程序文件編寫(xiě)培訓(xùn)教材課件

程序文件編寫(xiě)培訓(xùn)教材

通訊體系組:巴才安2010.6.4

程序文件編寫(xiě)培訓(xùn)教材1在質(zhì)量管理體系中使用下述幾種類型的文件：1)質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)2)質(zhì)量手冊(cè)：向組織的內(nèi)部和外部提供關(guān)于質(zhì)量管理體系的一致信息的文件；3)程序文件：提供如何一致地完成活動(dòng)和過(guò)程的信息的文件。4)作業(yè)文件：程序文件下面具體說(shuō)明作業(yè)方法的文件；如：管理規(guī)定、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。5)記錄：為完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件文件范圍在質(zhì)量管理體系中使用下述幾種類型的文件：文件范圍2程序文件1目的2適用范圍3定義4職責(zé)與權(quán)限

5程序內(nèi)容/流程圖6相關(guān)文件7相關(guān)記錄8附件程序文件31目的：說(shuō)明程序文件所控制的活動(dòng)和控制的目的例1：設(shè)備管理工作程序使生產(chǎn)設(shè)備保持良好的技術(shù)狀態(tài)，滿足工藝要求，保證產(chǎn)品質(zhì)量，例2：檢驗(yàn)、測(cè)量設(shè)備控制程序?qū)z驗(yàn)、測(cè)量設(shè)備進(jìn)行有效的控制，保證設(shè)備的測(cè)量精度和準(zhǔn)確性，滿足使用要求。1目的：說(shuō)明程序文件所控制的活動(dòng)和控制的目的42適用范圍：程序文件涉及的有關(guān)部門(mén)和活動(dòng)例1：設(shè)備管理程序適用于本公司的生產(chǎn)設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)、檢修和管理。例2：文件控制程序適用于本公司質(zhì)量管理體系相關(guān)文件的制、改、廢等過(guò)程的控制。2適用范圍：程序文件涉及的有關(guān)部門(mén)和活動(dòng)5定義：給出特定名詞的定義，若沒(méi)有，可寫(xiě)無(wú)。避免在理解程序內(nèi)容上發(fā)生分歧。定義：給出特定名詞的定義，6職責(zé)與權(quán)限：規(guī)定實(shí)施該程序的部門(mén)或崗位的職責(zé)與權(quán)限規(guī)定配合工作的部門(mén)或崗位的職責(zé)與權(quán)限例1：培訓(xùn)管理程序各職能部門(mén)負(fù)責(zé)提出年度培訓(xùn)需求總務(wù)課負(fù)責(zé)年度培訓(xùn)計(jì)劃的編制、新員工教育的組織實(shí)施管理者代表負(fù)責(zé)年度培訓(xùn)計(jì)劃的審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)培訓(xùn)實(shí)施部門(mén)負(fù)責(zé)專門(mén)教育、技術(shù)技能培訓(xùn)的實(shí)施和培訓(xùn)記錄的管理?？倓?wù)課負(fù)責(zé)個(gè)人培訓(xùn)檔案的建立和管理職責(zé)與權(quán)限：規(guī)定實(shí)施該程序的部門(mén)或崗位的7程序內(nèi)容：按活動(dòng)的邏輯順序?qū)懗鰧?shí)施過(guò)程的各個(gè)細(xì)節(jié)（5W1H）（WHAT）要做什么？要控制的是什么？（WHERE）在那里做？在哪里控制？（WHO）誰(shuí)要對(duì)做的事和要控制的事負(fù)責(zé)？（WHEN）什么時(shí)候做？什么時(shí)候控制？（HOW）怎樣做？怎樣控制？（WHY）為什么要做？目的（前面有所描述）程序內(nèi)容：按活動(dòng)的邏輯順序?qū)懗鰧?shí)施過(guò)程的8對(duì)要做的事情敘述的內(nèi)容包括：要處理和傳遞的信息使用的方法使用的設(shè)備（或?qū)Σ僮髡f(shuō)明的參照）要填寫(xiě)的記錄

