會議文件的準備課件

第三節(jié)會議文件的準備

廣西工商職業(yè)技術學院二〇一一年九月第三節(jié)會議文件的準備

廣西工商職業(yè)技術學院二〇一一年九月會議文件準備的相關材料文件準備1、開幕詞2、工作報告3、發(fā)言稿4、其他會議文書包括會議通知、會議議程表、日程表、會議須知、與會人員名單、工作人員名單、作息時間表、車輛調度表等等。

會議文件準備的相關材料文件準備會議文件主要包括工作報告、領導講話、經(jīng)驗材料、匯報提綱、通知和會議須知等。會議須知的內容比較多、比較具體，主要包括：日程安排、會議編組、作息時間、住宿房間、就餐桌位、會務組房間及電話號碼、文化生活安排、注意事項。負責起草文件要特別注意四點：一是吃透上級精神、領會領導意圖；二是緊扣會議主題；三是了解掌握單位的情況；四是早動手、早呈送。會議文件主要包括工作報告、領導講話、經(jīng)驗材料、匯報提綱、通知一、制發(fā)會議通知

（一）會議通知的概念會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之間會前溝通的重要渠道。制發(fā)會議通知是會前準備的重要環(huán)節(jié)。一、制發(fā)會議通知（一）會議通知的概念實踐一南寧市級文明社區(qū)——新陽街道永和社區(qū)幾年來在街道黨委、辦事處指導下，始終堅持以人為本，以群眾的需求為工作出發(fā)點，舉辦了各類豐富多彩的活動和開展了各種為民服務的工作。2019年4月中旬社區(qū)擬召開“關于加強居民消防觀念的工作會議”，我們和社區(qū)的工作人員一起考慮一下，召開此次會議需要做好哪些文種的準備？圖片提供：新陽街道永和社區(qū)實踐一南寧市級文明社區(qū)——新陽街道永和社區(qū)幾年來在街道黨委、步驟二學生就情境展開討論

提示：交往對象文種相關知識步驟二學生就情境展開討論提示：步驟三教師提示

有這么幾種文種我們是應準備的：會議通知、會議議程和日程安排、會議講話稿、會議記錄、會議紀要、會議簡報。首先我們來看本次項目的能力目標和知識目標。步驟三教師提示有這么幾種文種我們是應準備的：任務一會議通知撰寫步驟二展示教師“工具箱”內容，教師點評。教師工具箱任務一會議通知撰寫步驟二展示教師“工具箱”內容，教師工具箱(一)通知的概念和種類1.通知的概念通知是“適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員”的公文.“通知”一般為下行文或平行文。2.通知的種類其種類有：指示性通知、任免人員的通知、頒布、轉發(fā)性通知、會議通知。

教師工具箱(一)通知的概念和種類教師工具箱

1、會議通知的寫作會議通知一般包括“八要素”：即會議名稱、主要內容、參加人員、報到時間、會期、會址、著裝、注意事項。要求寫明召開會議的名稱、目的、議題、時間、會址、對參加會議人員的要求(如準備發(fā)言、文件、論文、生活用品等)、注意事項以及籌辦會議單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系地址、電話號碼、會議食宿安排、去會址路線、接洽標志等。有的通知后面還要附上入場憑證或請柬等。總之，要寫得清楚、具體，對必須寫明的項目無一錯漏，以保證會議按預定要求準時召開。教師工具箱1、會議通知的寫作會議通知的格式如下：1、標題1、標題。

有完全式和省略式兩種。

①完全式包括發(fā)文機關、事由、文種。

②省略式，例如《關于××的通知》。

通知內容簡單的，只寫“通知”兩字，這也是省略式的一種。2、被發(fā)布人稱謂，如：單位、部門或個人3、召開會議的目的，主要內容，或發(fā)言人、領導介紹4、會議組織狀況，如食宿安排，會議日程等5、落款，日期可根據(jù)舉行的會議類型不同，對上述內容進行調整會議通知的格式如下：會議通知的格式如下：1、標題2、被發(fā)布人稱謂，如：單位、部門或個人3、召開會議的目的，主要內容，或發(fā)言人、領導介紹4、會議組織狀況，如食宿安排，會議日程等5、落款，日期可根據(jù)舉行的會議類型不同，對上述內容進行調整會議通知的格式如下：會議通知方式

通知開會會議通知可以采用三種方法，即口頭通知、電話通知和書面通知（如圖）。

如圖：會議通知的三種方式口頭通知電話通知書面通知適用于小型例會，三五個人的碰頭會一般是與會者比較分散，尤其是不同單位部門的不定期會，常是以電話通知的形式通告

便條式或卡片式的會議通知卡張貼式即黑板啟事欄的會議通知

秘書在通知開會時是口頭和書面并用。即使采用口頭通知，秘書也必須一一面告，不宜請人轉捎口信。這是秘書會務工作的第三個原則

會議通知方式通知開會如圖：會議通知的

××廠關于召開技術開發(fā)工作會議的通知所屬各單位：為了總結交流經(jīng)驗，研究分析存在的問題，進一步貫徹落實省、市技術開發(fā)工作會議精神，做好今年技術開發(fā)工作，經(jīng)研究決定召開技術開發(fā)工作會議?，F(xiàn)將有關事項通知如下：一、會議內容：……二、參加人員：……三、會議時間、地點：……四、要求：……

××廠

×年×月×日××廠關于召開技術開發(fā)工作會議的通知教師工具箱(正反例文比較)比較一下這兩篇會議通知，在格式和內容上的區(qū)別？

×大學關于召開招生工作會議的通知

×校辦發(fā)〔2000〕20號所屬各單位：為了把今年我校的招生工作搞得更好，為了進一步貫徹和執(zhí)行中央、省招生工作會議精神，經(jīng)研究決定召開招生工作會議，現(xiàn)將有關事項通知如下：一、會議內容：介紹和分析近年來我校的招生情況；著重討論和分析今年的招生情況和招生工作安排等事宜。二、參加人員：各系部主管學生工作的副主任以及校學生工作辦公室的全體人員。三、會議時間和地點：定于6月18日上午8時，在學校三樓會議室準時召開，議程一天。

