企業(yè)行政作業(yè)指導(dǎo)書

第一節(jié)接聽電話作業(yè)指導(dǎo)書第二節(jié)來訪接待作業(yè)指導(dǎo)書第三節(jié)固定文件制作業(yè)指導(dǎo)書第四節(jié)檔案立卷作業(yè)指導(dǎo)書第五節(jié)檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書第六節(jié)檔案調(diào)配作業(yè)指導(dǎo)書第七節(jié)圖書入庫作業(yè)指導(dǎo)書第八節(jié)圖書盤點作業(yè)指導(dǎo)書第九節(jié)文件收發(fā)作業(yè)指導(dǎo)書第十節(jié)受理員工申訴作業(yè)指多，5第十一節(jié)物資設(shè)備盤點作業(yè)指導(dǎo)書；第十二節(jié)行政庫房盤點作業(yè)指導(dǎo)書第十三節(jié)提案管理作業(yè)指導(dǎo)書第十四節(jié)計劃、總結(jié)、監(jiān)控作業(yè)指導(dǎo)書第十五節(jié)會議組織作業(yè)指導(dǎo)書第十六節(jié)查場作業(yè)指導(dǎo)書第十七節(jié)查崗作業(yè)指導(dǎo)書第十八節(jié)車輛派單作業(yè)指導(dǎo)書第十九節(jié)固定資產(chǎn)及耐用品建檔作業(yè)指導(dǎo)書第二十節(jié)物品采購作業(yè)指導(dǎo)書第二十一節(jié)物品調(diào)配作業(yè)指導(dǎo)書第二十二節(jié)物品報廢作業(yè)指導(dǎo)書接聽電話作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)接聽電話部門綜合辦適用職位行政文秘及所有接聽電話人員批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號標(biāo)準(zhǔn)：1,使用規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的普通話；2.記錄信息的準(zhǔn)確度達(dá)到100%程序：.電話響起。電話鈴響起3聲內(nèi)接聽；.接聽電話。左手拿起電話，右手準(zhǔn)備紙和筆，微笑的問候：“您好，”,了解對方情況。包括：姓名、單位、來電的目的等；4,確定需接聽電話人員是否在。30秒內(nèi)確定該人員是否在；.如果在，請需接聽電話的人員接聽接話；如果不在，禮貌告知對方并詢問是否需要留言.記錄留言信息。完整，無偏差的記錄信息內(nèi)容；.回饋留言內(nèi)容。第一時間與相關(guān)人員溝通，確保信息傳遞不失真、不拖延注意事項：.適當(dāng)提醒接聽電話的人員必須言簡意賅，盡量在節(jié)約時間；.規(guī)范的普通話，語言清晰，控制說話的聲音，避免影響其它人員的工作；相關(guān)表格：無來訪接待作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)來訪接待部門綜合辦適用職位行政文秘及所有接待人員批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號標(biāo)準(zhǔn)：.標(biāo)準(zhǔn)的普通話；.熱情、禮貌的接待來訪者；.杜絕訪客無人問津的情況發(fā)生；.來訪辦理的事情不論是否屬于自己負(fù)責(zé)的范圍，都不能說“不知道”、“不清楚”程序：.迎接訪客?？吹接性L客進(jìn)入公司，必須主動起身微笑、問好；.了解來訪目的。與訪客溝通明確來訪的原因、尋找的對象、訪客的基本信息；

.引導(dǎo)訪客至來賓休息區(qū)；.及時與被訪部門溝通，確定被訪人、是否接見以及見面時間；.如果被訪人暫時不能接見，應(yīng)告知來訪者原因以及等待時間，并準(zhǔn)備茶水和報紙、雜志等供其翻閱；.引導(dǎo)訪客去相應(yīng)部門；.訪問結(jié)束，應(yīng)送別訪客。注意事項：.用雙手遞接名片，拿名片的手不要放在腰上，接過名片后確定姓名正確讀法；.對于來訪總經(jīng)理、財務(wù)部的訪客要謹(jǐn)慎判斷，與相關(guān)人員進(jìn)行溝通后確定是否引見；.如果被訪人不在，那么應(yīng)告知來訪者被訪人的去處、大概什么時候能回來，并讓來訪者確定是否等待，若不等待，應(yīng)詢問是否留下聯(lián)系方式或信息；.如相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人不必接見的訪客，需婉轉(zhuǎn)回答；.記錄要求：準(zhǔn)確記錄相關(guān)信息，及時傳達(dá)。