外貿(mào)英語函電書寫格式要求

外貿(mào)英語函電書寫格式要求外貿(mào)英語函電書寫格式要求外貿(mào)英語函電書寫格式要求資料僅供參考文件編號：2022年4月外貿(mào)英語函電書寫格式要求版本號：A修改號：1頁次：1.0審核：批準:發(fā)布日期：外貿(mào)英語函電書寫格式要求各位讀友大家好，此文檔由網(wǎng)絡(luò)收集而來，歡迎您下載，謝謝

篇一：外貿(mào)英語函電寫作技巧

外貿(mào)英語函電寫作技巧

英文信函的信頭也稱信端，其內(nèi)容包括發(fā)件公司的名稱、標志、通信地址、電話號碼、傳真號、電子郵箱等。書寫信頭的目的是為了方便收件人了解信函來自何處，并為回復(fù)提供聯(lián)系方式。

很多公司都會印制帶信頭的信紙。一般來說，人們喜歡將簡單的信頭放在信紙上端居中，將復(fù)雜的信頭放在信紙的右側(cè)或上下兩端。在使用這種信紙打印信函時，一定要注意為信頭留出足夠的空間。

對于私人商務(wù)信函，如求職信等，信頭通常寫在信紙的右上方。

如果信函的長度超過兩頁，那么從第2頁開始就不再需要信頭了，只需寫上頁碼、收件人姓名及日期。

英文地址的書寫和中文地址的書寫有很大區(qū)別，應(yīng)遵循從小到大的原則。特別值得注意的是，地址中的標點符號需正確使用。當前的習慣做法是，行末一般不加標點符號，但行中間該加標點的地方，還是不應(yīng)省略。門牌號碼與街道名稱之間不加標點，但是在城市與國家名稱之間必須用逗號分開。

英文商務(wù)信函中稱呼的書寫有講究

在英文信函書寫中稱呼是對收信人的尊稱語。一般位于信內(nèi)地址下方空一行；有Attention時也一樣，位于Attention下面空一行。稱呼后面一般用逗號（英式），也可以用冒號（美式）。

如果信是寫給公司的，并沒有直接的聯(lián)系人，稱呼應(yīng)為：“DearSirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能確定收信人性別的情況下，還可以使用ToWhomItMayConcern或DearMadamorSir。不過這兩種稱呼應(yīng)盡量避免使用，因為人們覺得它們不能顯示足夠的友好。在寫信給特定的組織時，更愿意使用DearMember,DearCustomer,和DearHumanResourcesManager這樣的稱呼。

如果知道收件人的姓名，就應(yīng)該直接把姓名用入稱呼里。

1．商務(wù)信函一般用DearMissBrown，Dear。Dear純屬公務(wù)上往來的客氣形式。

2．寫給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時，用Dear或Mydear再加上表示親屬關(guān)系的稱呼或直稱其名。例如：Mydearfather，DearTom等。

另外，稱呼中還可以出現(xiàn)頭銜、職位、職稱、學位等，例如：DearSchiller,DearSmith。

商務(wù)信函中主題不能忽略

書寫商務(wù)信函的Subject能便于收件人迅速了解信的主要內(nèi)容。一般來說如果信內(nèi)有

ReferenceNumber，就不一定再寫Subject。

Subject位于Salutation下空一行。一般有三種書寫形式：直接書寫、Subject:和Re:。為了突出還可以加底線、加粗、全大寫等，例如：

INVOICE12345

Re:Invoice12345

Subject:Invoice12345

寫出恰當?shù)慕Y(jié)尾敬辭

幾乎所有的商務(wù)信函都會用到結(jié)尾敬辭。它寫在正文下面，第一個字母要大寫，最后一個詞的后面有逗號。

至于要選用怎樣的字句，通常由作者自行決定，一般來說結(jié)尾敬辭和開頭的稱呼有較強的關(guān)聯(lián)關(guān)系，例如：

1．如果不知到收件人的姓名，開頭的稱呼是DearSirs，（英式）或Gentelmen:（美式），則結(jié)尾敬辭采用Yoursfaithfully，（英式）或Yourstruly，（美式）；

