向上溝通五要素

關(guān)于向上溝通五要素第一頁，共二十八頁，2022年，8月28日請示、匯報、報告、反饋、檢討第二頁，共二十八頁，2022年，8月28日“溝通”在一個企業(yè)里就相當(dāng)于“潤滑油”，確保著企業(yè)穩(wěn)定流暢的運行。我給大家講過“對績效管理的深度認識”時就講到績效管理的核心在于溝通，而績效考核是溝通成果的階段性回顧。上次講的是中層領(lǐng)導(dǎo)向下溝通的一部分，今天講的是向上溝通的一部分，希望廣大的中層干部在學(xué)習(xí)消化時，把這兩部分結(jié)合起來，這樣在你今后的工作中能有所幫助。在已過去的20多年的企業(yè)經(jīng)營管理中，自我總結(jié)是走了不少的彎路，但也從中學(xué)到了很多，同時也積累了許多好的經(jīng)驗。企業(yè)在創(chuàng)業(yè)的時候是十幾個人，七八條槍，沒有中層干部，也就是沒有中間環(huán)節(jié)。第三頁，共二十八頁，2022年，8月28日所謂的溝通就是發(fā)號施令，令旗一指大家一起上，事情就搞定。隨著企業(yè)的規(guī)模不斷地擴大，員工的增多，企業(yè)要正常運行，就需要一部分人來管事，也就是協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)的前提必須學(xué)會“溝通”。今天我和大家一起分享中層管理者向上級溝通的五種形式。這其中有我的一些經(jīng)歷和經(jīng)驗的合成，也有參閱各類書籍的借鑒，更有對余世維博士在[中層危機]中作了{中層干部向上溝通與向下溝通}的理解與消化。下面我們就此展開話題。第四頁，共二十八頁，2022年，8月28日在我們的日常工作中，這是每一個企業(yè)的中層管理者都會經(jīng)常遇到的問題。你想?yún)R報的一件事情，你的上級卻說：“這些事情你不要給我講，你去做就行了?！碑?dāng)你不報告一件事時，你的上級發(fā)怒了：“你為什么不請示？不匯報，自作主張！”你覺得這個標(biāo)準不好把握，分寸不好拿捏。你總是心里犯嘀咕，這件事給領(lǐng)導(dǎo)說還是不說，總是覺得講也不對，不講也不對。第五頁，共二十八頁，2022年，8月28日為什么會出現(xiàn)這種情況？究竟應(yīng)該如何去做？這是我們廣大中層干部心中的困惑。因為我們在座的大部分都是從一線選拔起來，逐步成為管理者的。在一線你是一個好員工，提升為管理者后，你如果不很快轉(zhuǎn)換角色，就不可能成為一個好管理者。其結(jié)果是：好員工你已不在位，稱職的管理者你不夠格，因為管理已經(jīng)是一門學(xué)科。管理學(xué)的真正應(yīng)用與實施是從1954年彼得.德魯克的《管理實踐》，提出了一個具有劃時代意義的概念——目標(biāo)管理開始的。第六頁，共二十八頁，2022年，8月28日從此將管理學(xué)開創(chuàng)成為一門學(xué)科,從而奠定了管理學(xué)科的地位。在此學(xué)科中德魯克提出一個重要理論就是：管理要解決的問題有90%是共同的。他認為：管理在不同的組織里會有一些差異。所有組織的管理者，都要面對決策，要做人事決策，而人的問題幾乎是一樣的。所有組織的管理者都面對溝通問題，管理者要花大量的時間與上級和下屬進行溝通。第七頁，共二十八頁，2022年，8月28日所以說：所有組織中，90%左右的問題是共同的，不同的只有10%。只有這10%需要適應(yīng)這個組織特定的使命、特定的文化和特定語言。換言之，一個成功的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人同樣能領(lǐng)導(dǎo)好一家非營利機構(gòu)，反之亦然。在座的各位，有的是后備干部即將走上領(lǐng)導(dǎo)崗位，有的已在領(lǐng)導(dǎo)崗位上。角色的變換，就意味著工作內(nèi)容、工作性質(zhì)的變化，你要花大量的時間與上級和下屬進行溝通，這就是你的工作。