(最新整理)預(yù)習(xí)課件Word郵件合并功能的用法

(最新整理)預(yù)習(xí)課件Word郵件合并功能的用法2021/7/261(最新整理)預(yù)習(xí)課件Word郵件合并功能的用法2021/7/郵件合并本章主要講述以下知識(shí)點(diǎn)：郵件合并的產(chǎn)生的由來如何制作郵件合并………2021/7/262郵件合并本章主要講述以下知識(shí)點(diǎn)：2021/7/262在日常生活和工作當(dāng)中，經(jīng)常要處理一些相同或相似的工作，比如：在學(xué)校里要給大量的學(xué)生郵寄家長通知書在公司里要給大量的客戶寄送邀請函在過生日的時(shí)候要給大量的同事發(fā)送請?zhí)诮Y(jié)婚時(shí)要大量的制作喜帖…………2021/7/263在日常生活和工作當(dāng)中，經(jīng)常要處理一些相同或相似的工作，比如：這些生活或工作中碰到的事情有相似的特點(diǎn)：發(fā)送或制作的量很大內(nèi)容相同或相似如果手工逐一解決這些問題會(huì)很繁雜，雖然沒多大的難點(diǎn)，關(guān)鍵是量大。微軟為了解決這些問題在word里提供了郵件合并的功能。2021/7/264這些生活或工作中碰到的事情有相似的特點(diǎn)：2021/7/264郵件合并產(chǎn)生的由來郵件合并名字的由來是起初：單位經(jīng)常要向外發(fā)送公函，工作人員需要反復(fù)的的抄寫郵政編碼、收信人信息，比如：地址、街道啊、電話等等。郵件合并功能最開始就是從這些需求中研發(fā)出來的，它批量的處理，大大的提高了工作效率。隨著時(shí)間發(fā)展和工作的多樣性，該功能開始用在其它領(lǐng)域，往往并沒有和郵件郵編等產(chǎn)生聯(lián)系，但郵件合并的名稱由來已久所以該名稱一直沿用到現(xiàn)在。2021/7/265郵件合并產(chǎn)生的由來郵件合并名字的由來是起初：單位經(jīng)常要向外發(fā)郵件合并的主要功能其功能是：批量處理批量制作批量輸出2021/7/266郵件合并的主要功能其功能是：2021/7/266郵件合并的主要使用領(lǐng)域理論上說凡是需要進(jìn)行內(nèi)容幾乎相同，且需要批量制作處理的文檔一般都可以嘗試采用郵件合并的功能具體表現(xiàn)在：員工檔案管理工資條請?zhí)埡?021/7/267郵件合并的主要使用領(lǐng)域理論上說凡是需要進(jìn)行內(nèi)容幾乎相同，且需如何使用郵件合并要想使用郵件合并需要掌握以下知識(shí)：郵件合并使用的前提條件郵件合并制作的步驟2021/7/268如何使用郵件合并要想使用郵件合并需要掌握以下知識(shí)：2021/郵件合并使用的前提條件條件：條件一、必須有主文檔條件二、必須有數(shù)據(jù)源要搞清楚何謂主文檔何謂數(shù)據(jù)源2021/7/269郵件合并使用的前提條件條件：要搞清楚何謂主文檔2021/7/何謂主文檔？主文檔其實(shí)就是一個(gè)普通的word文檔它是實(shí)現(xiàn)郵件合并的前提，沒有主文檔就無法合并只有word才提供郵件合并的功能它是一個(gè)平臺(tái)它在郵件合并中扮演一個(gè)平臺(tái)的作用，通過這個(gè)平臺(tái)和目標(biāo)數(shù)據(jù)逐一的合并而產(chǎn)生新的文件在整個(gè)合并當(dāng)中平臺(tái)是不變的，變的只是與它合并的數(shù)據(jù)看看這個(gè)平臺(tái)的特點(diǎn)2021/7/2610何謂主文檔？主文檔其實(shí)就是一個(gè)普通的word文檔看看這個(gè)平臺(tái)平臺(tái)的特點(diǎn)：平臺(tái)可以什么都沒有---空文檔但一般不這么做平臺(tái)里可以包含頁眉頁腳、批注、腳注、水印、表格、圖形、圖像等信息平臺(tái)的頁數(shù)可以有一頁或多頁平臺(tái)的紙張大小和紙張方向可以一樣也可以不一樣2021/7/2611平臺(tái)的特點(diǎn)：平臺(tái)可以什么都沒有---空文檔2021/7/26平臺(tái)的選擇默認(rèn)的平臺(tái)我們可以按自己的想法自由設(shè)置，也可以選擇軟件提供的內(nèi)置的平臺(tái)文檔類型的選擇：2021/7/2612平臺(tái)的選擇默認(rèn)的平臺(tái)我們可以按自己的想法自由設(shè)置，也可以選擇類型的概括信函創(chuàng)建并打印套用信函電子郵件創(chuàng)建并分發(fā)合并的電子郵件傳真創(chuàng)建和分發(fā)合并的傳真信封創(chuàng)建或打印大宗郵件的信封標(biāo)簽創(chuàng)建并打印大宗的郵件的標(biāo)簽?zāi)夸泟?chuàng)建名稱、地址和其它信息的目錄普通word文檔刪除與主文檔的數(shù)據(jù)源，恢復(fù)為常規(guī)文檔2021/7/2613類型的概括信函2021/7/2613信函創(chuàng)建并打印套用信函經(jīng)常要用的主文檔類型默認(rèn)的類型主文檔可以自由的設(shè)置2021/7/2614信函創(chuàng)建并打印套用信函2021/7/2614電子郵件創(chuàng)建并分發(fā)合并的電子郵件理論上說在此處可以很好的編輯郵件，并能發(fā)送到郵箱中，但其實(shí)我們很少用此項(xiàng)點(diǎn)擊此項(xiàng)后word會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)到web版式視圖2021/7/2615