電大辦公室管理課件

辦公室管理張婷辦公室管理張婷1第八章

日程安排

案例：張經(jīng)理在22日下午2點要與業(yè)務(wù)部開會討論銷售工作，這項銷售工作任務(wù)的安排關(guān)系到本年度的銷售預(yù)算能否完成。下午4點要和一位客戶商洽一筆重要的合同，經(jīng)理準備在5點結(jié)束。但是上午的時候公司收到了政府的臨時開會的通知，寫明開會時間是下午3點，要求經(jīng)理必須親自參加，會議將持續(xù)多長時間沒有標(biāo)明，文秘人員如何處理？將經(jīng)理下午的會議安排調(diào)整為：2點和客戶談合同，3點參加政府機關(guān)的會議，4點半或5點，召開銷售會議。第八章日程安排案例：將經(jīng)理下午的會議安2第八章

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一、日程安排與文秘人員（P168）（了解）二、日程安排的意義（P169）（了解）（一）什么叫日程安排？――關(guān)于管理者的會議、面談、出差、訪問等作計劃、實行、變更及調(diào)整的活動。（二）日程安排的基本原理：優(yōu)先順序（根據(jù)緊急和重要程度）管理者對于有限時間的如何分配及活用，可以說是與該企業(yè)的業(yè)績息息相關(guān)，所以日程安排計劃的制作、管理都有很大的意義。通常上司對于應(yīng)該從事的各種活動，先判斷其緊急和重要程度之后，再編進日程計劃中。

第八章日程安排一、日程安排與文秘人員（P168）（了解3第八章

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文秘人員所扮演的是輔佐管理者活動、增加管理者管理能力等這類的角色，其工作包括把會議或訪問等編入日程計劃中，實行、變更和必要的聯(lián)系、調(diào)整。同時文秘人員也必須具備良好的判斷能力和敏捷的行動能力。

三、文秘人員在日程安排中的工作（P169）（了解）第八章日程安排文秘人員所扮演的是輔佐管理者活動4第八章

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《上司和文秘人員在日程安排計劃方面的工作分擔(dān)》情況表第八章日程安排《上司和文秘人員在日程安排計劃方面的工作分5第八章

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（1）該企業(yè)的經(jīng)營性質(zhì)與形態(tài)（外資、合資、國有企業(yè)、私營企業(yè)等）和習(xí)慣（特別是有關(guān)分派文秘人員時的習(xí)慣）；（2）上司所負責(zé)業(yè)務(wù)的類型；（3）上司的性格；（4）文秘人員本身的能力及經(jīng)驗；（5）上司對文秘人員的信賴程度；（6）上司和文秘人員的合作年資及其內(nèi)容。由文秘人員決定的程度的原因：第八章日程安排（1）該企業(yè)的經(jīng)營性質(zhì)與形態(tài)（外資、合資、6第八章

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（1）掌握了足夠的知識和信息，了解每一項業(yè)務(wù)的輕重緩急。（2）具有某些說話的技巧，能夠了解要求約會者的心理。文秘人員如何能夠獲得上司的完全信任？第八章日程安排（1）掌握了足夠的知識和信息，了解每一項業(yè)7第八章

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案例：某高等院校為了保證教學(xué)工作順利進行，一般都把各種會議安排在星期五下午，時間通常為1:30到3:00，這雖然保證了教學(xué)時間，但同時產(chǎn)生了另一個矛盾，即會議時間過于集中，往往產(chǎn)生七、八個系、處同時開會，都要求校長參加，造成校長應(yīng)接不暇。你若是校辦公室主任你會如何安排？第八章日程安排案例：8第八章日程安排

四、日程安排計劃表的種類和管理（P171）（一）日程安排計劃表的種類P172年預(yù)定表、月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表（二）約會（P170－173）（了解）－約會就是想與對方面談時，和對方聯(lián)系獲得同意并確定時間、地點等。1、主動要求與人約會的注意事項；

①要獲得上司的許可②如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方確認③正確告知對方赴約者的情況，確定時間、地點、方式④告知聯(lián)系方式，便于通知⑤及早通知對方第八章日程安排四、日程安排計劃表的種類和管理（P1719第八章日程安排

文秘人員注意：約會不宜安排的時間：周一早上、周末下午、即將下班之前、午餐前后、對方的休息日、節(jié)假日、公司有重大活動的那天，領(lǐng)導(dǎo)出差回來當(dāng)天。地點還應(yīng)考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。2、被要求與人約會的注意事項假如是公司內(nèi)的人，尤其是上司的部屬或部門的負責(zé)人要求約會時，要先詢問他們約會的目的，然后再告訴上司，并依照緊急程度安排，就算是極短的時間，也要編入日程安排計劃中。每天早上或前一天臨近下班時，要和上司核對當(dāng)天或第二天的日程表。第八章日程安排文秘人員注意：10第八章日程安排

設(shè)計題：總經(jīng)理要與A公司總裁談某項業(yè)務(wù)工作，文員替總經(jīng)理安排這個約會，應(yīng)該怎么做？第八章日程安排設(shè)計題：11第八章日程安排

分析：首先，用寫信的方式定約，等對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員確認；其次，正確告知總經(jīng)理的姓名，目的、時間、地點、方式（早餐會、午餐會等）、所需要的時間等，日期的確定應(yīng)有彈性，告知你或總經(jīng)理的聯(lián)系電話。第三，決定時間、地點時，要注意：（一）星期一早上、周末下午、即將下班之前、午餐前后對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子、公司有重大活動時、不要安排約會；（二）地點必須選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮禮儀規(guī)格、是否需保密、是否需就餐等；（三）如對約會地方?jīng)]有充分把握，應(yīng)事先調(diào)查路線、如何前往、房間大小、桌子的配置等。（四）約定好后向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表上。如有必要，還應(yīng)準備約會所需要的文件資料。第八章日程安排分析：12第八章日程安排

（三）日程安排計劃表的制作和填寫P179（掌握）1、年預(yù)定表：文字表達要概括、簡要、明確2、月、周、日預(yù)定表：盡量詳細，多數(shù)以月預(yù)定表為基礎(chǔ)日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，也不要廢棄，而應(yīng)當(dāng)作為記錄保存下來，仍很有參考價值。保存期限大約3至5年。（四）日程安排計劃的確認（了解）確認的目的：查缺補漏（五）日程安排計劃的變更和調(diào)整（P183）（了解）第八章日程安排（三）日程安排計劃表的制作和填寫P179（13第八章

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年預(yù)定表月預(yù)定表第八章日程安排年預(yù)定表月預(yù)定表14第八章

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周預(yù)定表日預(yù)定表第八章日程安排周預(yù)定表日預(yù)定表15第八章日程安排

五、日程安排計劃管理（P184）（了解）1、提示工作①電子提示系統(tǒng)電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。②人工提示系統(tǒng)1)基本辦公日程表（袖珍日歷）2)固定活動日期一覽表特殊的家庭活動日期、節(jié)假日、會議日期、付款日期、更新日期、納稅日期3）提示性備忘錄4）準備約會表5）準備特殊提示卡6）準備交往提示文件第八章日程安排五、日程安排計劃管理（P184）（了解）16第八章日程安排

案例：經(jīng)理按鈴叫秘書進來，想知道上午有什么必須匯報他的事情。今天是新來秘書的鄒小姐，性格開朗，辦事風(fēng)風(fēng)火火，一進門，她就大聲問：“什么事？老總？”“請把上午重要的來電講一下，鄒小姐”“嘔，藍星公司經(jīng)理來電，說他剛從德國訪問回來，只是讓告訴您一下，還請您問張總好”“恩，還有嗎？”“您太太中午來過電話”“什么事？”“她讓您回電話，下午2點以前，別忘了。”“沒有啦？”“沒有了”鄒小姐看看記錄?！昂哟ü究捶繒r間定下來沒有？”“哎呀，糟糕，忘了聯(lián)絡(luò)了”“馬上去聯(lián)絡(luò)”經(jīng)理揮揮手，自己又忙處理其他事務(wù)去了。周末工作會議上，經(jīng)理部要求重新聘個稱職的秘書來。鄒小姐感到非常委屈：“我怎么了？”第八章日程安排案例：17第八章小結(jié)一、什么叫日程安排；二、日程安排的基本原理；三、日程安排計劃表的種類；四、日程安排計劃表的制作和填寫。第八章小結(jié)一、什么叫日程安排；181第九章差旅事宜

【教學(xué)目的】通過本章教學(xué)，使大家了解商務(wù)旅行、公務(wù)外出時文員的主要工作任務(wù)，能夠?qū)Πń煌üぞ叩倪x擇、出差諸項事宜的準備、境內(nèi)外旅行各種手續(xù)的辦理以及出差結(jié)束后的各項工作情況有清晰的了解。