與公司的文化理念保持高度的一致、熟悉領(lǐng)導(dǎo)的工作作風(fēng)和掌握你的上級領(lǐng)導(dǎo)的工作要求，是你工作內(nèi)的范疇，也是你的責(zé)任。所以，講與不講，幾時講，講多少，完全是你的工作。第八頁，共二十八頁，2022年，8月28日但是，作為一個中層領(lǐng)導(dǎo)干部，你要請示匯報的工作事項，應(yīng)該給哪一級領(lǐng)導(dǎo)說，這是我們廣大的中層以上的干部必須清楚的原則。組織原則是：下級服從上級，全黨服從中央。這是中國共產(chǎn)黨的組織原則，也是我們企業(yè)的組織原則。具體到企業(yè)的日常工作中來說：如果你的職位是副科長，你的上級就是科長。你不能越過科長、副經(jīng)理直接向經(jīng)理匯報。但作為經(jīng)理，你也不能直接受理越級上來的請示，這是組織原則。有一種情況是可以越級上報的，就是給你的上級匯報以后遲遲得不到答復(fù)，影響到企業(yè)利益和聲譽的情況下，你可以越級直至企業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)匯報。這就是合聚集團提倡的121工程。第九頁，共二十八頁，2022年，8月28日

其實，我們每一個企業(yè)管理者，你每天和你的上級領(lǐng)導(dǎo)講話的機會并不多，也就不應(yīng)該多。也有時候，你要找領(lǐng)導(dǎo)時，找不到，領(lǐng)導(dǎo)要找你問事的時候，你又沒準備好。所以，作為一個中層干部，你要養(yǎng)成一個好習(xí)慣，也就是“讓你一生受益的九個好習(xí)慣”的第8“寫下來，不要太依靠腦袋記憶?！边@樣在面對你的上級時就不會丟三落四，說東指西。第十頁，共二十八頁，2022年，8月28日

在面對你的備忘錄時，你還要做一些具體的分析工作，這其中有一些是請示，有一些是匯報，有一些是報告，有一些是反饋，有一些是檢討。你要分門別類，在面對你的上級領(lǐng)導(dǎo)時，對這幾件事情，要分開來講，千萬不要混為一談。如果你蘿卜白菜一起倒，會使你的上級聽得一頭霧水，聽不出你要表明的主題。實際上在我們的日常工作中，比較常用的可歸納為以下五項。第十一頁，共二十八頁，2022年，8月28日一，請示，就是你給上級的方案希望得到領(lǐng)導(dǎo)的決策指示（方向）二，匯報，就是給你的上級講工作進程和預(yù)定目標(biāo)相匹配（要點）三，報告，就是給你的上級講任務(wù)完成目標(biāo)與結(jié)果相一致（結(jié)果）四，反饋，就是給你的上級講工作中可能失去控制的事項（措施）五，檢討，就是給你的上級坦白因你辦事不力造成的誤差（擔(dān)責(zé)）第十二頁，共二十八頁，2022年，8月28日我先講第一項請示。我們?nèi)粘Ｕf的這個事項需要請示領(lǐng)導(dǎo)，就是你給上級的方案希望得到領(lǐng)導(dǎo)的決策指示。在企業(yè)的日常工作中，一個善于思考、做事負責(zé)的下屬，不會一天到晚事事找上級領(lǐng)導(dǎo)。在2008年的工作總結(jié)報告中就指出：“遇到困難和問題時，不是主動想辦法解決，或分析原因，找出問題，拿出幾套解決問題的方案，而是矛盾上交，踢皮球，直接請問上一級領(lǐng)導(dǎo)：“此事出問題啦，你看怎么處理？”如果必須請示，你應(yīng)該是帶若干個答案，去找你的上級。所以，跟上級請示時，盡量不要提問題，而是多出選擇題。（在請示里面有三個注意事項）第十三頁，共二十八頁，2022年，8月28日1，只出選擇題假如你的上級姓李，你要請示李總開會的時間，如果你說：“李總，您看什么時間開會比較好？”你這樣問，意味著永遠沒有答案。要善于出選擇題，你可以這樣說：“李總，你看明天開會怎么樣？大家想給您匯報一下。”李總說：“明天沒空?！薄澳敲?，您看后天怎么樣？”李總沒講話，你就接著問：“您看后天早上怎么樣？”李總說：“后天有點困難?！薄澳敲?，后天下午3點您看怎么樣？”李總說：“好吧，后天下午?！