供應(yīng)商審核技巧和流程課件

AuditTechniqueandConsultation審核技巧和流程1AuditTechniqueandConsultatiWhatisSupplierAudit(2ndPartyAudit)根據(jù)統(tǒng)一的標準，對供應(yīng)商活動進行客觀比較（ObjectivecomparisonsofSupplieractivitiesagainstagreedstandards）2WhatisSupplierAudit(2ndPa供應(yīng)商考察的關(guān)鍵點（KeyPointsYouNeedtoKnowAboutAudits）獨立客觀：不可存有偏見系統(tǒng)化：從開始到結(jié)束，自始至終系統(tǒng)化調(diào)查—系統(tǒng)性的，非個性化的客觀證據(jù)的檢查—評價“真實的”活動，而不是你“想象的”跟既存的標準做比較—這個標準可能是ISO系列，編定的工藝規(guī)格或者是相關(guān)法規(guī)如食品安全程序，如HACCP,HALAL。3供應(yīng)商考察的關(guān)鍵點（KeyPointsYouNeed審核員的角色（RoleofanAuditor）審核員應(yīng)做到:有過培訓(xùn)經(jīng)歷有相關(guān)經(jīng)驗熟悉審核流程，可獨立工作熟悉合同要求和常規(guī)要求沒有不良政治動機4審核員的角色（RoleofanAuditor）審核員應(yīng)審核員的其他素質(zhì)要求（RoleofanAuditor）具有真正的“客戶關(guān)注”意識很好的溝通能力，能夠得體表達能提出品質(zhì)改善建議能夠達到自我滿意友好，有指導(dǎo)能力，善于深入思考良好的道德5審核員的其他素質(zhì)要求（RoleofanAuditor）審核小組組長的職責（RoleoftheLeadAuditor）審核小組組長應(yīng)負責監(jiān)察的每個階段，具體包括：評價質(zhì)量系統(tǒng)中的文件，以確定其充分性組織并精簡考察團隊組織啟動和總結(jié)會議化解爭議準備并提交考察報告6審核小組組長的職責（RoleoftheLeadAudAuditingTechnique審核技巧7AuditingTechnique審核技巧7審核員的行為——應(yīng)該做的

耐心盡量按計劃進行使用監(jiān)察記錄表使用筆記本，做好記錄讓其他團隊成員協(xié)助明確知道自己考察的目的8審核員的行為——應(yīng)該做的耐心8審核員行為——不該做的激進（Aggressive）傲慢（Arrogant）輕率的給出意見（Passinstantopinion）遲到（Belate）思路受被審核者影響（BesidetrackedbyAuditee）9審核員行為——不該做的激進（Aggressive）9提問技巧

開放性問題：比如用誰，什么，怎么，為什么，在哪里等開始。如：你們的客戶投訴主要是哪些？封閉性問題：引出簡短回答，包括是/不是或其他簡短的事實回答。

如：這是你們最近的規(guī)格嗎？這些是你們的部門管理程序嗎？引導(dǎo)性問題：具有建議性，監(jiān)察者通常有自己希望的答案，并希望由供應(yīng)商來說出。

如：你們將在下周進行檢查，對嗎？沉默性問題：檢查者保持沉默，或者用“嗯，啊，哦”等回答，來給供應(yīng)商更多的時間，給出更深入更全面的回答。10提問技巧開放性問題：比如用誰，什么，怎么，為什么，在哪里等聆聽技巧

聆聽

–用10%的時間來說，90%的時間來聽

集中精力，不要走神及時回應(yīng)，用語言或非語言能從情緒上把握回應(yīng)的效果不要中途打斷，保留建議保持開放，不可武斷創(chuàng)造聆聽氛圍11聆聽技巧聆聽–用10%的時間來說，90%的時間來聽11信息收集技巧