電子郵件創(chuàng)建并分發(fā)合并的電子郵件2021/7/2615傳真創(chuàng)建和分發(fā)合并的傳真理論上說在此處編輯的文檔可以很好的發(fā)送到對方的傳真機(jī)中去但一般此項(xiàng)是灰色的必須你所使用的電腦中安裝有相應(yīng)的傳真機(jī)的軟硬件才可以2021/7/2616傳真創(chuàng)建和分發(fā)合并的傳真2021/7/2616信封創(chuàng)建或打印大宗郵件的信封點(diǎn)擊此項(xiàng)后，word的版面會(huì)自動(dòng)成為信封格式，模擬信封的樣式，如果當(dāng)前文檔內(nèi)有信息的話還要求你刪除當(dāng)前的信息一般不用此項(xiàng)2021/7/2617信封創(chuàng)建或打印大宗郵件的信封2021/7/2617標(biāo)簽創(chuàng)建并打印大宗的郵件的標(biāo)簽適合整頁紙鋪滿相同的或相似多個(gè)的結(jié)果時(shí)可以節(jié)省紙張比如一張A4紙上打印出四張員工證件卡套打某些小型的不干膠標(biāo)簽2021/7/2618標(biāo)簽創(chuàng)建并打印大宗的郵件的標(biāo)簽2021/7/2618目錄創(chuàng)建名稱、地址和其它信息的目錄跟標(biāo)簽的功能有些類似的地方適合在一頁紙上打印多條記錄可以節(jié)省紙張適合的場合員工工資條的制作學(xué)生成績單的制作2021/7/2619目錄創(chuàng)建名稱、地址和其它信息的目錄2021/7/2619普通word文檔一旦一個(gè)word文檔和某個(gè)數(shù)據(jù)源鏈接后，則該文檔稱之為主文檔，鏈接后處于鏈接狀態(tài)時(shí)，數(shù)據(jù)源：不能刪除不能改名全部關(guān)閉后可以刪掉。如何在文檔開啟時(shí)斷開與數(shù)據(jù)源的鏈接狀態(tài)？單擊普通word文檔之后斷開主文檔和數(shù)據(jù)源的鏈接狀態(tài)使其恢復(fù)到默認(rèn)的文檔2021/7/2620普通word文檔一旦一個(gè)word文檔和某個(gè)數(shù)據(jù)源鏈接后，則該總結(jié)文檔類型你選擇哪一個(gè)比較合適？想省紙的話可以選擇標(biāo)簽?zāi)夸浵氡３衷驳脑捫藕肽M信封的樣式時(shí)可以選擇信封想斷開的時(shí)候可以選擇普通word文檔2021/7/2621總結(jié)文檔類型你選擇哪一個(gè)比較合適？2021/7/2621一般選擇信函目錄標(biāo)簽居多2021/7/2622一般選擇信函2021/7/2622學(xué)習(xí)了主文檔后，哪何謂數(shù)據(jù)源呢？2021/7/2623學(xué)習(xí)了主文檔后，2021/7/2623何謂數(shù)據(jù)源在合并過程中，提供數(shù)據(jù)的文件稱之為數(shù)據(jù)源，該數(shù)據(jù)源包含一條或多條數(shù)據(jù)沒有數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源是沒有意義的誰來承當(dāng)這個(gè)數(shù)據(jù)文件？數(shù)據(jù)庫軟件Excel軟件Word軟件文本文件其它，比如：outlook聯(lián)系人列表等2021/7/2624何謂數(shù)據(jù)源在合并過程中，提供數(shù)據(jù)的文件稱之為數(shù)據(jù)源，該數(shù)據(jù)源鏈接的方式大同小異數(shù)據(jù)源文件制作的要規(guī)范都有相同的特征：二維表格的特征一般選擇excel做數(shù)據(jù)源文件的居多。2021/7/2625鏈接的方式大同小異2021/7/2625學(xué)習(xí)了主文檔和數(shù)據(jù)源的知識(shí)后，我們可以進(jìn)行合并操作了2021/7/2626學(xué)習(xí)了主文檔2021/7/2626郵件合并的使用步驟大致可以分為以下三個(gè)步驟制作數(shù)據(jù)源制作主文檔利用郵件合并功能合并需要的信息2021/7/2627郵件合并的使用步驟大致可以分為以下三個(gè)步驟2021/7/26形象比喻郵件合并功能數(shù)據(jù)源主文檔需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件2021/7/2628形象比喻郵件合并功能數(shù)據(jù)源主文檔需要的文件需要的文件需要的文Word提供的郵件合并功能類似于合成中心，它把數(shù)據(jù)源提供的數(shù)據(jù)和主文檔逐一合并出來并生成我們想要的文件。有句歌詞唱的好：“請把你的歌帶回我的家，請把你的微笑留下”家就是平臺(tái)歌聲就是一條條的數(shù)據(jù)記錄2021/7/2629Word提供的郵件合并功能類似于合成中心，它把數(shù)據(jù)源提供的數(shù)在郵件合并當(dāng)中的主要的步驟：選擇主文檔類型（平臺(tái)類型）鏈接數(shù)據(jù)源插入數(shù)據(jù)字段預(yù)覽結(jié)果（不是打印預(yù)覽）合并2021/7/2630在郵件合并當(dāng)中的主要的步驟：2021/7/2630這幾個(gè)步驟可以通過以下來完成方法有三種：通過郵件合并工具欄通過郵件合并向?qū)ㄟ^郵件合并的域建議使用郵件合并專用工具欄2021/7/2631這幾個(gè)步驟可以通過以下來完成方法有三種：建議使用郵件合并專用通過郵件合并的工具欄設(shè)置2021/7/2632通過郵件合并的工具欄設(shè)置2021/7/2632選擇主文檔類型（平臺(tái)類型）2021/7/2633選擇主文檔類型（平臺(tái)類型）2021/7/2633鏈接數(shù)據(jù)源2021/7/2634鏈接數(shù)據(jù)源2021/7/2634插入數(shù)據(jù)字段2021/7/2635插入數(shù)據(jù)字段2021/7/2635預(yù)覽結(jié)果（不是打印預(yù)覽）預(yù)覽的目的：防止合并錯(cuò)位，格式發(fā)生沖突，尤其是在套打的時(shí)候一定要預(yù)覽以下。