××大學學生工作辦公室

二○○八年六月十七日教師工具箱(正反例文比較)比較一下這兩篇會議通知，在格式和內教師工具箱(正反例文比較)比較一下這兩篇會議通知，在格式和內容上的區(qū)別？

通知各位居民：根椐西鄉(xiāng)塘區(qū)選《2019》3號文件精神，區(qū)第二屆人民代表大會代表選舉日為2009年1月14-16日，為了確保選舉工作的順利進行，請18周歲以上（1991年1月16日24時前出生）戶籍在本社區(qū)的居民，即日起至12月25日到社區(qū)居委會參加選民登記。居委會地址：永和小區(qū)12幢2樓聯(lián)系電話：3105121

永和社區(qū)居委會

2019-12-15教師工具箱(正反例文比較)比較一下這兩篇會議通知，

1、標題。有完全式和省略式兩種。①完全式包括發(fā)文機關、事由、文種。②省略式，例如《關于××××××的通知》。通知內容簡單的，只寫“通知”兩字，這也是省略式的一種。1、標題。會議通知茲定于2019年11月22日（星期四）上午9：30，在公司三樓307會議室，召開公司成立10周年慶祝活動籌備工作第二次會議，研究落實慶祝活動的各項具體事宜。請各部門一名主要負責人準時出席會議，并就本部門負責落實的有關工作做好匯報準備。

XX公司10周年慶祝活動領導小組2019年11月21日會議通知會議通知的形式常見的會議通知有以下五種形式:

一是文件式會議通知二是備忘錄式會議通知三是請柬式會議通知四是海報式會議通知五是公告式會議通知會議通知的形式常見的會議通知有以下五種形式:例文會議通知XX：茲定于X月X日上午8：30：-9：00在公司三樓會議室召開各部門經(jīng)理每周工作例會，請準時出席。

XX公司辦公室

X

XXX年X月X日備忘錄式會議通知例文會議通知第八屆校園文化藝術節(jié)文學鑒賞座談會海報在學院第八屆校園文化藝術節(jié)來臨之際，文學社特邀嘉賓XXX大學的XXX教授和xXX大學的XX教授前來我校，與我校的文學愛好者進行座談交流。本次座談會主題：XXXXX

座談時間：XXXXXX

座談地點：XXXXXX

座談會主辦：學院文學社歡迎本社成員及校內廣大的文學愛好者踴躍參加座談交流!海報式會議通知第八屆校園文化藝術節(jié)文學鑒賞座談會例：關于召開全省民政工作會議的通知各市人民政府、行政公署，省直各單位：為了貫徹全國民政工作會議精神，省政府決定召開全省工作會議。會議的主要議題是：傳達學習全國民政會議的主要文件和領導講話，討論研究貫徹的意見和措施，請你們提前做好準備。參加會議人員：各市人民政府、行政公署分管民政工作的領導同志和各市、行署的民政局長，省直各單位的負責同志。會議擬開五天，地點××賓館，于八月十五日前來報到。

××省人民政府辦公廳

××××年×月×日例：關于召開全省民政工作會議的通知各市人民政府、行政公署，省分析：這個通知至少有三個毛病一是內容不夠明確。會議的名稱、議題都清楚，但不夠具體明白，不知道研究的具體問題，也不知道與會人員需作什么準備。二是參加會議人員不夠具體明確。省直單位包括的范圍很廣，包括黨、政、工、群、公、檢、法等，哪些單位參加不夠清楚。還有，省直單位負責同志有幾個，只來一個或都來，也沒有寫清楚。三是報到時間不明確?！鞍嗽率迦涨皝韴蟮健?，是指八月十五日之前還是八月十五這一天報到?分析：這個通知至少有三個毛病一是內容不夠明確。會議的名稱、議會議通知的發(fā)送本單位小型會議，可采用口頭、電話和書面簽知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會議必須寄送書面通知。邀請性會議可寄送請柬或邀請信。一般提前7天以上發(fā)出，并隨函附上回執(zhí)，以便準確統(tǒng)計與會人數(shù)，做好相應準備。會議通知的送達可采用郵寄、傳真、專人送達、電子郵件等方式。對重要的邀請對象，在書面通知或請柬發(fā)送之后，還應及時通過電話進行征詢和確定。會議通知的發(fā)送本單位小型會議，可采用口頭、電話和書面簽知等方實踐訓練如果你所在的班級近期要組織一次專題班會，請你做以下工作：

1、議定主題班會名稱

2、議定本次班會的主要議程

3、推薦一至兩名主持人，并說明推薦理由。

4、推薦班會特邀的嘉賓名單，并寫邀請函。

5、擬寫一個班會通知，注意格式要規(guī)范。實踐訓練如果你所在的班級近期要組織一次專題班會，請你做以下工

二、準備會議材料二、準備會議材料會議文件的準備課件二、準備會議材料

（一）準備會議資料的作用通常，會議資料可以提前準備好，然后在會前擺放在每個與會者的座位上，與會者依次就座后即可讀取材料；也可以包裝成袋，在會場人口處由工作人員統(tǒng)一逐個發(fā)放到每位與會者手中。這些做法，都可以避免資料漏領或重復領取的現(xiàn)象發(fā)生，有利于節(jié)約會議經(jīng)費支出，也便于會議管理。二、準備會議材料（一）準備會議資料的作用（二）會前需準備的會議材料種類

(1)會議的指導文件。

(2)會議的主題文件

(3)會議程序文件

(4)會議參考文件

(5)會議管理文件

(6)與會人員名單（二）會前需準備的會議材料種類

（三）準備會議物品和設施

包括常用文具印刷設備會場基本設施會場裝飾用品視聽器材通信設施交通工具生活衛(wèi)生用品專門用品等。

四、準備領導發(fā)言稿開幕詞

（一）概念開幕詞是黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位的領導人，在會議開幕時所作的講話，旨在闡明會議的指導思想、宗旨、重要意義，向與會者提出開好會議的中心任務和要求。開幕詞是在重要會議或重大活動開始時，為會議主持人或主要領導人講話所用的文稿。四、準備領導發(fā)言稿開幕詞