觀察–尋找事實證據(jù)；根據(jù)程序文件和作業(yè)指導(dǎo)，觀察實際發(fā)生的事情

記錄

-邊走邊記，不要過于相信你的記憶！有技巧的記筆記復(fù)印文件（先征得供應(yīng)商的同意）記錄會談內(nèi)容在當時和結(jié)束會議上，與供應(yīng)商核實相關(guān)內(nèi)容12信息收集技巧觀察–尋找事實證據(jù)；根據(jù)程序文件和作業(yè)指導(dǎo)，感覺

如果你習(xí)慣于信任你的內(nèi)在感覺，尊重它對某些“看起來正確，但感覺不正確”的事情，這也許是唯一的解決之道如果無法確定客觀證據(jù)，那就僅僅記錄13感覺如果你習(xí)慣于信任你的內(nèi)在感覺，尊重它13化解沖突看看供應(yīng)商如何采取行動，以達到符合標準的要求14化解沖突看看供應(yīng)商如何采取行動，以達到符合標準的要求14ProcessofCarryingOutanAudit考察流程15ProcessofCarryingOutanAud初步準備或者計劃

瀏覽過去的審核報告，以便于:行程安排了解客戶反饋所有的內(nèi)/外部審核發(fā)現(xiàn)做筆記16初步準備或者計劃16確定審核的目的、范圍、準則明確審核范圍

準備所有需要的工作文件:檢查表審核方和受審方達成一致的要求法令，食品安全法和相關(guān)衛(wèi)生法要求質(zhì)量標準組織結(jié)構(gòu)圖相關(guān)質(zhì)量體系文件。

復(fù)印以上和其他相關(guān)資料給審核小組的其它成員（如有）。17確定審核的目的、范圍、準則明確審核范圍17建立審核追溯(EstablishAuditTrail)審核應(yīng)該按照工藝和評價系統(tǒng)的流程進行正向追溯–從進入某個部門的信息或者產(chǎn)品開始，進行順勢的追溯。反向追溯

–從工藝結(jié)束點開始，通過在每一階段的生產(chǎn)和工藝控制管理進行反向追蹤確認.定點檢查

–對已經(jīng)被檢查和測試的點，進行詳細確認審核追溯應(yīng)該關(guān)注實際操作和文件記錄關(guān)聯(lián)協(xié)調(diào)的部分，在那些地方容易發(fā)生管理真空、控制缺失或重疊。18建立審核追溯(EstablishAuditTrail)審文件應(yīng)該滿足：及時性和可控性清晰明白

完整性

符合相關(guān)的標準文件評審（如有必要）19文件應(yīng)該滿足：文件評審（如有必要）19檢查表作為審核員所使用的書面工具，可有如下作用：審核指南記錄問題和審核發(fā)現(xiàn)記錄客觀證據(jù)，以判定其是否符合以后考察的參考準備檢查表（PrepareChecklist）20檢查表作為審核員所使用的書面工具，可有如下作用：準備檢查表召開首次會議（HoldOpeningMeeting）首次會議的作用：自我介紹讓參與人員互相熟悉。達成共識雙方在審核發(fā)現(xiàn)上達成共識。明確審核范圍，目的和程序。簡短說明考察程序。申請防護措施在危險復(fù)雜的工作環(huán)境中考察時需要。告知末次會議的時間以便于被審核方安排其余下的時間。21召開首次會議（HoldOpeningMeeting）首次現(xiàn)場審核實施（CarryingOuttheAudit）確定審核范圍保持敏感—審核，既是科學(xué)的又是人性化的。

根據(jù)事物發(fā)展規(guī)律進行趨勢和模式判斷。審核管理風險-哪些是危險和關(guān)鍵點？被審核方如何定義和解決質(zhì)量系統(tǒng)中的重要缺陷？是否做改進？這些改進有用嗎？22現(xiàn)場審核實施（CarryingOuttheAudit）現(xiàn)場審核實施（CarryingOuttheAudit）必須收集和檢測客觀的證據(jù)。必須記錄具體的不符合項的細節(jié)和不可控狀態(tài)，并附上相關(guān)的參考依據(jù)。