1第九章差旅事宜【教學(xué)目的】19第九章差旅事宜一、文秘人員的職責(zé)P188（掌握）（一）準備旅行計劃和旅館信息。包括：時間、地點、交通工具、住宿等內(nèi)容，同時注意一式三份（個人、家庭、單位各存一份）（二）制定約會計劃：何時、何地、何人、何內(nèi)容（三）為商務(wù)洽談收集資料 （四）決定旅行用品（見P189）（五）行李問題：重量、尺寸、攜帶物品規(guī)定。（六）安排差旅費（預(yù)支差旅費、個人支票（卡）、旅行支票、信用證）（七）建立旅行－旅館信息資料庫（八）辦理旅行保險。第九章差旅事宜一、文秘人員的職責(zé)P188（掌握）20第九章差旅事宜新規(guī)定：關(guān)于禁止旅客隨身攜帶液態(tài)物品乘坐國內(nèi)航班的公告為維護旅客生命財產(chǎn)安全，中國民用航空總局決定調(diào)整旅客隨身攜帶液態(tài)物品乘坐國內(nèi)航班的相關(guān)措施，現(xiàn)公告如下：一、

乘坐國內(nèi)航班的旅客一律禁止隨身攜帶液態(tài)物品，但可辦理托運，其包裝應(yīng)符合民航運輸有關(guān)規(guī)定。二、

旅客攜帶少量旅行自用的化妝品，每種化妝品限帶一件，其容器容積不得超過100毫升，并應(yīng)置于獨立袋內(nèi)，接受開瓶檢查。三、

來自境外需在中國境內(nèi)機場轉(zhuǎn)乘國內(nèi)航班的旅客，其攜帶入境的免稅液態(tài)物品應(yīng)置于袋體完好無損且封口的透明塑料袋內(nèi)，并需出示購物憑證，經(jīng)安全檢查確認無疑后方可攜帶。四、

有嬰兒隨行的旅客，購票時可向航空公司申請，由航空公司在機上免費提供液態(tài)乳制品；糖尿病患者或其他患者攜帶必需的液態(tài)藥品，經(jīng)安全檢查確認無疑后，交由機組保管。五、

乘坐國際、地區(qū)航班的旅客，其攜帶的液態(tài)物品仍執(zhí)行中國民用航空總局2019年3月17日發(fā)布的《關(guān)于限制攜帶液態(tài)物品乘坐民航飛機的公告》中有關(guān)規(guī)定。六、

旅客因違反上述規(guī)定造成誤機等后果的，責(zé)任自負。第九章差旅事宜新規(guī)定：關(guān)于禁止旅客隨身攜帶液態(tài)物品乘坐國21第九章差旅事宜規(guī)定：關(guān)于在國內(nèi)航班上嚴格執(zhí)行旅客隨身攜帶物品件數(shù)有關(guān)規(guī)定的通知為保障航空運輸安全順利進行，中國民用航空總局規(guī)定，在國內(nèi)航班上持頭等艙客票的旅客，每人可隨身攜帶2件物品，每件重量不得超過5公斤；持公務(wù)艙或經(jīng)濟艙客票的旅客，每人只能隨身攜帶1件物品，重量不得超過5公斤。每件物品的體積均不得超過20*40*55厘米。超過規(guī)定件數(shù)、重量或體積的行李，應(yīng)作為托運行李托運。此規(guī)定從2019年5月1日起開始實施。為了您能順利乘行，國航提示您在出行時應(yīng)提早到達機場，以便有充裕的時間辦理行李托運手續(xù)。國內(nèi)旅客登機請?zhí)崆?-3小時到達機場?！墩灾袊鴩H航空公司官方網(wǎng)站》第九章差旅事宜規(guī)定：關(guān)于在國內(nèi)航班上嚴格執(zhí)行旅客隨身攜帶22第九章差旅事宜日期時間交通工具預(yù)定行程備注5/5星期三9：50~11：00DH851班機（浦東機場）從上海至北京。住皇朝賓館（機場至賓館30分鐘），預(yù)訂5/6北京至西安火車票8：30派車去總經(jīng)理家接14：00~16：00參觀北京天成公司，參考產(chǎn)品質(zhì)量天成公司廠長秘書機場接18：00~20：00應(yīng)酬5/6星期四9：00~11：30商務(wù)會談14：30~16：00會談或簽約19：00~20：30火車從北京至西安，住西安飯店確認次日機票5/7星期五9：00~10：30拜訪西安大地公司總經(jīng)理，洽談商務(wù)12：00~13：00視察本公司駐西安的辦事處14：00~16：50飛機返回公司派車去機場接第九章差旅事宜日期時間交通工具預(yù)定行程備注5/59：5023第九章差旅事宜辦公用品個人物品筆記本電腦光盤或磁盤微型錄音機及磁帶照相/攝像機文件夾筆、筆記本公司信封及信紙郵票手機/呼機名片現(xiàn)金、支票護照簽證身份證信用卡替換衣服洗漱用品急救藥品旅行箱車船票、機票差旅用品一覽表（一）

第九章差旅事宜辦公用品個人物品筆記本電腦護照差旅用品一覽24第九章差旅事宜商務(wù)活動文件資料差旅相關(guān)資料談判提綱合同草案協(xié)議書演講稿討論有關(guān)問題的信件備忘錄日程表科技、產(chǎn)品資料公司簡介對方公司的相關(guān)資料目的地的交通圖旅行指南請柬介紹信通訊錄（地址、電話、傳真）日歷世界各地時間表差旅用品一覽表（二）

第九章差旅事宜商務(wù)活動文件資料差旅相關(guān)資料談判提綱目的地25第九章差旅事宜二、與上司一起旅行（P191）（了解）1、旅行安排：按照上司的意圖排出行程和程序表2、設(shè)備安排：計算機等辦公設(shè)備3、行為舉止：講究禮儀禮節(jié)4、工作交代：出發(fā)前將工作交代他人；旅行中保持與公司本部聯(lián)系三、差旅的預(yù)訂工作：訂火車票、飛機票、旅館等盡量說明要求第九章差旅事宜二、與上司一起旅行（P191）（了解）26第九章差旅事宜四、國外旅行手續(xù)（P196）（掌握）申領(lǐng)護照－辦理簽證－辦理“黃皮書”－購買機（車、船票）－辦理入出境手續(xù)－旅行過程安排重點：旅行過程安排（P200）護照：某國公民出入本國國境和在國外旅行或居留時，由本國發(fā)給的一種證明公民國籍和身份的合法證件。我國的分為：外交護照、公務(wù)護照、普通護照三種。普通護照又可分為因公的和因私的兩種。第九章差旅事宜四、國外旅行手續(xù)（P196）（掌握）護照：27第九章差旅事宜簽證：一個主權(quán)國家在本國或外國公民所持的護照或其他旅行證件上的簽注、蓋印，以表示允許其出入本國國境或者經(jīng)過國境的證明。若把護照看成是身份證，簽證就是出入證。我國的簽證一般在護照上。黃皮書：它是國際衛(wèi)生組織為了保障出入國境人員的人身健康，防止某些疾病傳染流行所要求的證明。第九章差旅事宜簽證：一個主權(quán)國家在本國或外國公民所持的護28第九章差旅事宜重點：旅行過程安排（P200）（一）旅行中的注意事項1、及時退房；2、不要自帶食品入?。?、了解免費和付費服務(wù)；4、妥善保管自己的物品；5、離開時應(yīng)交回房間鑰匙。6、如有需要可請旅館提供服務(wù)。7、多用支票少用現(xiàn)鈔；8、注意時差；9、注意支付小費。第九章差旅事宜重點：旅行過程安排（P200）29第九章差旅事宜（二）旅行時飲食安排：安全、衛(wèi)生、方便（三）旅行時的安全防范：錢財、貴重物品的保管安全防范措施五、旅行結(jié)束后的工作1、整理單據(jù)、憑證，及時簽字報銷2、撰寫工作匯報3、調(diào)節(jié)狀態(tài)，繼續(xù)旅行前的工作4、出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄5、對給予幫助過的有關(guān)部門表示感謝第九章差旅事宜（二）旅行時飲食安排：安全、衛(wèi)生、方便30第九章差旅事宜課堂練習(xí)（設(shè)計題）：文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用。(2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。(4)把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。第九章差旅事宜課堂練習(xí)（設(shè)計題）：(1)整理好旅行過程31第九章小結(jié)一、文員在差旅工作中的職責(zé)；二、出國旅行的手續(xù)第九章小結(jié)一、文員在差旅工作中的職責(zé)；321第十章照料上司身邊的瑣事