（二）意義：

不論召開什么重要會議，或開展什么重要活動，按照慣例，一般都要由主持人或主要領導人致開幕詞，這是一個必不可少的程序，標志著會議或活動的正式開始。開幕詞通常要闡明會議或活動的性質、宗旨、任務、要求和議程安排等，集中體現(xiàn)了大會或活動的指導思想，起著定調的作用，對引導會議或活動朝著既定的正確方向順利進行，保證會議或活動的圓滿成功，有著重要的意義。（二）意義：（三）格式內容篇幅要求簡短，內容切忌重復、啰嗦;語言要求口語化、富有感情色彩，又要求生動活潑;語氣要熱請、友好。（四）寫作要點開幕詞是在一些大型會議開始時由會議主持人或主要領導人所作的開宗明義的講話。開幕詞的特點

1、宣告性

2、提示性

3、指導性

4、簡短性

（三）格式內容（五）寫作要求①簡明性。開幕詞要簡潔明了、短小精悍，最忌長篇累牘，言不及義，多使用祈使句，表示祝賀和希望；②口語化。它的語言應該通俗、明快、上口。

開幕詞的寫作方法通常由標題、稱謂及正文三部分組成。

1、標題通常有三種寫法：一是用會議名稱作標題；二是前邊再加上領導人姓名；三是用提示內容中心或主旨的標題，在后面通常加上副標題。

2、稱謂一般寫在標題下行頂格，稱呼通常用“同志們”、“朋友們”、“各位代表”等。

（五）寫作要求

3、正文一般包括開頭、主體和結尾。開頭寫宣布開幕之類的話。主體部分一般包括以下內容：會議的籌備和出席會議人員情況；會議召開的背景和意義；會議的性質、目的及主要任務；會議的主要議程及要求；會議的奮斗目標及深遠影響等等。但寫作中一定要把握會議的性質，鄭重闡述會議的特點、意義、要求和希望，對于會議本身的情況如議程等，要概括說明，點到為止；行文則要明快、流暢，評議要堅定有力，充滿熱情，富于鼓舞力量。最后是結尾，一般都是“祝大會圓滿成功”之類的話語。3、正文一般包括開頭、主體和結尾。開頭寫宣布開幕之類的話開幕詞各位代表：在陽春三月，萬象更新之際，×××××第二十二屆職工代表大會第二次會議在這里隆重召開了。在此，我代表大會主席團向大會表示熱烈的祝賀，并向參加會議的全體代表及全×各條戰(zhàn)線廣大職工群眾致以親切的問候！這次大會的指導思想是：××××-----------------這次會議的主要議題是：××××-----------------各位代表、同志們：認真協(xié)商討論新一年全×的各項工作，動員廣大干部職工群策群力，和衷共濟，加快建設小康××的步伐，是我們這次會議神圣的歷史責任。希望與會的各位代表不負重托，以高度的政治責任感，充分行使民主權利，積極建言獻策。相信在×黨委的正確領導下，經(jīng)過我們全體代表的共同努力，會議確定的目標一定能夠實現(xiàn)，也一定能夠把這次會議開成一個民主團結、求真務實、開拓奮進的大會。預祝大會圓滿成功！開幕詞各位代表：閉幕詞的寫作

(1)什么是閉幕詞閉幕詞，是會議的主要領導人代表會議舉辦單位，在會議閉幕時的講話。其內容一般是概述會議所完成的任務，對會議的成果作出評價，對會議的經(jīng)驗進行總結，對貫徹會議精神提出要求和希望。

(2)如何寫作閉幕詞閉幕詞與開幕詞一頭一尾，相互對應，有著明顯的宣告性特點，閉幕詞的正文分為三個部分：閉幕詞的寫作(1)什么是閉幕詞①開頭部分。用簡短的文字說明會議在什么情況下圓滿結束或“勝利閉幕”。有時還在這一部分概括地對會議作一總的評價。②中間部分。這一部分是主體部分，內容較多，首先對會議情況作簡要的敘述和評價，諸如學習了什么，討論了什么，參觀了什么，通過了什么，研究解決了什么，取得了什么經(jīng)驗與成績，會議有什么重要意義，等等；然后向與會人員提出如何貫徹會議精神的要求，提希望，發(fā)號召。這一部分要寫得層次清楚，重點突出，有號召力和鼓動性。③結尾部分。代表全體與會人員對為大會工作的同志表示感謝，宣布會議閉幕。①開頭部分。用簡短的文字說明會議在什么情況下圓閉幕詞各位代表：

×××××第二十一屆四次職工代表大會在省××工會、×××××工委的關懷下，在××黨委的正確領導和×××的支持下，經(jīng)過全體代表的共同努力，歷時一天，圓滿地完成了大會預定的各項任務，現(xiàn)在就要結束了。會議期間，代表們認真地聽取××××××---------。各位代表、同志們，在這充滿希望的新世紀的第二年，不管我們面前會遇到多大的困難，我們都要高舉鄧小平理論偉大旗幟，解放思想，抓住機遇，務實創(chuàng)新，開拓進取，迎接考驗。大會閉幕后，希望代表們要認真貫徹落實會議精神，為全面完成會議確定的各項工作任務而努力。現(xiàn)在我宣布：×××××第二十一屆職工代表大會第四次會議勝利閉幕。祝各位代表身體健康，工作順利，萬事如意！閉幕詞各位代表：祝酒詞

祝酒詞是在重大慶典、友好往來的宴會上發(fā)表的講話。宴會上祝酒，是招待賓客的禮儀。一般來說，主賓均要致祝酒詞。主方的祝酒詞主要是表示對來賓的歡迎；客方的祝酒詞主要是表示對主方的謝意。如果出于某種需要，也可在祝酒詞中作出符合宴會氛圍的深沉、委婉或幽默的表達。祝酒詞因以酒為媒介，加之以熱烈的語言，為酒會平添友好的氣氛。祝酒詞祝酒詞是在重大慶典、友好往來的