當有明顯的證據(jù)發(fā)現(xiàn)不符合項，尤其是影響食品安全的不符合項時，必須采取糾正措施。在客戶受影響之前，審核員發(fā)現(xiàn)并處理好不符合項，非常重要。23現(xiàn)場審核實施（CarryingOuttheAudit）審核結(jié)論，預(yù)報告（Decisions,PreliminaryReport）在末次會議中，需報告對審核發(fā)現(xiàn)的評價在末次會議之前，需首先組織一次審核小組內(nèi)部會議在這樣的小組內(nèi)部會議中，可以

：再次查閱筆記檢查所有的發(fā)現(xiàn)是否基于客觀依據(jù)強調(diào)不符合項確定不符合項。確定的不符合項需滿足：可糾正能防止再發(fā)生給不符合項分級，重大還是一般，需要仔細的考慮。

24審核結(jié)論，預(yù)報告（Decisions,Preliminar召開末次會議（HoldClosingMeeting）末次會議的目的討論審核發(fā)現(xiàn)末次會議包括如下內(nèi)容：相關(guān)人員簽到。重申審核目的和范圍?？隙ū粚徍朔降呐浜稀?/p>

記錄回顧。優(yōu)點和不符合項以及觀察項同樣重要。25召開末次會議（HoldClosingMeeting）末次報告不符合項。不符合項明確定義，并且與觀察項嚴格區(qū)分。征求受審核方意見，同被審核方商定糾正措施完成時間。保持團隊合作方法。審核當天，留一份預(yù)審核報告給被審核方。召開末次會議（HoldClosingMeeting）26報告不符合項。不符合項明確定義，并且與觀察項嚴格區(qū)分。召開末審核報告（FinalReport）報告必須準確，完整，如實反映所有審核發(fā)現(xiàn)。所有使用到的文件復(fù)印件也必須包括在報告里。筆記草稿和速記也是審核報告的一部分。審核報告應(yīng)包含管理上的優(yōu)點。明確區(qū)分不符合項和觀察項。審核報告不應(yīng)包括在末次會議上沒有提及的項目。27審核報告（FinalReport）報告必須準確，完整，如實審核后續(xù)活動（Follow-up）只有審核人員持續(xù)跟進，直到供應(yīng)商完成協(xié)定糾正措施，審核才真正結(jié)束。審核員有權(quán)力對供應(yīng)商提出附加的糾正措施，以使其符合要求。完全結(jié)束后，需要簽署姓名和日期。28審核后續(xù)活動（Follow-up）只有審核人員持續(xù)跟進，直到記錄保存（