【教學(xué)目的】通過本章教學(xué)，使大家了解照料上司身邊瑣事的意義，重視并能夠妥善處理相關(guān)事宜。1第十章照料上司身邊的瑣事【教學(xué)目的】33第十章照料上司身邊的瑣事（一）可以使上司從繁瑣的小事中解放出來，從而專心地工作；上司的工作主要是全局性的、宏觀性、長遠性的。很難想象一個被雞毛蒜皮小事所困撓的領(lǐng)導(dǎo)能將公司的大事做好。（二）可以為上司節(jié)省時間，減輕上司的精神負擔(dān)，從而提高工作效率。1照料上司身邊瑣事的意義（掌握）第十章照料上司身邊的瑣事（一）可以使上司從繁瑣的小事中解34第十章照料上司身邊的瑣事心理準備：從屬性——工作上的從屬與知識、能力上的互補。2照料上司身邊瑣事的準備項目內(nèi)容對上司的重要程度各種身邊工作直接的安排餐飲、協(xié)助服飾、辦公室的聯(lián)絡(luò)事項等。中間的私人日常例行事務(wù)調(diào)整、采購物品、注意上司的健康。間接的協(xié)助上司消除緊張及疲勞、某些私人事務(wù)的協(xié)助、財務(wù)管理。上司身邊瑣事的包含內(nèi)容第十章照料上司身邊的瑣事心理準備：從屬性——工作上的從屬35第十章照料上司身邊的瑣事（一）做好便利上司處理業(yè)務(wù)的工作1、科學(xué)安排飲食（喜好、禁忌和規(guī)定）；2、打點更換服飾；3、與上司家人的聯(lián)絡(luò)；（二）調(diào)整好上司的主體工作與私人工作；1、調(diào)整上司私人的日程安排計劃；2、采購物品；（書籍、禮品等,盡量選擇與公司或?qū)Ψ焦居嘘P(guān)的物品為好）3、關(guān)心上司的健康。（安排上司適當(dāng)?shù)男菹?、治療，勞逸結(jié)合）3照料上司身邊瑣事的內(nèi)容和做法第十章照料上司身邊的瑣事（一）做好便利上司處理業(yè)務(wù)的工作36第十章照料上司身邊的瑣事（三）輔佐上司的其他工作1、提供提神醒腦的服務(wù)；2、協(xié)助處理某些私人事務(wù)；3、管理上司財物（現(xiàn)金、票據(jù)、印信等）薪金收入管理(依法納稅)支票往來管理(支票簿與印章要分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng))4、其他工作。2照料上司身邊瑣事的內(nèi)容和做法第十章照料上司身邊的瑣事（三）輔佐上司的其他工作2照料上37第十章小結(jié)一、照料上司身邊瑣事的意義；二、做好便利上司處理業(yè)務(wù)的工作。第十章小結(jié)一、照料上司身邊瑣事的意義；381第十一章交際與禮儀

【知識與能力】1．日常舉止規(guī)范2．交際業(yè)務(wù)【具體要求】一般了解：1．交際業(yè)務(wù)應(yīng)注意的問題基本掌握:1．喜慶實務(wù)和宴會禮儀2．喪事實務(wù)和吊唁禮儀1第十一章交際與禮儀【知識與能力】1．日常舉止規(guī)范391第十一章交際與禮儀

人無禮，無以立。——孔子人無禮則不生，事無禮則不成，國家無禮則不寧.

——荀子沒有良好的禮儀，其余的一切成就都會被人看成驕傲、自負、無用和愚蠢。

——約翰·洛克1第十一章交際與禮儀人無禮，無以立。40一、日常舉止規(guī)范目光平視，雙肩展開向下沉，人體有向上的感覺；收腹、挺胸；雙腿略微分開，成小八字或小丁字步站法，重心落在前腳掌。1站立1站立一、日常舉止規(guī)范目光平視，雙肩展開向下沉，人體有向上的感覺；41一、日常舉止規(guī)范保持一條直線，步伐要穩(wěn)健，步態(tài)要輕盈。身體重心在前腳掌。注意：兩個人并行，右為尊。三人并行走，中間為尊貴的位置。1站立2行走一、日常舉止規(guī)范保持一條直線，步伐要穩(wěn)健，步態(tài)要輕盈。1站42一、日常舉止規(guī)范1站立就坐時應(yīng)從左側(cè)進入，入座前應(yīng)先將裙角向前收攏，兩腿并攏，雙腳同時向左或向右放，兩手疊放于左右腿上。臀部在椅子上只做三分之二。如長時間端坐可將兩腿交叉重疊，但要注意上面的腿向回收，腳尖向下。3就坐一、日常舉止規(guī)范1站立就坐時應(yīng)從左側(cè)進入，入43一、日常舉止規(guī)范1站立下蹲時，應(yīng)跨前半步，后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠的彎下腰。撿拾物品時，應(yīng)走到物品的左側(cè)，呈半蹲狀，上身挺直，用右手從體側(cè)撿拾，然后站立起來。4下蹲一、日常舉止規(guī)范1站立下蹲時，應(yīng)跨前半步，后44二、握手禮儀與名片的使用第一，握手的姿勢。第二，握手的順序。男女之間，女士先；長幼之間，長者先；上下級之間，上級先；迎接客人，主人先；送走客人，客人先。第三，注意握手的力度。第四，其它注意事項。詳見第五章1握手二、握手禮儀與名片的使用第一，握手的姿勢。1握手45二、握手禮儀與名片的使用雙手呈遞，以表示對對方的尊重。將名片的文字正向?qū)Ψ?。在遞交名片的同時作一下簡單的自我介紹。在多人交換名片時，要注意講究先后順序。在未確定對方的來歷之前，不要輕易遞出名片?？帐值臅r候必須雙手接受。接過名片后，要馬上過目。初次見面，如果一次同時接受多張名片，一定要記住哪張名片的主人是哪位先生哪位小姐。當(dāng)對方遞給你名片之后，如果自己沒有名片或沒帶名片，應(yīng)當(dāng)首先對對方表示歉意，再如實說明理由。2名片使用二、握手禮儀與名片的使用雙手呈遞，以表示對對方的尊重。2名片46三、交際應(yīng)酬的內(nèi)容和信息收集1.交際應(yīng)酬的主要項目：參加婚喪喜慶等活動2.信息的收集：注意獲得消息后，首先要查證消息的可靠性，在向上司報告請示。3.交際業(yè)務(wù)應(yīng)該注意的事項：（1）消息要正確（2）適當(dāng)?shù)臅r機（3）遵循傳統(tǒng)三、交際應(yīng)酬的內(nèi)容和信息收集1.交際應(yīng)酬的主要項目：參加47四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀發(fā)電致賀、贈送禮品注意：及時（只能提前不能推后）送禮和致賀；盡可能親自前往致賀和送禮。1喜慶的處理四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀發(fā)電致賀、贈送禮48四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀1、種類：P2182、形式：國宴、晚宴、午宴、早餐、工作餐、冷餐招待會、酒會、茶會、（晚餐、野餐）（西方國家有）2宴會的種類與形式1、宴會服飾：無特別要求均應(yīng)穿正式禮服。同時要根據(jù)不同的場合選擇不同的服飾，搭配要得體。2、赴宴入坐：入座時的儀態(tài)要大方、禮貌；入座后不要東張西望。3參加宴會的禮儀四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀1、種類：P2182宴會的種類與形49四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀3、用餐禮儀:西餐中，左手持叉，右手用刀。主菜：切東西時左手拿叉按住食物，右手執(zhí)刀將其鋸切成小塊，然后用叉子送入口中。一次吃一塊。不可一次切完再逐一食用。使用刀時，刀刃不可向外。進餐中放下刀叉時，應(yīng)擺成“八”字型，分別放在餐盤邊上。刀刃朝向自身，表示還要繼續(xù)吃。每吃完一道菜，將刀叉并攏放在盤中。如果是談話，可以拿著刀叉，無需放下。不用刀時，也可以用右手持叉，但若需要作手勢時，就應(yīng)放下刀叉，千萬不可手執(zhí)刀叉在空中揮舞搖晃，也不要一手拿刀或叉，而另一支手拿餐巾擦嘴，也不可一手拿酒杯，另一支手拿叉取菜。湯：用湯匙由內(nèi)往外舀，不可將湯碗端起來喝，喝湯時不可出聲。水果：用叉子取用。嘴里有果核，先輕輕吐在叉子上，再放入盤內(nèi)。四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀3、用餐禮儀:50四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀51四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀4、飲酒:祝酒時，在上司之后與對方碰杯。倒酒時，應(yīng)一手執(zhí)瓶身，一手扶瓶側(cè)，面帶微笑。倒紅酒時，只倒1/3；啤酒可以倒?jié)M，但不要將泡沫溢出來。白酒或烈性酒倒至2/3。

5、宴會規(guī)矩：座姿端正，不能將餐具整體放入口中，也不能用舌頭去舔。取用較遠的東西，應(yīng)請別人遞過來，不要離座伸手去拿。當(dāng)別人給你夾菜時，不要拒絕，可取少量放在盤內(nèi)，并表示“謝謝，夠了?！睂Σ缓峡谖兜牟耍痫@露出難堪的表情。