對(duì)要做的事情敘述的內(nèi)容包括：9編寫(xiě)的程序符合下述要求才算是有質(zhì)量的程序組織清楚結(jié)構(gòu)符合邏輯（按流程）標(biāo)準(zhǔn)化完整（符合標(biāo)準(zhǔn)的要求及流程的需要）在程序的目的和范圍內(nèi)接口/轉(zhuǎn)序清楚同其它級(jí)別的文件保持一致高質(zhì)量的程序編寫(xiě)的程序符合下述要求才算是有質(zhì)量的程序高質(zhì)量的程序10

程序文件編寫(xiě)應(yīng)注意的方面具體明確（不摸棱兩可）簡(jiǎn)單、易懂適當(dāng)使用必須、應(yīng)該語(yǔ)句簡(jiǎn)短（有效地使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)）語(yǔ)法及用字正確邏輯清晰層次分明站對(duì)立場(chǎng)程序文件編寫(xiě)應(yīng)注意的方面11不好的程序文件案例：6.1原材料及外協(xié)件的入廠檢驗(yàn)6.1.1為了執(zhí)行本廠的質(zhì)量方針,把好質(zhì)量關(guān),生產(chǎn)出優(yōu)質(zhì)、可靠、讓用戶滿意的產(chǎn)品，本廠規(guī)定凡進(jìn)廠的原材料均經(jīng)檢驗(yàn)科檢驗(yàn)合格后才能入庫(kù)。6.1.2凡本廠采購(gòu)進(jìn)的外協(xié)件應(yīng)執(zhí)行上述檢驗(yàn)后才能入庫(kù)。不好的程序文件案例：6.1原材料及外協(xié)件的入廠檢驗(yàn)12

6.1原材料及外協(xié)件的入廠檢驗(yàn)6.1.1對(duì)QP/ZC07-03-92程序中（表1）規(guī)定的A、B類黑色金屬材料按下述方法進(jìn)行檢驗(yàn)：進(jìn)廠時(shí)，由供應(yīng)科查驗(yàn)材料出廠化驗(yàn)單，對(duì)合格品按批采樣，交化驗(yàn)室進(jìn)行化驗(yàn)、分析，填寫(xiě)《化驗(yàn)分析單》。對(duì)經(jīng)化驗(yàn)分析合格的材料，由檢驗(yàn)科按抽樣方案抽樣，經(jīng)熱處理后交試驗(yàn)室進(jìn)行拉力試驗(yàn)，填寫(xiě)《拉力試驗(yàn)單》。對(duì)上述兩項(xiàng)試驗(yàn)合格的材料經(jīng)檢驗(yàn)科審核簽字后由供應(yīng)科辦理入庫(kù)手續(xù)。程序文件的正確寫(xiě)法6.1原材料及外協(xié)件的入廠檢驗(yàn)程序文件的正確寫(xiě)法13程序內(nèi)容可以采取流程圖的方式編寫(xiě)某一實(shí)施步驟判斷或決策過(guò)程流向程序內(nèi)容可以采取流程圖的方式編寫(xiě)某一實(shí)施步驟判斷或決策過(guò)程流14被本程序引用的程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，必須標(biāo)名文件號(hào)例：文件控制程序QP-01內(nèi)部審核程序QP-196相關(guān)文件：被本程序引用的程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，6相關(guān)文件：15本程序需填寫(xiě)的記錄名稱、編號(hào)例：QP-01文件控制程序所引用的記錄表單

FM-01-02文件管理一覽表FM-01-05文件分發(fā)簽收表FM-01-06文件廢止申請(qǐng)表FM-01-07外來(lái)文件管理一覽表

7相關(guān)記錄：本程序需填寫(xiě)的記錄名稱、編號(hào)7相關(guān)記錄：16程序文件的編寫(xiě)過(guò)程把編寫(xiě)程序文件看成一個(gè)過(guò)程：編寫(xiě)程序文件輸入輸出文件1.網(wǎng)絡(luò)圖2.目的和范圍3.企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)及分工4.已有企業(yè)文件5.現(xiàn)行行做法及其存在的問(wèn)題6.標(biāo)準(zhǔn)的要求1.符合標(biāo)準(zhǔn)要求2.經(jīng)協(xié)調(diào)，得到相關(guān)部門(mén)認(rèn)可3.具有可操作性4.有利于過(guò)程目標(biāo)的達(dá)成程序文件的編寫(xiě)過(guò)程把編寫(xiě)程序文件看成一個(gè)過(guò)程：輸入輸出文件117文件編寫(xiě)流程：N把文件的執(zhí)行者看作是顧客，為他們執(zhí)行方便多想一想！明確文件范圍畫(huà)過(guò)程流程圖確定輸入輸出了解現(xiàn)行狀況確定相關(guān)部門(mén)流程圖文字化自我審核校對(duì)協(xié)調(diào)核準(zhǔn)文件發(fā)行YYN文件編寫(xiě)流程：N把文件的執(zhí)行者看作是顧客，為他們執(zhí)行方便多想18ThankYou!ThankYou!19程序文件編寫(xiě)培訓(xùn)教材

