《文書與檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)》-第十一章-檔案登記與統(tǒng)計(jì)課件

課程教學(xué)PPT單擊此處添加標(biāo)題文字課程教學(xué)PPT單擊此處添加標(biāo)題文字第十一章檔案登記與統(tǒng)計(jì)學(xué)習(xí)目標(biāo)了解檔案登記的基本概念、內(nèi)容和重點(diǎn)掌握檔案登記工作的工作形式了解檔案統(tǒng)計(jì)的基本概念掌握檔案統(tǒng)計(jì)工作的基本要求和步驟第十一章檔案登記與統(tǒng)計(jì)學(xué)習(xí)目標(biāo)第十一章檔案登記與統(tǒng)計(jì)第一節(jié)檔案登記工作第十一章檔案登記與統(tǒng)計(jì)第一節(jié)檔案登記工作第一節(jié)檔案登記工作教學(xué)目標(biāo)1.了解檔案登記的基本概念、內(nèi)容和重點(diǎn)2.掌握檔案登記工作的主要形式第一節(jié)檔案登記工作教學(xué)目標(biāo)第一節(jié)檔案登記工作教學(xué)重點(diǎn)1.檔案狀況登記的主要形式2.檔案工作登記的主要內(nèi)容教學(xué)難點(diǎn)：檔案狀況登記與檔案工作登記的聯(lián)系和區(qū)別第一節(jié)檔案登記工作教學(xué)重點(diǎn)第一節(jié)檔案登記工作檔案登記是指利用簿、冊(cè)、表、單等形式，對(duì)檔案的接收、移交、鑒定、保管、利用、銷毀等情況進(jìn)行隨時(shí)隨地記載的工作。檔案登記是檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，檔案登記成果是檔案統(tǒng)計(jì)的重要素材，兩者之間的關(guān)系極為緊密。第一節(jié)檔案登記工作檔案登記第一節(jié)檔案登記工作檔案登記工作可分為檔案狀況登記和檔案工作登記兩大部份。一、檔案狀況登記檔案狀況登記是對(duì)檔案的數(shù)量、存在與保管的狀態(tài)、檔案變化情況進(jìn)行的登記。進(jìn)行登記的具體形式包括以下幾種。第一節(jié)檔案登記工作第一節(jié)檔案登記工作1.案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄在檔案管理中具有多重性質(zhì)和作用。它們是兩種最基本的登記記錄，反映著檔案的數(shù)量與存在狀態(tài)。案卷目錄記錄每一個(gè)案卷的基本情況，卷內(nèi)文件目錄記錄每一份檔案文件的基本情況，這兩種目錄的總體又記錄著所有案卷及文件的總數(shù)量與總體秩序和狀態(tài)。案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄的登記格式分別見表11-1、表11-2。第一節(jié)檔案登記工作第一節(jié)檔案登記工作序號(hào)檔號(hào)案卷題名案卷起止日期件數(shù)頁數(shù)保管期限備注序號(hào)文號(hào)責(zé)任者題

名日期頁次備注表11-1案卷目錄表11-2卷內(nèi)文件目錄第一節(jié)檔案登記工作序號(hào)檔號(hào)案卷題名案卷件數(shù)頁數(shù)保管期限備第一節(jié)檔案登記工作2.檔案接收登記簿專門記錄檔案進(jìn)入規(guī)模較大的檔案館（庫(kù)、室）的簿冊(cè)式登記形式。它以檔案進(jìn)入的次數(shù)為單位進(jìn)行登記，即每接收一次，都要登記一個(gè)條目。登記格式見表11-3。表11-3檔案接收登簿順序號(hào)收進(jìn)日期移交單位文據(jù)（名稱日期、號(hào)數(shù)）全宗（或一部份名稱）所屬年度數(shù)量檔案狀況簡(jiǎn)要說明全宗號(hào)備注案卷米第一節(jié)檔案登記工作2.檔案接收登記簿順收進(jìn)移交文據(jù)全宗所第一節(jié)檔案登記工作3.檔案成份和數(shù)量變化情況報(bào)告表這是檔案館（室）向檔案行政管理機(jī)關(guān)報(bào)送的一種登記表，旨在報(bào)告所管現(xiàn)檔案（以全宗為單位）的變化情況。登記格式見表11-4。表11-4檔案成份和數(shù)量變化情況表全宗號(hào)全宗名稱新收進(jìn)移出年12月31日全宗內(nèi)檔案總數(shù)備注組織機(jī)構(gòu)（類別名稱）年度組織機(jī)構(gòu)（類別名稱）年度已整理編目未整理編目（米）卷米第一節(jié)檔案登記工作3.檔案成份和數(shù)量變化情況報(bào)告表全全新第一節(jié)檔案登記工作4.全宗名冊(cè)檔案館和規(guī)模較大且保管了多個(gè)全宗的檔案室，對(duì)其所管全宗進(jìn)行逐個(gè)登記時(shí)需要使用全宗名冊(cè)。登記格式見表11-5。表11-5全宗名冊(cè)全宗號(hào)初次入館日期全宗名稱移出說明備注第一節(jié)檔案登記工作4.