高級文秘職業(yè)化訓練

高級文秘職業(yè)化訓練目錄一、企業(yè)行政文秘工作內容與素質要求

二、行政文秘的角色定位與必備素質；三、行政文秘的溝通技巧;四、行政文秘的時間管理技巧;五、行政文秘的會議管理；六、行政文秘的文檔管理;七、行政文秘公文寫作；八、行政文秘的商務禮儀與職業(yè)形象;1、企業(yè)行政文秘的工作內容（1）

項目內容1、日程管理預約會面的受理及安排；日程表的制作；預定計劃的變更及調整、向有關方面聯(lián)絡、交涉、調整，向上司再次確定，預計計劃進行管理，交通工具的選定、訂座與購票，旅費及預付款等的收受2、環(huán)境的整理準備上司辦公室和會客室的整理、清掃、裝飾、更換擺設、辦公室配置、上司辦公桌的整理、用品、消耗品的準備和管理3、會議及活動的管理開會通知的制作及寄發(fā)、參加者名簿的制作、會場的選定及預約、會場的設立、必要用品等準備、確認出席者、與延遲未到者的聯(lián)絡、茶點及飯菜的準備、會場結束后的整理、會議記錄的制作及分發(fā)、其它大型活動的準備，運作及事后的管理。企業(yè)行政文秘的工作內容（2）項目內容4、照顧身邊瑣事照顧茶點和吃飯、跑腿、名片、文具用品、圖書、用具等購買和管理、上司健康的管理（包括藥品的準備等）、與上司家人的聯(lián)絡、私人事情的幫忙和各種有關團隊的聯(lián)絡及調整，上司外出的準備、車輛的安排（與司機聯(lián)絡及調整）、上司的接送、上司其它事務的代理。5、會計方面的業(yè)務各種票據(jù)如：交通費、交際費、各種會費的出納、結帳、上司私人的出納、支票和票據(jù)的處理、稅務手續(xù)的代辦與記帳。6、突發(fā)事件處理發(fā)生火災、地震、風水害等緊急情況時，對來訪客人的疏導、急病及意外事故的處理、非法侵入者的處置、勞動問題決裂和紛爭時的處理，發(fā)生緊急情況時，對公司內、外的聯(lián)絡。企業(yè)行政文秘的工作內容（3）項目內容7、接待、應酬工作面談、訪客的安排、招待（茶點、飲食等的準備）接送、上司辦公室及會客室的安排，電話的接聽、傳達、代替上司接、打電話、上司不在時的應付。媒體采訪、公共關系或相關的活動的組織與管理8、溝通支持性工作溝通公司內外部領導或合作部門的協(xié)作關系、主持公司慶典、參加應酬、外勤工作及其它主管臨時交辦事項9、文件的處理和保管公司內外文件的制作、收發(fā)、處理、傳遞、及相關文件的傳達、辦公機器（電腦、復印機、傳真機）的操作和管理；文件檔案的管理；企業(yè)行政文秘的工作內容（4）項目內容10、信息的搜集整理文獻、市場調查報告及相關資料的收集、整理、分析；上司有關的名簿及通訊錄的管理；名片、雜志、圖書、磁盤等的整理、檢索；11、決策支持工作信息的處理與分析；對公司內外經(jīng)營、管理事務提供參謀和決策支持；初級秘書：協(xié)助上司的工作主要工作如下：接聽電話、上傳下達；使用辦公軟件:打字、制表、作幻燈；使用各類辦公用具(傳真、復印、電腦)；使用互聯(lián)網(wǎng)；管理檔案、文件等；接待；其它事務性的簡單工作；2、文秘的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃中級秘書：分擔上司的工作主要工作如下：起草公文、文件及其它需要的文字工作；溝通協(xié)調各種關系；管理上司工作日程；組織、召集相關的會議；更多課程、更詳細課函就在資訊一百收集相關信息資料等；扣：八三八一三六五四六電：零七五五三三零四八一八二公司內、外的簡單事務的處理；語言要求高級秘書：管理、參謀、支持上司工作主要工作如下：管理上司的工作時間；主持大型商務、文化活動；信息的處理與分析；對公司內外經(jīng)營、管理事務提供參謀和決策支持；語言要求一、企業(yè)行政文秘工作內容與素質要求

二、行政文秘的角色定位與必備素質；三、行政文秘的溝通技巧;四、行政文秘的時間管理技巧;五、行政文秘的會議管理；六、行政文秘的文檔管理;七、行政文秘公文寫作；八、行政文秘的商務禮儀與職業(yè)形象;二、行政文秘的角色定位與必備素質；1、秘書的定義l．廣義的概念；“秘書是領導人的事務與信息助手?！边@里的廣義，包括了公務秘書、私人秘書，又包括了各行業(yè)、層次、工種；領導人既含單數(shù)，又含復數(shù)--領導集體；

2．狹義的概念。“秘書是一種職務名稱，正在成為一種社會職業(yè)，指處于領導近身，直接為領導從事事務性、信息性的輔助服務的工作助手。”這里著重排除了私人秘書。

我們定義為“秘書是領導工作的參謀和助手”行政文秘側重于商業(yè)環(huán)境中的公務活動（商務秘書）

2、秘書的角色定位領導者替身決策支持

事務執(zhí)行者服務人員

協(xié)調人

參謀

領導2、常見的角色錯位1、主觀態(tài)度上的問題——服從和服務意識淡薄——沒有敬業(yè)精神，工作態(tài)度不佳——保密意識差，導致泄密事件——向上錯位，擅作主張2、客觀能力上的問題——專業(yè)技能水平差——各類知識較淺薄——概念、判斷、概括能力差3、行政文秘必備的職業(yè)素質