(1)祝酒詞特點：

祝愿性。祝愿事情的成功或祝愿美好、幸福。簡潔性。祝酒詞因其場合比較隆重或熱烈，因此不宜太長，言詞要簡潔而有吸引力。

(2)祝酒詞的寫法

開頭部分或表歡迎、問候或表感謝。主體部分根據(jù)宴請的對象、宴會的性質，簡略地表述主人必要的想法、觀點、立場和意見，既可以追述已經(jīng)獲得的成績，也可以暢敘友情發(fā)展的歷史，還可以展望未來。結尾可用“讓我們?yōu)椤杀被蛞浴盀榱恕屛覀兏杀北磉_禮節(jié)性的祝愿。寫作上的要求也大致與歡迎詞、歡送詞相同。

舉例，請看W文檔！(1)祝酒詞特點：母親生日祝酒詞

各位親朋好友、女士、先生：大家好！春意盎然艷陽天,春暖花開六十載，在今天這個特殊日子里，你們懷著喜閱的心情，帶著良好的祝愿，在百忙之中來為我母親的生辰祝賀。在此，我、并代表我們全家對你們的光臨表示熱烈的歡迎,對你們的良好祝愿表示誠摯的謝意!今天是2019年4月26日(農(nóng)歷三月二十一)，是我母親壽辰之日。這是一個千載難難蓬的好日子，它蘊涵著吉星高照，四季平安，六六大順，福壽雙增之含意，在這美好的日子里，我們做兒女的，忘不了母親用乳汁和心血將我們撫養(yǎng)成人，她為了我們含辛茹苦，歷盡滄桑。時光飛逝，歲月如梭，轉眼60個春秋過去了，留給母親的是那頭上增添的絲絲白發(fā)，額上刻下的艱辛印痕，而她把那偉大的母愛卻無私的奉獻給了我們，我們每個人都希望有一個溫馨甜密的家，這種情感就像白云依戀著群山，小草依戀著故土，長大成人的孩子?。∧赣H生日祝酒詞

永遠忘不了童年，永遠依偎在媽媽的身邊。俗話說，水有源，樹有根，兒女不忘養(yǎng)育情，親愛的媽媽，在你您老人家壽辰之日，我代表兒女們向你深深的鞠一躬，并祝愿老人家生日快樂，身體健康。璇閣長春眉壽顏堂，壽比天高，福比地大（獻花）。這是我們子女的心愿，也是來賓的心愿；讓鮮花點綴您不老的歲月，讓陽光普照你永恒的季節(jié)。各位來賓，各位親友，今天有了你們的到來，使這壽宴廳里蓬蓽生輝，給今天的生日宴會增添了無限喜慶的氣氛，在這里，我們是喜酒相逢，笑祝顏開。在這喜慶的時刻，我再一次代表全家感謝各位的光臨,并祝大家生意興隆，財源廣進。同時；我提議，讓我們共同舉杯；為我母親生日快樂，身體健康；為他增福增壽增富貴，添光添彩添吉祥，為在坐的各位親朋好友身體健康，家庭幸?！杀?永遠忘不了童年，永遠依偎在媽媽的身邊。俗話說，水有源簡單的勸酒詞：（1）日出江花紅勝火，祝君生意更紅火。---請經(jīng)商下海者喝一杯（2）激動的心，顫抖的手，我給領導敬杯酒，領導不喝嫌我丑。---------女士給領導敬酒（3）感情鐵不鐵?鐵!那就不怕胃出血!

感情深不深?深!那就不怕打吊針!------------敬朋友（4）客人喝酒就得醉，要不主人多慚愧（5）要讓客人喝好，自家先得喝倒－－用于本單位自家人飲酒。（6）女有貌，朗有才，杯對杯，一起來-----------與女士飲。（7）床前明月光，疑是地上霜，舉杯約對門，喝酒喝個雙。－－與對面朋友飲（8）啥話也別說，最親是大哥——與年長者飲

簡單的勸酒詞：講話稿講話稿是領導人在開會中所作的講話的稿件，表現(xiàn)領導人對會議的指示和關心，往往是會議的補充報告。講話稿的寫法，就內容來講，應注意以下幾點：

(1)肯定會議的重要性；

(2)評價過去的工作；

(3)點出當前值得注意的問題；

(4)指明今后的方向和目標：

(5)評價會議中心議題，

(6)提出原則性的意見，向大會提出希望。就形式來講應分標題、正文、結尾三部分。講話稿講話稿是領導人在開會中所作的講話的稿件，表現(xiàn)領導人對會五、會議準備的要求P109六、準備會議物品和設施會務組人員在準備會議文字材料的同時，還要準備會議所必需的物品與設施。五、會議準備的要求P109

1．會議用品和設施的種類P109-111

(1)常用文具。如筆、墨、紙、簿冊等常用文具。

(2)印刷設備。如打字機、打印機、掃描儀、復印機等等。

(3)會場基本設施。如桌椅、照明電器、通風機、衛(wèi)生用具、安全通道、消防設施等等。(4)會場裝飾用品。如花卉、旗幟、會標、會徽、畫像、標語口號。(5)視聽器材。如麥克風、幻燈機、投影儀、黑(白)板、電子書寫板、攝像機，錄音機、磁帶、軟盤、光盤、同聲翻譯系統(tǒng)等等。(6)通信設施。如傳真機、電話機、電視機、計算機以及相應的通信網(wǎng)絡設施。

(7)交通工具。如小轎車、大巴土等接送與會者的車輛。

(8)生活衛(wèi)生用品。如茶水、茶杯、毛巾以及其他食宿用品。

(9)專門用品。即專門性會議上所使用的物品，如頒獎的獎品與證書，選舉用的選票、投票箱、開幕式剪彩時用的彩帶和剪刀等等。1．會議用品和設施的種類P109-111會議用品和設施