全宗名冊(cè)全宗號(hào)初次入館日期全宗名稱第一節(jié)檔案登記工作5、全宗單詳細(xì)登記每一個(gè)全宗的登記形式。主要用于檔案館和保存較多全宗的檔案室，其形式為單頁。每一張全宗單登記一個(gè)全宗的詳細(xì)情況，且登記內(nèi)容比全宗名冊(cè)要詳細(xì)得多。其格式見表11-6。表11-6全宗單全總名稱的起止日期全總名稱全宗初次入館日期全宗卡片包送情況檔案檢索工具及其編制說明舊全宗號(hào)備注第一節(jié)檔案登記工作5、全宗單全總名稱的全總名稱全宗初次全第一節(jié)檔案登記工作6.案卷目錄登記簿是檔案館（室）以案卷目錄的本、冊(cè)為單位，對(duì)所有全宗案卷目錄進(jìn)行的登記，每一本、冊(cè)案卷登記為一個(gè)條目。登記格式見表11-7。表11-7案卷目錄登簿順序號(hào)全宗號(hào)目錄號(hào)目錄名稱所屬年度案卷數(shù)量目錄頁數(shù)目錄份數(shù)移出說明備注第一節(jié)檔案登記工作6.案卷目錄登記簿順序號(hào)全宗目錄目錄所第一節(jié)檔案登記工作7.檔案總登記簿全面系統(tǒng)地記錄反映檔案的收進(jìn)、移出及數(shù)量變化情況。登記格式見表11-8。表11-8檔案總登記簿順序號(hào)全宗號(hào)目錄號(hào)目錄名稱所屬年度案卷數(shù)量目錄頁數(shù)目錄份數(shù)移出說明備注第一節(jié)檔案登記工作7.檔案總登記簿順序號(hào)全宗號(hào)目錄號(hào)目錄第一節(jié)檔案登記工作二、檔案工作登記檔案工作登記則是對(duì)檔案工作過程中的重要情況和工作行為、事實(shí)、數(shù)據(jù)進(jìn)行的登記。檔案資源開發(fā)、提供利用情況，是檔案登記工作的重點(diǎn)內(nèi)容。第一節(jié)檔案登記工作二、檔案工作登記第一節(jié)檔案登記工作1.檔案出入庫(kù)登記這是檔案借閱登記的輔助手段，也是檔案庫(kù)房管理的具體手段。登記簿放置在庫(kù)房入口或庫(kù)房中的固定位置，只要發(fā)生檔案調(diào)出或歸入，均應(yīng)進(jìn)行登記。登記格式見表11-9。表11-9檔案出庫(kù)登記表出庫(kù)日期出庫(kù)時(shí)間（時(shí)刻）檔號(hào)數(shù)量原因（用途）經(jīng)手人備注第一節(jié)檔案登記工作出庫(kù)日期出庫(kù)時(shí)間檔號(hào)數(shù)量原因（用途）經(jīng)第一節(jié)檔案登記工作2.檔案清點(diǎn)、檢查登記檔案清點(diǎn)、檢查登記是指在對(duì)檔案進(jìn)行定期或不定期的清點(diǎn)、檢查過程中，及清點(diǎn)、檢查完畢之后所進(jìn)行的檔案登記。登記格式見表11-10。表11-10檔案清點(diǎn)、檢查登記簿日期清點(diǎn)檢查的原因過程所發(fā)現(xiàn)的問題結(jié)論經(jīng)手人備注第一節(jié)檔案登記工作2.檔案清點(diǎn)、檢查登記日期清點(diǎn)檢查的原第一節(jié)檔案登記工作3.檔案借出登記檔案被借出檔案機(jī)構(gòu)之外時(shí)需填寫檔案借出登記簿，此登記簿檔案館和檔案室均可使用。登記格式見表11-11。表11-11檔案借出登記簿序號(hào)日期單位案卷或文件題名利用目的數(shù)量借出人簽字檔案館經(jīng)手人歸還日期歸還人簽字檔案館經(jīng)手人累計(jì)借出檔案數(shù)量

借閱人次

第一節(jié)檔案登記工作3.檔案借出登記序號(hào)日期單位案卷或文件第一節(jié)檔案登記工作4.檔案利用效果登記檔案利用登記簿是一種全面、系統(tǒng)地記錄檔案提供利用情況的綜合性登記。它既是檔案機(jī)構(gòu)記錄、掌握提供利用情況的一種登記形式，同時(shí)又是檔案機(jī)構(gòu)向利用者具體提供檔案時(shí)履行交接手續(xù)的一種交接憑據(jù)。格式見表11-12。表11-12檔案利用效果登記表。單位姓名案卷及文件題名利用目的利用效果第一節(jié)檔案登記工作4.檔案利用效果登記單位姓名案卷及文件第一節(jié)檔案登記工作5.檔案銷毀登記對(duì)經(jīng)過鑒定，被批準(zhǔn)同意銷毀的檔案及其銷毀過程進(jìn)行的登記。登記格式見表11-13。表11-13檔案銷毀清冊(cè)