注意：必須文檔內(nèi)添加了數(shù)據(jù)項(xiàng)后才能預(yù)覽，否則該項(xiàng)無法使用，灰色的。2021/7/2636預(yù)覽結(jié)果（不是打印預(yù)覽）預(yù)覽的目的：2021/7/2636經(jīng)過了以上幾個(gè)步驟后，接下來要合并出最后的結(jié)果了。2021/7/2637經(jīng)過了以上幾個(gè)步驟后，2021/7/2637合并結(jié)果的設(shè)置只有在主文檔中已經(jīng)和數(shù)據(jù)源建立鏈接后，才有合并結(jié)果設(shè)置的可能，否則全是灰色。合并結(jié)果共有四項(xiàng)選擇2021/7/2638合并結(jié)果的設(shè)置只有在主文檔中已經(jīng)和數(shù)據(jù)源建立鏈接后，才有合并合并到新文檔默認(rèn)的合并方式快捷鍵alt+shift+n在新文檔中顯示合并結(jié)果多條記錄放置在一個(gè)文檔內(nèi)每一條記錄單獨(dú)的顯示一頁或多頁根據(jù)主文檔頁數(shù)而定2021/7/2639合并到新文檔默認(rèn)的合并方式2021/7/2639合并到打印機(jī)將合并結(jié)果直接發(fā)送到打印機(jī)不會(huì)產(chǎn)生新文檔應(yīng)充分檢查郵件合并結(jié)果的正確性，以免浪費(fèi)紙張慎用此項(xiàng)打印機(jī)要配置妥當(dāng)才能打印出來2021/7/2640合并到打印機(jī)將合并結(jié)果直接發(fā)送到打印機(jī)2021/7/2640合并到郵件不會(huì)產(chǎn)生新文檔會(huì)把每條記錄相應(yīng)的分別以電子郵件的形式”發(fā)送”到指定的郵箱中前提：數(shù)據(jù)源中必須有郵箱數(shù)據(jù)電腦必須安裝有相應(yīng)的軟件2021/7/2641合并到郵件不會(huì)產(chǎn)生新文檔2021/7/2641合并到打印機(jī)不會(huì)產(chǎn)生新文檔會(huì)把合并的結(jié)果相應(yīng)的分別發(fā)送到指定的傳真機(jī)中（按指定傳真號(hào)分發(fā)文件）使用前提：電腦中必須安裝有相應(yīng)的傳真程序和傳真調(diào)制解調(diào)器才可用還要考慮不同對方的傳真情況（手動(dòng)收發(fā)、自動(dòng)收發(fā)………）慎用此項(xiàng)2021/7/2642合并到打印機(jī)不會(huì)產(chǎn)生新文檔2021/7/2642總結(jié)不同點(diǎn)：以不同的方式處理我們合并的結(jié)果產(chǎn)生新文檔、直接發(fā)郵件、直接打印出來、直接傳真過去相同點(diǎn)：在出來結(jié)果的時(shí)候，都會(huì)提示合并數(shù)量的設(shè)置2021/7/2643總結(jié)不同點(diǎn)：2021/7/2643需要選擇哪種合并結(jié)果根據(jù)你的具體情況而定吧合并到新文檔（經(jīng)常用）合并到電子郵件（經(jīng)常用）2021/7/2644需要選擇哪種合并結(jié)果根據(jù)你的具體情況而定吧2021/7/26小技巧：一篇文檔和數(shù)據(jù)源在進(jìn)行某種類型的合并后，在不退出主文檔時(shí)，我們可以選擇不同的合并方式接著合并選擇不同的主文檔類型接著合并即：選擇不同的主文檔和不同的合并結(jié)果互相搭配產(chǎn)生不同的文件2021/7/2645小技巧：一篇文檔和數(shù)據(jù)源在進(jìn)行某種類型的合并后，在不退出主文注意：不要輕易點(diǎn)擊“普通word文檔”，否則還需要重新鏈接數(shù)據(jù)源2021/7/2646注意：2021/7/2646在合并當(dāng)中的一些相關(guān)設(shè)置數(shù)據(jù)源種類的選擇域的相關(guān)設(shè)置合并數(shù)量的相關(guān)設(shè)置2021/7/2647在合并當(dāng)中的一些相關(guān)設(shè)置數(shù)據(jù)源種類的選擇2021/7/264數(shù)據(jù)源種類的選擇可以選擇一種數(shù)據(jù)源，也可以選擇多種數(shù)據(jù)源但一般不那么做2021/7/2648數(shù)據(jù)源種類的選擇可以選擇一種數(shù)據(jù)源，也可以選擇多種數(shù)據(jù)源20域在主控文檔中的相關(guān)設(shè)置域在文檔中位置的設(shè)置可以放置在表格內(nèi)、文本框內(nèi)、頁眉頁腳內(nèi)………數(shù)量的設(shè)置可以復(fù)制、刪除、剪切添加的域格式上的設(shè)置給域在字體、字號(hào)、顏色上等的設(shè)置當(dāng)然還有其它設(shè)置（后面講述）2021/7/2649域在主控文檔中的相關(guān)設(shè)置域在文檔中位置的設(shè)置2021/7/2關(guān)于在合并過程中合