行政辦公系統(tǒng)用戶操作手冊

行政辦公系統(tǒng)用戶操作手冊用戶操作手冊目錄目錄行政辦公系統(tǒng)..........................................................I2.登陸系統(tǒng)..............................................................32.1系統(tǒng)的環(huán)境配置...........................................32.2用戶登陸系統(tǒng)...............................................94.協(xié)同管理............................................................164.1新增協(xié)同.....................................................1715.5收文登記簿.................................................816.我的事項............................................................826.1待辦事項.....................................................826.2已辦事項.....................................................8338.4員工通訊錄...............................................1319.會議管理..........................................................1329.1會議室申請...............................................1339.2會議室看板...............................................1369.3會議管理...................................................1399.4會議查看...................................................1449.5會議類型...................................................1469.6會議室管理...............................................14956用戶操作手冊1.概述行政辦公系統(tǒng)建立以事找人的工作方式,遵循流程自定的模式,以實現(xiàn)單位日常辦公、辦事、溝通、協(xié)作、資源共享、高效的事務處理機制為目標;同時支持跨地域、跨機構(gòu)、跨單位進行協(xié)同工作。行政辦公系統(tǒng)主要分為9大板塊:協(xié)同管理、公文管理、我的事項、個人辦公、公共信息、會議管理、車輛管理、個人設置、系統(tǒng)主頁。協(xié)同管理:新增協(xié)同、待發(fā)協(xié)同、已發(fā)協(xié)同和協(xié)同模板。公文管理:發(fā)文管理、發(fā)文登記薄、收文管理、收文登記薄和公文查詢。我的事項:待辦事項、已辦事項、已發(fā)事項、跟蹤事項、事項監(jiān)控和即時問效。個人辦公:工作郵箱、消息管理。公共信息:公告管理、新聞管理、調(diào)查問卷和員工通訊錄。7用戶操作手冊會議管理:會議室申請、會議室看板、會議管理、會議查看、會議類型和會議室管理。車輛管理:用車申請、用車看板、事故記錄、費用管理、車輛信息、司機信息、用車申請報表、費用統(tǒng)計報表和事故統(tǒng)計報表。