通訊體系組:巴才安2010.6.4

程序文件編寫(xiě)培訓(xùn)教材20在質(zhì)量管理體系中使用下述幾種類型的文件：1)質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)2)質(zhì)量手冊(cè)：向組織的內(nèi)部和外部提供關(guān)于質(zhì)量管理體系的一致信息的文件；3)程序文件：提供如何一致地完成活動(dòng)和過(guò)程的信息的文件。4)作業(yè)文件：程序文件下面具體說(shuō)明作業(yè)方法的文件；如：管理規(guī)定、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。5)記錄：為完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件文件范圍在質(zhì)量管理體系中使用下述幾種類型的文件：文件范圍21程序文件1目的2適用范圍3定義4職責(zé)與權(quán)限

5程序內(nèi)容/流程圖6相關(guān)文件7相關(guān)記錄8附件程序文件221目的：說(shuō)明程序文件所控制的活動(dòng)和控制的目的例1：設(shè)備管理工作程序使生產(chǎn)設(shè)備保持良好的技術(shù)狀態(tài)，滿足工藝要求，保證產(chǎn)品質(zhì)量，例2：檢驗(yàn)、測(cè)量設(shè)備控制程序?qū)z驗(yàn)、測(cè)量設(shè)備進(jìn)行有效的控制，保證設(shè)備的測(cè)量精度和準(zhǔn)確性，滿足使用要求。1目的：說(shuō)明程序文件所控制的活動(dòng)和控制的目的232適用范圍：程序文件涉及的有關(guān)部門(mén)和活動(dòng)例1：設(shè)備管理程序適用于本公司的生產(chǎn)設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)、檢修和管理。例2：文件控制程序適用于本公司質(zhì)量管理體系相關(guān)文件的制、改、廢等過(guò)程的控制。2適用范圍：程序文件涉及的有關(guān)部門(mén)和活動(dòng)24定義：給出特定名詞的定義，若沒(méi)有，可寫(xiě)無(wú)。避免在理解程序內(nèi)容上發(fā)生分歧。定義：給出特定名詞的定義，25職責(zé)與權(quán)限：規(guī)定實(shí)施該程序的部門(mén)或崗位的職責(zé)與權(quán)限規(guī)定配合工作的部門(mén)或崗位的職責(zé)與權(quán)限例1：培訓(xùn)管理程序各職能部門(mén)負(fù)責(zé)提出年度培訓(xùn)需求總務(wù)課負(fù)責(zé)年度培訓(xùn)計(jì)劃的編制、新員工教育的組織實(shí)施管理者代表負(fù)責(zé)年度培訓(xùn)計(jì)劃的審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)培訓(xùn)實(shí)施部門(mén)負(fù)責(zé)專門(mén)教育、技術(shù)技能培訓(xùn)的實(shí)施和培訓(xùn)記錄的管理。總務(wù)課負(fù)責(zé)個(gè)人培訓(xùn)檔案的建立和管理職責(zé)與權(quán)限：規(guī)定實(shí)施該程序的部門(mén)或崗位的26程序內(nèi)容：按活動(dòng)的邏輯順序?qū)懗鰧?shí)施過(guò)程的各個(gè)細(xì)節(jié)（5W1H）（WHAT）要做什么？要控制的是什么？（WHERE）在那里做？在哪里控制？（WHO）誰(shuí)要對(duì)做的事和要控制的事負(fù)責(zé)？（WHEN）什么時(shí)候做？什么時(shí)候控制？（HOW）怎樣做？怎樣控制？（WHY）為什么要做？目的（前面有所描述）程序內(nèi)容：按活動(dòng)的邏輯順序?qū)懗鰧?shí)施過(guò)程的27對(duì)要做的事情敘述的內(nèi)容包括：要處理和傳遞的信息使用的方法使用的設(shè)備（或?qū)Σ僮髡f(shuō)明的參照）要填寫(xiě)的記錄

