怎樣設(shè)計有效的倉庫管理流程

【推薦】怎樣設(shè)計有效的倉庫（及其信息系統(tǒng)）管理流程目錄為什么要進行流程化控制倉庫業(yè)務中常見的業(yè)務流程控制2.1入庫業(yè)務過程的流程化控制■常見的入庫業(yè)務流程■入庫流程的定制化精簡2.2出庫業(yè)務過程的流程化控制■出庫業(yè)務流程的通常理解■出庫流程的定制化精簡逆向流程的處理WMS中關(guān)于入出庫流程的定義總結(jié)1為什么要進行流程化控制倉庫管理里面有流程嗎，沒有嗎，有嗎？好吧，如果您是萬能的倉庫管理大神，倉庫管理每個環(huán)節(jié)在您眼里被剝得精光；如果您能意念控物，能讓貨物在倉庫里自由穿梭，過程在您眼里已變得無關(guān)緊要，您完全可以自動略過。本文閱讀對象適合在倉庫修煉過程中從筑基期到大乘期的苦修士們。加入管理行業(yè)時，不管拜的是哪個門派，導師們都會教給我們修煉總綱：所謂管理，是為實現(xiàn)一定的目標，對一系列活動進行計劃、組織、指揮、監(jiān)督、協(xié)調(diào)和控制。本文闡述的是，倉庫管理過程中都有哪些活動內(nèi)容，它們之間是如何關(guān)聯(lián)的；在倉庫業(yè)務發(fā)展的不同過程中，根據(jù)倉庫業(yè)務的定位，哪些是必要的，哪些是可以省略的。本文不傳授什么劍派秘籍，而是希望通過招式拆解，闡述招式的內(nèi)涵和細節(jié)，讓讀者在倉庫業(yè)務流程設(shè)計上能因地制宜，靈活應變，通過對不同環(huán)節(jié)的排列組合和改造，設(shè)計出符合自己業(yè)務特色的管理流程。如何在倉庫業(yè)務流程設(shè)計中輕松應對，通過“簡化流程”以提高過程效率，降低管理成本；通過“細化流程”以提高管理精度，降低管理差錯。最重要的是，如何實現(xiàn)“精簡的管理流程”和“精細的管理流程”之間平滑過渡，并且能夠讓他們共生共存。2倉庫業(yè)務中常見的業(yè)務流程控制倉庫日常業(yè)務中，根據(jù)作業(yè)內(nèi)容（管理目的）不同，常見的業(yè)務過程大致為：入庫業(yè)務、出庫業(yè)務、盤點業(yè)務、移動業(yè)務、以及流通加工業(yè)務等。當然，不同的人對倉庫業(yè)務的理解或者叫法不一樣。比如有人習慣把搬運作業(yè)單列出來，但實際情況是，搬運本身只能算是一個活動，而不是一個管理過程。本文內(nèi)容僅闡述入庫業(yè)務和出庫業(yè)務的流程化控制方法。2.1入庫業(yè)務過程的流程化控制常見的入庫業(yè)務流程一個常見的入庫業(yè)務過程一般包括：入庫單登記、入庫單審核、到貨驗收、碼放指示、碼放確認。入庫單登記：入庫單記錄了預計入庫數(shù)據(jù)的內(nèi)容，比如貨主、預計入庫日期、供應商、單據(jù)號、商品、數(shù)量等。在比較規(guī)范的物流業(yè)務里，入庫單的信息一般會早于實際貨物的到達，以便讓倉庫提前安排裝卸作業(yè)人員和儲位空間等。入庫單審核：審核入庫單，其一是為了防止錄入人員的錄入錯誤，需要再次復核一下；其二是為了向上游企業(yè)確認入庫信息的準確性。一般來說，經(jīng)過審核的入庫單是不允許再修改的。到貨驗收：當預計入庫的貨物實際到達倉庫的時候，需要對貨物進行檢驗，檢驗內(nèi)容包括數(shù)量、質(zhì)量等，同時如果需要控制生產(chǎn)日期批號，還需要記錄所到貨物的生產(chǎn)日期批號。另外，如果遇到分批次到貨，要記錄到貨批次，包括到貨時間、送貨車輛司機信息等。碼放指示：貨物到達后，為保證卸貨效率一般是先搬到入庫暫存區(qū)。