薄袄羁?，到了明天下午，我再提醒您一下，到了后天上午，我再提醒您一下，您看行嗎？”“好的?！彼裕灰竿I(lǐng)導(dǎo)給你時間，你要學(xué)會自己安排時間或地點，然后，你盡量拿選擇題，不要提問題。第十四頁，共二十八頁，2022年，8月28日2，多出多選題帶著答案，請示上級，一定要注意，多帶多選題，少帶單選題。不允許一個問題，只有一個答案。更不允許只帶問題，沒有答案。如果你只帶了一個問題，而且還沒有答案，你就給領(lǐng)導(dǎo)說：“就是這么個事，你看著定吧！”你這樣說就是在?；^、玩心計，是推托責(zé)任的表現(xiàn)，更確切地說你是在欺負你的上級。如果你只帶了一個答案，除了這個答案你沒有更好的辦法，而你又不是決策者，這會讓你的上級感覺到你是在強制他，也會讓你的上級感到有一種受挾制的感覺。因為，你有越權(quán)的傾向。一個負責(zé)任的下屬，應(yīng)該提供不止一個答案，要有備選答案，讓上級有權(quán)利在你的若干個答案里面，挑選一個最好的。第十五頁，共二十八頁，2022年，8月28日3，注重結(jié)果分析給上級選擇答案時，還要注意，應(yīng)當(dāng)盡量把每種答案、每種方法的優(yōu)點和缺點，以及可能出現(xiàn)的后果，一一羅列出來。這樣一來，可以提醒上級，做決策時，應(yīng)該考慮的因素，盡量避免出現(xiàn)不好的后果。就算將來出現(xiàn)什么問題，我們也可以研究問題出在什么地方，落實相關(guān)責(zé)任，防止互相推諉。所以，請示就是把你的幾種備選方案呈現(xiàn)給上級，讓你的上級權(quán)衡執(zhí)行哪一種方案是最佳，這就是請示的要領(lǐng)。第十六頁，共二十八頁，2022年，8月28日匯報每一項工作你的上級都希望掌握它的進展。有一些工作，可能過程比較長，作為下級你要擇期匯報工作的進程。例如；你負責(zé)銷售，第一天開售如何、每天的銷量有沒有異常、銷量的總數(shù)是否和預(yù)期相符，就算不要每天匯報，也要把數(shù)字記在腦海里，你的上級一問，你就能馬上回答。再比如，企業(yè)要舉行演講比賽，你負責(zé)整個籌辦事項，從領(lǐng)到任務(wù)的那一刻起，你就要周密的籌劃，要做到心中有數(shù)。比如，人員的抽調(diào)、物資的調(diào)動、場地的選擇、時間的控制、程序的安排、主持詞的審定以及各參賽人員稿件的審閱定稿等，你都要定期或不定期地向你的上級匯報，讓你的上級也能心中有數(shù)。這也是一個規(guī)律，就是所有的上級都喜歡主動匯報工作的下屬，因為他知道有人在替他掌握了脈絡(luò)，事情就不會失控。匯報的要點就是講：工作的進程和預(yù)定目標(biāo)相匹配。第十七頁，共二十八頁，2022年，8月28日報告，就是給你的上級講任務(wù)完成目標(biāo)與結(jié)果相一致。在日常工作中，你的上級領(lǐng)導(dǎo)給你布置了某項臨時任務(wù)，在規(guī)定時間內(nèi)，你完成了，你一定要在第一時間向領(lǐng)導(dǎo)報告你所完成的結(jié)果，而不是敘述過程。例如，你的上級讓你去給單位的主管部門（或其它部門）送一份文件，你完成任務(wù)后，應(yīng)馬上告訴你的領(lǐng)導(dǎo)，任務(wù)完成。如對方領(lǐng)導(dǎo)有指示，也要一起告訴你的上級。但是在實際工作中，往往會出現(xiàn)兩種情況：一是派你出去辦事就杳無音信了，領(lǐng)導(dǎo)還在等你的信息，你卻毫無反應(yīng)。二是你辦完事后就喋喋不休地給領(lǐng)導(dǎo)敘述全過程，好像要邀功請賞一樣。再如，領(lǐng)導(dǎo)派你出差，要你在規(guī)定的時間到達某地方辦理某件事。第十八頁，共二十八頁，2022年，8月28日你要做的是，在你按時到達指定地點后，要給你的領(lǐng)導(dǎo)信息；告訴他你已安全到達。而不是讓領(lǐng)導(dǎo)等的焦急給你去電話。再有就是高賢峰老師講的派小張、小李去買菜的案例。