并數(shù)量的設(shè)置如果在合并中不想合并某些數(shù)據(jù)或某些記錄該如何設(shè)置合并前設(shè)置合并中設(shè)置合并后設(shè)置2021/7/2650關(guān)于在合并過程中合并數(shù)量的設(shè)置如果在合并中不想合并某些數(shù)據(jù)或合并前設(shè)置---在數(shù)據(jù)源上設(shè)置在數(shù)據(jù)源鏈接到主文檔之前，把數(shù)據(jù)源中不想要合并進(jìn)去的數(shù)據(jù)去掉去掉某條或某些條記錄去挑某列或某些列2021/7/2651合并前設(shè)置---在數(shù)據(jù)源上設(shè)置在數(shù)據(jù)源鏈接到主文檔之前，把數(shù)合并中設(shè)置---數(shù)據(jù)源已經(jīng)鏈接完畢2021/7/2652合并中設(shè)置---數(shù)據(jù)源已經(jīng)鏈接完畢2021/7/2652合并后設(shè)置缺點(diǎn)：不適合挑選不連續(xù)的記錄2021/7/2653合并后設(shè)置缺點(diǎn)：2021/7/2653總結(jié)選擇哪個(gè)為篩選條件看你所處的過程中吧連接前----刪數(shù)據(jù)源鏈接后----在收件人上下設(shè)置合并后----通過合并記錄設(shè)置2021/7/2654總結(jié)選擇哪個(gè)為篩選條件看你所處的過程中吧2021/7/265舉例：郵件合并的幾個(gè)使用例子郵件合并工資條郵件合并證書郵件合并批量套打不干膠標(biāo)簽郵件合并客戶祝福（群發(fā)郵件）2021/7/2655舉例：郵件合并的幾個(gè)使用例子郵件合并工資條2021/7/26郵件合并工資條文檔類型選擇目錄采用表格布局?jǐn)?shù)據(jù)源使用excel合并結(jié)果為合并為新文檔2021/7/2656郵件合并工資條2021/7/2656郵件合并證書文檔類型選擇信函采用文本框布局?jǐn)?shù)據(jù)源使用excel合并結(jié)果為合并為新文檔2021/7/2657郵件合并證書2021/7/2657郵件合并批量套打不干膠標(biāo)簽文檔類型選擇標(biāo)簽?zāi)J(rèn)標(biāo)簽提供的布局模式數(shù)據(jù)源使用excel合并結(jié)果為合并為新文檔2021/7/2658郵件合并批量套打不干膠標(biāo)簽文檔類型選擇標(biāo)簽2021/7/262021/7/26592021/7/2659下面看看word的群發(fā)郵件的功能2021/7/2660下面看看word的群發(fā)郵件的功能2021/7/2660如何群發(fā)電子郵件我們在使用163、sina、sohu等郵箱時(shí)可以他人發(fā)電子郵件，也可以通過提供的群發(fā)功能實(shí)現(xiàn)對多人群發(fā)。這種群發(fā)條件是：必須通過網(wǎng)上傳播必須先登錄某個(gè)網(wǎng)站必須事前獲取對方的郵箱2021/7/2661如何群發(fā)電子郵件我們在使用163、sina、sohu等郵箱時(shí)網(wǎng)對網(wǎng)傳播網(wǎng)網(wǎng)2021/7/2662網(wǎng)對網(wǎng)傳播網(wǎng)網(wǎng)2021/7/2662手機(jī)群發(fā)短信我們現(xiàn)在用的大部分手機(jī)在發(fā)短信的時(shí)候也可以實(shí)現(xiàn)群發(fā)。手機(jī)手機(jī)2021/7/2663手機(jī)群發(fā)短信我們現(xiàn)在用的大部分手機(jī)在發(fā)短信的時(shí)候也可以實(shí)現(xiàn)群Word提供群發(fā)郵件的功能由word郵件合并功能提供的可以從本地群發(fā)到對方郵箱的功能。本地網(wǎng)絡(luò)2021/7/2664Word提供群發(fā)郵件的功能由word郵件合并功能提供的可以從Word內(nèi)實(shí)現(xiàn)群發(fā)郵件的條件滿足以下條件：必須聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)源里含有郵箱數(shù)據(jù)本機(jī)必須安裝有微軟公司開發(fā)的outlookexpress或outlook2003軟件Ie瀏覽器進(jìn)行相關(guān)的設(shè)置最后結(jié)果并沒有真的發(fā)送到對方的郵箱里還得通過outlook進(jìn)行二次發(fā)送。2021/7/2665Word內(nèi)實(shí)現(xiàn)群發(fā)郵件的條件滿足以下條件：2021/7/26有了上面的基礎(chǔ)之后，我們要解決在合并當(dāng)中經(jīng)常出現(xiàn)的問題2021/7/2666有了上面的基礎(chǔ)之后，2021/7/2666鏈接時(shí)出現(xiàn)的問題如下：合并完后數(shù)字的小數(shù)點(diǎn)增多鏈接途中打開數(shù)據(jù)源打開曾經(jīng)鏈接過數(shù)據(jù)源的文檔時(shí)2021/7/2667鏈接時(shí)出現(xiàn)的問題如下：合并完后數(shù)字的小數(shù)點(diǎn)增多2021/7/小技巧：

如何解決數(shù)字類型域后的小數(shù)位數(shù)增多問題在插入的為數(shù)字域內(nèi)輸入{mergefield“某域”\#”0.0”}則保留一位。在該數(shù)字域的前方輸入英文=,在用新域括起來{={mergefield“某域”\}}在數(shù)據(jù)源上添加一行無意義的文本在word內(nèi)單擊”工具菜單”—選項(xiàng)—常規(guī)—勾選“打開時(shí)確認(rèn)轉(zhuǎn)換”（該項(xiàng)默認(rèn)沒被選中）2021/7/2668小技巧：