而從暫存區(qū)再搬到存儲區(qū)時，需要描述此次到貨的存放位置，不管你是用紙質(zhì)記錄、Excel記錄還是WMS記錄；也不管你是先指定貨位再由搬運工按指令碼放，還是先做碼放作業(yè)再根據(jù)碼放結(jié)果記錄賬面碼放信息。記錄賬面碼放信息的目的是為了將來出庫時，知道所出的貨物的存放位置。碼放確認：在碼放指示中，一般記錄了指示的時間、商品、數(shù)量、存放貨位等，但這時候僅僅是一個命令，貨物沒有真正碼放到貨位上去的時候，貨位的賬面庫存僅僅只有一個預計數(shù)。從發(fā)出指令到完成碼放作業(yè)，中間是有時間差的，也有可能存在碼放貨位的偏差。碼放確認操作一方面記錄碼放過程所花費的時間，記錄實際碼放搬運人員等信息，用于將來計算搬運人員的績效；另一方面，實現(xiàn)WMS上的入庫過賬（使得賬面庫存和實物庫存保持同步）。入庫流程的定制化精簡并不是每個倉庫每個業(yè)務都要按照常見的（標準的）流程來管理，在實際業(yè)務中，雖然按照標準流程可以保證管理精度，降低差錯；但精度高了的副作用就是增加管理成本。那么哪些環(huán)節(jié)可以縮減呢？省略入庫單登記：當倉庫管理使用了WMS的時候，并且當WMS與上游系統(tǒng)有接口的時候，入庫指令會通過系統(tǒng)接口自動導入到WMS；這時候，入庫單登記動作就可以省去了。也有的通過Excel文件導入，這種方式算不算入庫單登記，就看不同人的理解了。省略入庫單審核：一方面，若實現(xiàn)了與上游系統(tǒng)對接，入庫單審核也基本沒有意義了；另一方面，如果對庫管員分工（責任劃分）不是這么明確，對客戶下達的指令也基本是可信賴的（或者是客戶非暴力不合作，無法確認的），也可以省略入庫單審核這一步。省略到貨驗收：在標準流程中描述了入庫驗收包含了到貨數(shù)量、生產(chǎn)日期批次號、到貨時間等信息。如果入庫單是隨貨物來的（而不是提前下達的），入庫單里描述的預計到達數(shù)量實際上就是到貨數(shù)量，而且不存在分批次到貨問題，也不用管理生產(chǎn)日期批次號。那么這個時候，到貨驗收是可以省略的。當然，如果貨物實現(xiàn)了RFID管理，通過RFID讀寫門自動識別以實現(xiàn)驗收動作，也是可以省略人工驗收的。省略碼放指示：碼放指示的主要目的就是告訴WMS（或者其他體系的賬目比如Excel的）什么貨物存放在什么地方。有的倉庫是比較簡易的平面管理，設(shè)置的貨位都是大區(qū)位，這時候碼放指令可以省略。因為庫管員都知道什么貨該放在什么地方?；蛘呷绻亲詣踊牧Ⅲw倉庫，貨物的放置位置都由詳細的碼放策略來自動處理，就不需要人為來處理碼放指示。省略碼放確認：碼放確認動作是為了使得賬面庫存和實際庫存在時間上保持一致，同時用于記錄碼放作業(yè)人員績效。如果倉庫管理不用考慮這個時間差，也不用考慮搬運人員績效，那么碼放確認是可以省略的?；蛘呷绻鸚MS實現(xiàn)了和自動碼放設(shè)備對接，則碼放確認工作可以由系統(tǒng)自動完成。2出庫業(yè)務過程的流程化控制常見的出庫業(yè)務流程一個常見的出庫業(yè)務過程一般包括：出庫單登記、出庫單審核、備貨準備、揀貨指示、揀貨確認、裝車確認。出庫單登記：出庫單內(nèi)容記錄了預計出庫的內(nèi)容，比如貨主、收貨人、預計出庫日期、出庫單號、商品、數(shù)量等。一般情況下，客戶會提前將出庫信息通知到倉庫，以讓倉庫提前安排作業(yè)人員并提前做好出庫準備等。出庫單審核：出庫單審核，其一是為了防止錄入人員的錄入錯誤，可能需要復核一下；其二是為了向上游企業(yè)確認出庫信息的準確性。一般來說，經(jīng)過審核的出庫單是不允許再修改的。備貨準備：備貨準備是告訴倉庫，要做正式出庫準備了。