嘴里有食物，不可談話。說話文明，并不要影響鄰座的客人。四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀4、飲酒:52四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀案例:張女士是位商務(wù)工作者，由于業(yè)務(wù)成績出色，隨團到中東地區(qū)某國考察。抵達目的地后，受到東道主的熱情接待，并舉行宴會招待。席間，為表示敬意，主人向每位客人一一遞上一杯當(dāng)?shù)靥禺a(chǎn)飲料。輪到張女士接飲料時，一向習(xí)慣于“左撇子”的張女士不假思索，便伸出左手去接，主人見情景臉色驟變，不但沒有將飲料遞到張女士的手中，而且非常生氣地將飲料重重地放在餐桌上，并不在理睬張女士，這是為什么？四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀案例:53四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀1、擬定客人名單：（提交上司過目，防止遺漏）2、確定時間：確定時間后最好能征詢客人的意見3、選擇宴會的場所：提早、要結(jié)合宴會的性質(zhì)、客人的數(shù)目等因素來考慮。4、擬訂菜單：符合對方的飲食習(xí)慣、習(xí)俗。5、寄發(fā)請柬：提早寄發(fā)，注明特別要求；6、排列席次。（見225頁圖示）4舉辦宴會的程序及注意事項1、擬定客人名單：（提交上司過目，防止遺漏）2、確定時間：確定時間后最好能征詢客人的意見3、選擇宴會的場所：提早、要結(jié)合宴會的性質(zhì)、客人的數(shù)目等因素來考慮。4、擬訂菜單：符合對方的飲食習(xí)慣、習(xí)俗。5、寄發(fā)請柬：提早寄發(fā)，注明特別要求；6、排列席次。（見225頁圖示）四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀1、擬定客人名單：（提交上司過目，防止54四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀6、排列席次四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀6、排列席次55四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀5宴請中的文秘工作提前落實的事項詳見P226表格宴會當(dāng)日：負責(zé)接待的工作，迎客、帶路、宴會結(jié)束分發(fā)紀念品、送客。四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀5宴請中的文秘工作提前落實的事項詳見P56四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀案例：海金精密儀器有限公司的技術(shù)開發(fā)部有8個工作人員，她們?nèi)翰呷毫?，花了整整一年時間開發(fā)了BRM系列產(chǎn)品，經(jīng)廣泛宣傳，推銷，國外的銷路很好，給公司創(chuàng)收了幾百萬元。公司總經(jīng)理為了鼓勵部下再接再厲，決定宴請技術(shù)開發(fā)部的全體人員，具體的時間、地點由總經(jīng)理秘書王小姐安排，只是規(guī)定了費用總數(shù)為2000元。（1）王小姐應(yīng)該安排在什么時間、地點宴請比較好？（2）王小姐用怎樣的方式通知技術(shù)開發(fā)部的成員？（3）宴請結(jié)束一結(jié)賬，只花了1500元，對余下的500元，王小姐買紀念品發(fā)放好不好？（4）除了宴請，王秘書還可建議用其他方法來鼓勵技術(shù)開發(fā)部嗎？效果怎樣？

四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀案例：57五、喪事實務(wù)和吊唁禮儀（一）喪事及處理方法P228了解基本情況－拍發(fā)唁電或唁函－致送奠儀、花圈、供品－出席儀式。（二）吊唁時的衣著：樸素（黑色為主，深色也可）五、喪事實務(wù)和吊唁禮儀（一）喪事及處理方法P22858六、與社會團體擴大交往的準備了解與上司有關(guān)的團體，并將信息整理成冊，記錄相關(guān)資料，輔助上司在社團中的活動。社團種類：P229六、與社會團體擴大交往的準備了解與上司有關(guān)的團體，并將信息整59七、禮品和賀卡的處理應(yīng)婉言謝絕昂貴的禮物。替上司選擇禮物時，要弄清送禮目的、對方情況。選擇恰當(dāng)禮物，不必太昂貴，去掉價簽。八、捐贈記錄的保存七、禮品和賀卡的處理應(yīng)婉言謝絕昂貴的禮物。八、捐贈記錄的保存60七、禮品和賀卡的處理設(shè)計題：某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？七、禮品和賀卡的處理設(shè)計題：61七、禮品和賀卡的處理分析：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；(2)征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；(3)比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；(4)贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下；(5)附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。七、禮品和賀卡的處理分析：62第十一章小結(jié)一、喜慶實務(wù)和宴會禮儀（掌握）二、喪事實務(wù)和吊唁禮儀（掌握）第十一章小結(jié)一、喜慶實務(wù)和宴會禮儀（掌握）631第十二章辦公室用語

【知識與能力】口頭語敬語報告說明說服拒絕聽話1第十二章辦公室用語【知識與能力】口頭語641第十二章辦公室用語

【考核要求】一般了解：口頭語言的特征敬語的種類說話的要領(lǐng)二、基本掌握:1．敬語的用法2．接待用語3．說明的方法三、重點掌握：1．報告的方法2．說服的方法3．拒絕的方法4．聽話的方法1第十二章辦公室用語【考核要求】一般了解：65一、文員和口頭語言1文員的口頭語言和人際關(guān)系1、書面語言的溝通2、口頭語言的溝通2口頭語言的結(jié)構(gòu)及發(fā)展所謂口頭語言，指為表達自己的意思而發(fā)出的聲音、訊號。文秘人員的口頭語言需要（1）心腦（2）動作（3）適當(dāng)?shù)恼Z言，這三要素都要平衡才能發(fā)揮語言的作用。如果文秘人員經(jīng)常都以誠懇及謙遜的態(tài)度，給人美好印象的豐富的口頭語言和人接觸，就能夠建立起良好的人際關(guān)系，從而產(chǎn)生自信心和主動意識，得到上司和同事的信賴，把文秘人員工作做好。

語言能力是在自然成長中培養(yǎng)和在社會環(huán)境后天鍛煉兩者的總和。一、文員和口頭語言1文員的口頭語言和人際關(guān)系1、書面語言的溝66一、文員和口頭語言3口頭語言的特征1、語言不在語義在：語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中。所以發(fā)生要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。2、有重（zhong）音：在口語中需要強調(diào)的成分都是通過重音表達的。譬如：“昨天下午我給何經(jīng)理送了一份文件?！?、有歧義；4、口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。譬如，正式場合，口語就規(guī)范、簡明些，語調(diào)也應(yīng)認真、嚴肅些。休息時間，口語就可以生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。一、文員和口頭語言3口頭語言的特征1、語言不在語義在：語音聽67二、敬語的使用1使用敬語的情況1、年長者或比自己輩分高的2、具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者3、給自己恩惠者4、給自己幫助者二、敬語的使用1使用敬語的情況1、年長者或比自己輩分高的68二、敬語的使用2敬請的種類尊敬語謙虛語客套語三、接待用語的使用P237略2敬語的種類二、敬語的使用2敬請的種類尊敬語三、接待用語的使用P23769四、說話的方法1、語句要簡短；2、由結(jié)論說起；“結(jié)論——理由——經(jīng)過”聽對方說話，常用“5W2H”3、利用重復(fù)的效果；4、說完后進行總結(jié)整理；5、說話時考慮時間、地點、場合、對象因素，使用模糊語言。1說話的要領(lǐng)四、說話的方法1、語句要簡短；1說話的要領(lǐng)70四、說話的方法1、把要說明的內(nèi)容和目的弄清楚2、對方對于所說明的事項有多少興趣3、要用彼此都容易理解的話4、說明的順序：①按照順序說明：按照過去、現(xiàn)在、未來，依時間、空間、地點順序等②要點要突出，表達要扼要；③以說話的段落確認（注意停頓）；④用比較或?qū)Ρ鹊姆椒ㄈフf明；⑤客觀實際地說明。借助實物進行說明。⑥結(jié)束時總結(jié)。2說明的方法四、說話的方法1、把要說明的內(nèi)容和目的弄清楚2說明的方法71四、說話的方法特指口頭報告1、把握報告的時機、場合（包括什么時候報告，報告多長時間等）2、報告要對口和注意邏輯順序。3報告的方法四、說話的方法特指口頭報告3報告的方法72四、說話的方法1、聯(lián)系正確了解聯(lián)系事項決定聯(lián)系對象傳達正確信息確認信息是否正確傳達可制作文書交給對方聯(lián)系后立即向上司報告2、調(diào)整清楚的把自己的意思傳達給對方注意傾聽，了解重點先獲得上司的準許，才可向?qū)Ψ阶尣秸{(diào)整結(jié)束立即向上司報告4聯(lián)系及調(diào)整的方法5委托的方法四、說話的方法1、聯(lián)系2、調(diào)整4聯(lián)系及調(diào)整的方法5委托的方法73四、說話的方法1.清楚地知道在說服的事項中，最想說什么抓住重點，盡量客觀。在條件合適的情況下，提供有力的數(shù)據(jù)支持，甚至提供書面資料，會使說服變得非常的輕松。所以在說服中盡可能地運用數(shù)據(jù)、事例絕對是種行之有效的好方法。比如：向?qū)Ψ秸f你產(chǎn)品質(zhì)量好時，可從使用的次數(shù)、保修返修的情況說明。2.要具體了解對方的立場和意向抓住對方拒絕的主要矛盾，打消對方顧慮比如：一般顧客不愿購買的原因有：價格、售后服務(wù)、實用性、外型設(shè)計、品牌等。那么你就要注意區(qū)別了。6說服的方法四、說話的方法1.清楚地知道在說服的事項中，最想說什么6說74四、說話的方法3.以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言言以簡潔為貴。語言要簡單、清楚、明確，并且在說話風(fēng)格上盡量接近對方的習(xí)慣。任何的提議提案必須為對象帶來好處，而且在提議中不能包含對方所不喜歡的內(nèi)容。6說服的方法四、說話的方法3.以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言6說服的方75四、說話的方法1、必須拒絕的情況：1）超越自己權(quán)限、能力的事；2）雖有能力辦到，但在時間、地點上無法配合的3）在道義上不能答應(yīng)的；2、拒絕的方法：1）態(tài)度和藹，耐心傾聽。不要在他人開口要求時予以斷然拒絕。對他人的請求迅速采取反駁的態(tài)度，或流露出不快的神色，或藐視對方，堅持完全不妥協(xié)的態(tài)度等，都是不妥當(dāng)?shù)模瑧?yīng)該以和藹可親的態(tài)度誠懇應(yīng)對。

