論街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)意義

論街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)意義摘要：本文通過對基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的重要意義進行詳細闡述，分析研究我國現(xiàn)階段基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，并提出更加科學(xué)有效的優(yōu)化基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的措施，為基層街道辦事處的相關(guān)人員提供一定的參考依據(jù)。關(guān)鍵詞：基層街道辦事處；檔案管理；信息化建設(shè)在我國檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該緊跟現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展步伐，這對于基層街道辦事處的檔案管理信息化建設(shè)工作有著十分重要的意義。雖然我國現(xiàn)階段基層街道辦事處在檔案管理的信息化建設(shè)上面已經(jīng)有了一定的效果，但在由傳統(tǒng)檔案管理到信息化檔案管理轉(zhuǎn)變的過程中，還存在著一些問題和不足之處，這些問題直接影響到了基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)劃和發(fā)展。這就需要基層街道辦事處的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員應(yīng)該采取更加科學(xué)合理的措施解決這些問題，并積極主動地對檔案管理信息化建設(shè)進行探究，對檔案管理信息化建設(shè)過程不斷進行完善，并充分提高檔案管理信息化建設(shè)水平，為居民服務(wù)，從而促進和諧社會的建設(shè)和發(fā)展。一、基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的重要意義第一，綠色辦公，降低辦公成本。街道辦事處作為基層社區(qū)的管理單位，應(yīng)該最大程度地減少不必要的開支，以保證街道辦事處日常經(jīng)營管理過程中工作預(yù)算的合理性。因為傳統(tǒng)檔案管理過程中紙質(zhì)檔案會增加街道辦事處的工作預(yù)算和開支，不僅會造成財政資金的浪費，還直接影響了工作人員的檔案管理質(zhì)量和效率。并且，街道辦事處工作結(jié)構(gòu)的煩瑣化和復(fù)雜化，導(dǎo)致檔案管理也變得格外復(fù)雜，違反了國家基層街道辦事處的簡潔發(fā)展理念[1]。同時，我國現(xiàn)階段提倡綠色發(fā)展和環(huán)境保護的理念，基層街道辦事處的檔案管理工作也應(yīng)該朝著綠色環(huán)保的理念靠攏，從而有效減少基層街道辦事處檔案管理工作的資金浪費，促使基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作嚴格遵循現(xiàn)代化社會發(fā)展的規(guī)律。第二，簡潔便民，易于管理。我國現(xiàn)階段基層街道辦事處的檔案管理信息化建設(shè)的操作過程非常簡單便捷，同時也為檔案管理工作帶來了一定的安全性。相比于信息化檔案管理來說，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理更容易受到外界環(huán)境因素干擾，雖然傳統(tǒng)的檔案也是由專人專崗進行管理，但安全性仍然小于檔案管理信息化建設(shè)工作的安全性。并且，由于基層街道辦事處的檔案文件保存周期比較長，這就使得檔案文件安全性受到了極大的考驗。然而，這些檔案管理的安全性更是以檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的安全為前提條件。對于基層街道辦事處的檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵，主要是計算機對各項數(shù)據(jù)的備份和安全保障。再加上檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的共享性，能夠有效簡化檔案管理、查閱以及利用的流程，使得街道辦事處工作人員能夠充分根據(jù)信息共享的形式得到自己想要查詢和使用的檔案資料。這種信息化的檔案管理方式，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)簡潔便民的目的，還能夠減少工作人員的工作壓力，使檔案資料易于管理[2]。二、我國現(xiàn)階段基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)存在的問題（一）缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范化建設(shè)我國現(xiàn)階段基層街道辦事處檔案管理的信息化建設(shè)還處于初級的起步階段，檔案管理的標準化和規(guī)范化水平也受到了一定的限制。所以，對于現(xiàn)階段基層街道辦事處的檔案管理工作來說，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)基層街道辦事處的規(guī)劃和發(fā)展，不能夠充分發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢和價值，檔案管理的質(zhì)量和效率就無法得到有效的提升。并且，由于信息技術(shù)的限制，我國現(xiàn)階段還有一些地區(qū)的基層街道辦事處還沒有開發(fā)出信息化的智能管理系統(tǒng)，再加上由于現(xiàn)階段檔案管理系統(tǒng)的儲存和容量有很大的限制，直接影響到了基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)劃和發(fā)展。（二）沒有科學(xué)明確的組織和引導(dǎo)基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作的主要問題就在于沒有對檔案管理信息化建設(shè)進行綜合領(lǐng)導(dǎo)和有效規(guī)劃。