會議用品和設施會議用品和設施

會議用品和設施

2．準備會議用品與設備的要求會議用品與設備應在會前配齊完成調試工作。

(1)制訂計劃所需物品和設備的清單，包括名稱、型號、數(shù)量；物品和設備的來源，如租借、調用、采購等以及所需的費用。會議用品和設備的使用計劃應該作為會議預案的附件，報請會議的領導機構審定。(2)落實專人負責一定要落實專人負責此項工作，必要時應配備一定數(shù)量的技術人員。(3)實用節(jié)約為本要嚴格按照會議的經(jīng)費預算執(zhí)行，提倡節(jié)約開會，反對追求豪華、奢侈。2．準備會議用品與設備的要求第五節(jié)制發(fā)會議證件

1．會議證件的概念會議證件是表明與會議直接有關人員身份權利和義務的證據(jù)。一般來說，制發(fā)證件只限于大型會議或重要會議，而通常的小型會議，不必制發(fā)證件。

2．會議證件的作用

(1)表明會議期間各種人員的身份，便于接待和會場的管理

(2)便于代表之間的相互辨認和聯(lián)系、交流。

(3)憑證出入會場，保證會議安全。

(4)便于統(tǒng)計出席人數(shù)。

(5)給與會者留作紀念。第五節(jié)制發(fā)會議證件1．會議證件的概念

3．會議證件的種類

會議證件是會議舉行期間供與會人員與工作人員以及其他相關人員佩戴使用的證件，包括：

出席證、列席證、旁聽證、來賓證(或嘉賓證)、記者證、工作證、隨從證、保安證、配偶證、簽到證等。3．會議證件的種類會議證件上的內容

會議證件上的內容通常包括以下內容(可根據(jù)會議情況進行取舍)。

1．會議名稱，必須寫全稱。

2．會徽。會議如有會徽，可將其印在會議證件上；如黨徽、國徽。紀念會可以用畫像代替。

3．姓名。寫現(xiàn)名，，不寫曾用名。4．照片。半身免冠照片。5．證件種類。即標明“出席證”、“列席證”等等。要用較大的字號，醒目的標識。

6．組別或代表團名稱。7．證件編號。如與簽到證合制，可用一組數(shù)碼代表與會者的姓名、性別、身份、來自地區(qū)、組別等信息，便于用自動簽到機簽到。

8．會議日期。會議證件上的內容

謝謝各位同學!

再見！廣西工商職業(yè)技術學院二〇一一年四月謝謝各位同學!

再見！廣西工商職業(yè)技術學院二〇一一年四月第三節(jié)會議文件的準備

廣西工商職業(yè)技術學院二〇一一年九月第三節(jié)會議文件的準備

廣西工商職業(yè)技術學院二〇一一年九月會議文件準備的相關材料文件準備1、開幕詞2、工作報告3、發(fā)言稿4、其他會議文書包括會議通知、會議議程表、日程表、會議須知、與會人員名單、工作人員名單、作息時間表、車輛調度表等等。

會議文件準備的相關材料文件準備會議文件主要包括工作報告、領導講話、經(jīng)驗材料、匯報提綱、通知和會議須知等。會議須知的內容比較多、比較具體，主要包括：日程安排、會議編組、作息時間、住宿房間、就餐桌位、會務組房間及電話號碼、文化生活安排、注意事項。負責起草文件要特別注意四點：一是吃透上級精神、領會領導意圖；二是緊扣會議主題；三是了解掌握單位的情況；四是早動手、早呈送。會議文件主要包括工作報告、領導講話、經(jīng)驗材料、匯報提綱、通知一、制發(fā)會議通知

（一）會議通知的概念會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之間會前溝通的重要渠道。制發(fā)會議通知是會前準備的重要環(huán)節(jié)。一、制發(fā)會議通知（一）會議通知的概念實踐一南寧市級文明社區(qū)——新陽街道永和社區(qū)幾年來在街道黨委、辦事處指導下，始終堅持以人為本，以群眾的需求為工作出發(fā)點，舉辦了各類豐富多彩的活動和開展了各種為民服務的工作。2019年4月中旬社區(qū)擬召開“關于加強居民消防觀念的工作會議”，我們和社區(qū)的工作人員一起考慮一下，召開此次會議需要做好哪些文種的準備？圖片提供：新陽街道永和社區(qū)實踐一南寧市級文明社區(qū)——新陽街道永和社區(qū)幾年來在街道黨委、步驟二學生就情境展開討論

提示：交往對象文種相關知識步驟二學生就情境展開討論提示：步驟三教師提示

有這么幾種文種我們是應準備的：會議通知、會議議程和日程安排、會議講話稿、會議記錄、會議紀要、會議簡報。首先我們來看本次項目的能力目標和知識目標。步驟三教師提示有這么幾種文種我們是應準備的：任務一會議通知撰寫步驟二展示教師“工具箱”內容，教師點評。教師工具箱任務一會議通知撰寫步驟二展示教師“工具箱”內容，教師工具箱(一)通知的概念和種類1.通知的概念通知是“適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員”的公文.“通知”一般為下行文或平行文。2.通知的種類其種類有：指示性通知、任免人員的通知、頒布、轉發(fā)性通知、會議通知。

教師工具箱(一)通知的概念和種類教師工具箱

1、會議通知的寫作會議通知一般包括“八要素”：即會議名稱、主要內容、參加人員、報到時間、會期、會址、著裝、注意事項。要求寫明召開會議的名稱、目的、議題、時間、會址、對參加會議人員的要求(如準備發(fā)言、文件、論文、生活用品等)、注意事項以及籌辦會議單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系地址、電話號碼、會議食宿安排、去會址路線、接洽標志等。有的通知后面還要附上入場憑證或請柬等。總之，要寫得清楚、具體，對必須寫明的項目無一錯漏，以保證會議按預定要求準時召開。教師工具箱1、會議通知的寫作會議通知的格式如下：1、標題1、標題。