順序號(hào)案卷或文件題名起止日期案卷號(hào)或文件字號(hào)數(shù)量規(guī)定保管年限已保管年限備考第一節(jié)檔案登記工作5.檔案銷毀登記順序號(hào)案卷或文件題6.檔案利用效果登記利用效果登記實(shí)質(zhì)上是檔案機(jī)構(gòu)對(duì)每一次利用的成果所進(jìn)行的跟蹤調(diào)查。這種登記是對(duì)檔案利用效果的一種信息反饋，對(duì)于檔案機(jī)構(gòu)調(diào)整、改進(jìn)自己的工作具有重要意義。格式見表11-14。表11-14檔案利用效果登記日期：年月日單位姓名案卷及文件題名利用目的利用效果6.檔案利用效果登記單姓案卷及文件題名利用利用第十一章檔案登記與統(tǒng)計(jì)第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作第十一章檔案登記與統(tǒng)計(jì)第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作教學(xué)目標(biāo)1.了解檔案統(tǒng)計(jì)的基本概念2.掌握檔案統(tǒng)計(jì)工作的基本要求和步驟第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作教學(xué)目標(biāo)第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作教學(xué)重點(diǎn)1.檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求2.檔案統(tǒng)計(jì)工作步驟教學(xué)難點(diǎn)：1.檔案統(tǒng)計(jì)工作的專業(yè)要求2

.確定檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作教學(xué)重點(diǎn)第一節(jié)檔案登記工作檔案統(tǒng)計(jì)就是以表冊(cè)、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況，主要包括檔案及其管理狀況統(tǒng)計(jì)和檔案事業(yè)的組織與管理狀況統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容。它是檔案管理工作的重要組成部分，它的基本任務(wù)，就是對(duì)檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析，提供統(tǒng)計(jì)資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。第一節(jié)檔案登記工作檔案統(tǒng)計(jì)第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作1.檔案統(tǒng)計(jì)的類別從統(tǒng)計(jì)的對(duì)象來看，包括堆檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)，以及對(duì)檔案事業(yè)的組織與管理狀況的統(tǒng)計(jì)兩大類型。從統(tǒng)計(jì)范圍看，包括：一，全國(guó)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)；二，專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)；三，地方（包括省、市、地、縣各級(jí)）檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)；四，檔案館、檔案室檔案工作情況統(tǒng)計(jì)。一、檔案統(tǒng)計(jì)的類別和形式第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作1.檔案統(tǒng)計(jì)的類別一、檔案統(tǒng)計(jì)的類別和第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作2.檔案統(tǒng)計(jì)的形式檔案統(tǒng)計(jì)主要有兩種形式：一種是專門調(diào)查統(tǒng)計(jì)，另一種是采用基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。所謂專門調(diào)查統(tǒng)計(jì)，就是根據(jù)特殊需要，制發(fā)專門表格，單獨(dú)對(duì)某一方面的工作和情況進(jìn)行調(diào)查統(tǒng)計(jì)。專門調(diào)查統(tǒng)計(jì)的選題和調(diào)查項(xiàng)目應(yīng)根據(jù)工作的需要具體確定?；窘y(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表則是隨著檔案館統(tǒng)計(jì)工作的發(fā)展所建立起來的檔案館工作制度，制定了一整套統(tǒng)一的檔案館基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作2.