7拒絕的方法四、說話的方法1、必須拒絕的情況：7拒絕的方法76四、說話的方法2）拒絕對方要開誠布公，明確說出事實。不敢據(jù)實言明，采取模棱兩可的說法，致使對方摸不清自己的真正意思，而產(chǎn)生許多不必要的誤會，這就容易導(dǎo)致彼此關(guān)系的破裂。

3）告知補救方法。雙方各退讓一步，變更所提出的條件。7拒絕的方法四、說話的方法2）拒絕對方要開誠布公，明確說出事實。不敢據(jù)實77五、聽話的方法1、以認真的態(tài)度集中精神聆聽（用臉、眼、耳及身體來聽）2、邊聽邊想（思考）（5W2H：who、when、what、why、where、how、howmuch）3、適時地給予配合：“是”“對”“好”等4、適時地有條理地發(fā)問5、不挑對對方語病或搶話。1聽話的要領(lǐng)五、聽話的方法1、以認真的態(tài)度集中精神聆聽（用臉、眼、耳及身78五、聽話的方法1、上司召喚立即前往2、聽指示做筆記3、復(fù)述一遍，以便確認4、等上司說完之后再發(fā)問5、被指示的工作不能如期完成時，告知上司，并請示優(yōu)先順序6、受到直屬上司以外的指派時，不影響工作時可以接受2指令的接受法五、聽話的方法1、上司召喚立即前往2指令的接受法79五、聽話的方法1、以平和的心情和虛心的態(tài)度傾聽；2、客觀地思考忠告的內(nèi)容，有則改進，無則加勉;思考為什么會被忠告？被忠告的是什么？3、不推諉責(zé)任給別人。3忠告的接受法五、聽話的方法1、以平和的心情和虛心的態(tài)度傾聽；3忠告的接受80六、社交話題的選擇1、談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題。

共同的業(yè)務(wù)，合作意向，科學(xué)技術(shù)的成果和新發(fā)展等2、一般人喜聞樂見的話題。

天氣情況、時事新聞、體育報道、娛樂電影、旅游度假等。3、顯示地方或民族色彩的話題經(jīng)濟建設(shè)、風(fēng)景名勝、風(fēng)土人情、人文景觀、地方風(fēng)味等。4、比較高雅的話題。古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞人物等。5、積極、健康的生活體驗的話題。6、風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話；1合適的話題六、社交話題的選擇1、談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題。81六、社交話題的選擇1、應(yīng)當(dāng)忌諱的話題（隱私：私生活，女性的年齡、婚姻戀愛、收入、財產(chǎn)、住址、履歷等。）。2、令人不快的話題。疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。因疏忽而提到以上內(nèi)容，應(yīng)該馬上道歉。3、過于敏感的話題。

個人特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點分歧等。4、自己不甚熟悉的話題。對于專業(yè)問題略知皮毛，不應(yīng)隨意發(fā)揮。2不合適的話題六、社交話題的選擇1、應(yīng)當(dāng)忌諱的話題（隱私：私生活，女性的年82六、社交話題的選擇5、夸耀自己的話題。以個人為中心的自我表現(xiàn)。6、庸俗、色情的話題。暴露自己低俗，引起別人厭惡。7、不宜談?wù)摰摹⒈Ｃ艿脑掝}。生產(chǎn)流程、工藝技術(shù)、組織人事資金運作、客戶資料、流通渠道上司正在考慮、討論而未作定論未公開宣布的內(nèi)容上司的隱私、疾?。汗緝?nèi)發(fā)生的事故、人事爭端、內(nèi)部失竊、經(jīng)濟糾紛2不合適的話題六、社交話題的選擇5、夸耀自己的話題。2不合適的話題83第十二章小結(jié)一、口頭語言的特征；二、說話的方法三、說明的方法四、說服的方法五、拒絕的方法六、聽話的方法七、社交話題的選擇第十二章小結(jié)一、口頭語言的特征；84電大辦公室管理課件85辦公室管理張婷辦公室管理張婷86第八章

日程安排

案例：張經(jīng)理在22日下午2點要與業(yè)務(wù)部開會討論銷售工作，這項銷售工作任務(wù)的安排關(guān)系到本年度的銷售預(yù)算能否完成。下午4點要和一位客戶商洽一筆重要的合同，經(jīng)理準備在5點結(jié)束。但是上午的時候公司收到了政府的臨時開會的通知，寫明開會時間是下午3點，要求經(jīng)理必須親自參加，會議將持續(xù)多長時間沒有標(biāo)明，文秘人員如何處理？將經(jīng)理下午的會議安排調(diào)整為：2點和客戶談合同，3點參加政府機關(guān)的會議，4點半或5點，召開銷售會議。第八章日程安排案例：將經(jīng)理下午的會議安87第八章

日程安排

一、日程安排與文秘人員（P168）（了解）二、日程安排的意義（P169）（了解）（一）什么叫日程安排？――關(guān)于管理者的會議、面談、出差、訪問等作計劃、實行、變更及調(diào)整的活動。（二）日程安排的基本原理：優(yōu)先順序（根據(jù)緊急和重要程度）管理者對于有限時間的如何分配及活用，可以說是與該企業(yè)的業(yè)績息息相關(guān)，所以日程安排計劃的制作、管理都有很大的意義。通常上司對于應(yīng)該從事的各種活動，先判斷其緊急和重要程度之后，再編進日程計劃中。

第八章日程安排一、日程安排與文秘人員（P168）（了解88第八章

日程安排

文秘人員所扮演的是輔佐管理者活動、增加管理者管理能力等這類的角色，其工作包括把會議或訪問等編入日程計劃中，實行、變更和必要的聯(lián)系、調(diào)整。同時文秘人員也必須具備良好的判斷能力和敏捷的行動能力。

三、文秘人員在日程安排中的工作（P169）（了解）第八章日程安排文秘人員所扮演的是輔佐管理者活動89第八章

日程安排

《上司和文秘人員在日程安排計劃方面的工作分擔(dān)》情況表第八章日程安排《上司和文秘人員在日程安排計劃方面的工作分90第八章

日程安排

（1）該企業(yè)的經(jīng)營性質(zhì)與形態(tài)（外資、合資、國有企業(yè)、私營企業(yè)等）和習(xí)慣（特別是有關(guān)分派文秘人員時的習(xí)慣）；（2）上司所負責(zé)業(yè)務(wù)的類型；（3）上司的性格；（4）文秘人員本身的能力及經(jīng)驗；（5）上司對文秘人員的信賴程度；（6）上司和文秘人員的合作年資及其內(nèi)容。由文秘人員決定的程度的原因：第八章日程安排（1）該企業(yè)的經(jīng)營性質(zhì)與形態(tài)（外資、合資、91第八章

日程安排

（1）掌握了足夠的知識和信息，了解每一項業(yè)務(wù)的輕重緩急。（2）具有某些說話的技巧，能夠了解要求約會者的心理。文秘人員如何能夠獲得上司的完全信任？第八章日程安排（1）掌握了足夠的知識和信息，了解每一項業(yè)92第八章