如何解決數(shù)字類型域后的小數(shù)位數(shù)增多問題在插入的為數(shù)2021/7/26692021/7/2669小提示：鏈接狀態(tài)時(shí)數(shù)據(jù)源文件不能改名不能刪除能打開，但會(huì)有提示如果此時(shí)復(fù)制該源文件，則復(fù)制的源文件不會(huì)有提示2021/7/2670小提示：鏈接狀態(tài)時(shí)數(shù)據(jù)源文件不能改名2021/7/26打開曾經(jīng)鏈接過數(shù)據(jù)源的文檔時(shí)2021/7/2671打開曾經(jīng)鏈接過數(shù)據(jù)源的文檔時(shí)2021/7/2671我們默認(rèn)加入的域雖然能進(jìn)行一些相關(guān)的設(shè)置，但是：如果數(shù)據(jù)源里沒有相關(guān)的數(shù)據(jù)如何辦？想實(shí)現(xiàn)智能判斷是該如何？2021/7/2672我們默認(rèn)加入的域雖然能進(jìn)行一些相關(guān)的設(shè)置，但是：2021/7在郵件合并當(dāng)中插入其它域的設(shè)置插入普通類型的域2021/7/2673在郵件合并當(dāng)中插入其它域的設(shè)置插入普通類型的域2021/7/插入智能判斷類型的域2021/7/2674插入智能判斷類型的域2021/7/2674我們上述講述的一切操作都是基于通過郵件合并工具欄進(jìn)行的，其實(shí)在使用郵件合并功能合并文檔時(shí)還可以通過向?qū)У姆绞街鸩降耐瓿桑徊贿^它的靈活性欠缺些，不建議采用向?qū)У姆绞胶喜ⅰ?021/7/2675我們上述講述的一切操作都是基于通過郵件合并工具欄進(jìn)行的，其實(shí)通過郵件合并向?qū)螕艄ぞ卟藛?--信函與郵件---郵件合并該向?qū)枰至酵瓿稍趫?zhí)行的過程中可以隨時(shí)的前進(jìn)或后退步驟2021/7/2676通過郵件合并向?qū)螕艄ぞ卟藛?--信函與郵件---郵件合并在欲知更多內(nèi)容，且聽課上詳細(xì)分解！2021/7/2677欲知更多內(nèi)容，且聽課上詳細(xì)分解！2021/7/26772021/7/26782021/7/2678(最新整理)預(yù)習(xí)課件Word郵件合并功能的用法2021/7/2679(最新整理)預(yù)習(xí)課件Word郵件合并功能的用法2021/7/郵件合并本章主要講述以下知識(shí)點(diǎn)：郵件合并的產(chǎn)生的由來如何制作郵件合并………2021/7/2680郵件合并本章主要講述以下知識(shí)點(diǎn)：2021/7/262在日常生活和工作當(dāng)中，經(jīng)常要處理一些相同或相似的工作，比如：在學(xué)校里要給大量的學(xué)生郵寄家長通知書在公司里要給大量的客戶寄送邀請函在過生日的時(shí)候要給大量的同事發(fā)送請?zhí)诮Y(jié)婚時(shí)要大量的制作喜帖…………2021/7/2681在日常生活和工作當(dāng)中，經(jīng)常要處理一些相同或相似的工作，比如：這些生活或工作中碰到的事情有相似的特點(diǎn)：發(fā)送或制作的量很大內(nèi)容相同或相似如果手工逐一解決這些問題會(huì)很繁雜，雖然沒多大的難點(diǎn)，關(guān)鍵是量大。微軟為了解決這些問題在word里提供了郵件合并的功能。2021/7/2682這些生活或工作中碰到的事情有相似的特點(diǎn)：2021/7/264郵件合并產(chǎn)生的由來郵件合并名字的由來是起初：單位經(jīng)常要向外發(fā)送公函，工作人員需要反復(fù)的的抄寫郵政編碼、收信人信息，比如：地址、街道啊、電話等等。郵件合并功能最開始就是從這些需求中研發(fā)出來的，它批量的處理，大大的提高了工作效率。隨著時(shí)間發(fā)展和工作的多樣性，該功能開始用在其它領(lǐng)域，往往并沒有和郵件郵編等產(chǎn)生聯(lián)系，但郵件合并的名稱由來已久所以該名稱一直沿用到現(xiàn)在。2021/7/2683郵件合并產(chǎn)生的由來郵件合并名字的由來是起初：單位經(jīng)常要向外發(fā)郵件合并的主要功能其功能是：批量處理批量制作批量輸出2021/7/2684郵件合并的主要功能其功能是：2021/7/266郵件合并的主要使用領(lǐng)域理論上說凡是需要進(jìn)行內(nèi)容幾乎相同，且需要批量制作處理的文檔一般都可以嘗試采用郵件合并的功能具體表現(xiàn)在：員工檔案管理工資條請?zhí)埡?021/7/2685郵件合并的主要使用領(lǐng)域理論上說凡是需要進(jìn)行內(nèi)容幾乎相同，且需如何使用郵件合并要想使用郵件合并需要掌握以下知識(shí)：郵件合并使用的前提條件郵件合并制作的步驟2021/7/2686如何使用郵件合并要想使用郵件合并需要掌握以下知識(shí)：2021/郵件合并使用的前提條件條件：條件一、必須有主文檔條件二、必須有數(shù)據(jù)源要搞清楚何謂主文檔何謂數(shù)據(jù)源2021/7/2687郵件合并使用的前提條件條件：要搞清楚何謂主文檔2021/7/何謂主文檔？