檔案統(tǒng)計(jì)的形式第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作二、檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求包括一般統(tǒng)計(jì)工作的基本要求和檔案統(tǒng)計(jì)工作的專業(yè)要求兩個(gè)層次。第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作二、檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作1.一般統(tǒng)計(jì)工作的基本要求一是堅(jiān)持重要性原則。主要體現(xiàn)在統(tǒng)計(jì)對(duì)象及其統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目的選擇確定上。統(tǒng)計(jì)對(duì)象和統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目應(yīng)有相當(dāng)程度的重要性，或說應(yīng)有對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的必要性。二是堅(jiān)持可量化原則。實(shí)施統(tǒng)計(jì)的重要領(lǐng)域及其重要因素，必須是可進(jìn)行量的描述與量化研究的。第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作三是堅(jiān)持科學(xué)化原則。統(tǒng)計(jì)工作的一切方法、環(huán)節(jié)及其結(jié)果盡量符合、反映客觀實(shí)際。四是堅(jiān)持真實(shí)性原則。指統(tǒng)計(jì)工作所獲取的各種原始數(shù)據(jù)及其整理、分析出的數(shù)據(jù)、結(jié)果必須真實(shí)可靠，具有客觀真實(shí)性。五是堅(jiān)持規(guī)范化、體系化、制度化原則。第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作2.檔案統(tǒng)計(jì)工作的專業(yè)要求首先，統(tǒng)計(jì)對(duì)象應(yīng)選擇確定足以反映檔案工作整體狀況的基本方面和關(guān)鍵性因素。如檔案、檔案工作人員、檔案工作機(jī)構(gòu)的數(shù)量、質(zhì)量、狀態(tài)、發(fā)展變化趨勢(shì)；檔案工作設(shè)備、經(jīng)費(fèi)、工作水平與狀況、社會(huì)效益；檔案被利用的情況，在社會(huì)中發(fā)揮作用的情況等，應(yīng)成為實(shí)施統(tǒng)計(jì)的對(duì)象。第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作2.檔案統(tǒng)計(jì)工作的專業(yè)要求第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作其次，具體統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目（指標(biāo)）的設(shè)置、統(tǒng)計(jì)方法上的使用應(yīng)力求對(duì)上述各方面情況有精確具體的描述。例如，檔案數(shù)量的計(jì)量單位，在使用傳統(tǒng)的“卷”的同時(shí)，又使用“米”（指排架長(zhǎng)度），就可以較具體精確的反映其空間占有狀態(tài)，為解決庫(kù)房、裝具的配備提供具體的數(shù)量概念。最后，根據(jù)檔案工作量大、工作周期長(zhǎng)，各檔案機(jī)構(gòu)情況復(fù)雜、差別較大且互相獨(dú)立性較強(qiáng)等特點(diǎn)，適當(dāng)控制統(tǒng)計(jì)工作規(guī)模、類型及其頻率第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作其次，具體統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目（指標(biāo)）的設(shè)置、統(tǒng)計(jì)三、檔案統(tǒng)計(jì)工作步驟第一步，要明確統(tǒng)計(jì)工作的目的、任務(wù)。這是為了發(fā)現(xiàn)本檔案室管理工作中存在的問題，得出既定性又定量的正確認(rèn)識(shí)，以便為采取措施解決問題改進(jìn)工作的決策提供科學(xué)依據(jù)。第二步，要確定統(tǒng)計(jì)指標(biāo)。應(yīng)當(dāng)根據(jù)統(tǒng)計(jì)的目的、任務(wù)來確定統(tǒng)計(jì)指標(biāo)。檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)就是反映檔案工作領(lǐng)域中總體現(xiàn)象的數(shù)量概念和數(shù)值。