日程安排

案例：某高等院校為了保證教學(xué)工作順利進行，一般都把各種會議安排在星期五下午，時間通常為1:30到3:00，這雖然保證了教學(xué)時間，但同時產(chǎn)生了另一個矛盾，即會議時間過于集中，往往產(chǎn)生七、八個系、處同時開會，都要求校長參加，造成校長應(yīng)接不暇。你若是校辦公室主任你會如何安排？第八章日程安排案例：93第八章日程安排

四、日程安排計劃表的種類和管理（P171）（一）日程安排計劃表的種類P172年預(yù)定表、月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表（二）約會（P170－173）（了解）－約會就是想與對方面談時，和對方聯(lián)系獲得同意并確定時間、地點等。1、主動要求與人約會的注意事項；

①要獲得上司的許可②如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方確認③正確告知對方赴約者的情況，確定時間、地點、方式④告知聯(lián)系方式，便于通知⑤及早通知對方第八章日程安排四、日程安排計劃表的種類和管理（P17194第八章日程安排

文秘人員注意：約會不宜安排的時間：周一早上、周末下午、即將下班之前、午餐前后、對方的休息日、節(jié)假日、公司有重大活動的那天，領(lǐng)導(dǎo)出差回來當(dāng)天。地點還應(yīng)考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。2、被要求與人約會的注意事項假如是公司內(nèi)的人，尤其是上司的部屬或部門的負責(zé)人要求約會時，要先詢問他們約會的目的，然后再告訴上司，并依照緊急程度安排，就算是極短的時間，也要編入日程安排計劃中。每天早上或前一天臨近下班時，要和上司核對當(dāng)天或第二天的日程表。第八章日程安排文秘人員注意：95第八章日程安排

設(shè)計題：總經(jīng)理要與A公司總裁談某項業(yè)務(wù)工作，文員替總經(jīng)理安排這個約會，應(yīng)該怎么做？第八章日程安排設(shè)計題：96第八章日程安排

分析：首先，用寫信的方式定約，等對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員確認；其次，正確告知總經(jīng)理的姓名，目的、時間、地點、方式（早餐會、午餐會等）、所需要的時間等，日期的確定應(yīng)有彈性，告知你或總經(jīng)理的聯(lián)系電話。第三，決定時間、地點時，要注意：（一）星期一早上、周末下午、即將下班之前、午餐前后對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子、公司有重大活動時、不要安排約會；（二）地點必須選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮禮儀規(guī)格、是否需保密、是否需就餐等；（三）如對約會地方?jīng)]有充分把握，應(yīng)事先調(diào)查路線、如何前往、房間大小、桌子的配置等。（四）約定好后向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表上。如有必要，還應(yīng)準備約會所需要的文件資料。第八章日程安排分析：97第八章日程安排

（三）日程安排計劃表的制作和填寫P179（掌握）1、年預(yù)定表：文字表達要概括、簡要、明確2、月、周、日預(yù)定表：盡量詳細，多數(shù)以月預(yù)定表為基礎(chǔ)日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，也不要廢棄，而應(yīng)當(dāng)作為記錄保存下來，仍很有參考價值。保存期限大約3至5年。（四）日程安排計劃的確認（了解）確認的目的：查缺補漏（五）日程安排計劃的變更和調(diào)整（P183）（了解）第八章日程安排（三）日程安排計劃表的制作和填寫P179（98第八章

日程安排

年預(yù)定表月預(yù)定表第八章日程安排年預(yù)定表月預(yù)定表99第八章

日程安排

周預(yù)定表日預(yù)定表第八章日程安排周預(yù)定表日預(yù)定表100第八章日程安排

五、日程安排計劃管理（P184）（了解）1、提示工作①電子提示系統(tǒng)電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。②人工提示系統(tǒng)1)基本辦公日程表（袖珍日歷）2)固定活動日期一覽表特殊的家庭活動日期、節(jié)假日、會議日期、付款日期、更新日期、納稅日期3）提示性備忘錄4）準備約會表5）準備特殊提示卡6）準備交往提示文件第八章日程安排五、日程安排計劃管理（P184）（了解）101第八章日程安排

案例：經(jīng)理按鈴叫秘書進來，想知道上午有什么必須匯報他的事情。今天是新來秘書的鄒小姐，性格開朗，辦事風(fēng)風(fēng)火火，一進門，她就大聲問：“什么事？老總？”“請把上午重要的來電講一下，鄒小姐”“嘔，藍星公司經(jīng)理來電，說他剛從德國訪問回來，只是讓告訴您一下，還請您問張總好”“恩，還有嗎？”“您太太中午來過電話”“什么事？”“她讓您回電話，下午2點以前，別忘了?！薄皼]有啦？”“沒有了”鄒小姐看看記錄?！昂哟ü究捶繒r間定下來沒有？”“哎呀，糟糕，忘了聯(lián)絡(luò)了”“馬上去聯(lián)絡(luò)”經(jīng)理揮揮手，自己又忙處理其他事務(wù)去了。周末工作會議上，經(jīng)理部要求重新聘個稱職的秘書來。鄒小姐感到非常委屈：“我怎么了？”第八章日程安排案例：102第八章小結(jié)一、什么叫日程安排；二、日程安排的基本原理；三、日程安排計劃表的種類；四、日程安排計劃表的制作和填寫。第八章小結(jié)一、什么叫日程安排；1031第九章差旅事宜

【教學(xué)目的】通過本章教學(xué)，使大家了解商務(wù)旅行、公務(wù)外出時文員的主要工作任務(wù)，能夠?qū)Πń煌üぞ叩倪x擇、出差諸項事宜的準備、境內(nèi)外旅行各種手續(xù)的辦理以及出差結(jié)束后的各項工作情況有清晰的了解。

1第九章差旅事宜【教學(xué)目的】104第九章差旅事宜一、文秘人員的職責(zé)P188（掌握）（一）準備旅行計劃和旅館信息。包括：時間、地點、交通工具、住宿等內(nèi)容，同時注意一式三份（個人、家庭、單位各存一份）（二）制定約會計劃：何時、何地、何人、何內(nèi)容（三）為商務(wù)洽談收集資料 （四）決定旅行用品（見P189）（五）行李問題：重量、尺寸、攜帶物品規(guī)定。（六）安排差旅費（預(yù)支差旅費、個人支票（卡）、旅行支票、信用證）（七）建立旅行－旅館信息資料庫（八）辦理旅行保險。第九章差旅事宜一、文秘人員的職責(zé)P188（掌握）105第九章差旅事宜新規(guī)定：關(guān)于禁止旅客隨身攜帶液態(tài)物品乘坐國內(nèi)航班的公告為維護旅客生命財產(chǎn)安全，中國民用航空總局決定調(diào)整旅客隨身攜帶液態(tài)物品乘坐國內(nèi)航班的相關(guān)措施，現(xiàn)公告如下：一、

乘坐國內(nèi)航班的旅客一律禁止隨身攜帶液態(tài)物品，但可辦理托運，其包裝應(yīng)符合民航運輸有關(guān)規(guī)定。二、

旅客攜帶少量旅行自用的化妝品，每種化妝品限帶一件，其容器容積不得超過100毫升，并應(yīng)置于獨立袋內(nèi)，接受開瓶檢查。三、

來自境外需在中國境內(nèi)機場轉(zhuǎn)乘國內(nèi)航班的旅客，其攜帶入境的免稅液態(tài)物品應(yīng)置于袋體完好無損且封口的透明塑料袋內(nèi)，并需出示購物憑證，經(jīng)安全檢查確認無疑后方可攜帶。四、

有嬰兒隨行的旅客，購票時可向航空公司申請，由航空公司在機上免費提供液態(tài)乳制品；糖尿病患者或其他患者攜帶必需的液態(tài)藥品，經(jīng)安全檢查確認無疑后，交由機組保管。五、

乘坐國際、地區(qū)航班的旅客，其攜帶的液態(tài)物品仍執(zhí)行中國民用航空總局2019年3月17日發(fā)布的《關(guān)于限制攜帶液態(tài)物品乘坐民航飛機的公告》中有關(guān)規(guī)定。六、

