大學(xué)檔案工作條例模板

xx大學(xué)檔案工作條例

第一章

總

則第一條

為了規(guī)范學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《x市檔案條例》等法律、法規(guī)和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等規(guī)范性文件，結(jié)合本校實(shí)際，制定本條例。

第二條

本條例所稱學(xué)校檔案，是指學(xué)校和校內(nèi)各單位、附屬醫(yī)院從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。第三條

學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理，將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。第二章

機(jī)構(gòu)設(shè)置第四條

學(xué)校設(shè)立檔案工作委員會，領(lǐng)導(dǎo)全校檔案工作。檔案工作委員會主任由校長擔(dān)任，副主任由分管檔案工作的副校長擔(dān)任。各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人是檔案工作委員會委員。第五條

檔案工作委員會的職責(zé)是：（一）審議學(xué)校檔案工作計(jì)劃和工作報(bào)告；（二）審議學(xué)校檔案工作年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案、決算方案；（三）審議批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作的具體規(guī)章；（四）審議批準(zhǔn)各單位檔案工作年度考核結(jié)果。第六條

檔案工作委員會每年度至少召開一次會議。經(jīng)委員提議，主任同意，可以召開檔案工作委員會臨時會議。第七條

學(xué)校設(shè)立檔案館，專門接收、保存和提供利用學(xué)校檔案，開展學(xué)校歷史研究。檔案館既是學(xué)校檔案管理工作的職能管理部門，又是永久保存和利用本校檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。第八條

檔案館的職責(zé)是：（一）執(zhí)行檔案工作委員會的決議；（二）擬訂學(xué)校檔案工作計(jì)劃和工作報(bào)告；（三）擬訂學(xué)校檔案工作年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案、決算方案；（四）擬訂學(xué)校檔案工作的具體規(guī)章；（五）建議設(shè)立檔案分室；（六）負(fù)責(zé)接收（征集）、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料；（七）編制檢索工具，編研、出版學(xué)校檔案史料，開發(fā)學(xué)校檔案信息資源；（八）組織實(shí)施學(xué)校檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；（九）開展學(xué)校檔案的開放和利用工作；（十）開展專（兼）職檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；（十一）對校內(nèi)各單位檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查、考核；（十二）對具有獨(dú)立法人地位的附屬醫(yī)院等單位檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查；（十三）利用學(xué)校檔案開展多種形式的宣傳教育活動；（十四）檔案工作委員會授予的其他職責(zé)。第九條

檔案工作委員會在檔案館設(shè)秘書處，負(fù)責(zé)召集檔案工作委員會會議，組織實(shí)施檔案工作委員會的決定，并向檔案工作委員會報(bào)告工作。檔案工作委員會秘書長由檔案館館長擔(dān)任。

第十條

校內(nèi)各單位負(fù)責(zé)人是本單位檔案工作的首要負(fù)責(zé)人。各單位應(yīng)當(dāng)成立檔案工作小組，配備專（兼）職檔案員，建立和完善本單位的檔案工作制度，做好本單位檔案的收集、整理和歸檔工作。第十一條

對需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨(dú)立性的檔案，學(xué)?？梢栽谙嚓P(guān)單位設(shè)立檔案分室，作為檔案館的分支機(jī)構(gòu)。檔案分室應(yīng)當(dāng)每年向檔案館報(bào)送新增檔案目錄，并移交永久保存的檔案。第三章

檔案管理第十二條

學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位立卷的歸檔制度。全校性、綜合性的材料由學(xué)校辦公室立卷歸檔，其余材料按門類由形成單位立卷歸檔。材料形成涉及二個以上單位的，由主要單位立卷歸檔。第十三條

在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等活動中形成的各種載體形式的檔案材料屬于學(xué)校，各單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時歸檔，任何人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。歸檔材料的范圍由檔案館制訂具體標(biāo)準(zhǔn)。個人在其非職務(wù)活動中形成的重要檔案材料，檔案館可以通過征集、代管等形式進(jìn)行管理。征集的制度和辦法由檔案館制訂實(shí)施。第十四條

各單位專（兼）職檔案員應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定，對本單位負(fù)責(zé)立卷歸檔的材料及時進(jìn)行整理、組卷、裝訂，移交給檔案館，由檔案館檢驗(yàn)、接收。檔案館可以在各單位立卷歸檔的過程中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。第十五條

