手頭的工作，那么我建議你：手機調(diào)成靜音（非振動），在特定的時間統(tǒng)一回電關(guān)閉Outlook或其他Email客戶端，每天固定幾個時間去接收和回復挑選一個有人打擾幾率最低的時間段斷掉通訊81世外桃源你可以嘗試投入音樂的懷抱，當你寫程序、編輯視頻、制作動畫或者其他“熟練活”的時候，你可以戴上耳塞，放上一段音樂，將自己和其他人隔離開來。每個人都有自己喜歡的背景音樂，我最喜歡的是小野麗莎的作品，呵呵～

其實，最重要的是下面這段話：

投入的工作和被打擾是此消彼長的，如果說你足夠投入的話，周圍的環(huán)境是很難干擾你的，你只需要將手機關(guān)掉即可進入UnbrokenTime的境界，而如果你本身就對工作十分厭煩，心情十分浮躁，那么就算是一根針掉在地上，也會吸引你的注意力。關(guān)于效率提高方法的分享課件82UnbrokenTime

不被打擾的時間UnbrokenTime

不被打擾的時間83

有人提到了造成執(zhí)行力低下的最重要環(huán)節(jié)就是：review

GTDLife非常認同這一點，不知道有多少熱心的GTDer充滿信心的執(zhí)行自

己的GTD系統(tǒng)，然后又敗在這套系統(tǒng)之下(這也是很多“簡化版”GTD系統(tǒng)產(chǎn)生的誘因之一)。

享受GTD的關(guān)鍵是執(zhí)行力，執(zhí)行力低下的關(guān)鍵是無法堅持review。

我們說服自己不去review的借口太多了，比如：? 我的時間很寶貴，既然已經(jīng)收集進來了為什么還要review浪費時間呢？? 我的記憶力很好，不需要經(jīng)常review。? 今天太晚了，把今天的review和明天合并在一起進行吧。

顯然，我們對review的重視程度不夠！那么我們可以通過下面的方法把review重新放到一個神圣的位置上：? 明確的規(guī)定一個時間段專門用來review? 放大review的概念從而提高重視程度? 通過自己喜歡的，很舒服的方式進行review

根據(jù)上面的方法，我認為最適合的就是----設(shè)置UnbrokenTime有人提到了造成執(zhí)行力低下的最重要環(huán)節(jié)就是：rev84

UnbrokenTime的概念來自于陳安之先生的勵志學當中。GTDLife認為非常適合用來解決在review環(huán)節(jié)執(zhí)行力不夠的問題。我們需要每天為自己設(shè)置1個小時到90分鐘的時間去做一些自己認為最重要的事情，在這段時間里，電話關(guān)掉，房門關(guān)上，去除雜念全身心的投入到重要的事情當中，我們以前往往都是“每天至少review一次”，這樣一來執(zhí)行力勢必會大打折扣，但假如我們設(shè)置為“每天晚上21點到22點放下所有的事情進行review”，這樣的效果可想而知。在UnbrokenTime里我們不僅可以完成GTD系統(tǒng)的review環(huán)節(jié)，就象GTDLife說的那樣，我們可以做任何自己認為重要的事情。比如，在這段時間里我們可以冥想，我們也可以對我們自己的短期目標，中期目標，長期目標進行設(shè)定和修改，設(shè)置我們可以利用這段時間練習毛筆字，練習薩克斯。UnbrokenTime是一個極有效率的時間段。UnbrokenTime的概念來自于陳安之先85不要把re