相關(guān)表格：無固定文件制作作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)固定文本制作部門綜合辦適用職位行政文秘及所有使用者批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號標(biāo)準(zhǔn)：.打印、復(fù)印文稿，按送稿先后順序安排；.打字要快速、準(zhǔn)確，排版美觀，裝訂整齊；.節(jié)約成本，廢紙利用率達(dá)90%Z上，紙張浪費率控制在5%Z內(nèi)；.重要文件的文件格式字體、版式統(tǒng)一。程序：1.明確文件類型及格式(1)通知、通報、告示檔的格式：標(biāo)題居中1號加粗宋體，敬稱頂格2號宋體，正文3號宋體，落款3號加黑宋體；(2)紅頭文件格式：頁眉為居中1號加粗紅色宋體，寧港發(fā)[2008]X號為居中四號加粗宋體，正文標(biāo)題3號加粗宋體，正文及落款小四號宋體；.檢查文件的內(nèi)容，文件內(nèi)容100%f工作有關(guān)；.打印文件；.填寫《打字、復(fù)印登記表》。注意事項：.個人數(shù)據(jù)，禁止在公司打印、復(fù)?。?注意數(shù)據(jù)信息的保密，不得截留任何文件；.愛護辦公設(shè)備，不得違規(guī)操作。.如行政人員下班后，有部門人員需加班使用復(fù)印機時，應(yīng)與負(fù)責(zé)人溝通，填寫《打字、復(fù)印登記表》，使用完后務(wù)必關(guān)機。相關(guān)表格：《打字、復(fù)印登記表》檔案立卷作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)檔案立卷部門綜合辦適用職位行政文秘批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號標(biāo)準(zhǔn)：.各立卷部門使用本部門統(tǒng)一格式的檔案裝訂檔案；.檔案按不同年份進(jìn)行立卷；.檔案立卷必須全面、無缺漏、.有密切關(guān)聯(lián)的文件不可分散。程序：1.劃定各部門檔案范圍及分類；(1)綜合辦：行政類：派車單，考勤記錄，調(diào)查問卷，公司重要活動的剪報、照片、錄音錄像等;會議類：公司通知，各類報告、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話，會議記錄、會議紀(jì)要；文件類：公司管理人員任免文件資料，公司的各項規(guī)章制度、實施細(xì)則，公司內(nèi)部各種工作計劃、總結(jié)、報告、指示、批復(fù)，部門流程、制度以及表格；設(shè)備類：辦公設(shè)備說明書，公司重要設(shè)備數(shù)據(jù)線等;合同類：公司與有關(guān)單位簽訂的合同，公司與有關(guān)單位簽訂的協(xié)議書。(2)企劃部：圖紙類：商場總體片面圖、分塊平面圖，商場效果圖、商場導(dǎo)師系統(tǒng)分布圖，商場廣告位分布圖；宣傳類：D麗頁，報紙廣告，招商手冊，電視廣告，企業(yè)簡介手冊；合同類：與各合作單位簽訂的合同，與各合作單位簽訂的協(xié)議書。(3)物業(yè)部：行政類：保安、保潔考勤記錄。(4)商管部：單據(jù)類：出門證，加班單，罰款單。.有關(guān)材料的日常收集；(1)各部門建立健全日常歸卷制度。對處理完畢或批存的歸檔材料，有專(兼)職檔案員集中管理；(2)各部門根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷時使用的"案卷類目"。"案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號；(3)公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文檔材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷；(4)專(兼)職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文檔材料，按照“案卷類目”條款，放入日常保存檔卷夾內(nèi)"對號入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。.項目或年度結(jié)束時整理材料；.材料清理、鑒別、補全、去除；.確定保存期限、密級；.裝訂成冊，編制文件目錄和電子目錄；.立卷上架，歸檔保管。注意事項：.公司密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級；.各部門、各員工嚴(yán)格執(zhí)行立卷歸檔制度，歸檔檔材料要妥善保存、及時歸檔編號、任何人不得以任何理由拒絕歸檔；.