有完全式和省略式兩種。

①完全式包括發(fā)文機關、事由、文種。

②省略式，例如《關于××的通知》。

通知內容簡單的，只寫“通知”兩字，這也是省略式的一種。2、被發(fā)布人稱謂，如：單位、部門或個人3、召開會議的目的，主要內容，或發(fā)言人、領導介紹4、會議組織狀況，如食宿安排，會議日程等5、落款，日期可根據(jù)舉行的會議類型不同，對上述內容進行調整會議通知的格式如下：會議通知的格式如下：1、標題2、被發(fā)布人稱謂，如：單位、部門或個人3、召開會議的目的，主要內容，或發(fā)言人、領導介紹4、會議組織狀況，如食宿安排，會議日程等5、落款，日期可根據(jù)舉行的會議類型不同，對上述內容進行調整會議通知的格式如下：會議通知方式

通知開會會議通知可以采用三種方法，即口頭通知、電話通知和書面通知（如圖）。

如圖：會議通知的三種方式口頭通知電話通知書面通知適用于小型例會，三五個人的碰頭會一般是與會者比較分散，尤其是不同單位部門的不定期會，常是以電話通知的形式通告

便條式或卡片式的會議通知卡張貼式即黑板啟事欄的會議通知

秘書在通知開會時是口頭和書面并用。即使采用口頭通知，秘書也必須一一面告，不宜請人轉捎口信。這是秘書會務工作的第三個原則

會議通知方式通知開會如圖：會議通知的

××廠關于召開技術開發(fā)工作會議的通知所屬各單位：為了總結交流經(jīng)驗，研究分析存在的問題，進一步貫徹落實省、市技術開發(fā)工作會議精神，做好今年技術開發(fā)工作，經(jīng)研究決定召開技術開發(fā)工作會議?，F(xiàn)將有關事項通知如下：一、會議內容：……二、參加人員：……三、會議時間、地點：……四、要求：……

××廠

×年×月×日××廠關于召開技術開發(fā)工作會議的通知教師工具箱(正反例文比較)比較一下這兩篇會議通知，在格式和內容上的區(qū)別？

×大學關于召開招生工作會議的通知

×校辦發(fā)〔2000〕20號所屬各單位：為了把今年我校的招生工作搞得更好，為了進一步貫徹和執(zhí)行中央、省招生工作會議精神，經(jīng)研究決定召開招生工作會議，現(xiàn)將有關事項通知如下：一、會議內容：介紹和分析近年來我校的招生情況；著重討論和分析今年的招生情況和招生工作安排等事宜。二、參加人員：各系部主管學生工作的副主任以及校學生工作辦公室的全體人員。三、會議時間和地點：定于6月18日上午8時，在學校三樓會議室準時召開，議程一天。

××大學學生工作辦公室

二○○八年六月十七日教師工具箱(正反例文比較)比較一下這兩篇會議通知，在格式和內教師工具箱(正反例文比較)比較一下這兩篇會議通知，在格式和內容上的區(qū)別？

通知各位居民：根椐西鄉(xiāng)塘區(qū)選《2019》3號文件精神，區(qū)第二屆人民代表大會代表選舉日為2009年1月14-16日，為了確保選舉工作的順利進行，請18周歲以上（1991年1月16日24時前出生）戶籍在本社區(qū)的居民，即日起至12月25日到社區(qū)居委會參加選民登記。居委會地址：永和小區(qū)12幢2樓聯(lián)系電話：3105121

永和社區(qū)居委會

2019-12-15教師工具箱(正反例文比較)比較一下這兩篇會議通知，

1、標題。有完全式和省略式兩種。①完全式包括發(fā)文機關、事由、文種。②省略式，例如《關于××××××的通知》。通知內容簡單的，只寫“通知”兩字，這也是省略式的一種。1、標題。會議通知茲定于2019年11月22日（星期四）上午9：30，在公司三樓307會議室，召開公司成立10周年慶?；顒踊I備工作第二次會議，研究落實慶?；顒拥母黜椌唧w事宜。請各部門一名主要負責人準時出席會議，并就本部門負責落實的有關工作做好匯報準備。

XX公司10周年慶?；顒宇I導小組2019年11月21日會議通知會議通知的形式常見的會議通知有以下五種形式:

一是文件式會議通知二是備忘錄式會議通知三是請柬式會議通知四是海報式會議通知五是公告式會議通知會議通知的形式常見的會議通知有以下五種形式:例文會議通知XX：茲定于X月X日上午8：30：-9：00在公司三樓會議室召開各部門經(jīng)理每周工作例會，請準時出席。

XX公司辦公室

X

XXX年X月X日備忘錄式會議通知例文會議通知第八屆校園文化藝術節(jié)文學鑒賞座談會海報在學院第八屆校園文化藝術節(jié)來臨之際，文學社特邀嘉賓XXX大學的XXX教授和xXX大學的XX教授前來我校，與我校的文學愛好者進行座談交流。本次座談會主題：XXXXX

座談時間：XXXXXX

座談地點：XXXXXX

座談會主辦：學院文學社歡迎本社成員及校內廣大的文學愛好者踴躍參加座談交流!海報式會議通知第八屆校園文化藝術節(jié)文學鑒賞座談會例：關于召開全省民政工作會議的通知各市人民政府、行政公署，省直各單位：為了貫徹全國民政工作會議精神，省政府決定召開全省工作會議。會議的主要議題是：傳達學習全國民政會議的主要文件和領導講話，討論研究貫徹的意見和措施，請你們提前做好準備。參加會議人員：各市人民政府、行政公署分管民政工作的領導同志和各市、行署的民政局長，省直各單位的負責同志。會議擬開五天，地點××賓館，于八月十五日前來報到。