對(duì)要做的事情敘述的內(nèi)容包括：28編寫(xiě)的程序符合下述要求才算是有質(zhì)量的程序組織清楚結(jié)構(gòu)符合邏輯（按流程）標(biāo)準(zhǔn)化完整（符合標(biāo)準(zhǔn)的要求及流程的需要）在程序的目的和范圍內(nèi)接口/轉(zhuǎn)序清楚同其它級(jí)別的文件保持一致高質(zhì)量的程序編寫(xiě)的程序符合下述要求才算是有質(zhì)量的程序高質(zhì)量的程序29

程序文件編寫(xiě)應(yīng)注意的方面具體明確（不摸棱兩可）簡(jiǎn)單、易懂適當(dāng)使用必須、應(yīng)該語(yǔ)句簡(jiǎn)短（有效地使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)）語(yǔ)法及用字正確邏輯清晰層次分明站對(duì)立場(chǎng)程序文件編寫(xiě)應(yīng)注意的方面30不好的程序文件案例：6.1原材料及外協(xié)件的入廠檢驗(yàn)6.1.1為了執(zhí)行本廠的質(zhì)量方針,把好質(zhì)量關(guān),生產(chǎn)出優(yōu)質(zhì)、可靠、讓用戶滿意的產(chǎn)品，本廠規(guī)定凡進(jìn)廠的原材料均經(jīng)檢驗(yàn)科檢驗(yàn)合格后才能入庫(kù)。6.1.2凡本廠采購(gòu)進(jìn)的外協(xié)件應(yīng)執(zhí)行上述檢驗(yàn)后才能入庫(kù)。不好的程序文件案例：6.1原材料及外協(xié)件的入廠檢驗(yàn)31

6.1原材料及外協(xié)件的入廠檢驗(yàn)6.1.1對(duì)QP/ZC07-03-92程序中（表1）規(guī)定的A、B類黑色金屬材料按下述方法進(jìn)行檢驗(yàn)：進(jìn)廠時(shí)，由供應(yīng)科查驗(yàn)材料出廠化驗(yàn)單，對(duì)合格品按批采樣，交化驗(yàn)室進(jìn)行化驗(yàn)、分析，填寫(xiě)《化驗(yàn)分析單》。對(duì)經(jīng)化驗(yàn)分析合格的材料，由檢驗(yàn)科按抽樣方案抽樣，經(jīng)熱處理后交試驗(yàn)室進(jìn)行拉力試驗(yàn)，填寫(xiě)《拉力試驗(yàn)單》。對(duì)上述兩項(xiàng)試驗(yàn)合格的材料經(jīng)檢驗(yàn)科審核簽字后由供應(yīng)科辦理入庫(kù)手續(xù)。程序文件的正確寫(xiě)法6.1原材料及外協(xié)件的入廠檢驗(yàn)程序文件的正確寫(xiě)法32程序內(nèi)容可以采取流程圖的方式編寫(xiě)某一實(shí)施步驟判斷或決策過(guò)程流向程序內(nèi)容可以采取流程圖的方式編寫(xiě)某一實(shí)施步驟判斷或決策過(guò)程流33被本程序引用的程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，必須標(biāo)名文件號(hào)例：文件控制程序QP-01內(nèi)部審核程序QP-196相關(guān)文件：被本程序引用的程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，6相關(guān)文件：34本程序需填寫(xiě)的記錄名稱、編號(hào)例：QP-01文件控制程序所引用的記錄表單

FM-01-02文件管理一覽表FM-01-05文件分發(fā)簽收表FM-01-06文件廢止申請(qǐng)表FM-01-07外來(lái)文件管理一覽表

7相關(guān)記錄：本程序需填寫(xiě)的記錄名稱、編號(hào)7相關(guān)記錄：35程序文件的編寫(xiě)過(guò)程把編寫(xiě)程序文件看成一個(gè)過(guò)程：編寫(xiě)程序文件輸入輸出文件1.網(wǎng)絡(luò)圖2.目的和范圍3.企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)及分工4.已有企業(yè)文件5