主文檔其實(shí)就是一個(gè)普通的word文檔它是實(shí)現(xiàn)郵件合并的前提，沒有主文檔就無法合并只有word才提供郵件合并的功能它是一個(gè)平臺(tái)它在郵件合并中扮演一個(gè)平臺(tái)的作用，通過這個(gè)平臺(tái)和目標(biāo)數(shù)據(jù)逐一的合并而產(chǎn)生新的文件在整個(gè)合并當(dāng)中平臺(tái)是不變的，變的只是與它合并的數(shù)據(jù)看看這個(gè)平臺(tái)的特點(diǎn)2021/7/2688何謂主文檔？主文檔其實(shí)就是一個(gè)普通的word文檔看看這個(gè)平臺(tái)平臺(tái)的特點(diǎn)：平臺(tái)可以什么都沒有---空文檔但一般不這么做平臺(tái)里可以包含頁眉頁腳、批注、腳注、水印、表格、圖形、圖像等信息平臺(tái)的頁數(shù)可以有一頁或多頁平臺(tái)的紙張大小和紙張方向可以一樣也可以不一樣2021/7/2689平臺(tái)的特點(diǎn)：平臺(tái)可以什么都沒有---空文檔2021/7/26平臺(tái)的選擇默認(rèn)的平臺(tái)我們可以按自己的想法自由設(shè)置，也可以選擇軟件提供的內(nèi)置的平臺(tái)文檔類型的選擇：2021/7/2690平臺(tái)的選擇默認(rèn)的平臺(tái)我們可以按自己的想法自由設(shè)置，也可以選擇類型的概括信函創(chuàng)建并打印套用信函電子郵件創(chuàng)建并分發(fā)合并的電子郵件傳真創(chuàng)建和分發(fā)合并的傳真信封創(chuàng)建或打印大宗郵件的信封標(biāo)簽創(chuàng)建并打印大宗的郵件的標(biāo)簽?zāi)夸泟?chuàng)建名稱、地址和其它信息的目錄普通word文檔刪除與主文檔的數(shù)據(jù)源，恢復(fù)為常規(guī)文檔2021/7/2691類型的概括信函2021/7/2613信函創(chuàng)建并打印套用信函經(jīng)常要用的主文檔類型默認(rèn)的類型主文檔可以自由的設(shè)置2021/7/2692信函創(chuàng)建并打印套用信函2021/7/2614電子郵件創(chuàng)建并分發(fā)合并的電子郵件理論上說在此處可以很好的編輯郵件，并能發(fā)送到郵箱中，但其實(shí)我們很少用此項(xiàng)點(diǎn)擊此項(xiàng)后word會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)到web版式視圖2021/7/2693電子郵件創(chuàng)建并分發(fā)合并的電子郵件2021/7/2615傳真創(chuàng)建和分發(fā)合并的傳真理論上說在此處編輯的文檔可以很好的發(fā)送到對方的傳真機(jī)中去但一般此項(xiàng)是灰色的必須你所使用的電腦中安裝有相應(yīng)的傳真機(jī)的軟硬件才可以2021/7/2694傳真創(chuàng)建和分發(fā)合并的傳真2021/7/2616信封創(chuàng)建或打印大宗郵件的信封點(diǎn)擊此項(xiàng)后，word的版面會(huì)自動(dòng)成為信封格式，模擬信封的樣式，如果當(dāng)前文檔內(nèi)有信息的話還要求你刪除當(dāng)前的信息一般不用此項(xiàng)2021/7/2695信封創(chuàng)建或打印大宗郵件的信封2021/7/2617標(biāo)簽創(chuàng)建并打印大宗的郵件的標(biāo)簽適合整頁紙鋪滿相同的或相似多個(gè)的結(jié)果時(shí)可以節(jié)省紙張比如一張A4紙上打印出四張員工證件卡套打某些小型的不干膠標(biāo)簽2021/7/2696標(biāo)簽創(chuàng)建并打印大宗的郵件的標(biāo)簽2021/7/2618目錄創(chuàng)建名稱、地址和其它信息的目錄跟標(biāo)簽的功能有些類似的地方適合在一頁紙上打印多條記錄可以節(jié)省紙張適合的場合員工工資條的制作學(xué)生成績單的制作2021/7/2697目錄創(chuàng)建名稱、地址和其它信息的目錄2021/7/2619普通word文檔一旦一個(gè)word文檔和某個(gè)數(shù)據(jù)源鏈接后，則該文檔稱之為主文檔，鏈接后處于鏈接狀態(tài)時(shí)，數(shù)據(jù)源：不能刪除不能改名全部關(guān)閉后可以刪掉。如何在文檔開啟時(shí)斷開與數(shù)據(jù)源的鏈接狀態(tài)？單擊普通word文檔之后斷開主文檔和數(shù)據(jù)源的鏈接狀態(tài)使其恢復(fù)到默認(rèn)的文檔2021/7/2698普通word文檔一旦一個(gè)word文檔和某個(gè)數(shù)據(jù)源鏈接后，則該總結(jié)文檔類型你選擇哪一個(gè)比較合適？想省紙的話可以選擇標(biāo)簽?zāi)夸浵氡３衷驳脑捫藕肽M信封的樣式時(shí)可以選擇信封想斷開的時(shí)候可以選擇普通word文檔2021/7/2699總結(jié)文檔類型你選擇哪一個(gè)比較合適？2021/7/2621一般選擇信函目錄標(biāo)簽居多2021/7/26100一般選擇信函2021/7/2622學(xué)習(xí)了主文檔后，哪何謂數(shù)據(jù)源呢？2021/7/26101學(xué)習(xí)了主文檔后，2021/7/2623何謂數(shù)據(jù)源在合并過程中，提供數(shù)據(jù)的文件稱之為數(shù)據(jù)源，該數(shù)據(jù)源包含一條或多條數(shù)據(jù)沒有數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源是沒有意義的誰來承當(dāng)這個(gè)數(shù)據(jù)文件？