2．如果知到收件人的姓名，開頭的稱呼是Dear，則結(jié)尾敬辭采用Yourssincerely，（英式）或Sincerely，（美式）。

當然，結(jié)尾敬辭還有很多形式，下面是常用結(jié)尾敬辭一覽表：

1．最正式（表示敬意）

Respectfully,

Respectfullyyours,

Veryrespectfullyyours,

2．正式

Yourstruly,

Verytrulyyours,

Yoursfaithfully,

3．個人的，最普通的方式

Yourssincerely,

Sincerelyyours,

Verysincerelyyours,

Sincerely,

4．簡略式（表示親密）

Cordially,

Cordiallyyours,

Bestregards,

Warmestregards,

不要忽略了英文商務(wù)信函中的簽名

簽名就是發(fā)信人所簽署的姓名。無論親自手書還是用計算機、打字機或是由秘書打印的信函，均應(yīng)在信函結(jié)束詞下留出的4行間距處簽上名字。正式信函若無簽字不僅嚴重失禮，而且不具法律效力。

簽名代表了寫信人，所以其形體和寫法應(yīng)保持固定。簽名最好用鋼筆。署名既要難以模仿又要清晰易解。為便于辨認，一般商務(wù)書信，還應(yīng)在簽名下方將發(fā)信人的姓名用打字形式打出。

簽名格式和規(guī)則有以下一些約定()：

1．簽名者代表公司、某單位名義時，應(yīng)在結(jié)束詞下方打出全部大寫的單位名稱，然后再簽名。

2．女性簽名時，為便于回信人正確使用稱呼，應(yīng)在打字的姓名前加注（Miss）或（Mrs.）。

3．當負責人不在而由經(jīng)辦人員代簽名時，要加上by,for,perpro或字樣。

篇二：淺談外貿(mào)英語函電寫作技巧

淺談外貿(mào)英語函電寫作技巧：我們在書寫外貿(mào)英語函電時,一定要把握好外貿(mào)函電的特點規(guī)律,遵循外貿(mào)英語函電的寫作原則,只有這樣,我們才能書寫出完美的外貿(mào)英語函電,從而促進交易的順利進行。

隨著經(jīng)濟全球化進程的進一步加快和我國對外貿(mào)易的不斷擴大,我國的對外貿(mào)易活動日益頻繁。作為國際貿(mào)易的重要溝通手段,外貿(mào)英語函電在對外貿(mào)易中的地位越來越重要。外貿(mào)英語函電指在國際貿(mào)易交往中應(yīng)用的信函、傳真和電子郵件,是國際貿(mào)易買賣雙方用于聯(lián)系業(yè)務(wù)、溝通商情、咨詢答復(fù)的主要途徑和通訊手段。它反映了買賣雙方所處的不同的文化、社會背景,代表了雙方各自的利益。外貿(mào)英語函電的撰寫看似簡單,實則不易。它不同于私人信函,具有更為正式的格式特點和要求,且有英式和美式的差別。外貿(mào)英語函電的質(zhì)量好壞直接影響到收信人對寫信人的第一印象,甚至影響到生意是否成功。

一、外貿(mào)英語函電的特點

(一)語言規(guī)范化

隨著對外貿(mào)易的日益頻繁,外貿(mào)函電的語言越來越規(guī)范化,不僅要求詞、造句、語法、拼寫和標點符號規(guī)范且合乎習慣,而且用于約束各種商務(wù)活動的法律、法規(guī)和慣例的使用,也更為明確。

（二）內(nèi)容簡明化

外貿(mào)函電要寫得生動、具體和明確,特別是要求對方做出明確反映的信函,或是答復(fù)對方提出的要求和問題的信函,或是報盤、承諾,都要寫得清清楚楚、明明白白,毫無艱澀難懂之處,使收信人看后不會誤解寫信人所要表達的意思,用盡可能少的文字完整、清楚地表達需要表明的意思。

(三)態(tài)度禮貌化

寫信要有理有節(jié),注意禮貌,不要盛氣凌人,避免命令和粗魯做到不卑不亢、得體脫俗,既尊重國際貿(mào)易的習慣,又維護本國利益,同時還要體諒對方,要顧及對方的要求、愿望和感情等,著重正面地、肯定地談問題,盡量避免否定地談問題。