立卷時根據(jù)檔形式的客觀規(guī)律和經(jīng)營活動特點，依照同類合并的原則進(jìn)行歸檔，將一組具有有關(guān)聯(lián)系的檔材料組成一個卷。相關(guān)表格：《檔案分類、歸檔范圍及保管期限表》檔案調(diào)用作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)檔案調(diào)用部門綜合辦適用職位行政文秘批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號標(biāo)準(zhǔn)：.借閱檔案不得帶離公司，且三日內(nèi)歸還；.不得私自復(fù)印、摘錄絕密技術(shù)數(shù)據(jù)；.確保檔案的完整性。程序:.經(jīng)部門經(jīng)理同意，員工可調(diào)用本部門檔案；.調(diào)用公司檔案，提出申請，填寫《檔案借閱單》經(jīng)行政主管審批，綜合辦主任審核通過，行政文秘記錄后予以調(diào)用；.調(diào)用檔案，不得帶離公司，公司檔案被借出綜合辦時（或要求復(fù)印時），借閱人及時提出帶出（或復(fù)?。┥暾?，在檔案登記表上登記，經(jīng)綜合辦主任同意方可借閱；.凡屬絕密、機密數(shù)據(jù)與本人工作無關(guān)不得查、借閱，因工作需要必須經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，綜合辦主任審核同意方可查閱；.丟失數(shù)據(jù)者，應(yīng)及時通知綜合辦負(fù)責(zé)人，以便采取相應(yīng)的補救措施；.調(diào)用、借閱完畢后，行政文秘對歸還的檔案進(jìn)行檢查，無誤后歸檔并登記。注意事項：.員工調(diào)動時必須歸還借閱檔案，方可辦理調(diào)動手續(xù)；.借閱的圖紙、數(shù)據(jù)，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。相關(guān)表格：《檔案借閱單》檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)檔案管理部門綜合辦適用職位行政文秘批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號標(biāo)準(zhǔn):.檔案無丟失、無損毀；程序：.明確檔案的劃分：(1)永久保存檔案：公司章程、組織規(guī)定及辦理細(xì)則、董事會紀(jì)錄、財務(wù)報表、政府機關(guān)核準(zhǔn)檔、不動產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證、設(shè)計圖、各部門規(guī)章；(2)其它經(jīng)核定需永久保存的文書10年保存：預(yù)算決算書類、會計憑證、事業(yè)計劃資料；(3)其它經(jīng)核定需保存10年的文書5年保存：期滿或解除的合約、其它經(jīng)核定保存5年的文書；(4)無關(guān)緊要的，或時性文書，保存1年后銷毀。.定期通知各部門負(fù)責(zé)人及時對到期文檔進(jìn)行存檔工作；I.審核各部門報送的文件是否屬于可存檔文件；.對各部門報送審核通過進(jìn)行檔案移交。先辦理移交手續(xù)，然后由經(jīng)辦人員在移交單上簽名；.對移交的文檔進(jìn)行登記編號和編制目錄；.將編制好的檔案進(jìn)行劃分，存檔；.檔案保管人員每月5-10日隨時擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。.每年對檔案進(jìn)行整理和和更換，對保存期限已到的檔案，造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期后，按銷毀流程給予銷毀；注意事項：.保管期限屆滿的檔中，部分經(jīng)核定仍有保存價值的文件，檔案保管員將保留文件記錄在《檔案明細(xì)表》上，注明部分銷毀日期；.調(diào)查報告原件，由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限；.每年更換檔案時清理一次，已到保存期限的，給予銷毀；.由綜合辦主任指定專人負(fù)責(zé)管理永久和長期檔案的檔案柜；相關(guān)表格：《檔案明細(xì)表》《檔案銷毀明細(xì)表》圖書入庫作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)圖書入庫部門綜合辦適用職位行政主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號標(biāo)準(zhǔn)：.