數(shù)據(jù)庫軟件Excel軟件Word軟件文本文件其它，比如：outlook聯(lián)系人列表等2021/7/26102何謂數(shù)據(jù)源在合并過程中，提供數(shù)據(jù)的文件稱之為數(shù)據(jù)源，該數(shù)據(jù)源鏈接的方式大同小異數(shù)據(jù)源文件制作的要規(guī)范都有相同的特征：二維表格的特征一般選擇excel做數(shù)據(jù)源文件的居多。2021/7/26103鏈接的方式大同小異2021/7/2625學(xué)習(xí)了主文檔和數(shù)據(jù)源的知識(shí)后，我們可以進(jìn)行合并操作了2021/7/26104學(xué)習(xí)了主文檔2021/7/2626郵件合并的使用步驟大致可以分為以下三個(gè)步驟制作數(shù)據(jù)源制作主文檔利用郵件合并功能合并需要的信息2021/7/26105郵件合并的使用步驟大致可以分為以下三個(gè)步驟2021/7/26形象比喻郵件合并功能數(shù)據(jù)源主文檔需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件2021/7/26106形象比喻郵件合并功能數(shù)據(jù)源主文檔需要的文件需要的文件需要的文Word提供的郵件合并功能類似于合成中心，它把數(shù)據(jù)源提供的數(shù)據(jù)和主文檔逐一合并出來并生成我們想要的文件。有句歌詞唱的好：“請把你的歌帶回我的家，請把你的微笑留下”家就是平臺(tái)歌聲就是一條條的數(shù)據(jù)記錄2021/7/26107Word提供的郵件合并功能類似于合成中心，它把數(shù)據(jù)源提供的數(shù)在郵件合并當(dāng)中的主要的步驟：選擇主文檔類型（平臺(tái)類型）鏈接數(shù)據(jù)源插入數(shù)據(jù)字段預(yù)覽結(jié)果（不是打印預(yù)覽）合并2021/7/26108在郵件合并當(dāng)中的主要的步驟：2021/7/2630這幾個(gè)步驟可以通過以下來完成方法有三種：通過郵件合并工具欄通過郵件合并向?qū)ㄟ^郵件合并的域建議使用郵件合并專用工具欄2021/7/26109這幾個(gè)步驟可以通過以下來完成方法有三種：建議使用郵件合并專用通過郵件合并的工具欄設(shè)置2021/7/26110通過郵件合并的工具欄設(shè)置2021/7/2632選擇主文檔類型（平臺(tái)類型）2021/7/26111選擇主文檔類型（平臺(tái)類型）2021/7/2633鏈接數(shù)據(jù)源2021/7/26112鏈接數(shù)據(jù)源2021/7/2634插入數(shù)據(jù)字段2021/7/26113插入數(shù)據(jù)字段2021/7/2635預(yù)覽結(jié)果（不是打印預(yù)覽）預(yù)覽的目的：防止合并錯(cuò)位，格式發(fā)生沖突，尤其是在套打的時(shí)候一定要預(yù)覽以下。注意：必須文檔內(nèi)添加了數(shù)據(jù)項(xiàng)后才能預(yù)覽，否則該項(xiàng)無法使用，灰色的。2021/7/26114預(yù)覽結(jié)果（不是打印預(yù)覽）預(yù)覽的目的：2021/7/2636經(jīng)過了以上幾個(gè)步驟后，接下來要合并出最后的結(jié)果了。2021/7/26115經(jīng)過了以上幾個(gè)步驟后，2021/7/2637合并結(jié)果的設(shè)置只有在主文檔中已經(jīng)和數(shù)據(jù)源建立鏈接后，才有合并結(jié)果設(shè)置的可能，否則全是灰色。合并結(jié)果共有四項(xiàng)選擇2021/7/26116合并結(jié)果的設(shè)置只有在主文檔中已經(jīng)和數(shù)據(jù)源建立鏈接后，才有合并合并到新文檔默認(rèn)的合并方式快捷鍵alt+shift+n在新文檔中顯示合并結(jié)果多條記錄放置在一個(gè)文檔內(nèi)每一條記錄單獨(dú)的顯示一頁或多頁根據(jù)主文檔頁數(shù)而定2021/7/26117合并到新文檔默認(rèn)的合并方式2021/7/2639合并到打印機(jī)將合并結(jié)果直接發(fā)送到打印機(jī)不會(huì)產(chǎn)生新文檔應(yīng)充分檢查郵件合并結(jié)果的正確性，以免浪費(fèi)紙張慎用此項(xiàng)打印機(jī)要配置妥當(dāng)才能打印出來2021/7/26118合并到打印機(jī)將合并結(jié)果直接發(fā)送到打印機(jī)2021/7/2640合并到郵件不會(huì)產(chǎn)生新文檔會(huì)把每條記錄相應(yīng)的分別以電子郵件的形式”發(fā)送”到指定的郵箱中前提：數(shù)據(jù)源中必須有郵箱數(shù)據(jù)電腦必須安裝有相應(yīng)的軟件2021/7/26119合并到郵件不會(huì)產(chǎn)生新文檔2021/7/2641合并到打印機(jī)不會(huì)產(chǎn)生新文檔會(huì)把合并的結(jié)果相應(yīng)的分別發(fā)送到指定的傳真機(jī)中（按指定傳真號(hào)分發(fā)文件）使用前提：電腦中必須安裝有相應(yīng)的傳真程序和傳真調(diào)制解調(diào)器才可用還要考慮不同對方的傳真情況（手動(dòng)收發(fā)、自動(dòng)收發(fā)………）慎用此項(xiàng)2021/7/26120合并