（四）格式規(guī)范化

外貿(mào)在長期的發(fā)展中,逐步形成了許多約定俗成的同時規(guī)范化的國際慣例。外貿(mào)函電以其獨特的格式、慣用的商務(wù)詞匯、豐富的貿(mào)易術(shù)語、固定的句式和縮寫形成了獨特的

函電文體,具有強烈的商業(yè)色彩。其生命力在于與實際商務(wù)活動聯(lián)系在一起,其語言形式、語言規(guī)范等都必須為具體的業(yè)務(wù)服務(wù),用詞用語約定俗成,符合國際慣例,規(guī)范化，為世界各國商務(wù)人員所公認與接受。

二、外貿(mào)英語函電的寫作技巧

眾所周知,寫好外貿(mào)英語函電必須遵循4項原則：簡潔，準確，得體，禮貌。這也是和外貿(mào)函電的特點相吻合的,具體來說：

（一）把握簡潔原則

在國際貿(mào)易競爭愈加激烈的當今世界,簡潔在外貿(mào)函電寫作中顯得尤為重要,要用盡量少的詞來表達完整的意思,同時內(nèi)容要完整、準確,語氣禮貌。

（1)句子結(jié)構(gòu)應(yīng)該簡潔,用單詞替換詞組和定語從句。如:requireTVwhichisofthenewrequirenewtypeTV.第二句更加講究簡潔,第一句顯得煩冗累贅。

(2)適當使用縮略語。在長期的發(fā)展中,外貿(mào)行業(yè)逐步形成了許多既定的專業(yè)縮略語,準確使用縮略語可減少信件的篇幅,節(jié)省讀者的閱讀時間。如:A.國際經(jīng)濟貿(mào)易組織縮略語。如:WTO(世界貿(mào)易組織),EEC(歐洲經(jīng)濟共同體),等等。B.常用外貿(mào)英語縮略語。如:D/P(付款交單),(離岸價),L/C(信用證),等等。C.常用信函縮略語。

如:CC(抄送),PS(附言),等等。

(3)內(nèi)容簡明化,也就是說英語函電的內(nèi)容應(yīng)簡潔明了。函電的主題應(yīng)當開門見山地提出,無需羅列一些繁瑣的客套,讓人感覺轉(zhuǎn)彎抹角。例如,給國外客戶去函抱怨貨物短量,這時可首先直截了當?shù)馗嬖V對方寫此信的目的,然后列舉重要事實、數(shù)字證明,最后在信中闡明你希望收信人為你做些什么。

（二）把握準確的原則

在經(jīng)濟貿(mào)易往來中,交易各方處于不同的國家和地區(qū),由于語言文化的差異,極易產(chǎn)生誤解,而根據(jù)國際貿(mào)易慣例和法規(guī),交易雙方往來的函電是交易的一部分,具有法律上的效力,因此要行文嚴謹,措辭準確無誤。書寫外貿(mào)函電,在詞匯選擇上,要遵循選擇詞義相對單一的詞來替代詞義靈活豐富的詞這一原則。

（三）把握得體的原則

外貿(mào)英語函電是一種以國際商務(wù)為目的的書面語言交際工具,除了詞匯、語法上需要準確無誤外,還要注意表達恰當、得體。

(1)重視文化背景。在跨文化的實際商務(wù)活動中,由于各國的政治、經(jīng)濟環(huán)境及傳統(tǒng)習俗的不同,人們的商業(yè)價值觀、消費心理、經(jīng)營習慣有很大的差異,不同國家、不同民族、不同地區(qū)間的商務(wù)交往,涉及到不同的文化心理和風俗習慣。這些細節(jié)在書寫外貿(mào)英語函電中要加以注意。

(2)注意寫作的對象。寫外貿(mào)信函時,除了注意對方的文化背景外,還要留意對方是潛在客戶、新客戶還是老客戶,根據(jù)環(huán)境、對象,選用最恰當?shù)难哉Z體式,以營造和諧的言語氛圍,取得最佳的交際效果。