它是由指標(biāo)名稱和指標(biāo)數(shù)值兩部分組成。統(tǒng)計(jì)指標(biāo)數(shù)值一般使用絕對(duì)數(shù)、相對(duì)數(shù)、平均數(shù)三種。三、檔案統(tǒng)計(jì)工作步驟三、檔案統(tǒng)計(jì)工作步驟第一步，要明確統(tǒng)計(jì)工作的目的、任務(wù)。這是三、檔案統(tǒng)計(jì)工作步驟確定檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)時(shí)要堅(jiān)持以下原則：第一，統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的選定必須與檔案工作中一定數(shù)量表現(xiàn)聯(lián)系在一起；第二，選定時(shí)要注意統(tǒng)一性和穩(wěn)定性；第三，統(tǒng)計(jì)指標(biāo)要具有可比性；第四，統(tǒng)計(jì)指標(biāo)運(yùn)用平均數(shù)必須遵循總體同質(zhì)性的原則，既必須是同類現(xiàn)象才能用平均數(shù)。三、檔案統(tǒng)計(jì)工作步驟三、檔案統(tǒng)計(jì)工作步驟第三步，要調(diào)查獲得統(tǒng)計(jì)指標(biāo)數(shù)據(jù)。這是根據(jù)已經(jīng)確定的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，從有關(guān)的簿冊(cè)、表格中獲取統(tǒng)計(jì)指標(biāo)數(shù)值。第四步，分析、整理統(tǒng)計(jì)指標(biāo)。分析統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，是對(duì)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)數(shù)值進(jìn)行分析、研究，從中發(fā)現(xiàn)趨向性和規(guī)律性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而形成明確的統(tǒng)計(jì)結(jié)論。第五步，撰寫統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。將統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果撰寫成統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。報(bào)告中應(yīng)當(dāng)說明報(bào)告的目的、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的來源、統(tǒng)計(jì)分析的要點(diǎn)，列出統(tǒng)計(jì)表，然后指明統(tǒng)計(jì)結(jié)論。統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告應(yīng)等呈送領(lǐng)導(dǎo)人，為其決策提供信息支持。三、檔案統(tǒng)計(jì)工作步驟結(jié)束結(jié)束結(jié)束結(jié)束課程教學(xué)PPT單擊此處添加標(biāo)題文字課程教學(xué)PPT單擊此處添加標(biāo)題文字第十一章檔案登記與統(tǒng)計(jì)學(xué)習(xí)目標(biāo)了解檔案登記的基本概念、內(nèi)容和重點(diǎn)掌握檔案登記工作的工作形式了解檔案統(tǒng)計(jì)的基本概念掌握檔案統(tǒng)計(jì)工作的基本要求和步驟第十一章檔案登記與統(tǒng)計(jì)學(xué)習(xí)目標(biāo)第十一章檔案登記與統(tǒng)計(jì)第一節(jié)檔案登記工作第十一章檔案登記與統(tǒng)計(jì)第一節(jié)檔案登記工作第一節(jié)檔案登記工作教學(xué)目標(biāo)1.了解檔案登記的基本概念、內(nèi)容和重點(diǎn)2.掌握檔案登記工作的主要形式第一節(jié)檔案登記工作教學(xué)目標(biāo)第一節(jié)檔案登記工作教學(xué)重點(diǎn)1.檔案狀況登記的主要形式2.檔案工作登記的主要內(nèi)容教學(xué)難點(diǎn)：檔案狀況登記與檔案工作登記的聯(lián)系和區(qū)別第一節(jié)檔案登記工作教學(xué)重點(diǎn)第一節(jié)檔案登記工作檔案登記是指利用簿、冊(cè)、表、單等形式，對(duì)檔案的接收、移交、鑒定、保管、利用、銷毀等情況進(jìn)行隨時(shí)隨地記載的工作。