時(shí)間管理之如何安排好每天的時(shí)間技巧課件

時(shí)間管理名人名言

盛年不重來(lái)，一日難再晨，及時(shí)當(dāng)勉勵(lì)，歲月不待人。

——陶淵明

凡是在事業(yè)上有所成就的人，無(wú)一不是利用時(shí)間的能手。

——華羅庚

放棄時(shí)間的人，時(shí)間也會(huì)放棄他。

——莎士比亞

你熱愛(ài)生命嗎？那么別浪費(fèi)時(shí)間，因?yàn)闀r(shí)間是構(gòu)成生命的材料?！惶m克林

時(shí)間是最為寶貴的資源，如果我們不能管理時(shí)間，便什么都不能管理。

——彼得杜拉克名人名言什么是時(shí)間管理■概念——由于時(shí)間所具備的基本特性，所以時(shí)間管理的對(duì)象并不是時(shí)間本身，而是指面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者的管理”。所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)?！鼋Y(jié)論——通過(guò)計(jì)劃統(tǒng)籌而相對(duì)合理利用和節(jié)約時(shí)間。一、時(shí)間管理的基本概念案例分析有效時(shí)間管理的五個(gè)步驟明確你的價(jià)值觀確定你的目標(biāo)對(duì)你的目標(biāo)按優(yōu)先級(jí)別排序明確你的任務(wù)對(duì)任務(wù)按優(yōu)先等級(jí)排序時(shí)間管理的步驟

——價(jià)值觀金錢權(quán)利自我實(shí)現(xiàn)價(jià)值觀、目標(biāo)與任務(wù)■請(qǐng)運(yùn)用四象限方法排列你的工作：緊急不緊急重要A（碎石型的事務(wù)）危機(jī)急迫的問(wèn)題有期限壓力的計(jì)劃B（石塊型的事務(wù)）發(fā)掘新機(jī)會(huì)規(guī)劃改進(jìn)產(chǎn)能建立伙伴關(guān)系防患于未然不重要C（細(xì)沙型的事務(wù)）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會(huì)議的出席某些必要而不重要的會(huì)議、活動(dòng)D（水型的事務(wù)）一些可做可不做的雜事一些不必要的應(yīng)酬有趣的活動(dòng)七、分清工作的輕重緩急1、我們的問(wèn)題在哪里■時(shí)間的浪費(fèi)——電話干擾，陪同煲粥——會(huì)而不議，議而不決——不速之客，禮節(jié)陪聊——回復(fù)信件，斟字酌句——外部客觀的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點(diǎn)等）B、餐飲服務(wù)C、社會(huì)化程度三、時(shí)間管理1、我們的問(wèn)題在哪里■時(shí)間的浪費(fèi)——某項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果（１天）三、時(shí)間管理睡眠8.05小時(shí)用餐1.31小時(shí)瑣事0.55小時(shí)工作7.34小時(shí)交際0.39小時(shí)休息0.45小時(shí)娛樂(lè)0.31小時(shí)上下班交通0.73小時(shí)讀書報(bào)雜志0.42小時(shí)處理家務(wù)事0.26小時(shí)興趣的工作0.37小時(shí)音樂(lè)或電視2.51小時(shí)與朋友聊天1.11小時(shí)1、我們的問(wèn)題在哪里■時(shí)間陷井——情不自禁——事必躬親——過(guò)分客套——例行公事——猶豫不決——漫不經(jīng)心——碌碌無(wú)為三、時(shí)間管理國(guó)外學(xué)者對(duì)某跨國(guó)公司總部人員的跟蹤調(diào)查顯示：管理人員平均每8分鐘被打擾一次；業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會(huì)議上的時(shí)間不少于10小時(shí)；行政管理人員每周會(huì)議20小時(shí)。心理學(xué)家指出：恢復(fù)思路平均時(shí)間為３－５分鐘日本學(xué)者關(guān)于時(shí)間浪費(fèi)的調(diào)查