（四）把握禮貌原則

明智的外貿(mào)函電寫作會尊敬貿(mào)易伙伴,會從對方的角度看問題,理解對方的困難。在尊敬對方感情和利益的同時,獲得對方的好感,促進交易的成功。即使雙方在貿(mào)易中產(chǎn)生分歧,甚至提出索賠,在外貿(mào)函電中也要有禮貌,為今后合作打下基礎(chǔ)。

(1)盡量少用否定句。否定往往產(chǎn)生消極的后果。在面對面的商務(wù)談判中,尚有解釋余地。但在寫信時,我們就必須逐字逐句,認真對待。因此,我們在寫信過程中,要盡量使語氣積極肯定,避免消極否定。

(2)使用祈使句和疑問句表達禮貌的語氣。寫信人在表達自己的觀點或向?qū)Ψ教峤ㄗh時,常有三種選擇:即陳述句、帶please的祈使句和疑問句。其中,陳述句過于直白、生硬而不宜使用,帶please的祈使句語氣比較禮貌。疑問句的語氣最客氣、委婉,并給對方留有余地。因此,在語氣的使用上盡量使對方感受到尊重,這樣才能贏得對方的尊重,營造良好的交際氛圍。

結(jié)語

我們在書寫外貿(mào)英語函電時,一定要把握好外貿(mào)函電的特點規(guī)律,遵循外貿(mào)英語函電的寫作原則,只有這樣,我們才能書寫出完美的外貿(mào)英語函電,從而促進交易的順利進行。

篇三：外貿(mào)函電格式-初學者

（1）建立業(yè)務(wù)關(guān)系

1、與出口商建立業(yè)務(wù)關(guān)系的思路及信的結(jié)構(gòu)安排

在與出口商建立業(yè)務(wù)關(guān)系時，應(yīng)明確出口商的產(chǎn)品與本公司所需要的產(chǎn)品是否相吻合，然后提出自己針對產(chǎn)品的要求和貿(mào)易條件，同時也可以做簡單的自我介紹，讓出口商更了解本公司的情況及信譽。要特別明示交易內(nèi)容、條件，信用保證，并希望對方也告知這些條件，同時表示強烈交易愿望。

1.Dearsirs,

WeoweyournametotheFirstCommercialBankatyourend,throughwhomweunderstandthatyouarewellexperiencedintheexportofengineeringequipmentwithservice.

Wetakethisopportunitytointroduceourselvesasoneoftheimportersbuyingvariouskindsofmachines.Uponreceiptof,weshallseewhatitemsareofinteresttousandpassourenquiriestoyou.

Weanticipatethepleasureofhearingfromyouinthenearfuture.

2.WehaveobtainedyouraddressfromtheCommercialCounselorofyourEmbassyinLondonandarenowwritingyoufortheestablishmentofbusinessrelations.

2。發(fā)送正式邀請函的思路和信的結(jié)構(gòu)安排

發(fā)送建立合作商務(wù)關(guān)系應(yīng)說明本公司產(chǎn)品的優(yōu)良品質(zhì)、市場潛力及獲利情況。還應(yīng)介紹公司經(jīng)營的具體內(nèi)容和產(chǎn)品的優(yōu)勢，同時附寄公司的簡介、價目表、目錄等，以表示本公司合作的誠意。最后表示強烈交易愿望。

Gentlemen,

WeareoneoftheleadingexportersofFirstclasscottongoodsandenjoyinganexcellentreputationthroughfiftyyears’businessexperience.Wearesurethatyouwillbequitesatisfiedwithourserviceandtheexcellentqualityofourgoods.Weencloseherewith......

Wearelookingforwardtoyourearlyandfavorablereply.

3.接受邀請函的思路及信的結(jié)構(gòu)安排

接受并答復(fù)對方邀請信函時，必須有禮貌地及時給對方完整的答復(fù)，以便樹立信譽和給讀者留下良好的印象，這是接受邀請函最重要的作用之一。

信的開頭應(yīng)向?qū)Ψ奖硎局x意，并表示愿意與對方建立業(yè)務(wù)關(guān)系，同時表示愿意按對方的要求寄上相應(yīng)的產(chǎn)品目錄或價目表。信末要說明自己的保證與承諾，以確保對方對本公司的信任，為了樹立良好的信譽，在答復(fù)信函時應(yīng)注意：及時、禮貌和完整。DearSirs,

Wethankyouforyourletterof5ththismonth,andshallbegladtoenterintobusinessrelationswithyou.