圖書名錄100炕整；.編碼必須清晰、準(zhǔn)確；.檢查圖書無污損、缺頁、破損等情況。程序：.圖書書目審核。各部門將所需要購買的圖書書目提交綜合辦，綜合辦整理完畢后交總經(jīng)理審核后購買；.購買圖書。購買必須嚴(yán)格按照所審核過的書目購買，由行政文員負(fù)責(zé)，行政主管監(jiān)督；.檢查圖書。檢查購買的圖書與購買書目是否相符合，是否有污損、缺頁、破損等情況，如果有立即要求調(diào)換；.核對發(fā)票。行政主管負(fù)責(zé)核對發(fā)票上金額、數(shù)量、名稱、日期等重要內(nèi)容；.加蓋公章。行政文員在核對、驗收完畢后在圖書的扉頁、書脊等處加蓋綜合辦條形印章,明確圖書的所有權(quán)；.登記管理。行政主管按圖書性質(zhì)進(jìn)行分類和編號，并對圖書名稱、出版社、購進(jìn)日期、作者姓名、出版時間、價格等做出詳盡記錄；.登記完畢后圖書入庫。注意事項：.圖書未經(jīng)蓋章前不得借閱；.圖書必須蓋標(biāo)識的公章?！鱿嚓P(guān)表格：《圖書管理一覽表》圖書盤點作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)圖書盤點部門綜合辦適用職位行政主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號標(biāo)準(zhǔn)：.數(shù)目100%?確;.書目100炕整；.書籍無丟失、無損壞；.盤點圖書期間圖書不外借；.圖書盤點時間為每季度最后兩天。程序：.收回所有書籍；.確定好起點和終點。找出起點及終點書物（某一分類號段落，例如：G府0001,查出欲盤點書物的第一本（較小的分類號）及最后一本（較大的分類號）.排列書籍。書籍編碼整齊、無遺漏；書目無缺頁、無損毀；.進(jìn)行盤點。書物由左至右盤點，盤點后的書以點書時的先后位置次序放回書架，方便核對時尋找；.登記備查。將有損毀的書目登記備查；.核對盤點數(shù)量與帳目數(shù)量。無遺漏、無賬目不符的現(xiàn)象；如盤點數(shù)目與帳目數(shù)目不相符，進(jìn)行二次盤點；如帳、目不符向綜合辦主任匯報，并做詳細(xì)的記錄。.盤點完畢，報綜合辦主任并對《圖書盤點表》存檔。注意事項：1.盤點的書物時，必須在大量圖書在庫，若剛好有該段書物要歸還，必須在《借閱一覽表》登記后將其加回相關(guān)的檔案中；相關(guān)表格：《借閱一覽表》《圖書盤點表》文件收發(fā)作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)文件收發(fā)部門綜合辦適用職位行政文秘及所有收發(fā)人員批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號標(biāo)準(zhǔn)：.文件的100%!確；.文件內(nèi)容100叫密。.文件原稿由綜合辦每季度清理一次或分類歸檔，保存?zhèn)洳?。程序?文件(包括報刊、信件等)的收取(1)文件的收取。行政文秘負(fù)責(zé)收取文件；(2)填寫《文件、收發(fā)記錄表》；(3)通知相關(guān)部門領(lǐng)取文件。在收到文件半小時內(nèi)通知。.文件簽發(fā)及銷毀(1)部門文件的發(fā)出，必須經(jīng)發(fā)文部門核稿、綜合辦主任簽字后發(fā)出；(2)進(jìn)行登記、編發(fā)文號；(3)以企業(yè)名義發(fā)出的文件，按文稿格式擬稿，綜合辦主任核稿，經(jīng)總經(jīng)理簽字，必要時加蓋相應(yīng)公章，核準(zhǔn)無誤后發(fā)出；(4)發(fā)出文件留底稿存檔；(5)各部門清退、無保留價值的文件，由綜合辦統(tǒng)一登記造冊，經(jīng)綜合辦主任批準(zhǔn)后定期進(jìn)行銷毀。注意事項：.急件要立即處理，不得積壓延誤；.簽收人在簽收文件時不能用符號代表姓名。.機要文件收到后，要標(biāo)明文件性質(zhì)、機密程度，要嚴(yán)密封存，嚴(yán)防丟失、泄密、誤事；相關(guān)表格：《文件、收發(fā)記錄表》《文件簽收薄》受理員工申訴作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)受理員工部門綜合辦適用職位綜合辦主任及行政主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號標(biāo)準(zhǔn)：.真實性100%.完全符合受理條件。程序:.接到員工二次申訴表；.與申訴員工進(jìn)行溝通，了解原因；.