××省人民政府辦公廳

××××年×月×日例：關于召開全省民政工作會議的通知各市人民政府、行政公署，省分析：這個通知至少有三個毛病一是內容不夠明確。會議的名稱、議題都清楚，但不夠具體明白，不知道研究的具體問題，也不知道與會人員需作什么準備。二是參加會議人員不夠具體明確。省直單位包括的范圍很廣，包括黨、政、工、群、公、檢、法等，哪些單位參加不夠清楚。還有，省直單位負責同志有幾個，只來一個或都來，也沒有寫清楚。三是報到時間不明確?！鞍嗽率迦涨皝韴蟮健?，是指八月十五日之前還是八月十五這一天報到?分析：這個通知至少有三個毛病一是內容不夠明確。會議的名稱、議會議通知的發(fā)送本單位小型會議，可采用口頭、電話和書面簽知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會議必須寄送書面通知。邀請性會議可寄送請柬或邀請信。一般提前7天以上發(fā)出，并隨函附上回執(zhí)，以便準確統(tǒng)計與會人數(shù)，做好相應準備。會議通知的送達可采用郵寄、傳真、專人送達、電子郵件等方式。對重要的邀請對象，在書面通知或請柬發(fā)送之后，還應及時通過電話進行征詢和確定。會議通知的發(fā)送本單位小型會議，可采用口頭、電話和書面簽知等方實踐訓練如果你所在的班級近期要組織一次專題班會，請你做以下工作：

1、議定主題班會名稱

2、議定本次班會的主要議程

3、推薦一至兩名主持人，并說明推薦理由。

4、推薦班會特邀的嘉賓名單，并寫邀請函。

5、擬寫一個班會通知，注意格式要規(guī)范。實踐訓練如果你所在的班級近期要組織一次專題班會，請你做以下工

二、準備會議材料二、準備會議材料會議文件的準備課件二、準備會議材料

（一）準備會議資料的作用通常，會議資料可以提前準備好，然后在會前擺放在每個與會者的座位上，與會者依次就座后即可讀取材料；也可以包裝成袋，在會場人口處由工作人員統(tǒng)一逐個發(fā)放到每位與會者手中。這些做法，都可以避免資料漏領或重復領取的現(xiàn)象發(fā)生，有利于節(jié)約會議經(jīng)費支出，也便于會議管理。二、準備會議材料（一）準備會議資料的作用（二）會前需準備的會議材料種類

(1)會議的指導文件。

(2)會議的主題文件

(3)會議程序文件

(4)會議參考文件

(5)會議管理文件

(6)與會人員名單（二）會前需準備的會議材料種類

（三）準備會議物品和設施

包括常用文具印刷設備會場基本設施會場裝飾用品視聽器材通信設施交通工具生活衛(wèi)生用品專門用品等。

四、準備領導發(fā)言稿開幕詞

（一）概念開幕詞是黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位的領導人，在會議開幕時所作的講話，旨在闡明會議的指導思想、宗旨、重要意義，向與會者提出開好會議的中心任務和要求。開幕詞是在重要會議或重大活動開始時，為會議主持人或主要領導人講話所用的文稿。四、準備領導發(fā)言稿開幕詞

（二）意義：

不論召開什么重要會議，或開展什么重要活動，按照慣例，一般都要由主持人或主要領導人致開幕詞，這是一個必不可少的程序，標志著會議或活動的正式開始。開幕詞通常要闡明會議或活動的性質、宗旨、任務、要求和議程安排等，集中體現(xiàn)了大會或活動的指導思想，起著定調的作用，對引導會議或活動朝著既定的正確方向順利進行，保證會議或活動的圓滿成功，有著重要的意義。（二）意義：（三）格式內容篇幅要求簡短，內容切忌重復、啰嗦;語言要求口語化、富有感情色彩，又要求生動活潑;語氣要熱請、友好。（四）寫作要點開幕詞是在一些大型會議開始時由會議主持人或主要領導人所作的開宗明義的講話。開幕詞的特點

1、宣告性

2、提示性

3、指導性

4、簡短性

（三）格式內容（五）寫作要求①簡明性。開幕詞要簡潔明了、短小精悍，最忌長篇累牘，言不及義，多使用祈使句，表示祝賀和希望；②口語化。它的語言應該通俗、明快、上口。

開幕詞的寫作方法通常由標題、稱謂及正文三部分組成。

1、標題通常有三種寫法：一是用會議名稱作標題；二是前邊再加上領導人姓名；三是用提示內容中心或主旨的標題，在后面通常加上副標題。

2、稱謂一般寫在標題下行頂格，稱呼通常用“同志們”、“朋友們”、“各位代表”等。

（五）寫作要求

3、正文一般包括開頭、主體和結尾。開頭寫宣布開幕之類的話。主體部分一般包括以下內容：會議的籌備和出席會議人員情況；會議召開的背景和意義；會議的性質、目的及主要任務；會議的主要議程及要求；會議的奮斗目標及深遠影響等等。但寫作中一定要把握會議的性質，鄭重闡述會議的特點、意義、要求和希望，對于會議本身的情況如議程等，要概括說明，點到為止；行文則要明快、流暢，評議要堅定有力，充滿熱情，富于鼓舞力量。最后是結尾，一般都是“祝大會圓滿成功”之類的話語。3、正文一般包括開頭、主體和結尾。開頭寫宣布開幕之類的話開幕詞各位代表：在陽春三月，萬象更新之際，×××××第二十二屆職工代表大會第二次會議在這里隆重召開了。在此，我代表大會主席團向大會表示熱烈的祝賀，并向參加會議的全體代表及全×各條戰(zhàn)線廣大職工群眾致以親切的問候！這次大會的指導思想是：××××-----------------這次會議的主要議題是：××××-----------------各位代表、同志們：認真協(xié)商討論新一年全×的各項工作，動員廣大干部職工群策群力，和衷共濟，加快建設小康××的步伐，是我們這次會議神圣的歷史責任。希望與會的各位代表不負重托，以高度的政治責任感，充分行使民主權利，積極建言獻策。相信在×黨委的正確領導下，經(jīng)過我們全體代表的共同努力，會議確定的目標一定能夠實現(xiàn)，也一定能夠把這次會議開成一個民主團結、求真務實、開拓奮進的大會。預祝大會圓滿成功！開幕詞各位代表：閉幕詞的寫作