個人設置:個人信息修改、代理設置、自定義組設置、外部系統(tǒng)接入和關聯(lián)人員。系統(tǒng)主頁:單位信息與LOG、系統(tǒng)門戶、門戶展示、門戶管理、兼職單位切換、安全退出、全文檢索、在線人員、功能菜單、我的快捷、最近使用、通訊錄、歡迎信息、審批消息、提醒消息、聊天消息。8用戶操作手冊2.登陸系統(tǒng)2.1系統(tǒng)的環(huán)境配置1.將FE業(yè)務協(xié)作平臺服務器地址加入信任站點。1從IE瀏覽器頁面中,點擊工具按鈕,選擇Internet選項,如圖2-1-1圖2-1-12進入Internet選項頁面,點擊[安全]選項卡,選中受信任的站點,再點擊[站點]按鈕,如圖2-1-29用戶操作手冊圖2-1-23進入可信站點頁面。輸入信任站點網(wǎng)址,點擊[添加]按鈕,將該網(wǎng)址加入到可信站點,然后點擊[確定]按鈕,保存設置,如圖2-1-3-1,添加了信任站點的系統(tǒng)會在系統(tǒng)右下角看到“可信任站點”的字樣。如圖2-1-3-210用戶操作手冊11圖2-1-3-1圖2-1-3-22.從IE瀏覽器頁面中,點擊工具按鈕,選擇[兼容性視圖設置]選項,如圖2-1-4,添加[兼容性視圖第一步:輸入網(wǎng)第二步:點擊“添加”不需勾選第三步:點擊“確定”用戶操作手冊設置]窗口中輸入系統(tǒng)地址如圖2-1-5圖2-1-412用戶操作手冊在此處添加系統(tǒng)網(wǎng)址,點擊[添加]按鈕圖2-1-53.自定義安全級別設置。1從IE瀏覽器頁面中,點擊工具按鈕,選擇Internet選項2進入Internet選項頁面,點擊[安全]按鈕,選中本地Intranet,再點擊[自定義級別(C]按鈕。3進入安全設置本地Intranet區(qū)域頁面,將"ActiveX控制件和插件"的所有選項,都設為啟用項,13用戶操作手冊[重置自定義]設置為低。點擊[確定]按鈕,如圖2-1-6選擇本地Intranet選圖2-1-6溫馨提示:?在[安全設置]中凡有關于ActiveX控件,均設置為[啟用]狀態(tài)。?IE瀏覽器使用IE7以上IE瀏覽器,世界之窗/傲游瀏覽器/360安全瀏覽器/搜狗瀏覽器。2.2用戶登陸系統(tǒng)打開IE瀏覽器,輸入系統(tǒng)的訪問地址,在提示的用戶登錄框中,輸入用戶登錄信息,只有通過用戶認證,才可以進入系統(tǒng),使用系統(tǒng)功能。如圖2-2-114用戶操作手冊圖2-2-1溫馨提示:用戶認證時需輸入一些信息,內(nèi)容如下:用戶名:須是已被授權(quán)的唯一用戶名;密碼:與正確用戶名相匹配;驗證碼:有驗證碼填寫框就需要填寫,反之,不需要3.主頁面FE系統(tǒng)的機構(gòu)用戶首次登錄后的系統(tǒng)主頁如圖3-1,首頁門戶中的插件不是固定不變,用戶可以根據(jù)需要點擊頁面右上角的門戶進入相應的門戶,而且還15用戶操作手冊可以根據(jù)門戶權(quán)限修改設置門戶中插件的顯示形式;還可以通過右上角[安全退出]按鈕切換到不同的用戶;頁面左側(cè)顯示系統(tǒng)功能模塊,右側(cè)顯示門戶中的插件,頁面的下面顯示員工的通訊錄以及消息提示功能模塊。圖3-13.1桌面快速導航我的快捷位于主頁面功能菜單的下方,這里是通過把常用的一些功能菜單通過對菜單的拖拉進入[我的快捷]中。初始界面我的快捷會有默認快捷菜單如16用戶操作手冊17圖3-1-1-1,只要在菜單選項中選中需要的菜單拉離原來菜單界面,如圖3-1-1-2,拖放到我的快捷菜單即可在我的快捷菜單中生成。圖3-1-1-1圖3-1-1-2用戶操作手冊溫馨提示:?我的快捷中菜單的多少根據(jù)電腦屏幕的大小而確定最多顯示多少,已經(jīng)顯示滿的如果再次增加會依次退出最下面的菜單顯示。?已經(jīng)在我的快捷中生成的快捷菜單再次拖拉時不會再次生成。