審核員工所在部門的處理情況是否合理合規(guī)定；.就申訴原因進(jìn)行基層調(diào)查，多方了解情況，并聯(lián)系原部門經(jīng)理進(jìn)行交涉；.客觀地在《員工申訴表》上提出解決方案；.與申訴員工再次就調(diào)查結(jié)果和解決方案進(jìn)行溝通；.如果員工仍不滿意，提請總經(jīng)理處理。注意事項：.就申訴問題進(jìn)行基層的多方位多方面調(diào)查；.認(rèn)真傾聽員工的申訴，善于抓住重點問題進(jìn)行解決；.加薪、升遷、政治性問題、涉及隱私、無憑無據(jù)的申訴要求不予受理；.以公司利益不受侵害為出發(fā)點，與員工進(jìn)行溝通。相關(guān)表格：《員工申訴表》物資設(shè)備盤點作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)物資設(shè)備盤點部門綜合辦適用職位行政主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理標(biāo)準(zhǔn)：.盤點工作每季度第三個月20日—25日之間進(jìn)行一次；.盤點必須由行政主管會同實物使用部門進(jìn)行盤點；.固定資產(chǎn)及耐用品盤點100%無遺漏項目；.財務(wù)人員陪同。程序：.公司財產(chǎn)編號：柜子類：GW-01-000X(2)桌子類：GW-02-000X(3)椅子類：GW-03-000X電腦、打印機、掃描儀：GW-04-000X電話、傳真機：GW-05-000X飲水機、微波爐、電熱器：GW-06-000X(7)其他：GW-07-000X.固定資產(chǎn)及耐用品盤點，從財務(wù)部開始至商場五樓羅浮宮，由行政主管連同實物使用部門和財務(wù)部門依據(jù)《固定資產(chǎn)登記表》進(jìn)行盤點，核對各部門資產(chǎn)及物品的總價值及數(shù)量(工程材料盤點，由工程人員、行政主管共同清查)；.初試盤點出現(xiàn)差異，進(jìn)行二次復(fù)盤；.資產(chǎn)管理人員進(jìn)行復(fù)盤后，同時對盈虧情況、維修、未使用資產(chǎn)、不需用資產(chǎn)做出說明;.綜合辦主任對盤點結(jié)果進(jìn)行審閱，對于盈虧情況等進(jìn)行核查并提出處理意見報總經(jīng)理審批；.根據(jù)總經(jīng)理批示進(jìn)行相應(yīng)處理；.行政主管對盤點結(jié)果和處理結(jié)果存檔。注意事項：.盤點中專用辦公財產(chǎn)，如電腦、辦公桌椅、計算器等財產(chǎn)的安全和性能，屬個人使用的由使用人負(fù)責(zé)，屬柜組部門共用的由柜組部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)安全完好責(zé)任，如有財產(chǎn)丟失或損壞現(xiàn)象，綜合辦將追究責(zé)任人的相關(guān)責(zé)任；.對于損壞的財產(chǎn)，視情形決定進(jìn)行維修或報廢：如屬于使用人使用不當(dāng)或故意損壞，應(yīng)由使用人或損害人承擔(dān)部分或全部賠償責(zé)任；.財產(chǎn)報廢需報總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，報廢財產(chǎn)有殘值的，按照固定資產(chǎn)管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。相關(guān)表格：《固定資產(chǎn)盤點表》《各部門使用物品一覽表》行政庫房盤點作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)行政庫房盤點部門綜合辦適用職位行政主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號標(biāo)準(zhǔn)：.數(shù)量與賬目相符.盤點差錯率不得高于1%.盤點工作每月進(jìn)行一次，時間為每月16、17日；.盤點必須由兩人一起或兩人以上人員進(jìn)行盤點。程序：.每月16日-17日根據(jù)現(xiàn)有物資對庫房所有物品進(jìn)行清點；.初盤存貨，以《庫房盤點單》記錄初盤結(jié)果；.根據(jù)盤點結(jié)果，與賬目核對，如有物帳不符，進(jìn)行2次盤點；.盤點物品與賬目出現(xiàn)的差異進(jìn)行統(tǒng)計，分析差異原因，作詳細(xì)書面報告，報至綜合辦主任；.由綜合辦主任對審核《庫房盤點單》和匯報結(jié)果；經(jīng)綜合辦主任同意后更正賬目數(shù)量；注意事項：.出現(xiàn)差異，核查原因并進(jìn)行相應(yīng)處理；.