(1)什么是閉幕詞閉幕詞，是會議的主要領導人代表會議舉辦單位，在會議閉幕時的講話。其內容一般是概述會議所完成的任務，對會議的成果作出評價，對會議的經(jīng)驗進行總結，對貫徹會議精神提出要求和希望。

(2)如何寫作閉幕詞閉幕詞與開幕詞一頭一尾，相互對應，有著明顯的宣告性特點，閉幕詞的正文分為三個部分：閉幕詞的寫作(1)什么是閉幕詞①開頭部分。用簡短的文字說明會議在什么情況下圓滿結束或“勝利閉幕”。有時還在這一部分概括地對會議作一總的評價。②中間部分。這一部分是主體部分，內容較多，首先對會議情況作簡要的敘述和評價，諸如學習了什么，討論了什么，參觀了什么，通過了什么，研究解決了什么，取得了什么經(jīng)驗與成績，會議有什么重要意義，等等；然后向與會人員提出如何貫徹會議精神的要求，提希望，發(fā)號召。這一部分要寫得層次清楚，重點突出，有號召力和鼓動性。③結尾部分。代表全體與會人員對為大會工作的同志表示感謝，宣布會議閉幕。①開頭部分。用簡短的文字說明會議在什么情況下圓閉幕詞各位代表：

×××××第二十一屆四次職工代表大會在省××工會、×××××工委的關懷下，在××黨委的正確領導和×××的支持下，經(jīng)過全體代表的共同努力，歷時一天，圓滿地完成了大會預定的各項任務，現(xiàn)在就要結束了。會議期間，代表們認真地聽取××××××---------。各位代表、同志們，在這充滿希望的新世紀的第二年，不管我們面前會遇到多大的困難，我們都要高舉鄧小平理論偉大旗幟，解放思想，抓住機遇，務實創(chuàng)新，開拓進取，迎接考驗。大會閉幕后，希望代表們要認真貫徹落實會議精神，為全面完成會議確定的各項工作任務而努力?，F(xiàn)在我宣布：×××××第二十一屆職工代表大會第四次會議勝利閉幕。祝各位代表身體健康，工作順利，萬事如意！閉幕詞各位代表：祝酒詞

祝酒詞是在重大慶典、友好往來的宴會上發(fā)表的講話。宴會上祝酒，是招待賓客的禮儀。一般來說，主賓均要致祝酒詞。主方的祝酒詞主要是表示對來賓的歡迎；客方的祝酒詞主要是表示對主方的謝意。如果出于某種需要，也可在祝酒詞中作出符合宴會氛圍的深沉、委婉或幽默的表達。祝酒詞因以酒為媒介，加之以熱烈的語言，為酒會平添友好的氣氛。祝酒詞祝酒詞是在重大慶典、友好往來的

(1)祝酒詞特點：

祝愿性。祝愿事情的成功或祝愿美好、幸福。簡潔性。祝酒詞因其場合比較隆重或熱烈，因此不宜太長，言詞要簡潔而有吸引力。

(2)祝酒詞的寫法

開頭部分或表歡迎、問候或表感謝。主體部分根據(jù)宴請的對象、宴會的性質，簡略地表述主人必要的想法、觀點、立場和意見，既可以追述已經(jīng)獲得的成績，也可以暢敘友情發(fā)展的歷史，還可以展望未來。結尾可用“讓我們?yōu)椤杀被蛞浴盀榱恕屛覀兏杀北磉_禮節(jié)性的祝愿。寫作上的要求也大致與歡迎詞、歡送詞相同。

舉例，請看W文檔！(1)祝酒詞特點：母親生日祝酒詞

各位親朋好友、女士、先生：大家好！春意盎然艷陽天,春暖花開六十載，在今天這個特殊日子里，你們懷著喜閱的心情，帶著良好的祝愿，在百忙之中來為我母親的生辰祝賀。在此，我、并代表我們全家對你們的光臨表示熱烈的歡迎,對你們的良好祝愿表示誠摯的謝意!今天是2019年4月26日(農(nóng)歷三月二十一)，是我母親壽辰之日。這是一個千載難難蓬的好日子，它蘊涵著吉星高照，四季平安，六六大順，福壽雙增之含意，在這美好的日子里，我們做兒女的，忘不了母親用乳汁和心血將我們撫養(yǎng)成人，她為了我們含辛茹苦，歷盡滄桑。時光飛逝，歲月如梭，轉眼60個春秋過去了，留給母親的是那頭上增添的絲絲白發(fā)，額上刻下的艱辛印痕，而她把那偉大的母愛卻無私的奉獻給了我們，我們每個人都希望有一個溫馨甜密的家，這種情感就像白云依戀著群山，小草依戀著故土，長大成人的孩子?。∧赣H生日祝酒詞

永遠忘不了童年，永遠依偎在媽媽的身邊。俗話說，水有源，樹有根，兒女不忘養(yǎng)育情，親愛的媽媽，在你您老人家壽辰之日，我代表兒女們向你深深的鞠一躬，并祝愿老人家生日快樂，身體健康。璇閣長春眉壽顏堂，壽比天高，福比地大（獻花）。這是我們子女的心愿，也是來賓的心愿；讓鮮花點綴您不老的歲月，讓陽光普照你永恒的季節(jié)。各位來賓，各位親友，今天有了你們的到來，使這壽宴廳里蓬蓽生輝，給今天的生日宴會增添了無限喜慶的氣氛，在這里，我們是喜酒相逢，笑祝顏開。在這喜慶的時刻，我再一次代表全家感謝各位的光臨,并祝大家生意興隆，財源廣進。同時；我提議，讓我們共同舉杯；為我母親生日快樂，身體健康；為他增福增壽增富貴，添光添彩添吉祥，為在坐的各位親朋好友身體健康，家庭幸福—干杯!永遠忘不了童年，永遠依偎在媽媽的身邊。俗話說，水有源簡單的勸酒詞：（1）日出江花紅勝火，祝君生意更紅