最近使用位于主頁面的功能菜單下方,只要用戶使用過的菜單都會在最近使用中生成,為客戶再次使用提供便利如圖3-1-2圖3-1-218用戶操作手冊溫馨提示:最近使用中菜單的多少根據(jù)電腦屏幕的大小而確定最多顯示多少,已經(jīng)顯示滿的如果再次增加會依次退出最下面的菜單顯示。在線交流位于主頁面的右下側(cè),主要為方便機構(gòu)內(nèi)部人員及時溝通。如圖3-1-3-1圖3-1-3-1單擊打開在線聊天窗口如圖,窗體頂部顯示你正在聊天的人員,如圖3-1-3-2,聊天窗口分為三部分私聊界面、科室界面、單位界面。19用戶操作手冊圖3-1-3-2溫馨提示:私聊是針對某個人進行聊天,科室是對當前用戶所在的科室所有人員聊,單位是對當前用戶所在單位所有人聊。消息記錄可以查看更多的聊天內(nèi)容即歷史記錄。發(fā)送消息的快捷鍵為Ctrl+Enter員工通訊錄位于系統(tǒng)左下側(cè),除了可以在[公共20用戶操作手冊信息]-[員工通訊錄]中查看,系統(tǒng)也提供了快捷菜單,點擊此按鈕同樣可以進入[員工通訊錄]界面如圖3-1-4,及時查看系統(tǒng)內(nèi)部人員信息,可以將通訊錄員工導出。圖3-1-44.協(xié)同管理協(xié)同管理的目的是任何需要他人協(xié)助或者處理的事情,都可以通過發(fā)送協(xié)同來讓對方解決。它的自由度比較大,流程和內(nèi)容格式都可以自由設定。21用戶操作手冊4.1新增協(xié)同通過功能菜單[協(xié)同管理]-[新增協(xié)同],進入新增協(xié)同界面,如圖4-1-1。圖4-1-1操作步驟:1、標題和辦理對象兩項為必填項。2、新增辦理對象,點擊[辦理對象]輸入框,出現(xiàn)建立流程頁面,如圖4-1-2。22用戶操作手冊圖4-1-21在選擇人員的頁面,默認加載當前用戶所在科室的人員。上層機構(gòu)顯示系統(tǒng)設置的組織結(jié)構(gòu),下層機構(gòu)顯示該組織科室的人員,辦理人員區(qū)域顯示所有選中的辦理人員。2選定需要在協(xié)同流程中執(zhí)行的人員/崗位,雙擊下區(qū)顯示人員名稱/崗位或者選中辦理的人員/崗位,點擊向右的方向箭頭,如圖4-1-3。23用戶操作手冊圖4-1-3溫馨提示:選擇人員、崗位及自定義組有全選功能,點擊[全選]按鈕圖標可以選中顯示框中的所有人員、崗位及自定義組。3根據(jù)工作的具體情況,選擇[并發(fā)]或[串發(fā)]按鈕。24用戶操作手冊名詞解釋:[并發(fā)]:發(fā)起人發(fā)起流程后,各節(jié)點同時收到信息,可以同時處理,處理不分先后;[串發(fā)]:發(fā)起人發(fā)起流程,流程中每個節(jié)點依次處理。必須等上一個環(huán)節(jié)的人辦理完成,下一個環(huán)節(jié)人才能接收到此需要處理的協(xié)同,做出處理。4根據(jù)實際情況,點擊[節(jié)點權(quán)限],可以設置每個流程環(huán)節(jié),是否勾選[加簽]、[回退]、[終止]或[轉(zhuǎn)發(fā)],如圖4-1-4。25用戶操作手冊圖4-1-4名詞解釋:[加簽]:當前選中的流程環(huán)節(jié)的處理人,可以添加此環(huán)節(jié)后的流程;[回退]:當前選中的流程環(huán)節(jié)的處理人,可以把此協(xié)同退到上一流程環(huán)節(jié)處理人;[終止]:當前選中的流程環(huán)節(jié)的處理人,可以終止此協(xié)同;[轉(zhuǎn)發(fā)]:當前選中的流程環(huán)節(jié)的處理人,可以轉(zhuǎn)發(fā)此協(xié)同;[應用到所有節(jié)點]:所有流程環(huán)節(jié)都如當前環(huán)節(jié)一樣的[節(jié)點權(quán)限]選項設置。如果所有流程環(huán)節(jié)都一樣設置,勾選[節(jié)點權(quán)限]下的其他選項按鈕。點擊[應用到所有節(jié)點]按鈕,那么所有流程環(huán)節(jié)都如當前環(huán)節(jié)一樣選項設置。