先盤庫再盤賬。相關(guān)表格：《庫房盤點單》提案管理作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)提案管理部門綜合辦適用職位綜合辦全體員工批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號標(biāo)準(zhǔn)：.綜合辦必須于三日之內(nèi)與相關(guān)部門經(jīng)理級以上人員對提案進(jìn)行審議；.無具體方法或偏離主題的所謂“提案”（如改善待遇等）不予受理；.提案須以書面方式提交。程序：.部門（或個人）根據(jù)工作中的難點（或公司下達(dá)的任務(wù)性項目）提出方案；.部門或個人填寫《方案表》；.部門對方案進(jìn)行審議并通過，提交綜合辦；.綜合辦結(jié)合實際分析，并于三日之內(nèi)與相關(guān)部門經(jīng)理級以上人員審議，審議后上報總經(jīng)理審批；.實施；.綜合辦對提案建立員工提案卷宗；.對審批施行的完整提案給予提案人獎勵。注意事項：.審批未通過和實施的提案不予獎勵；.各級經(jīng)理人員對其本身執(zhí)掌范圍內(nèi)的提案不予獎勵；.被指派進(jìn)行專門研究而提出的提案不予獎勵；.提案不論是否采納，提案人有知情權(quán)。相關(guān)表格：《提案表》計劃、總結(jié)、監(jiān)控作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)計劃、總結(jié)、監(jiān)控部門綜合辦適用職位綜合辦全體員工批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號標(biāo)準(zhǔn)：.計劃表編寫無差錯，無缺項，無欺瞞；.100哪時、按質(zhì)、按量完成工作內(nèi)容；.所有已完成計劃必須提交完成依據(jù)，否則視為未完成。程序：.計劃、總結(jié)的提交時間如下：(1)季計劃必須于季度初5日內(nèi)提交；(2)月計劃必須提前于每月25日提交，每月5日提交上月總結(jié)；(3)下周計劃與本周總結(jié)必須于每周一上午下班前提交。.計劃表的填寫。綜合辦對各部門必須進(jìn)行計劃表填寫培訓(xùn)，確保計劃編寫100%￡差錯.提交計劃。綜合辦通知各部門提交“計劃”，各部門提交時間必須錯開，避免造成工作混亂。.審核計劃表。內(nèi)容無缺項、無欺瞞；

.實施控制。綜合辦對各部門的《計劃表》進(jìn)行事前、事中、事后控制，雙方確認(rèn)無誤，由行政文秘匯總各部門《計劃表》至《各部門計劃監(jiān)控表》；.綜合辦主任或行政主管對《各部門計劃監(jiān)控表》進(jìn)行審核無誤，由行政文秘根據(jù)需用份數(shù)打印并分送至總經(jīng)理及相關(guān)人員；.綜合辦對《各部門計劃監(jiān)控表》留檔備查。注意事項：.計劃的跟進(jìn)要將季度、月度、周、日結(jié)合跟進(jìn)。.發(fā)現(xiàn)計劃實施中存在的問題及時溝通，特殊情況向總經(jīng)理及時匯報；.計劃周期的最后一天，綜合辦通知各部門提交計劃完成情況的《總結(jié)表》。相關(guān)表格：《計劃表》（各部門季、月、周）《各部門計劃監(jiān)控表》（季、月、周）《總結(jié)表》（季月周）《各部門總結(jié)監(jiān)控表》（季、月、周）《日志表》會議組織作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)會議組織部門綜合辦適用職位綜合辦全體員工批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號標(biāo)準(zhǔn)：.無人員缺席；.工裝統(tǒng)一、工牌佩戴整齊；.資料準(zhǔn)備無遺漏；.會議的召開必須按照計劃的時間進(jìn)行。程序：.規(guī)定會議召開的時間規(guī)定：(1)董事會會議每月召開一次；(2)公司年度預(yù)算會議每年9-10月召開；(3)個人總結(jié)會議每年12月召開(4)公司周例會每周一9:15召開(夏季為8:45,冬季為9:15);(5)部門會議每周六前自行召開；(6)年度總結(jié)會在春節(jié)前15天召開；(7)協(xié)調(diào)會每月中旬召開；(8)員工大會于重大事件或周年店慶活動前15天召開；(9)臨時性會議根據(jù)性質(zhì)舉行。.明確會議召開的主題；.大型會議制作會議計劃；(6W2H.提交總經(jīng)理審核批準(zhǔn);.會議前的準(zhǔn)備工作。