“人們一般每8分鐘會(huì)收到1次打擾，每小時(shí)大約7次，即每天50—60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時(shí)，也就是50%。其中約3小時(shí)的打擾是沒(méi)有意義或者極少有價(jià)值的。同時(shí)人被打擾后重拾原來(lái)的思路至少需要3分鐘，每天就是2.5小時(shí)。”根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5.5小時(shí)，按8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的68.7%。三、時(shí)間管理時(shí)間管理的原則■時(shí)間進(jìn)度表制定原則——實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間總比預(yù)計(jì)的長(zhǎng)■突發(fā)性事件應(yīng)付原則——為突發(fā)事件預(yù)留處理時(shí)間■日常性事務(wù)維護(hù)原則——做好數(shù)據(jù)庫(kù)清理與更新等基礎(chǔ)工作■時(shí)間被占用說(shuō)不原則——過(guò)度熱心腸者的良藥三、時(shí)間管理走出觀念上的誤區(qū)■高效率就是高效益——快就一定好嗎？——方向錯(cuò)誤和方法不當(dāng)■鑒別問(wèn)題比進(jìn)一步解決問(wèn)題容易——想明白了再行動(dòng)■找到管理捷徑是節(jié)約時(shí)間的因素——管理上有捷徑可走嗎？三、時(shí)間管理三、時(shí)間管理時(shí)間管理的八大法寶■樹(shù)立時(shí)間價(jià)值觀理念變革■結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化組織前提■工作環(huán)境“５Ｓ”準(zhǔn)備工作■工作的計(jì)劃性目標(biāo)管理■分清工作輕重緩急優(yōu)先級(jí)■并行串行的兼顧性統(tǒng)籌學(xué)■工作任務(wù)轉(zhuǎn)移授權(quán)與借力■學(xué)會(huì)說(shuō)“不”

拒絕的學(xué)問(wèn)案例：時(shí)間管理■韻律原則——“韻律原則”包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是保持自己的韻律，具體方法如：對(duì)于無(wú)意義的打擾電話要學(xué)會(huì)禮貌地掛斷，要多用打擾性不強(qiáng)的溝通方式（如e-mail），要適當(dāng)?shù)呐c上司溝通減少來(lái)自上司地打擾等；二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法如：不要唐突拜訪對(duì)方，了解對(duì)方的行為習(xí)慣等。

三、時(shí)間管理1、提高你的時(shí)間管理技能■做個(gè)時(shí)間管理的高手——學(xué)會(huì)從事務(wù)型工作中解脫出來(lái)——有效地計(jì)劃與安排自己的時(shí)間——找到節(jié)約時(shí)間的措施——學(xué)會(huì)積零成整——實(shí)行交叉“輪作”——提高“復(fù)種”指數(shù)——整批使用時(shí)間——應(yīng)付意外事件——分身有術(shù)四、時(shí)間管理的基本策略2、應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法■準(zhǔn)備之二：臨時(shí)準(zhǔn)備（5）——明天的工作前晚進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序——將相關(guān)的工作列在一起——把工作計(jì)劃放到隨時(shí)可見(jiàn)的地方——每天早晨比規(guī)定時(shí)間起早十分鐘——做好正式工作前的準(zhǔn)備工作四、時(shí)間管理的基本策略2、應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法■要培養(yǎng)的好習(xí)慣（7）——利用各種裝備如電話/信件等節(jié)省時(shí)間——把最困難的事放在效率最高的時(shí)候——利用零碎時(shí)間處理例行性事務(wù)——午餐或下班前開(kāi)會(huì)效率最高/避免上午開(kāi)會(huì)——休息片刻/伸個(gè)懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料——報(bào)刊放在晚上看——每晚沉思片刻/回顧與總結(jié)四、時(shí)間管理的基本策略2、應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法■與外部產(chǎn)生聯(lián)系時(shí)的應(yīng)變能力（4）——站著接待一向健談的來(lái)訪者——從不主動(dòng)閑聊/盡量回避來(lái)閑聊者——管理電話：主動(dòng)撥號(hào)/與被動(dòng)接聽(tīng)——如遇瑣事纏身能快速擺脫3、經(jīng)理人員的時(shí)間管理■抓大放小/充分授權(quán)4、秘書人員的時(shí)間管理■認(rèn)清自己的角色和職責(zé)四、時(shí)間管理的基本策略工作環(huán)境“５Ｓ”■不同層次員工的準(zhǔn)備工作☆金領(lǐng)高管的準(zhǔn)備工作Ａ、整體工作目標(biāo)Ｂ、階段性工作規(guī)劃Ｃ、下級(jí)狀況備忘錄Ｄ、用好秘書這個(gè)幫手☆白領(lǐng)階層的辦公室“５Ｓ”Ａ、工作計(jì)劃表Ｂ、常用文件及工具書Ｃ、柜子及辦公室桌清理Ｄ、相關(guān)人員通訊錄☆藍(lán)領(lǐng)員工的作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)管理五、基礎(chǔ)工作與有備無(wú)患日常價(jià)值法控制時(shí)間■工作中的現(xiàn)象——我們每天都要面對(duì)各式各樣的人和事，這些人和事都需要你耗費(fèi)時(shí)間來(lái)處理。——你將如何應(yīng)對(duì)？——是堅(jiān)持一貫的做法，還是依據(jù)本能的反應(yīng)？■通常的表現(xiàn)——有明確標(biāo)準(zhǔn)的，快速?zèng)Q斷——沒(méi)明確標(biāo)準(zhǔn)的，依據(jù)直覺(jué)感受五、基礎(chǔ)工作與有備無(wú)患浪費(fèi)時(shí)間的大敵■工作目標(biāo)不明確——你為什么工作——你要達(dá)到什么目的■工作沒(méi)有計(jì)劃性——工作千頭萬(wàn)緒——眉毛胡子一把抓——被動(dòng)工作和生活——跟著感覺(jué)走工作目標(biāo)及其計(jì)劃性2、時(shí)間管理第一法則■目標(biāo)管理與工作的計(jì)劃性——工作方法三段論六、工作目標(biāo)及其計(jì)劃性目標(biāo)方法行動(dòng)計(jì)劃