溫馨提示:選擇[節(jié)點權(quán)限]是針對選中的流程節(jié)點進行配置。26用戶操作手冊5確定選好人員后,點擊[確定]按鈕。暫存所選擇的設置,如圖4-1-5,點擊[取消]按鈕,所選擇的設置都取消退出流程界面。圖4-1-56建好的流程環(huán)節(jié)也可以進行[刪除節(jié)點]或[替換節(jié)點]動作。27用戶操作手冊名詞解釋:[刪除節(jié)點]:當前選中的流程環(huán)節(jié)與此環(huán)節(jié)以后的流程全部被刪除。[替換節(jié)點]:當前選中的流程環(huán)節(jié),被選中的人員替換掉。選中需要刪除的人員圖標,出現(xiàn)設置環(huán)節(jié)的頁面,點擊[刪除節(jié)點]按鈕,即可把選中的人員環(huán)節(jié)去掉,如圖4-1-6。圖4-1-6選中需要被替換的人員圖標,出現(xiàn)設置環(huán)節(jié)的頁28用戶操作手冊面,如圖4-1-7。圖4-1-7選中需要替換的人員,點擊向右的箭頭;或者雙擊需要替換的人,辦理人員框下出現(xiàn)需要替換的人員。點擊[替換節(jié)點]按鈕,即可把需要替換的人員,按要求替換成新的人員,若是選擇替換人員為多個,替換時只替換選擇人員中的第一個人員。7還可以根據(jù)自我習慣或者操作方便從[機構(gòu)]、[崗位]或[自定義組]進行流程環(huán)節(jié)選擇相應的機構(gòu)/崗位/自定義組中的人員。29用戶操作手冊8按[確認]按鈕,確認流程后,自動退出該頁面并回到新增頁面,同時流程節(jié)點的信息顯示在發(fā)送流程的輸入項中,如圖4-1-8。圖4-1-83、選擇緊急程度,此項可為空。點擊緊急程度的[]按鈕,選擇緊急程度。溫馨提示:選擇了緊急程度為特急或急件送審后,處理人將在[門戶]的[急件]或者[我的事項]-[待辦事項]的[急件]中找到此協(xié)同。4、添加附件,點擊[添加附件]按鈕,彈出[附件上傳]頁面,如圖4-1-9。30用戶操作手冊圖4-1-91點擊[瀏覽]按鈕,選擇所要添加的文件2重復添加附件1的操作步驟,可傳多個文件。3點擊[確定]按鈕,自動退出該頁面,回到新增協(xié)同頁面,同時上傳附件的信息顯示在附件的輸入項中,如圖4-1-10。31用戶操作手冊圖4-1-105、選擇關聯(lián)事項,點擊關聯(lián)事項按鈕,根據(jù)需要選擇關聯(lián)事項。溫馨提示:可選的關聯(lián)事項均是當前用戶已辦過的流程/會議,以及有權(quán)限查看的文檔,可關聯(lián)流程列表來源于當前用戶的[我的事項]-[已辦事項]的記錄列表1點擊[關聯(lián)事項]按鈕,進入關聯(lián)事項頁面,如圖4-1-11。32用戶操作手冊圖4-1-112勾選需要關聯(lián)的流程,點擊[關聯(lián)流程]按鈕,加入到下區(qū)的框內(nèi),如圖4-1-12。33用戶操作手冊圖4-1-123也可以重復步驟1、2的操作,添加多個關聯(lián)流程;或者選擇多個流程,然后點擊[關聯(lián)流程]按鈕。4[關聯(lián)會議]與[關聯(lián)文檔]可參照[關聯(lián)流程]操作。5點擊[確定]按鈕,自動退出該頁面,回到新增協(xié)同頁面,同時關聯(lián)的事項信息顯示在關聯(lián)事項的輸入項中。6點擊[清空]按鈕,將選擇的關聯(lián)事項清空掉。34用戶操作手冊6、選擇[關聯(lián)項目],點擊關聯(lián)項目的[]按鈕,選擇需要關聯(lián)的項目名稱。7、點擊[高級]按鈕,彈出高級設置頁面,如圖4-1-13,根據(jù)實際需要選擇相應項,點擊[確定]按鈕圖4-1-13名詞解釋:1.[是否允許轉(zhuǎn)發(fā)]:勾選后,此協(xié)同被處理的時35用戶操作手冊候可以被轉(zhuǎn)發(fā),在待辦及已處理協(xié)同界面會有[轉(zhuǎn)發(fā)]按鈕,反之,不允許轉(zhuǎn)發(fā)也不會有[轉(zhuǎn)發(fā)]按鈕出現(xiàn)。