(1)明確人員分工；(2)地點、時間準(zhǔn)確；(3)參會人員名單無遺漏；(4)物品準(zhǔn)備周到、細(xì)致；(5)會場布置符合主題；(6)資料設(shè)備準(zhǔn)備完整；綜合辦員工在會議前布置會場(水電儀器等等)并為總經(jīng)理及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好會議所需的文件及資料；.行政文秘提前提醒通知參會人員會議時間內(nèi)容地點；.組織會議人員提前15分鐘入場，明確會議議程，準(zhǔn)備開會材料；.接待與會人員，引領(lǐng)入座，發(fā)放資料；.清點與會人員數(shù)目，請假登記；.會議進(jìn)行；.行政文秘對會議進(jìn)行記錄；.會議結(jié)束，綜合辦員工對會場進(jìn)行整理，關(guān)閉水電及會議使用的儀器設(shè)備；.行政文秘整理會議記錄并起草《會議紀(jì)要》；.行政主管或綜合辦主任對《會議紀(jì)要》進(jìn)行審核報會議主持人審批；.綜合辦根據(jù)會議性質(zhì)在適當(dāng)范圍內(nèi)下發(fā)《會議紀(jì)要》；.綜合辦對《會議紀(jì)要》存檔。.綜合辦開會對會議效果及服務(wù)進(jìn)行評估注意事項：.綜合辦主任適時提醒發(fā)言人注意時間及發(fā)言內(nèi)容符合會議要求；.會議無噪音、無打斷、無人吸煙、無接聽電話等影響會議的事情；.會議前通知到每一位與會者。.大型會議需財務(wù)結(jié)算相關(guān)表格：《會議紀(jì)要》《文件收發(fā)記錄表》工作檢查作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)工作檢查部門綜合辦適用職位綜合辦主任及行政文員批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號標(biāo)準(zhǔn)：.工作檢查內(nèi)容i00%e合廠區(qū)管理規(guī)定；.每周至少3次部門工作檢查；.每周至少一次公司全面工作檢查。程序：.明確工作檢查時間。部門工作檢查每周3次不具體確定時間，公司工作檢查每周五上午11:00時開始；.召集人員。一般為與工作檢查工作聯(lián)系較大部門（綜合辦、生產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)人）在檢查區(qū)域準(zhǔn)時集合；.開始工作檢查。按生產(chǎn)流程順序進(jìn)行；.工作檢查人員指出不合規(guī)范的問題，行政文員進(jìn)行記錄，相關(guān)責(zé)任部門進(jìn)行及時整改；.綜合辦主任現(xiàn)場就存在的問題與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行現(xiàn)場溝通，可以即時解決的由部門負(fù)責(zé)人指揮安排處理；暫時無法解決的工作檢查之后再協(xié)商解決；.工作檢查完畢后，行政文員根據(jù)記錄打印《工作檢查通報》；.綜合辦主任審核《工作檢查通報》并確認(rèn)；.行政文員與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人聯(lián)系，就查出的問題解決時間和方法，并在通報上注明，簽字確認(rèn)；.綜合辦根據(jù)相應(yīng)時間進(jìn)行跟進(jìn)檢查；.檢查發(fā)現(xiàn)未解決者，依據(jù)相關(guān)規(guī)定或制度對相關(guān)人員進(jìn)行處罰，已按要求解決者，工作檢查結(jié)束；.行政文員對《工作檢查通報》進(jìn)行整理歸檔。注意事項：.綜合辦必須根據(jù)相應(yīng)解決時間跟進(jìn)檢查；.《工作檢查通報》上列出的問題，必須由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。相關(guān)表格：《工作檢查通報》查崗作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)JmJ部門綜合辦適用職位綜合辦主任及行政文員批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號標(biāo)準(zhǔn)：.不定時查崗占90%.違紀(jì)現(xiàn)象，當(dāng)場開據(jù)處罰單。程序：.明確查崗內(nèi)容；.查崗。針對容易離崗時間段上午11:00—12:00,下午14:20—15:30不定點查崗；.處罰。根據(jù)“懲罰條例”對違紀(jì)員工開據(jù)《員工違紀(jì)處罰單》；.簽字。依次由違紀(jì)員工、員工所在部門負(fù)責(zé)人、綜合辦簽字（違紀(jì)人若為經(jīng)理及以上級須由總經(jīng)理簽字）；.