到打印機(jī)不會(huì)產(chǎn)生新文檔2021/7/2642總結(jié)不同點(diǎn)：以不同的方式處理我們合并的結(jié)果產(chǎn)生新文檔、直接發(fā)郵件、直接打印出來、直接傳真過去相同點(diǎn)：在出來結(jié)果的時(shí)候，都會(huì)提示合并數(shù)量的設(shè)置2021/7/26121總結(jié)不同點(diǎn)：2021/7/2643需要選擇哪種合并結(jié)果根據(jù)你的具體情況而定吧合并到新文檔（經(jīng)常用）合并到電子郵件（經(jīng)常用）2021/7/26122需要選擇哪種合并結(jié)果根據(jù)你的具體情況而定吧2021/7/26小技巧：一篇文檔和數(shù)據(jù)源在進(jìn)行某種類型的合并后，在不退出主文檔時(shí)，我們可以選擇不同的合并方式接著合并選擇不同的主文檔類型接著合并即：選擇不同的主文檔和不同的合并結(jié)果互相搭配產(chǎn)生不同的文件2021/7/26123小技巧：一篇文檔和數(shù)據(jù)源在進(jìn)行某種類型的合并后，在不退出主文注意：不要輕易點(diǎn)擊“普通word文檔”，否則還需要重新鏈接數(shù)據(jù)源2021/7/26124注意：2021/7/2646在合并當(dāng)中的一些相關(guān)設(shè)置數(shù)據(jù)源種類的選擇域的相關(guān)設(shè)置合并數(shù)量的相關(guān)設(shè)置2021/7/26125在合并當(dāng)中的一些相關(guān)設(shè)置數(shù)據(jù)源種類的選擇2021/7/264數(shù)據(jù)源種類的選擇可以選擇一種數(shù)據(jù)源，也可以選擇多種數(shù)據(jù)源但一般不那么做2021/7/26126數(shù)據(jù)源種類的選擇可以選擇一種數(shù)據(jù)源，也可以選擇多種數(shù)據(jù)源20域在主控文檔中的相關(guān)設(shè)置域在文檔中位置的設(shè)置可以放置在表格內(nèi)、文本框內(nèi)、頁眉頁腳內(nèi)………數(shù)量的設(shè)置可以復(fù)制、刪除、剪切添加的域格式上的設(shè)置給域在字體、字號(hào)、顏色上等的設(shè)置當(dāng)然還有其它設(shè)置（后面講述）2021/7/26127域在主控文檔中的相關(guān)設(shè)置域在文檔中位置的設(shè)置2021/7/2關(guān)于在合并過程中合并數(shù)量的設(shè)置如果在合并中不想合并某些數(shù)據(jù)或某些記錄該如何設(shè)置合并前設(shè)置合并中設(shè)置合并后設(shè)置2021/7/26128關(guān)于在合并過程中合并數(shù)量的設(shè)置如果在合并中不想合并某些數(shù)據(jù)或合并前設(shè)置---在數(shù)據(jù)源上設(shè)置在數(shù)據(jù)源鏈接到主文檔之前，把數(shù)據(jù)源中不想要合并進(jìn)去的數(shù)據(jù)去掉去掉某條或某些條記錄去挑某列或某些列2021/7/26129合并前設(shè)置---在數(shù)據(jù)源上設(shè)置在數(shù)據(jù)源鏈接到主文檔之前，把數(shù)合并中設(shè)置---數(shù)據(jù)源已經(jīng)鏈接完畢2021/7/26130合并中設(shè)置---數(shù)據(jù)源已經(jīng)鏈接完畢2021/7/2652合并后設(shè)置缺點(diǎn)：不適合挑選不連續(xù)的記錄2021/7/26131合并后設(shè)置缺點(diǎn)：2021/7/2653總結(jié)選擇哪個(gè)為篩選條件看你所處的過程中吧連接前----刪數(shù)據(jù)源鏈接后----在收件人上下設(shè)置合并后----通過合并記錄設(shè)置2021/7/26132總結(jié)選擇哪個(gè)為篩選條件看你所處的過程中吧2021/7/265舉例：郵件合并的幾個(gè)使用例子郵件合并工資條郵件合并證書郵件合并批量套打不干膠標(biāo)簽郵件合并客戶祝福（群發(fā)郵件）2021/7/26133舉例：郵件合并的幾個(gè)使用例子郵件合并工資條2021/7/26郵件合并工資條文檔類型選擇目錄采用表格布局?jǐn)?shù)據(jù)源使用excel合并結(jié)果為合并為新文檔2021/7/26134郵件合并工資條2021/7/2656郵件合并證書文檔類型選擇信函采用文本框布局?jǐn)?shù)據(jù)源使用excel合并結(jié)果為合并為新文檔2021/7/26135郵件合并證書2021/7/2657郵件合并批量套打不干膠標(biāo)簽文檔類型選擇標(biāo)簽?zāi)J(rèn)標(biāo)簽提供的布局模式數(shù)據(jù)源使用excel合并結(jié)果為合并為新文檔2021/7/26136郵件合并批量套打不干膠標(biāo)簽文檔類型選擇標(biāo)簽2021/7/262021/7/261372021/7/2659下面看看word的群發(fā)郵件的功能2021/7/26138下面看看word的群發(fā)郵件的功能2021/7/2660如何群發(fā)電子郵件我們在使用163、sina、sohu等郵箱時(shí)可以他人發(fā)電子郵件，也可以通過提供的群發(fā)功能實(shí)現(xiàn)對多人群發(fā)。這種群發(fā)條件是：必須通過網(wǎng)上傳播必須先登錄某個(gè)網(wǎng)站必須事前獲取對方的郵箱2021/7