2.[是否允許加簽]:勾選后,此協(xié)同可以被加簽,在待辦協(xié)同界面會有[加簽]按鈕,反之,不允許加簽也不會有[加簽]按鈕出現(xiàn)。3.[是否允許修改正文]:勾選后,此協(xié)同可以被修改正文,在協(xié)同處理界面也會有[修改正文]按鈕,反之,在協(xié)同處理界面不會有[修改正文]按鈕。4.[是否跟蹤]:勾選后,此協(xié)同送辦后,在門戶的“跟蹤事項”和菜單欄[我的事項]-[跟蹤事項]中列出;當辦理人處理此流程后,勾選是否跟蹤的人將收到系統(tǒng)消息。5.[是否隱藏回復意見]:勾選后,所有辦理人輸入意見隱藏,只有發(fā)起人與辦理本人可見,反之意見可見。6.[限辦時間]:設定協(xié)同流程的處理期限。超過限辦時間,又設定了手機短信的處理人會收36用戶操作手冊到信息提示,以示處理人趕緊辦理。8、點擊[送辦]按鈕,所建立好的協(xié)同發(fā)送成功。將在已發(fā)協(xié)同中查看到此協(xié)同記錄,如圖4-1-14。圖4-1-149、也可根據(jù)實際情況,暫時不送辦,只暫存。點擊[暫存]按鈕,所填寫好的協(xié)同暫存到[待發(fā)協(xié)同]頁面,如圖4-1-15。37用戶操作手冊38圖4-1-1510、點擊[普通正文]按鈕,可選擇Word正文或Excel正文,如圖4-1-15。圖4-1-1511、點擊[Word正文],彈出提示信息,點擊確定按鈕,如圖4-1-16。用戶操作手冊39圖4-1-16點擊[文件]按鈕,選擇[引入文檔],可選擇引入一份word文件,如圖4-1-18。圖4-1-1812、點擊[Excel正文],彈出提示信息,點擊確定按鈕,如圖4-1-19。用戶操作手冊40圖4-1-19點擊[文件]按鈕,選擇[引入文檔],可選擇引入一份excel文件,如圖4-1-20。圖4-1-20用戶操作手冊13、點擊[模板調(diào)用]按鈕,可調(diào)用已備模板信息,如圖4-1-21。圖4-1-21名詞解釋:7.[個人模板]:是自己在協(xié)同模板中設置的常用模板,便于多重利用,節(jié)約時間,減少重復性的繁瑣工作。8.[共享模板]:是個人設置的協(xié)同模板,共享給其他人。其他人員可以對此模板進行調(diào)用,但不可以修改此模板。9.[公共模板]:是管理員設置的協(xié)同模板,給單位所有人共享。除了管理員,其他用戶只能查看及調(diào)用公共模板。41用戶操作手冊4.2協(xié)同待發(fā)進入待發(fā)協(xié)同的主頁面,可以通過搜索欄輸入查詢條件,對主頁面顯示的內(nèi)容進行條件篩選。通過功能菜單[協(xié)同管理]-[待發(fā)協(xié)同],進入[待發(fā)協(xié)同]主界面,如圖4-2-1-1。圖4-2-1-1溫馨提示:42用戶操作手冊43新增協(xié)同參照[新增協(xié)同]4.1。在[待發(fā)協(xié)同]主界面,選中要修改的待發(fā)協(xié)同信息,點擊[修改]按鈕。進入修改協(xié)同頁面,修改相關信息,如圖4-2-3-1。圖4-2-3-1點擊[送辦]按鈕,送辦處理修改后的協(xié)同信息;點擊[暫存]按鈕,暫存修改的協(xié)同信息;點擊[模板調(diào)用]按鈕,可調(diào)用已備模板信息;點擊[返回]按鈕,撤銷修改的內(nèi)容;在[待發(fā)協(xié)同]主界面選中一條或者幾條協(xié)同記錄,點擊右上角的[刪除]按鈕,彈出[是否確定刪除]對話框的警示信息,如圖4-2-4-1。圖4-2-4-1點擊[確定]按鈕,將刪除選中的協(xié)同,此協(xié)同將從待發(fā)協(xié)同中消失。點擊[取消]按鈕,將取消刪除操作,此協(xié)同仍在待發(fā)協(xié)同中。44在[待發(fā)協(xié)同]主界面選中一條待發(fā)的協(xié)同信息,點擊[送辦]按鈕,送辦的協(xié)同發(fā)送成功,將在