再加上對檔案管理信息化建設(shè)的長期規(guī)劃不到位，使得檔案管理信息化建設(shè)工作缺乏綜合設(shè)置和人力。與此同時，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，沒有建立有效的檔案管理體系和信息化建設(shè)實施標準，沒有對檔案管理信息化建設(shè)工作人員進行科學(xué)明確的組織和指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的勞動分工不明確，在這樣的背景下，基層街道辦事處的檔案管理信息化建設(shè)工作就無法得到社區(qū)居民的認可和支持。（三）傳統(tǒng)的檔案管理方式固化我國現(xiàn)階段在基層街道辦事處檔案管理工作仍然存在著紙質(zhì)檔案管理和信息化檔案管理機制并存的情況。一些地區(qū)的街道辦事處在開展檔案管理工作過程中仍然以紙質(zhì)檔案管理為主，很少在向上級部門進行報送時使用信息化檔案數(shù)據(jù)，直接影響了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效果[3]。其實，檔案管理的信息化建設(shè)與傳統(tǒng)的檔案管理工作還存在著很大的差距，檔案管理信息化建設(shè)要求工作人員大量輸入檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)，但在數(shù)據(jù)輸入的過程中，可能會因為檔案管理工作人員的不規(guī)范操作，使檔案管理工作受到巨大影響。（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人才我國現(xiàn)階段基層街道辦事處開展檔案管理信息化建設(shè)工作，不僅僅是為了滿足檔案存儲的更高要求，還能夠充分提升檔案管理的質(zhì)量和效率，使檔案中數(shù)據(jù)信息能夠被更加廣泛的應(yīng)用，以滿足上級部門了解基層街道辦事處實際工作情況的需要。但我國現(xiàn)階段基層街道辦事處現(xiàn)有的檔案管理人才，專業(yè)水平不足的問題日益突出。這直接導(dǎo)致了基層街道辦事處檔案管理人員的信息技術(shù)和綜合素質(zhì)不高，不能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題，無法對復(fù)雜的檔案管理技術(shù)問題進行更加科學(xué)規(guī)范的處理，復(fù)雜的檔案技術(shù)問題在某種程度上制約了檔案的利用效果。三、優(yōu)化基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的措施（一）加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)工作的重視在基層街道辦事處開展檔案信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該加強街道辦事處領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，并全面貫徹和落實檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)政策。在實際的建設(shè)工作中，還應(yīng)該使街道辦事處的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員充分發(fā)揮自身的引導(dǎo)作用，立足于檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)政策，為檔案管理信息化建設(shè)工作的開展奠定更加堅定的基礎(chǔ)[4]。并且，相關(guān)工作人員還應(yīng)該根據(jù)基層街道辦事處檔案信息化建設(shè)的實際管理情況，設(shè)立一支專業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)隊伍，從而實現(xiàn)對街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作的統(tǒng)一組織和行動，達到高效開展檔案管理信息化建設(shè)工作的目的。同時，基層街道辦事處的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員還應(yīng)該充分提升該檔案管理信息化建設(shè)隊伍中隊長和隊員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，使隊伍中的檔案管理工作人員能夠提升自身的管理意識和創(chuàng)新意識。并對日常檔案管理信息化建設(shè)工作進行及時的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，就要及時采取更加科學(xué)有效的措施，對街道辦事處的現(xiàn)有資源進行優(yōu)化整合從而解決問題，使基層街道辦事處的檔案管理信息化建設(shè)工作能夠高效開展。此外，還應(yīng)該加強對檔案管理信息化建設(shè)的工作人員進行專業(yè)的教育培訓(xùn)，增強其計算機應(yīng)用水平和專業(yè)技能水平，全面貫徹和落實檔案管理中的信息化建設(shè)工作，促使基層街道辦事處信息化建設(shè)工作的穩(wěn)定運行。（二）建立和完善檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫在基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該立足于檔案管理信息化建設(shè)的更高要求，建立和完善檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫，使基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的安全性和真實性得到有效增強。