檔案登記是檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，檔案登記成果是檔案統(tǒng)計(jì)的重要素材，兩者之間的關(guān)系極為緊密。第一節(jié)檔案登記工作檔案登記第一節(jié)檔案登記工作檔案登記工作可分為檔案狀況登記和檔案工作登記兩大部份。一、檔案狀況登記檔案狀況登記是對(duì)檔案的數(shù)量、存在與保管的狀態(tài)、檔案變化情況進(jìn)行的登記。進(jìn)行登記的具體形式包括以下幾種。第一節(jié)檔案登記工作第一節(jié)檔案登記工作1.案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄在檔案管理中具有多重性質(zhì)和作用。它們是兩種最基本的登記記錄，反映著檔案的數(shù)量與存在狀態(tài)。案卷目錄記錄每一個(gè)案卷的基本情況，卷內(nèi)文件目錄記錄每一份檔案文件的基本情況，這兩種目錄的總體又記錄著所有案卷及文件的總數(shù)量與總體秩序和狀態(tài)。案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄的登記格式分別見表11-1、表11-2。第一節(jié)檔案登記工作第一節(jié)檔案登記工作序號(hào)檔號(hào)案卷題名案卷起止日期件數(shù)頁數(shù)保管期限備注序號(hào)文號(hào)責(zé)任者題

名日期頁次備注表11-1案卷目錄表11-2卷內(nèi)文件目錄第一節(jié)檔案登記工作序號(hào)檔號(hào)案卷題名案卷件數(shù)頁數(shù)保管期限備第一節(jié)檔案登記工作2.檔案接收登記簿專門記錄檔案進(jìn)入規(guī)模較大的檔案館（庫(kù)、室）的簿冊(cè)式登記形式。它以檔案進(jìn)入的次數(shù)為單位進(jìn)行登記，即每接收一次，都要登記一個(gè)條目。登記格式見表11-3。表11-3檔案接收登簿順序號(hào)收進(jìn)日期移交單位文據(jù)（名稱日期、號(hào)數(shù)）全宗（或一部份名稱）所屬年度數(shù)量檔案狀況簡(jiǎn)要說明全宗號(hào)備注案卷米第一節(jié)檔案登記工作2.檔案接收登記簿順收進(jìn)移交文據(jù)全宗所第一節(jié)檔案登記工作3.檔案成份和數(shù)量變化情況報(bào)告表這是檔案館（室）向檔案行政管理機(jī)關(guān)報(bào)送的一種登記表，旨在報(bào)告所管現(xiàn)檔案（以全宗為單位）的變化情況。登記格式見表11-4。表11-4檔案成份和數(shù)量變化情況表全宗號(hào)全宗名稱新收進(jìn)移出年12月31日全宗內(nèi)檔案總數(shù)備注組織機(jī)構(gòu)（類別名稱）年度組織機(jī)構(gòu)（類別名稱）年度已整理編目未整理編目（米）卷米第一節(jié)檔案登記工作3.檔案成份和數(shù)量變化情況報(bào)告表全全新第一節(jié)檔案登記工作4.全宗名冊(cè)檔案館和規(guī)模較大且保管了多個(gè)全宗的檔案室，對(duì)其所管全宗進(jìn)行逐個(gè)登記時(shí)需要使用全宗名冊(cè)。登記格式見表11-5。表11-5全宗名冊(cè)全宗號(hào)初次入館日期全宗名稱移出說明備注第一節(jié)檔案登記工作4.全宗名冊(cè)全宗號(hào)初次入館日期全宗名稱第一節(jié)檔案登記工作5、全宗單詳細(xì)登記每一個(gè)全宗的登記形式。主要用于檔案館和保存較多全宗的檔案室，其形式為單頁。每一張全宗單登記一個(gè)全宗的詳細(xì)情況，且登記內(nèi)容比全宗名冊(cè)要詳細(xì)得多。其格式見表11-6。表11-6全宗單全總名稱的起止日期全總名稱全宗初次入館日期全宗卡片包送情況檔案檢索工具及其編制說明舊全宗號(hào)備注第一節(jié)檔案登記工作5、全宗單全總名稱的全總名稱全宗初次全第一節(jié)檔案登記工作6.案卷目錄登記簿是檔案館（室）以案卷目錄的本、冊(cè)為單位，對(duì)所有全宗案卷目錄進(jìn)行的登記，每一本、冊(cè)案卷登記為一個(gè)條目。登記格式見表11-7。表11-7案卷目錄登簿順序號(hào)全宗號(hào)目錄號(hào)目錄名稱所屬年度案卷數(shù)量目錄頁數(shù)目錄份數(shù)移出說明備注第一節(jié)檔案登記工作6.案卷目錄登記簿順序號(hào)全宗目錄目錄所第一節(jié)檔案登記工作7.檔案總登記簿全面系統(tǒng)地記錄反映檔案的收進(jìn)、移出及數(shù)量變化情況。登記格式見表11-8。表11-8檔案總登記簿順序號(hào)全宗號(hào)目錄號(hào)目錄名稱所屬年度案卷數(shù)量目錄頁數(shù)目錄份數(shù)移出說明備注第一節(jié)檔案登記工作7.檔案總登記簿順序號(hào)全宗號(hào)目錄號(hào)目錄第一節(jié)檔案登記工作二、檔案工作登記檔案工作登記則是對(duì)檔案工作過程中的重要情況和工作行為、事實(shí)、數(shù)據(jù)進(jìn)行的登記。