歸檔的檔案材料應(yīng)當(dāng)質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。電子文件的歸檔要求由檔案館制訂具體標(biāo)準(zhǔn)。第十六條

檔案材料每年按門類分別在下列期限內(nèi)歸檔：（一）黨政管理類和能夠按自然年度歸檔的材料應(yīng)當(dāng)在次年五月底前歸檔；（二）教學(xué)類和能夠按教學(xué)年度歸檔的材料應(yīng)當(dāng)在當(dāng)年年底前歸檔；（三）科研類、基建類和專題性、成套性材料應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成并通過鑒定、驗(yàn)收、審計(jì)后二個月內(nèi)歸檔；（四）上級指定接收的材料應(yīng)當(dāng)立即歸檔。第十七條

交接檔案材料時，雙方應(yīng)當(dāng)填寫移交清冊，并簽字蓋章。

第十八條

檔案館對校內(nèi)各單位、附屬醫(yī)院和個人移交的檔案材料進(jìn)行整理、分類、鑒定、編號和排架。學(xué)校檔案的分類方法由檔案館制訂實(shí)施。第十九條

學(xué)校檔案的保管期限由檔案館按照國家有關(guān)規(guī)定制訂具體標(biāo)準(zhǔn)。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經(jīng)有關(guān)部門鑒定并登記造冊，報(bào)檔案工作委員會主任批準(zhǔn)后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。第二十條

檔案館應(yīng)當(dāng)配備專人從事檔案庫房的技術(shù)管理工作，安裝恒溫、恒濕、防火、防盜、防漬、防有害生物等必要設(shè)施，定期排查安全隱患，及時處理保管事故，確保檔案安全。檔案館應(yīng)當(dāng)研究和改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，對破損、褪色的檔案，應(yīng)當(dāng)及時修復(fù)或者復(fù)制。第二十一條

檔案館應(yīng)當(dāng)對學(xué)校檔案的接收、整理、利用、移交、鑒定、銷毀等各種情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按照國家有關(guān)規(guī)定報(bào)送學(xué)校檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。第二十二條

具有獨(dú)立法人地位的附屬醫(yī)院等單位的檔案工作由檔案館、x市檔案局和有關(guān)上級機(jī)關(guān)在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室，配備專職檔案員和專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，建立和完善附屬醫(yī)院的檔案工作制度；應(yīng)當(dāng)參照本條例，每年向檔案館移交教學(xué)、科研檔案及重大活動的聲像檔案，并報(bào)送歸檔案卷目錄（電子版）、檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。移交應(yīng)該永久保存的檔案。檔案范圍由檔案館與附屬單位根據(jù)實(shí)際情況制定。第四章

檔案的利用與公布第二十三條

檔案館應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)學(xué)校授權(quán)，任何單位和個人不得公布學(xué)校檔案。有下列情形的檔案不對外公布：（一）涉及國家秘密的；（二）涉及專利或者技術(shù)秘密的；（三）涉及個人隱私的；（四）檔案形成單位規(guī)定限制利用的。第二十四條

查閱、摘錄、復(fù)制未開放的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案館館長批準(zhǔn)；涉及未公開的內(nèi)容的，還應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，必要時應(yīng)當(dāng)報(bào)檔案工作委員會主任批準(zhǔn)；涉及重大問題或者國家秘密的，還應(yīng)當(dāng)經(jīng)保密工作委員會批準(zhǔn)。第二十五條

檔案館是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立和完善館藏學(xué)校檔案的利用手續(xù)。檔案館對用于公益目的的檔案利用，以及社會組織、個人對其所移交、捐贈檔案的利用不收取費(fèi)用，對用于個人或者商業(yè)目的的檔案利用，可以合理收取費(fèi)用。學(xué)校檔案的利用辦法和具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由檔案館制訂實(shí)施。第二十六條

檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)校和社會需要，積極整理、研究學(xué)校檔案，參加學(xué)校的編史修志工作，為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理提供有價值的參考資料。出版檔案史料的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，并報(bào)檔案工作委員會主任批準(zhǔn)。第五章

考核、獎勵與處罰第二十七條

學(xué)校建立檔案工作考核制度，每年對各單位的檔案工作進(jìn)行評估、考核，考核結(jié)果計(jì)入單位年終考核結(jié)果。第二十八條

學(xué)校對在檔案工作中做出顯著成績、重要