計(jì)劃是從目標(biāo)到方法的橋梁3、明確工作目標(biāo)■怎樣制定工作計(jì)劃——年度計(jì)劃——季度計(jì)劃——月度計(jì)劃——周計(jì)劃——每天工作任務(wù)工作計(jì)劃表要素：——序號(hào)——任務(wù)內(nèi)容——擬完成時(shí)間——相關(guān)責(zé)任人——檢查監(jiān)督人——備注六、工作目標(biāo)及其計(jì)劃性目標(biāo)體系的SMART原則

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S-Specific具體，不能籠統(tǒng)；

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M-Measurable可度量，

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A-Attainable可實(shí)現(xiàn)，指付出努力的情況下可以實(shí)現(xiàn)，避免過(guò)高或過(guò)低的目標(biāo)。

■R-Realistic現(xiàn)實(shí)性，指目標(biāo)是實(shí)實(shí)在在的。

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T-Timebound時(shí)限，完成目標(biāo)的期限。工作目標(biāo)及其計(jì)劃性“80、20”法則運(yùn)用■先做最重要的事情

你知道圓的面積占正方形面積的多少嗎？你知道去掉圓的面積正方形面積還剩下多少嗎？結(jié)論：做重要的少數(shù)事情分清工作的輕重緩急工作任務(wù)轉(zhuǎn)移■學(xué)會(huì)授權(quán)與借力——依據(jù)企業(yè)管理的組織原則——遵照公司崗位職責(zé)和權(quán)限——合理分權(quán)為授權(quán)的前提——非指揮權(quán)限關(guān)系的借力——依靠個(gè)人非職務(wù)影響力■注意事項(xiàng)——授權(quán)有度，控權(quán)有方——借力要適當(dāng)，注重實(shí)效時(shí)間管理的統(tǒng)籌技巧學(xué)會(huì)說(shuō)“不”■拒絕的學(xué)問(wèn)——靈活運(yùn)用日常價(jià)值法——快速反應(yīng)，馬上決斷——注意國(guó)人的“講面子”——婉言謝絕，而非強(qiáng)力拒絕——?jiǎng)又郧?，曉之以理——提供良好的建議時(shí)間管理技巧的具體應(yīng)用時(shí)間的特性決定了人永遠(yuǎn)無(wú)法直接管理時(shí)間根本手段是通過(guò)合理利用時(shí)間提高工作效率，相對(duì)節(jié)約時(shí)間和完成更多的任務(wù)時(shí)間管理的八大法寶（理念、原則、方法）