檔案資源開發(fā)、提供利用情況，是檔案登記工作的重點(diǎn)內(nèi)容。第一節(jié)檔案登記工作二、檔案工作登記第一節(jié)檔案登記工作1.檔案出入庫(kù)登記這是檔案借閱登記的輔助手段，也是檔案庫(kù)房管理的具體手段。登記簿放置在庫(kù)房入口或庫(kù)房中的固定位置，只要發(fā)生檔案調(diào)出或歸入，均應(yīng)進(jìn)行登記。登記格式見表11-9。表11-9檔案出庫(kù)登記表出庫(kù)日期出庫(kù)時(shí)間（時(shí)刻）檔號(hào)數(shù)量原因（用途）經(jīng)手人備注第一節(jié)檔案登記工作出庫(kù)日期出庫(kù)時(shí)間檔號(hào)數(shù)量原因（用途）經(jīng)第一節(jié)檔案登記工作2.檔案清點(diǎn)、檢查登記檔案清點(diǎn)、檢查登記是指在對(duì)檔案進(jìn)行定期或不定期的清點(diǎn)、檢查過程中，及清點(diǎn)、檢查完畢之后所進(jìn)行的檔案登記。登記格式見表11-10。表11-10檔案清點(diǎn)、檢查登記簿日期清點(diǎn)檢查的原因過程所發(fā)現(xiàn)的問題結(jié)論經(jīng)手人備注第一節(jié)檔案登記工作2.檔案清點(diǎn)、檢查登記日期清點(diǎn)檢查的原第一節(jié)檔案登記工作3.檔案借出登記檔案被借出檔案機(jī)構(gòu)之外時(shí)需填寫檔案借出登記簿，此登記簿檔案館和檔案室均可使用。登記格式見表11-11。表11-11檔案借出登記簿序號(hào)日期單位案卷或文件題名利用目的數(shù)量借出人簽字檔案館經(jīng)手人歸還日期歸還人簽字檔案館經(jīng)手人累計(jì)借出檔案數(shù)量

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第一節(jié)檔案登記工作3.檔案借出登記序號(hào)日期單位案卷或文件第一節(jié)檔案登記工作4.檔案利用效果登記檔案利用登記簿是一種全面、系統(tǒng)地記錄檔案提供利用情況的綜合性登記。它既是檔案機(jī)構(gòu)記錄、掌握提供利用情況的一種登記形式，同時(shí)又是檔案機(jī)構(gòu)向利用者具體提供檔案時(shí)履行交接手續(xù)的一種交接憑據(jù)。格式見表11-12。表11-12檔案利用效果登記表。單位姓名案卷及文件題名利用目的利用效果第一節(jié)檔案登記工作4.檔案利用效果登記單位姓名案卷及文件第一節(jié)檔案登記工作5.檔案銷毀登記對(duì)經(jīng)過鑒定，被批準(zhǔn)同意銷毀的檔案及其銷毀過程進(jìn)行的登記。登記格式見表11-13。表11-13檔案銷毀清冊(cè)

順序號(hào)案卷或文件題名起止日期案卷號(hào)或文件字號(hào)數(shù)量規(guī)定保管年限已保管年限備考第一節(jié)檔案登記工作5.檔案銷毀登記順序號(hào)案卷或文件題6.檔案利用效果登記利用效果登記實(shí)質(zhì)上是檔案機(jī)構(gòu)對(duì)每一次利用的成果所進(jìn)行的跟蹤調(diào)查。這種登記是對(duì)檔案利用效果的一種信息反饋，對(duì)于檔案機(jī)構(gòu)調(diào)整、改進(jìn)自己的工作具有重要意義。格式見表11-14。表11-14檔案利用效果登記日期：年月日單位姓名案卷及文件題名利用目的利用效果6.檔案利用效果登記單姓案卷及文件題名利用利用第十一章檔案登記與統(tǒng)計(jì)第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作第十一章檔案登記與統(tǒng)計(jì)第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作教學(xué)目標(biāo)1.了解檔案統(tǒng)計(jì)的基本概念2.掌握檔案統(tǒng)計(jì)工作的基本要求和步驟第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作教學(xué)目標(biāo)第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作教學(xué)重點(diǎn)1.檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求2.檔案統(tǒng)計(jì)工作步驟教學(xué)難點(diǎn)：1.檔案統(tǒng)計(jì)工作的專業(yè)要求2