小張是細節(jié)過程喋喋不休向領(lǐng)導(dǎo)嘮叨、小李是用心地去準備按時做好符合預(yù)期。所以，所有的領(lǐng)導(dǎo)都喜歡能獨立處理工作的下屬，同時也證明了這樣的下屬是工作有方，對工作的跟進有始有終的。而且在適當(dāng)?shù)臅r候，還能做出準確的判斷。準確的講，報告就是給你的上級報告結(jié)果，目標(biāo)與結(jié)果相一致。第十九頁，共二十八頁，2022年，8月28日反饋也就是向你的上級反映在工作進展中可能要失去控制的事項。出現(xiàn)這種情況后你要很快采取措施，制止事態(tài)進一步惡化，然后呈報你的上級說明你所采取的措施和方案。讓你的上級知道目前所發(fā)生的一切，如你的上級還有指示，你可按照上級的指示立即進行補救和完善。可控就是在目標(biāo)管理內(nèi)或預(yù)算管理內(nèi)，反之亦然。還有存在介于可控或不可控之間的事項。第二十頁，共二十八頁，2022年，8月28日例如，甲企業(yè)向乙企業(yè)催要100萬元的欠款。經(jīng)過幾次討要，乙企業(yè)答應(yīng)給款。所以，甲企業(yè)派它的財務(wù)科長去辦理。甲企業(yè)的財務(wù)科長到乙企業(yè)拿到100萬元轉(zhuǎn)賬支票去到銀行，可銀行方面說，乙企業(yè)的帳戶上存款不夠，賬面余額999900.00元,不夠轉(zhuǎn)賬的數(shù)額。怎么辦？去請示領(lǐng)導(dǎo)，這需要一個過程。在這期間乙企業(yè)可能把款轉(zhuǎn)走使用了，也就意味著此款再要還要費一番周折，也有可能因此成為了一筆呆賬，也就演變成了不可控的事項。但經(jīng)過甲企業(yè)的財務(wù)科長認真分析情況以后，該科長自己掏出100元錢交到了乙企業(yè)的帳戶上，把款順利地轉(zhuǎn)了回來，就變成了可控的事項。在可控與不可控之間有一個重要的因素是“人的因素”，如派張三去可能就成為不可控事項，派李四去就可能變成可控的事項。第二十一頁，共二十八頁，2022年，8月28日所以，人的因素質(zhì)很重要。還有可能失去控制的例子，比如，你接手了一項工作，在具體實施中，你發(fā)現(xiàn)要完成此項工作，如不采取其它補救措施，會超出目標(biāo)預(yù)期或超出預(yù)算指標(biāo)。例如，集團采供部負責(zé)采供物品，合同簽了，定金也付了，進貨時間就要到了，你一直在催對方，可對方?jīng)]有回復(fù)或失蹤，你看出貨期可能會脫離掌握范圍，怎么辦？此時你要做的就是盡快作出調(diào)查，分析原因，拿出補救措施，很快向你的上級上報要采取的措施和方案。第二十二頁，共二十八頁，2022年，8月28日再如，你負責(zé)一個工程項目，施工隊伍已確定，施工合同已簽過。但在具體的施工過程中，你發(fā)現(xiàn)該項目有可能超出交工的日期。具體原因是工程質(zhì)量不合格、返工、造成工期拖延、預(yù)算超出。此時，你要很快地召開現(xiàn)場會進行質(zhì)量通報，追查責(zé)任，拿出返工補救方案并上報你的上級。所以，發(fā)現(xiàn)問題時反饋，就是啟動大家的危機感，盡管你已有了補救措施和方案并也上報給了你的上級，但是讓大家一起引以為戒防患于未然。這也同時告訴大家，在質(zhì)量問題上是一票否決制，沒有商量余地。第二十三頁，共二十八頁，2022年，8月28日

上級是喜歡在工作中發(fā)現(xiàn)問題的下級。及時反饋，代表著你正在處理手頭的工作；隱瞞問題，你想瞞哄過關(guān)，等到上級親自發(fā)現(xiàn)，辦公室下通知強制執(zhí)行，你的問題就大了，就是一只黑鍋，而且這只黑鍋你是背定了，也就是你受處分是鐵定了。所以，反饋；就是給你的上級反映工作中可能失去控制的事項以及你所采取的措施。第二十四頁，共二十八頁，2022年，8月28日檢討

就是因你辦事不力造成的損失和誤差。在日常生活和工作中，我們?nèi)鄙俚牟皇怯胁艢夂吐斆鞯娜?，而是缺少勇于?dān)當(dāng)