旅客因違反上述規(guī)定造成誤機等后果的，責(zé)任自負。第九章差旅事宜新規(guī)定：關(guān)于禁止旅客隨身攜帶液態(tài)物品乘坐國106第九章差旅事宜規(guī)定：關(guān)于在國內(nèi)航班上嚴格執(zhí)行旅客隨身攜帶物品件數(shù)有關(guān)規(guī)定的通知為保障航空運輸安全順利進行，中國民用航空總局規(guī)定，在國內(nèi)航班上持頭等艙客票的旅客，每人可隨身攜帶2件物品，每件重量不得超過5公斤；持公務(wù)艙或經(jīng)濟艙客票的旅客，每人只能隨身攜帶1件物品，重量不得超過5公斤。每件物品的體積均不得超過20*40*55厘米。超過規(guī)定件數(shù)、重量或體積的行李，應(yīng)作為托運行李托運。此規(guī)定從2019年5月1日起開始實施。為了您能順利乘行，國航提示您在出行時應(yīng)提早到達機場，以便有充裕的時間辦理行李托運手續(xù)。國內(nèi)旅客登機請?zhí)崆?-3小時到達機場?！墩灾袊鴩H航空公司官方網(wǎng)站》第九章差旅事宜規(guī)定：關(guān)于在國內(nèi)航班上嚴格執(zhí)行旅客隨身攜帶107第九章差旅事宜日期時間交通工具預(yù)定行程備注5/5星期三9：50~11：00DH851班機（浦東機場）從上海至北京。住皇朝賓館（機場至賓館30分鐘），預(yù)訂5/6北京至西安火車票8：30派車去總經(jīng)理家接14：00~16：00參觀北京天成公司，參考產(chǎn)品質(zhì)量天成公司廠長秘書機場接18：00~20：00應(yīng)酬5/6星期四9：00~11：30商務(wù)會談14：30~16：00會談或簽約19：00~20：30火車從北京至西安，住西安飯店確認次日機票5/7星期五9：00~10：30拜訪西安大地公司總經(jīng)理，洽談商務(wù)12：00~13：00視察本公司駐西安的辦事處14：00~16：50飛機返回公司派車去機場接第九章差旅事宜日期時間交通工具預(yù)定行程備注5/59：50108第九章差旅事宜辦公用品個人物品筆記本電腦光盤或磁盤微型錄音機及磁帶照相/攝像機文件夾筆、筆記本公司信封及信紙郵票手機/呼機名片現(xiàn)金、支票護照簽證身份證信用卡替換衣服洗漱用品急救藥品旅行箱車船票、機票差旅用品一覽表（一）

第九章差旅事宜辦公用品個人物品筆記本電腦護照差旅用品一覽109第九章差旅事宜商務(wù)活動文件資料差旅相關(guān)資料談判提綱合同草案協(xié)議書演講稿討論有關(guān)問題的信件備忘錄日程表科技、產(chǎn)品資料公司簡介對方公司的相關(guān)資料目的地的交通圖旅行指南請柬介紹信通訊錄（地址、電話、傳真）日歷世界各地時間表差旅用品一覽表（二）

第九章差旅事宜商務(wù)活動文件資料差旅相關(guān)資料談判提綱目的地110第九章差旅事宜二、與上司一起旅行（P191）（了解）1、旅行安排：按照上司的意圖排出行程和程序表2、設(shè)備安排：計算機等辦公設(shè)備3、行為舉止：講究禮儀禮節(jié)4、工作交代：出發(fā)前將工作交代他人；旅行中保持與公司本部聯(lián)系三、差旅的預(yù)訂工作：訂火車票、飛機票、旅館等盡量說明要求第九章差旅事宜二、與上司一起旅行（P191）（了解）111第九章差旅事宜四、國外旅行手續(xù)（P196）（掌握）申領(lǐng)護照－辦理簽證－辦理“黃皮書”－購買機（車、船票）－辦理入出境手續(xù)－旅行過程安排重點：旅行過程安排（P200）護照：某國公民出入本國國境和在國外旅行或居留時，由本國發(fā)給的一種證明公民國籍和身份的合法證件。我國的分為：外交護照、公務(wù)護照、普通護照三種。普通護照又可分為因公的和因私的兩種。第九章差旅事宜四、國外旅行手續(xù)（P196）（掌握）護照：112第九章差旅事宜簽證：一個主權(quán)國家在本國或外國公民所持的護照或其他旅行證件上的簽注、蓋印，以表示允許其出入本國國境或者經(jīng)過國境的證明。若把護照看成是身份證，簽證就是出入證。我國的簽證一般在護照上。黃皮書：它是國際衛(wèi)生組織為了保障出入國境人員的人身健康，防止某些疾病傳染流行所要求的證明。第九章差旅事宜簽證：一個主權(quán)國家在本國或外國公民所持的護113第九章差旅事宜重點：旅行過程安排（P200）（一）旅行中的注意事項1、及時退房；2、不要自帶食品入??；3、了解免費和付費服務(wù)；4、妥善保管自己的物品；5、離開時應(yīng)交回房間鑰匙。6、如有需要可請旅館提供服務(wù)。7、多用支票少用現(xiàn)鈔；8、注意時差；9、注意支付小費。第九章差旅事宜重點：旅行過程安排（P200）114第九章差旅事宜（二）旅行時飲食安排：安全、衛(wèi)生、方便（三）旅行時的安全防范：錢財、貴重物品的保管安全防范措施五、旅行結(jié)束后的工作1、整理單據(jù)、憑證，及時簽字報銷2、撰寫工作匯報3、調(diào)節(jié)狀態(tài)，繼續(xù)旅行前的工作4、出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄5、對給予幫助過的有關(guān)部門表示感謝第九章差旅事宜（二）旅行時飲食安排：安全、衛(wèi)生、方便115第九章差旅事宜課堂練習(xí)（設(shè)計題）：文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用。(2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。(4)把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。第九章差旅事宜課堂練習(xí)（設(shè)計題）：(1)整理好旅行過程116第九章小結(jié)一、文員在差旅工作中的職責(zé)；二、出國旅行的手續(xù)第九章小結(jié)一、文員在差旅工作中的職責(zé)；1171第十章照料上司身邊的瑣事

【教學(xué)目的】通過本章教學(xué)，使大家了解照料上司身邊瑣事的意義，重視并能夠妥善處理相關(guān)事宜。1第十章照料上司身邊的瑣事【教學(xué)目的】118第十章照料上司身邊的瑣事（一）可以使上司從繁瑣的小事中解放出來，從而專心地工作；上司的工作主要是全局性的、宏觀性、長遠性的。很難想象一個被雞毛蒜皮小事所困撓的領(lǐng)導(dǎo)能將公司的大事做好。（二）可以為上司節(jié)省時間，減輕上司的精神負擔(dān)，從而提高工作效率。1照料上司身邊瑣事的意義（掌握）第十章照料上司身邊的瑣事（一）可以使上司從繁瑣的小事中解119第十章照料上司身邊的瑣事心理準備：從屬性——工作上的從屬與知識、能力上的互補。2照料上司身邊瑣事的準備項目內(nèi)容對上司的重要程度各種身邊工作直接的安排餐飲、協(xié)助服飾、辦公室的聯(lián)絡(luò)事項等。中間的私人日常例行事務(wù)調(diào)整、采購物品、注意上司的健康。間接的協(xié)助上司消除緊張及疲勞、某些私人事務(wù)的協(xié)助、財務(wù)管理。上司身邊瑣事的包含內(nèi)容第十章照料上司身邊的瑣事心理準備：從屬性——工作上的從屬120第十章照料上司身邊的瑣事（一）做好便利上司處理業(yè)務(wù)的工作1、科學(xué)安排飲食（喜好、禁忌和規(guī)定）；2、打點更換服飾；3、與上司家人的聯(lián)絡(luò)；（二）調(diào)整好上司的主體工作與私人工作；1、調(diào)整上司私人的日程安排計劃；2、采購物品；（書籍、禮品等,盡量選擇與公司或?qū)Ψ焦居嘘P(guān)的物品為好）3、關(guān)心上司的健康。（安排上司適當(dāng)?shù)男菹?、治療，勞逸結(jié)合）3照料上司身邊瑣事的內(nèi)容和做法第十章照料上司身邊的瑣事（一）做好便利上司處理業(yè)務(wù)的工作121第十章照料上司身邊的瑣事（三）輔佐上司的其他工作1、提供提神醒腦的服務(wù)；2、協(xié)助處理某些私人事務(wù)；3、管理上司財物（現(xiàn)金、票據(jù)、印信等）薪金收入管理(依法納稅)支票往來管理(支票簿與印章要分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng))4、其他工作。2照料上司身邊瑣事的內(nèi)容和做法第十章照料上司身邊的瑣事（三）輔佐上司的其他工作2照料上122第十章小結(jié)一、照料上司身邊瑣事的意義；二、做好便利上司處理業(yè)務(wù)的工作。第十章小結(jié)一、照料上司身邊瑣事的意義；1231第十一章交際與禮儀

【知識與能力】1．日常舉止規(guī)范2．交際業(yè)務(wù)【具體要求】一般了解：1．交際業(yè)務(wù)應(yīng)注意的問題基本掌握:1．喜慶實務(wù)和宴會禮儀2．喪事實務(wù)和吊唁禮儀1第十一章交際與禮儀【知識與能力】1．日常舉止規(guī)范1241第十一章交際與禮儀

人無禮，無以立?！鬃尤藷o禮則不生，事無禮則不成，國家無禮則不寧.