Complyingwithyourrequest,wearesendingyou......Paymentshouldbemadebyanirrevocableandconformedletterofcredit.Ifyoufindbusinesspossible,pleasecontactusfordiffers.

(3)還盤

1。要求降價的還盤業(yè)務(wù)思路及信的結(jié)構(gòu)安排

買賣雙方對某些交易條件討價還價,去信表明自己的要求或意見就是還盤．為了促進早日成交，還盤還盤信給出適當?shù)睦碛?選擇適當?shù)慕嵌?提出適當?shù)臈l件.要求降價就是對價格條件的還盤,這樣的還盤信還要注意表明降價的理由,例如,報價膏腴當?shù)厥袃r,可以用較低的價格獲得類似質(zhì)量的商品,可以以別的供應(yīng)商處以較低的價格購進該商品該商品的市場疲軟等，，提出降假的幅度。開頭句----還盤信都是回信，要求降價的還盤信要感謝對方的報盤，接著表達不能接受報價的歉意。eg.ThankyouforyourofferofMay15butregretthatyourpricesaretoohigh.

結(jié)尾句----強調(diào)希望繼續(xù)磋商的愿望。eg.Wehopetoreceiveyourearlyreply.

2.拒絕降價的還盤業(yè)務(wù)思路及信的結(jié)構(gòu)安排

拒絕降價就是對買方提出的價格條件的否定還盤。這樣的還盤信要注意強調(diào)堅持原價，無法降價的理由。例如，正處在銷售旺季，已收到對方所在地區(qū)進貨尚的大量訂單、銷售利潤已低至極限，著眼點應(yīng)在該商品的質(zhì)量上等等?；蛘咄扑]對方購買與所要求價格相近的，價格較低的替代商品。

開頭句----拒絕降價的還盤信要感謝對方的還盤，表達不同意降價的歉意。weverymuchthankyouforyourfaxofJuly22,wefeelregretfulthereisnopossibilityofofferingyoulowerprices.

結(jié)尾句----希望對方考慮、盡早收到訂單、盡管沒成交爭取以后機會的合作等愿望。arestilllookingyourorders.

3.作出降價讓步的還盤業(yè)務(wù)思路及信的結(jié)構(gòu)安排

作出降價讓步就是對買放提出的價格條件有條件地進行減讓的反還盤。這樣的還盤信要注意堅持原報價的合理性、突出給予降價讓步的動機和意愿。例如，原報價符合市價；考慮到以前獲得的幫助、雙邊的貿(mào)易關(guān)系；為發(fā)展與對方的業(yè)務(wù)等。還要明確降價的幅度和實現(xiàn)降價的附帶條件：數(shù)量折扣、規(guī)定日期內(nèi)訂貨的折扣等。

開頭句----作出降價讓步的還盤信首先感謝對方的還盤，復(fù)述對方有關(guān)價格的意見.e,g.WearepleasedtoreceiveyourcableofOctober12.Itisinformedthatyourpriceforthegoodsistoohightoworkon.

結(jié)尾句敦促對方早日下訂單。Wearewaitingforyourearlyreply.

4．要求提價的還盤業(yè)務(wù)思路及信的結(jié)構(gòu)安排

對原定價格的提價也是對價格條件的反還盤：由于某些不利因素的影響，賣方對雙方曾經(jīng)同意的某種商品的價格上調(diào)。這樣的還盤新要注意說明提價的客觀性：商品市價在上揚、材料價格上漲、運輸費用的提高等。

開頭句----回信應(yīng)告知對方要上調(diào)價格，表達漲價的歉意。Weregrettoinformthatincreaseinourpricesfortheproductsareunavoidableasthematerialshavekeptrisinginthepastfewmonths.

結(jié)尾句----提醒價格上漲是趨勢而且?guī)齑孑^緊張，說服對方繼續(xù)訂貨。Astheheavydemandhasbroughtlowstocklevelofourgoods,weadviseyoutoacceptourpricessoon.