違紀(jì)人到財務(wù)部繳納罰款，財務(wù)部在罰單上加蓋“現(xiàn)金收訖”章（四聯(lián)），留存“財務(wù)部”一聯(lián)，員工留存“員工本人”聯(lián)，存根聯(lián)和綜合辦聯(lián)由綜合辦收回備檔；.若違紀(jì)人要求從工資中扣除罰款，則綜合辦執(zhí)簽字完備的《員工違紀(jì)處罰單》到財務(wù)部蓋章，財務(wù)部留存“財務(wù)部”“員工本人”兩聯(lián)（發(fā)薪日時從該員工工資中扣除并返回“員工本人”聯(lián)）。注意事項：.部門及個人留存聯(lián)必須確認(rèn)到位;.處罰金額嚴(yán)格按照“條例”規(guī)定確定，不得隨意變通；.情節(jié)嚴(yán)重者需通報批評。相關(guān)表格：《員工違紀(jì)處罰單》《查崗記錄表》車輛派單作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)車輛派單部門綜合辦適用職位綜合辦主任及行政主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號標(biāo)準(zhǔn)：.車輛調(diào)度必須符合審批先后順序；.按照需辦事務(wù)輕重緩急進(jìn)行安排。程序：.用車部門提出用車申請；.填寫《派車單》，用車部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)；.綜合辦主任審批；.行政主管通知司機出車；.車輛返回，司機在“司機評價”欄中據(jù)實填寫出行情況;.行政部門整理《派車單》并歸檔。注意事項：.緊急、臨時用車可于在返回后填寫《派車單》；.《派車單》中每項內(nèi)容必須如實填寫。相關(guān)表格：《派車單》物品采購作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)物品采購部門綜合辦適用職位綜合辦主任或采購主管批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號標(biāo)準(zhǔn)：.物品的采購100原實；.采購時必須由兩人或兩人以上完成；.采購負(fù)責(zé)人于每月23日之前必須完成采購（緊急、臨時采購除外）。程序：.需采購部門每月18日前集中統(tǒng)籌填寫《物品購買申請單》，依次由部門、綜合辦、總經(jīng)理審批；.庫房負(fù)責(zé)人根據(jù)批準(zhǔn)的《物品購買申請單》，詳細(xì)對庫存物品進(jìn)行核查，若有相應(yīng)的物品且不低于庫存量下線則通知采購負(fù)責(zé)人不予購買；.采購負(fù)責(zé)人根據(jù)已審批且確定購買的《物品購買申請單》，進(jìn)行分類整理，便于分類統(tǒng)籌并確定從何處購買；.預(yù)算采購成本，報總經(jīng)理簽字確認(rèn)，從財務(wù)部預(yù)借款項；.每月22日進(jìn)行采購，如果沒有和相應(yīng)供應(yīng)商簽定相關(guān)的物品供應(yīng)協(xié)議或合同，采購人員必須由指定人員陪同進(jìn)行市調(diào)，貨比三家，遵循詢價、議價、比價，最后選擇物美價廉的物品；有相應(yīng)供應(yīng)協(xié)議或合同的，則通知對方根據(jù)需求送貨上門或者前往采購；.索取正規(guī)發(fā)票，采購人與證明人簽字；.清點入庫，庫房負(fù)責(zé)人根據(jù)清單據(jù)實對應(yīng)上帳；.費用報銷：依次為財務(wù)審核、總經(jīng)理審核、報銷、抽取借條（退回剩余現(xiàn)金）。注意事項：.緊急特殊需求的物品采購隨機進(jìn)行；.固定資產(chǎn)采購，必須事先由綜合辦主任財務(wù)人員請購人員的比價小組進(jìn)行詳細(xì)市調(diào)后，出具書面報告，經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后方可進(jìn)行購買；.在價格及質(zhì)量穩(wěn)定情況下，嚴(yán)禁隨意更換品牌；.采購的物品必須要有發(fā)票和蓋章的清單。相關(guān)表格：《物品購買申請單》《借款單》固定資產(chǎn)及耐用品建檔作業(yè)指導(dǎo)書任務(wù)固定資產(chǎn)及耐用品建檔部門綜合辦適用職位行政主管及相關(guān)人員批準(zhǔn)人部門經(jīng)理總監(jiān)總經(jīng)理日期編號標(biāo)準(zhǔn)：.固定資產(chǎn)及耐用品100麻碼準(zhǔn)確，并由指定人員保管；.固定資產(chǎn)每季度的第三個25