——荀子沒有良好的禮儀，其余的一切成就都會被人看成驕傲、自負、無用和愚蠢。

——約翰·洛克1第十一章交際與禮儀人無禮，無以立。125一、日常舉止規(guī)范目光平視，雙肩展開向下沉，人體有向上的感覺；收腹、挺胸；雙腿略微分開，成小八字或小丁字步站法，重心落在前腳掌。1站立1站立一、日常舉止規(guī)范目光平視，雙肩展開向下沉，人體有向上的感覺；126一、日常舉止規(guī)范保持一條直線，步伐要穩(wěn)健，步態(tài)要輕盈。身體重心在前腳掌。注意：兩個人并行，右為尊。三人并行走，中間為尊貴的位置。1站立2行走一、日常舉止規(guī)范保持一條直線，步伐要穩(wěn)健，步態(tài)要輕盈。1站127一、日常舉止規(guī)范1站立就坐時應(yīng)從左側(cè)進入，入座前應(yīng)先將裙角向前收攏，兩腿并攏，雙腳同時向左或向右放，兩手疊放于左右腿上。臀部在椅子上只做三分之二。如長時間端坐可將兩腿交叉重疊，但要注意上面的腿向回收，腳尖向下。3就坐一、日常舉止規(guī)范1站立就坐時應(yīng)從左側(cè)進入，入128一、日常舉止規(guī)范1站立下蹲時，應(yīng)跨前半步，后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠的彎下腰。撿拾物品時，應(yīng)走到物品的左側(cè)，呈半蹲狀，上身挺直，用右手從體側(cè)撿拾，然后站立起來。4下蹲一、日常舉止規(guī)范1站立下蹲時，應(yīng)跨前半步，后129二、握手禮儀與名片的使用第一，握手的姿勢。第二，握手的順序。男女之間，女士先；長幼之間，長者先；上下級之間，上級先；迎接客人，主人先；送走客人，客人先。第三，注意握手的力度。第四，其它注意事項。詳見第五章1握手二、握手禮儀與名片的使用第一，握手的姿勢。1握手130二、握手禮儀與名片的使用雙手呈遞，以表示對對方的尊重。將名片的文字正向?qū)Ψ?。在遞交名片的同時作一下簡單的自我介紹。在多人交換名片時，要注意講究先后順序。在未確定對方的來歷之前，不要輕易遞出名片?？帐值臅r候必須雙手接受。接過名片后，要馬上過目。初次見面，如果一次同時接受多張名片，一定要記住哪張名片的主人是哪位先生哪位小姐。當(dāng)對方遞給你名片之后，如果自己沒有名片或沒帶名片，應(yīng)當(dāng)首先對對方表示歉意，再如實說明理由。2名片使用二、握手禮儀與名片的使用雙手呈遞，以表示對對方的尊重。2名片131三、交際應(yīng)酬的內(nèi)容和信息收集1.交際應(yīng)酬的主要項目：參加婚喪喜慶等活動2.信息的收集：注意獲得消息后，首先要查證消息的可靠性，在向上司報告請示。3.交際業(yè)務(wù)應(yīng)該注意的事項：（1）消息要正確（2）適當(dāng)?shù)臅r機（3）遵循傳統(tǒng)三、交際應(yīng)酬的內(nèi)容和信息收集1.交際應(yīng)酬的主要項目：參加132四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀發(fā)電致賀、贈送禮品注意：及時（只能提前不能推后）送禮和致賀；盡可能親自前往致賀和送禮。1喜慶的處理四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀發(fā)電致賀、贈送禮133四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀1、種類：P2182、形式：國宴、晚宴、午宴、早餐、工作餐、冷餐招待會、酒會、茶會、（晚餐、野餐）（西方國家有）2宴會的種類與形式1、宴會服飾：無特別要求均應(yīng)穿正式禮服。同時要根據(jù)不同的場合選擇不同的服飾，搭配要得體。2、赴宴入坐：入座時的儀態(tài)要大方、禮貌；入座后不要東張西望。3參加宴會的禮儀四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀1、種類：P2182宴會的種類與形134四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀3、用餐禮儀:西餐中，左手持叉，右手用刀。主菜：切東西時左手拿叉按住食物，右手執(zhí)刀將其鋸切成小塊，然后用叉子送入口中。一次吃一塊。不可一次切完再逐一食用。使用刀時，刀刃不可向外。進餐中放下刀叉時，應(yīng)擺成“八”字型，分別放在餐盤邊上。刀刃朝向自身，表示還要繼續(xù)吃。每吃完一道菜，將刀叉并攏放在盤中。如果是談話，可以拿著刀叉，無需放下。不用刀時，也可以用右手持叉，但若需要作手勢時，就應(yīng)放下刀叉，千萬不可手執(zhí)刀叉在空中揮舞搖晃，也不要一手拿刀或叉，而另一支手拿餐巾擦嘴，也不可一手拿酒杯，另一支手拿叉取菜。湯：用湯匙由內(nèi)往外舀，不可將湯碗端起來喝，喝湯時不可出聲。水果：用叉子取用。嘴里有果核，先輕輕吐在叉子上，再放入盤內(nèi)。四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀3、用餐禮儀:135四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀136四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀4、飲酒:祝酒時，在上司之后與對方碰杯。倒酒時，應(yīng)一手執(zhí)瓶身，一手扶瓶側(cè)，面帶微笑。倒紅酒時，只倒1/3；啤酒可以倒?jié)M，但不要將泡沫溢出來。白酒或烈性酒倒至2/3。

5、宴會規(guī)矩：座姿端正，不能將餐具整體放入口中，也不能用舌頭去舔。取用較遠的東西，應(yīng)請別人遞過來，不要離座伸手去拿。當(dāng)別人給你夾菜時，不要拒絕，可取少量放在盤內(nèi)，并表示“謝謝，夠了?！睂Σ缓峡谖兜牟耍痫@露出難堪的表情。

嘴里有食物，不可談話。說話文明，并不要影響鄰座的客人。四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀4、飲酒:137四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀案例:張女士是位商務(wù)工作者，由于業(yè)務(wù)成績出色，隨團到中東地區(qū)某國考察。抵達目的地后，受到東道主的熱情接待，并舉行宴會招待。席間，為表示敬意，主人向每位客人一一遞上一杯當(dāng)?shù)靥禺a(chǎn)飲料。輪到張女士接飲料時，一向習(xí)慣于“左撇子”的張女士不假思索，便伸出左手去接，主人見情景臉色驟變，不但沒有將飲料遞到張女士的手中，而且非常生氣地將飲料重重地放在餐桌上，并不在理睬張女士，這是為什么？四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀案例:138四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀1、擬定客人名單：（提交上司過目，防止遺漏）2、確定時間：確定時間后最好能征詢客人的意見3、選擇宴會的場所：提早、要結(jié)合宴會的性質(zhì)、客人的數(shù)目等因素來考慮。4、擬訂菜單：符合對方的飲食習(xí)慣、習(xí)俗。5、寄發(fā)請柬：提早寄發(fā)，注明特別要求；6、排列席次。（見225頁圖示）4舉辦宴會的程序及注意事項1、擬定客人名單：（提交上司過目，防止遺漏）2、確定時間：確定時間后最好能征詢客人的意見3、選擇宴會的場所：提早、要結(jié)合宴會的性質(zhì)、客人的數(shù)目等因素來考慮。4、擬訂菜單：符合對方的飲食習(xí)慣、習(xí)俗。5、寄發(fā)請柬：提早寄發(fā)，注明特別要求；6、排列席次。（見225頁圖示）四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀1、擬定客人名單：（提交上司過目，防止139四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀6、排列席次四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀6、排列席次140四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀5宴請中的文秘工作提前落實的事項詳見P226表格宴會當(dāng)日：負責(zé)接待的工作，迎客、帶路、宴會結(jié)束分發(fā)紀念品、送客。四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀5宴請中的文秘工作提前落實的事項詳見P141四、喜慶實務(wù)和宴會禮儀案例：海金精密儀器有限公司的技術(shù)開發(fā)部有8個工作人員，她們?nèi)翰呷毫?，花了整整一年時間開發(fā)了BRM系列產(chǎn)品，經(jīng)廣泛宣傳，推銷，國外的銷路很好，給公司創(chuàng)收了幾百萬元。公司總經(jīng)理為了鼓勵部下再接再厲，決定宴請技術(shù)開發(fā)部的全體人員，具體的時間、地點由總經(jīng)理秘書王小姐安排，只是規(guī)定了費用總數(shù)為2000元。（1）王小姐應(yīng)該安排在什么時間、地點宴請比較好？（2）王小姐用怎樣的方式通知技術(shù)開發(fā)部的成員？（3）宴請結(jié)束一結(jié)賬，只花了1500元，對余下的500元，王小姐買紀念品發(fā)放好不好？（4）除了宴請，王秘書還可建議用其他方法來鼓勵技術(shù)開發(fā)部嗎？效果怎樣？

四、喜慶實務(wù)和宴會