.確定檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作教學(xué)重點(diǎn)第一節(jié)檔案登記工作檔案統(tǒng)計(jì)就是以表冊(cè)、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況，主要包括檔案及其管理狀況統(tǒng)計(jì)和檔案事業(yè)的組織與管理狀況統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容。它是檔案管理工作的重要組成部分，它的基本任務(wù)，就是對(duì)檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析，提供統(tǒng)計(jì)資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。第一節(jié)檔案登記工作檔案統(tǒng)計(jì)第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作1.檔案統(tǒng)計(jì)的類別從統(tǒng)計(jì)的對(duì)象來看，包括堆檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)，以及對(duì)檔案事業(yè)的組織與管理狀況的統(tǒng)計(jì)兩大類型。從統(tǒng)計(jì)范圍看，包括：一，全國(guó)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)；二，專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)；三，地方（包括省、市、地、縣各級(jí)）檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)；四，檔案館、檔案室檔案工作情況統(tǒng)計(jì)。一、檔案統(tǒng)計(jì)的類別和形式第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作1.檔案統(tǒng)計(jì)的類別一、檔案統(tǒng)計(jì)的類別和第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作2.檔案統(tǒng)計(jì)的形式檔案統(tǒng)計(jì)主要有兩種形式：一種是專門調(diào)查統(tǒng)計(jì)，另一種是采用基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。所謂專門調(diào)查統(tǒng)計(jì)，就是根據(jù)特殊需要，制發(fā)專門表格，單獨(dú)對(duì)某一方面的工作和情況進(jìn)行調(diào)查統(tǒng)計(jì)。專門調(diào)查統(tǒng)計(jì)的選題和調(diào)查項(xiàng)目應(yīng)根據(jù)工作的需要具體確定?；窘y(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表則是隨著檔案館統(tǒng)計(jì)工作的發(fā)展所建立起來的檔案館工作制度，制定了一整套統(tǒng)一的檔案館基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作2.檔案統(tǒng)計(jì)的形式第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作二、檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求包括一般統(tǒng)計(jì)工作的基本要求和檔案統(tǒng)計(jì)工作的專業(yè)要求兩個(gè)層次。第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作二、檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求第二節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)工作1.一般統(tǒng)計(jì)工作的基本要求一是堅(jiān)持重要性原則。主要體現(xiàn)在統(tǒng)計(jì)對(duì)象及其統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目的選擇確定上。統(tǒng)計(jì)對(duì)象和統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目應(yīng)有相當(dāng)程度的重要性，或說應(yīng)有對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的必要性。二是堅(jiān)持可量化原則。實(shí)施統(tǒng)計(jì)的重要領(lǐng)域及其重要因素，必須是可進(jìn)行量的描述與量化研究的。第二