正直--堅持既定政策和原則實事求是熱情—對人、對事積極、樂觀

敬業(yè)--以工作為榮，設定高的工作水準

守信--不失約、不違約、不食言、不泄密忠誠—忠于上級忠于事業(yè)有序--利落，有條不齋高效--追求效率和效益 可靠--按約定完成工作，保質、保量、及時細心--盡可能的考慮事情周到、細心悟性—領悟上級或領導的真實想法自信—積極向上勤奮—不斷學習提高能力承受壓力一、企業(yè)行政文秘工作內容與素質要求

二、行政文秘的角色定位與必備素質；三、行政文秘的溝通技巧;四、行政文秘的時間管理技巧;五、行政文秘的會議管理；六、行政文秘的檔案管理;七、行政文秘公文寫作；八、行政文秘的商務禮儀與職業(yè)形象;美國著名學府普林斯頓大學對一萬份人事檔案進行分析，結果發(fā)現(xiàn)：“智慧”、“專業(yè)技術”和“經(jīng)驗”只占成功因素的25％，其余75％決定于良好的人際溝通。哈佛大學就業(yè)指導小組1995年調查結果顯示，在500名被解職的男女中，因人際溝通不良而導致工作不稱職者占82％。秘書是領導的助手

沒有良好的溝通技巧就沒有良好的工作結果一、溝通的重要性二、什么是溝通？為了設定的目標，把信息，思想和情感在個人或群體間傳遞，并達成共同認識的過程。

實質：

如何理解別人讓別人理解你的過程

注意：溝通不一定是直來直去明明白白效果比有道理重要三、溝通的特性

1、目的性2、方向性3、互動性傳送者接受者信息反饋四、溝通的種類及形式幾種溝通形式的優(yōu)劣分析優(yōu)勢劣勢面對面快速直接好控制有誤差時間性差電話快速方便省時不準確難控制書面準確易保存速度慢身體語言生動準確難把握互聯(lián)網(wǎng)快速、直接、方便、省時、準確不生動依賴性大解讀身體語言的含義身體語言行為含義

距離距離的遠近代表關系的親疏姿勢雙臂環(huán)抱表示防御，開會時獨坐一隅意味著傲慢或不感興趣。眼神盯著看意味著不禮貌，但也可能表示興趣，尋求支持

表情微笑表示友善禮貌，皺眉表示懷疑和不滿意。

手式柔和的手勢表示友好、商量，強硬的手勢則意味著敵對、否認

聲音演說時抑揚頓挫表明熱情，突然停頓是為了造成懸念，吸引注意力。

六、溝通的方法說聽問看七、了解對方的溝通風格

支配型和藹型表現(xiàn)型分析型理性、紀律、任務傾向內向被動合作、緩慢、跟從非命令、避免風險

主動競爭、迅速、敢冒險、命令外向感性、散漫、人際傾向友善、開放、不拘禮節(jié)不同風格的優(yōu)缺點風格優(yōu)點缺點支配型獨立、坦誠果決、實際效率、行動專橫跋扈冷酷無情分析型一絲不茍、按部就班循序漸進、有條不紊謹慎小心、推理力強吹毛求疵、不知變通雞蛋里挑骨頭和藹型態(tài)度合作、支持別人忠誠信賴、有耐心配合別人、居中協(xié)調一味順從、缺乏主見有求必應、委曲求全表現(xiàn)型熱情洋溢、活力四射熱誠率直、幽默風趣求新求變、說服力強好高騖遠、不切實際耐心不夠、經(jīng)常轉移注意力虎頭蛇尾工作方式...

嚴肅認真有條不紊有計劃有步驟合乎邏輯完美主義傾向寡言的緘默的面部表情少喜歡個人單干語言準確,注意細節(jié)語調單一遵守時間理性不沖動分析型內向被動主動外向分析型果斷,獨立,有能力,熱情,精力旺盛,表情少，不外露.以事為中心有時過于直率，而顯得咄咄逼人目光接觸,目的性強,說話快且有說服力,語言直接,計劃性強，強調效率.

工作方式...

支配型內向被動主動外向支配型工作方式...

和藹型合作友好贊同耐心輕松面部表情和藹可親頻繁的目光接觸說話慢條斯理聲音輕柔,抑揚頓挫辦公室里有家人照片內向被動主動外向和藹型工作方式...

外向,直率友好熱情的令人信服的合群的活潑的情緒波動大有說服力的語言面部表情豐富，動作多，快速的動作和手勢節(jié)奏快幅度大喜好與人打交道并愿意與人合作

熱情感染

富有情趣

表現(xiàn)型內向被動主動外向表現(xiàn)型八、

溝通的方向向上溝通的原則：a、服從、尊重上級是基礎b、迎合上級是方法

c、理解、領會上級意圖是出發(fā)點

d、及時匯報(回報)八、

溝通的方向與上司溝通的方法：1、事前聽明白、看清楚上級意圖（個性、領導風格）2、事中要時時匯報3、事后及時總結與上司溝通的態(tài)度：

1、尊重但不能吹棒2、請示但不能依賴3、主動但不能越權八、

溝通的方向2、與同級人員的溝通a、平時要注意建立信任關系b、站在對方的立場c、把握時機和方式

d、掌握原則性與靈活性

八、

溝通的方向3、與下級人