有時一個出庫單指令可能要分成多次出庫，比如按照生產(chǎn)節(jié)拍送貨出庫，比如多次裝車出庫等。有時候會在備貨準備中指定特定的生產(chǎn)日期/批次（在定制品管理上，這個很重要）揀貨指示：根據(jù)備貨準備要求的內(nèi)容（備貨的商品、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期批次等），要確定符合要求的貨物的位置，并標識出來，形成作業(yè)指導書交給搬運工按照指導內(nèi)容來揀貨。揀貨指示一般分自動指示和人工指示兩種（本文暫不討論兩種指示動作的詳細操作，也不討論摘果式與播種式的區(qū)別和適用范圍）。揀貨指示是倉庫管理中最重要的動作，能否按照揀貨指示來進行出庫揀貨，是影響庫存數(shù)據(jù)準確性的最重要因素。揀貨確認：在揀貨指示中，一般記錄了指示的時間、商品、數(shù)量、所在貨位等，但這時候僅僅是一個命令，貨物還沒有真正從貨位上取下來，貨位的賬面庫存僅僅只有一個預計出庫數(shù)。從發(fā)出揀貨指令到揀貨動作完成，這之間是有時間差的。揀貨確認一方面記錄揀貨過程所花費的時間，記錄揀貨搬運人員等信息，用于將來計算搬運人員的績效；另一方面，實現(xiàn)WMS上的出庫過賬（使得賬面庫存和實物庫存保持同步）。裝車確認：裝車確認用于跟蹤記錄貨物出庫后的后續(xù)處理狀態(tài)，比如裝車時間、承運車輛、司機姓名電話等，以及后續(xù)的簽收人、簽收時間等。實際上，這些后續(xù)的處理已經(jīng)無法直接影響倉庫的庫存信息，當發(fā)現(xiàn)有異常情況（比如丟失）時，需要進行追溯處理。出庫流程的定制化精簡省略出庫單登記：當倉庫管理使用了WMS的時候，并且當WMS與上游系統(tǒng)有接口的時候，出庫指令會通過系統(tǒng)接口自動導入到WMS；這時候，出庫單登記動作就可以省去了。也有的通過Excel導入文件。省略出庫單審核：一方面，當實現(xiàn)了與上游系統(tǒng)對接，出庫單審核也基本沒有意義了；另一方面，如果對庫管員分工（責任劃分）不是這么明確，對客戶下達的指令也基本是可信賴的（或者是客戶非暴力不合作，無法確認的），也可以省略出庫單審核這一步。省略備貨準備：如果實際出庫是一次性的，不會分多批次出貨；如果出庫數(shù)量和訂單的預計數(shù)量是一致的，不會有差異；如果生產(chǎn)日期批次號是不用考慮的（不考慮先進先出、不考慮特定批次）。這些條件都滿足，那么可以省略備貨準備。省略揀貨指示：和碼放指示對應，如果在貨位管理上只要求實現(xiàn)籠統(tǒng)的管理，不需要精確到排列層這類的描述；同時，也不用考慮先進先出問題。這時是可以省略揀貨指示的。省略揀貨確認：如果倉庫管理不用考慮揀貨作業(yè)的時間差，認為揀貨指令下達的同時揀貨作業(yè)就完成了；也不用考慮搬運人員績效，那么揀貨確認是可以省略的?；蛘呷绻鸚MS實現(xiàn)了和自動分揀設(shè)備對接，則揀貨作業(yè)和揀貨確認的過賬工作可以由系統(tǒng)自動完成。3逆向流程的處理不同的人對逆向流程有不同的理解，比如有的人把入庫退貨、銷售退貨、次品處理（廢棄處理）等認為是逆向流程。實際上，從字面理解，流程有幾個不同提法：正常流程、異常流程、逆向流程。正常流程是按照正常業(yè)務運行的流程，異常流程是正常業(yè)務之外的，逆向流程是和正常業(yè)務反著做的流程，也叫回退或者撤銷流程。那么入庫退貨、銷售退貨、次品處理是屬于異常流程。而逆向流程，是因為正常流程處理時，出現(xiàn)某個操作環(huán)節(jié)的失誤，需要回過頭去修改，所以叫逆向流程。