下面將對此進行詳細的介紹：第一，檔案管理信息化建設(shè)工作人員應(yīng)該對相關(guān)法律法規(guī)進行一定的認識和了解，并嚴格按照法律法規(guī)中的有關(guān)規(guī)定，充分提高檔案管理信息化建設(shè)工作的科學(xué)性、標準性以及規(guī)范性。第二，檔案管理信息化建設(shè)工作人員應(yīng)該對檔案內(nèi)容進行優(yōu)化和整合，并采用電子格式，避免檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫中的各類風(fēng)險問題，有效提升檔案內(nèi)容的真實性、安全性以及有效性。第三，檔案管理信息化建設(shè)工作人員應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案管理信息化建設(shè)過程中的各項數(shù)據(jù)信息和各個階段進行有效控制，充分提升檔案管理中檔案查詢、調(diào)取以及利用的合理性和規(guī)范性，能夠更加高效合理地開展檔案管理信息化建設(shè)工作。第四，檔案管理信息化建設(shè)工作人員應(yīng)該做好檔案電子文件的備份，并對檔案電子文件的儲存介質(zhì)和性能進行優(yōu)化整合，從而降低因為外界環(huán)境因素和工作人員個人因素引起的電子檔案文件丟失以及泄露的問題，為電子檔案文件的傳遞和應(yīng)用奠定堅實基礎(chǔ)。（三）加強對檔案數(shù)據(jù)信息的真實性管理在基層街道辦事處檔案管理中，檔案數(shù)字信息系統(tǒng)建立過程中的數(shù)據(jù)真實性和安全性十分重要。所以，檔案管理信息化建設(shè)的工作人員應(yīng)該嚴格遵守檔案文件的整理和使用標準，使檔案電子文件格式與文本模式能夠協(xié)調(diào)統(tǒng)一，從而有效保證檔案電子文件的真實性。與此同時，在檔案管理信息化建設(shè)工作人員記錄檔案信息時，應(yīng)該重點關(guān)注計算機系統(tǒng)中的文件因素，保障檔案信息在流轉(zhuǎn)過程中不會受到其他因素得到改變。并且，在進行檔案信息和數(shù)據(jù)的備份工作時，應(yīng)該保證檔案文件的兼容性，使檔案電子文件能夠充分滿足不同環(huán)境的使用需求，在進行檔案電子文件保存時，應(yīng)該使用分離數(shù)字信息的語義進行保存工作[5]。需要注意的是，相關(guān)工作人員還應(yīng)該定期對所有檔案進行檢查，不斷更新和完善檔案內(nèi)容。（四）保證檔案管理的安全性第一，相關(guān)工作人員可以對電子檔案文件采取加密措施，利用各類加密技術(shù)以及保護措施對電子檔案文件的安全性進行保護。例如，可以將電子檔案文件設(shè)置為只讀狀態(tài)，使得沒有權(quán)限的工作人員不能夠?qū)﹄娮訖n案文件進行更改等操作，防止電子檔案被其他工作人員盜竊和非法利用，充分保證電子檔案文件的安全。第二，應(yīng)當(dāng)在檔案管理信息化建設(shè)過程中，保證電子檔案文件有良好的儲存環(huán)境，有效避免容易受到影響的儲存介質(zhì)，對于不能夠在線讀取的電子檔案文件，應(yīng)該進行單獨的歸檔和保存，并請專業(yè)人員利用相關(guān)技術(shù)對電子檔案文件進行恢復(fù)。第三，應(yīng)該對電子檔案文件進行有效備份，使檔案始終處于一個雙重保險的狀態(tài)，從而對無意刪除以及意外丟失等問題進行有效避免。第四，在電子檔案管理過程中實施身份識別制度，防止無關(guān)人員對電子文檔進行拷貝、盜竊等?？梢栽陔娮訖n案管理中加入用戶密碼驗證模式，使工作人員在進入檔案信息化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)時，需要填寫正確的用戶名和密碼，否則就不能夠?qū)n案信息化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行訪問。與此同時，還可以采用人臉識別方式，這種方式能夠有效防止用戶名和密碼被盜用的風(fēng)險，有效保證電子檔案文件的安全性。（五）優(yōu)化檔案管理的工作流程對于基層街道辦事處來說，傳統(tǒng)檔案管理工作和現(xiàn)代化檔案管理信息化建設(shè)有著很多不同之處，檔案管理信息化建設(shè)對于數(shù)據(jù)的需求也更高。所以，相關(guān)部門應(yīng)該對檔案管理信息化建設(shè)的工作流程進行優(yōu)化，并提高檔案管理信息化建設(shè)工作的標準化和規(guī)范性。與此同時，相關(guān)工作人員還應(yīng)該根據(jù)基層街道辦事處檔案管理的實際情況，充分提升檔案管理信息化建設(shè)的價值，并對檔案進行更加科學(xué)規(guī)范的分類、歸納和整合，從而有效提升基層街道辦事處檔案管理工作的實際效能。（六）引進專業(yè)的高質(zhì)量檔案管理人才第一，基層街道辦事處在招聘檔案管理工作人員時，應(yīng)該對招聘制度進行完善，選擇專業(yè)水平比較強的高質(zhì)量人才，與此同時，還應(yīng)該在招聘過程中加強對人才實踐能力、職業(yè)素養(yǎng)以及責(zé)任意識的考察。第二，提供更高的薪資福利，建立良好的工作氛圍和完整系統(tǒng)的晉升途徑。只有這樣才能夠充分吸引優(yōu)秀人才的加入，為基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作注入新鮮血液。四、結(jié)語綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)對基層街道辦事處的日常管理工作有著十分重要的作用和意義，檔案管理的信息化建設(shè)能夠在提高傳統(tǒng)檔案管理工作質(zhì)量和效率的同時，還能夠為當(dāng)?shù)鼐用裉峁└雍啙嵄憷姆?wù)。除此之外，還應(yīng)該充分發(fā)揮檔案管理工作人員的積極性和主觀能動性，使工作人員能夠主動創(chuàng)新檔案管理工作模式，并積極引進專業(yè)的高質(zhì)量人才，推動基層街道辦事處檔案管理工作的順利開展和高效運行。參考文獻[1]魏華.基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2021(16):83-84.[2]曲波.淺析街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作思路[J].信息記錄材