Records）良好的記錄保存是唯一切實的證據(jù)，證明確實做了考察。所有文件，包括筆記草稿，檢查表，預(yù)考察報告，審核記錄，和相關(guān)法律法規(guī)，都必須編制，放于安全的地方。29記錄保存（Records）良好的記錄保存是唯一切實的證據(jù)，ThankYou30ThankYou30AuditTechniqueandConsultation審核技巧和流程31AuditTechniqueandConsultatiWhatisSupplierAudit(2ndPartyAudit)根據(jù)統(tǒng)一的標準，對供應(yīng)商活動進行客觀比較（ObjectivecomparisonsofSupplieractivitiesagainstagreedstandards）32WhatisSupplierAudit(2ndPa供應(yīng)商考察的關(guān)鍵點（KeyPointsYouNeedtoKnowAboutAudits）獨立客觀：不可存有偏見系統(tǒng)化：從開始到結(jié)束，自始至終系統(tǒng)化調(diào)查—系統(tǒng)性的，非個性化的客觀證據(jù)的檢查—評價“真實的”活動，而不是你“想象的”跟既存的標準做比較—這個標準可能是ISO系列，編定的工藝規(guī)格或者是相關(guān)法規(guī)如食品安全程序，如HACCP,HALAL。33供應(yīng)商考察的關(guān)鍵點（KeyPointsYouNeed審核員的角色（RoleofanAuditor）審核員應(yīng)做到:有過培訓(xùn)經(jīng)歷有相關(guān)經(jīng)驗熟悉審核流程，可獨立工作熟悉合同要求和常規(guī)要求沒有不良政治動機34審核員的角色（RoleofanAuditor）審核員應(yīng)審核員的其他素質(zhì)要求（RoleofanAuditor）具有真正的“客戶關(guān)注”意識很好的溝通能力，能夠得體表達能提出品質(zhì)改善建議能夠達到自我滿意友好，有指導(dǎo)能力，善于深入思考良好的道德35審核員的其他素質(zhì)要求（RoleofanAuditor）審核小組組長的職責（RoleoftheLeadAuditor）審核小組組長應(yīng)負責監(jiān)察的每個階段，具體包括：評價質(zhì)量系統(tǒng)中的文件，以確定其充分性組織并精簡考察團隊組織啟動和總結(jié)會議化解爭議準備并提交考察報告36審核小組組長的職責（RoleoftheLeadAudAuditingTechnique審核技巧37AuditingTechnique審核技巧7審核員的行為——應(yīng)該做的

耐心盡量按計劃進行使用監(jiān)察記錄表使用筆記本，做好記錄讓其他團隊成員協(xié)助明確知道自己考察的目的38審核員的行為——應(yīng)該做的耐心8審核員行為——不該做的激進（Aggressive）傲慢（Arrogant）輕率的給出意見（Passinstantopinion）遲到（Belate）思路受被審核者影響（BesidetrackedbyAuditee）39審核員行為——不該做的激進（Aggressive）9提問技巧

開放性問題：比如用誰，什么，怎么，為什么，在哪里等開始。如：你們的客戶投訴主要是哪些？封閉性問題：引出簡短回答，包括是/不是或其他簡短的事實回答。

如：這是你們最近的規(guī)格嗎？這些是你們的部門管理程序嗎？引導(dǎo)性問題：具有建議性，監(jiān)察者通常有自己希望的答案，并希望由供應(yīng)商來說出。

如：你們將在下周進行檢查，對嗎？沉默性問題：檢查者保持沉默，或者用“嗯，啊，哦”等回答，來給供應(yīng)商更多的時間，給出更深入更全面的回答。40提問技巧開放性問題：比如用誰，什么，怎么，為什么，在哪里等聆聽技巧

聆聽

–用10%的時間來說，90%的時間來聽

集中精力，不要走神及時回應(yīng)，用語言或非語言能從情緒上把握回應(yīng)的效果不要中途打斷，保留建議保持開放，不可武斷創(chuàng)造聆聽氛圍41聆聽技巧聆聽–用10%的時間來說，90%的時間來聽11信息收集技巧

觀察–尋找事實證據(jù)；根據(jù)程序文件和作業(yè)指導(dǎo)，觀察實際發(fā)生的事情

記錄

-邊走邊記，不要過于相信你的記憶！有技巧的記筆記復(fù)印文件（先征得供應(yīng)商的同意）記錄會談內(nèi)容在當時和結(jié)束會議上，與供應(yīng)商核實相關(guān)內(nèi)容42信息收集技巧觀察–尋找事實證據(jù)；根據(jù)程序文件和作業(yè)指導(dǎo)，感覺

如果你習(xí)慣于信任你的內(nèi)在感覺，尊重它對某些“看起來正確，但感覺不正確”的事情，這也許是唯一的解決之道如果無法確定客觀證據(jù)，那就僅僅記錄43感覺如果你習(xí)慣于信任你的內(nèi)在感覺，尊重它13化解沖突看看供應(yīng)商如何采取行動，以達到符合標準的要求44化解沖突看看供應(yīng)商如何采取行動，以達到符合標準的要求14ProcessofCarryingOutanAudit考察流程45ProcessofCarryingOutanAud初步準備或者計劃