(4)合同與訂購

1。訂購的業(yè)務(wù)思路及信的結(jié)構(gòu)安排

買賣雙方成交后，如果買方訂購信（anorderletter）重述說訂購的主要條件，寄出訂單（anorderform/apurchaseorder)，購貨確認書（apurchaseconformation）或者購貨合同（apurchasecontract），要求賣方按上面所列的條件供貨，要求賣方簽回一份，就是對自己訂貨和對賣方報盤的確認，即有效辦理訂購業(yè)務(wù)。無論哪一種形式，對所訂購貨物的要求必須完整、準確、清楚地提出。通常需要明確一下條件：商品名稱（如有貨號或目錄編號也列出），質(zhì)量要求和規(guī)格，訂購數(shù)量、價格及價格條款、總額等。買方通常強調(diào)交貨時間或者敦促對方盡快交貨，根據(jù)需要還可能提出付款方式、供現(xiàn)貨等其他條件。

開頭句（段）：訂購信首先是買方感謝賣方報盤，表明愿意訂購某商品：關(guān)于寄出訂單、購貨確認書或者購貨合同的通知信，此外，還需要提到寄出有關(guān)的合同。

youforyourquotationofMy23.Wesendourorderasfollows.

結(jié)尾句（段）：強調(diào)賣方盡快會簽、發(fā)貨等愿望。

eg.Wewouldbegratefulifyouwouldsendthegoodsassonnaspossible.

2.確認訂貨的業(yè)務(wù)思路及信的結(jié)構(gòu)安排

買賣雙方成交后，可以用函電確認成交，也可以制定銷售合同或銷售確認書、訂單、購貨確認書或購貨合同，寄給對方會簽時附上一封成交信，對方收到后認收確認并簽回一份合同。實際上都是對訂貨的有效確認。確認訂貨信中要注意重復(fù)對方合同的主要內(nèi)容（特定商品名稱，包括貨號和目錄編號、質(zhì)量要求和規(guī)格、訂購數(shù)量、價格及價格條件等），告知收到或寄去的合同編號、強調(diào)支付貨款要求，表達對寄去合同予以會簽的愿望。

開頭句：WeappreciateyourOrderfor150026”NonstickFrypans.

結(jié)尾句：Weareexpectingtoreceiveyourfurtherorders.

3.續(xù)訂業(yè)務(wù)思路及信的結(jié)構(gòu)安排

買賣雙方建立了業(yè)務(wù)關(guān)系后，如果買方對以前訂購過程的業(yè)務(wù)往來及其供貨滿意，感覺對方的誠信度高，需要再訂貨時，通常去信與對方聯(lián)系訂貨，這就需要辦理續(xù)訂業(yè)務(wù)。信中，買方重申按照上述條款，說明繼續(xù)訂貨的名稱、數(shù)量及其補充要求。注意區(qū)別RepeatOrder和DuplicateOrder:如果續(xù)訂的訂單除了裝運期與原訂單的不同外，價格、數(shù)量甚至詳細規(guī)格等其他一切我強相同，稱為duplicateorder(重復(fù)訂貨或重復(fù)訂單)；否則稱為repeatorder（續(xù)訂貨物或續(xù)訂訂單）.

開頭句：Wehavereceivedthementionedshipmentex“Shengli”.Andyourgoodsaresosatisfactorythatwearepleasedtobookarepeatorder.

結(jié)尾句：Ifpossible,wewouldlikeyoutoarrangeearlyshipmentofthisrepeatorder

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20May2000

Kee&Co.,Ltd

34RegentStreet

London,UK

DearSirs:

Thankyouforyourletterof20Mayenquiringabouttheshipmentofyourorderundercontract4632.

PleaseacceptmyapologyforthedelaywhichhasbeencausedbytheunavailabilityofshippingspacefromBombaytoLondon.Thematterwas,however,inhandandyourconsignmentwasshippedyesterdayonboardSSPanditwhichissailingdirectlytoLondon.

Iencloseonesetofshippingdocumentscomprising:

non-negotiablecopyofthebilloflading(不可轉(zhuǎn)讓提貨單副本一份)

invoiceinduplicate.（商業(yè)發(fā)票一式兩份）

copyofthecertificateofguarantee.（保證書副本一份）

copyofthecertificateofquantity.（質(zhì)量證明書副本一份）

copyoftheinsurancepolicy.（保險單副本一份）

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