比如入庫單登記完后，發(fā)現(xiàn)預計的數(shù)量輸入錯誤，需要修改；入庫單審核后，客戶提出變更入庫商品類別；到貨驗收時忘記了標記生產(chǎn)日期和批次；下達入庫碼放指令時，沒有考慮商品排他性導致排他商品出現(xiàn)混放；做碼放確認時，錄錯裝卸車隊的代碼等等。不管是使用WMS還是別的賬務體系，只要是人為的操作，必然會有疏漏的情況發(fā)生。在實際業(yè)務處理中，操作人員如果發(fā)現(xiàn)了錯誤，基本都能及時糾正。哪怕某次出庫業(yè)務客戶已經(jīng)收到了貨物，如果發(fā)現(xiàn)發(fā)貨錯誤，客戶有足夠的同情心，也是能夠彌補糾正的。而大多數(shù)WMS的軟件供應商會告訴你，訂單被審核后，是不能被修改的，因為審核本身就是對訂單的準確性做再次確認，如果還是錯了，那就是操作員的責任了。事實果真如此么，一方面，訂單審核本身也是人為在處理，審核疏漏的情況難免發(fā)生；另一方面上游客戶本身的錯誤不一定是能夠通過再次確認保證的。大多數(shù)倉庫管理人員都希望，在業(yè)務流程中（在WMS應用上），如果發(fā)現(xiàn)錯誤，都能有追回機制允許并且考慮到員工犯錯，制定合適的糾正措施，這是倉庫業(yè)務流程設(shè)計中必須要考慮的。而為了防止員工因為責任心不夠而經(jīng)常性的做錯，或者為了防止員工的惡意犯錯，在流程設(shè)計和WMS設(shè)計中，建立必要的錯誤記錄追查和統(tǒng)計機制是必要的。逆向流程的控制，需要考慮多方面的問題：其一，權(quán)限控制問題，可以將過程信息的修改權(quán)限交給少數(shù)人（一般是倉庫主管或以上級別的員工）來做，以防止意外或者惡意修改導致業(yè)務數(shù)據(jù)的混亂；其二，要考慮業(yè)務的一致性，當業(yè)務進行到后續(xù)階段，需要修改前面的內(nèi)容時，需要后續(xù)的業(yè)務執(zhí)行回退操作，一直回退到需要修改的節(jié)點；第三，操作記錄（尤其是逆向記錄）的可追溯，能統(tǒng)計員工做逆向操作的次數(shù)和頻率，追溯員工修改變更的內(nèi)容等，由此提供對員工工作能力和工作態(tài)度的考核依據(jù)。4WMS中關(guān)于入出庫流程的定義作為倉庫管理必備的工具WMS，必須要考慮不同企業(yè)對業(yè)務管理精度的要求，以及同一企業(yè)在不同時期在不同項目上對業(yè)務流程控制精度的要求。在一些簡單項目上，沒有太多的管理要求，那么可以執(zhí)行一個最簡單的流程（比如只要入/出庫單登記）。而在比較復雜的業(yè)務上，需要精確管控貨物的數(shù)量、狀態(tài)等，需要考慮不同崗位人員的作業(yè)效率，這時就需執(zhí)行一個比較全面的流程。WMS要做的，是將這些設(shè)置盡量簡潔化，讓一般的倉庫管理人員就能很方便的處理；而不至于因為企業(yè)發(fā)展規(guī)模的變化或者具體項目的變化導致流程的變更，進而投入額外的配置或開發(fā)費用；更不應該因此導致客戶前期的信息化投入失效，需要推倒重來。WMS的流程設(shè)置，首先要有一個通用的流程，即默認情況下，所有業(yè)務都要按照通用流程來處理。這樣處理是為了防止因為某個項目忘記設(shè)置業(yè)務流程而導致出現(xiàn)運行錯誤。當遇到某個業(yè)務需要特定流程定義時，可以在標準流程下，定義該項目流程的特例。5總結(jié)倉儲業(yè)務的流程設(shè)計一般都離不開倉儲系統(tǒng)（WMS），WMS是執(zhí)行倉庫流程控制最重要的工具。在最簡潔高效的倉儲業(yè)務里，我們可能看不到員工去操作計算機界面的 WMS，大量的工作都交給了EDI、自動化規(guī)則、輔助設(shè)備（PDA、RFID以及自動揀選等