瀏覽過去的審核報告，以便于:行程安排了解客戶反饋所有的內(nèi)/外部審核發(fā)現(xiàn)做筆記46初步準備或者計劃16確定審核的目的、范圍、準則明確審核范圍

準備所有需要的工作文件:檢查表審核方和受審方達成一致的要求法令，食品安全法和相關(guān)衛(wèi)生法要求質(zhì)量標準組織結(jié)構(gòu)圖相關(guān)質(zhì)量體系文件。

復(fù)印以上和其他相關(guān)資料給審核小組的其它成員（如有）。47確定審核的目的、范圍、準則明確審核范圍17建立審核追溯(EstablishAuditTrail)審核應(yīng)該按照工藝和評價系統(tǒng)的流程進行正向追溯–從進入某個部門的信息或者產(chǎn)品開始，進行順勢的追溯。反向追溯

–從工藝結(jié)束點開始，通過在每一階段的生產(chǎn)和工藝控制管理進行反向追蹤確認.定點檢查

–對已經(jīng)被檢查和測試的點，進行詳細確認審核追溯應(yīng)該關(guān)注實際操作和文件記錄關(guān)聯(lián)協(xié)調(diào)的部分，在那些地方容易發(fā)生管理真空、控制缺失或重疊。48建立審核追溯(EstablishAuditTrail)審文件應(yīng)該滿足：及時性和可控性清晰明白

完整性

符合相關(guān)的標準文件評審（如有必要）49文件應(yīng)該滿足：文件評審（如有必要）19檢查表作為審核員所使用的書面工具，可有如下作用：審核指南記錄問題和審核發(fā)現(xiàn)記錄客觀證據(jù)，以判定其是否符合以后考察的參考準備檢查表（PrepareChecklist）50檢查表作為審核員所使用的書面工具，可有如下作用：準備檢查表召開首次會議（HoldOpeningMeeting）首次會議的作用：自我介紹讓參與人員互相熟悉。達成共識雙方在審核發(fā)現(xiàn)上達成共識。明確審核范圍，目的和程序。簡短說明考察程序。申請防護措施在危險復(fù)雜的工作環(huán)境中考察時需要。告知末次會議的時間以便于被審核方安排其余下的時間。51召開首次會議（HoldOpeningMeeting）首次現(xiàn)場審核實施（CarryingOuttheAudit）確定審核范圍保持敏感—審核，既是科學(xué)的又是人性化的。

根據(jù)事物發(fā)展規(guī)律進行趨勢和模式判斷。審核管理風險-哪些是危險和關(guān)鍵點？被審核方如何定義和解決質(zhì)量系統(tǒng)中的重要缺陷？是否做改進？這些改進有用嗎？52現(xiàn)場審核實施（CarryingOuttheAudit）現(xiàn)場審核實施（CarryingOuttheAudit）必須收集和檢測客觀的證據(jù)。必須記錄具體的不符合項的細節(jié)和不可控狀態(tài)，并附上相關(guān)的參考依據(jù)。

當有明顯的證據(jù)發(fā)現(xiàn)不符合項，尤其是影響食品安全的不符合項時，必須采取糾正措施。在客戶受影響之前，審核員發(fā)現(xiàn)并處理好不符合項，非常重要。53現(xiàn)場審核實施（CarryingOuttheAudit）審核結(jié)論，預(yù)報告（Decisions,PreliminaryReport）在末次會議中，需報告對審核發(fā)現(xiàn)的評價在末次會議之前，需首先組織一次審核小組內(nèi)部會議在這樣的小組內(nèi)部會議中，可以

：再次查閱筆記檢查所有的發(fā)現(xiàn)是否基于客觀依據(jù)強調(diào)不符合項確定不符合項。確